Buchhaltung

Umsatzsteuer-Voranmeldung: So machen Sie mit der UStVA alles richtig

Autor
Martin Gschwentner
Letzte Aktualisierung

Wenn Sie selbstständig und umsatzsteuerpflichtig sind, müssen Sie dem Finanzamt monatlich oder vierteljährlich eine Umsatzsteuer-Voranmeldung übermitteln. Ob Sie dazu verpflichtet sind, warum es die Regelung gibt und wie Sie dabei vorgehen müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was ist eine Umsatzsteuer-Voranmeldung – und wer muss sie machen?

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung (kurz: UStVA) ist eine steuerliche Verpflichtung für Unternehmer und Selbstständige, die umsatzsteuerpflichtig sind. Wer das ist, ist schnell beantwortet: Jeder, der nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällt, ist zur Umsatzsteuer verpflichtet. Kleinunternehmer sind Unternehmen und Freiberufler, deren Jahresumsatz maximal 22.000 € beträgt.

Wenn Sie darüber liegen, sind Sie kein Kleinunternehmer mehr – und müssen regelmäßig die Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen. Damit Sie nicht die gesamte Summe auf einmal zahlen müssen, führen Sie die Steuer in mehreren, übers Jahr verteilten Teilzahlungen ab. Mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung berechnen Sie die Höhe dieser Zahlungen selbst, bevor Sie sie ans Finanzamt überweisen.

Vorteil der Umsatzsteuerpflicht: Holen Sie sich Vorsteuer zurück

Die Umsatzsteuerpflicht bringt bürokratischen Aufwand mit sich, hat aber auch ihre Vorteile – insbesondere den Vorsteuerabzug. Wer umsatzsteuerpflichtig ist, hat nämlich das Recht, sich die Vorsteuer, die bei Investitionen bezahlt wurde (also die auf Eingangsrechnungen bezahlte Umsatzsteuer), zu 100 % vom Finanzamt zurückzuholen.

Heißt in der Praxis: Wenn Sie Leistungen oder Waren für Ihr Unternehmen einkaufen, die Umsatzsteuer enthalten, müssen Sie jene zunächst ganz normal bezahlen. Mit der UStVA können Sie sie sich im Anschluss jedoch als Vorsteuer vom Finanzamt zurückerstatten lassen.

Wie oft wird die Umsatzsteuer-Voranmeldung fällig?

Sie müssen die Umsatzsteuer-Voranmeldung entweder monatlich oder quartalsweise/ vierteljährlich abgeben. Wenn Ihre Zahllast besonders gering ist, kann es auch sein, dass es mit der jährlichen Umsatzsteuererklärung getan ist.

Wie oft Sie die Umsatzsteuererklärung abgeben und Teilzahlungen ans Finanzamt abführen müssen, hängt also von Ihrer Zahllast im Vorjahr ab. Dabei gelten folgende Regeln:

Im Vorjahr bezahlte UmsatzsteuerVoranmeldungszeitraum

bis 1.000 €

keine Umsatzsteuer-Voranmeldung nötig – es genügt eine Jahresumsatzsteuererklärung

zwischen 1.000 € und 7.500 €

quartalsweise Umsatzsteuer-Voranmeldung

mehr als 7.500 €

monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung

Wann genau muss ich die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben?

Egal, ob Sie zur monatlichen oder quartalsweisen Abgabe verpflichtet sind: Stichtag ist der 10. Tag des folgenden Monats. Die UStVA für Januar muss also am 10. Februar abgegeben werden, die Voranmeldung fürs erste Quartal (Januar-März) am 10. April. Fällt der 10. aufs Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich die Frist automatisch auf den nächsten Werktag.

Es gibt auch die Möglichkeit, eine Dauerfristverlängerung zu beantragen. Damit ist die Abgabe der UStVA (und damit auch die Zahlung der Umsatzsteuer) dauerhaft einen Monat später möglich. Den Antrag können Sie direkt über das Steuerprogramm ELSTER ans Finanzamt schicken.

Hinweis: Dauerfristverlängerung bei monatlichen UStVA

Wenn Sie die Dauerfristverlängerung beantragen, aber monatlich zur Abgabe der UStVA verpflichtet sind, besteht das Finanzamt auf eine Sondervorauszahlung. Jene beträgt 1/11 der Steuerschuld vom Vorjahr, und wird im Januar fällig.

Mit der Dauerfristverlängerung verschaffen Sie sich mehr Zeit für die Abgabe Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Umsatzsteuer-Voranmeldung zu spät abgegeben: Womit Sie rechnen müssen

Sie haben die UStVA zu spät abgegeben? Dann könnten Sie vom Finanzamt zur Kasse gebeten werden. Ein Verspätungszuschlag von bis zu 10 % der Umsatzsteuer-Zahllast bzw. 25.000 Euro ist im Höchstfall denkbar. Wenn Sie dann auch noch die Strafgebühr zu spät bezahlen, können pro überfälligen Monat Strafzahlungen in Höhe von 1 % der fälligen Steuerlast berechnet werden.

Wenn Sie die Frist versäumt haben, oder wissen, dass Sie zu spät dran sein werden, sollten Sie Ihr Finanzamt am besten sofort kontaktieren. Oft sind die Mitarbeitenden dort deutlich kulanter als man denkt – gerade wenn es sich um eine Ausnahme handelt. Sie sollten die Fristversäumnis aber nicht zur Gewohnheit werden lassen.

Wie erstellt man nun die Umsatzsteuer-Voranmeldung?

Die eigentliche Abgabe der UStVA ist recht einfach: Sie leiten Sie online über das Steuerprogramm ELSTER ans Finanzamt weiter. Im Online-Portal von ELSTER finden Sie die UStVA unter Formulare & Leistungen > Alle Formulare im Bereich Umsatzsteuer.

Die UStVA im ELSTER-Portal

Im Formular müssen Sie zunächst folgende Angaben machen:

  • Steuernummer
  • Adresse des Finanzamts
  • Adresse des Unternehmens
  • Zeitraum der Voranmeldung

Von diesen Standard-Angaben abgesehen sind im restlichen Formular für die meisten Selbstständigen und Unternehmer nur wenige Felder von Bedeutung – insbesondere (1) die steuerpflichtigen Umsätze (Zeilen 19–24 im Formular 2022) und (2) die abziehbaren Vorsteuerbeträge (Zeilen 54–62 im Formular 2022).

(1) Bei den steuerpflichtigen Umsätzen geben Sie alle Ihre Umsätze ins Feld mit dem entsprechenden Steuersatz ein. Hierbei handelt es sich natürlich nur um die Umsätze aus dem Voranmeldungszeitraum, für den die UStVA bestimmt ist.

Sie finden die UStVA-Anlage im ELSTER-Portal.

(2) Bei den abziehbaren Vorsteuerbeträgen geben Sie die Vorsteuer ein, die Sie im Voranmeldungszeitraum bezahlt haben – also die Umsatzsteuer, die Sie selbst für Leistungen und Lieferungen bezahlt haben, und vom Finanzamt zurückfordern können.

Holen Sie sich die bereits bezahlte Vorsteuer vom Finanzamt zurück.

Aus diesen Angaben berechnet sich die Differenz, die Sie dem Finanzamt überweisen müssen (oder vom Fiskus zurückerhalten). Bevor Sie die UStVA schließlich ans Finanzamt übermitteln, können Sie noch die Plausibilitätsprüfung von ELSTER nutzen, um herauszufinden, ob Ihre Angaben schlüssig sind.

Generell ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung mit ELSTER Online recht simpel, hat aber auch ihre Nachteile: Bei der manuellen Übertragung können immer Fehler passieren, der Aufwand ist zudem vergleichsweise groß – vor allem, wenn Sie das Ganze monatlich machen müssen. Die richtige Buchhaltungssoftware macht die regelmäßige Abgabe der UStVA deutlich einfacher.

UStVA leicht gemacht – mit Buchhaltungsprogrammen

Wenn Sie ein Buchhaltungs-Tool nutzen, um alle Ihre geschäftlichen Ein- und Ausgaben im Blick zu behalten, ist die Erstellung und Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen ein Kinderspiel: Die Software kann die Formulare dann auf Basis der bereits gespeicherten Informationen automatisch richtig befüllen und dank ELSTER-Schnittstelle auch gleich ans Finanzamt weiterleiten.

Solange Sie Ihre Buchhaltung aktuell halten, Ihre Rechnungen mit der Software schreiben und Ausgaben den richtigen Belegen zuweisen, sammeln Sie jeden Monat alles, was Sie für die automatische Erstellung der UStVA benötigen. Um falsche manuelle Eingaben und Berechnungen im ELSTER-Formular müssen Sie sich keine Sorgen machen.

Mit manchen Buchhaltungs-Tools können Sie sogar zusätzliche Formulare, beispielsweise den Antrag auf Dauerfristverlängerung, elektronisch ans Finanzamt übermitteln.

Unsere Top 3 Buchhaltungs-Tools

Die Auswahl an Buchhaltungsprogrammen, die für Ihre UStVA infrage kommen, ist groß. Wir haben sieben davon genauer unter die Lupe genommen und in mehreren Testkategorien miteinander verglichen. Die Erstellung der UStVA ist eine Standard-Funktion und in fast allen Programmen nativ integriert. Einige unserer Favoriten unter diesen Programmen stellen wir Ihnen hier kurz vor:

1.

Der EXPERTE.de-Testsieger: lexoffice

lexoffice Buchhaltung Test
lexoffice Buchhaltung
(13.420)
viele Buchhaltungs-Funktionen
einfache und doppelte Buchführung
sehr benutzerfreundlich
zahlreiche Schnittstellen
kein automatisches Mahnwesen
lexoffice ein mächtiges Rechnungs- und Buchhaltungs-Tool, das auch preislich überzeugt. Dem Anbieter gelingt das Kunststück, zahlreiche Funktionen unterzubringen, ohne dass die Übersicht verloren geht.
Tarif
S
Buchhaltung
0 Funktionen
Schnittstellen
4
Rechnungen erstellen
0 Rechnungen
Lexware S
2,95 €
mtl. Effektivpreis
zum Anbieter »
50% Rabatt sichern
Testurteil
1,2
sehr gut

Der EXPERTE.de-Testsieger lexoffice konnte uns mit umfangreichen Rechnungs- und Buchhaltungsfunktionen überzeugen, die in eine intuitive Benutzeroberfläche eingebettet sind. Eine Smartphone-App, mit der Sie unterwegs Rechnungen schreiben und Ihre Buchhaltung prüfen können, gibt es ebenfalls.

Mit lexoffice können Sie auch Ihre UStVA direkt ans Finanzamt weiterleiten. Die entsprechende Funktion finden Sie unter Buchhaltung > ELSTER im Bereich Umsatzsteuer-Zahllast. Hier können Sie im Dropdown-Menü einen zeitlichen Rahmen (Monat, Quartal oder Jahr) auswählen, für den lexoffice aus Ihren Rechnungs- und Belegdaten die zu zahlende Umsatzsteuer und die Vorsteuer, die Sie geltend machen können, zusammenstellt.

Klicken Sie unten rechts auf den Button Übermitteln, um die UStVA für diesen Zeitraum zu erstellen und ans Finanzamt zu schicken.

lexoffice übermittelt die UStVA für Sie ans Finanzamt.

lexoffice ist sowohl für die einfache als auch für die doppelte Buchhaltung geeignet, hat also noch viele andere Steuerberichte im Gepäck: EÜR, GuV, ZM; BWA und mehr.

Unser größter Kritikpunkt am Testsieger findet sich bei den Rechnungs-Features: Rechnungen können Sie nämlich nur in Euro erstellen, andere Währungen werden hier nicht unterstützt.

Testurteil
1,2
09/2022
sehr gut
zum Anbieter
Schnittstellen & Erweiterungen
Note 1,0
Einrichtung & Bedienung
Note 1,0
Dokumentation & Support
Note 1,3
Rechnungen erstellen
Note 1,3
Buchhaltung
Note 1,3
2.

sevDesk: UStVA mit wenigen Klicks ans Finanzamt

sevDesk Buchhaltung Test
sevDesk Buchhaltung
(4.954)
riesiger Funktionsumfang
einfache und doppelte Buchführung
viele Erweiterungen und API
schneller, hochwertiger Support
keine Lohnbuchhaltung
Tarif
Rechnung
Buchhaltung
0 Funktionen
Schnittstellen
3
Rechnungen erstellen
unbegrenzt
sevDesk Rechnung
7,90 €
mtl. Effektivpreis
zum Anbieter »
Testurteil
1,3
sehr gut

sevDesk ist mit lexoffice fast gleich auf. Das Zünglein an der Waage war die Bedienung, die bei sevDesk ebenfalls intuitiv und anfängerfreundlich ist, für uns aber nicht ganz an das elegant-reduzierte Konzept von lexoffice heranreicht. Zudem dient die Android-Anwendung nur aus Scan-App (die iOS-App hat hingegen mehr Funktionen).

Davon abgesehen sind sich die Programme ziemlich ähnlich, was den Funktionsumfang angeht. Die bei lexoffice integrierte Lohnbuchhaltung fehlt, dafür können Sie bei sevDesk auch Rechnungen in Fremdwährungen schreiben.

Auch die UStVA ist mit sevDesk kein Problem. Zu finden ist sie unter Auswertungen > Umsatzsteuer, wo Sie die Voranmeldung für den ausgewählten Zeitraum, basierend auf den bereits in sevDesk gespeicherten Daten, erstellen und ans Finanzamt versenden können.

Auch mit sevDesk können Sie Ihre UStVA mit wenigen Klicks ans Finanzamt senden.

Auch sevDesk unterstützt noch viele weitere Steuerberichte, beispielsweise EÜR oder GuV. Was (im Gegensatz zu lexoffice) fehlt, ist die BWA. Insgesamt ist sevDesk ein funktionsstarkes Tool, mit dem Sie nicht nur Ihre UStVA, sondern Ihre gesamte Buchhaltung in den Griff bekommen.

Testurteil
1,3
09/2022
sehr gut
zum Anbieter
Schnittstellen & Erweiterungen
Note 1,0
Dokumentation & Support
Note 1,3
Rechnungen erstellen
Note 1,3
Buchhaltung
Note 1,3
Einrichtung & Bedienung
Note 1,7
3.

BuchhaltungsButler: UStVA direkt aus dem Programm übermitteln

BuchhaltungsButler Buchhaltung Test
BuchhaltungsButler Buchhaltung
(94)
simple, intuitive Benutzeroberfläche
exzellenter Funktionsumfang
smarte Belegverwaltung
Rechnungsfunktionen etwas karg
langsamer Support
Tarif
Vorbereiter
Buchhaltung
0 Funktionen
Schnittstellen
5
Rechnungen erstellen
unbegrenzt
BuchhaltungsButler Vorbereiter
12,95 €
mtl. Effektivpreis
zum Anbieter »
Testurteil
2,1
gut

Auch mit unserem Drittplatzierten BuchhaltungsButler ist die Abgabe der UStVA kein Problem. Sie finden sie im Menüpunkt Auswertungen, wo Sie wie gewohnt zunächst den Zeitraum auswählen müssen. BuchhaltungsButler zeigt dann alle zu übermittelnden Werte sowie die fällige Vorauszahlung an. Die eigentliche UStVA können Sie dann dank integrierter ELSTER-Schnittstelle direkt aus dem Programm heraus übermitteln.

Auch mit BuchhaltungsButler senden Sie die UStVA direkt aus dem Programm heraus ans Finanzamt.

Von der UStVA abgesehen punktet BuchhaltungsButler – wie der Name schon vorschlägt – mit exzellenten Buchhaltungsfeatures. Die Funktionen im Bereich Rechnungen sind dagegen weniger ausgeprägt, auf die Zeiterfassung oder das Mahnwesen müssen Sie beispielsweise komplett verzichten. Zudem können Sie nur deutschsprachige Rechnungen schreiben; Fremdwährungen werden nicht unterstützt.

Für die doppelte Buchführung eignet sich das Programm, im Gegensatz zu lexoffice und sevDesk, nicht.

Testurteil
2,1
09/2022
gut
zum Anbieter
Buchhaltung
Note 1,0
Einrichtung & Bedienung
Note 1,3
Schnittstellen & Erweiterungen
Note 2,3
Rechnungen erstellen
Note 2,7
Dokumentation & Support
Note 3,0

Weitere Tools

Wir haben insgesamt sieben Buchhaltungs-Programme getestet. Jedes davon hilft Ihnen bei der UStVA, beim restlichen Funktionsumfang und der Benutzerfreundlichkeit gibt es jedoch teils große Unterschiede. Unser Gesamtranking mit Links zu unseren Testberichten finden Sie hier:

Lexware
1,2
sehr gut
zum Testbericht
sevDesk
1,3
sehr gut
zum Testbericht
BuchhaltungsButler
2,1
gut
zum Testbericht
Billomat
2,1
gut
zum Testbericht
Papierkram
2,2
gut
zum Testbericht
FastBill
2,2
gut
zum Testbericht
WISO
2,3
gut
zum Testbericht

Fazit

Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, kommen Sie um die regelmäßige Abgabe einer Umsatzsteuer-Voranmeldung nicht herum. Dies können Sie manuell über das Steuerprogramm ELSTER erledigen – doch noch einfacher ist es mit einem guten Buchhaltungsprogramm.

Solange Sie jeden Monat Ihre Rechnungen damit schreiben und Belege von Einkäufen hinzufügen, erstellt das Buchhaltungs-Tool Ihrer Wahl Ihre UStVA automatisch für Sie. Dank ELSTER-Schnittstelle können Sie sie im Anschluss mit wenigen Mausklicks ans Finanzamt weiterleiten.

Um Ihnen bei der Auswahl der richtigen Software zu helfen, haben wir im großen EXPERTE.de-Vergleich sieben Buchhaltungsprogramme miteinander verglichen.

Häufig gestellte Fragen

Wer muss eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben?
Jeder, der umsatzsteuerpflichtig ist. Ausgenommen sind von dieser Pflicht nur Kleinunternehmen, deren Jahresumsatz unter 22.000 € liegt.

Wie macht man eine Umsatzsteuer-Voranmeldung?
Sie können die UStVA online über das Steuerprogramm ELSTER ans Finanzamt schicken. Sie finden das entsprechende Formular im Online-Portal von ELSTER unter Formulare & Leistungen > Alle Formulare im Bereich Umsatzsteuer.

Wann muss die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgegeben werden?
Sie müssen die UStVA immer am 10. Tag des Folgemonats nach dem Voranmeldungszeitraum abgeben. Ob die UStVA monatlich oder quartalsweise gemacht werden muss, hängt von der Höhe der im Vorjahr bezahlten Umsatzsteuer ab. Liegt jene zwischen 1.000 € und 7.500 €, genügt eine quartalsweise Abgabe, darüber ist eine monatliche UStVA nötig. Wer darunter liegt, muss nur einmal im Jahr eine Jahresumsatzsteuererklärung machen.

Autor: Martin Gschwentner
Martin Gschwentner hat Amerikanistik und Medienwissenschaft in Deutschland, den USA und Frankreich studiert und arbeitet als freier Redakteur in Paris. Er forscht als Doktorand am Institut für England- und Amerikastudien der Universität Paris Diderot zum Einfluss des Geldes auf die US-Politik. Auf EXPERTE.de schreibt er über IT-Sicherheit, Datenschutz und Software für Selbständige und Kleinunternehmen.