Papierkram Test: Macht es die Buchhaltung wirklich zum Kinderspiel?

Buchhaltung ist lästig – daraus macht die Software Papierkram mit ihrem etwas abwertenden Namen keinen Hehl. Das All-in-One-Tool möchte Unternehmen und Freiberuflern die Arbeit erleichtern, indem es die „Finanzbuchhaltung zum Kinderspiel“ macht. Ob das gelingt, verrät unser Test.

Papierkram* ist ein Buchhaltungs-Tool der deutschen odacer finanzsoftware GmbH mit Sitz in Wiesbaden. Es richtet sich gezielt an kleine und mittlere Unternehmen, sowie Freiberufler, und unterstützt jene bei allen unternehmerischen Bürotätigkeiten – von der Rechnungserstellung über die Belegerfassung bis zu den Steuer-Berichten.

Papierkram ist am PC, Tablet oder Smartphone nutzbar. Wir testeten die Software auf einem Windows-PC und einem Android-Smartphone.

Papierkram zählt zum kleinen Kreis der Buchhaltungs-Dienste, die auch völlig kostenlos verfügbar sind. Das macht die Anmeldung umso einfacher: Alle neuen Nutzer starten mit der Testversion des PRO+ Tarifs und wechseln dann am Ende der 15-tägigen Testphase automatisch zur kostenlosen Fassung. Eine Angabe von Zahlungsinformationen ist für die Registrierung also nicht nötig.

Klicken Sie auf der Papierkram-Website einfach auf den Button Jetzt starten und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein, um den Anmeldevorgang zu beginnen. Zunächst müssen Sie Ihre Unternehmensdaten angeben, die später im Briefkopf angezeigt werden.

Dabei werden Sie auch nach dem finanzrechtlichen Standort Ihres Unternehmens gefragt. Zur Auswahl stehen Deutschland, Österreich, die Schweiz und Luxemburg. Wenn Sie Kleinunternehmer und von der Umsatzsteuer befreit sind, können Sie dies ebenfalls bereits hier kennzeichnen.

Am Ende müssen Sie noch ein Passwort festlegen, und schon können Sie sich ins Papierkram-Dashboard einloggen. Dort erwartet Sie auf der Startseite zunächst eine Playlist hilfreicher Video-Tutorials, die die wichtigsten Funktionen vorstellen. Links zum Handbuch und dem Hilfebereich gibt es ebenfalls.

Das Papierkram-Dashboard ist sinnvoll strukturiert. Umrahmt wird es von einer Menü-Leiste mit Suchfunktion, die zum Hilfebereich und den Einstellungen führt. In den Einstellungen können Sie Ihre Unternehmensdaten bearbeiten, Benutzer verwalten, Apps einbinden und viele andere Optionen konfigurieren.

Der Haupt-Arbeitsbereich von Papierkram ist in verschiedene Tabs gegliedert. Wenn Sie mit der Maus über die Menüeinträge fahren, öffnet sich ein Auswahlmenü mit verschiedenen Unterbereichen. Grundsätzlich finden Sie hier folgende Menüpunkte:

Sie möchten unterwegs an Ihrer Buchhaltung arbeiten? Hier kommt die Smartphone-App von Papierkram ins Spiel: Sie ist primär dafür geeignet, mobil Zeit zu erfassen und Belege hinzuzufügen (eine Scan-Funktion gibt es dafür ebenfalls). Vom Smartphone aus Rechnungen zu schreiben, ist jedoch nicht möglich. Neue Kontakte und Kunden können Sie aber anlegen.

Uns hat das Bedienkonzept von Papierkram überzeugt: Die Benutzeroberfläche ist logisch in Haupt- und Unterbereiche strukturiert, sodass auf keiner Seite zu viele Informationen auf uns hereinprasseln. Dabei ist die Bedienung besonders für Freiberufler und Unternehmen optimiert, die projektbasiert arbeiten und ihre Arbeitszeiten genau tracken – die Zeiterfassung ist nimmt hier nämlich wesentlich mehr Platz ein als bei anderen Programmen.

Der Fokus auf die Zeiterfassung macht sich bei den Rechnungsfunktionen von Papierkram besonders bemerkbar. Doch beginnen wir bei den Basics: Um die Rechnungserstellung und die Zeiterfassung später möglichst schnell abzuhandeln, sollten Sie zunächst Ihre Kunden und Projekte anlegen.

Navigieren Sie zum Adressbuch, um Ihre Kunden und Lieferanten anzulegen. Geben Sie neben Standard-Angaben wie der Adresse und den Bankdaten auch Kontaktpersonen an, um jene bequem von Papierkram heraus kontaktieren zu können – beispielsweise bei Mahnungen.

Die Artikelverwaltung finden Sie in den Einstellungen unter Waren und Dienstleistungen. Hier können Sie Einträge (mitsamt Preis pro Einheit) hinzufügen, die Sie später bei der Rechnungsstellung nur noch auswählen müssen.

Zur Rechnungserstellung gelangen Sie über verschiedene Pfade. Wenn Sie bereits Kunden angelegt haben, können Sie im Adressbuch auf der Detailseite eines Kunden per Klick auf + Neu anlegen eine Rechnung direkt an den ausgewählten Kunden schicken. Ansonsten klicken Sie unter Einnahmen > Rechnungen auf + Neue Rechnung, um die Rechnungsmaske aufzurufen.

Eine Rechnung ist hier schnell erstellt: Wählen Sie einen Kunden aus, legen Sie Positionen an und fügen Sie mögliche Kommentare hinzu. Sie können die Zahlungsfrist festlegen, zwischen Netto- und Bruttorechnungen auswählen und Ihre Rechnung einem Projekt zuordnen.

Grundsätzlich ist es zudem möglich, verschiedene Rechnungsvorlagen anzulegen, aus denen Sie in der Rechnungsmaske nur noch die passende auswählen können. Diese Vorlagen erstellen und bearbeiten Sie in den Einstellungen im Bereich Dokumentvorlagen.

Hier lassen sich die sichtbaren Elemente und optische Aspekte wie die Schriftart anpassen. Relevant für Unternehmen mit internationalen Kunden: Es gibt auch eine englische Rechnungsvorlage (allerdings ist die Rechnungsstellung in anderen Währungen als € leider nicht möglich). Dank der Möglichkeit, individuelle CSS-Regeln einzubauen, können Sie das Rechnung-Design noch flexibler anpassen.

Wenn Sie eine Rechnung fertiggestellt haben, klicken Sie auf Rechnung speichern, um eine Vorschau des Dokuments zu sehen. Wenn alles passt, klicken Sie auf Abschließen. Sie können Sie Rechnung nun entweder downloaden und manuell per E-Mail versenden, oder sie direkt aus dem Programm heraus an eine bestimmte E-Mail-Adresse oder die Kontaktperson Ihres Kunden senden.

Leider ist es nicht möglich, eine eigene E-Mail-Domain für den Versand zu wählen, wenn Sie direkt über Papierkram versenden. Postversand wird ebenfalls nicht unterstützt.

Wie bereits erwähnt richtet sich Papierkram besonders an Unternehmen und Freiberufler, die projektbasiert arbeiten und ihre Arbeitszeit genau abrechnen möchten. In der Detailansicht Ihrer Kunden erstellen Sie neue Projekte, für die Sie auch einen Zeitraum und ein Budget definieren können.

Nun können Sie aufgewendete Zeit entweder manuell unter Zeiterfassung > Einzelbuchungen hinzufügen, oder über das Zeit-Widget oben rechts sekundengenau per Timer tracken. Sie müssen für die Zeiterfassung übrigens nicht zwingend ein Projekt angelegt haben, sondern können es auch direkt einem Kunden ohne Projekt zuweisen.

Aus der erfassten Zeit können Sie dann ganz einfach eine Rechnung erstellen: Klicken Sie unter Einnahmen > Rechnungen auf Neu aus erfassten Leistungen, wählen Sie das entsprechende Projekt aus und klicken Sie auf Abrechnen. Setzen Sie den Haken bei den abzurechnenden Aufgaben und klicken Sie auf den Button In Rechnung überführen.

Wir können nicht auf jedes Feature von Papierkram im Detail eingehen – hier ein Überblick über ein paar weitere wichtige Funktionen (mit Ausnahme der Angebote sind alle davon erst ab dem Pro+ Tarif verfügbar):

Insgesamt sind die Rechnungs-Funktionen von Papierkram mehr als solide, wobei sie sich insbesondere an kleinere Unternehmen und Freiberufler wenden, die projektbasiert arbeiten. Ein paar Funktionen fehlen uns zudem: Beispielsweise können Sie keine Rechnungen in Fremdwährungen schreiben, was für Unternehmen mit ausländischen Kunden problematisch sein könnte. Ein Kassenbuch wird ebenfalls nicht unterstützt.

Bei den Buchhaltungsfunktionen setzt sich der Fokus auf kleinere Unternehmen und Freiberufler fort. Jene können damit ihre täglichen Buchhaltungsaufgaben wie die Belegverwaltung erledigen, müssen jedoch einen Steuerberater heranholen, wenn die Bilanzierung nötig wird.

Beginnen wir mit der Konten- und Belegverwaltung:

Binden Sie Ihr Bankkonto bei Papierkram ein, um Belege mit wenigen Klicks einer Transaktion zuzuweisen. Durch die Schnittstellen vom BaFin-regulierten Anbieter FinTecSystems werden fast alle deutschen, sowie einige österreichischen und Schweizer Banken unterstützt.

Um ein neues Konto zu verbinden, klicken Sie unter Stammdaten > Konten auf Konto hinzufügen und folgen Sie den Anweisungen. Anschließend werden die Konten im entsprechenden Untermenü aufgelistet und Sie können die einzelnen Transaktionen einsehen und mit Belegen oder Rechnungen verbinden. Papierkram gleicht Rechnungen und hochgeladene Belege automatisch ab, um Ihnen einige Vorschläge zu präsentieren. Alternativ können Sie auch erst hier einen neuen Beleg hochladen, um ihn mit der Transaktion zu verbinden.

Belege fügen Sie im Einnahmen- bzw. Ausgaben-Menü hinzu. Falls es sich also um eine Ausgabe handelt, klicken Sie unter Ausgaben > Belege auf das Plus-Symbol oder den + Neuer Beleg-Button.

In der Belegmaske können Sie Belege hochladen, die Papierkram automatisch ausliest. Das klappte im Test recht gut – bei deutschen Belegen jedenfalls. Betrag und Belegdatum wurden dort meistens erkannt, die restlichen Daten sind schnell abgeglichen und eingegeben. Bei der Kategorie beruft sich Papierkram auf den Standardkontenrahmen SKR03.

Auch aus dem Beleg-Menü heraus können Sie nun ebenfalls Banktransaktionen auswählen, um sie dem entsprechenden Beleg zuzuweisen.

Die manuelle Zuweisung mit Papierkram ist recht einfach. Einen automatischen Abgleich, der für Transaktionen bzw. Belege automatisch das passende Gegenstück vorschlägt, gibt es ebenso. Schade ist jedoch, dass Sie trotz der Bankeinbindung Ihre Rechnungen nicht direkt aus Papierkram heraus bezahlen können.

Um sich für die Steuer vorzubereiten und generell den Überblick über Ihre Finanzen zu behalten, können Sie im Menüpunkt Berichte Ihren Cashflow einsehen und einige steuerrelevante Berichte anfertigen. Dazu zählt die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Sie dank XML-Export einfach zu Elster übertragen können. Auch eine Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) können Sie einsehen.

Natürlich lässt sich auch eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen, die Ihnen beim Ausfüllen der offiziellen ELSTER-Anlage hilft oder Ihrem Steuerberater als Grundlage dient. Ihre Betriebseinnahmen und -ausgaben sind dabei nach den entsprechenden Kategorien aufgelistet, die Elster-relevanten Zeilen werden ebenfalls angegeben.

Eine Exportfunktion gibt es jedoch nicht – Sie müssen die Einträge per Copy-and-paste in ein anderes Dokument einfügen oder die (einem Drucklayout zugeordnete) Seite drucken bzw. als PDF speichern.

Nicht möglich ist das Anfertigen einer Gewinn-und-Verlustrechnung: Falls Sie eine Bilanz benötigen, müssen Sie sich an Ihren Steuerberater wenden (dem Sie natürlich auch Zugriff auf Ihren Papierkram-Account geben können – siehe nächstes Kapitel).

Insgesamt deckt Papierkram die wichtigsten Buchhaltungs-Bedürfnisse von nicht bilanzierenden, kleineren Unternehmen und Freiberuflern ab. Die Berichte liefern allerdings wirklich nur das Nötigste, und die eine oder andere Standard-Funktion (automatische Belegzuweisung, Bezahlung von Rechnungen direkt in Papierkram) vermissen wir ebenfalls.

Die Erweiterungen und Extra-Features von Papierkram sind überschaubar, was vor allem an der bisher fehlenden API-Schnittstelle liegt. Hier finden Sie einen kurzen Überblick über die Erweiterungen sowie Funktionen, die wir in den anderen Kapiteln nicht unterbringen konnten.

Recht viel mehr gibt es hier leider nicht zu berichten: Die fehlende API-Schnittstelle ist ein klarer Minuspunkt. Wo andere Programme fehlende Features durch externe Erweiterungen ausgleichen können, muss man sich bei Papierkram bisher gedulden.

Über den Hilfe-Button im Hauptmenü gelangen Sie zum Handbuch und den FAQs von Papierkram. Die Support-Artikel im Handbuch decken alles Wichtige ab und erklären die Funktionen anschaulich anhand von Screenshots. Praktisch wären Links, die den Leser direkt zu den entsprechenden Features und Einstellungen im Papierkram-Dashboard führen.

Die FAQs sind nützlich, um herauszufinden, welche Funktionen Papierkram in welchem Umfang abdeckt – und welche nicht.

Wenn Sie direkt mit Papierkram-Support-Mitarbeitenden sprechen möchten, müssen Sie Ihr Anliegen per Kontaktformular schildern. Eine Support-Hotline oder einen Live-Chat gibt es nicht. Eine Antwort auf unsere Frage erhielten wir immerhin bereits nach wenigen Stunden. Der Support-Mitarbeiter konnte unsere Fragen zu unserer Zufriedenheit beantworten. Dennoch wäre für dringendere Anfragen eine direktere Kontaktmöglichkeit, beispielsweise per Telefon, wünschenswert.

Papierkram bietet die Wahl aus vier Tarifen: Free, Pro+, Team und Business.

Im kostenlosen Free-Tarif können Sie Angebote und Rechnungen erstellen, Ausgaben erfassen, Ihre Zeit tracken und Belege managen. Die Zeiterfassung via Android und iOS App ist hier auf 3 Buchungen pro Monat beschränkt.

Alle weiteren Standard-Funktionen sind erst im Pro+ Tarif integriert: Mahnungen, wiederkehrende Rechnungen, die automatische Belegerkennung, Anlagenverwaltung, DATEV-Export und Steuerberater-Zugang, sowie Berichte (EÜR, BWA, UStVa) sind erst hier verfügbar.

Wenn Sie mehreren Benutzern Zugang geben müssen, benötigen Sie einen der anderen Tarife – Team für bis zu 5 Nutzer, Business für bis zu 20.

Eine aktuelle Übersicht der Papierkram-Tarife finden Sie hier:

Vermutlich möchten Sie wissen, wie sich Papierkram preislich im Vergleich mit anderen Buchhaltungsprogrammen schlägt. In dieser Tabelle vergleichen wir den jeweils günstigsten Tarif der Anbieter in unserem Test, der eine Einnahmenüberschussrechnung unterstützt:

Papierkram ist eine gute Wahl für kleinere Unternehmen und Freiberufler, die projektbasiert arbeiten und ihre Arbeitszeiten möglichst genau planen und abrechnen möchten. Die Zeiterfassungs-Features sind der Star der Papierkram-Benutzeroberfläche, die sich (bei überschaubarer Mitarbeiter- und Projektzahl) auch gut als Projektmanagement-Tool eignet.

Abseits der Zeiterfassung punktet Papierkram mit einem generell simplen Bedienkonzept und ausgereiften Rechnungs-Funktionen, kann in Sachen Buchhaltung aber mit anderen Programmen nicht ganz mithalten. Für die Bilanzierung ist Papierkram nicht geeignet, zudem fehlen Funktionen wie die Möglichkeit, Rechnungen direkt im Dashboard zu bezahlen. Auch eine API-Schnittstelle lässt noch auf sich warten, sodass Sie auf Erweiterungen verzichten müssen.

Wenn Sie nicht bilanzieren müssen (oder die Steuerberatung dies für Sie erledigt) und Zeiterfassung ein wichtiges Kriterium für Sie ist, ist Papierkram sicherlich einen Blick wert.

In den von uns erfassten Kundenbewertungen kommt Papierkram auf eine „gute“ Note. Bei OMT werden beispielsweise die intuitive Oberfläche und die DSGVO-Konformität gelobt. Bei Trustpilot überwiegen hingegen die kritischen Stimmen, die beispielsweise den schwachen Support bemängeln.

Sie benötigen ein Buchhaltungs-Programm, das Sie schon jetzt bei der Bilanzierung unterstützt oder mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann? Dann könnten die Programme lexoffice oder sevDesk besser zu Ihnen passen: Beide punkten mit einem riesigen Funktionsumfang und sind trotzdem auch für Anfänger recht leicht zu bedienen.

Sie können auf Buchhaltung ganz verzichten, weil jene komplett vom Steuerberater oder einem anderen Programm erledigt wird? Vielleicht sind Sie dann mit einem reinen Rechnungs-Tool wie Zervant oder easybill besser bedient.

Die besten Papierkram-Alternativen finden Sie hier: