FastBill Test: Bringt die Buchhaltungssoftware Ordnung ins Business?

Ob Freiberufler, Kleinunternehmen oder Start-up: Buchhaltung ist Pflicht. Mit der richtigen Software kann man sich dabei viel Frust, Arbeit und Ärger mit dem Finanzamt sparen. Das Buchhaltungs-Tool FastBill verspricht, Ordnung in Rechnungen, Belege und Banking zu bringen. Wir schauen uns an, was dahintersteckt.

FastBill* ist ein cloudbasiertes Buchhaltungs-Tool des gleichnamigen Start-ups aus Frankfurt. Es richtet sich gezielt an Selbstständige und kleinere Unternehmen, die damit nicht nur Rechnungen und Angebote schreiben, sondern auch ihre Buchhaltung automatisieren und für ihren Steuerbereiter vorbereiten können.

Heute hat FastBill mehr als 70.000 Kunden. Ob wir uns in diese Riege einreihen würden, lesen Sie in unserem Test.

FastBill bietet wie die meisten Buchhaltungs-Programme eine kostenlose Testphase, was die Anmeldung recht unkompliziert macht. Klicken Sie einfach auf den Button 14 Tage kostenlos testen auf der FastBill-Homepage, um zur Registrierung zu gelangen.

Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und folgen Sie den Anweisungen, die in Ihrem Postfach landen. In weniger als einer Minute ist Ihr Account erstellt.

Wenn Sie sich zum ersten Mal bei FastBill einloggen, müssen Sie einige Fragen beantworten und grundlegende Daten zu Ihrem Unternehmen angeben. Neben Ihrer Adresse müssen Sie beispielsweise auch die Rechtsform Ihres Unternehmens mitteilen und können ein paar optionale Angaben machen – außerdem möchte FastBill wissen, ob die Kleinunternehmer-Regelung bei Ihnen greift.

Wenn Sie diese Angaben gemacht haben, landen Sie im FastBill-Kundenportal. Jenes ist optisch etwas angestaubt, wirkt jedoch bereits auf den ersten Blick sehr aufgeräumt und übersichtlich. Über die Hauptmenüleiste navigieren Sie zwischen den wichtigsten Funktionen des Programms:

Praktisch ist die in die Menüleiste integrierte Suchfunktion, mit der Sie blitzschnell bestimmte Features und Einstellungsmöglichkeiten finden. Zu den Kontooptionen, persönlichen Daten, Add-ons und weiteren Einstellungen gelangen Sie, indem Sie oben rechts auf Ihren Namen klicken.

Im Dashboard, der Startseite des FastBill-Benutzerbereichs, gelangen Sie über Quicklinks schnell zu einigen der wichtigsten Funktionen: Angebote, Rechnungen und Ausgaben. Neue Dokumente, beispielsweise Belege, können Sie zudem direkt hier hochladen.

Darüber hinaus gibt es im Dashboard ein paar Module, die über wichtige Entwicklungen und Statistiken informieren: Sie finden eine Übersicht über aktuelle und fällige Rechnungen, sowie Top-Kunden, Top-Ausgaben, Kunden und Dokumente.

Belege können Sie entweder als Dateien direkt im FastBill-Dashboard hochladen, oder per Smartphonbe-App. Letztere ist für Android und iOS erhältlich, und rein für den Beleg-Upload gedacht. Unterwegs Rechnungen schreiben oder einsehen können Sie damit nicht.

Die FastBill-Benutzeroberfläche ist funktional: Man findet sich schnell zurecht und erreicht die wichtigsten Funktionen mit wenigen Klicks. Dennoch wäre ein kurzes Tutorial nett, das durchs Dashboard führt, wie es viele andere Buchhaltungsprogramme bieten.

Das würde uns auch dabei helfen, gesuchte Funktionen ausfindig zu machen. Während die Kundenverwaltung ihren eigenen Menüpunkt in der Navigationsleiste erhält, ist die Artikelverwaltung ins Account-Menü relegiert – selbst die Suchfunktion konnte uns dabei zunächst nicht weiterhelfen. Auch die Detailansicht von Rechnungen, sowie erweiterte Funktionen wie die wiederkehrende Rechnung, sind etwas versteckt. Das Layout ist also manchmal etwas konfus.

Zudem sind nicht alle Bedienelemente intuitiv: Klickt man im Dashboard unter Quicklinks beispielsweise auf Ausgabe erfassen, kann man zwar einen Beleg hochladen, muss alle Informationen aber manuell eingeben. Nur wenn man unter Dokumenten-Upload auf Datei auswählen klickt, versucht FastBill automatisch, die Daten zu erfassen.

Die Rechnungsfunktionen von FastBill sind über die simple Benutzeroberfläche verteilt. Besonders einfach ist die Rechnungserstellung, wenn Sie bereits Kunden und Artikel für Rechnungsposten angelegt haben. Sehen wir uns also zunächst das Kundenmenü an.

Klicken Sie im Bereich Kunden auf Neuen Kunden anlegen, um einen Kunden Ihres Unternehmens hinzuzufügen. FastBill weist automatisch eine aufsteigende Kundennummer zu, alles andere füllen Sie aus.

Sie unterscheiden zwischen Privat- und Geschäftskunden und geben Informationen wie Adresse, Währung, UST-IDNr., Leitweg-ID sowie die Zahlungsart und Konditionen an. Wenn alles ausgefüllt ist, klicken Sie unten rechts auf Kunde anlegen. Alle Ihre Kunden werden im Kundenbereich alphabetisch aufgelistet (andere Filter gibt es nicht).

Die Produktverwaltung finden Sie in der Dropdown-Auswahl im Account-Menü oben rechts unter Leistungen/ Produkte. Hier können Sie Artikel anlegen, die Sie später ganz einfach als Rechnungsposten Ihrer Rechnung hinzufügen können.

Wieder weist FastBill automatisch eine Artikelnummer zu, Sie füllen den Rest aus: Einheit, Titel, Beschreibung, Preis und MWSt-Satz. Sie können Dienstleistungen, digitale Produkte, Leistungen und physische Produkte anlegen, außerdem lassen sich die Artikel mit Tags weiter kategorisieren.

Wenn Sie Kunden und Artikel angelegt haben, können Sie mit wenigen Klicks Ihre Rechnungen schreiben. Zur Rechnungserstellung gelangen Sie entweder per Quicklink im Dashboard oder unter Dokumente > Rechnung erstellen.

Wählen Sie nun zunächst einen Kunden aus und fügen Sie einen Rechnungsposten hinzu. Klicken Sie unter Art.Nr. auf suchen, um ein zuvor angelegtes Produkt auszuwählen; Sie können aber auch manuell eine Leistung angeben. Praktisch: Rechts finden Sie stets eine Live-Vorschau, in der Sie überprüfen können, wie die Rechnung am Ende aussehen wird.

Versenden können Sie die Rechnung nun entweder per E-Mail oder per Post. Für letztere Option benötigen Sie Credits, die Sie kostenpflichtig aufladen können. Um Rechnungs-E-Mails von einer eigenen E-Mail-Domain aus zu versenden, sollten Sie einen eigenen SMTP Server einrichten, um die Gefahr zu reduzieren, dass Ihre E-Mail im Spamordner Ihrer Kunden landet. Das ist mit FastBill problemlos möglich.

Wir können nicht auf alle Rechnungs-Features im Detail eingehen. Hier finden Sie eine Auswahl weiterer wichtiger Funktionen:

Auch wenn man manche Features etwas länger sucht und die Benutzeroberfläche hin und wieder für Frust sorgt, ist der Rechnungs-Funktionsumfang von FastBill groß und liefert nicht nur die Basics, sondern auch einige praktische Extras.

Seine Buchhaltungs-Features hat FastBill, das einst als reines Rechnungsprogramm startete, im Laufe des Jahres immer weiter ausgebaut. Auch heute eignet es sich jedoch vor allem als vorbereitendes Programm, mit dem Sie Ihrer Steuerberatung die Arbeit erleichtern – denn einige Standard-Ermittlungsmethoden sind mit FastBill nicht selbstständig durchführbar. Aber beginnen wir mit den Funktionen, die vorhanden sind.

Sie können Belege entweder im Web-Interface und per Smartphone-App hochladen, oder sie (ab dem Pro-Tarif) an Ihre Referenz-E-Mail-Adresse schicken. Die automatische Erkennung von Eingaben funktionierte in unserem Test bei PDF-Uploads recht gut, sodass wir nur wenige Eingaben ergänzen mussten. Beim Scan eines Tankbelegs war auf die automatische Erfassung weniger Verlass.

Sie können die Bezahlung eines Belegs in der Detailansicht manuell erfassen. Noch einfacher geht es natürlich mit der automatischen Zuweisung. Dafür müssen Sie Ihr Bankkonto mit FastBill verknüpfen; dann sucht das Programm automatisch nach Übereinstimmungen von Transaktionen mit Rechnungen und Belegen – Sie müssen die Zuweisung nur noch bestätigen.

Die Buchung von Belegen und Rechnungen erfolgt standardmäßig nach dem SKR03-Kontenrahmen.

Wenn Sie Ihr Bankkonto einbinden, können Sie offene Rechnungen auch direkt aus FastBill heraus bezahlen, ohne dass Sie sich bei Ihrer Bank einloggen müssen.

Sie können mit FastBill regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen erstellen und sie auch ohne ElsterOnline direkt an das Finanzamt übermitteln. Zudem erhalten Sie einen regelmäßigen Finanzreport über Ihre Ein- und Ausgaben, sowie offene Posten.

Weitere, steuerrelevante Auswertungen sind jedoch nur für Nutzer verfügbar, die den Premium+ Dienst von FastBill in Anspruch nehmen – also einen deutlich kostenintensiveren Tarif, der Ihnen einen digitalen Steuerberater zur Verfügung stellt. Ohne diesen Service können Sie weder eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), noch eine Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV) oder die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) anfertigen.

Wenn Sie diese Buchhaltungs-Aufgaben selbst übernehmen möchten, ist FastBill also nicht das richtige Programm für Sie. Zumindest eine EÜR würden wir eigentlich schon gerne selbst anfertigen können.

Lohnbuchhaltung ist ebenfalls nur im Premium+ Tarif mit Steuerberater möglich, eine Kassenbuchfunktion fehlt leider völlig. Wenn Ihr Unternehmen viel Bargeld nutzt, ist FastBill also weniger geeignet. Auch Anlagenbuchhaltung ist mit FastBill nicht möglich.

Insgesamt ist FastBill ein Rechnungs-Tool, das sich für die Vorbereitung Ihrer Buchhaltung nutzen lässt, aber alles Wesentliche der Steuerberatung überlässt.

Die Auswahl der Erweiterungen, die Sie mit FastBill nutzen können, ist überschaubar. Sie erreichen sie im Account-Menü unter Add-ons. Dort finden Sie:

Fehlende Buchhaltungsfunktionen – das Kassenbuch beispielsweise – werden auch nicht durch Schnittstellen oder Erweiterungen ausgeglichen. Besonders fehlt uns zudem eine Anbindung an Online-Shops wie Shopify oder WooCommerce, wie sie viele andere Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme bieten.

Klicken Sie auf den Support-Button im Dashboard, um ein Support-Fenster zu öffnen, in dem Sie per Suchfunktion zu passende Hilfeartikeln navigieren können. Dieselben Artikel finden Sie natürlich auch im FAQ-Bereich auf der FastBill-Website.

Mit der Auswahl und Qualität der Support-Beiträge waren wir zufrieden. Sie enthalten viele Screenshots und verlinken praktischerweise direkt zu FastBill-Funktionen im Dashboard.

Wenn Sie keine Antwort auf Ihre Frage finden, können Sie FastBill per Nachricht kontaktieren (eine Support-Hotline oder einen Live-Chat gibt es nicht). Klicken Sie dafür entweder im Support-Widget auf den Button Kontaktaufnahme oder im Support-Bereich der Website auf Anfrage einreichen.

Eine Antwort auf unsere Fragen erhielten wir bereits nach etwa einer Stunde. Wir erlebten den FastBill-Support also als schnell und zuverlässig - dennoch wären umfangreichere Kontaktmöglichkeiten schön.

Bei FastBill haben Sie die Wahl zwischen drei Tarifen: Starter, Pro und Premium. Bereits der Starter-Tarif enthält alle wichtigen Rechnungsfunktionen, Einschränkungen gibt es vor allem bei der Buchhaltung: Ausgaben-Reports, Belegerfassung mit E-Mail Inbox und DATEV-Übertragung sind nicht verfügbar, zudem sind Sie auf ein Bankkonto und einen Benutzer limitiert.

Im Pro-Tarif gibt es fünf Nutzer und Bankkonten, sowie die oben genannten Buchhaltungs-Features. Doch sowohl für Pro- als auch für Starter-Kunden sind Dienste wie der automatische Beleg-Import oder das automatische Mahnwesen nur kostenpflichtig zubuchbar.

Jene sind schließlich im Premium-Tarif enthalten, wie auch die Kategorisierung von Ein- und Ausgaben und monatliche Statusreports. Außerdem können Premium-Nutzer optional die vollständige Finanzbuchhaltung von einer digitalen Steuerkanzlei übernehmen lassen. Dies kostet natürlich einen Aufpreis.

Eine aktuelle Preis- und Funktionsübersicht von FastBill finden Sie hier:

Und wie schlägt sich FastBill im Vergleich mit anderen Buchhaltungsprogrammen? In der folgenden Tabelle vergleichen wir die Tarife aller Anbieter, die eine Einnahme-Überschuss-Rechnung unterstützen. Weil jene bei FastBill nur im Pro-Tarif mit einem externen Steuerberater verfügbar ist, belegt FastBill – mit Abstand – den letzten Platz.

Allerdings: Selbst ohne EÜR im mittleren Pro-Tarif ist FastBill noch teurer als alle anderen Programme aus unserem Vergleich. Es gibt also viele günstigere Optionen auf dem Markt, die im Bereich Buchhaltung noch mehr Funktionen bieten.

Ob FastBill das richtige Programm für Ihre Bedürfnisse ist, hängt davon ab, wofür Sie es nutzen möchten: Als reine Rechnungssoftware ist das Programm exzellent. Es unterstützt alle wichtigen Rechnungsfunktionen – schade ist nur, dass automatische Mahnungen extra kosten.

Als Buchhaltungsprogramm ist FastBill nicht ganz so ausgegoren, weil selbst grundlegende Berichte wie EÜR nicht selbst angefertigt werden können. Wenn Sie all dies an Ihre Steuerberatung abgeben (oder sogar die digitale Steuerberatung des FastBill Premium+ Tarifs nutzen), ist das weniger schlimm, allerdings wäre etwas mehr manuelle Kontrolle gut.

Bei der Benutzeroberfläche gibt es noch etwas Luft nach oben, denn die wirkt auf den ersten Blick etwas simpler und intuitiver, als sie am Ende ist. Dennoch ist FastBill ein solides Programm für kleinere Unternehmen und Freiberufler, die unkompliziert Rechnungen schreiben und Daten für die Steuerberatung sammeln möchten.

FastBill kommt in den von uns erfassten Bewertungsportalen auf eine „gute“ Gesamtnote. Nutzer loben die Usability, die Einfachheit der Rechnungserstellung oder die gute Einbindung anderer Programme.

Wenn Sie Ihre Buchhaltung mit EÜR und sogar GuV selbst in die Hand nehmen und weniger dafür bezahlen möchten, sind unsere Testsieger lexoffice und sevDesk einen Blick wert. Auch Funktionen wie ein Kassenbuch oder Anlagenbuchhaltung finden Sie dort.

Sie arbeiten projektbasiert und suchen ein Tool, das sich noch mehr auf die Zeiterfassung konzentriert? Dann könnten Sie bei Papierkram fündig werden. Dessen Grundversion gibt es sogar völlig kostenlos.

Die besten Alternativen zu FastBill finden Sie hier: