Timebutler Anleitung: Einrichtung, Zeiterfassung, Abwesenheiten & Berichte

Timebutler bietet zahlreiche Funktionen für die Zeiterfassung und das Personalmanagement. Gerade bei der Einführung kann es deshalb schwierig sein, den Überblick zu behalten und alle wichtigen Einstellungen richtig vorzunehmen.

In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Timebutler als Administrator einrichten und die wichtigsten Funktionen nutzen. Außerdem erklären wir, wie Mitarbeitende ihre Arbeitszeiten erfassen und Abwesenheiten beantragen können.

Bevor Ihre Mitarbeitenden Arbeitszeiten erfassen können, müssen Sie als Admin ein Unternehmenskonto erstellen, Ihre Mitarbeitenden auf die Plattform einladen und Regeln zur Zeiterfassung in Timebutler festlegen. So gehen Sie dabei vor:

Um Timebutler bei Ihren Mitarbeitenden einzuführen, erstellen Sie zunächst ein Konto für sich selbst als Admin. Dafür klicken Sie auf der Homepage von Timebutler rechts oben auf „Registrieren“. Bei der Anmeldung geben Sie neben Ihren persönlichen Daten wie Name und E-Mail-Adresse auch den Firmennamen an.

Im Anschluss erhalten Sie eine E-Mail mit Ihren Zugangsdaten und einem Bestätigungslink. Ein Klick auf den Link aktiviert Ihr Admin-Konto. Nun können Sie sich jederzeit über den „Login“-Button in Timebutler anmelden.

Optional legen Sie schon bei der Kontoerstellung Standardregeln für Ihr Unternehmen fest, z. B. das Bundesland zur Feiertagsregelung oder die Anzahl jährlicher Urlaubstage und wöchentlicher Arbeitstage. In den folgenden Abschnitten erklären wir detailliert, wie Sie diese und weitere Einstellungen im Nachhinein anpassen können.

Bevor Sie Mitarbeitende anlegen, sollten Sie unternehmensübergreifende Einstellungen für alle Nutzer:innen in Timebutler überprüfen und gegebenenfalls an Ihr Unternehmen anpassen.

Unter „Einstellungen“ > „Weitere“ > „Globale Einstellungen“ finden Sie über 40 Optionen zu Benachrichtigungen, Sichtrechten und Sicherheitsvorgaben. Ausschließlich Admins können diese Einstellungen für alle Mitarbeitenden ändern.

Sie können unter anderem festlegen, welche Informationen Kolleg:innen untereinander in Timebutler sehen, ob Mindestbesetzungen für einzelne Abteilungen gelten und welche Daten Vorgesetzte innerhalb der Software ändern dürfen.

Über den Menüpunkt „Einstellungen“ > „Weitere“ > „Firmendaten“ können Sie Ihren Firmennamen bearbeiten und Kontakte hinterlegen, die Timebutler bei bestimmten Kontoaktivitäten und technischen Änderungen automatisch benachrichtigt. Um Änderungen zu speichern, klicken Sie auf den blauen „Speichern“-Button unter den Eingabefeldern.

Es ist auch möglich, Ihr Corporate Design bei Timebutler zu hinterlegen. Sie können einstellen, dass Timebutler für Ihre Mitarbeitenden in den Firmenfarben erscheint und sie statt des Timebutler-Logos Ihr Firmenlogo in der linken oberen Ecke sehen.

Unter dem Menüpunkt „Mitarbeitende“ > „Nutzerkonto erstellen“ können Sie entweder einzelne oder mehrere Mitarbeitende gleichzeitig anlegen.

Bevor Sie neue Nutzer:innen anlegen, sollten Sie Regeln zu Feiertagen, Urlaubsansprüchen oder zum Umgang mit Überstunden für alle Mitarbeitenden definieren. Das geht über den hellblauen Button „Standard-Einstellungen für neue Nutzer:innen bearbeiten“.

Bei der Erstellung eines neuen Kontos können Sie auswählen, ob Sie Mitarbeitende, Vorgesetzte oder Administratoren anlegen möchten.

Da Administratoren die meisten Zugriffsrechte haben, eignet sich die Vergabe besonders für Personalmanager, Zuständige der Buchhaltung und Geschäftsführende. Für Mitarbeitende und Vorgesetzte können Sie Sicht- und Eingaberechte individuell einstellen.

Auf der gleichen Seite können Sie einstellen, in welcher Abteilung eine Person arbeitet. Die Zuordnung ermöglicht es Ihnen später, bestimmte Einstellungen pro Abteilung festzulegen.

Zusätzlich können Sie angeben, an welchen Tagen die Person arbeitet, wie viele Urlaubstage zur Verfügung stehen und wie Sie mit Überstunden umgehen möchten. Hierbei sind die vorher eingerichteten Standardeinstellungen vorgegeben, die Sie nach Bedarf an einzelne Mitarbeitende anpassen können.

Zum Schluss wählen Sie noch aus, ob der neu angelegte Mitarbeitende direkt oder erst später eine Willkommens-E-Mail erhalten soll. Mit einem Klick auf „Nutzerkonto erstellen“ ist dieser Schritt abgeschlossen. Ihre Mitarbeitenden können sich nun über einen Link in der Willkommens-E-Mail anmelden.

Um mehrere Mitarbeitende gleichzeitig zum System hinzuzufügen, wählen Sie auf der Übersichtsseite („Nutzerkonto erstellen“) die Option „zum Excel-Import“. Dort können Sie eine vorgefertigte Excel-Tabelle herunterladen.

Die Tabelle ermöglicht die gleichen Angaben wie bei einzelnen Mitarbeitenden. Tragen Sie alle Informationen ein und laden Sie die Datei anschließend wieder bei Timebutler hoch.

In der Übersicht können Sie alle angelegten Nutzer:innen einsehen und bearbeiten. Über die Lupe erhalten Sie eine detaillierte Ansicht des Nutzerkontos. Die anderen Buttons führen zur Personalakte, zu Dokumenten wie Arbeitsverträgen und zu Gehaltsdaten. Zudem können Sie Nutzerkonten sperren oder löschen.

Nachdem Sie Mitarbeitende angelegt und Standardeinstellungen für Arbeits- und Urlaubszeiten eingetragen haben, können Sie Arbeitszeitmodelle definieren und spezifische Einstellungen zur Zeiterfassung vornehmen.

Über den Menüpunkt „Einstellungen“ > „Arbeitstage“ sehen Sie eine Übersicht aller Mitarbeitenden mit ihren aktuell gültigen Arbeitszeitmodellen, die Sie im vorherigen Schritt angelegt haben.

Über diese Ansicht können Sie Arbeitszeitmodelle für einzelne oder mehrere Mitarbeitende gleichzeitig anpassen.

Für alle im System angelegten Mitarbeitenden sehen Sie die Pausen- und Überstundenregelungen, Wochenarbeitstage und Feiertage. Um die Einstellungen zu bearbeiten, klicken Sie beim gewünschten Mitarbeitenden auf den blauen Button „Bearbeiten“.

Dort können Sie unter anderem festlegen:

Manchmal sollen Mitarbeitende zu einem bestimmten Datum ein anderes Arbeitszeitmodell erhalten – etwa wegen einer Arbeitszeitreduzierung oder eines Standortwechsels.

In diesem Fall tragen Sie unter „Neue Zeiträume hinzufügen“ das Gültigkeitsdatum und die neuen Regelungen ein. Timebutler berechnet daraufhin automatisch alle Urlaubsanträge, Abwesenheitseinträge sowie das Urlaubs- und Arbeitszeitkonto neu.

Wenn Sie das Arbeitszeitmodell für mehrere Mitarbeitende auf einmal ändern möchten, klicken Sie über „Einstellungen“ > „Arbeitstage“ auf den Button „Massenänderung“. Hier wählen Sie „Arbeitszeitmodelle für bestimmte Nutzer:innen ändern“ aus.

Nun können Sie:

Mit einem Klick auf den blauen Button „Änderung jetzt anwenden“ speichern Sie Ihre Einstellungen.

Stellen Sie sicher, dass die Zeiterfassung aktiviert ist. Das geht über den Menüpunkt „Einstellungen“ > „Weitere“ > „Zeiterfassung“.

Sie können festlegen, ob Sie die Zeiterfassung zunächst nur für einzelne Abteilungen oder Mitarbeitende freischalten möchten, oder direkt für alle aktivieren. Auch ein Startdatum zur Zeiterfassung sollten Sie festlegen.

Hier ist ein Überblick über weitere Einstellungen, die Sie zur Zeiterfassung bei Timebutler festlegen können:

Um das Terminal auf einem Tablet für Ihre gesamte Firma zu installieren, öffnen Sie die Stempeluhr-Seite auf dem Gerät und folgen Sie den Anweisungen von Timebutler.

Regeln für Urlaube und andere Abwesenheiten können Sie unter „Einstellungen“ > „Weitere“ > „Abwesenheitstypen“ festlegen.

Neben Urlauben sind bei Timebutler bereits verschiedene Abwesenheitstypen eingestellt, wie Elternzeit, Krankheit oder Dienstreisen. Diese können Sie nach Bedarf anpassen oder ganz eigene Kategorien erstellen.

Wenn Sie einen neuen Abwesenheitstyp erstellen, können Sie festlegen:

Hinweis: Bei Urlauben, Krankheiten oder Elternzeit ist die Verringerung der Soll-Arbeitszeit gewollt. Da es sich bei Kategorien wie „Homeoffice“ oder „Dienstreise“ nicht um eine eigentliche Abwesenheit handelt, sollte in diesen Fällen die Soll-Arbeitszeit nicht verringert werden.

Über den Menüpunkt „Einstellungen“ > „Weitere“ gibt es noch mehr Einstellungen für Urlaubs- und Feiertage:

Nachdem Sie alle Einstellungen gespeichert haben, können Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeits- und Urlaubszeiten dokumentieren.

Als Admin können Sie alle Zeiteinträge einsehen, bearbeiten und herunterladen. Im nächsten Kapitel erklären wir, wo Sie diese Funktionen finden und wie Sie Timebutler im Arbeitsalltag verwenden.

Timebutler ist jetzt eingerichtet und einsatzbereit. Ihre Mitarbeitenden können damit viele Aufgaben selbstständig erledigen (mehr dazu gleich).

Als Administrator müssen Sie sich vor allem um die laufende Verwaltung und Kontrolle kümmern. Im Alltag fallen dabei vor allem folgende Aufgaben an:

Als Vorgesetzte:r oder Admin erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn Mitarbeitende Abwesenheiten beantragen. Im Menüpunkt „Mitarbeitende“ unter „Offene Anträge“ sehen Sie alle Abwesenheitsanträge und können diese verwalten.

Mit einem Klick auf die Lupe sehen Sie eine Zusammenfassung des aktuellen Urlaubskontos und der verbleibenden Urlaubstage des jeweiligen Mitarbeitenden. Ein Klick auf „Genehmigen“ oder „Ablehnen“ genügt, um die jeweilige Aktion auszuführen. Nach der Entscheidung erhält der Mitarbeitende automatisch eine E-Mail.

Timebutler führt für alle Mitarbeitenden automatisch Arbeitszeitkonten, die individuelle Einträge wie geleistete Arbeitszeiten, die tägliche Soll-Arbeitszeit, Abwesenheiten und Überstunden enthalten.

Als Vorgesetzte:r oder Admin finden Sie die Arbeitszeitkonten Ihrer Mitarbeitenden über den Menüpunkt „Mitarbeitende“ > „Arbeitszeitkonten“.

Am besten kontrollieren Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeitenden nicht zu strikt. Stattdessen sollten Sie prüfen, ob Mitarbeitende zu viele Überstunden anhäufen, generelle Pausenzeiten eingehalten werden oder Ihnen sonstige Unstimmigkeiten auffallen.

Falls Sie fehlerhafte Einträge entdecken, können Sie diese in der „Listenansicht“ über das Stift-Symbol ändern oder über einen Klick auf den Mülleimer löschen.

Sie können die Zeiteinträge einzelner Mitarbeitender, ganzer Abteilungen oder des gesamten Unternehmens unter dem Menüpunkt „Berichte“ herunterladen. Darüber erhalten Sie eine detaillierte Übersicht zu Abwesenheitszeiten, Arbeitszeiten und der generellen Auslastung Ihres Unternehmens. So können Sie Timebutler auch für die Lohnbuchhaltung nutzen.

Alle Einträge können Sie als CSV- oder Excel-Datei exportieren.

Wenn neue Mitarbeitende in Ihrem Unternehmen anfangen oder bestehende Mitarbeitende ausscheiden, sollten Sie diese Änderungen auch in Timebutler erfassen. Bei Personalwechseln können Sie neue Nutzerkonten erstellen bzw. bestehende Konten sperren oder löschen.

Auch Änderungen wie der Wechsel von Mitarbeitenden zwischen Abteilungen oder neue Arbeitszeitmodelle sollten Sie in Timebutler aktualisieren und zuvor festgelegte Einstellungen anpassen.

Sobald Ihre Vorgesetzten Sie zu Timebutler eingeladen haben, erhalten Sie einen Link zur Anmeldung per E-Mail. Mit einem Klick auf den Link gelangen Sie direkt zum Dashboard Ihres Timebutler-Kontos.

Hier finden Sie einen Überblick über Ihre geleistete Arbeitszeit pro Tag und Ihre Abwesenheiten. Falls Ihr Unternehmen mit Schichten arbeitet, können Sie diese ebenfalls sehen. Das linke Hauptmenü bietet detaillierte Ansichten zu Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten sowie verschiedene Möglichkeiten, diese manuell einzutragen.

Die oberste Leiste dient zur Zeiterfassung per Stempeluhr. Außerdem können Sie hierüber Spracheinstellungen ändern, Benachrichtigungen sehen, zu Ihrem Nutzerkonto gelangen und sich ausloggen.

Im Folgenden erklären wir Ihnen genau, wie Sie Ihre Arbeitszeiten selbst erfassen und verschiedene Abwesenheiten beantragen.

Um Ihre eigene Arbeitszeit zu erfassen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Je nachdem, für welche Option sich Ihr Unternehmen entschieden hat, können Sie Ihre Zeiten folgendermaßen dokumentieren:

Sehen wir uns alle drei Optionen noch einmal genauer an:

Die obere Leiste im Nutzerkonto zeigt die Stempeluhr im Ruhezustand („0:00“). Mit einem Klick auf den grünen Pfeil beginnen Sie die Zeiterfassung, mit einem Klick auf die Pause-Taste nehmen Sie eine Arbeitspause auf. Wenn Sie nach der Pause weiterarbeiten, sollten Sie die Arbeitszeiterfassung erneut starten.

Zum Speichern genügt ein Klick auf den pinkfarbenen Speicher-Button. Danach können Sie optional eine Bemerkung hinzufügen und die Zeiterfassung abschließen.

Falls Ihre Vorgesetzten die Einstellung aktiviert haben, können Sie auch Dienstgänge wie einen Weg zur Post über die Stempeluhr erfassen. Dazu klicken Sie auf die drei Punkte neben der Stempeluhr. Hierüber können Sie außerdem die Zeiterfassung abbrechen, falls ein Fehler unterlaufen ist.

Während der Zeiterfassung können Sie Timebutler schließen oder sogar den Rechner herunterfahren. Timebutler erfasst die Arbeitszeit im Hintergrund weiter.

Die Zeiterfassung via Terminal erfolgt mit einer persönlichen PIN. Diese finden Sie in Ihrem Nutzerkonto. Um darauf zuzugreifen, loggen Sie sich am besten zunächst über Ihr Handy oder einen Computer in Timebutler ein.

Indem Sie auf Ihre E-Mail-Adresse in der rechten oberen Ecke klicken, gelangen Sie zu Ihrem Nutzerkonto. Sie können die bestehende PIN einsehen und gegen eine Wunsch-PIN ändern.

Um Ihre Arbeitszeit auf dem Tablet zu erfassen, tippen Sie auf die Kachel mit Ihrem Namen und geben Sie Ihre persönliche PIN ein. Danach erscheint die Stempeluhr, mit der Sie Ihre Arbeitszeit starten, pausieren und speichern können. Damit andere nicht auf Ihr Arbeitszeitkonto zugreifen, loggen Sie sich nach der Benutzung wieder aus. Die Erfassung läuft im Hintergrund weiter.

Über das Eingabeformular können Sie Arbeitszeiten von einzelnen oder mehreren Tagen manuell eintragen. Das kann nützlich sein, falls Sie die Zeiterfassung per Stempeluhr versäumt haben oder es technische Schwierigkeiten gab. Sie können die generelle Dauer oder ähnlich zur Stempeluhr die Start- und Endzeit sowie Pausen eintragen.

Die Möglichkeit zur manuellen Eingabe finden Sie unter „Eigene Daten“ > „Arbeitszeit eintragen“. Wenn Sie die Zeiten für mehrere Tage eintragen möchten, klicken Sie auf „Arbeitszeiten eintragen“.

Urlaubsanfragen können Sie über den Menüpunkt „Eigene Daten“ > „Urlaub eintragen“ stellen. Es öffnet sich ein Formular, in das Sie Ihre Urlaubsdaten und bei Bedarf eine Vertretung oder zusätzliche Bemerkungen eingeben können. In der rechten oberen Ecke sehen Sie Ihren Urlaubsanspruch. Nach der Beantragung benachrichtigt Timebutler Ihre Vorgesetzten.

Alle anderen Abwesenheiten wie Krankentage oder Dienstreisen beantragen Sie unter „Eigene Daten“ > „Abwesenheit eintragen“. Dort können Sie einen spezifischen Abwesenheitstyp angeben. Nach dem Speichern erhalten Ihre Vorgesetzten automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung über den Antrag.

Für regelmäßige Abwesenheiten, wie wöchentlich festgelegte Tage im Homeoffice, können Sie einen Serieneintrag erstellen. Indem Sie in der gleichnamigen Box ein Häkchen setzen, müssen Sie nicht alle Tage einzeln erfassen. Dabei können Sie auswählen, wie oft sich die Abwesenheit wiederholt.

Alternativ ermöglicht es die „Kalenderansicht“, direkt auf den gewünschten Tag bzw. Zeitraum zu klicken, um einen Urlaubsantrag, einen bestimmten Abwesenheitstyp oder einen Überstundenabbau zu beantragen.

Über die „Listenansicht“ erhalten Sie eine Übersicht Ihrer Urlaubs- und Abwesenheitseinträge inklusive des Status Ihrer Anträge. Noch nicht genehmigte Einträge können Sie bei Bedarf wieder löschen. Bereits genehmigte Einträge können Sie nicht mehr persönlich bearbeiten. Stattdessen müssen Sie einen Storno-Antrag an Ihre Vorgesetzten oder Admins stellen.

Ihr eigenes Arbeitszeitkonto finden Sie unter dem Menüpunkt „Eigene Daten“ > „Arbeitszeitkonto“. Darin sehen Sie geleistete Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Überstunden.

Falls Sie fehlerhafte Einträge entdecken, können Sie diese über die „Listenansicht“ ändern oder löschen. Außerdem können Sie hierüber Ihre Zeiteinträge herunterladen.

Sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende können dazu beitragen, dass die Zeiterfassung über Timebutler wie geplant funktioniert. Hier sind einige Tipps zum Umgang mit der Software im Arbeitsalltag: