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Projektmanagement-Software im Test: Zoho Projects

  Manuela Lenz   16. Sep. 2019

Die Software „Zoho Projects“ ist eine Online-Projektmanagementlösung des indischen Unternehmens „Zoho Corporation“, das über eine gelungene Mischung aus Funktionen für das  Projektmanagement und die Zusammenarbeit im Team verfügt. Dabei liegt das Augenmerk nicht auf besonderer Innovativität: Die Stärken der Programme von Zoho liegen vornehmlich in der Umsetzung bereits bewährter Konzepte.

So ist mit Zoho Projects ein einfach zu bedienendes Tool für kleine und mittelständische Unternehmen entstanden, das überdies mit einem sehr moderaten Preissystem aufwarten kann. Trotzdem erfüllt das Programm alle Anforderungen, die es an eine Projektmanagement-Software gibt und geht gleichzeitig auch weit über die Standardlösungen hinaus.

Abgesehen von den Funktionen zur webbasierten Projektplanung und der Berichtserstellung stellt Zoho Projects unter anderem auch ein umfangreiches Collaborations-Werkzeug bereit, mit dem Sie beispielsweise die einzelnen Revisionen unterschiedlicher Dokumente verfolgen können. Daneben bringt das Tool die Mitglieder Ihrer Projekte (noch) näher zusammen und unterstützt sie bei der Erledigung Ihrer Aufgaben - und das alles komplett online!

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, ob Zoho Projects auch im Praxistest bestehen kann. Außerdem schauen wir, wie es im Vergleich zu namhaften Konkurrenten wie Atlassian Jira oder Asana abschneidet.

Testbericht

Sicherheit
Note 1,0
Einrichtung & Bedienkomfort
Note 1,3
Features und Anpassungsmöglichkeiten
Note 1,3
Performance
Note 1,7
Mobile Nutzung
Note 2,3
Support
Note 4,0

Pro & Contra

ausgezeichnetes Preis-Leistungs-Verhältnis

umfangreiche Kommunikationsfunktionen

plattformunabhängig

einfache Einrichtung und intuitives Handling

kostenlose Basis-Version verfügbar

reaktionsschnell

zahlreichen Konfigurations-Möglichkeiten

anschauliche Online-Hilfen

Anbindung eigener Anwendungen über API möglich

unzureichenden Dokumentation

deutsche Benutzeroberfläche schlecht bzw. teilweise gar nicht übersetzt

für projektübergreifende Aufgaben und große Teams eher nicht geeignet

Anzeige der Ressourcendaten gewöhnungsbedürftig

Einbindung eigener Mail-Postfächer nicht möglich

keine benutzerdefinierte Aufgabenansicht möglich

keine automatische Synchronisation (z.B. mit Google Docs)

Anzahl der möglichen Integrationen gering und vom Tarif abhängig

mobile App bietet nicht den vollen Funktionsumfang der Desktop-Version

verbesserungswürdiger Support

Einrichtung & Bedienkomfort

Zoho Projects ist Bestandteil einer Suite bestehend aus über 20 Online-Business-Tools von Zoho, mit denen sich sämtliche Geschäftslösungen in einem Portal zentralisieren lassen. Aber auch als Standalone-Lösung kann es weit mehr, als Projekte nur zu planen.

Zoho Projects-Konto einrichten

Um Zoho Projects zu verwenden, müssen Sie keine zusätzliche Software installieren, sondern sich lediglich unter zoho.com registrieren. Dazu können Sie entweder Ihre Email-Adresse verwenden und ein Passwort vergeben oder sich alternativ mit Ihrem Google-, LinkedIn oder Office365-Account anmelden.

Für unseren Test nutzen wir einen kostenlosen Basis-Account und loggen uns über Google ein. Nachdem wir die Nutzungsbedingungen akzeptiert haben, werden wir direkt auf die Seite zum Erstellen eines neuen Portals geleitet. Hier müssen wir nur noch den Namen unserem Unternehmens eingeben und mit einem Klick auf „Portal erstellen“ bestätigen.

Zoho Projects begrüßt uns mit einem netten Pop-Up-Fenster, in dem wir die Zeitzone und Branche für unsere Unternehmen festlegen können. Zudem können wir auch freiwillig noch eine Rufnummer hinterlegen, über die uns der Hersteller kontaktiert und über die Möglichkeiten der Software informiert. Wir möchten nicht kontaktiert werden und bestätigen daher nach Auswahl der richtigen Zeitzone über den Button „Get started“.

Benutzeroberfläche

Was uns auf den ersten Blick ins Auge sticht, ist die inkonsistente Übersetzung der Benutzeroberfläche. Während der Großteil der Inhalte zumindest holprig ins Deutsche übersetzt worden ist, sind die übergeordneten Menüpunkte immer noch in Englisch. Das beeinträchtigt zwar die Funktion nicht, ist aber auf Dauer doch etwas lästig.

Auf dem „Home“-Bildschirm werden die wichtigsten Statistiken in Form von Widgets angezeigt. Damit erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die Vorgänge und Arbeitselemente innerhalb Ihres Projektes. 

Die folgenden Widgets sind auf der Startseite vorhanden:

  • Meine Übersicht stellt Ihren Gesamtstatus in projektübergreifenden Aufgaben, Meilensteinen und Problemen dar.
  • Meine Aufgaben zeigt Details zu den anstehenden Aufgaben an. Über den Button „Mehr anzeigen“ gelangen Sie zur Übersicht aller Aufgaben, die Sie bei Bedarf nach benutzerdefinierten Kriterien filtern können. Das Erstellen einer benutzerdefinierten Aufgabenansicht ist allerdings nicht möglich.
  • Meine Probleme beinhaltet die Details der Probleme, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern und projektübergreifend gelöst werden müssen.
  • Überfällige Arbeitselemente listet (projektübergreifend) die Aufgaben auf, deren Fälligkeitsdatum überschritten wurde.
  • Unter Meine Meilensteine finden Sie eine projektübergreifenden Übersicht Ihrer überfälligen und kommenden Meilensteine.
  • Unter Heutige Arbeitselemente erfahren Sie, welche Aufgaben für heute anstehen.
  • Über Globale Berichte rufen Sie das Meilenstein-Gantt, das Chronologie-Gantt oder das projektübergreifenden Ressourcen-Nutzungs-Diagramm auf. Für die Nutzung dieser Funktion ist ein Upgrade auf einen kostenpflichtigen Tarif erforderlich. Mit unserem Basis-Account können wir sie nicht testen, daher fließt sie auch nicht in die Bewertung mit ein.
  • Meine Kalender stellt die geplanten Aufgaben der letzten 7 Tage grafisch dar.
  • Unter Meine Ereignisse finden Sie die für die aktuelle Woche geplanten Events.
Tipp:

Sie können ein Widget ganz einfach verschieben, indem Sie es mit der Maus an die gewünschte Position ziehen. Klicken Sie dazu auf das Symbol mit den sechs Punkten (links oben) und halten Sie die Taste gedrückt.

Projekte erstellen

Projekte können Sie in Zoho Projects entweder von Grund auf neu oder aus einer Vorlage heraus erstellen.

  1. Klicken Sie dazu auf den Reiter „Projekte“ und anschließend auf „Neues Projekt“.
  2. Geben Sie anschließend einen Namen für Ihr neues Projekt ein und wählen Sie im Drop-Down-Menü die gewünschte Projekt-Vorlage aus. Für unserem kostenlosen Account gibt es leider keine Vorlagen, daher müssen wir ein komplett neues Projekt erstellen.
  3. Legen Sie nun noch fest, ob der Projektzugriff privat oder öffentlich sein soll und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit „Hinzufügen“.
Gut zu wissen:

Wenn Sie Zoho Projects in Zoho Invoice oder Zoho Books integriert haben, wird im Fenster „Neues Projekt“ auch die Option „Abrechnungsmethode“ mit angezeigt. Hier können Sie den Benutzer beispielsweise Tarife basierende auf den Mitarbeiterstunden zuweisen oder einen Standardsatz basierend auf den Projektstunden festlegen.

Wir landen nun direkt auf der Projekt-Übersichtsseite. Die Registerkarten lassen sich per Drag & Drop nach Bedarf verschieben. Die Projekte werden automatisch dem Standardlayout zugeordnet. Über den Layout-Editor (das Symbol mit dem Stift rechts oben) können Sie aber jederzeit Änderungen vornehmen (z.B. benutzerdefinierte Felder anlegen) oder neue Layouts erstellen. Beachten Sie dabei aber, dass diese sich auf alle im Portal vorhandenen Projekte auswirken.

Aufgabenmanagement

Aufgaben werden in Zoho Projects strikt nach Projekt verwaltet. Das bedeutet, es existiert keine vom Projekt unabhängige Gesamtansicht, der Nutzer kann allerdings über das Dashboard alle ihm zugewiesenen Aufgaben einsehen. Sie können in Zoho Projects beliebig viele Projekte verwalten, allerdings gibt es (abgesehen vom Dashboard) keine Werkzeuge, um darin projektübergreifend zu arbeiten.

Um die Aufgaben innerhalb eines Projektes zu strukturieren, stehen Ihnen sogenannten „Aufgabenlisten“ zur Verfügung. Die Bezeichnung ist etwas irreführend, denn genau genommen werden alle Aufgaben immer auf einer einzigen Liste angezeigt. Bei den „Aufgabenlisten“ handelt es sich lediglich um Zwischenüberschriften, mit denen die Aufgaben gruppiert werden.

Eine neue Aufgabe können Sie über den Button „Neue Aufgaben hinzufügen“, auf dem Widget „Aufgabenstatus“ anlegen oder alternativ über Option „Aufgaben“ im Menü auf der linken Seite gehen. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für den neuen Task ein und legen Sie fest, auf welcher Aufgabenliste er erscheinen soll. Im Abschnitt „Aufgabeninformationen“ definieren Sie ein Start- und Fälligkeitsdatum und weisen der Aufgabe eine Priorität zu. Unter den Aufgabendetails finden Sie verschiedene Tabs mit Metadaten, über die Sie Dokumente hochladen, Abhängigkeiten zu anderen Tasks definieren, Unteraufgaben hinzufügen, Bugs tracken oder das Aktivitätenprotokoll einsehen können. Über den Button „Hinzufügen“ fügen Sie den neuen Task hinzu.

Gut zu wissen:

Die Aufgabenlisten können Sie mit Meilensteinen verknüpfen, um die Etappen Ihres Projektes zu markieren. Während ein Meilenstein mehrere Aufgabenlisten enthalten kann, sollte eine Aufgabenliste möglichst nur mit einem Meilenstein verknüpft werden.

Für die Aufgabenverwaltung stehen Ihnen drei verschiedenen Ansichten zur Verfügung:

  • Klassisch“ zeigt eine Liste bzw. Tabelle an
  • Einfach“ kommt ganz ohne Aufgabenlisten aus und reiht die Einträge ungruppiert untereinander auf
  • Kanban“ sortiert die Aufgaben nach Bearbeitungsstatus in Spalten

Die Ansichten sind Drag-and-Drop-fähig, das bedeutet, Sie können die Aufgaben ganz einfach mit der Maus verschieben und neu anordnen. Klicken Sie auf einen Task, um zur Detailansicht zu gelangen.

Diese enthält die folgenden Basisdaten:

  • Besitzer
  • Status
  • Anfangsdatum
  • Fälligkeitsdatum
  • Dauer
  • Priorität
  • Abschlussprozentsatz

Sie können in Zoho-Projects auch Aufgaben im- bzw. exportieren. Dazu stehen Ihnen vier verschieden Formate zur Wahl:

  • MPP/MPX: Microsoft Project
  • CSV: Comma Separated Value
  • XLS: Microsoft Excel
  • JSON: Java Script

Zeitmanagement

Genau wie das Aufgabenmanagement ist auch das Zeitmanagement in Zoho Projects strikt projektbezogen. Der Kalender und die Gantt-Diagramme beziehen sich immer auf das aktuell ausgewählte Projekt. Die Gantt-Diagramme finden Sie im Berichte-Modul, es stehen zwei unterschiedliche Varianten zur Wahl:

  • Im Chronologie-Gantt werden die Aufgaben anhand Ihres Startdatums aneinandergereiht.
  • Im Meilenstein-Gantt erfolgt die Aneinanderreihung anhand der Meilensteine.

Innerhalb der Diagramme können Sie Aufgaben per Drag & Drop verschieben und verknüpfen. Die Interaktivität ist allerdings den Nutzern des Express-, Premium- und Enterprise-Tarifs vorbehalten. In unserem kostenlosen Account ist die Funktion nicht enthalten und fließt daher auch nicht in die Bewertung mit ein.

Die Kalenderfunktion ist nur sehr rudimentär und auch nicht sehr flexibel. Es wird standardmäßig immer eine Monatsansicht angezeigt, eine Alternative in Form einer Wochen- oder Jahresansicht gibt es leider nicht. Über die Filteroptionen können Sie einschränken, welche Termine Sie angezeigt bekommen möchten. Diese sind allerdings recht beschränkt: Neben dem Eintragstyp stehen lediglich noch „Besitzer“ und „Status“ zur Wahl.

In der Zeiterfassung tragen Sie manuell Ihre Arbeitszeiten ein. Eine automatisierte Stoppuhr, wie es Sie bei anderen (teureren) Tools gibt, existiert in Zoho Projects nicht.  Zudem ist auch die Zeiterfassung erst ab dem Express-Tarif verfügbar, daher können wir Sie mit unserem Test-Account nicht ausprobieren.

Zusammengefasst lässt sich sagen, dass die Benutzeroberfläche von Zoho Projects sehr übersichtlich ist, da für alle Teilbereich dieselben UI-Elemente zum Einsatz kommen und sich auch Einsteiger dadurch ohne lange Einarbeitungszeiten schnell zurechtfinden sollten. Allerdings nervt das „Denglisch“ auf der Dauer gewaltig, daher gibt es in dieser Kategorie dennoch Punktabzug.

Note 1,3

Features und Anpassungsmöglichkeiten

Zoho Projects bringt bereits alle Funktionen für die Kommunikation innerhalb von Projektteams mit. Zusätzliche Software, wie beispielsweise ein E-Mail-Programm oder einen Messenger brauchen Sie dafür nicht.

Chats und Foren

So verfügt das Tool beispielsweise nicht nur über eine Kommentarfunktion (die in einem guten PM-Programm ohnehin längst zum Standard gehört), sondern beinhalte auch einen Live-Chat und ein Forumsmodul.

Ihre Chat-Kontakt erreichen Sie ganz bequem über die entsprechende Leiste am unteren Bildschirmrand.

Sie können sowohl 1:1-Chats als auch Gespräche mit mehreren Teilnehmern führen und dabei zwischen Vollbildansicht oder übergelagertem Fenster wählen. Letzteres erlaubt Ihnen, trotzt des Chats weiterhin in Zoho Projects weiterzuarbeiten. Wie bei den meisten Messenger-Systemen stehen Ihnen auch hier verschiedenen Schriften und die obligatorischen Smileys zur Verfügung, zudem können Sie auch Dokumente oder Screenshots anhängen.

Über das Forum können Sie mit anderen Teammitglieder auf der ganzen Welt interagieren. Hier veröffentlichen Sie Threads zu bestimmten Themen, diskutieren über Ideen und vorhandenes Wissen an einer zentralen Stelle ablegen. Dazu legen Sie Beiträge an, auf die anderen Nutzer antworten und die Sie auch direkt mit Aufgaben verknüpfen können. Im Forum stehen Ihnen noch umfangreichere Formatierungsoptionen zur Verfügung als im Chat (z.B. Hyperlinks oder Einrückungen). Leider konnten wir aber auch diese Funktionalität mit unserem Basis-Account nicht testen.

Integrationen

In Zoho Projects stehen verschiedenen Integrationen zur Verfügung, von denen ein Großteil Eigenproduktionen des Herstellers sind und Sie über die Account-Einstellungen einrichten können. Dabei hängt es wieder von Ihrem Tarif ab, auf welche davon Sie zugreifen können. Mit unserem kostenlosen Account haben wir Zugriff auf die folgenden Integrationen:

Über die API-Schnittstellen können Sie überdies auch mit eigenen Anwendungen auf Zoho Projects zugreifen. Die basiert auf den sogenannten REST-Prinzipien und kann daher mit den unterschiedlichsten Programmen verwendet werden, die in Programmiersprachen wie Java, Python oder PHP geschrieben wurden. Sie können eine API in Zoho Projects 100 Mal innerhalb von zwei Minuten aufrufen, danach wird die jeweilige Anforderung für die nächsten 30 Minuten gesperrt.

Die ausführliche Dokumentation für die REST-API von Zoho Projects finden Sie hier.

Dokumenten-Management

Neben den oben bereits erwähnten Funktionen für die Projektplanung und das Aufgaben- und Zeitmanagement bietet Zoho Projects außerdem ein integriertes Dokumenten-Management-System, mit dem Sie Ihre Dateien an einer zentrale Stelle speichern und verwalten können. Das System sichert auch frühere Versionen der Dateien, wodurch Sie diese unkompliziert wiederherstellen oder bei Bedarf zu einer älteren Version zurückkehren können.

Berichte und Statistiken

Was wäre ein Projektmanagement-Tool ohne die Möglichkeit zur Berichtserstellung? In den Online-Projekt-Berichten sehen Sie den Fortschritt Ihrer Arbeiten auf einen Blick. Dazu stehen Ihnen verschiedenen Standard-Auswertungen (z.B. nach Status, Meilenstein oder Abschlussfortschritt) zur Verfügung, die Sie sich als Balken-, Torten- oder Torus-Diagramm anzeigen lassen können. Die Ergebnisse können Sie über verschiedenen Filteroptionen noch weiter einschränken (z.B. nur offene oder ungeplante Aufgaben anzeigen).

Gut zu wissen:

Durch die Integration von Zoho Reports erhalten Sie Zugriff auf mehr als 50 vordefinierte Bericht und Dashboards, die Sie bei Bedarf auch individuelle nach Ihren Wünschen anpassen können.

Note 1,3

Performance

Zoho Projects ist eine reine Cloud-Anwendung, das bedeutet, dass Sie mittels Client bzw. Browser darauf zugreifen, sämtliche Operationen aber auf einem entfernten Server ablaufen. Dadurch können Sie die Performance nicht wirklich beeinflussen, allerdings können Browser und Leistungsfähigkeit Ihres Rechners stellenweise die Ladezeiten beeinflussen.

Auch für diesen Test haben wie wieder unser gewohntes Setting verwendet:

Wir testen auf zwei verschiedenen Notebooks auf denen jeweils ein Windows 10 Pro (64 Bit) ausgeführt wird.

  • Rechner 1: Lenovo Ideapad mit einem Intel Pentium 4415U (2,3 Ghz) und 8 GB RAM. Verbaut ist eine Standard-Intel-Grafikkarte (HD Graphics 610).
  • Rechner 2: Lenovo Legion Y720 mit einem Core i7-7700HQ Quad-Core (2,8 Ghz) und 16 GB RAM. Unter der Haube hat das Notebook außerdem eine Nvidia GeForce GTX1050 Ti mit 2 GB dediziertem Speicher.

Für den Zugriff auf unsere Zoho Projects Instanz verwenden wir abwechselnd den aktuellsten Google Chrome, den Opera-Browser und den Mozilla Firefox.

Auf Rechner 2 konnten wir mit allen drei Browsern keinen wirklichen Performance-Unterschied feststellen, das entspricht einem sehr guten Ergebnis. Allerdings hatten wir auf Rechner 1 massive Probleme bei dem Versuch, über den Opera-Browser auf Zoho Projects zuzugreifen. Nachdem das Notebook mehrfach abgestürzt ist, gelang es uns immerhin, die Software zu starten. Die Performance war allerdings grottenschlecht und ein Arbeiten nur in Zeitlupe möglich. Über die beiden anderen Browser konnten wir problemlos in einer adäquaten Geschwindigkeit arbeiten. Leider ließ sich nicht feststellen, ob das Problem alleinig durch Opera oder das Zusammenspiel mit der Notebook-Hardware verursacht wurde.

Note 1,7

Sicherheit

In Sachen Sicherheit macht Zoho Projects keine Kompromisse. Neben den Maßnahmen zur physischen Sicherheit (sicherere Standort, Schutz vor Bränden und Naturkatastrophen etc.) beinhaltet die Sicherheitsrichtlinie des Unternehmens auch strikte Vorgaben in Bezug auf die Netzwerksicherheit.

Die komplette Datenübertragung an die Zoho Services wird mit TLS 1.2 Protokollen gesichert, die verwendeten Zertifikate stammen allesamt von einer SHA 256 – basierten Zertifizierungsstelle. Verschlüsselt wird mit 128 Bit AES_GCM bzw. 256 Bit AES_CBC, für den Nachrichtenauthentifizierung kommt ECDHE_RSA zum Einsatz. Überdies wird das Netzwerk mit leistungsstarken IDS/IPS (Intrusion-Detection und -Prevention) Systemen geschützt, die Eindringlinge bereits in einem frühen Stadium erkennen und abwehren sollen.

Der gesamte Datenverkehr auf den Zoho Servern wird automatisch auf Schadsoftware gescannt und durch regelmäßige Updates sichergestellt, dass die Antiviren-Programme immer auf dem neuesten Stand sind.

Um eine möglichst hohe Ausfallsicherheit zu gewährleisten, werden die Zoho Services auf einer verteilten Netzwerkarchitektur ausgeführt, die dafür Sorge trägt, dass im Falle eines Ausfalls weiterhin eine nahtlose Verfügbarkeit besteht. Auf diese Weise bekommen die Kunden von einem Ausfall normalerweise überhaupt nichts mit. Zu diesem Zweck kommen bei Zoho auch redundante Netzwerkgeräte, Stromsysteme und eine mehrfach angebundenen Internetverbindung zum Einsatz.

Sollte es wieder erwarten aufgrund eines Ausfalls doch einmal zu einem Datenverlust kommen, sorgen regelmäßige Backups auf verschiedenen Servern dafür, dass diese problemlos wiederherstellt werden können.

Alles in allem bietet Zoho Projects ein Sicherheits-Rundumpaket an dem es wirklich nichts zu mäkeln gibt, daher vergeben wir in dieser Kategorie volle Punktzahl.

Note 1,0

Mobile Nutzung

Zoho Projects ist auch als App für Android und iOS verfügbar. Damit können Sie auch von unterwegs über Ihr Smartphone oder Tablet zugreifen. Die Benutzeroberfläche der App ist an den Touchscreen der mobilen Geräte angepasst und wirkt im Gegensatz zur Desktop-Variante auch bei Weitem nicht so überladen.

Auf unserem Samsung Galaxy S9 konnten wir problemlos neue Projekte erstellen und Aufgaben darin anlegen. Standardmäßig werden dabei nur der Name und eine Checkbox angezeigt, mehr Informationen bekommen Sie aber jederzeit durch einen Klick auf die Detailansicht.

Die App bietet allerdings nicht den vollen Funktionsumfang der Web-Version. So können Sie auf dem Smartphone beispielsweise keine Gantt-Diagramme nutzen, es gibt keine Chat-Funktion und auch die Kalenderansicht suchen Sie hier vergeblich.

Note 2,3

Support

In Anbetracht der verbesserungswürdigen Übersetzung überrascht es uns nicht, dass sowohl der Support als auch sämtliche Hilfe-Dokumente von Zoho Projects ausschließlich in Englisch verfügbar sind. Die Dokumentation ist in Form eines Fragenkatalogs aufgebaut, die meisten Antworten sind aber nicht länger als ein oder zwei Sätze und damit auch nicht so wirklich hilfreich. Gespickt sind die Einträge mit zahlreichen Bilder und animierten GIFs, die eigentlich dazu gedacht sind, die einzelnen Schritte grafisch darzustellen. Dummerweise ist die Auflösung aber so gering, dass es unserer Autorin auch mit Brille nicht möglich war, die Texte und Beschriftungen darin zu entziffern. Viel besser sind da schon die Hilfevideos bestehend aus eine Screencast und gesprochenem Text, von denen es aber leider nicht allzu viele gibt.

Auf Anfrage können Sie sich von einem Support-Mitarbeiter zurückrufen lassen. Dafür müssen Sie das Formular unter https://www.zoho.com/projects/contactus.html ausfüllen. Leider bekamen wir lediglich einen Ladebalken, daher haben wir einen Versuch über die angegebene Adresse (support@zohoprojects.com) gestartet unser Anliegen per Mail (auf Deutsch und Englisch) geschildert. Eine Antwort darauf gab es leider auch nach einer Woche noch nicht. Angeblich existiert auch eine Live-Chat-Funktion, über die man Kontakt mit dem Kundendienst aufnehmen kann. Wir konnten diese aber nach längerer Suche nicht auf der Webseite ausmachen.

Wenn Sie ein konkretes Problem haben, für das Sie eine schnelle Lösung suchen, empfehlen wir daher einen Besuch im Zoho Projects Community Forum. Hier erscheinen stündlich neue Beiträge, die nicht nur von Zoho-Nutzern, sondern auch von extra dafür eingesetzten Mitarbeitern beantwortet werden, und das meist innerhalb von weniger als 30 Minuten.

Unabhängig davon ist der Support unserer Meinung nach aber trotzdem sehr verbesserungswürdig.

Note 4,0

Preis

Zoho Projects gibt es in verschiedenen Versionen, von der kostenlosen Freeware bis hin zur professionellen Enterprise-Variante ist für jeden Bedarf und Geldbeutel genau das richtige dabei. In der kostenlose Basis-Version können Sie 5 Nutzer und 2 Projekte anlegen und den Kalender und die Foren nutzen. Daneben können Sie Dateien mit einer Größe von maximal 10 MB versenden.

Wem das nicht reicht, der kann im „Standard“-Tarif auf insgesamt 15 Anwender aufstocken, das Hinzufügen weiterer Benutzer ist allerdings nicht möglich. Dazu benötigen Sie den nächsthöheren Tarif „Express“, in dem Sie dann aber auch wiederkehrende Aufgaben anlegen und Dateien mit einer Größe von bis zu 20 MB anhängen können.

Den größten Funktionsumfang bietet die Versionen „Premium“ und „Enterprise“. Hier können Sie bis zu 25 Mitarbeiter mit der Software ausstatten und bei Bedarf (gegen Aufpreis) auch weitere Benutzer hinzufügen. Ein Upgrade in den jeweils nächsthöheren Tarif ist ohne Probleme möglich.

Die Abrechnung erfolgt wahlweise monatlich oder jährlich, letztere bietet natürlich wie bei fast allen Angeboten einen kleinen Preisvorteil.

KostenlosStandard (12 Monate)StandardExpress (12 Monate)
Preise
Einrichtungsgebühr 0.00 € 0.00 € 0.00 € 0.00 €
Grundpreis pro Monat 0.00 € 0.00 € 0.00 € 40.00 €
Preis pro Nutzer 0.00 € 2.08 € 3.00 € 3.00 €
Mindestpreis 0.00 € 12.50 € 18.00 € 40.00 €
Vertragslaufzeit (Monate) 0 12 1 12
Limits
Anzahl Benutzer 5 10 10 100
Anzahl Projekte 2 10 10 unbegrenzt
Anzahl Aufgaben unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt
Features
Ansichten
Liste
Kalender
Karten / Kanban
Liste
Kalender
Karten / Kanban
Liste
Kalender
Karten / Kanban
Liste
Kalender
Karten / Kanban
Zeitleiste / Gantt
Benutzerdefinierte Felder
Aufgabenabhängigkeiten
Teams
Benutzerrollen
Gäste einladen
Zeiterfassung
Chat
Wiki
API
Zwei-Faktor-Authentisierung
Plattformen
Cloud / SaaS
iOS
Android
Cloud / SaaS
iOS
Android
Cloud / SaaS
iOS
Android
Cloud / SaaS
iOS
Android

Gesamtbewertung und Fazit

Sicherheit
Note 1,0
Einrichtung & Bedienkomfort
Note 1,3
Features und Anpassungsmöglichkeiten
Note 1,3
Performance
Note 1,7
Mobile Nutzung
Note 2,3
Support
Note 4,0

Zoho Projects bietet komplettes Projektmanagement zum kleinen Preis. Das Tool überzeugt vor allem mit einer durchdachten Benutzeroberfläche kann bereits in der kostenlosen Version mit einer Vielzahl praktischer Features aufwarten. Neben unterschiedlichen Diagrammtypen und Gantt-Diagrammen bietet es auch umfangreiche Kommunikationsfunktionen, mit denen sich die zielgerechtet Projektarbeit innerhalb eines Teams noch mehr vereinfachen lässt.

Die Darstellung der projektbezogenen Aufgaben, Ereignisse, Dokumente und Milestones erfolgt sehr übersichtlich, das browserbasierte Benachrichtigung macht interne Emails praktisch überflüssig. Allerdings fehlt dem Tool ohnehin eine Integrationsmöglichkeit für eigenen Email-Postfächer.

Die Basis- und Standard-Versionen von Zoho Projects sind für komplexe Projekte mit dedizierten Anforderungen aufgrund des reduzierten Funktionsumfanges eher nicht geeignet, erfüllen aber in kleinere und mittleren Unternehmen durchaus Ihren Zweck.

Leider gibt es auch Grund zur Kritik: Die mobile App nicht denselben Funktionsumfang wie die Web-Version, hier gibt es beispielweise weder Kalender noch Chat. Ein viel größeres Manko stellt unserer Meinung nach aber der unzureichende Support dar: Wir konnten weder auf das entsprechende Formular zugreifen, noch wurde unserer Anfrage innerhalb von 7 Tagen beantwortet.

ZohoZoho Projects
 5.435
0,00 €
∅ mtl. Effektivpreis
ohne Vertragslaufzeit
Kostenloser Tarif mit 5 Benutzern
Kommunikation mit Chat, Foren & Feed
Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
Deutsche Benutzeroberfläche
Zoho Kostenlos + 8 weitere Tarife
5
Benutzer
2
Projekte
Aufgaben
3
Ansichten

Kundenbewertungen

Auch die Kunderezensionen zu Zoho Projects falles ingesamt recht gut aus:

Experte.de hat die Erfahrungsberichte und Bewertungen von verschiedenen Bewertungsportalen untersucht und dabei 5435 Bewertungen mit einer Gesamtwertung 4.0 von 5 ermittelt (Quellen).

Alternativen

Sollte Zoho Projects für Ihre Bedürfnisse nicht das Richtige sein oder Ihnen aus einem anderen Grund nicht zusagen, können Sie stattdessen auf eine der Alternativen in der folgenden Liste zurückgreifen:

Empfehlung: Testsieger 2019
TeamleaderTeamleader Projektmanagement
 38
ab 75,00 €
∅ mtl. Effektivpreis
12 Monate Laufzeit
Deutsche Oberfläche und Support
CRM-Funktion enthalten
Bietet Meilensteine & Budgetplanung
Benutzerfreundliche Oberfläche
Teamleader Jährlich + 1 weiterer Tarif
Anzahl Nutzer variabel
10.000
Projekte
Aufgaben
3
Ansichten
Empfehlung: Preis-Leistungs-Sieger 2019
MeisterTaskMeisterTask Projektmanagement
 6.748
0,00 €
∅ mtl. Effektivpreis
ohne Vertragslaufzeit
Bietet kostenlose Einsteiger-Version
Intuitiv und leicht zu bedienen
Apps für Windows und MacOS
Unternehmenssitz Deutschland
Limitierter Funktionsumfang
MeisterTask Basic + 4 weitere Tarife
Benutzer
Projekte
Aufgaben
1
Ansicht
AtlassianAtlassian Jira
 4.785
7,44 €
∅ mtl. Effektivpreis
12 Monate Laufzeit
Optimiert für Software-Entwicklung
Sehr hoher Funktionsumfang
Viele Vorlagen & Ansichten
Sehr günstig für kleine Teams
Erfordert gewisse Einarbeitungszeit
Atlassian Standard (bis 10 Benutzer, 12 Monate) + 3 weitere Tarife
10
Benutzer
Projekte
Aufgaben
3
Ansichten
Autor: Manuela Lenz
Manuela Lenz ist ausgebildete Fachinformatikerin und war 20 Jahre lang als System-Administratorin und Projektmanagerin für große Unternehmen tätig. Seit 2017 ist die ITlerin aus Leidenschaft als freie Autorin selbständig. Für EXPERTE.de schreibt sie rund um die Themen Projektmanagement, Software und IT-Security.