Beste Projektmanagement Software: 11 Tools im Test

Letzte Aktualisierung
28. Apr. 2023

Die Auswahl an Projektmanagement-Tools wird immer größer, und alle versprechen, Teams produktiver zu machen und die Arbeit zu erleichtern. Doch die Wahl der falschen Plattform kann am Ende mehr Probleme bereiten, als sie löst.

Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, haben wir 11 der bekanntesten Tools genau unter die Lupe genommen. So finden Sie leichter das passende Tool für Ihre Bedürfnisse im Projektmanagement.

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Testsieger 2024
monday Projektmanagement
monday Projektmanagement
(49.438 )
monday.com kombiniert ein attraktives Interface mit vielseitigen Anpassungsmöglichkeiten und liefert damit für kleine und mittelgroße Teams eines der besten Projektmanagement-Pakete auf dem Markt.
Intuitives Interface
200+ Integrationen
Viele Ansichten und Feldtypen
Starker Support
Chats und PNs fehlen
1,6
gut
Nutzer
2 - ∞
Projekte
3 - ∞
Aufgaben
1.000 - ∞
Ansichten
bis zu 8
monday Kostenlos
+ 3 weitere Tarife
 0,00 €
mtl. Effektivpreis
Kostenlos testen
ClickUp
ClickUp
(34.733 )
ClickUp ist eines der vielseitigsten Projektmanagement-Tools, weil sich beinahe jede Funktion und Einstellung personalisieren lässt. Dadurch ist die Plattform aber vergleichsweise komplex – und manchmal etwas langsam.
Enorme Flexibilität
Chats und Echtzeit-Kollaboration
Forever Free-Tarif
Gute Dokumentation
Komplex und (teilweise) langsam
1,7
gut
Nutzer
unbegrenzt
Projekte
5 - ∞
Aufgaben
unbegrenzt
Ansichten
bis zu 10
ClickUp Free
+ 2 weitere Tarife
 0,00 €
mtl. Effektivpreis
Asana Projektmanagement
Asana Projektmanagement
(134.405 )
Asana ist ein flotter und auf Hochglanz polierter Projektmanagement-Generalist, der für einfache Projekte und komplexe Vorgänge gleichermaßen geeignet ist und mit starken Automatisierungs- und Reporting-Funktionen punktet.
Sehr benutzerfreundlich
Viele Ansichten und Aufgabenfunktionen
Mächtige Automatisierungen
Vielseitige Reports
Kein Solo-Tarif
1,7
gut
Nutzer
15 - ∞
Projekte
unbegrenzt
Aufgaben
unbegrenzt
Ansichten
bis zu 8
Asana Basic
+ 2 weitere Tarife
 0,00 €
mtl. Effektivpreis
Teamwork.com
Teamwork.com
(1.072 )
Teamwork ist eine auf Agenturen ausgerichtete Projektmanagement-Plattform, die mit eingebauten Zeiterfassungs-, Budget- und Abrechnungsfunktionen besonders für die Verwaltung von Kundenprojekten geeignet ist.
Budget- & Abrechnungsfunktionen
Gut für Kundenprojekte
Solider Gratis-Tarif
Wenige Feldertypen
Schwache Lokalisierung
1,8
gut
Nutzer
5 - ∞
Projekte
unbegrenzt
Aufgaben
unbegrenzt
Ansichten
bis zu 7
Teamwork Free
+ 3 weitere Tarife
 0,00 €
mtl. Effektivpreis
Notion
Notion
(205.440 )
Als Wiki-ähnliche Wissensdatenbank mit Aufgabenmanagement-Funktionen ist Notion hervorragend dafür geeignet, Daten und Dokumente von Teams zentral zu speichern, aber weniger prozessbasiert als klassische Projektmanagement-Tools.
Nützliche Wiki-Funktionen
Gute Preis-Leistung
Eingebauter KI-Assistent
Zeiterfassung & Reporting fehlen
Keine Chats möglich
2,0
gut
Nutzer
1 - ∞
Projekte
unbegrenzt
Aufgaben
unbegrenzt
Ansichten
bis zu 7
Notion Free
+ 2 weitere Tarife
 0,00 €
mtl. Effektivpreis
Wrike Projektmanagement
Wrike Projektmanagement
(18.805 )
Wrike ist eine solide Projektmanagement-Plattform für Teams, die sich an die Bedürfnisse unterschiedlicher Teamgrößen und Projektprozesse anpassen lässt. Viele nützliche Funktionen sind aber erst in höheren Tarifen verfügbar.
Guter Gratis-Tarif
Viele Aufgabenfunktionen
Benutzerfreundliches Interface
Beschränkte Feldtypen
Kein Solo-Tarif
2,0
gut
Nutzer
25 - ∞
Projekte
unbegrenzt
Aufgaben
200 - ∞
Ansichten
bis zu 6
Wrike Free
+ 2 weitere Tarife
 0,00 €
mtl. Effektivpreis
Airtable
Airtable
(18.061 )
Airtable bietet als Hybrid aus Tabellen- und Datenbank-Software beinahe unbegrenzte Möglichkeiten – auch, aber nicht nur für Projektmanagement. Für datenintensive Projekte kann die Plattform ein echter Heilsbringer sein, allerdings ist sie vergleichsweise komplex.
Zahlreiche Feldtypen
Großzügige Gratis-Version
Gute KI-Integration
Toll für datenlastige Projekte
Für Anfänger komplex
2,1
gut
Nutzer
5 - ∞
Projekte
unbegrenzt
Aufgaben
1.000 - 125.000
Ansichten
bis zu 8
Airtable Free
+ 2 weitere Tarife
 0,00 €
mtl. Effektivpreis
alle anzeigen

Projektmanagement-Software: 11 Tools im Test

Fristen, Ziele, Meilensteine, Beteiligte: Projekte haben viele Komponenten, und je größer das Projekt, desto schwieriger wird es, den Überblick über diese Bestandteile zu behalten. Die richtige Projektmanagement-Software kann die Projektverwaltung deutlich erleichtern.

Die richtige Software muss aber erst einmal gefunden werden – und weil Teams auf unterschiedliche Weise zusammenarbeiten, gibt es keine Universallösung, die für alle funktioniert. Die Wahl der Plattform sollte also gut überlegt sein. Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir 11 Anbieter ausgiebig getestet.

Top Projektmanagement Software 2024
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pro Monat
monday
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ClickUp
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Asana
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pro Monat
Teamwork
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1.

monday.com: Benutzerfreundlicher Allrounder für kleine und mittlere Teams

Dass monday.com* nach dem unbeliebtesten Wochentag benannt ist, ist kein schlechtes Vorzeichen. In unserem Test landete das Tool sogar auf Platz 1, weil es uns mit einer soliden Kombination aus Benutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang und Flexibilität überzeugen konnte.

monday.com ist einfach eine gute Ausführung dessen, was eine moderne Projektmanagement-Plattform liefern kann. Das Interface ist intuitiv, die Strukturierung der Arbeitsbereiche logisch und die meisten Ansichten und Feldtypen für die Aufgabenplanung werden abgedeckt.

Was gefällt uns an monday.com?

monday.com ist benutzerfreundlich und die Grundlagen sind auch für technisch weniger versierte Personen schnell erlernt. Teammitglieder sollten sich in ihren Workspaces schnell zurechtfinden und die ihnen zugewiesenen Aufgaben managen können.

Für die Projektverwaltung bringt monday.com fast alle wichtigen Werkzeuge mit: Mit personalisierbaren Boards, einer großen Auswahl an Ansichten, benutzerdefinierten Feldtypen und erweiterten Funktionen zur Aufgabenplanung können Sie Ihre Projekte und Projektschritte vielseitig steuern.

monday.com ist der EXPERTE.de-Projektmanagement-Testsieger.

Dazu kommen mehr als 200 Integrationen, mit denen Sie monday.com in Ihre App-Welt integrieren, und praktische Automatisierungen mit vordefinierten Vorlagen, die Routineabläufe erleichtern.

Für wen ist monday.com geeignet?

monday.com ist besonders für kleinere und mittlere Teams geeignet, die eine intuitive Projektmanagement-Lösung für unterschiedliche Nutzertypen benötigen. Es gibt Teammitgliedern eine visuell ansprechende, klare Übersicht ihrer Aufgaben und deren Fristen, Beteiligten und Abhängigkeiten.

Was sind mögliche Schwächen von monday.com?

Leider sind viele Standardfunktionen (z. B. Automatisierungen, Integrationen, Zeiterfassung oder Formelspalte) und -ansichten (z. B. Kalender, Zeitleiste oder Gantt) erst in höheren Tarifen enthalten. Dadurch kann monday.com etwas teurer als andere Lösungen werden.

Zudem hat monday.com im Vergleich zu einigen anderen Plattformen kaum Kommunikations-Features eingebaut und verzichtet auf Chats oder Nachrichten komplett.

Und natürlich ist der monday.com-Ansatz sicherlich nicht für jedes Team die beste Wahl: Die Plattform ist mehr Daten- und weniger Prozess-basiert als andere Tools (z. B. Asana) und damit für die Darstellung mancher Workflows weniger passend.

Vor- und Nachteile von monday.com

  • Ansprechendes Interface, intuitive Bedienung
    Trotz der vielen Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten bleibt monday.com aus Nutzersicht übersichtlich.

  • 200+ Integrationen und Apps
    monday.com lässt sich mit zahlreichen Integrationen erweitern und in Apps einbauen, die Teams bereits verwenden.

  • Viele Support-Inhalte
    monday.com punktet mit einer gut ausgestatteten Wissensdatenbank, einer umfassenden technischen Dokumentation und Online-Kursen in der monday Akademie.

  • Hohe Kosten
    monday.com kann schnell teuer werden, wenn Sie alle Funktionen der Plattform nutzen möchten. Wichtige Features und Ansichten stecken leider hinter Bezahlschranken.

  • Kein Solo-Tarif
    monday.com ist keine gute Wahl für Freelancer und Solo-Selbstständige: Alle Premium-Tarife erfordern mehrere Lizenzen, also kommt nur der eingeschränkte Gratis-Tarif infrage.

  • Wenig Kommunikations-Features
    Sie können in Kommentaren mit Teammitgliedern kommunizieren, doch PNs oder Gruppenchats gibt es nicht. monday.com ist also kein Ersatz für eine Messaging-Plattform wie Slack.

Testergebnis
1,6
gut
zum Testbericht
Erweiterte Funktionen
Note 1,3
Dokumentation & Support
Note 1,3
Einrichtung & Bedienung
Note 1,7
Aufgaben & Planung
Note 1,7
Zusammenarbeit & Kommunikation
Note 2,0
2.

ClickUp: Umfangreich personalisierbare Projektmanagement-Zentrale

ClickUp
ClickUp
(34.733 )
ClickUp ist eines der vielseitigsten Projektmanagement-Tools, weil sich beinahe jede Funktion und Einstellung personalisieren lässt. Dadurch ist die Plattform aber vergleichsweise komplex – und manchmal etwas langsam.
Enorme Flexibilität
Chats und Echtzeit-Kollaboration
Forever Free-Tarif
Gute Dokumentation
Komplex und (teilweise) langsam
1,7
gut
Nutzer
unbegrenzt
Projekte
5 - ∞
Aufgaben
unbegrenzt
Ansichten
bis zu 10
ClickUp Free
+ 2 weitere Tarife
 0,00 €
mtl. Effektivpreis

ClickUp ist vielleicht nicht so hübsch wie monday.com, dafür ist das – zugegebenermaßen etwas überladene – Interface so vollgepackt mit nützlichen Features und anpassbaren Elementen, dass sich damit beinahe jeder Projektworkflow abbilden lässt. Das macht ClickUp zu einem der flexibelsten Projektmanagement-Tools aus unserem Test.

Was gefällt uns an ClickUp?

ClickUp ist, was man daraus macht. Beinahe jede Funktion, jede Einstellung und jedes Interface lässt sich personalisieren und an individuelle Bedürfnisse und Projektabläufe anpassen. Damit ist ClickUp prinzipiell für so ziemlich jeden Projekttyp geeignet.

Die verständliche Hierarchie, mit der sich Projekte auf unterschiedliche Team Spaces und Projektordner mit eigenen Regeln, Mitgliedern und Berechtigungen aufteilen lassen, ermöglicht eine klare Projektsteuerung auf unterschiedlichen Ebenen. Natürlich lassen sich Projekte und Aufgaben vielseitig visualisieren und organisieren.

ClickUp ist komplex, aber gut organisiert.

Im Gegensatz zu monday.com ist ClickUp zudem auch für die Echtzeit-Kommunikation geeignet: Neben Aufgabenzuweisungen und Kommentaren können Sie auch mit Teammitgliedern chatten und sogar gleichzeitig an Dokumenten arbeiten.

Für wen ist ClickUp geeignet?

ClickUp ist ideal für große und kleine Teams, die eine logisch strukturierte und flexibel anpassbare Projektmanagement-Lösung mit vielen Features, Ansichten und Potenzial für Personalisierung suchen.

Durch die steile Lernkurve und das komplexe Interface ist ClickUp aber vielleicht etwas zu viel des Guten, wenn Sie eine einfache Lösung benötigen oder die Anpassungsmöglichkeiten und erweiterten Funktionen kaum nutzen

Was sind mögliche Schwächen von ClickUp?

Es dauert eine Weile, bis man sich bei ClickUp zurechtfindet. Die vielen Einstellungsmöglichkeiten und das vollgepackte Interface sind zu Beginn etwas überwältigend und es kann ein wenig dauern, bis man die perfekte Kombination aus Ansichten und Darstellungen gefunden hat, um die eigenen Projektabläufe darzustellen.

Noch nerviger als die Komplexität, an die man sich mit der Zeit gewöhnt, ist die Performance der Plattform: Das Interface könnte noch deutlich flotter sein und kommt öfter einmal ins Stottern.

Vor- und Nachteile von ClickUp

  • Großzügiger Gratis-Tarif
    ClickUp punktet mit einem vergleichsweise großzügigen Forever-Free-Tarif, der unbegrenzt viele Aufgaben und die wichtigsten Funktionen unterstützt.

  • Enorme Flexibilität
    Fast jedes Feld und jede Funktion von ClickUp lässt sich auf die eine oder andere Weise anpassen. Das macht die Plattform vielseitiger personalisierbar als viele Konkurrenten.

  • Großer Funktionsumfang
    Chats, Dokumenten-Editing, Zeiterfassung, Formulare, KI-Assistent: ClickUp ist bis an den Rand mit Features gefüllt.

  • Steile Lernkurve
    ClickUp ist anfangs etwas überwältigend und nicht so einsteigerfreundlich wie andere Lösungen.

  • Interface manchmal langsam
    Die Benutzeroberfläche von ClickUp ist nicht flott genug und kommt regelmäßig ins Stottern.

  • Eventuell zu viele Funktionen
    ClickUp hat von allem etwas, doch wenn Sie viele der Funktionen gar nicht benötigen oder bereits mit anderen Lösungen abdecken, ist die Plattform unnötig vollgepackt.

Testergebnis
1,7
gut
zum Testbericht
Aufgaben & Planung
Note 1,3
Erweiterte Funktionen
Note 1,3
Dokumentation & Support
Note 1,7
Zusammenarbeit & Kommunikation
Note 2,0
Einrichtung & Bedienung
Note 2,3
3.

Asana: Intuitive Plattform für prozessbasiertes Projektmanagement

Asana Projektmanagement
Asana Projektmanagement
(134.405 )
Asana ist ein flotter und auf Hochglanz polierter Projektmanagement-Generalist, der für einfache Projekte und komplexe Vorgänge gleichermaßen geeignet ist und mit starken Automatisierungs- und Reporting-Funktionen punktet.
Sehr benutzerfreundlich
Viele Ansichten und Aufgabenfunktionen
Mächtige Automatisierungen
Vielseitige Reports
Kein Solo-Tarif
1,7
gut
Nutzer
15 - ∞
Projekte
unbegrenzt
Aufgaben
unbegrenzt
Ansichten
bis zu 8
Asana Basic
+ 2 weitere Tarife
 0,00 €
mtl. Effektivpreis

Asana ist mehr monday.com als ClickUp: Die Plattform ist nicht ganz so wandlungsfähig, dafür überaus einfach zu bedienen und auch für Anfänger leicht verständlich. Die Benutzeroberfläche zählt zu den besten auf dem Markt und gefällt uns sogar noch etwas besser als die unseres Testsiegers.

Was gefällt uns an Asana?

Bei Asana „flutscht“ die Arbeit einfach: Das flotte und durchdachte Interface, in dem sich sowohl einzelne Aufgaben als auch längere Projektworkflows mit Unteraufgaben und Abhängigkeiten gut organisieren lassen, verleiht teambasierten Projekten eine bereichernde Dynamik.

Das Interface von Asana zählt zu den besten auf dem Markt.

Auch Asanas Funktionsumfang ist solide und umfasst die wichtigsten Ansichten, Aufgabenfunktionen und erweiterte Features wie Automatisierungen, Reports und Formulare, sowie umfangreiche Integrationen.

Für wen ist Asana geeignet?

Asana ist eine gute Wahl für Teams, die eine prozessorientierte Projektmanagement-Plattform suchen, mit der sich Arbeitsabläufe von Anfang bis Ende organisieren und übersichtlich darstellen lassen.

Auch komplexe Aufgaben mit vielen Unteraufgaben und Abhängigkeiten lassen sich in ihre Elemente herunterbrechen und benutzerfreundlich in verschiedenen Ansichten anzeigen. Das macht Asana sowohl für kleine Teams mit einfachen Aufgaben als auch für größere Organisationen mit komplexen Projekten interessant.

Was sind mögliche Schwächen von Asana?

Auch Asana beschränkt sich bei den Kommunikations-Tools aufs Nötigste und unterstützt keine Chats oder erweiterte Kollaborations-Features. Zudem ist die Auswahl an benutzerdefinierten Feldern beschränkt, sodass einzelne Aufgaben weniger anpassungsfähig sind als bei anderen Plattformen.

Vor- und Nachteile von Asana

  • Flottes und intuitives Interface
    Asanas Benutzeroberfläche ist erstklassig. Sie ist schnell, gut strukturiert und einfach navigierbar – und holt damit auch Anfänger und neue Teammitglieder schnell ab.

  • Viele Ansichten und Aufgabenfunktionen
    Asana hat an fast alle wichtigen Ansichten gedacht und bietet erweiterte Funktionen für die Aufgaben- und Projektplanung, wie Unteraufgaben, Ziele und Abhängigkeiten.

  • Mächtige Automatisierungen
    Asana ist besonders gut darin, Routineaufgaben und -abläufe zu automatisieren. Sie können umfangreiche Regeln und Workflows selbst zusammenbauen oder die vielen Vorlagen nutzen.

  • Begrenzte Kollaborationsfunktionen
    Für schnelle Chats oder Video-Meetings hat Asana keine Funktionen eingebaut. Die Echtzeit-Kommunikation mit Ihrem Team müssen Sie also mit einer anderen Lösung abdecken.

  • Mangel an benutzerdefinierten Feldern
    Asana stellt weniger Feldtypen zur Auswahl als andere Programme. Die Personalisierung einzelner Aufgaben wird dadurch etwas eingeschränkt.

  • Kein Solo-Tarif
    Asana wäre prinzipiell auch für Freelancer eine gute Wahl – doch leider müssen Premium-Nutzer mindestens zwei Lizenzen bezahlen.

Testergebnis
1,7
gut
Einrichtung & Bedienung
Note 1,3
Erweiterte Funktionen
Note 1,3
Aufgaben & Planung
Note 1,7
Dokumentation & Support
Note 1,7
Zusammenarbeit & Kommunikation
Note 2,7
4.

Teamwork.com: Projektmanagement für Teams, die Kundenprojekte betreuen

Teamwork.com
Teamwork.com
(1.072 )
Teamwork ist eine auf Agenturen ausgerichtete Projektmanagement-Plattform, die mit eingebauten Zeiterfassungs-, Budget- und Abrechnungsfunktionen besonders für die Verwaltung von Kundenprojekten geeignet ist.
Budget- & Abrechnungsfunktionen
Gut für Kundenprojekte
Solider Gratis-Tarif
Wenige Feldertypen
Schwache Lokalisierung
1,8
gut
Nutzer
5 - ∞
Projekte
unbegrenzt
Aufgaben
unbegrenzt
Ansichten
bis zu 7
Teamwork Free
+ 3 weitere Tarife
 0,00 €
mtl. Effektivpreis

Die meisten großen Projektmanagement-Plattformen sind Generalisten, die sich nur ungern auf bestimmte Branchen oder Projekttypen beschränken – das würde schließlich die Zielgruppe schmälern.

Auch Teamwork.com ist grundsätzlich vielseitig, fokussiert sich aber dennoch auf bestimmte Organisationen: solche, die an Kundenprojekten arbeiten. Neben klassischen Projektmanagement-Funktionen unterstützt die Plattform somit viele Features, die die Arbeit mit Kunden erleichtert.

Was gefällt uns an Teamwork.com?

Teamwork.com punktet mit einem runden Funktionsumfang, der an die Bedürfnisse von Agenturen und Teams, die Kundenprojekte betreuen, angepasst ist.

Alle Standard-Features sind in kompetenter Ausführung vorhanden: Es gibt eine solide Auswahl an Projektansichten, benutzerdefinierte Felder und erweiterte Einstellungen für die Aufgabenplanung. Dazu kommen ausgeprägte Kollaborationsfunktionen, inklusive PNs, Gruppenchats und gemeinsames Dokumenten-Editing.

Teamwork.com unterstützt unterschiedliche Projektansichten, z. B. Kanban.

Dazu kommen ein paar Extras, die gezielt die Projektarbeit erleichtern sollen. Integrierte Budget- und Rechnungsfunktionen helfen Teams beispielsweise dabei, ihre Zeit effizient zu managen, abrechenbare Stunden von nicht abrechenbaren Stunden abzugrenzen und Projekte nach Abschluss auch gleich korrekt abzurechnen.

Für wen ist Teamwork.com geeignet?

Teamwork.com ist am besten für Teams und Agenturen geeignet, die Kundenprojekte betreuen. Weil die Plattform mehrere Funktionen – Projektmanagement, Zeiterfassung, Kommunikation, Budgetplanung und Abrechnung – unter einem Dach bietet, ist sie eine gute Wahl, wenn Sie eine einzige Lösung suchen, die „alles“ macht.

Weil die Plattform, wie der Name schon verrät, auf Kollaboration ausgelegt ist und alle Bezahltarife ein Lizenz-Minimum haben, ist Teamwork.com nicht für Einzelpersonen ausgelegt.

Was sind mögliche Schwächen von Teamwork.com?

Teamwork.com erfordert etwas Einarbeitung und macht die ersten Schritte nicht ganz so simpel und intuitiv wie beispielsweise Asana oder monday.com. In mancher Hinsicht ist die Plattform zudem weniger flexibel: Ein paar Ansichten (z. B. Galerie, Karte) fehlen und die Auswahl der Feldtypen für benutzerdefinierte Felder ist eingeschränkt.

Zudem geht das „All-in-One“-Konzept nur auf, wenn Sie die Funktionen auch wirklich nutzen: Wenn Sie andere Lösungen für die Zeiterfassung oder Abrechnung nutzen, ist Teamwork,com vielleicht etwas unnötig überladen.

Vor- und Nachteile von Teamwork.com

  • Praktische Funktionen für Kundenprojekte
    Durch integrierte Zeiterfassungs-, Budget- und Rechnungsfunktionen unterstützt Teamwork.com bei der gesamten Projektplanung von Kundenprojekten.

  • Effektive Zusammenarbeit und Kommunikation
    Als digitale Projektzentrale ist Teamwork.com auch für die Kommunikation mit Teammitgliedern geeignet – vor allem, wenn Sie entsprechende Upgrades nutzen.

  • Guter Gratis-Tarif
    Teamwork.com bietet einen soliden Gratis-Tarif, der die wichtigsten Projektmanagement-Features abdeckt.

  • Schwach eingedeutscht
    Die deutsche Lokalisierung von Teamwork.com ist unvollständig und nicht immer stimmig. Der Support-Bereich ist nur auf Englisch verfügbar.

  • Fehlende Feldtypen
    Die Auswahl an Feldtypen für benutzerdefinierte Felder ist eingeschränkt; beispielsweise fehlen Felder für Formeln, Bewertungen oder Beziehungen.

  • Echtzeit-Teamwork kostet extra
    Um die erweiterten Kollaborations-Features (z. B. Chats, Dokumenten-Management, Helpdesk-Funktionen) zu nutzen, müssen Sie kostenpflichtige Upgrades nutzen.

Testergebnis
1,8
gut
zum Testbericht
Erweiterte Funktionen
Note 1,3
Zusammenarbeit & Kommunikation
Note 1,7
Einrichtung & Bedienung
Note 2,0
Aufgaben & Planung
Note 2,0
Dokumentation & Support
Note 2,0
5.

Notion: Wiki trifft Projektmanagement

Notion
Notion
(205.440 )
Als Wiki-ähnliche Wissensdatenbank mit Aufgabenmanagement-Funktionen ist Notion hervorragend dafür geeignet, Daten und Dokumente von Teams zentral zu speichern, aber weniger prozessbasiert als klassische Projektmanagement-Tools.
Nützliche Wiki-Funktionen
Gute Preis-Leistung
Eingebauter KI-Assistent
Zeiterfassung & Reporting fehlen
Keine Chats möglich
2,0
gut
Nutzer
1 - ∞
Projekte
unbegrenzt
Aufgaben
unbegrenzt
Ansichten
bis zu 7
Notion Free
+ 2 weitere Tarife
 0,00 €
mtl. Effektivpreis

Notion geht einen etwas anderen Weg als die restlichen Programme unserer Top 5. Die Plattform ist kein reines Projektmanagement-Tool, sondern vielmehr eine Wiki-ähnliche Wissensdatenbank, mit der sich auch – aber nicht nur – Projekte organisieren und Aufgaben steuern lassen.

Die Pfade zum Projekterfolg sind bei Notion somit weniger stark vorgegeben als bei der Konkurrenz, doch wer Notion zu nutzen weiß, kann damit so ziemlich alle klassischen Projektmanagement-Funktionen abbilden - und noch viel mehr.

Was gefällt uns an Notion?

Mit seiner Wiki-ähnlichen Aufmachung, der Strukturierung in Teamspaces und den vielseitig anpassbaren Seiten und Blöcken bietet Notion eine flexible Grundlage für viele unterschiedliche Workflows und Anwendungsgebiete.

Notion ist Wissensdatenbank und Projektmanagement-Plattform in einem.

Eine Besonderheit sind natürlich die umfangreichen Wiki-Funktionen: Mit Notion können Sie ausführliche Wissensdatenbanken für Ihre Teams oder das komplette Unternehmen erstellen und gemeinsam in Echtzeit daran arbeiten.

Für wen ist Notion geeignet?

Notion ist eine gute Option für Teams, die viel Dokumentierung erfordern und/ oder eine Art internes Firmen-Wiki aufbauen möchten. Weil diese Wiki-Struktur nur der Anfang ist und auch leistungsstarke Projektmanagement-Features integriert sind, eignet sich Notion aber für die verschiedensten Team- und Projekttypen.

Was sind mögliche Schwächen von Notion?

Wer ein reines Projektmanagement-Tool sucht, das auf feste Arbeitsabläufe und Prozesse setzt und die Projektdarstellung in den Fokus rückt, ist bei Notion vielleicht an der falschen Adresse. Manche Funktionen, wie eine Zeiterfassung, Chats oder wirklich ausgereifte Reporting-Tools, fehlen zudem komplett.

Vor- und Nachteile von Notion

  • Umfangreiche Wiki-Funktionen
    Notion ist eine mächtige Wissensdatenbank, die sich hervorragend für die Organisierung und Bereitstellung wichtiger Informationen eignet.

  • Flexible Anpassungsmöglichkeiten
    Durch die anpassungsfähige Seitenstruktur ist Notion bis ins Detail personalisierbar und lässt sich an unterschiedliche Anwendungsfälle, Projekttypen und Arbeitsstile anpassen.

  • Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
    Notions Plus-Tarif deckt so ziemlich alle wichtigen Funktionen ab und ist dabei vergleichsweise erschwinglich.

  • Fehlende Features
    Bei Notion fehlen standardmäßig einige Funktionen, die von anderen Projektmanagement-Plattformen abgedeckt werden – z. B. Zeiterfassung, Chats oder umfangreiches Reporting.

  • Keine reine Projektmanagement-Plattform
    Notion ist ein Wiki-Tool mit Projektmanagement-Funktionen, nicht andersherum. Es hat viele Projekt- und Aufgaben-Features integriert, die jedoch nicht der zentrale Fokus sind.

  • Komplexe Einrichtung
    Notion ist sicherlich kein Selbstläufer: Einarbeitung und Ersteinrichtung sind komplizierter als bei anderen, weniger breit aufgestellten Projektmanagement-Tools.

Testergebnis
2,0
gut
zum Testbericht
Einrichtung & Bedienung
Note 1,7
Aufgaben & Planung
Note 1,7
Dokumentation & Support
Note 2,0
Zusammenarbeit & Kommunikation
Note 2,3
Erweiterte Funktionen
Note 2,3

Weitere Tools im Test

Die für Ihre Bedürfnisse ideale Plattform war bisher nicht dabei? Kein Problem – unsere Top 5 ist schließlich nur eine kleine Auswahl der verfügbaren Projektmanagement-Tools. Hier sind ein paar weitere Programme, die allesamt einen Blick wert sind:

Wrike Projektmanagement
Wrike Projektmanagement
(18.805 )
Wrike ist eine solide Projektmanagement-Plattform für Teams, die sich an die Bedürfnisse unterschiedlicher Teamgrößen und Projektprozesse anpassen lässt. Viele nützliche Funktionen sind aber erst in höheren Tarifen verfügbar.
Guter Gratis-Tarif
Viele Aufgabenfunktionen
Benutzerfreundliches Interface
Beschränkte Feldtypen
Kein Solo-Tarif
2,0
gut
Nutzer
25 - ∞
Projekte
unbegrenzt
Aufgaben
200 - ∞
Ansichten
bis zu 6
Wrike Free
+ 2 weitere Tarife
 0,00 €
mtl. Effektivpreis

Wrike ist eine mit monday.com und Asana vergleichbare Projektmanagement-Plattform, die auch Anfänger abholt und flexible Tools zur Aufgabenverwaltung mitbringt. Die Auswahl an benutzerdefinierten Feldtypen könnte etwas größer sein und Kollaborations-Features fehlen.

Airtable
Airtable
(18.061 )
Airtable bietet als Hybrid aus Tabellen- und Datenbank-Software beinahe unbegrenzte Möglichkeiten – auch, aber nicht nur für Projektmanagement. Für datenintensive Projekte kann die Plattform ein echter Heilsbringer sein, allerdings ist sie vergleichsweise komplex.
Zahlreiche Feldtypen
Großzügige Gratis-Version
Gute KI-Integration
Toll für datenlastige Projekte
Für Anfänger komplex
2,1
gut
Nutzer
5 - ∞
Projekte
unbegrenzt
Aufgaben
1.000 - 125.000
Ansichten
bis zu 8
Airtable Free
+ 2 weitere Tarife
 0,00 €
mtl. Effektivpreis

Airtable ist ein mächtiger Hybrid aus Datenbank-, Tabellen- und Projektmanagement-Lösung. Das „Excel auf Steroiden“ kann damit gerade für datenorientierte Projekte ein echter Gamechanger sein, ist aber weniger prozessorientiert und vergleichsweise komplex.

Trello Projektmanagement
Trello Projektmanagement
(159.673 )
Trello macht Projektmanagement im Kanban-Stil für kleine und mittelgroße Teams preiswert und intuitiv. Die Plattform ist aber weniger vielseitig als andere Programme und nicht für die Teamkommunikation geeignet.
Gut für Kanban
Starke Gratis-Version
Auch für Anfänger einfach
Viele Integrationen
Limitierter Funktionsumfang
2,1
gut
Nutzer
unbegrenzt
Projekte
10 - ∞
Aufgaben
unbegrenzt
Ansichten
bis zu 5
Trello Free
+ 2 weitere Tarife
 0,00 €
mtl. Effektivpreis

Trello nimmt sich nicht zu viel vor: Die Plattform setzt in erster Linie auf eine Kanban-basierte Projektorganisation für kleinere und mittelgroße Teams. Das gelingt auch ziemlich gut – macht Trello aber weniger vielseitig und anpassungsfähig als andere Plattformen.

Smartsheet
Smartsheet
(43.732 )
Excel trifft Projektmanagement: Smartsheet ist eine Tabellen-basierte Plattform, die als Arbeitszentrale für datenintensive Projekte eine gute Figur macht. Für Anfänger und visuelle Denker ist sie aber weniger geeignet.
Anpassbar und flexibel
Viele Dashboards und Reports
Mächtige Automatisierungen
Komplexe Bedienung
Wenig Kollaboration
2,3
gut
Nutzer
2 - ∞
Projekte
2 - ∞
Aufgaben
unbegrenzt
Ansichten
bis zu 7
Smartsheet Kostenlos
+ 2 weitere Tarife
 0,00 €
mtl. Effektivpreis

Smartsheet ist in dieser Liste am ehesten mit Airtable zu vergleichen: Auch hier handelt es sich um eine Tabellen-basierte Plattform für datenintensive Projekte, mit der sich – solange man weiß, wie – auch komplexe Projektpläne und -abläufe darstellen lassen. Die Plattform ist aber nicht primär darauf ausgelegt und erfordert ein gewisses Verständnis für die Tabellenkalkulation.

Basecamp Projektmanagement
Basecamp Projektmanagement
(35.222 )
Basecamp hat seinen Funktionsumfang bewusst beschränkt, um kleinen Teams eine intuitive Projektzentrale zu bieten, die nicht mit Möglichkeiten überladen ist. Das reich für einfache Projekte aus, ist für komplexere Vorhaben aber etwas limitierend.
Schnelle Einarbeitung
Gute Kollaborations-Features
Limitierter Funktionsumfang
Relativ hoher Einstiegspreis
Nur auf Englisch
2,5
befriedigend
Nutzer
+13,51 € / Nutzer
Projekte
unbegrenzt
Aufgaben
unbegrenzt
Ansichten
bis zu 3
Basecamp Standard
+ 1 weiterer Tarif
ab 13,51 €
mtl. Effektivpreis

Basecamp schränkt seinen Funktionsumfang ganz bewusst ein: Die Ansichten sind begrenzt, benutzerdefinierte Felder werden gar nicht erst unterstützt.

Dieser Fokus aufs Wesentliche macht Basecamp besonders unkompliziert und durch die eingebauten Kollaborations-Features ist die Plattform auch für die Teamkommunikation geeignet. Allerdings stößt man bei größeren und komplexeren Projekten oder individuellen Anforderungen schnell an die Grenzen der Plattform.

MeisterTask Projektmanagement
MeisterTask Projektmanagement
(15.790 )
MeisterTask ist ein digitales Kanban-Tool mit Zeiterfassung aus Deutschland, das die Planung einfacher Projekte erleichtert. Die Aufgabenstruktur ist aber streng vorgegeben; alternative Ansichten und erweiterte Funktionen fehlen.
Unternehmenssitz Deutschland
Gut für Kanban
Einfache Automatisierungen
Beschränkter Funktionsumfang
Vergleichsweise teuer
2,6
befriedigend
Nutzer
unbegrenzt
Projekte
3 - ∞
Aufgaben
unbegrenzt
Ansichten
bis zu 2
MeisterTask Basic
+ 2 weitere Tarife
 0,00 €
mtl. Effektivpreis

Ähnlich wie Basecamp beschränkt sich auch MeisterTask auf bestimmte Grundfunktionen, speziell auf die Projektplanung im Kanban-Stil. Wer seine Aufgaben auf Kanban-Boards organisieren möchte, kommt von MeisterTask eine benutzerfreundliche, digitale Plattform dafür gestellt. Allerdings ist es nicht möglich, aus dem Kanban-Schema auszubrechen.

Gesamtergebnis

Das komplette Ranking der 11 von uns getesteten Programme finden Sie hier:

1.
monday
1,6
Testergebnis
gut
2.
ClickUp
1,7
Testergebnis
gut
3.
Asana
1,7
Testergebnis
gut
4.
Teamwork
1,8
Testergebnis
gut
5.
Notion
2,0
Testergebnis
gut
7.
Airtable
2,1
Testergebnis
gut
8.
Trello
2,1
Testergebnis
gut
9.
Smartsheet
2,3
Testergebnis
gut
10.
Basecamp
2,5
Testergebnis
befriedigend
11.
MeisterTask
2,6
Testergebnis
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Ratgeber: So finden Sie die richtige Projektmanagement-Software

Nehmen Sie die Auswahl einer Projektmanagement-Lösung nicht auf die leichte Schulter. Das gilt natürlich für jede Investition in Unternehmenssoftware, doch für Projektmanagement-Plattformen ganz besonders: Sie sitzen schließlich im Zentrum der Arbeitsprozesse und berühren häufig den Alltag aller Teammitglieder.

Wir verraten, auf welche Kriterien Sie bei der Auswahl der passenden Projektmanagement-Tools achten sollten und welche Aspekte wir in unseren Testberichten berücksichtigt haben.

1.

Einrichtung & Bedienung

Jede Software hat eine Lernkurve, auch Projektmanagement-Tools. Doch es gibt einen Unterschied zwischen „komplex“ und „unübersichtlich“ – an Komplexität gewöhnt man sich. Ein gutes Projektmanagement-Tool sollte also auch komplexe Funktionen übersichtlich verpacken und Nutzer unterschiedlicher Hintergründe und Erfahrungsstufen abholen.

Erste Schritte & Tutorials

Zunächst ist wichtig, dass die Einrichtung einfach von der Hand geht. Die meisten Projektmanagement-Tools aus unserem Test bieten kostenlose Testversionen, die keine Angabe von Zahlungsdaten erfordern. Sie können sich einfach mit Ihren Anmeldedaten registrieren und die Features der Plattformen ausprobieren.

Positiv abgrenzen konnten sich Plattformen, die bereits die Registrierung als Gelegenheit nutzen, die Grundfunktionen der Software kurz zu erklären. Häufig erhalten Sie – wie hier bei Asana – im Verlauf der Einrichtung die Gelegenheit, ein erstes Projekt und dessen Aufgaben einzurichten:

Asana punktet mit einem übersichtlichen Setup-Prozess.

Wenn Sie die Ersteinrichtung abgeschlossen haben und zum ersten Mal in der Verwaltungszentrale landen, sollten Sie von einem Tutorial begrüßt werden, das die Benutzeroberfläche und die verfügbaren Werkzeuge kurz vorstellt. Idealerweise werden die Features anhand eines Beispielprojektes erklärt.

Bei Basecamp ist beispielsweise bereits das Einsteiger-Tutorial als Basecamp-Projekt angelegt, kombiniert also eine inhaltliche Anleitung mit einem naheliegenden Praxisbeispiel.

Basecamp erklärt seine Funktionsweise anhand eines Basecamp-Projekts.

Navigation und Bedienung

Die Benutzeroberfläche eines guten Projektmanagement-Tools sollte aber auch ohne lange Anleitungen und Erklärungen einfach verständlich sein. Wichtig ist ein gut organisiertes, zentrales Navigationsmenü, von dem aus die unterschiedlichen Funktionen und Bereiche schnell erreichbar sind, und eine logische Unterteilung in Unterbereiche.

Bewährt hat sich eine Drittelung der Oberfläche, wie sie etwa hier von Wrike vorgemacht wird: Links befindet sich das Navigationsmenü, mittig der Haupt-Arbeitsbereich Ihrer Projekte, rechts öffnet sich ein Detailmenü mit Informationen zu den einzelnen Projekten:

Das benutzerfreundliche Interface von Wrike.

Doch natürlich können auch andere Bedienkonzepte überzeugen, sofern sie intuitiv und logisch organisiert sind.

Organisation und Hierarchie

Apropos logisch organisiert: Es ist auch wichtig, dass sich die Organisationsstruktur der Plattform schnell erschließt und die Hierarchien klar sind.

Sie sollten nicht nur Ihre Aufgaben in Projekten organisieren, sondern auch diese Projekte auf unterschiedliche Weise gruppieren und organisieren können. Auch Aufgaben sollten wiederum – sofern diese Funktion unterstützt wird – übersichtlich in Unteraufgaben und Zwischenschritte unterteilt werden können.

ClickUp hat eine klare Hierarchie und viele Möglichkeiten, Projekte zu gruppieren.

Unterschiedliche Ansichten

Das Praktische an Projektmanagement-Plattformen ist, dass man Projekte damit aus unterschiedlichen Blickwinkeln betrachten und basierend auf unterschiedlichen Methoden visualisieren kann.

Mit der Tabellenansicht sehen Sie beispielsweise alle Aufgabendetails in einem Fenster, mit der Kanban-Ansicht können Sie den Projektfortschritt in Phasen einteilen, mit der Zeitleisten-Ansicht behalten Sie die zeitliche Abfolge Ihres Projekts im Blick und sehen und wie unterschiedliche Aufgaben zeitlich zusammenpassen.

Idealerweise sollten Projektmanagement-Plattformen so viele Ansichten wie möglich unterstützen und Nutzern die freie Wahl lassen, welche Ansichten sie für welche Projekte nutzen möchten.

Hier finden Sie eine Vergleichstabelle, die zeigt, auf welche Ansichten wir achten und welche Programme welche und wie viele Ansichten abdecken:

mondayClickUpTeamworkAsanaAirtableSmartsheetNotionWrikeTrelloBasecampMeisterTask
Liste
Tabelle
Kanban
Galerie
Kalender
Zeitleiste
Gantt
Mindmap
Meilensteine
Workload
Karte
Summe
8
10
8
8
8
7
7
6
5
3
2
Die meisten Plattformen unterstützen bestimmte Standardansichten, bei den erweiterten Ansichten gibt es aber große Unterschiede.

Mobile Bedienung

Die meisten Projektmanagement-Lösungen bieten längst eigene Smartphone-Apps, mit denen sich Projekte und Aufgaben auch unterwegs einsehen und abarbeiten lassen.

Wir erwarten von diesen Apps nicht, dass sie die Desktop-Zentrale ersetzen: Weil Projektmanagement viel Feinjustierung erfordert, werden die meisten Nutzer für die Big Picture-Projektplanung sicherlich die Web-Oberfläche bevorzugen. Am Smartphone wünschen wir uns schnelle Einblicke in Projekte und aktuell bevorstehende Aufgaben sowie die Möglichkeit, kleine Änderungen unkompliziert vorzunehmen.

Simplizität und ein beschränkter Funktionsumfang können sich hier auszahlen. Die App von MeisterTask ist beispielsweise gut gelungen, weil sie das Kanban-Spalten-Design der Weboberfläche sinnvoll aufs Smartphone portiert:

Die mobile App von MeisterTask überträgt die Kanban-Boards der Weboberfläche sinnvoll aufs Smartphone.

Eine benutzerfreundliche Projektmanagement-Plattform sollte also den Einstieg unkompliziert machen, eine logisch strukturierte Oberfläche mit klaren Hierarchien und Bereichen bieten und viele Ansichten abdecken, ohne unübersichtlich zu werden.

2.

Aufgaben & Planung

Projekte und Aufgaben sind in aller Regel die wichtigsten Organisationseinheiten von Projektmanagement-Plattformen.

Am meisten werden Sie dabei vermutlich mit Aufgaben zu tun haben, denn jede Aufgabe steht für einen konkreten Arbeitsschritt innerhalb eines Projekts. Die Erstellung, Anpassung und Verwaltung dieser Aufgaben muss also möglichst einfach von der Hand gehen und zugleich flexibel sein.

Aufgaben erstellen und bearbeiten

Es sollte eine Sache weniger Klicks sein, neue Aufgaben hinzuzufügen. Meist ist es direkt in den Projektansichten möglich: Hier klicken Sie im Bereich, in dem die Aufgabe angeordnet sein soll, einfach auf einen Button, um den neuen Datensatz anzulegen, der zunächst meist nur einen Namen benötigt.

Praktisch ist auch ein Schnellmenü, das die Erstellung einer Aufgabe von überall im Dashboard aus ermöglicht.

Meist gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, eine neue Aufgabe hinzuzufügen.

Die neu erstelle Aufgabe sollten Sie nun umfassend bearbeiten und mit allen nötigen Informationen ausstatten können. Auch das ist meist auf unterschiedliche Weise möglich: Bei Plattformen mit Tabellen-Ansicht können Sie die Aufgabenparameter direkt in der Tabelle bearbeiten, wo unterschiedliche Spalten für unterschiedliche Eigenschaften stehen.

Meist können Sie auch einfach auf eine Aufgabe klicken, um eine Detailansicht zu öffnen, in der alle standardmäßig verfügbaren Felder angezeigt werden. Jene decken in der Regel folgende Aspekte ab:

  • Aufgabenverantwortliche und -beteiligte

  • Aufgabenbeschreibung

  • Fristen

  • Priorität

  • Status

  • Anhänge

  • Unteraufgaben

  • Abhängigkeiten

  • Kommentare

Die unterschiedlichen Schaltflächen sollten in der Detailansicht übersichtlich angeordnet sein und sich einfach bearbeiten lassen, wie hier bei Trello:

Die Aufgaben-Detailseite bei Trello.

Benutzerdefinierte Felder

Aufgaben können viele Formen annehmen. Für unterschiedliche Teams und Nutzertypen sind dabei unterschiedliche Aspekte relevant, und nicht immer sind die standardmäßig integrierten Schaltflächen ausreichend, um alle Projektdaten einzufangen.

Richtig flexibel sind deshalb nur Plattformen, bei denen sich Aufgaben mit benutzerdefinierten Feldern anpassen lassen. Hier ist wichtig, wie viele und welche Feldtypen unterstützt werden – je mehr, desto besser.

Airtable unterstützt unter den von uns getesteten Programmen die meisten Feldtypen für benutzerdefinierte Felder.

Die Unterschiede zwischen den Plattformen aus unserem Test sind groß: Während sich Aufgaben bei manchen Lösungen, wie Airtable oder monday.com, mit eigenen Feldern umfassend personalisieren und an die eigenen Bedürfnisse anpassen lassen, unterstützen andere Lösungen wenige (z. B. MeisterTask, Trello) oder gar keine (Basecamp) benutzerdefinierten Felder.

In der Vergleichstabelle sehen Sie, wie viele und welche Feldtypen von den Plattformen unterstützt werden:

AirtablemondayNotionClickUpWrikeSmartsheetAsanaTeamworkTrelloMeisterTaskBasecamp
Text
Nummer
Einzelauswahl
Mehrfachauswahl
Checkbox
Datum
Person
Währung
Prozent
Dauer
Fortschritt
Bewertung
Dateien
Formel
Beziehungen
Rollup
Summe
16
14
13
12
10
9
8
6
5
3
0
Diese Feldtypen werden von den Projektmanagement-Tools aus unserem Test unterstützt.

Weitere Aufgaben-Funktionen

Die meisten Projekte haben mehrere Aufgaben. Oft stehen diese Aufgaben zueinander in Bezug oder müssen sich in einen bestimmten Projektablauf einfügen. Gute Projektmanagement-Lösungen sollten deshalb ein paar zusätzliche Werkzeuge bieten, um Aufgaben innerhalb des Projekts weiter zu kontextualisieren und herunterzubrechen.

Wir achten unter anderem auf folgende Funktionen:

  • Unteraufgaben: Oft sind Aufgaben nicht die kleinste Organisationseinheit, sondern bestehen ihrerseits wieder aus mehreren Unteraufgaben. Es sollte unkompliziert möglich sein, Aufgaben in weitere Arbeitsschritte zu unterteilen, und idealerweise sollten sich auch die Unteraufgaben individuell und mit allen Werkzeugen regulär bearbeiten lassen.

  • Abhängigkeiten: Es sollte möglich sein, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben einzurichten. Am gängigsten ist, dass eine bestimmte Aufgabe erst gestartet werden kann, wenn eine andere Aufgabe abgeschlossen wurden – doch auch andere Arten von Abhängigkeiten sind denkbar.

  • Meilensteine: Meilensteine repräsentieren den Abschluss wichtiger Projektetappen. Sie können die zeitliche Planung von Projekten und die Anordnung der Aufgaben erleichtern.

  • Ziele: Ziele sind übergeordnete Zielsetzungen für Teams oder das gesamte Unternehmen. Es kann beispielsweise motivierend sein, Quartalsziele und den aktuellen Fortschritt dorthin im Projektmanagement-Dashboard stets vor Augen zu haben.

Mit Unteraufgaben können Sie Aufgaben in kleinere Arbeitsschritte herunterbrechen.

Unteraufgaben und Abhängigkeiten werden von fast allen Projektmanagement-Plattformen aus unserem Test unterstützt. Meilensteine nur bei etwa der Hälfte – Ziele sogar bloß von zwei (Asana und ClickUp). Die folgende Tabelle zeigt, welche Programme welche erweiterten Aufgaben-Features unterstützten:

ClickUpAsanaWrikeTeamworkSmartsheetmondayNotionTrelloMeisterTaskAirtableBasecamp
Benutzerdefinierte Felder
Unteraufgaben
Aufgabenabhängigkeiten
Meilensteine
Ziele
Summe
5
5
4
4
4
4
3
2
2
1
0
Mit diesen erweiterten Aufgabenmanagement-Funktionen lassen sich Aufgaben detaillierter steuern.

Die Erstellung und Verwaltung von Aufgaben sollte also unkompliziert sein und Aufgaben sollten sich umfassend personalisieren, mit benutzerdefinierten Feldern anpassen und mit Unteraufgaben, Abhängigkeiten und Meilensteinen kontextualisieren lassen.

3.

Zusammenarbeit & Kommunikation

Die meisten Projektmanagement-Plattformen – auch solche, die prinzipiell für Einzelnutzer gut geeignet sind – sind auf Teams ausgelegt. Deshalb ist natürlich auch wichtig, wie nahtlos die Zusammenarbeit in den Online-Dashboards gelingt und welche Kollaborationsfeatures angeboten werden.

Teammitglieder einladen und Rechte verwalten

Die Grundlage ist eine gute Benutzerverwaltung. Es sollte einfach sein, Teammitglieder einzuladen, ob per E-Mail oder Einladungs-Link, und ihnen Rollen zuzuweisen. Besonders für größere Organisationen sind granulare Zugriffsrechte wichtig, denn nicht jeder Mitarbeitende sollte auf alle Bereiche Zugriff haben.

Neue Nutzer sollten schnell hinzugefügt sein.

Ebenso ist wichtig, dass es spezielle Nutzerrollen für externe Besucher gibt, beispielsweise für Freelancer oder Kunden, die nur zu ausgewählten Projektbereichen und Informationen Zugriff haben sollen.

Gemeinsame Aufgabenverwaltung

Die meisten Projektmanagement-Lösungen setzen auf eine Art asynchrone Zusammenarbeit: Jeder verrichtet seine Arbeit in seinem Dashboard individuell für sich und trägt seinen Teil zum großen Ganzen bei.

Aufgaben können bestimmten Teammitgliedern zugewiesen werden, sodass jedes Teammitglied weiß, was es zu tun hat. Wenn Aufgaben erstellt, zugewiesen, abgeschlossen oder zu einem anderen Status geschoben werden, erhalten Projektbeteiligte Benachrichtigungen.

Der grundlegende Austausch erfolgt meist in Form von Kommentaren im Projektbereich. Hier können Mitarbeitende einander markieren und kurze Nachrichten schreiben.

Die Kommentarspalte bei Wrike.

Diese Grundfunktionen sollten von jedem Programm abgedeckt werden. Wichtig ist, dass die Projektzuweisung reibungslos funktioniert, Benachrichtigungen zuverlässig verschickt werden und Kommentarbereiche übersichtlich integriert sind.

Echtzeit-Kollaboration und erweiterte Funktionen

Viele Plattformen – auch einige der am besten bewerteten Programme aus unserem Test – belassen es bei den oben genannten Basics. Das ist grundsätzlich kein Problem, weil viele Organisationen für die Kommunikation ohnehin andere Lösungen nutzen.

Einige Anbieter legen hingegen größeren Wert auf Echtzeit-Kollaborations-Tools und unterstützen auch die direkte Kommunikation über Chats und Gruppenchats, Messageboards, private Nachrichten oder sogar Video-Meetings. Teamwork oder Basecamp bieten beispielsweise viele Kanäle für die Teamkommunikation.

Bei Teamwork können Sie sich in Chats mit Ihren Teamkollegen austauschen.

Einige Plattformen (z. B. ClickUp oder Asana) ermöglichen auch die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, ähnlich wie bei Google Docs.

Praktisch können auch Wiki-Funktionen sein, die bei Notion beispielsweise besonders ausgeprägt sind: Damit lassen sich Dokumente für unterschiedliche Teams oder die ganze Organisation stimmig aufbereiten, an einem zentralen Ort speichern und nahtlos ins Projektmanagement einbinden.

Einen Vergleich der Kollaborations-Features, auf die wir in unseren Reviews achten, finden Sie hier:

TeamworkBasecampClickUpmondayNotionAsanaWrikeSmartsheetMeisterTaskAirtableTrello
Nutzergruppen
Private Nachrichten
Gruppenchat
Message-Board
Whiteboard
Dokumente
Wiki
Summe
6
6
5
4
3
3
1
1
1
1
0
Beschreibung hinzufügen...

Projektmanagement-Software sollte also eine umfassende Benutzerverwaltung mit unterschiedlichen Zugriffsrechten bieten und die asynchrone Zusammenarbeit so flott und hürdenfrei machen wie möglich

Richtig gute Noten gab es in diesem Kapitel aber nur für Programme, die mehr als die Grundlagen liefern und auch einige nützliche Kollaborations-Features und Möglichkeiten zur Echtzeit-Kommunikation anbieten.

4.

Erweiterte Funktionen

Natürlich haben die meisten Projektmanagement-Plattformen abseits der bereits besprochenen Aufgaben- und Team-Features noch viele weitere Funktionen. Zu den wichtigsten zählen:

  • Reporting: Beim Projektmanagement werden viele Daten erfasst. Die Auswertung dieser Daten kann wertvolle Insights hervorbringen; außerdem können visuell ansprechend aufbereitete Statistiken für die Stakeholderkommunikation wichtig sein. Deshalb sind eingebaute Reporting- und Statistiken-Features eine gute Ergänzung. Wichtig ist, dass Sie viele unterschiedliche Berichttypen anfertigen und die Parameter selbst anpassen können.

  • Formulare: Aufgaben sind im Prinzip nichts anderes als Formularvorlagen mit bestimmten Auswahlmöglichkeiten – also ist es kein Wunder, dass die meisten Projektmanagement-Plattformen Formularfunktionen integriert haben. Meist lassen sich Aufgaben direkt in Formulare umwandeln, deren Fragen Sie frei bearbeiten können.

    Die fertigen Formulare können Sie dann mit internen und externen Nutzern teilen und einrichten, dass aus ausgefüllten Formularen direkt Aufgaben erstellt werden sollen. So können Sie beispielsweise Feature-Requests oder Kundenbeschwerden direkt zu Aufgaben machen, die das Team abarbeiten kann.

Formulare sind perfekt für die schnelle Datenerfassung.

  • Zeiterfassung: Eine Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden ist besonders bei größeren Teams wichtig. Die Arbeitszeitdaten helfen dabei, die Wirtschaftlichkeit eines Projekts einzuschätzen, sowohl während als auch nach der Durchführung.

    Viele Projektmanagement-Tools haben deshalb Zeiterfassungs-Features integriert, mit denen Sie per Mausklick die abrechenbare oder nicht abrechenbare Zeit bestimmter Aufgaben tracken können.

  • Budget und Abrechnung: Neben der Zeiterfassung unterstützen Sie einige Plattformen noch umfassender bei der Budgetplanung. Bei Teamwork können Sie beispielsweise jedem Projekt ein Budget zuweisen und dann Aufgabe für Aufgabe prüfen, ob Sie finanziell auf dem richtigen Weg sind. Basierend auf den abrechenbaren Stunden können Sie am Ende sogar Rechnungen erstellen.

Bei Teamwork können Sie Projekte mit Budgets ausstatten.

  • Automatisierung: Bei fast allen Projektmanagement-Tools können Sie bestimmte Regeln und Automatismen einrichten, die Routine-Prozesse erleichtern. Meist gibt es bereits eine Vorauswahl gängiger Automatisierungen, die Sie nur noch an Ihre konkreten Abläufe anpassen müssen.

    Sie können Automatisierungen aber auch selbst erstellen. In der Regel handelt es sich dabei um eine Kombination aus Auslöser (Trigger) und Reaktion, mit optionalen Bedingungen dazwischen.

    Die Liste an Auslösern, Bedingungen und Reaktionen sollte möglichst umfangreich sein, sodass sich unterschiedliche Szenarien verwirklichen lassen. Zudem ist wichtig, dass der Baukasten zur Erstellung der Automatismen benutzerfreundlich ist und deren Abläufe nachvollziehbar visualisiert.

Bei Asana können Sie Automatisierungen auf einer Art Reißbrett erstellen.

  • KI-Funktionen: Auch die KI-Revolution ist im Projektmanagement angekommen und viele Plattformen haben mittlerweile an der einen oder anderen Stelle KI-Features eingebaut. Häufig handelt es sich bisher nur um ein Gimmick, doch manche Anbieter nutzen generative KI bereits recht smart. Bei Airtable können Sie Ihren Tabellen etwa ein KI-Feld hinzufügen, das basierend auf Prompts automatisch Inhalte zu allen Aufgaben einer Liste generiert.

  • Integrationen: Mit Apps und Schnittstellen können Sie Ihrer Projektmanagement-Plattform weitere Funktionen hinzufügen und sie mit den anderen Cloud-Lösungen, die Sie nutzen, verbinden. Die Integrationen sollten zahlreich und in Kategorien sortiert sein. Und weil kein Programm alle Schnittstellen bieten kann, ist auch eine eigene API wichtig, mit der sich Verbindungen zu weiteren Tools herstellen lassen.

Integrationen bei Smartsheet.

Hier finden Sie eine Vergleichstabelle, die zeigt, welche Programme aus unserem Test welche erweiterten Funktionen anbieten:

WrikeTrelloTeamworkSmartsheetNotionmondayMeisterTaskClickUpBasecampAsanaAirtable
Formulare
Automatisierung
Zeiterfassung
Integrations
Charts
Reporting
API
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Den „perfekten“ Funktionsumfang gibt es nicht: Jeder stellt andere Bedürfnisse an ein Projektmanagement-Tool und nutzt für viele dieser Extra-Features ohnehin lieber dedizierte Programme.

Sie sollten also das Programm auswählen, das die für Sie wichtigsten Funktionen in hochwertiger Form integriert hat und Schnittstellen zu den anderen Programmen, die Sie nutzen, bietet.

5.

Dokumentation & Support

Beim Support achten wir auf zwei Aspekte: die Qualität der angebotenen Hilfeinhalte und die Qualität der direkten Support-Kanäle.

Supportbereich und Dokumentation

Jede Plattform hat eine gewisse Lernkurve. Zu Beginn werden Sie deshalb häufiger einmal nachschlagen müssen, wo eine bestimmte Funktion zu Hause ist oder wie eine Einstellung funktioniert. Dafür sollten Sie im Hilfebereich des Anbieters schnell Antworten finden.

Hier wünschen wir uns Folgendes:

  • Leitfäden für Anfänger: Die ersten Schritte sind bekanntlich die schwersten. Die Grundfunktionen und Grundlagen der Plattform sollten deshalb in einem anfängerfreundlichen Schritt-für-Schritt-Leitfaden, der auch absolute Einsteiger abholt, erklärt werden.

  • FAQs und Anleitungen: Jede Funktion und Einstellung der komplexen Programme benötigt einen entsprechenden Eintrag im Support-Bereich. Die Artikel sollten ansprechend geschrieben und mit Screenshots, GIFs, Videos und Hyperlinks ausgestattet sein. Natürlich ist auch eine Suchfunktion wichtig, damit Sie schnell den passenden Artikel finden.

  • Videos und Webinare: Gerade fürs Onboarding Ihrer Mitarbeitenden und Teamkollegen können weitere Hilfeinhalte eine große Hilfe sein, insbesondere Videos oder Webinare.

Der Support-Bereich von ClickUp.

Direkte Kontaktmöglichkeiten

Vermutlich werden Sie nicht für alle Probleme selbst eine Lösung finden. Deshalb ist ein guter Direktsupport wichtig, der Ihre Fragen schnell und ausführlich beantwortet.

Die meisten Anbieter beschränken sich – in den regulären Tarifen – auf E-Mail-Support und Ticketsysteme, was für die meisten Fragen auch ausreicht. Manche Dienste, z. B. ClickUp, haben auch einen Live-Chat integriert. Telefon-Support ist selten. Für Enterprise-Kunden sind die Support-Optionen meist deutlich umfangreicher.

Gute Projektmanagement-Anbieter sollten also eine Vielzahl an qualitativ hochwertigen Support-Inhalten bieten und zugleich schnell und gewissenhaft auf mehreren Kanälen Rede und Antwort stehen, idealerweise in deutscher Sprache.

6.

Preis

Bei allen Anbietern aus unserem Vergleich haben Sie die Wahl aus mehreren Tarifen. Diese unterscheiden sich in den bereitgestellten Funktionen, den verfügbaren Ansichten und anderen Aspekten wie Speicherplatz oder der Anzahl möglicher Projekte.

Erfreulich ist, dass fast alle Anbieter einen kostenlosen Tarif zur Verfügung stellen. Diese Gratis-Versionen gehen weit über reine Testversionen hinaus. Häufig – wie bei Airtable oder ClickUp – umfassen sie alle wesentlichen Funktionen und könnten daher für bestimmte Nutzergruppen, insbesondere Einzelpersonen, vollkommen ausreichend sein.

In den Premium-Tarifen bezahlen Sie eine Lizenzgebühr pro Nutzer (ausgenommen sind externe Nutzer mit beschränkten Rechten). Manchmal ist für Tarife eine Mindestzahl an Lizenzen vorgeschrieben.

Preisvergleich der Anbieter

Die letztlichen Praxiskosten sind also davon abhängig, welchen Tarif Sie wählen und wie viele Teammitglieder die Lösung nutzen. Weil sich die Tarife und ihre Funktionen bei den Anbietern selten genau überschneiden, ist ein Preisvergleich gar nicht so einfach.

Mit unserem Preisrechner am Anfang dieser Seite können Sie mithilfe von Filtern die preislich attraktivsten Tarife für Ihre Anforderungen identifizieren. Die folgende Tabelle zeigt einen Preisvergleich der Anbieter aus unserem Test, basierend auf dem Preis für zehn Nutzer im günstigsten Tarif mit unbegrenzter Projektanzahl:

1.
Asana
Basic
0,00 €
Preis pro Jahr
2.
Wrike
Free
0,00 €
Preis pro Jahr
3.
Trello
Standard
540,54 €
Preis pro Jahr
4.
Teamwork
Starter
718,80 €
Preis pro Jahr
5.
Smartsheet
Pro
720,00 €
Preis pro Jahr
6.
ClickUp
Unlimited
756,76 €
Preis pro Jahr
7.
Notion
Plus
864,86 €
Preis pro Jahr
8.
monday
Basic
960,00 €
Preis pro Jahr
9.
MeisterTask
Pro
1.500,00 €
Preis pro Jahr
10.
Basecamp
Standard
1.621,62 €
Preis pro Jahr
11.
Airtable
Team
2.162,16 €
Preis pro Jahr

Fazit

Projektmanagement-Tools machen Projekterfolg nicht selbstverständlich – doch den Weg dorthin deutlich einfacher. Sie dienen als Sammelzentrale Ihrer Projekte und Aufgaben, helfen Projektmanagern bei der Verteilung von Ressourcen und unterstützen Teammitglieder bei der täglichen Planung ihrer Arbeit.

Wenn alles rund läuft, ist ein gutes Projektmanagement-Tool somit unerlässlich, um den Überblick zu behalten, Prioritäten zu setzen und Probleme rechtzeitig zu erkennen. Dass alles rund läuft, ist aber nicht garantiert. Zunächst müssen Sie nämlich die richtige Plattform auswählen – und weil jene den Alltag vieler oder sogar aller Teammitglieder berührt, sollten Sie diese Wahl nicht auf die leichte Schulter nehmen.

Unsere Rezensionen, Preisrechner und Vergleichsartikel können Ihnen dabei helfen, die beste Projektmanagement-Plattform für Ihre Bedürfnisse zu finden.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Projektmanagement-Software?

Projektmanagement-Software ist ein Programm, das Teams, Unternehmen und Einzelpersonen bei der Verwaltung von Projekten unterstützt. Es dient als digitale Verwaltungszentrale für Projekte und verleiht der Planung und Organisierung der Projekte Struktur. Dabei werden in übersichtlichen Weboberflächen alle Aufgaben, Fristen, Meilensteine und Arbeitsabläufe für Aufgaben festgehalten und mit den Beteiligten geteilt. So behalten alle Teammitglieder die Übersicht über die ihnen zugewiesenen Aufgaben und das Team behält den Überblick über den Projektfortschritt im Ganzen.

Welche Projektmanagement-Software ist am besten?

Welche Projektmanagement-Software am besten ist, lässt sich nicht pauschal sagen. Im Vergleich von EXPERTE.de landete monday.com auf Platz 1, weil es eine gute Kombination aus Benutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang und Flexibilität liefert. Unser Zweitplatzierter ClickUp hat sogar noch mehr Funktionen, ist dafür deutlich komplexer und weniger flott. Auf Platz 3 liegt Asana, das für prozessbasierte Projekte besonders geeignet ist. Andere Programme legen den Fokus auf Kollaborations-Features (z. B. Teamwork.com), dienen als eine Art Wissensdatenbank (z. B. Notion) oder kombinieren Spreadsheet- und Datenbank-Funktionen für eine datenorientierte Projektplanung (z. B. Airtable).

Was kostet eine Projektmanagement-Software?

Die Kosten einer Projektmanagement-Software sind vom gewählten Tarif und der Zahl der Lizenzen abhängig. Die meisten Plattformen bieten Gratis-Tarif mit eingeschränkten Funktionen und eine Reihe von Premium-Tarifen mit aufsteigenden Funktionen. Hier liegen die Preise – je nach Tarif – zwischen 5 und 20 € pro Monat und Nutzer.

Top Projektmanagement Software 2024
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monday
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Martin ist seit über acht Jahren freiberuflicher Texter im B2B-Bereich und spezialisiert sich auf technische Fallstudien für Tech-Unternehmen wie Google Cloud. Er lebt in London und betreibt dort seine eigene Firma, GSCRIBE, die sich auf Customer Success Stories und Employer Branding fokussiert. Bei EXPERTE.de teilt er sein Wissen über Software und Strategien, die Selbstständigen dabei helfen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und effizienter zu arbeiten.
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