Projektmanagement-Software im Test: Teamleader Projects

Teamleader Projects* ist eine modulare Komplettlösung für kleine bis mittlere Unternehmen, die neben CRM-Funktionen auch Optionen zur Rechnungserstellung und für den Support enthält. Die Software unterstützt Sie und Ihr Team dabei, nicht nur smarter, sondern auch effizienter zu arbeiten und damit den Grundstein für mehr Wachstum und Erfolg zu legen.

Das Programm entstammt einer Idee der niederländischen Softwareentwickler Jeroen De Wit, Willem Delbare und Mathias De Loore gegründet, deren ursprüngliche Ziel, eine eigenständige Anwendung von Grund auf neu zu entwickeln 2012 in die Gründung des Unternehmens Teamleader mündete. Inzwischen ist das Unternehmen längst den Kinderschuhen entwachsen und beschäftigt mehr als 180 Mitarbeiter in den Niederlassungen Amsterdam, Madrid, Berlin, Mailand und Paris.

Mit Teamleader Projects behalten Sie Ihre täglichen Abläufen und Routinen im Griff und können sich so leichter auf Ihre Projekte und die bestehenden Kundenbeziehungen konzentrieren. Überdies soll das Tool sehr intuitiv in seinem Handling sein und durch eine besonders hohe Benutzerfreundlichkeit glänzen. Damit positioniert sich Teamleader bewusst als Alternative zu den hochkomplexen Projektmanagement-Lösungen, die sich auf bestimmte Nischen-Anforderungen spezialisiert haben.

In diesem Testbericht erfahren Sie, wie sich Teamleader Projects im Praxistest schlägt und ob es mit der Anpassungsfähigkeit der großen Lösungen mithalten kann.

Leider gibt es für Teamleader Projects keine kostenlose Basis-Version. Wir haben aber die Möglichkeit, uns für einen 14tägigen-Testaccount zu registrieren, mit dem wir die Software auf Herz und Nieren prüfen können. Das ist auch ein recht simples Unterfangen: Über den Button „Jetzt kostenlos starten“ auf dem Webseite des Herstellers gelangen wir zum Eingabe-Formular für unsere persönlichen Daten.

Hier müssen wir lediglich unseren Namen, eine (idealerweise geschäftliche) Mailadresse, den Namen unseres Unternehmens und eine Telefonnummer angeben. Nach Setzen des Häkchens bei den Datenschutzbestimmungen und Betätigen des Buttons „Ich möchte Teamleader jetzt testen“ erhalten wir eine Email an die angegebene Adresse, in der wir gebeten werden, unsere Angaben zu verifizieren. Diese enthält auch unseren aktuellen Benutzernamen, den wir aber zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit ändern können.

Der folgende Einrichtungsprozess ähnelt denen, wie wir sie schon aus vorangegangenen Tests kennen. In den folgenden Schritten legen wir Land und Zeitzone fest, vergeben ein Passwort und wählen die Module aus, mit denen wir arbeiten möchten. Richtig gut gefällt uns auch die Option, mit der wir unserem Test-Account auch gleich mit verschiedenen Demo-Datensätze bestücken können. Das kennen wir aus den bisherigen Tests so nicht, daher machen wir natürlich gerne von dem Angebot Gebrauch.

Teamleader schließt im Anschluss automatisch das Setup für unsere Umgebung ab und dann sind wir auch schon startklar.

Der Fokus von Teamleader liegt ganz klar auf einer möglichst einfachen Nutzbarkeit, effizienteren Prozessen und dem Schaffen einer echten Arbeitserleichterung. Das spiegelt sich auch in der intuitiven Benutzeroberfläche wider, die auch Anfängern den Einstieg möglichst einfach gestalten soll.

Dabei erfolgt schon beim Start der Software eine anwenderspezifische Anpassung. Das bedeutet, ein Nutzer in Deutschland wird ein leicht anderes Programm vorfinden als beispielweise ein Kollege in Frankreich oder Italien. Überdies lässt sich Teamleader in Optik und Funktionsumfang aber auch auf die Anforderungen bestimmter Branchen anpassen.

Alle Module in Teamleader Projects erreichen Sie bequem über die Menüleiste auf der linken Seite:

• Der Kalender enthält alle Ihre persönlichen Termine, die Sie nach Aufgaben, Besprechungen und Anrufen filtern und sortieren können.
• Unter Firmen hinterlegen Sie die Adressen Ihrer Händler, Firmenkunden und Lieferanten.
• Unter Kontakte finden die Kontaktdaten von Einzelpersonen.
• Deals enthält alle Informationen zu Geschäftsabschlüssen, den beteiligten Personen und dem aktuellen Status. Über das Aktivitätenprotokoll können Sie einsehen, welche Schritte in diesem Zusammenhang bisher getätigt wurden.
• Am interessantesten für uns sind natürlich die Projekte. Auf diesen Punkt gehen wir im nächsten Abschnitt noch einmal genauer ein.
• Rechnungen listet alle gesendeten und empfangenen Rechnungen auf. Diese können nach verschiedenen Kriterien („Überfällig“, “Anhängig“, „Noch nicht bezahlt“, „Noch nicht gesendet“) gefiltert werden.
• Hinter Tickets verbirgt sich das Support-Modul von Teamleader Projects. Hier können Sie alle Support-Tickets in einer zentralen Inbox abhandeln.
• Der Bereich Produkte ist die Lagerverwaltung in Teamleader. Hier hinterlegen Sie Ihre Produkte und können nach tracken, wie viele Sie davon noch auf Lager haben.
• Über die Zeiterfassung zeichnen Sie Arbeitszeiten auf, um diese korrekt zu verrechnen. So gewinnen Sie wichtige Informationen bezüglich der Leistungen Ihrer Mitarbeiter und können Sie ein Bild über den Fortschritt Ihrer Projekte machen.
• Die Statistik liefert Ihnen wertvolle Einblicke in die aktuelle Pipeline Ihrer Projekte. Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit, Berichte zu Rechnungen, Deals, Anrufen, Zeiterfassungen oder Tickets zu erstellen.
• In den Einstellungen nehmen Sie globale Konfigurationen an Ihrem System (z.B. am Layout oder den Dokumentenvorlagen vor).

Für die Erstellung eines Projektes gibt es in Teamleader drei verschiedene Möglichkeiten: Entweder, Ihr Projekt basiert auf einem Deal oder einer Vorlage, oder Sie erstellen es von Grund auf neu. Für unseren Test wollen wir ein komplett neues Projekt kreieren.  

Dazu müssen wir auf das Pluszeichen neben dem Wort „Projekte“ klicken. Damit wird das Pop-Up-Fenster „Projekt hinzufügen“ geöffnet, in das wir nun die folgenden Details eingeben:

• Name des Projektes
• Kunde
• Startdatum
• geplantes Budget
• Verantwortlicher (aus der Drop-Down-Liste „Zuständige Person“)

Im Abschnitt darunter können Sie auch direkt die Angaben bezüglich des ersten Meilensteins machen und eine Abrechnungsart festlegen. Abschließend geben wir noch einen Stundenpreis ein. Mit einem Klick auf „Speichern“ wird das Projekt angelegt.

Nachdem wir unser Projekt erstellt haben, können wir mit der Planung beginnen. Dazu gibt es in Teamleader ein eigenes Modul, das Sie über „Projekte -> Planung“ öffnen. Nach einer anfänglichen Synchronisierung werden Ihnen hier alle aktiven Projekte in einer Tabelle angezeigt.

Daneben finden Sie hier noch zwei weitere Reiter:

• In der Übersicht können Sie den Status Ihrer Projekte auf einen Blick erfassen. Eine rote Markierung bedeutet, dass ein Meilenstein überfällig ist. Grün signalisiert hingegen, dass das Projekt voll im Zeitplan liegt.

• Auf dem Reiter „Personen“ können nachvollziehen, wie viel Zeit Ihren Teammitgliedern noch für die Erledigung Ihrer Aufgaben bleibt. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Namen eines Mitarbeiters, um zu sehen, an welchen Projekten er arbeitet und wie viel Zeit er pro Projekt aufgewendet hat.

Neue Aufgaben fügen Sie am einfachsten über das Kalender-Modul hinzu.

1. 1.
   Navigieren Sie zu „Kalender -> Aufgaben“ und klicken Sie auf das Plus-Zeichen.
2. 2.
   Im Pop-Up-Fenster „Aufgabe hinzufügen“ können Sie anschließend die Aufgabendetails festlegen.

3. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit „Speichern“ oder wählen Sie „Speichern und Planen“ aus, wenn Sie die Aufgabe direkt in die Projektplanung einbeziehen möchten. In diesem Fall werden Sie auf die Kalenderansicht weitergeleitet. Dort können Sie die Aufgabe ganz einfach per Drag & Drop ziehen und loslassen.

Natürlich können Sie Aufgaben auch direkt über ein bestehendes Projekt hinzufügen. Wählen Sie dazu das gewünschte Projekt aus und navigieren Sie zum Abschnitt „Meilenstein und Aufgaben“. Wählen Sie den betreffenden Meilenstein aus und klicken Sie im Abschnitt „Zu planen“ auf den Button „Neue Aufgabe“.

Wir haben Teamleader mit Google Chrome, Mozilla Firefox und Microsoft Edge getestet und konnten bei keinem der Browser irgendwelche Funktionseinschränkungen feststellen. Der Bedienkomfort des Programmes ist wirklich erstklassig, es gibt immer gleich mehrere Wege, die zum gewünschten Ziel führen. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich und strukturiert aufgebaut, das erleichtert auch Neulingen in den Einstieg enorm. Von unserer Seite aus gibt es hier wirklich absolut nichts zu mäkeln.

Note 1,0

Teamleader Projects ist als All-In-One-Software eines der umfangreichsten Tools in unserem Test und die Auflistung der vorhandenen Features würde den Rahmen dieses Beitrags sprengen. Aus diesem Grund beschränken wir uns in diesem Abschnitt lediglich auf die wichtigsten Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten.

Integrationen

Über „Einstellungen -> Integrationen“ haben Sie die Möglichkeit, den Funktionsumfang Ihrer Teamleader-Instanz durch verschiedene Integrationen zu erweitern. Im Teamleader Marketplace finden Sie zahlreiche Erweiterungen, wie beispielsweise das Gmail-Plugin oder Zapier.

Sollten Sie wider Erwarten dort nicht das passenden für Ihre Zwecke finden, können Sie alternativ auch dem Teamleader Ecosystem beitreten und eigenen Integrationen entwickeln. Wie das im Detail funktioniert, erfahren Sie hier.

Gut zu wissen: Für Integrationen auf Account-Niveau (beispielsweise Buchhaltungs-Integrationen oder VoIP) benötigen Sie Administrator-Rechte, die Integrationen auf Nutzer-Niveau können Sie hingegen auch mit Standardrechten implementieren.

Externer Zugang über die Project-Cloud

Eine besonders praktische Funktion in Teamleader ist die frei personalisierbare Project-Cloud. Damit gewähren Sie Kunden oder Freelancern Zugriff auf Ihre Plattform, und behalten dennoch die Kontrolle darüber, wer was wann sehen darf. So können Sie beispielsweise festlegen, dass externe Mitarbeiter den Projektstatus einsehen dürfen oder Kunden mit bestimmten Teammitgliedern in Kontakt treten können.

Support-Tickets

Mit Hilfe des Ticket-Moduls können Sie Kunden, Leads oder Lieferanten übergreifenden Support anbieten. Sämtlichen Anfragen landen in einer zentralen Inbox, von wo aus Sie an die entsprechenden Bearbeiter weiterverteilt werden. Der Absender erhält eine automatische Antwort und weiß so, dass sich jemand seines Problems annimmt. Jedes Support-Ticket ist zudem mit dem CRM verknüpft, das bedeutet, dass es auch in der dortigen Datenbank direkt mit dem richtigen Kontaktverknüpft wird. Beim Öffnen eines Tickets erhalten sie so eine Komplett-Übersicht auf den Absender oder im umgekehrten Fall (beim Öffnen des CRM-Eintrags einer Firma oder eines Kontaktes) eine Liste mit allen verknüpften Tickets. Die für den Support aufgewendete Zeit können Sie überdies im CRM hinzufügen und so den Kunden in Rechnung stellen.

Keine Frage, Teamleader bietet alles, was man für ein professionelles Projektmanagement braucht und darüber hinaus auch noch viele Funktionen, die bei der Konkurrenz erst über eine Drittanbieter-Software integriert werden müssen. Allerdings kann der gewaltige Funktionsumfang auch erschlagend wirken und gerade Startups und sehr kleine Unternehmen könnten damit auch überfordert sein, da sie das Meiste davon möglicherweise gar nicht brauchen.

Note 1,3

Idealerweise bringt Teamleader stellt Teamleader bereits einen Satz Demo-Daten bereit, mit dem wir unsere Tests durchführen können. Dazu behalten wir unser gewohntes Setting bei und testen auf zwei verschiedenen Notebooks, auf denen jeweils ein Windows 10 Pro (64 Bit) ausgeführt wird.

• Rechner 1: Lenovo Ideapad mit einem Intel Pentium 4415U (2,3 Ghz) und 8 GB RAM. Verbaut ist eine Standard-Intel-Grafikkarte (HD Graphics 610).
• Rechner 2: Lenovo Legion Y720 mit einem Core i7-7700HQ Quad-Core (2,8 Ghz) und 16 GB RAM. Unter der Haube hat das Notebook außerdem eine Nvidia GeForce GTX1050 Ti mit 2 GB dediziertem Speicher.

Für den Zugriff auf Teamleader verwenden wir wie gehabt den abwechselnd die aktuellste Version von Google Chrome, Opera und Mozilla Firefox).

Das Ergebnis war für eine Software diesen Formates wenig überraschend: Beim Aufbau des Dashboards und den Standardfunktionen (Anlegen und Löschen von Projekten, Zuweisen von Aufgaben etc.) konnten wir keinerlei Performance-Unterschiede in Abhängigkeit von der Leistungsfähigkeit des Notebooks oder der Art des verwendeten Browsers feststellen.

Da wir uns aber nicht allein auf die Aussagekräftigkeit der bereitgestellten Test-Daten verlassen wollten, haben wir das Tool mit einem zusätzliche Demo-Satz (500 Datensätze) bestückt und alle Tests erneut durchgeführt. Hier gab es minimale Unterschiede im Statistik-Modul, was wir in erster Linie der erhöhten Leistungsfähigkeit des Lenovo Legion zurechnen. Bei allen anderen Tätigkeiten gab es aber auch hier keine signifikanten Divergenzen. Die Gesamtperformance des Systems bewerten wir daher ebenfalls mit „sehr gut“.

Note 1,0

Laut eigener Aussage hat es für Teamleader die oberste Priorität, die Daten rund um die Uhr sicher und verfügbar zu machen. Dazu benötigt das System in erster Linie natürlich einen geschützten Ort, an dem diese gespeichert werden können.

Die Speicherung der Benutzerdaten erfolgt mittels Amazon Web Service (AWS). Zur Sicherstellung der neuesten Industriestandards werden diese Server regelmäßigen Prüfungen unterzogen, die auch dem Zwecke der Risikominimierung dienen sollen. Aufgrund von AWS als Rechenzentrum unterliegt Teamleader zudem der Akkreditierung folgender Stellen:

• ISO 27001
• SOC 1 und SOC 2 / SSAE 16 / ISAE 3402 (vormals SAS 70 Typ II)
• C5 Betriebssicherheit
• ENS Hoch
• IT-Grundschutz 
• PCI Level 1

Benutzer haben zudem die Möglichkeit, in den Sicherheitseinstellungen Ihres Kontos für den Login eine Zwei-Faktor-Authentifizierung mit Google Authenticator oder Authy zu aktivieren.

Der gesamte Datenverkehr von und zu Teamleader wird über SSL verschlüsselt und ausschließlich Port 443 dafür akzeptiert. Einen detaillierten Bericht über die Teamleader-SSL-Konfiguration finden Sie hier.

Während des ersten Logins sendet Teamleader einen HSTS-Header („Strict Transport Security“) an den Benutzeragenten, wodurch sichergestellt wird, dass alle zukünftigen Anfragen über HTTPS gestellt werden. Das gilt auch dann, wenn eine Verlinkung zu Teamleader im http-Format angegeben ist.

Auch für die Abwehr sogenannter „Cross-Site Scripting-Angriffe“ (XSS) haben die Entwickler vorgesorgt indem die gesamte Backend-Anwendung standardmäßig ausgeblendet wird. Überdies werden keine „Rohdaten“ zurückgegeben, die zu einer unerwünschten Offenlegung von Informationen über den Browser führen könnten. Anfragen, die nicht von der eigenen Domain stammen blockiert Teamleader, um „Cross Site Request Forgery-Angriffen“ (CSFR) zuvorzukommen, bei besonders wichtigen Aktionen werden zudem auch entsprechende CSRF-Token verwendet.

Auch in dieser Kategorie haut Teamleader wieder so richtig Einen raus. Boliden wie Jira oder Wrike haben in dieser Hinsicht zwar noch ein paar Gadgets mehr in petto, dennoch gibt es auch in Sachen Sicherheit von unserer Seite nichts zu beanstanden. Einzig die Tatsache, dass das Hosting „fremdgesteuert“ ist, mag man vielleicht als Nachteil werten. Da das aber bei nahezu allen cloudbasierten PM-Tools gängige Praxis ist, wäre das Kritik auf hohem Niveau.

Note 1,3

Wie fast bei jedem der von uns getesteten Tools gibt es natürlich auch Teamleader Projects als mobile App für iOS und Android. Nach der Installation loggen Sie sich einfach mit Ihren gewohnten Benutzerdaten auf Ihrer Instanz ein. Der Funktionsumfang der mobilen Version reicht nicht ganz an den der Web-Version heran, dennoch können Sie über die App eine ganze Reihe von Aktionen ausführen, wie beispielsweise:

• Kontakte und Unternehmen hinzufügen und von unterwegs verwalten
• Besprechungen und Aufgaben planen
• Zeiten für Projekte und Aufgaben erfassen
• Rechnungen erstellen und verwalten oder deren Status ändern

Ein richtig cooles Feature ist auch der mobile Visitenkartenscanner, mit dem Sie Visitenkarten direkt in das Teamleader-CRM einlesen können. Dazu müssen Sie der App aber Zugriff auf die Kamera Ihres Smartphones gewähren. Zudem haben Sie die Möglichkeit, mobile Arbeitsaufträge direkt vor Ort vom Kunden unterzeichnen zu lassen und im Anschluss daraus Rechnungen generieren. Wie das geht, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Wir die Teamleader-App auf einem Samsung Galaxy S9 installiert und konnten uns ohne Schwierigkeiten auf unserer Test-Instanz einloggen. Das Anlegen von Projekten und Aufgaben hat tadellos geklappt und auch in Sachen Performance konnten wir (sowohl im Mobilfunknetz also auch über eine Verbindung über einen Glasfaseranschluss) keinerlei Einschränkungen feststellen. Alle Aktionen wurden zügig und ohne Fehler ausgeführt. Trotz der vielen Funktionen fanden wir uns auf dem für kleine Displays optimierten Dashboard recht schnell zurecht, für Einsteiger in die Materie könnten die vielen Informationen auf kleinem Raum aber auch schnell verwirrend wirken. Aus unserer Sicht ist die mobile App aber dennoch gut gelungen und im Großen und Ganzen eine runde Sache.

Note 1,3

Erste Anlaufstelle für alle Fragen und Probleme rund um Teamleader ist die Support-Webseite. Hier finden Sie neben zahlreichen Anleitungen und Lösungsbeschreibungen (auf Deutsch) auch Webinare und Video-Tutorials, mit denen Ihnen Einrichtung und Handling auf visuelle Art und Weise nähergebracht werden. In der „Developers Corner“ gibt es für Entwickler viele Tipps bezüglich der Teamleader API sowie der Erstellung eigener Integrationen. Darüber hinaus finden Sie viele Informationen zu diesem Thema aber auch in der API-Dokumentation.

Sollten Sie auf der Webseite nicht fündig werden, können Sie den Support auch per Kontaktformular um Hilfe bitten. Eine Telefonnummer konnten wir trotz intensiver Suche leider nirgends entdecken. Für unseren Test haben wir daher eine Anfrage per Email gestellt und bereits nach wenigen Stunden eine Antwort erhalten, mit der wir unser Problem vollständig lösen konnten.

Das hat uns wirklich überzeugt, daher reicht es trotz fehlendem Telefonsupport in dieser Kategorie für ein „Gut“.

Note 1,7

Die Basis-Version von Teamleader bekommen Sie für 25 Euro im Monat. Darin sind zwei Nutzerlizenzen, allerdings keine zusätzlichen Module. Für jeden weiteren Nutzer steigt der Preis um 10 Euro pro Monat an. Die Abrechnung erfolgt immer jährlich, alternativ können Sie aber auch eine quartalsweise Zahlung wählen. Dadurch steigt allerdings auch der Preis um 15 Prozent.

Die drei Zusatzmodule (Rechnungsstellung, Projektmanagement und Support-Tickets) kosten noch einmal extra und sind mit 25 Euro bzw. 50 Euro pro Monat wahrlich kein Schnäppchen. Und auch hier kommen noch einmal 15 Prozent obendrauf, falls Sie sich gegen einen Jahresvertrag entscheiden sollten.

Immerhin hängen aber die Nutzerpreise von den Zusatzmodulen ab, das bedeutet, je mehr Lizenzen Sie kaufen desto geringer ist im Verhältnis auch der Preis.

Das modulare Konzept von Teamleader richtet sich ganz klar an kleine und mittelständische Unternehmen, die die gesamte Bandbreite zentraler Unternehmenssoftware über ein Tool abwickeln möchten. Erweiterungen wie das Rechnungsstellungs-Modul oder Support-Tickets machen die Software vor allen Dingen auch für Dienstleister interessant. Daneben verfügt Teamleader über grundlegende CRM-Funktionen und stellt damit eine Art „goldenen Mittelweg“ zwischen hochkomplexen Projektmanagement-Systemen und umfangreicher All-In-One-Unternehmenssoftware dar.

Allerdings kann das Programm aus genau diesem Grund in Sachen Flexibilität und Anpassungsfähigkeit nicht mit den großen Lösungen mithalten und ist auch in Hinblick auf die (in diesem Bereich) beschränkten Funktionen für ein reines PM-System insgesamt auch zu teuer.

Auch die Kunden sehen in Teamleader ein sehr leistungsstarkes und umfangreiches Tool für CRM, Projektmanagement, Zeiterfassung und Fakturierung. Allerdings gab es auch Kritik für die mangelnde Flexibilität und den vergleichsweise doch sehr hohen Preis.

Wenn eine All-In-One-Lösung für Sie irgendwie nicht das Gelbe vom Ei ist und Sie lieber mit einem reinen Projektmanagement-Tool arbeiten möchten, sollten Sie sich eine der folgenden Alternativen genauer anschauen: