Projektmanagement-Software im Test: Atlassian Jira

Jira (von jap. „Gojira“, „Godzilla“) ist ein Projektmanagement-Tool der australischen Softwareschmiede Atlassian*, das zur Steuerung und Nachverfolgung im agilen Projektmanagement verwendet wird. Ursprünglich als Bug-Tracker entwickelt, hat sich die Software mittlerweile als sehr produktive und effiziente Lösung für verschiedenste Anwendungsfälle in Unternehmen etabliert. Jira setzt auf eine strukturierte, transparente Erfassung von Informationen verfügt neben einem integrierten Release-Management auch über zahlreiche Berichts-Optionen, die für mehr Anschaulichkeit im Controlling sorgen sollen.

Nach einer Rundumerneuerung im Jahr 2018 spendierte der Hersteller der neusten Version außerdem Roadmaps und individuelle Boards, mit denen Arbeitsabläufe, Felder und Issue-Typen zukünftig noch besser an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden können.

Wir haben Atlassian Jira in unserem Test einmal genauer unter die Lupe genommen und zeigen, welche Funktionen die Software bietet und wie sie sich im Vergleich zur Konkurrenz schlägt.

Hosting-Optionen

Für Jira gibt es zwei verschiedene Hosting-Optionen:

• Beim Cloud-Hosting übernimmt der Hersteller die Einrichtung der Webseite in der Jira-Software-Cloud. So müssen Sie sich nicht mit den komplizierten technischen Vorgängen des Hostings befassen. Die Option ist am besten geeignet für Teams, die einen schnellen und möglichst einfachen Einstieg favorisieren.
• Alternativ können Sie Ihre Jira-Instanz auch selbst verwalten und dabei zwischen Server und Data Center wählen. Indem Sie den Jira Software Server auf Ihrer eigenen Hardware installieren, können Sie die Einrichtung individuell anpassen und sämtliche Details Ihrer Installation selbst administrieren. Liegt Ihr Fokus hingegen vor allem auf einem störungsfreien Zugang und skalierbaren Leistungen, ist das Jira Software Data Center genau das Richtige für Sie. Bei dieser Option können Sie die Softwaren entweder auf Ihrer eigenen Hardware oder bei einem IaaS-Anbieter (z.B. AWS oder Azure) hosten.

Varianten

Atlassian Jira wird in drei verschiedenen Versionen angeboten, die für unterschiedliche Zielgruppen optimiert wurden:

• Jira Core richtet sich an interne Teams, die Issues oder Projekte gemeinsam verfolgen und bearbeiten möchten.
• Die Jira-Software ähnelt in Ihrem Funktionsumfang dem Jira Core, verfügt aber über zusätzliche Features für das Agile Projektmanagement.
• Jira Service-Desk unterstützt Teams, die Issues oder Anfragen von anderen Teams oder Kunden erhalten und bearbeiten. Die Version von Jira wurde speziell für Endkunden entwickelt, um ihnen die Möglichkeit zu geben, Tickets an einen Helpdesk zu senden.

Dank der zahlreichen vorkonfigurierten Vorlagen für IT und Kundenservice, diversen Automatisierungsregeln, umfangreiche Vorschlägen für Geschäftsprozesse sowie einer integrierten Email-Unterstützung ist Atlassian Jira direkt nach der Installation sofort einsatzbereit.

Für unseren Test haben wir uns für eine kostenlose Testversion in der Software Cloud registriert und ein einfaches Jira-Projekt inklusive Workflow erstellt.

Für die Erstellung eines neuen Projektes klicken Sie nach der Anmeldung an Ihrer Test-Instanz auf das Startseiten-Symbol und wählen im Menü den Eintrag „Projekte“ aus.

Klicken Sie anschließend rechts oben auf den Button „Projekt erstellen“. Hier können Sie aus zwei verschiedenen Projektvorlagen auswählen:

• Klassische Projekte werden vom Jira-Administrator verwaltet und bieten die Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten, für die das Tool ursprünglich konzipiert wurde. Dazu gehört neben Kanban und Scrum auch das Bug-Tracking, das sich besonders für kleinere Teams eignet, die ohne Board arbeiten und Ihre Tasks lieber in einer Liste dokumentieren möchten.
• Projekte der nächsten Generation sind durch eine rundum erneuerte, simplifizierte Benutzeroberfläche gekennzeichnet, die eine schnelle Einrichtung ermöglicht und die Konfiguration deutlich vereinfacht.

In unserem Beispiel entscheiden uns für ein klassisches Projekt. Geben Sie einen Namen für das neue Projekt ein und klicken Sie anschließend auf „Erstellen“.

Mit Hilfe des Jira Boards können Sie Probleme und Vorgänge aus unterschiedlichen Projekten anzeigen und sich auf diese Weise einen flexiblen Überblick über die laufenden Arbeiten verschaffen, die verwalten und bei Bedarf entsprechende Berichte dazu erstellen. In Jira stehen drei Arten von Boards zur Verfügung, welche davon verwendet wird, hängt von der zuvor ausgewählten Projektvorlage ab.

• Das Scrum-Board beinhaltet ein Backlog und ist für Teams gedacht, die Ihre Arbeit in Form von Sprints abwickeln.
• Das Kanban-Board eignet sich hingegen vor allem für Teams, die laufende Arbeiten verwalten und begrenzen möchten. Es beinhaltet ebenfalls ein Backlog.
• Teams, die noch neu in der Welt der Agilität unterwegs sind, bringen den Projektfluss Hilfe des Next-Generation-Board ans Laufen. Die Einrichtung und Konfiguration sind vergleichsweise einfach, zudem lässt es sich bei Bedarf relativ unkompliziert an neue Anforderungen anpassen.

Um ein Board anzulegen, klicken Sie auf Ihr Jira-Projekt und wählen Sie im Drop-Down-Menü den Punkt „Board erstellen“ aus.

Wählen Sie nun aus, ob Sie ein Scrum- oder Kanban-Board erstellen möchten. Unsere Wahl fällt auf das Scrum-Board.

Im nächsten Schritt legen Sie fest, ob das Board für ein neues oder ein bereits bestehendes Projekt erstellt werden soll. Wir haben unser Experte-Testprojekt im vorherigen Schritt bereits erstellt und wählen daher die Option „Board von einem bestehenden Projekt“ aus.

Geben Sie nun noch einen Namen für das neue Board ein und klicken Sie auf „Board erstellen“. Das Board wird nun angelegt und kann im nächsten Schritt mit Inhalten gefüllt werden.

Klicken Sie dazu im Menü auf der linken Seite auf den Eintrag „Aktive Sprints“ (beim Kanban-Board wählen Sie stattdessen den Punkt „Kanban Board“ aus). Gehen Sie anschließend auf das Dreipunkt-Menü rechts oben und klicken Sie auf den Unterpunkt „Board-Einstellungen“.

In unserem Test möchten wir für jeden Prozessschritt unseres Teams eine entsprechende Spalte anzeigen. Navigieren Sie dazu zum Punkt „Spalten“ im Einstellungsmenü des Boards und klicken Sie darauf, um die Spaltenverwaltung zu öffnen.

Klicken Sie auf „Spalte hinzufügen“ um eine neue Spalte zu erstellen.

Die einzelnen Bausteine des Jira-Projektes stellen die Vorgänge dar. Dazu gehören beispielsweise Bugs, Funktionen in der Entwicklungsphase oder Stories. Für Scrum und Kanban gibt es in Jira passend zu Framework unterschiedliche Features.

Um dem Backlog eine Aufgabe für ein Scrum-Team hinzuzufügen, wählen Sie im Projektmenü den Eintrag „Backlog“ aus. Klicken Sie anschließend auf „Sprint erstellen“.

Für Kanban-Teams klicken Sie auf das Board und klicken im übergeordneten Menü auf das „+“. Der Vorgang wird nun in der Spalte „Backlog“ eingetragen.

Nachdem wir in den vorherigen Schritten das Projekt angelegt und das zugehörige Board mit Aufgaben gefüllt haben, können wir nun damit beginnen, die ersten Team-Mitglieder einzuladen. Dazu müssen sie zu unserer Jira-Webseite hinzugefügt werden.

Klicken Sie im Projektmenü auf die Option „Projekteinstellungen“ und wählen Sie den Unterpunkt „Personen“ aus.

Klicken Sie nun rechts oben auf den Button „Personen“ hinzufügen und geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres neuen Team-Mitgliedes ein. Wählen Sie die gewünschte Rolle für den Neuankömmling und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „Hinzufügen“. Die Person wird nun der Liste hinzugefügt und erhält per Email eine entsprechende Projekt-Einladung.

Die Einrichtung Ihres ersten Jira-Projektes ist nun abgeschlossen und Sie können sich jetzt an die Einrichtung der Workflows machen.

In einem Scrum-Projekt erstellen und starten Sie dazu einen Sprint, in Kanban können Sie die Tasks direkt über das Board tracken. Zu diesem Zweck können Sie die vorhandenen Elemente in Abhängigkeit Ihres Fortschrittes mit der Maus von einer Spalte in die nächste ziehen.

Das aufgeräumte Dashboard von Atlassian Jira macht das Arbeiten mit der Software sehr intuitiv. Auch Neulinge, die sich zum ersten Mal mit einer Projektmanagement-Software auseinandersetzen, dürften mit ein wenig Übung recht schnell mit dem Handling vertraut werden. Besonders gut gefiel uns im Test, dass sich problemlos mehrere Projekte parallel steuern und überwachen lassen, zwischen deren Boards einfach ganz bequem per Mausklick umgeschaltet werden kann. Alle wichtigen Funktionen sind über die Menüleisten im „blauen“ Bereich erreichbar, so können Sie beispielsweise schnell und unkompliziert Einstellungen zum Profil oder zur Abrechnung Ihres Abos vornehmen oder Addons und Apps aus dem Atlassian Marketplace installieren.

Wir haben Jira sowohl mit Google Chrome, Mozilla Firefox und Microsoft Edge getestet und konnten bei keinem der Browser irgendwelche Funktionseinschränkungen feststellen. Einzig die fehlende Möglichkeit, sich als Team-Member selbständig vom Projekt bzw. den Mail-Verteilern abzumelden, ist für uns ein kleiner Wermutstropfen. Ansonsten gibt es hinsichtlich des Bedienkomfort absolut nichts zu mäkeln.

Note 1,3

Jira bietet nahezu alles, was man für von einem Tool für agiles Projektmanagement erwartet und überzeugt damit auch mit seiner Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Neben den bereits erwähnten Scrum- und Kanban-Boards für eine iterativ-inkrementelle und flexible Entwicklung von Softwareprojekten bietet das Tool in der neuesten Version auch Roadmaps an, mit denen Sie das Projekt in seiner Gesamtheit skizzieren und an die entsprechenden Stakeholder kommunizieren können. Hinzu kommen umfangreiche agile Berichtsfunktionen, über die Sie Ihr Team in Echtzeit auf dem Laufenden halten können.

Weitere wesentliche Funktionen von Jira sind außerdem:

• Mit Hilfe der Jira Query Language (JQL) erstellen Sie Ihre eigenen Filter, indem Sie Ihre Suchen für die spätere Verwendung speichern und sich die Ergebnisse im Anschluss als übersichtlichen Bericht ausgeben lassen können. Oder legen Sie unbegrenzt benutzerdefinierte Felder an, um den Workflow noch besser an Ihre persönlichen Anforderungen anzupassen.
• Die integrierte Import-/Export-Funktion von Jira macht den Datenimport aus anderen Systemen (wie beispielsweise Asana oder Bitbucket) zu einem echten Kinderspiel. Sie können die Daten aus Ihrem bevorzugten Build-, Versionskontroll-, Build-, Feature-Flagging- oder Bereitstellungs-Tool im Format CSV oder JSON in Ihre Jira-Instanz einspielen und behalten so ohne Unterbrechung den Überblick über Ihre Entwicklungs-Pipeline. Im umgekehrten Fall können Sie Ihre Jira-Daten auch als CSV-Datei exportieren und so beispielsweise für eine Auswertung in Excel nutzen.
• Jira verfügt neben einer Software-Development-Tools-Integration (SDKs) auch über umfangreiche Programmierschnittstellen (APIs), über die Sie interne oder Drittanbieter-Anwendungen verbinden und somit alle Programme nutzen können, die Ihr Team bereits verwendet.

Note 1,3

Mit der Version 8.0. hat Atlassian für Jira Server und Data Center eine neue, schnellere Engine eingeführt, die speziell für die Skalierung entwickelt wurde und damit eine deutliche produktivere Arbeitsweise ermöglicht. Zudem wurde die zugrundeliegende Technologie in großen Teilen überarbeitet. Dadurch ist ein performantes, sehr leistungsstarkes System entstanden, das sich flexibel an das Wachstum des Unternehmens anpassen kann und dabei gleichzeitig den „Administrative Overhead“ senkt.

Laut Hersteller werden in Jira 8 im Vergleich zur Vorgängerversion 7.6 Suchergebnisse bis zu 31 Prozent schneller ausgegeben. Für datumsbasierte Abfragen gibt Atlassian sogar einen Wert von 70 Prozent an.

Wir haben für unseren Test zwei Instanzen (Jira 8 vs. Jira 7.6) gegeneinander antreten lassen und konnten feststellen, dass die Backlogs und Boards in der neueren Version wesentlich schneller geladen und etwa doppelt so schnell aufgebaut werden. Das Laden von großen Boards mit mehr als 10.000 Issues sogar um das 21fache beschleunigt werden. Leider hatten wir nur Zugriff auf mittelgroße Boards mit rund 1000 Vorgängen, daher konnten wir diese Aussage nicht verifizieren.

Note 1,3

Die Sicherheit hat bei Atlassian oberste Priorität, daher hat das Unternehmen zahlreiche Sicherheitsoptionen in seine Infrastruktur, Prozesse und Produkte integriert. Dazu zählt beispielsweise eine Verschlüsselung der kompletten Datenübertragung zwischen Anwendung und Kunden, die vor unbefugten Zugriffen und Manipulationen schützt. Dazu werden sämtliche Dienste bei der Übertragung über öffentliche Netze mit Transport Layer Security (TLS) 1.2+ mit Perfect Forward Secrecy (PFS) verschlüsselt. Durch die TLS-Implementierung wird zudem eine Verwendung starker Chiffren und großer Schlüssellängen erzwungen, vorausgesetzt, dass der Browser diese auch unterstützt.

Inhalte, die sich in der Jira Cloud befinden, werden nicht verschlüsselt, jedoch alle in AWS gespeicherten Anhänge (mindestens 128-Bit Advanced Encryption Standard (AES)).

Atlassian ist außerdem Mitglied im Bug-Bounty-Programm, einer Initiative zur Identifizierung, Behebung und Bekanntmachung von Fehlern in Software und Programmen. Zu diesem Zweck führt das Unternehmen in seinem Produkt-Schwachstellen-Management neben internen und externen Sicherheitstests (im Rahmen der Produktsicherheitsprüfung) auch sogenannte Penetration-Tests durch, bei denen die Software nach allen Mitteln der Hacker-Kunst angriffen wird. Dazu stellt Atlassian seinen Testern unter anderem den kompletten Programm-Code sowie die zugehörige Dokumentation zur Verfügung.

Note 1,0

In der heutigen Zeit findet die Arbeit nicht mehr nur ausschließlich am Schreibtisch statt, daher hat Atlassian für Jira 8 eine optimierte Seitenversion entwickelt, mit denen Sie auch unterwegs schnell und unkompliziert auf Ihre Issues zugreifen können. Überdies sind damit auch grundlegende Vorgänge wie das Zuweisen, Beobachten und Abstimmen von Problemen oder das Hinzufügen von Kommentaren möglich. Die Jira-App kann aktuell nur in Jira-Cloud-Instanzen verwendet werden und ist für iOS und Android verfügbar. Beachten Sie aber, dass sich die Funktionalität noch im Beta-Stadium befindet!

Aktuell können Sie die Jira Mobile Cloud für iOS und Android nutzen, das System befindet sich allerdings noch im Beta-Stadium. Für unseren Test haben wir die Anwendung auf einem Samsung Galaxy S9 mit Android 9 installiert und versucht, darüber auf die Daten in unserer Testinstanz zuzugreifen. Das hat tadellos geklappt und wir konnten sowohl unsere zuvor stellten Probleme sehen als auch entsprechende Kommentare dazu hinterlassen. Allerdings war im Mobilfunknetz die Performance stellenweise etwas mau, daher haben wir uns für einen weiteren Versuch mit einem WLAN auf Basis eines Glasfaseranschlusses verbunden. Bei diesem Test war die Performance erstklassig und von einem Beta-Stadium nicht wirklich was zu spüren.

Möchten Sie von unterwegs auf eine Jira-Serverinstanz zugreifen, erfolgt der Zugriff über die URL Ihres Jira-Servers. Nach der Eingabe in den mobilen Web-Browser Ihres Smartphones oder Tablets erhalten Sie eine für mobile Geräte optimierte Benutzeroberfläche. Sie haben aber auch jederzeit die Möglichkeit, die mobile Ansicht zu deaktivieren und stattdessen auf die Desktop-Ansicht wechseln.

Note 2,0

Atlassian bietet seinen Kunden verschiedenen Support Services an, die sich hinsichtlich der Reaktionszeit und Verfügbarkeit unterscheiden.

Ihre Atlassian-Lizenz beinhaltet einen kostenlosen Select Support, mit dem sichergestellt ist, dass die Support-Techniker während Ihrer Geschäftszeiten verfügbar sind.

• Mit dem Premium Support für die Cloud können Sie die Problemlösung für alle Atlassian Access Produkte beschleunigen wohingegen der
• Premium Support für Server sicherstellt, dass Ihre geschäftskritischen Anwendungen erfolgreich skaliert werden.
• Den höchsten Support-Level umfasst der Premier Support: Damit haben Sie für alle Ihre Atlassian-Produkte rund um die Uhr Zugriff auf ein Team von erfahrenen Support-Technikern, zudem sinkt die Reaktionszeit auf maximal 30 Minuten.

Die nachfolgende Tabelle zeigt die unterschiedlichen Support-Services noch einmal im Detail:

In unserem Test-Account ist ein Standard-Support enthalten, dem wir über das Kontaktformular eine Anfrage geschickt haben. Das Ergebnis war sehr positiv: Wir erhielten innerhalb eines Tages eine Antwort, mit der wir unser Problem vollständig lösen konnten.

Note 1,3

Aufgrund der hohen Sicherheitsstandards und den umfangreichen Leistungen ist Atlassian Jira im Vergleich zur Konkurrenz etwas teurer. Unserer Meinung nach sind die Preise für die gebotene Leistung dennoch angemessen, daher fällt das Ergebnis in unserem Test auch hier positiv aus.

Atlassian bietet für Jira zwei Preismodelle an: Für die Cloud-Nutzung richtet sich die monatliche Gebühr nach der Größe Ihres Teams, für den selbstgehosteten Server erwerben Sie hingegen eine einmalige Lizenz. Allerdings unterscheiden sich auch hier die Preise abhängig von der Anzahl der Nutzer.

Die Cloud-Version von Atlassian Jira können Sie 7 Tage lang uneingeschränkt testen, die Self-Hosting-Version können Sie sogar 30 Tage auf Herz und Nieren prüfen.

Mit den digitalen Workflows von Atlassian Jira werden typische Unternehmensprozesse transparenter und die Bearbeitungszeiten deutlich verkürzt. Projekte lassen sich damit einfacher organisieren, da alle Team-Mitglieder dank der Boards immer über den Verlauf und ihre gegenwärtigen Aufgaben im Bilde sind. Die drei Varianten (Jira Core, Jira Software, Jira Service Desk) bieten den jeweiligen Zielgruppen den perfekten Rahmen zur Bewältigung ihrer Aufgaben.

Das Konzept von Jira richtet sich in erster Linie an den Enterprise-Sektor, allerdings stellt die Software mit Ihrer Skalierbarkeit und zahlreichen speziell entwickelten Tools auch eine gute Möglichkeit für kleinere Unternehmen dar. Zahlreiche Vorlagen für die IT und den Service Desk sowie diverse Automatisierungsregeln erleichtern die Einrichtung, zudem hat uns die Software auch mit Ihrer Flexibilität überzeugt: Felder, Workflows und Funktionen können individuell angepasst oder erweitert werden. Dadurch lässt sich Atlassian Jira perfekt auf die individuellen Anforderungen optimieren.

Besonders praktisch ist auch die Möglichkeit, Issues von unterwegs zuzuweisen und zu tracken. Die mobile App befindet sich zwar aktuell noch im Beta-Status, konnte in unserem Test aber dennoch mit einwandfreier Funktion überzeugen. Auch Preis finden wir in Hinsicht auf den gebotenen Funktionsumfang mehr als gerechtfertigt.

Einzig die stellenweise doch sehr anspruchsvolle und komplexe Konfiguration könnte man als Minuspunkt ankreiden. Das wäre allerdings Kritik auf sehr hohem Niveau.

Auch bei den Kunden konnte Atlassian Jira durchweg überzeugen. Die einzelnen Bewertungen können Sie hier noch einmal im Detail nachlesen.

Wenn Atlassian Jira für Ihre Vorhaben zu umfangreich oder zu teuer ist, können Sie auch auf eine Alternative in Form eines Freemium- oder Gratis-Tools zurückgreifen. Dafür müssen Sie zwar die ein oder andere Funktionseinschränkung in Kauf nehmen, profitieren dafür aber auch von geringeren bzw. gar keinen Kosten.