Beste Projektmanagement Software: 11 Tools im Test

Fristen, Ziele, Meilensteine, Beteiligte: Projekte haben viele Komponenten, und je größer das Projekt, desto schwieriger wird es, den Überblick über diese Bestandteile zu behalten. Die richtige Projektmanagement-Software kann die Projektverwaltung deutlich erleichtern.

Die richtige Software muss aber erst einmal gefunden werden – und weil Teams auf unterschiedliche Weise zusammenarbeiten, gibt es keine Universallösung, die für alle funktioniert. Die Wahl der Plattform sollte also gut überlegt sein. Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir 11 Anbieter ausgiebig getestet.

Dass monday.com* nach dem unbeliebtesten Wochentag benannt ist, ist kein schlechtes Vorzeichen. In unserem Test landete das Tool sogar auf Platz 1, weil es uns mit einer soliden Kombination aus Benutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang und Flexibilität überzeugen konnte.

monday.com ist einfach eine gute Ausführung dessen, was eine moderne Projektmanagement-Plattform liefern kann. Das Interface ist intuitiv, die Strukturierung der Arbeitsbereiche logisch und die meisten Ansichten und Feldtypen für die Aufgabenplanung werden abgedeckt.

monday.com ist benutzerfreundlich und die Grundlagen sind auch für technisch weniger versierte Personen schnell erlernt. Teammitglieder sollten sich in ihren Workspaces schnell zurechtfinden und die ihnen zugewiesenen Aufgaben managen können.

Für die Projektverwaltung bringt monday.com fast alle wichtigen Werkzeuge mit: Mit personalisierbaren Boards, einer großen Auswahl an Ansichten, benutzerdefinierten Feldtypen und erweiterten Funktionen zur Aufgabenplanung können Sie Ihre Projekte und Projektschritte vielseitig steuern.

Dazu kommen mehr als 200 Integrationen, mit denen Sie monday.com in Ihre App-Welt integrieren, und praktische Automatisierungen mit vordefinierten Vorlagen, die Routineabläufe erleichtern.

monday.com ist besonders für kleinere und mittlere Teams geeignet, die eine intuitive Projektmanagement-Lösung für unterschiedliche Nutzertypen benötigen. Es gibt Teammitgliedern eine visuell ansprechende, klare Übersicht ihrer Aufgaben und deren Fristen, Beteiligten und Abhängigkeiten.

Leider sind viele Standardfunktionen (z. B. Automatisierungen, Integrationen, Zeiterfassung oder Formelspalte) und -ansichten (z. B. Kalender, Zeitleiste oder Gantt) erst in höheren Tarifen enthalten. Dadurch kann monday.com etwas teurer als andere Lösungen werden.

Zudem hat monday.com im Vergleich zu einigen anderen Plattformen kaum Kommunikations-Features eingebaut und verzichtet auf Chats oder Nachrichten komplett.

Und natürlich ist der monday.com-Ansatz sicherlich nicht für jedes Team die beste Wahl: Die Plattform ist mehr Daten- und weniger Prozess-basiert als andere Tools (z. B. Asana) und damit für die Darstellung mancher Workflows weniger passend.

ClickUp ist vielleicht nicht so hübsch wie monday.com, dafür ist das – zugegebenermaßen etwas überladene – Interface so vollgepackt mit nützlichen Features und anpassbaren Elementen, dass sich damit beinahe jeder Projektworkflow abbilden lässt. Das macht ClickUp zu einem der flexibelsten Projektmanagement-Tools aus unserem Test.

ClickUp ist, was man daraus macht. Beinahe jede Funktion, jede Einstellung und jedes Interface lässt sich personalisieren und an individuelle Bedürfnisse und Projektabläufe anpassen. Damit ist ClickUp prinzipiell für so ziemlich jeden Projekttyp geeignet.

Die verständliche Hierarchie, mit der sich Projekte auf unterschiedliche Team Spaces und Projektordner mit eigenen Regeln, Mitgliedern und Berechtigungen aufteilen lassen, ermöglicht eine klare Projektsteuerung auf unterschiedlichen Ebenen. Natürlich lassen sich Projekte und Aufgaben vielseitig visualisieren und organisieren.

Im Gegensatz zu monday.com ist ClickUp zudem auch für die Echtzeit-Kommunikation geeignet: Neben Aufgabenzuweisungen und Kommentaren können Sie auch mit Teammitgliedern chatten und sogar gleichzeitig an Dokumenten arbeiten.

ClickUp ist ideal für große und kleine Teams, die eine logisch strukturierte und flexibel anpassbare Projektmanagement-Lösung mit vielen Features, Ansichten und Potenzial für Personalisierung suchen.

Durch die steile Lernkurve und das komplexe Interface ist ClickUp aber vielleicht etwas zu viel des Guten, wenn Sie eine einfache Lösung benötigen oder die Anpassungsmöglichkeiten und erweiterten Funktionen kaum nutzen

Es dauert eine Weile, bis man sich bei ClickUp zurechtfindet. Die vielen Einstellungsmöglichkeiten und das vollgepackte Interface sind zu Beginn etwas überwältigend und es kann ein wenig dauern, bis man die perfekte Kombination aus Ansichten und Darstellungen gefunden hat, um die eigenen Projektabläufe darzustellen.

Noch nerviger als die Komplexität, an die man sich mit der Zeit gewöhnt, ist die Performance der Plattform: Das Interface könnte noch deutlich flotter sein und kommt öfter einmal ins Stottern.

Asana ist mehr monday.com als ClickUp: Die Plattform ist nicht ganz so wandlungsfähig, dafür überaus einfach zu bedienen und auch für Anfänger leicht verständlich. Die Benutzeroberfläche zählt zu den besten auf dem Markt und gefällt uns sogar noch etwas besser als die unseres Testsiegers.

Bei Asana „flutscht“ die Arbeit einfach: Das flotte und durchdachte Interface, in dem sich sowohl einzelne Aufgaben als auch längere Projektworkflows mit Unteraufgaben und Abhängigkeiten gut organisieren lassen, verleiht teambasierten Projekten eine bereichernde Dynamik.

Auch Asanas Funktionsumfang ist solide und umfasst die wichtigsten Ansichten, Aufgabenfunktionen und erweiterte Features wie Automatisierungen, Reports und Formulare, sowie umfangreiche Integrationen.

Asana ist eine gute Wahl für Teams, die eine prozessorientierte Projektmanagement-Plattform suchen, mit der sich Arbeitsabläufe von Anfang bis Ende organisieren und übersichtlich darstellen lassen.

Auch komplexe Aufgaben mit vielen Unteraufgaben und Abhängigkeiten lassen sich in ihre Elemente herunterbrechen und benutzerfreundlich in verschiedenen Ansichten anzeigen. Das macht Asana sowohl für kleine Teams mit einfachen Aufgaben als auch für größere Organisationen mit komplexen Projekten interessant.

Auch Asana beschränkt sich bei den Kommunikations-Tools aufs Nötigste und unterstützt keine Chats oder erweiterte Kollaborations-Features. Zudem ist die Auswahl an benutzerdefinierten Feldern beschränkt, sodass einzelne Aufgaben weniger anpassungsfähig sind als bei anderen Plattformen.

Die meisten großen Projektmanagement-Plattformen sind Generalisten, die sich nur ungern auf bestimmte Branchen oder Projekttypen beschränken – das würde schließlich die Zielgruppe schmälern.

Auch Teamwork.com ist grundsätzlich vielseitig, fokussiert sich aber dennoch auf bestimmte Organisationen: solche, die an Kundenprojekten arbeiten. Neben klassischen Projektmanagement-Funktionen unterstützt die Plattform somit viele Features, die die Arbeit mit Kunden erleichtert.

Teamwork.com punktet mit einem runden Funktionsumfang, der an die Bedürfnisse von Agenturen und Teams, die Kundenprojekte betreuen, angepasst ist.

Alle Standard-Features sind in kompetenter Ausführung vorhanden: Es gibt eine solide Auswahl an Projektansichten, benutzerdefinierte Felder und erweiterte Einstellungen für die Aufgabenplanung. Dazu kommen ausgeprägte Kollaborationsfunktionen, inklusive PNs, Gruppenchats und gemeinsames Dokumenten-Editing.

Dazu kommen ein paar Extras, die gezielt die Projektarbeit erleichtern sollen. Integrierte Budget- und Rechnungsfunktionen helfen Teams beispielsweise dabei, ihre Zeit effizient zu managen, abrechenbare Stunden von nicht abrechenbaren Stunden abzugrenzen und Projekte nach Abschluss auch gleich korrekt abzurechnen.

Teamwork.com ist am besten für Teams und Agenturen geeignet, die Kundenprojekte betreuen. Weil die Plattform mehrere Funktionen – Projektmanagement, Zeiterfassung, Kommunikation, Budgetplanung und Abrechnung – unter einem Dach bietet, ist sie eine gute Wahl, wenn Sie eine einzige Lösung suchen, die „alles“ macht.

Weil die Plattform, wie der Name schon verrät, auf Kollaboration ausgelegt ist und alle Bezahltarife ein Lizenz-Minimum haben, ist Teamwork.com nicht für Einzelpersonen ausgelegt.

Teamwork.com erfordert etwas Einarbeitung und macht die ersten Schritte nicht ganz so simpel und intuitiv wie beispielsweise Asana oder monday.com. In mancher Hinsicht ist die Plattform zudem weniger flexibel: Ein paar Ansichten (z. B. Galerie, Karte) fehlen und die Auswahl der Feldtypen für benutzerdefinierte Felder ist eingeschränkt.

Zudem geht das „All-in-One“-Konzept nur auf, wenn Sie die Funktionen auch wirklich nutzen: Wenn Sie andere Lösungen für die Zeiterfassung oder Abrechnung nutzen, ist Teamwork,com vielleicht etwas unnötig überladen.

Notion geht einen etwas anderen Weg als die restlichen Programme unserer Top 5. Die Plattform ist kein reines Projektmanagement-Tool, sondern vielmehr eine Wiki-ähnliche Wissensdatenbank, mit der sich auch – aber nicht nur – Projekte organisieren und Aufgaben steuern lassen.

Die Pfade zum Projekterfolg sind bei Notion somit weniger stark vorgegeben als bei der Konkurrenz, doch wer Notion zu nutzen weiß, kann damit so ziemlich alle klassischen Projektmanagement-Funktionen abbilden - und noch viel mehr.

Mit seiner Wiki-ähnlichen Aufmachung, der Strukturierung in Teamspaces und den vielseitig anpassbaren Seiten und Blöcken bietet Notion eine flexible Grundlage für viele unterschiedliche Workflows und Anwendungsgebiete.

Eine Besonderheit sind natürlich die umfangreichen Wiki-Funktionen: Mit Notion können Sie ausführliche Wissensdatenbanken für Ihre Teams oder das komplette Unternehmen erstellen und gemeinsam in Echtzeit daran arbeiten.

Notion ist eine gute Option für Teams, die viel Dokumentierung erfordern und/ oder eine Art internes Firmen-Wiki aufbauen möchten. Weil diese Wiki-Struktur nur der Anfang ist und auch leistungsstarke Projektmanagement-Features integriert sind, eignet sich Notion aber für die verschiedensten Team- und Projekttypen.

Wer ein reines Projektmanagement-Tool sucht, das auf feste Arbeitsabläufe und Prozesse setzt und die Projektdarstellung in den Fokus rückt, ist bei Notion vielleicht an der falschen Adresse. Manche Funktionen, wie eine Zeiterfassung, Chats oder wirklich ausgereifte Reporting-Tools, fehlen zudem komplett.

Die für Ihre Bedürfnisse ideale Plattform war bisher nicht dabei? Kein Problem – unsere Top 5 ist schließlich nur eine kleine Auswahl der verfügbaren Projektmanagement-Tools. Hier sind ein paar weitere Programme, die allesamt einen Blick wert sind:

Wrike ist eine mit monday.com und Asana vergleichbare Projektmanagement-Plattform, die auch Anfänger abholt und flexible Tools zur Aufgabenverwaltung mitbringt. Die Auswahl an benutzerdefinierten Feldtypen könnte etwas größer sein und Kollaborations-Features fehlen.

Airtable ist ein mächtiger Hybrid aus Datenbank-, Tabellen- und Projektmanagement-Lösung. Das „Excel auf Steroiden“ kann damit gerade für datenorientierte Projekte ein echter Gamechanger sein, ist aber weniger prozessorientiert und vergleichsweise komplex.

Trello nimmt sich nicht zu viel vor: Die Plattform setzt in erster Linie auf eine Kanban-basierte Projektorganisation für kleinere und mittelgroße Teams. Das gelingt auch ziemlich gut – macht Trello aber weniger vielseitig und anpassungsfähig als andere Plattformen.

Smartsheet ist in dieser Liste am ehesten mit Airtable zu vergleichen: Auch hier handelt es sich um eine Tabellen-basierte Plattform für datenintensive Projekte, mit der sich – solange man weiß, wie – auch komplexe Projektpläne und -abläufe darstellen lassen. Die Plattform ist aber nicht primär darauf ausgelegt und erfordert ein gewisses Verständnis für die Tabellenkalkulation.

Basecamp schränkt seinen Funktionsumfang ganz bewusst ein: Die Ansichten sind begrenzt, benutzerdefinierte Felder werden gar nicht erst unterstützt.

Dieser Fokus aufs Wesentliche macht Basecamp besonders unkompliziert und durch die eingebauten Kollaborations-Features ist die Plattform auch für die Teamkommunikation geeignet. Allerdings stößt man bei größeren und komplexeren Projekten oder individuellen Anforderungen schnell an die Grenzen der Plattform.

Ähnlich wie Basecamp beschränkt sich auch MeisterTask auf bestimmte Grundfunktionen, speziell auf die Projektplanung im Kanban-Stil. Wer seine Aufgaben auf Kanban-Boards organisieren möchte, kommt von MeisterTask eine benutzerfreundliche, digitale Plattform dafür gestellt. Allerdings ist es nicht möglich, aus dem Kanban-Schema auszubrechen.

Das komplette Ranking der 11 von uns getesteten Programme finden Sie hier:

Nehmen Sie die Auswahl einer Projektmanagement-Lösung nicht auf die leichte Schulter. Das gilt natürlich für jede Investition in Unternehmenssoftware, doch für Projektmanagement-Plattformen ganz besonders: Sie sitzen schließlich im Zentrum der Arbeitsprozesse und berühren häufig den Alltag aller Teammitglieder.

Wir verraten, auf welche Kriterien Sie bei der Auswahl der passenden Projektmanagement-Tools achten sollten und welche Aspekte wir in unseren Testberichten berücksichtigt haben.

Jede Software hat eine Lernkurve, auch Projektmanagement-Tools. Doch es gibt einen Unterschied zwischen „komplex“ und „unübersichtlich“ – an Komplexität gewöhnt man sich. Ein gutes Projektmanagement-Tool sollte also auch komplexe Funktionen übersichtlich verpacken und Nutzer unterschiedlicher Hintergründe und Erfahrungsstufen abholen.

Zunächst ist wichtig, dass die Einrichtung einfach von der Hand geht. Die meisten Projektmanagement-Tools aus unserem Test bieten kostenlose Testversionen, die keine Angabe von Zahlungsdaten erfordern. Sie können sich einfach mit Ihren Anmeldedaten registrieren und die Features der Plattformen ausprobieren.

Positiv abgrenzen konnten sich Plattformen, die bereits die Registrierung als Gelegenheit nutzen, die Grundfunktionen der Software kurz zu erklären. Häufig erhalten Sie – wie hier bei Asana – im Verlauf der Einrichtung die Gelegenheit, ein erstes Projekt und dessen Aufgaben einzurichten:

Wenn Sie die Ersteinrichtung abgeschlossen haben und zum ersten Mal in der Verwaltungszentrale landen, sollten Sie von einem Tutorial begrüßt werden, das die Benutzeroberfläche und die verfügbaren Werkzeuge kurz vorstellt. Idealerweise werden die Features anhand eines Beispielprojektes erklärt.

Bei Basecamp ist beispielsweise bereits das Einsteiger-Tutorial als Basecamp-Projekt angelegt, kombiniert also eine inhaltliche Anleitung mit einem naheliegenden Praxisbeispiel.

Die Benutzeroberfläche eines guten Projektmanagement-Tools sollte aber auch ohne lange Anleitungen und Erklärungen einfach verständlich sein. Wichtig ist ein gut organisiertes, zentrales Navigationsmenü, von dem aus die unterschiedlichen Funktionen und Bereiche schnell erreichbar sind, und eine logische Unterteilung in Unterbereiche.

Bewährt hat sich eine Drittelung der Oberfläche, wie sie etwa hier von Wrike vorgemacht wird: Links befindet sich das Navigationsmenü, mittig der Haupt-Arbeitsbereich Ihrer Projekte, rechts öffnet sich ein Detailmenü mit Informationen zu den einzelnen Projekten:

Doch natürlich können auch andere Bedienkonzepte überzeugen, sofern sie intuitiv und logisch organisiert sind.

Apropos logisch organisiert: Es ist auch wichtig, dass sich die Organisationsstruktur der Plattform schnell erschließt und die Hierarchien klar sind.

Sie sollten nicht nur Ihre Aufgaben in Projekten organisieren, sondern auch diese Projekte auf unterschiedliche Weise gruppieren und organisieren können. Auch Aufgaben sollten wiederum – sofern diese Funktion unterstützt wird – übersichtlich in Unteraufgaben und Zwischenschritte unterteilt werden können.

Das Praktische an Projektmanagement-Plattformen ist, dass man Projekte damit aus unterschiedlichen Blickwinkeln betrachten und basierend auf unterschiedlichen Methoden visualisieren kann.

Mit der Tabellenansicht sehen Sie beispielsweise alle Aufgabendetails in einem Fenster, mit der Kanban-Ansicht können Sie den Projektfortschritt in Phasen einteilen, mit der Zeitleisten-Ansicht behalten Sie die zeitliche Abfolge Ihres Projekts im Blick und sehen und wie unterschiedliche Aufgaben zeitlich zusammenpassen.

Idealerweise sollten Projektmanagement-Plattformen so viele Ansichten wie möglich unterstützen und Nutzern die freie Wahl lassen, welche Ansichten sie für welche Projekte nutzen möchten.

Hier finden Sie eine Vergleichstabelle, die zeigt, auf welche Ansichten wir achten und welche Programme welche und wie viele Ansichten abdecken:

Die meisten Projektmanagement-Lösungen bieten längst eigene Smartphone-Apps, mit denen sich Projekte und Aufgaben auch unterwegs einsehen und abarbeiten lassen.

Wir erwarten von diesen Apps nicht, dass sie die Desktop-Zentrale ersetzen: Weil Projektmanagement viel Feinjustierung erfordert, werden die meisten Nutzer für die Big Picture-Projektplanung sicherlich die Web-Oberfläche bevorzugen. Am Smartphone wünschen wir uns schnelle Einblicke in Projekte und aktuell bevorstehende Aufgaben sowie die Möglichkeit, kleine Änderungen unkompliziert vorzunehmen.

Simplizität und ein beschränkter Funktionsumfang können sich hier auszahlen. Die App von MeisterTask ist beispielsweise gut gelungen, weil sie das Kanban-Spalten-Design der Weboberfläche sinnvoll aufs Smartphone portiert:

Eine benutzerfreundliche Projektmanagement-Plattform sollte also den Einstieg unkompliziert machen, eine logisch strukturierte Oberfläche mit klaren Hierarchien und Bereichen bieten und viele Ansichten abdecken, ohne unübersichtlich zu werden.

Projekte und Aufgaben sind in aller Regel die wichtigsten Organisationseinheiten von Projektmanagement-Plattformen.

Am meisten werden Sie dabei vermutlich mit Aufgaben zu tun haben, denn jede Aufgabe steht für einen konkreten Arbeitsschritt innerhalb eines Projekts. Die Erstellung, Anpassung und Verwaltung dieser Aufgaben muss also möglichst einfach von der Hand gehen und zugleich flexibel sein.

Es sollte eine Sache weniger Klicks sein, neue Aufgaben hinzuzufügen. Meist ist es direkt in den Projektansichten möglich: Hier klicken Sie im Bereich, in dem die Aufgabe angeordnet sein soll, einfach auf einen Button, um den neuen Datensatz anzulegen, der zunächst meist nur einen Namen benötigt.

Praktisch ist auch ein Schnellmenü, das die Erstellung einer Aufgabe von überall im Dashboard aus ermöglicht.

Die neu erstelle Aufgabe sollten Sie nun umfassend bearbeiten und mit allen nötigen Informationen ausstatten können. Auch das ist meist auf unterschiedliche Weise möglich: Bei Plattformen mit Tabellen-Ansicht können Sie die Aufgabenparameter direkt in der Tabelle bearbeiten, wo unterschiedliche Spalten für unterschiedliche Eigenschaften stehen.

Meist können Sie auch einfach auf eine Aufgabe klicken, um eine Detailansicht zu öffnen, in der alle standardmäßig verfügbaren Felder angezeigt werden. Jene decken in der Regel folgende Aspekte ab:

Die unterschiedlichen Schaltflächen sollten in der Detailansicht übersichtlich angeordnet sein und sich einfach bearbeiten lassen, wie hier bei Trello:

Aufgaben können viele Formen annehmen. Für unterschiedliche Teams und Nutzertypen sind dabei unterschiedliche Aspekte relevant, und nicht immer sind die standardmäßig integrierten Schaltflächen ausreichend, um alle Projektdaten einzufangen.

Richtig flexibel sind deshalb nur Plattformen, bei denen sich Aufgaben mit benutzerdefinierten Feldern anpassen lassen. Hier ist wichtig, wie viele und welche Feldtypen unterstützt werden – je mehr, desto besser.

Die Unterschiede zwischen den Plattformen aus unserem Test sind groß: Während sich Aufgaben bei manchen Lösungen, wie Airtable oder monday.com, mit eigenen Feldern umfassend personalisieren und an die eigenen Bedürfnisse anpassen lassen, unterstützen andere Lösungen wenige (z. B. MeisterTask, Trello) oder gar keine (Basecamp) benutzerdefinierten Felder.

In der Vergleichstabelle sehen Sie, wie viele und welche Feldtypen von den Plattformen unterstützt werden:

Die meisten Projekte haben mehrere Aufgaben. Oft stehen diese Aufgaben zueinander in Bezug oder müssen sich in einen bestimmten Projektablauf einfügen. Gute Projektmanagement-Lösungen sollten deshalb ein paar zusätzliche Werkzeuge bieten, um Aufgaben innerhalb des Projekts weiter zu kontextualisieren und herunterzubrechen.

Wir achten unter anderem auf folgende Funktionen:

Unteraufgaben und Abhängigkeiten werden von fast allen Projektmanagement-Plattformen aus unserem Test unterstützt. Meilensteine nur bei etwa der Hälfte – Ziele sogar bloß von zwei (Asana und ClickUp). Die folgende Tabelle zeigt, welche Programme welche erweiterten Aufgaben-Features unterstützten:

Die Erstellung und Verwaltung von Aufgaben sollte also unkompliziert sein und Aufgaben sollten sich umfassend personalisieren, mit benutzerdefinierten Feldern anpassen und mit Unteraufgaben, Abhängigkeiten und Meilensteinen kontextualisieren lassen.

Die meisten Projektmanagement-Plattformen – auch solche, die prinzipiell für Einzelnutzer gut geeignet sind – sind auf Teams ausgelegt. Deshalb ist natürlich auch wichtig, wie nahtlos die Zusammenarbeit in den Online-Dashboards gelingt und welche Kollaborationsfeatures angeboten werden.

Die Grundlage ist eine gute Benutzerverwaltung. Es sollte einfach sein, Teammitglieder einzuladen, ob per E-Mail oder Einladungs-Link, und ihnen Rollen zuzuweisen. Besonders für größere Organisationen sind granulare Zugriffsrechte wichtig, denn nicht jeder Mitarbeitende sollte auf alle Bereiche Zugriff haben.

Ebenso ist wichtig, dass es spezielle Nutzerrollen für externe Besucher gibt, beispielsweise für Freelancer oder Kunden, die nur zu ausgewählten Projektbereichen und Informationen Zugriff haben sollen.

Die meisten Projektmanagement-Lösungen setzen auf eine Art asynchrone Zusammenarbeit: Jeder verrichtet seine Arbeit in seinem Dashboard individuell für sich und trägt seinen Teil zum großen Ganzen bei.

Aufgaben können bestimmten Teammitgliedern zugewiesen werden, sodass jedes Teammitglied weiß, was es zu tun hat. Wenn Aufgaben erstellt, zugewiesen, abgeschlossen oder zu einem anderen Status geschoben werden, erhalten Projektbeteiligte Benachrichtigungen.

Der grundlegende Austausch erfolgt meist in Form von Kommentaren im Projektbereich. Hier können Mitarbeitende einander markieren und kurze Nachrichten schreiben.

Diese Grundfunktionen sollten von jedem Programm abgedeckt werden. Wichtig ist, dass die Projektzuweisung reibungslos funktioniert, Benachrichtigungen zuverlässig verschickt werden und Kommentarbereiche übersichtlich integriert sind.

Viele Plattformen – auch einige der am besten bewerteten Programme aus unserem Test – belassen es bei den oben genannten Basics. Das ist grundsätzlich kein Problem, weil viele Organisationen für die Kommunikation ohnehin andere Lösungen nutzen.

Einige Anbieter legen hingegen größeren Wert auf Echtzeit-Kollaborations-Tools und unterstützen auch die direkte Kommunikation über Chats und Gruppenchats, Messageboards, private Nachrichten oder sogar Video-Meetings. Teamwork oder Basecamp bieten beispielsweise viele Kanäle für die Teamkommunikation.

Einige Plattformen (z. B. ClickUp oder Asana) ermöglichen auch die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, ähnlich wie bei Google Docs.

Praktisch können auch Wiki-Funktionen sein, die bei Notion beispielsweise besonders ausgeprägt sind: Damit lassen sich Dokumente für unterschiedliche Teams oder die ganze Organisation stimmig aufbereiten, an einem zentralen Ort speichern und nahtlos ins Projektmanagement einbinden.

Einen Vergleich der Kollaborations-Features, auf die wir in unseren Reviews achten, finden Sie hier:

Projektmanagement-Software sollte also eine umfassende Benutzerverwaltung mit unterschiedlichen Zugriffsrechten bieten und die asynchrone Zusammenarbeit so flott und hürdenfrei machen wie möglich

Richtig gute Noten gab es in diesem Kapitel aber nur für Programme, die mehr als die Grundlagen liefern und auch einige nützliche Kollaborations-Features und Möglichkeiten zur Echtzeit-Kommunikation anbieten.

Natürlich haben die meisten Projektmanagement-Plattformen abseits der bereits besprochenen Aufgaben- und Team-Features noch viele weitere Funktionen. Zu den wichtigsten zählen:

Hier finden Sie eine Vergleichstabelle, die zeigt, welche Programme aus unserem Test welche erweiterten Funktionen anbieten:

Den „perfekten“ Funktionsumfang gibt es nicht: Jeder stellt andere Bedürfnisse an ein Projektmanagement-Tool und nutzt für viele dieser Extra-Features ohnehin lieber dedizierte Programme.

Sie sollten also das Programm auswählen, das die für Sie wichtigsten Funktionen in hochwertiger Form integriert hat und Schnittstellen zu den anderen Programmen, die Sie nutzen, bietet.

Beim Support achten wir auf zwei Aspekte: die Qualität der angebotenen Hilfeinhalte und die Qualität der direkten Support-Kanäle.

Jede Plattform hat eine gewisse Lernkurve. Zu Beginn werden Sie deshalb häufiger einmal nachschlagen müssen, wo eine bestimmte Funktion zu Hause ist oder wie eine Einstellung funktioniert. Dafür sollten Sie im Hilfebereich des Anbieters schnell Antworten finden.

Hier wünschen wir uns Folgendes:

Vermutlich werden Sie nicht für alle Probleme selbst eine Lösung finden. Deshalb ist ein guter Direktsupport wichtig, der Ihre Fragen schnell und ausführlich beantwortet.

Die meisten Anbieter beschränken sich – in den regulären Tarifen – auf E-Mail-Support und Ticketsysteme, was für die meisten Fragen auch ausreicht. Manche Dienste, z. B. ClickUp, haben auch einen Live-Chat integriert. Telefon-Support ist selten. Für Enterprise-Kunden sind die Support-Optionen meist deutlich umfangreicher.

Gute Projektmanagement-Anbieter sollten also eine Vielzahl an qualitativ hochwertigen Support-Inhalten bieten und zugleich schnell und gewissenhaft auf mehreren Kanälen Rede und Antwort stehen, idealerweise in deutscher Sprache.

Bei allen Anbietern aus unserem Vergleich haben Sie die Wahl aus mehreren Tarifen. Diese unterscheiden sich in den bereitgestellten Funktionen, den verfügbaren Ansichten und anderen Aspekten wie Speicherplatz oder der Anzahl möglicher Projekte.

Erfreulich ist, dass fast alle Anbieter einen kostenlosen Tarif zur Verfügung stellen. Diese Gratis-Versionen gehen weit über reine Testversionen hinaus. Häufig – wie bei Airtable oder ClickUp – umfassen sie alle wesentlichen Funktionen und könnten daher für bestimmte Nutzergruppen, insbesondere Einzelpersonen, vollkommen ausreichend sein.

In den Premium-Tarifen bezahlen Sie eine Lizenzgebühr pro Nutzer (ausgenommen sind externe Nutzer mit beschränkten Rechten). Manchmal ist für Tarife eine Mindestzahl an Lizenzen vorgeschrieben.

Die letztlichen Praxiskosten sind also davon abhängig, welchen Tarif Sie wählen und wie viele Teammitglieder die Lösung nutzen. Weil sich die Tarife und ihre Funktionen bei den Anbietern selten genau überschneiden, ist ein Preisvergleich gar nicht so einfach.

Mit unserem Preisrechner am Anfang dieser Seite können Sie mithilfe von Filtern die preislich attraktivsten Tarife für Ihre Anforderungen identifizieren. Die folgende Tabelle zeigt einen Preisvergleich der Anbieter aus unserem Test, basierend auf dem Preis für zehn Nutzer im günstigsten Tarif mit unbegrenzter Projektanzahl:

Projektmanagement-Tools machen Projekterfolg nicht selbstverständlich – doch den Weg dorthin deutlich einfacher. Sie dienen als Sammelzentrale Ihrer Projekte und Aufgaben, helfen Projektmanagern bei der Verteilung von Ressourcen und unterstützen Teammitglieder bei der täglichen Planung ihrer Arbeit.

Wenn alles rund läuft, ist ein gutes Projektmanagement-Tool somit unerlässlich, um den Überblick zu behalten, Prioritäten zu setzen und Probleme rechtzeitig zu erkennen. Dass alles rund läuft, ist aber nicht garantiert. Zunächst müssen Sie nämlich die richtige Plattform auswählen – und weil jene den Alltag vieler oder sogar aller Teammitglieder berührt, sollten Sie diese Wahl nicht auf die leichte Schulter nehmen.

Unsere Rezensionen, Preisrechner und Vergleichsartikel können Ihnen dabei helfen, die beste Projektmanagement-Plattform für Ihre Bedürfnisse zu finden.