Betriebswirtschaftliche Auswertung: Das ist die BWA – und so erstellt man sie

Sie möchten wissen, wie es um die finanzielle Lage Ihres Unternehmens aktuell bestellt ist? Weil die Bilanz nur einmal im Jahr angefertigt und noch dazu zeitverzögert erstellt wird, eignet sie sich weniger gut für eine Einschätzung der derzeitigen Situation. Hier kommt die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ins Spiel – denn sie liefert aktuelle Zahlen.

Wir verraten, was die BWA ist, wie sie auszusehen hat und was Sie benötigen, um sie selbstständig anzufertigen.

Die BWA ist ein Instrument der Finanzbuchhaltung. Sie fasst alle finanziellen Geschäftsvorfälle eines Unternehmens zusammen und liefert eine Zusammenfassung von dessen Kosten- und Ertragslage. Die BWA ist eng mit der ähnlich aufgebauten Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) verwandt, die allerdings nur einmal im Jahr angefertigt wird.

Kurz gesagt: Kein Unternehmen muss, aber viele sollten. Die BWA ist weder für den Jahresabschluss, noch für die Steuererklärung vorgeschrieben. Im Gegensatz zu Berichten wie EÜR oder GuV gibt es also keinerlei gesetzliche Verpflichtungen für Unternehmen, eine BWA anzufertigen.

Dennoch gehört die regelmäßige Anfertigung einer BWA gerade bei kleinen und mittelständischen Unternehmen oft zu einem Standardinstrument der Buchhaltung. Dafür gibt es mehrere Gründe:

Es gibt also viele gute Gründe, regelmäßig eine BWA anzufertigen. Doch BWA ist nicht gleich BWA, denn es gibt verschiedene Typen der Betriebswirtschaftlichen Auswertung:

Die häufigste Form der BWA ist die kurzfristige Erfolgsrechnung. Mit ihr können Sie den wirtschaftlichen Erfolg Ihres Unternehmens ermitteln und Erträge eines von Ihnen festgelegten Zeitraums (quartalsweise, monatlich oder sogar täglich) im Blick behalten. Hierbei werden Kosten und Gewinne im Verhältnis zu den Gesamtkosten und -umsätzen gesetzt.

Mit der Bewegungsbilanz können Sie für einen von Ihnen gewählten Zeitraum die Herkunft und die Verwendung von finanziellen Mitteln analysieren. Sie finden also heraus, woher wie viel Geld kam, und was damit gemacht wurde. Die Daten dafür stammen aus verschiedenen Quellen:

Mit der statistischen Liquidität werden Forderungen und Verbindlichkeiten gegenübergestellt, um die Liquidität zu einem ausgewählten Zeitpunkt zu ermitteln. So erhalten Sie eine Übersicht über die Zahlungsfähigkeit Ihres Unternehmens und können sicherstellen, dass Sie Ihren finanziellen Verpflichtungen (beispielsweise Eingangsrechnungen) nachkommen können.

Neben diesen Grundformen der BWA ist auch eine vergleichende BWA denkbar.

Mit dem Vorjahresvergleich können Sie herausfinden, in welche Richtung sich Ihr Unternehmen entwickelt: Sind die Umsätze gestiegen oder gesunken? Welche Zeiträume Sie vergleichen und welche Daten als Basis dafür dienen sollen, können Sie selbst entscheiden.

Mit dem Soll-Ist-Vergleich hingegen können Sie sich Ziele stecken (beispielsweise eine gewisse Summe von Umsätzen) und herausfinden, ob Sie jene erreicht haben oder nicht.

Weil die BWA nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, gibt es auch nicht den einen Standard dafür. Wie Sie bereits gesehen haben, gibt es zudem verschiedene BWA-Typen, und jede davon kann ganz unterschiedliche Kennzahlen analysieren – je nachdem, was Sie mit der BWA erreichen möchten.

Eine Zauberformel für die BWA gibt es deshalb nicht. Erstellen können Sie sie entweder selbst oder mit Ihrem Steuerberater. Wenn Sie Ihre BWA selbst erstellen (oder die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater deutlich vereinfachen) möchten, können Sie Buchhaltungsprogramme nutzen. Darüber hinaus gibt es im Netz aber auch einige Excel-Vorlagen für unterschiedliche BWA-Typen, beispielsweise hier von sevDesk.

Buchhaltungsprogramme helfen Ihnen dabei, die Finanzen Ihres Unternehmens oder Ihrer Selbstständigkeit zu managen. Indem Sie das ganze Jahr über Ihre Daten (Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie andere Geschäftsvorfälle) in den Online-Tools eintragen, können Sie Jahresabschluss- und andere Berichte – beispielsweise die BWA – mit wenigen Klicks anfertigen.

Im EXPERTE.de-Vergleich haben wir sieben Buchhaltungs-Programme auf den Prüfstand gestellt. Alle davon sind grundsätzlich hilfreich, wenn Sie eine BWA selbst oder mithilfe Ihres Steuerberaters erstellen möchten, weil sie alle wichtigen Daten dafür sammeln.

Explizit unterstützt wird die Erstellung einer BWA allerdings nur von drei Programmen aus unserem Test. Wir stellen sie kurz vor:

BuchhaltungsButler* glänzt mit ausgereiften Buchhaltungs-Funktionen: Dazu zählt das smarte Beleg-Management, das dank KI dazulernt und mit der Zeit immer besser darin wird, Ihre Belege richtig zuzuordnen. Ein weiteres Plus ist die automatische Plausibilitätsprüfung, die dafür sorgt, dass Ihre Auswertungen plausibel sind.

Zu den Auswertungen zählt auch eine (Standard-)BWA, die Sie unter Abschluss > Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) finden. Hier müssen Sie nur den gewünschten Zeitraum auswählen und auf Generieren klicken. Dann erhalten Sie eine Zusammenstellung der wichtigsten betriebswirtschaftlichen Kennzahlen Ihres Unternehmens.

Die BWA von BuchhaltungsButler ist an eine feste Struktur gebunden und lässt sich nicht weiter individualisieren. Wenn Sie also andere Kennzahlen untersuchen oder Ihre BWA an Ihre Ansprüche anpassen möchten, müssen Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten.

Papierkram* ist eines der günstigsten Buchhaltungs-Tools, das ab dem Pro+ Tarif auch eine BWA ermöglicht. Sie finden sie im Papierkram-Dashboard unter Berichte > BWA.

Mit der BWA im Pro+ Tarif können Sie eine einfache Auswertung erstellen, die wichtige Kennzahlen und die Ertragslage Ihres Unternehmens ermittelt. Im teureren Teams-Tarif schalten Sie mit der erweiterten BWA noch mehr Funktionen frei: Sie können einen Vorjahresvergleich durchführen und die Auswertung, beispielsweise durch benutzerdefinierte Zeiträume, personalisieren.

Ansonsten ist Papierkram aufgrund seiner ausgereiften Zeiterfassungs-Features besonders für Unternehmen und Freiberufler geeignet, die projektbasiert arbeiten und ihre Zeit dafür genau abrechnen möchten.

Leider schwächelt das Programm beim Funktionsumfang im Bereich Buchhaltung, und auch bei den Schnittstellen und Erweiterungen ist es bisher nicht sonderlich stark aufgestellt – eine API-Schnittstelle lässt beispielsweise noch auf sich warten.

Bei FastBill* konnten uns die Funktionen im Bereich der Rechnungsstellung mehr überzeugen als jene im Bereich der Buchhaltung. Das liegt unter anderem daran, dass manche Dokumente – beispielsweise die EÜR oder die GuV – nicht selbstständig im Programm erstellt werden können, sondern nur mit dem Premium+ Dienst.

Auch die BWA zählt zu den Berichten, die nur im Premium+ Tarif verfügbar sind. Dieser Tarif, für den Sie etwas tiefer in die Tasche greifen müssen, stellt Ihnen einen digitalen Steuerberater zur Verfügung, der die BWA mit den im Programm hinterlegten Daten für Sie anfertigt.

Ohne die Unterstützung vom digitalen Steuerberater machte FastBill als Buchhaltungs-Tool einen weniger starken Eindruck, weil viele Standard-Berichte einfach nicht verfügbar sind. Eine EÜR würden wir beispielsweise gerne auch ohne Steuerberatung anfertigen können. Die Benutzeroberfläche fanden wir zudem nicht intuitiv genug.

Auch Buchhaltungs-Tools ohne explizite BWA-Funktion können Ihnen dabei helfen, selbst oder gemeinsam mit Ihrem Steuerberater eine BWA anzufertigen. Das Gesamtranking der von uns getesteten Buchhaltungsprogramme finden Sie hier:

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist eine Erfolgsrechnung, mit der Sie die Kosten- und Ertragslage Ihres Unternehmens ermitteln. Sie ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, für viele Unternehmen aber eine wichtige Entscheidungsgrundlage, weil sie (im Vergleich zur Gewinn- und Verlustrechnung) regelmäßig angefertigt werden kann und somit aktueller ist.

Es gibt verschiedene Arten der BWA, weil sich damit unterschiedliche Kennzahlen und Erfolgsfaktoren messen lassen. Sie können sie entweder selbst oder gemeinsam mit Ihrem Steuerberater anfertigen. Einfacher wird dies mit dem richtigen Buchhaltungsprogramm, mit dem Sie alle wichtigen, geschäftlichen Daten das ganze Jahr über festhalten. Einige davon – BuchhaltungsButler*, Papierkram* und FastBill* – haben sogar integrierte BWA-Funktionen.

Ausführliche Rezensionen zu sieben Buchhaltungs-Tools, die Ihnen bei der BWA und vielen anderen Aufgaben der Finanzbuchhaltung helfen können, finden Sie im großen EXPERTE.de-Vergleich der besten Buchhaltungsprogramme.