Fahrtenbuch Vorlage: Warum Sie beim Fahrtenbuch besser NICHT zur Vorlage greifen
Wenn Sie einen Firmenwagen fahren, dürfen Sie ihn in der Regel auch für private Fahrten nutzen. Aus der privaten Nutzung entsteht jedoch ein geldwerter Vorteil, den Sie versteuern müssen. Das können Sie entweder pauschal tun – oder jede Fahrt genau aufzeichnen. Falls Sie sich für Letzteres entscheiden, benötigen Sie ein Fahrtenbuch.
Es gibt kostenlose Fahrtenbuch-Vorlagen, mit denen Sie Ihre Fahrten festhalten können. Leider ist darauf kein Verlass, weil das Finanzamt Excel-Dateien in der Regel nicht anerkennt. Welche Anforderungen für Fahrtenbücher gelten und welche sicheren Alternativen zur Vorlage es gibt, erfahren Sie in diesem Artikel.
Wenn Sie Ihren Firmenwagen auch privat nutzen, können Sie entweder pauschal 1 % des Bruttolistenpreises versteuern oder mit einem Fahrtenbuch jede Fahrt genau dokumentieren.
Damit das Finanzamt ein Fahrtenbuch anerkennt, muss es lückenlos, manipulationssicher und vollständig sein.
Excel- oder Google-Sheets-Vorlagen werden in der Regel nicht anerkannt, weil Einträge zu leicht nachträglich geändert werden können.
Am bequemsten sind elektronische Fahrtenbücher wie Vimcar, FLEETIZE oder Lexware Fahrtenbuch: Sie zeichnen Fahrten automatisch auf, speichern Daten revisionssicher und werden vom Finanzamt anerkannt.
Wenn Sie unbedingt eine Vorlage verwenden möchten, sollten Sie sie ausdrucken und handschriftlich ausfüllen. Weil lose Blätter theoretisch nachträglich ausgetauscht werden könnten, ist ein gebundenes Fahrtenbuch in diesem Fall die sicherere Lösung.
Was ist ein Fahrtenbuch?
Ein Fahrtenbuch ist ein Dokument, mit dem Sie alle Fahrten eines Fahrzeugs protokollieren. Sie notieren darin sowohl geschäftliche als auch private Fahrten, inklusive Angaben wie Datum, Ziel, Zweck und Kilometerstand.
Auf dieser Basis lässt sich dann bis auf den Kilometer genau nachvollziehen, welcher Anteil der Nutzung privat und welcher geschäftlich war.
Warum braucht man ein Fahrtenbuch?
Wenn Sie Ihren Firmenwagen auch privat nutzen, betrachtet das Finanzamt diesen Vorteil als zusätzliches Einkommen. Das nennt sich „geldwerter Vorteil“ – und auf den müssen Sie Steuern zahlen.
Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:
- 1.
Die pauschale 1 %-Regelung
Sie versteuern jeden Monat pauschal 1 % des Bruttolistenpreises Ihres Autos – egal, wie oft oder wie wenig Sie es privat fahren. Das ist einfach, kann aber nachteilig sein, wenn Sie privat gar nicht so viel unterwegs sind. - 2.
Das Fahrtenbuch
Sie dokumentieren jede Fahrt, egal ob privat oder geschäftlich, und rechnen am Ende des Jahres genau aus, welcher Anteil auf private Fahrten entfällt. Das ist ganz schön viel Arbeit – kann aber vorteilhaft sein, wenn Sie Ihr Auto überwiegend geschäftlich nutzen.
Sie müssen also nicht unbedingt ein Fahrtenbuch führen (und oft lohnt es sich auch gar nicht – mehr dazu gleich).
Ein Fahrtenbuch ist nicht nur im geschäftlichen Kontext relevant. Sie können es auch von der Führerscheinstelle auferlegt bekommen, etwa nach einem Verkehrsverstoß.
In diesem Fall geht es natürlich nicht um die steuerliche Abrechnung, sondern darum, dass die Behörden nachvollziehen können, wer das Fahrzeug wann gefahren hat. Die Anforderungen und der Zweck unterscheiden sich daher deutlich vom steuerlichen Fahrtenbuch.
Wie muss ein Fahrtenbuch aussehen?
Damit das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch anerkennt, muss es ziemlich strenge Anforderungen erfüllen – sowohl formell als auch inhaltlich:
Form: Wie muss das Fahrtenbuch geführt werden?
Sie können Ihr Fahrtenbuch entweder handschriftlich in Papierform oder digital führen. Wichtig ist in beiden Fällen, dass es lückenlos, manipulationssicher und fürs Finanzamt nachvollziehbar ist.
Es ist also nicht ausreichend, Ihre Fahrten einfach nur „irgendwie“ zu dokumentieren: Das Finanzamt schaut bei Fahrtenbüchern nämlich oft ganz genau hin.
Das macht auch die Nutzung von Vorlagen problematisch: Weil Sie die Angaben hier ziemlich einfach manipulieren können (etwa, indem Sie nachträglich Kilometerstände oder Fahrten ändern), werden Excel- oder Google-Sheets-Dokumente in der Regel nicht anerkannt (mehr dazu später).
Inhalt: Welche Pflichtangaben müssen ins Fahrtenbuch?
Folgende Informationen müssen einmalig zu Beginn des Fahrtenbuchs festgehalten werden:
Name der Firma bzw. des Fahrzeughalters
Amtliches Kennzeichen des Fahrzeugs
Ein Fahrtenbuch bezieht sich immer nur auf ein bestimmtes Fahrzeug. Dessen Kennzeichen muss eindeutig vermerkt werden.Kilometerstand zu Beginn und Ende des dokumentierten Zeitraums
In der Regel handelt es sich dabei um den Kilometerstand am ersten und letzten Tag des Jahres. So kann das Finanzamt die gesamte Fahrleistung nachvollziehen.
Für jede betriebliche Fahrt müssen Sie dann folgende Angaben eintragen:
Datum der Fahrt
Start- und Zielort
Genaue Adressen (Ort, Straße, Hausnummer)Reiseroute
Nicht immer ist die kürzeste Route zum Ziel verfügbar. Wenn Sie einen Umweg fahren, sollten Sie diesen im Fahrtenbuch vermerken und kurz begründen.Zweck der Fahrt
Geben Sie den Grund an, warum Sie den Firmenwagen genutzt haben (z. B. Kundentermin, Messebesuch).Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt
Gefahrene Kilometer insgesamt
Bei privaten Fahrten sind die Anforderungen weniger streng: Hier reicht es in der Regel aus, Kilometerstand zu Beginn und Ende sowie die gefahrenen Kilometer einzutragen. Angaben zu Reiseroute oder Zweck sind nicht notwendig.
Wann lohnt sich ein Fahrtenbuch?
Es wäre natürlich deutlich unkomplizierter, einfach die pauschale 1 %-Regelung zu nutzen. Wenn Sie hingegen ein Fahrtenbuch führen möchten, um Ihre tatsächliche private Nutzung genau nachzuweisen und damit eventuell Steuern zu sparen, müssen Sie jede Fahrt sorgfältig dokumentieren. Lohnt sich dieser Aufwand überhaupt?
Die Antwort hängt von mehreren Faktoren ab:
Wie häufig nutzen Sie das Auto privat?
Je seltener Sie den Firmenwagen privat fahren, desto eher kann sich ein Fahrtenbuch lohnen. Bei vielen privaten Fahrten ist die Pauschale oft einfacher und günstiger.Wert des Fahrzeugs
Bei teuren Autos fällt die pauschale 1 %-Versteuerung stärker ins Gewicht. Hier kann ein Fahrtenbuch steuerliche Vorteile bringen.Art des Fahrzeugs
Bei Elektro- und Hybridautos gelten oft Sonderregelungen mit reduzierter Besteuerung. Hier ist der Vorteil eines Fahrtenbuchs meist geringer.
Als Faustregel gilt: Ein Fahrtenbuch lohnt sich eher, wenn Sie den Wagen überwiegend geschäftlich nutzen, der Listenpreis hoch ist und keine reduzierten Steuersätze gelten. Wenn Sie hingegen viel privat fahren oder ein sehr günstiges (Elektro-)Fahrzeug haben, ist die 1 %-Regelung oft die einfachere oder sogar günstigere Lösung.
Wenn Sie genauer wissen möchten, ob sich ein Fahrtenbuch in Ihrem Fall lohnt – und wie viel Sie damit konkret sparen könnten –, können Sie einen Fahrtenbuch-Rechner nutzen.
Damit können Sie basierend auf Angaben wie dem Bruttolistenpreis, dem Weg zur Arbeit und dem Anteil der privaten Nutzung die Steuerlast zwischen der 1 %-Regelung und dem Fahrtenbuch vergleichen. Bei manchen Rechnern – etwa dem von Vimcar – können Sie sogar konkrete Automodelle auswählen und so eine besonders realistische Berechnung erhalten.
Hier sind einige hilfreiche Online-Rechner:
Natürlich handelt es sich bei den Ergebnissen stets nur um Schätzungen.
Fahrtenbuch-Vorlage: Keine sichere oder praktische Lösung
Vermutlich hat Sie die Suche nach einer Fahrtenbuch-Vorlage überhaupt erst zu diesem Artikel geführt. Die wollen wir Ihnen auch nicht vorenthalten – aber trotzdem kurz erklären, warum Sie Ihre Fahrten besser mit einer anderen Methode (mehr dazu gleich) aufzeichnen sollten.
Das Problem: Ein Fahrtenbuch muss lückenlos und manipulationssicher sein. Bei Excel- oder Google-Sheets-Vorlagen können Einträge jedoch problemlos nachträglich geändert oder gelöscht werden, ohne dass das Finanzamt das erkennen kann.
Deshalb werden solche Dateien mit großer Wahrscheinlichkeit nicht anerkannt. Das bestätigt auch die aktuelle Rechtsprechung.
Die Alternative ist, unsere Fahrtenbuch-Vorlage auszudrucken und handschriftlich auszufüllen. Doch auch hier gibt es eine Einschränkung: Lose Blätter sind beim Finanzamt nicht gern gesehen, weil sie theoretisch nachträglich ausgetauscht werden könnten. Auch in diesem Fall wäre ein gebundenes Fahrtenbuch oft die sicherere Wahl.
Fahrtenbuch Vorlage als PDF 
Fahrtenbuch Vorlage für Excel 
Fahrtenbuch Vorlage als Google Sheet 
Fahrtenbuch Vorlage als OpenDocument Bessere Alternative: Elektronisches Fahrtenbuch
Wenn Sie ein Fahrtenbuch nutzen, Ihre Fahrten aber nicht handschriftlich aufzeichnen möchten, können Sie ein elektronisches Fahrtenbuch verwenden. Dabei handelt es sich um Software, die Ihre Fahrten automatisch erfasst und die Daten revisionssicher speichert. Das hat mehrere Vorteile:
Automatische Erfassung
Kein penibles Ausfüllen nötig: Die Fahrten Ihres Autos werden per GPS aufgezeichnet – Sie müssen am Ende nur noch Zweck und Kategorie (privat oder geschäftlich) ergänzen.Rechtssichere Nutzung
Alle Änderungen werden revisionssicher dokumentiert. Dadurch werden elektronische Fahrtenbücher in der Regel vom Finanzamt anerkannt.Einfache Bedienung
Die Softwarelösungen sind meist intuitiv und für alle Nutzer einfach zu bedienen. Sie können Daten mit wenigen Klicks exportieren und bequem für die Steuererklärung nutzen.
Es gibt unterschiedliche Arten von elektronischen Fahrtenbüchern. Die „Premium“-Anbieter, die in der Regel etwas teurer sind, setzen auf kleine OBD-Stecker, die direkt im Fahrzeug angebracht werden und alle Fahrten automatisch aufzeichnen. Bei günstigeren Lösungen erfolgt die Erfassung oft über eine App, die Sie vor der Fahrt manuell starten müssen.
Hier sind einige bekannte Lösungen für elektronische Fahrtenbücher:
Anbieter | Funktionsweise | Kosten | Gratis-Version? |
|---|---|---|---|
OBD-Stecker mit automatischer GPS-Aufzeichnung | ab 21,90 € pro Monat | Nein | |
OBD-Stecker mit automatischer GPS-Aufzeichnung | ab 18,95 € pro Monat | Nein | |
OBD-Stecker mit automatischer GPS-Aufzeichnung | ab 24,90 € pro Monat | Nein | |
Smartphone-App zur GPS-Aufzeichnung | ab 4,19 € pro Monat | Ja | |
Smartphone-App zur GPS-Aufzeichnung | ab 1,99 € pro Monat | Ja (für den ehrenamtlichen Gebrauch) |
Fazit
Wenn Sie sich dafür entscheiden, ein Fahrtenbuch zu führen, sollten Sie darauf achten, dass es den strengen Anforderungen des Finanzamts entspricht: Es muss lückenlos, manipulationssicher und nachvollziehbar sein. Einfache Excel- oder Google-Sheets-Dateien werden in der Regel nicht anerkannt, weil Einträge nachträglich zu leicht geändert werden können.
Wenn Sie trotzdem eine kostenlose Fahrtenbuch-Vorlage nutzen möchten, sollten Sie sie ausdrucken, handschriftlich ausfüllen und alle Einträge sauber, vollständig und ohne Lücken dokumentieren. Ein gebundenes Fahrtenbuch ist in diesem Fall aber meist die bessere Wahl.
Deutlich sicherer – und gleichzeitig auch bequemer – sind zertifizierte elektronische Fahrtenbücher. Diese erfassen Ihre Fahrten automatisch, speichern alle Daten revisionssicher und sparen Ihnen viel Zeit bei der Steuererklärung.
