Zeiterfassungspflicht: Muss ich die Arbeitszeit meiner Mitarbeiter (digital) erfassen?

Die Arbeitszeit von Mitarbeitenden zu erfassen, ist seit 2022 Pflicht. Ein Gesetz mit konkreten Vorgaben fehlt bislang. Vielen Unternehmen ist unklar, ob sie Arbeitszeiten schon jetzt dokumentieren müssen, welche Methoden der Zeiterfassung aktuell erlaubt sind und was bei fehlerhaften Aufzeichnungen passiert.

Wir erklären, welche Regeln bereits heute gelten, was die Zeiterfassungspflicht für Ihren Arbeitsalltag bedeutet und mit welchen Tools Sie die Zeiterfassung rechtskonform umsetzen können.

Die Zeiterfassungspflicht schreibt Unternehmen vor, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden zu dokumentieren. Dazu zählen Beginn, Ende und Pausen der Arbeit einschließlich Überstunden. Die Erfassung soll am Tag der Arbeitsleistung erfolgen und minutengenau sein.

Das Ziel ist es, gesetzliche Arbeitszeit- und Ruhevorschriften einzuhalten und Mitarbeitende vor Überlastung zu schützen.

Die Zeiterfassungspflicht wurde eingeführt, um Mitarbeitende vor einer Überbelastung durch zu viele Überstunden zu schützen. Sie dient der Prävention von Arbeitskrankheiten wie Depressionen oder Burn-out, die durch zu lange Arbeitszeiten entstehen können. Außerdem schützt sie Arbeitnehmer vor unbezahlten Überstunden.

In Deutschland schrieb das Arbeitszeitgesetz bisher lediglich vor, Überstunden und Arbeit an Sonn- und Feiertagen aufzuzeichnen (§ 16 ArbZG). Ohne vollständige Zeiterfassung lässt sich jedoch kaum nachverfolgen, wie viele Überstunden eine Person tatsächlich leisten musste.

Mit einer Pflicht zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit lässt sich überprüfen, ob Unternehmen gesetzliche Vorgaben zum Arbeitsschutz einhalten. Dazu zählen etwa die tägliche Höchstarbeitszeit von acht Stunden und die Ruhezeit von elf Stunden zwischen zwei Arbeitstagen.

Im Jahr 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (EuGH, 14. Mai 2019 – C-55/18), dass alle EU-Mitgliedstaaten ein Gesetz zur Arbeitszeiterfassung einführen müssen:

Ausgangspunkt der EuGH-Entscheidung war die Klage einer spanischen Gewerkschaft gegen die Deutsche Bank in Spanien, die eine fehlende Zeiterfassung als Verstoß gegen Arbeitnehmerrechte wertete. Nur eine systematische Erfassung der Arbeitsstunden ermögliche es Arbeitgebenden, die Sicherheit und Gesundheit von Mitarbeitenden zu gewährleisten.

Daraufhin erklärte das Bundesarbeitsgericht (BAG) im Jahr 2022 die Zeiterfassung in Deutschland zur Pflicht. Die Begründung: Im Rahmen des Arbeitsschutzgesetzes sei bereits geregelt, wie viele Stunden Arbeitnehmende pro Tag maximal arbeiten dürften. Um den Arbeitsschutz zu garantieren, ergebe sich automatisch die Verpflichtung, die Arbeitszeit von Mitarbeitenden zu erfassen.

Die Verantwortlichkeit liegt damit bei den Arbeitgebenden. In welcher Weise Unternehmen die Vorgaben konkret umsetzen sollen, sollte ein erster Gesetzesentwurf zur Zeiterfassung im Jahr 2023 regeln. Der Entwurf wurde aufgrund von Uneinigkeiten in der Bundesregierung nicht weiterverfolgt, definierte aber bereits ein Kernelement: Die Zeiterfassung soll digital stattfinden.

Nach der Bundestagswahl im Jahr 2025 legte die Regierung fest, endgültig ein Gesetz zur digitalen Arbeitszeiterfassung mit klaren Vorgaben zu verabschieden. Noch für das Jahr 2026 ist geplant, dieses Gesetz im Rahmen einer Arbeitszeitreform zu erlassen. Einen entsprechenden Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes hat die Bundesministerin für Arbeit und Soziales im Juni 2026 vorgelegt.

Grundsätzlich gilt die Zeiterfassungspflicht für Unternehmen aus allen Branchen. Auch bei Mitarbeitenden, die remote oder im Homeoffice arbeiten, müssen Sie die Arbeitszeit erfassen. Einige Berufsgruppen und Positionen sind jedoch ausgenommen.

Laut §18 ArbZG sind bestimmte Personengruppen nicht vom Arbeitszeitgesetz betroffen. Da diese Personen nicht an Höchstarbeitszeiten gebunden sind, sind sie bislang auch von der Pflicht zur Zeiterfassung ausgenommen. Dazu gehören:

Weitere Ausnahmen der elektronischen Zeiterfassung sind laut neuestem Referentenentwurf vom Juni 2026 für Tarifverträge und kleine Betriebe vorgesehen:

Das EuGH-Urteil von 2019 und der BAG-Beschluss von 2022 verpflichten Arbeitgebende bereits heute zur Zeiterfassung. Ein kommendes Gesetz wird also lediglich die Vorgaben konkretisieren, mit welchen Methoden die Zeit erfasst werden muss.

Bisher steht laut EuGH-Entscheidung fest, dass Zeiterfassungssysteme „verlässlich, objektiv und leicht zugänglich“ sein müssen. Zusammen mit den geltenden Vorschriften des deutschen Arbeitszeit- und Arbeitsschutzgesetzes ergeben sich daraus bereits folgende Voraussetzungen:

Ein Stundenzettel auf Papier ist nicht empfehlenswert, da er sich leicht manipulieren lässt. Änderungen sind schwer nachvollziehbar und er ist somit weder verlässlich noch objektiv. Digitale Systeme sind in der Praxis meist die sinnvollere Lösung.

Um auf das kommende Gesetz vorbereitet zu sein, sollten Sie schon jetzt ein elektronisches Zeiterfassungstool bei Ihren Mitarbeitenden einführen, das den Vorgaben des EuGH entspricht.

Auch wenn die Zeiterfassungspflicht bereits gilt, sollten Sie nicht überstürzt ein neues System bei Ihren Mitarbeitenden einführen. Überlegen Sie sich gut, welche Methode und welches Programm für Ihr Unternehmen langfristig geeignet sind. Das Ziel ist nicht nur die rechtskonforme Umsetzung, sondern auch, dass sich die Zeiterfassung gut in den Arbeitsalltag integrieren lässt.

Die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden müssen Sie generell schon jetzt erfassen. Die Umsetzung der elektronischen Zeiterfassung ist jedoch mit technischem und administrativem Aufwand verbunden. Deswegen sind für die Umstellung auf ein digitales System je nach Unternehmensgröße unterschiedliche Übergangsfristen vorgesehen:

Unabhängig von den Übergangsfristen ist für die praktische Umsetzung vor allem entscheidend, in welcher Weise Sie die Arbeitszeit erfassen.

Bislang gibt es keine offiziellen Vorschriften dazu, welche Methoden der Zeiterfassung erlaubt sind. Die Vorgaben lassen sich aber aus den bisherigen Beschlüssen des EuGH und BAG ableiten. Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel sind weiterhin zulässig, können aber problematisch sein. Sie lassen sich leicht überschreiben und Änderungen sind nur schwer oder gar nicht nachvollziehbar.

Für eine manipulationssichere und damit rechtskonforme Zeiterfassung kommen also zwei Methoden in Betracht:

Wenn Sie wissen, mit welcher Methode Sie die Arbeitszeiten in Ihrem Unternehmen erfassen möchten, können Sie sich für ein passendes Tool entscheiden.

Mittlerweile gibt es zahlreiche Programme zur digitalen Arbeitszeiterfassung. Sie unterscheiden sich vor allem in ihrem Funktionsumfang, ihrer Zielgruppe und ihren Kosten. Neben der reinen Zeiterfassung bieten viele Tools zusätzliche Funktionen wie Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Projektzeiterfassung oder Schnittstellen zu Lohnbuchhaltungs- und HR-Software.

Welches Tool am besten geeignet ist, hängt von den Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Während kleine Betriebe oft mit einer einfachen Lösung auskommen, benötigen größere Unternehmen oder bestimmte Branchen häufig umfangreichere Funktionen.

Die Software Clockodo richtet sich beispielsweise an kleine und mittelgroße Unternehmen sowie Agenturen. Sie können Arbeitszeiten nicht nur erfassen, sondern auch Projekten und Kund:innen zuweisen. Clockodo bietet außerdem eine Abwesenheits- und Urlaubsplanung sowie Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware, Lohnabrechnung, Projektmanagement und HR-Software wie Personio.

In der Gastronomie, in Bau- und Handwerksbetrieben sowie in kleinen Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitenden sind hingegen Crewmeister oder Clockin verbreitet. Beide Lösungen sind als mobile App verfügbar und eignen sich besonders für die Schichtplanung.

Die Kosten für Zeiterfassungssoftware hängen vor allem von der Anzahl Ihrer Mitarbeitenden und dem gewünschten Funktionsumfang ab. Die meisten Anbieter verkaufen ihre Software im monatlichen oder jährlichen Abo, wobei längere Vertragslaufzeiten meist günstiger sind. Viele Tools können Sie zudem kostenlos testen.

Die meisten Programme berechnen die Kosten pro Nutzer:in. Günstige Lösungen wie Crewmeister starten bereits bei 1,50 € pro Nutzer:in und Monat. Umfangreichere Tools mit zusätzlichen Funktionen, etwa ZEP, kosten bis zu 18 € pro Nutzer:in und Monat.

Alternativ bieten einige Anbieter Festpreise für eine bestimmte Anzahl an Mitarbeitenden an. Das kann sich lohnen, wenn sich Ihre Teamgröße nur selten ändert.

Für kleine Unternehmen könnten sogar kostenlose Versionen ausreichen. Einige Anbieter bieten kostenlose Tarife an, die jedoch beim Funktionsumfang eingeschränkt sind. Wir haben uns einige davon genauer angesehen:

Bevor Sie ein Zeiterfassungstool bei Ihren Mitarbeitenden einführen, sollten Sie Ihre Anforderungen definieren. Entscheidend ist, ob Ihre Mitarbeitenden im Büro, im Homeoffice oder im Außendienst arbeiten. Daraus ergibt sich, ob eine Software im Browser, eine mobile App oder ein Terminal am besten geeignet ist.

Anschließend sollten Sie verschiedene Tools hinsichtlich Kosten und Nutzen vergleichen und überlegen, welche Funktionen Sie wirklich benötigen. Wenn Sie sich für ein Tool entschieden haben, sollten Sie es zunächst selbst testen. Erst wenn Sie alle Funktionen verstanden haben, sollten Sie Ihre Mitarbeitenden einweisen.

Dazu erklären Sie Ihren Mitarbeitenden am besten transparent, warum Sie das Tool einführen, welche Funktionen es gibt und den Nutzen der systematischen Zeiterfassung. Die Umstellung kann leichter sein, wenn Sie zunächst nur wenige Mitarbeitende in das neue Programm einarbeiten und es mit der Zeit auf das gesamte Unternehmen ausweiten.

Nach der Einführung sollten Sie Feedback einholen, etwa in Gesprächen oder kurzen Umfragen. So stellen Sie sicher, dass das System langfristig funktioniert.

Die Einführung der Zeiterfassung gelingt am besten Schritt für Schritt. So stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden das neue System akzeptieren und richtig nutzen. An diesen Schritten können Sie sich orientieren, um die Zeiterfassung bei Ihren Mitarbeitenden einzuführen:

Bei behördlichen Kontrollen im Rahmen des Arbeitsschutzes kann es sein, dass Sie die Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeitenden vorlegen müssen. Auch bei Rechtsstreitigkeiten ist eine fehlende Arbeitszeitdokumentation problematisch, z. B. falls Mitarbeitende Überstunden einklagen.

Da das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung noch aussteht, gibt es bislang keine konkreten Bußgeldvorschriften für unvollständige Aufzeichnungen. Es drohen allerdings bereits jetzt Bußgelder für Verstöße gegen Höchstarbeitszeiten:

Aus der Erfassung von Überstunden lässt sich laut BAG die generelle Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ableiten. Somit wird das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung vermutlich ähnliche Strafen im Falle einer inkorrekten Dokumentation vorsehen.

Auch ohne eigenständiges Gesetz ist die Zeiterfassung in Deutschland bereits Pflicht – das hat das Bundesarbeitsgericht 2022 klargestellt. Die Arbeitszeitreform soll die Vorgaben künftig konkretisieren. Bis dahin sollten Sie sich an den bestehenden Anforderungen des EuGH und des BAG orientieren.

Für eine objektive, verlässliche und zugängliche Zeiterfassung empfiehlt sich schon heute ein digitales Tool wie Clockodo, Crewmeister oder ZEP. So schaffen Sie eine rechtssichere Grundlage und erleichtern die spätere Umsetzung neuer gesetzlicher Vorgaben.

Entscheidend ist jedoch nicht nur die Software, sondern auch ihre Einführung im Unternehmen. Integrieren Sie die Zeiterfassung in Ihre Arbeitsabläufe und achten Sie darauf, dass sie für Ihre Mitarbeitenden möglichst einfach zu nutzen ist. Je unkomplizierter die Erfassung im Alltag funktioniert, desto höher ist die Akzeptanz – und desto zuverlässiger sind die erfassten Arbeitszeiten.