Beste HR-Software: 5 Tools im Vergleich

Wenn Unternehmen wachsen, wächst auch ihre Verantwortung. Je mehr Mitarbeitende dazukommen, um desto mehr Lohnabrechnungen, Urlaube und Fortbildungen muss sich die Personalabteilung kümmern – ganz zu schweigen vom Recruiting und Onboarding. Um diese Aufgaben zu vereinfachen, gibt es spezielle HR-Programme, die Prozesse automatisieren und optimieren. Doch welche ist die beste?

Wir verraten, was eine gute HR-Software können muss, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten, und welche Programme infrage kommen.

Als HR-Software bezeichnet man digitale Lösungen, die Unternehmen bei täglichen Personalaufgaben unterstützen. Zu ihren Standardfunktionen zählt die Verwaltung von Mitarbeiterdaten oder Lohn- und Gehaltsabrechnungen, doch auch fürs Recruiting oder die Personalentwicklung ist die Software nützlich.

Human Resources ist ein weites Feld, und jede HR-Software ist anders. Es gibt verschiedene Methoden, die verschiedenen Programme zu gruppieren: Beispielsweise unterscheidet man zwischen On-Premise-Lösungen, die vom IT-Team des Unternehmens verwaltet werden, und Cloud-Lösungen, die von Drittanbietern verwaltet werden und über den Browser bedient werden können.

Darüber hinaus gibt es Unterschiede, was den Funktionsumfang angeht: Manche Lösungen begreifen sich als Allrounder, während andere ganz bestimmte Anwendungsbereiche – beispielsweise das Recruiting – abdecken. Einige Programme bestehen auch aus unterschiedlichen Modulen, die Sie frei zusammensetzen können, um die perfekte Software für Ihre Bedürfnisse zu erhalten.

Wie Sie sehen, sind die Einsatzbereiche von HR-Software vielfältig. Wir haben einige der wichtigsten Funktionen und Anwendungsbereiche zusammengestellt:

Jedes HR-Tool ist einzigartig, und natürlich sind noch viele weitere Features denkbar. Deshalb sollten Sie den Funktionsumfang der HR-Software in der näheren Auswahl genau vergleichen und auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihrer Personalabteilung abstimmen.

Doch nun zur Preisfrage: Die Auswahl an HR-Programmen ist riesig – welche davon ist am besten? Pauschal lässt sich das natürlich kaum beantworten, schließlich gehen die Anforderungen von Unternehmen zu Unternehmen weit auseinander. Um Ihnen bei der Auswahl eines passenden Tools für Ihre Ansprüche zu unterstützen, haben wir ein paar der besten Anwärter für Sie zusammengestellt:

Personio verspricht kleinen und mittelständischen Unternehmen „mehr Zeit fürs Wesentliche“, indem es ihre gesamten HR-Prozesse in einer Software bündelt. Das umfasst Recruiting-Themen, Personalmanagement, Lohnabrechnung und mehr. Damit Personaler stets den Überblick behalten, sind alle Personaldaten und wichtige Dokumente von Mitarbeitenden in digitalen Personalakten hinterlegt.

Die Personio-Features sind grob in sieben Bereiche eingeteilt:

Personio ist sicherlich eines der umfangreichsten HR-Programme auf dem Markt, doch der Funktionsumfang geht nicht auf Kosten der Bedienbarkeit: Die Personio-Plattform ist sauber, elegant und benutzerfreundlich, und sollte von Mitarbeitenden und Administratoren nicht allzu viel Einarbeitung erfordern. Die unterschiedlichen Module sind im Menü gut voneinander abgetrennt, sodass man die gewünschte Funktion (z. B. Zeiterfassung oder Lohnbuchhaltung) nicht lange suchen muss.

Gut gefällt uns auch die Startseite: Hier sehen Sie übersichtlich, was gerade zu tun ist (z. B. überfällige Genehmigungen oder laufendes Mitarbeiter-Onboarding). Weil Personio eine deutsche Lösung ist, stehen auch die Server des Anbieters in Deutschland, was für manche Unternehmenskunden sicherlich wichtig sein dürfte.

Personio ist für kleinere und mittelständische Unternehmen geeignet, die ein wirklich allumfassendes HR-Tool benötigen, um die Personalverwaltung zu digitalisieren. Für besonders kleine Unternehmen und Start-ups, sowie für Firmen, die nur bestimmte HR-Features wie die Zeiterfassung benötigen, könnte Personio dagegen etwas zu komplex sein.

Obwohl die Personio-Plattform sehr intuitiv ist, gibt es sicherlich noch einfachere Lösungen – denn die schiere Anzahl an Funktionen und Modulen allein macht Personio etwas komplexer als viele andere Produkte. Zudem ist natürlich nicht jedes integrierte Feature so funktionsstark und flexibel wie Standalone-Varianten.

Etwas nervig ist, dass es die Preise von Personio seit 2023 nur auf Anfrage gibt.

Es gibt drei Tarife von Personio: Essential, Professional und Enterprise. Die genauen Preise müssen Sie beim Vertriebsteam erfragen. Eine Übersicht der Tarife und deren Grundfunktionen (Features im Bereich Recruiting und Personalentwicklung sind optional) finden Sie hier:

Sie können Personio 14 Tage lang völlig kostenlos testen. Eine Kreditkarte ist dafür nicht erforderlich.

HRworks hat mit Personio viel gemeinsam: Die Lösung ist ebenfalls aus Deutschland, zählt ebenso auf kleinere und mittelständische Unternehmen ab, und hat den gleichermaßen ambitionierten Plan, alle HR-Aufgaben in ein einziges Software-Tool zu packen.

HRworks unterteilt seine Funktionen in vier Bereiche:

HRworks hat viele Funktionen, die nicht nur Personalern den Arbeitsalltag erleichtern, sondern dank Self-Service-Möglichkeiten auch den Angestellten Zeit sparen. Krankmeldungen, Urlaubsanträge und andere Standard-Anfragen sind schnell abgewickelt, und auch Reisekostenbelege und/ oder Quittungen sind einfach hinterlegt. Praktisch ist die Kalenderansicht, die eine gute Übersicht über Abwesenheiten wie z. B. Urlaube gibt.

HRworks ist für kleine und mittlere Unternehmen geeignet, die eine umfangreiche HR-Lösung benötigen, die Mitarbeitende mit Self-Service-Funktionen unterstützt. Neben der Standard-HR-Verwaltung ist HRworks vor allem für die Abwesenheitsplanung und die Verwaltung von Reisekosten praktisch.

HRworks erhält zwar regelmäßig Design-Updates, und eine intuitive Web-Oberfläche gibt es heute neben der Desktop-Anwendung ebenfalls, doch ganz so modern wie andere Plattformen – insbesondere Personio – ist das Tool weiterhin nicht.

Die Preisstruktur von HRworks ist angenehm geradlinig: Es gibt keine Tarife mit unterschiedlichen Funktionen – stattdessen errechnet sich der Gesamtpreis aus einer Lizenzgebühr, die bei 7,90 € pro Nutzer liegt, und einer Grundgebühr, die von der Anzahl der Nutzer abhängt:

Wenn Sie also beispielsweise 20 Lizenzen benötigen, bezahlen Sie 158 € Lizenzgebühren und eine 40 € Grundgebühr, heißt insgesamt 198 € im Monat. Bei 120 Mitarbeitenden liegen die Lizenzgebühren bei 948 €, dazu kommt eine 80 € Grundgebühr, Sie bezahlen also 1.028 €. Auf der HRworks-Website können Sie mit einem Tarifrechner mit wenigen Klicks herausfinden, wie teuer es für Ihr Unternehmen wird.

Sie können HRworks kostenlos ausprobieren, allerdings nur nach einem Telefonat mit dem Vertriebsteam.

Nicht alle HR-Plattformen begreifen sich als All-in-One-Tool – manche Programme konzentrieren sich auch auf einen bestimmten Teilbereich der Personalverwaltung. Bei softgarden handelt es sich beispielsweise eine Talent Acquisition Suite: Sie unterstützt Unternehmen bei der Gewinnung neuer Mitarbeitender, indem sie das Bewerbermanagement vereinfacht und viele andere relevante Recruiting-Funktionen bietet.

Dabei wird softgarden zur zentralen Plattform für die Mitarbeitersuche: Sie können damit nicht nur eine eigene Karrierewebsite gestalten, sondern auch Stellenausschreibungen mit wenigen Klicks auf mehr als 300 Jobbörsen teilen. Darüber hinaus können Sie die Candidate Journey von Talenten verbessern, indem Sie die Bewerbung vereinfachen – beispielsweise mit Plattformen wie LinkedIn Apply – und mit Bewerbern besser kommunizieren.

Wenn sich Ihre Personalabteilung selbst um das Recruiting kümmert, ist ein Tool wie softgarden an Ihrer Seite eine enorme Entlastung. Nicht nur übernimmt und automatisiert es viele Prozesse, die Sie sonst aufwändig manuell durchführen müssten, es verbessert auch die Erfahrung bei Bewerbern und potenziellen Mitarbeitenden. Diesen Faktor sollte man beim Employer Branding niemals vernachlässigen.

Im benutzerfreundlichen softgarden-Dashboard behalten Sie den Überblick über ausgeschriebene Jobs und eingegangene Bewerbungen, sodass Sie vermeiden, Talente aufgrund langer Wartezeiten oder anderer Probleme zu verlieren. Im Talent-Pool können Sie zudem die Daten vergangener Bewerber speichern, um sich ein Netzwerk möglicher Talente aufzubauen.

softgarden ist für Unternehmen geeignet, die regelmäßig neue Mitarbeitende einstellen und dabei nicht nur Zeit sparen, sondern auch sicherstellen möchten, dass a) sich möglichst viele Leute auf ihre Stellenausschreibungen bewerben und b) Bewerber eine gute Candidate Journey erleben.

Die Kosten von softgarden sind von der Unternehmensgröße und dem Bedarf an neuen Mitarbeitenden abhängig, und können recht teuer werden. Wie viel genau Sie bezahlen müssen, erfahren Sie leider erst nach einer Rückmeldung vom Vertriebsteam.

Grundsätzlich gibt es zwei softgarden-Tarife bzw. Produkte: Das Bewerbermanagement und die Talent Acquisition Suite. Um die genauen Kosten zu erfahren, müssen Sie sich ein Angebot vom Anbieter einholen. Eine Übersicht der Funktionen finden Sie hier:

Eine Übersicht der Tarife finden Sie auf der softgarden-Website. Sie können das Tool 14 Tage lang kostenlos testen.

Mit BambooHR kehren wir zurück zu den klassischen HR-Komplettlösungen. Die Software aus den US unterstützt Sie – im Gegensatz zu softgarden – nicht nur beim Rekrutieren, sondern auch bei allen anderen Personalfragen, vom Onboarding über die Zeiterfassung bis zur Bezahlung.

BambooHR ist wie andere HR-Plattformen Cloud-basiert, also komplett im Browser nutzbar. Dort können Administratoren beispielsweise die digitalen Personalakten ihrer Mitarbeitenden einsehen, während Mitarbeitende Urlaubsanfragen und andere Anträge einreichen können.

BambooHR punktet mit vielen praktischen Automatisierungen: Schon beim Onboarding spart das Tool beispielsweise viel Zeit, indem es die Eingliederung neuer Mitarbeiter mit Onboarding-Templates personalisiert.

Mit BambooHR können Sie natürlich auch den Fortschritt von Mitarbeitenden im Auge behalten und Mitarbeitergespräche organisieren. Interessant ist der Fokus auf das Wohlbefinden und die Zufriedenheit der Menschen in Ihrem Unternehmen: Sie können beispielsweise Aspekte wie das Glück oder die Motivation von Mitarbeitenden messen, um diese langfristig zu verbessern und Probleme rechtzeitig zu erkennen.

BambooHR ist vor allem für internationale Unternehmen geeignet, die ein HR-Rundum-Tool suchen, das sich einfach einrichten lässt. Besonders beim Onboarding spart BambooHR viel administrative Arbeit, weshalb es unter anderem für schnell wachsende Unternehmen, die viele Mitarbeitende einstellen, eine gute Wahl ist.

BambooHR ist leider – im Gegensatz zur Konkurrenz aus Deutschland – nicht auf den deutschen Markt ausgerichtet, was sich beispielsweise beim Abwesenheitsmanagement oder den Feiertagen bemerkbar macht. Deutsche Unternehmen bzw. Unternehmen, die das Tool in Deutschland nutzen, haben also etwas mehr Aufwand bei der Einrichtung.

Auch BambooHR verrät nicht sofort, wie viel Sie für die Software bezahlen müssen, sondern bittet Sie darum, sich ein Angebot einzuholen. Generell gibt es dabei zwei Tarife: Essentials und Advantage. Wir stellen die beiden Tarife und ihre HR-Grundfunktionen kurz vor:

Eine komplette Preisübersicht finden Sie auf der BambooHR-Website. Sie können BambooHR sieben Tage lang kostenlos testen.

Mit Leapsome rundet ein eng spezialisiertes HR-Programm unsere Top 5 ab, das sich in erster Linie auf Performance-Management konzentriert. Als zentrale Plattform für Feedback, Mitarbeiterbefragungen, Performance-Reviews und Talententwicklung unterstützt Leapsome Unternehmen dabei, das Beste aus ihren Mitarbeitenden herauszuholen.

Im Leapsome-Dashboard behalten Sie im Blick, welche Ziele das Unternehmen und seine Mitarbeitenden verfolgen und wer wem Feedback erteilt hat. Unternehmen können individuell Lernpfade für die Talententwicklung aufsetzen und transparente Mitarbeiterbefragungen durchführen.

Schon allein das Konzept von Leapsome hat uns überzeugt: Das Tool hat das Potenzial, die Feedback-Kultur eines Unternehmens aufs nächste Level zu heben und langfristig ein besseres Arbeitsumfeld zu schaffen. Darüber hinaus punktet Leapsome aus technischer Sicht mit einer modernen Benutzeroberfläche und einer elegant-intuitiven Bedienung, die Mitarbeitende schnell gemeistert haben sollten.

Leapsom ist ein starkes Tool für Unternehmen, die ehrlich daran interessiert sind, die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden zu verbessern und eine Arbeitskultur zu schaffen, die auf Transparenz und Vertrauen beruht.

Damit Leapsome wirklich wirkt, muss es auch wirklich vom ganzen Unternehmen verstanden und genutzt werden. Wenn nicht alle mitziehen, könnte die Sinnhaftigkeit des Tools also begrenzt sein.

Auch bei Leapsome müssen Sie sich ein individuelles Angebot einholen. Die Software ist modular aufgebaut, die Kosten hängen somit neben der Anzahl der Mitarbeitenden und der Vertragsdauer auch von den gewählten Modulen ab. Es beginnt bei 8 € pro Nutzer.

Mehr Informationen zur Preisstruktur finden Sie auf der Leapsome-Website. Sie können das Programm 14 Tage lang kostenlos ausprobieren.

Mit der richtigen HR-Software an Ihrer Seite können Sie nicht nur Ihrer Personalabteilung das Leben erleichtern, sondern auch Ihren Mitarbeitenden und Bewerbern. Sie optimiert und automatisiert Standard-Prozesse, um Fehler zu vermeiden und Ihren HR-Teams mehr Zeit fürs Wesentliche zu geben – die Betreuung Ihrer Mitarbeitenden.

Die Auswahl an HR-Tools ist groß, und zu den besten gehören Personio, HRworks, softgarden, BambooHR und Leapsome. Welches davon für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, hängt von Ihren individuellen Bedürfnissen ab. Manche Programme erleichtern so ziemlich alle HR-Tätigkeiten (Personio, HRworks, BambooHR), andere sind auf bestimmte Themen wie Recruiting (softgarden) oder Performance-Management (Leapsome) spezialisiert.

Doch natürlich benötigt nicht jedes Unternehmen eine umfangreiche HR-Lösung: Wenn Sie nur wenige Mitarbeitende haben und nur ganz bestimmte Funktionen benötigen, ist es – je nachdem, was Sie brauchen – möglicherweise auch mit einer guten Zeiterfassungs-Software oder einer Buchhaltungssoftware mit Lohnbuchhaltung getan.