Projektmanagement Software Test 2023: 9 Tools im Vergleich

Immer wieder geraten Projekte in die Schlagzeilen, die in Schieflage gekommen sind und bei denen entweder die Kosten oder die Zeit maßlos überzogen wurden. Alternativ dazu gibt es auch solche, bei denen die Verantwortlichen einfach die Ziele nicht erreichen konnten. Sicherlich fragen Sie sich, was wohl die Gründe dafür waren. In den meisten Fällen sind dies Schwachpunkte beim Projekt-Management. Dies fasst laut Wikipedia das „Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen von Projekten“ zusammen. Die Person, welche die Verantwortung für diese Aufgaben innehat, ist der Projekt-Manager.

Dieser behält im Wesentlichen die Zeit, Kosten und den Inhalt im Blick. Bei diesen drei Größen spricht man auch von dem magischen Dreieck des Projekt-Managements: wenn Sie einen der Parameter verändern hat dies auch direkten Einfluss auf die anderen. Gerät beispielsweise Ihre Zeitplanung in Gefahr und Sie lassen als verantwortlicher Projektleiter Überstunden leisten, geht dies Zulasten Ihres Projektbudgets. Sind bei einem anderen Projekt die Kosten und der Abgabetermin fixiert, die vorhandenen Kapazitäten reichen jedoch nicht für alle geplanten Funktionen aus, müssen Sie entsprechend bei den Inhalten Abstriche machen.

Damit Sie bei Ihrem Projekt Probleme frühzeitig erkennen können und eine Chance haben, noch rechtzeitig gegenzusteuern, bedarf es einer guten Planung und Überwachung von Aufgaben und Ressourcen.

Hierfür stehen Ihnen aktuell im Wesentlichen zwei unterschiedliche Projektmanagement-Methoden zur Verfügung: die klassische Wasserfall-Methode und agile Methoden wie Scrum. Wenn Sie mehr dazu erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen den weiterführenden Artikel „Mehr Struktur, weniger Risiko: Projektmanagement-Methoden im Vergleich“. Wenn Sie besonders an den agilen Projekt-Management-Methoden interessiert sind, haben wir auf Experte.de zusätzlich noch vertiefende Artikel zu Scrum und Kanban für Sie bereitgestellt.

Die agilen Methoden haben eines gemeinsam: Sie durchlaufen immer einen Kreislauf und nähern sich so der optimalen Lösung für Ihr Problem. Die Bezeichnungen differieren teilweise und auch die Anzahl der Schritte weicht leicht ab. Am Ende verbessern Sie jedoch immer das bisherige Produkt, bis Ihr Auftraggeber nach einer beliebigen Anzahl von Iterationszyklen mit dem Ergebnis zufrieden ist.

Eric Ries entwickelte im Rahmen seines Buchs „Lean Startup“ den Build-Measure-Learn-Feedback Loop. Dabei wird ein erster Prototyp gebaut und anschließend das Feedback der Kunden eingeholt. Auf Basis der Auswertung der Umfrage-Ergebnisse werden neue Produktverbesserungen geplant.

Der Plan-Do-Check-Act (PDCA) Zyklus oder auch Demingkreis stammt aus dem Bereich des Qualitäts-Managements. Er stellt die Basis vieler agiler Methoden dar: Sie planen die Funktionen, die Sie im nächsten Schritt umsetzen möchten. Diese werden realisiert, von den Anforderern getestet und anschließend eingeführt. Aus der täglichen Nutzung entstehen anschließend die nächsten Verbesserungen-Wünsche.

Wie Sie sehen, gibt es verschiedene Möglichkeiten, sich dem Thema Projekt-Management zu nähern. Für eine optimale Unterstützung – abhängig von der von Ihnen angestrebten Methode – stehen Ihnen verschiedene cloud-basierte Lösungen zur Verfügung. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie mehr darüber, wie Sie für sich die richtige Anwendung finden.

Zu Beginn eines Projektes gilt es, die wichtigsten Eckdaten des Projekts festzuhalten: Was ist das Ziel des Projektes? Wer sind die Beteiligten? Aber auch das Budget und der grobe Zeitplan spielen eine Rolle. Gerade in der klassischen Wasserfall-Methode ist dies sehr wichtig, da sich daraus auch das zu liefernde Ergebnis ableitet.

Die einzelnen Lösungen diesen Ihnen Templates um den Start und das Initiieren des Projekts zu erleichtern. Bei Asana stehen Ihnen beispielsweise abhängig vom Typ des Projektes unterschiedliche Vorlagen zur Verfügung. In der Rubrik „IT“ reichen diese von einem klassischen IT-Projekt bis hin zu einer Software-Bereitstellung.

Ähnlich sieht es bei Basecamp aus. Keine der Lösungen orientiert sich jedoch an den klassischen Vorgaben der Projekt-Management Standards. Dies sollten Sie also außerhalb des Systems verwalten. Fügen Sie die Informationen, damit Sie für Ihr Team verfügbar sind, am einfachsten als Projektantrag der Dokumenten-Bibliothek des Projekts hinzu.

Nachdem Sie den Rahmen des Projekts vorgegeben haben, folgt im nächsten Schritt die Planung der einzelnen Projektphasen. In diesen gruppieren Sie die einzelnen Aufgaben eines Projekts. Ein klassisches Software-Projekt umfasst meist eine Konzeptionsphase, die Realisierung, eine Testphase und eine Support-Phase.

An dieser Stelle sehen Sie die ersten größeren Unterschiede der einzelnen Lösungen. Bei Asana planen Sie beispielsweise in Form eines Kanban Boards, bei Basecamp anhand von Listen. Monday.com haben Sie die freie Wahl: es stehen Ihnen zahlreiche Ansichten zur Verfügung, mit denen Sie die Planungsphase bestreiten.

Darüber hinaus bieten die meisten Lösungen ergänzend eine zeitabhängige Sicht in Form eines Kalenders oder als Gantt-Diagramm.

Falls Sie bereits eine klare Vorstellung haben, auf welche Art Sie Ihr Projekt planen möchten, wählen Sie einfach auf unserer Vergleichsseite in der Feature-Liste die passende Ansicht aus. Am weitesten verbreitet sind aktuell die von Kanban stammende Karten-Ansicht und die Kalender-Ansicht.

Nachdem Sie Ihre Projekt-Phasen festgelegt, die Aufgaben angelegt und den einzelnen Phasen zugeordnet haben, kommt der aus Sicht Projekt-Management schwierigste Schritt: die Ressourcen, also wer übernimmt welche Aufgabe.

Dies ist allerdings weniger eine technische, als eine organisatorische Herausforderung. Als Projektleiter haben Sie sich Gedanken gemacht, wie lange die einzelnen Projekt-Phasen dauern dürfen und bis wann sie fertig sein sollten. Vielleicht haben Sie auch schon eine grobe Vorstellung, wie aufwändig eine Aufgabe in der Umsetzung sein wird.

Haben Sie diese Grundüberlegungen getroffen, gilt es entsprechend einen verfügbaren Kollegen zu finden, der die Aufgabe im Projekt umsetzt. Ist Ihnen dies auch gelungen, dann ist der letzte Schritt – die Zuweisung der Ressource in der Projektplanung – sehr einfach.

Fügen Sie einmalig alle benötigten Mitarbeiter des Projekts dem Projekt hinzu. Hierfür reicht der Name und eine E-Mail Adresse. Sobald diese bestätigt wurde, steht Ihnen die Ressource für die Zuweisung von Aufgaben zur Verfügung.

Wenn Sie bereits einige Projekte im Stil der klassischen Wasserfall-Methode geplant haben und dazu beispielsweise Microsoft Projekt verwendet haben, werden Sie sicherlich die Verknüpfung von Aufgaben suchen. Damit ist es möglich, Abhängigkeiten zwischen einzelnen Aufgaben darzustellen. Ein Entwickler kann beispielsweise erst mit der Umsetzung des Designs starten, wenn der Grafiker dieses erstellt hat.

Die meisten modernen Tools lösen dies nicht mehr mit mehreren Aufgaben, die Sie in eine Abhängigkeit zueinander bringen. Sie erstellen hierzu einfach eine Karte und nutzen diese als Aufgabensammlung. Die Karte hat einen Gesamtverantwortlichen und ein Fälligkeitsdatum. Ergänzend kann es auf der Karte mehrere Aufgaben geben, wie etwa das Erstellen des Layouts durch den Grafiker und die Umsetzung in HTML durch den Entwickler.

Die einzelnen Aufgaben haben natürlich auch wieder einen Termin und lassen sich dadurch auch einzeln überwachen.

Nachdem Sie das Projekt durchgeplant haben und die Aufgaben verteilt sind, ist es an den Mitarbeitern, die Aufgaben zurückzumelden. Hierfür steht in den unterschiedlichen Programmen für die Mitarbeiter eine eigene Ansicht zur Verfügung.

Bei Asana sehen Sie beispielsweise in Listenform Ihre Aufgaben mit den Fälligkeitsdaten, bei Monday.com in einer Wochenübersicht. Zusätzlich erhalten Sie bei den Plattformen noch über die Oberfläche eine Erinnerung, wenn eine Aufgabe fällig wird. Bei Asana und bei Monday.com ist dies die Inbox, bei Trello etwa eine Glocke am rechten oberen Bildschirmrand.

Als Projekt-Leiter ist es nicht nur wichtig, die eigenen Aufgaben im Blick zu behalten, sondern auch die Aufgaben, welche die anderen Projekt-Mitarbeiter zu einem bestimmten Stichtag zu liefern haben. Dies lösen die verschiedenen Systeme unterschiedlich. Bei Asana folgen Sie beispielsweise allen Aufgaben, die Sie anderen zugewiesen haben, bei Monday.com können Sie sich als Teilnehmer („subscriber“) zu einer Aufgabe hinzufügen. Am Ende gibt es aber bei jeder Anwendung einen Weg, die Aufgaben ohne größeren Aufwand im Griff zu behalten.

Nutzen Sie die Projekt-Management Lösung als Dienstleister und verwalten damit Ihre Kundenprojekte, spielt auch der erbrachte Zeitaufwand eine Rolle. Bei einem Festpreis-Projekt wollen Sie sicherlich in der Endabrechnung wissen, ob Sie damit noch Geld verdient haben. Falls es sich um ein „Time & Material“ Projekt handelt, benötigen Sie gegenüber Ihrem Kunden für die einzelnen Mitarbeiter einen Zeitnachweis. Zahlreiche Lösungen bieten Ihnen die Möglichkeit, für die einzelnen Aufgaben die Zeiten zu erfassen und in strukturierter Form auszugeben. Nutzen Sie für die Auswahl dieser Dienste den Filter „Zeiterfassung“.

Gerade wenn Sie mehrere Projekte mit unterschiedlichen Mitarbeitern parallel verwalten, lohnt es sich für die einzelnen Projekte Teams anzulegen und diese dann den Projekten zuzuweisen. Diese Funktion bieten nahezu alle Lösungen in unserer Übersicht. Sie können sich die passenden Angebote über den Filter „Teams“ 

Sehr hilfreich ist es in diesem Fall, auch mit mehreren Rollen zu arbeiten. Die Lösungen bieten alle mindestens zwei Rollen an: Administrator und Bearbeiter. Wenn Sie darüber hinaus noch mehr benötigen, wie etwa einen Ressourcen- oder Aufgaben-Manager, kommen weitere Rollen ins Spiel. Diese werden allerdings nicht von allen Lösungen unterstützt. Falls dies für Sie ein wichtiges Entscheidungskriterium darstellt, aktivieren Sie einfach den Filter „Benutzerrollen“.

Sind am Projekt Personen nur zeitweise beteiligt oder sollen nur Lese-Berechtigungen erhalten, realisieren manche Lösungen dies über die Rolle eines Gastes. In diesem eingeschränkten Fall wird in der Regel auch kein Benutzer verrechnet. Lösungen die ein entsprechendes Abrechnungsmodell finden, finden Sie über den Filter „Gäste einladen“.

Damit die Mitglieder Ihres Teams auch optimal zusammenarbeiten, bieten die Plattformen unterschiedliche Collaborations-Tools an. Am häufigsten zu finden sind Chat-Funktionen, bei denen Sie entweder mit dem kompletten Team austauschen können. Gilt es nur etwas mit einem Team-Mitglied zu klären, ist auch ein 1:1 Chat möglich.

Als Wissensspeicher eignet sich ein klassisches Wiki, das von allen Team-Mitgliedern gepflegt wird. Hier lassen sich nicht nur Protokolle einfach generieren, sondern auch How-Tos schnell pflegen. Falls Sie hierfür noch keine anderen Tools in Ihrem Projekt vorgesehen haben und die Funktionen benötigen, können Sie über die Filterkriterien „Chat“ und „Wiki“ die passenden Angebote auswählen. Aktuell werden diese beiden Optionen allerdings nur von Zoho und Basecamp angeboten.

Dafür stellen die anderen Programme eine interessante Alternative zur Verfügung, fehlende Funktionen zu integrieren. Nutzen Sie heute bereits cloudbasierte Werkzeuge, wie etwa Slack zum Gruppenchat oder Dropbox zum Teilen von Dateien, lassen sich diese in Ihre Projekt-Management Umgebung integrieren. Dies erhöht nicht nur die Akzeptanz bei den Anwendern, sondern vereinfacht oftmals auch die tägliche Arbeit. Monday.com bietet Ihnen nicht nur die Integration zahlreicher Anwendungen, sondern auch noch die Automatisierung einzelner Prozess-Schritte. Haben Sie beispielsweise Slack integriert, können Sie einen bestimmten Channel automatisch über Projekt-Updates informieren.

Mithilfe unseres Filters „API“ sehen Sie auf einen Blick, welche Projekt-Management-Lösungen eine standardisierte Integration anderer Cloud-Anwendungen anbieten.

Falls Sie oder Mitglieder aus Ihrem Team vorrangig über mobile Endgeräte die Projekt-Management Anwendung nutzen, ist auch die Verfügbarkeit von Android und iOS Apps ein wichtiges Entscheidungskriterium. Generell sind alle Lösungen webbasiert und lassen sich ohne Einschränkungen über die gängigen Browser nutzen.

Benötigen Sie oder Ihre Anwender eine mobile App, wählen Sie zusätzlich das entsprechende Filter-Kriterium aus. Sie finden dieses – etwas versteckt – über den Link „Software“ am Ende der Liste.

Bei jeder Cloud-Lösung spielt in Deutschland das Thema Sicherheit der Daten und damit verknüpft auch der Speicherort Ihres Projekts eine zentrale Rolle. In unserer Zusammenstellung finden Sie Anwendungen unterschiedlicher Herkunft: Deutschland, Europa und USA. Sollte dies für Ihre Entscheidung eine Rolle spielen, aktivieren Sie das entsprechende Filter-Kriterium unter dem Abschnitt „Unternehmensstandort“.

Bei Cloud-Anwendungen ist eine sichere Anmeldung für den Zugriffs-Schutz heutzutage unerlässlich. Diese wird in den meisten Fällen über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung realisiert. Dabei handelt es sich um einen zweistufigen Anmelde-Prozesse: als erstes geben Sie wie gewohnt Ihren Benutzer und Ihr Passwort ein. Wurde die Kombination geprüft und akzeptiert, ist noch ein zweites, generiertes Passwort notwendig. Dieses erhalten Sie in der Regel direkt über eine App wie den Google Authentificator. Welche Lösung dieses Sicherheitsmerkmal unterstützt erfahren Sie über das Filter-Kriterium „Zwei-Faktor-Authentifizierung“.

Bei der Berechnung der monatlichen Betriebskosten nutzen die meisten Anbieter drei Kriterien: den Funktionsumfang der Plattform, die Anzahl der Anwender, die an einem Projekt aktiv beteiligt sind sowie die Vertragslaufzeit.

Für die Ermittlung des richtigen Kostenmodells wählen Sie im ersten Schritt die benötigte Benutzeranzahl in den Filter-Kriterien aus. Hier stehen Ihnen die Grenzen von mindestens 3, 10, 50 oder 100 Anwendern zur Verfügung. Genauere Klassifikationen geben Sie im Anschluss direkt auf der Webseite des Anbieters an.

Auch die Dauer des Vertrags haben wir direkt in die Filter-Kriterien mit integriert – hier gilt wie bei den meisten Cloud-Angeboten: je länger Sie die Vertragsdauer wählen, desto höher sind die Rabatte auf den monatlichen Grundpreis.

Haben Sie die beiden Filter gesetzt, sehen Sie, welche Angebote verfügbar sind. Innerhalb der einzelnen Lösungen navigieren Sie mit den Pfeiltasten zwischen den verfügbaren Mietmodellen. In der Tabelle sehen Sie, wie sich die einzelnen Preismodelle hinsichtlich der Anzahl der Projekte, der Aufgaben sowie der Ansichten unterscheiden.

Die Leistungsfähigkeit der cloudbasierten Projekt-Management-Lösungen hat in den letzten Jahren einen hohen Reifegrad erreicht. Die wesentlichen Grundfunktionen werden von allen Lösungen abgedeckt, allerdings oftmals in unterschiedlicher Art und Weise. In diesem Fall kommt es vor allem darauf an, wie Sie heute arbeiten oder künftig arbeiten möchten: mit Karten, mit Listen oder Termin-gesteuert. Für die passende Auswahl nutzen Sie am besten unsere Filter-Kriterien.

Setzen Sie heute bereits verschiedene cloudbasierte Werkzeuge wie den Chat-Client Slack oder eine Cloud zur Dokumenten-Ablage, dann lässt sich diese in die meisten Umgebungen problemlos integrieren – mehr dazu über den Filter „API“.

Auch der Preis kann am Ende ein entscheidendes Kriterium sein. Hier gibt es bei 50 Anwendern Preisunterschiede von über 1000 Euro pro Monat. Deswegen empfehlen wir Ihnen, den meist verfügbaren Testmonat zu nutzen und zu prüfen, welche Anwendung am besten zu Ihren Anforderungen passt.