Geschäftsbrief Vorlage: Kostenloses Muster für GmbH, UG, GbR, Einzelunternehmen
Menschen schreiben Briefe, Unternehmen schreiben Geschäftsbriefe. Bei den meisten Mitteilungen, die Sie als Selbstständiger oder Unternehmer an Kunden, Behörden oder Geschäftspartner senden, handelt es sich nämlich um offizielle Geschäftsbriefe. Für diese Schreiben gelten einige formale und rechtliche Regeln.
Ein Geschäftsbrief muss klar, korrekt und rechtssicher formuliert sein – und bestimmte Pflichtangaben enthalten. Damit Ihre Mitteilungen professionell wirken und keine formalen Fehler enthalten, lohnt sich der Griff zur passenden Vorlage.
Geschäftsbrief Vorlage als PDF 
Geschäftsbrief Vorlage für Word 
Geschäftsbrief Vorlage als Google Doc 
Geschäftsbrief Vorlage als OpenDocument Geschäftsbrief-Vorlagen
Ob Einzelunternehmen, GbR, GmbH oder UG: Für jede Rechtsform gelten eigene Anforderungen an einen Geschäftsbrief. Neben einem klaren Aufbau und einem professionellen Ton müssen auch bestimmte Pflichtangaben enthalten sein.
Damit Sie rechtlich auf der sicheren Seite sind und Zeit sparen, finden Sie hier passende Geschäftsbrief-Vorlagen für verschiedene Unternehmensformen:
Geschäftsbrief für Einzelunternehmen
Als Einzelunternehmer:in müssen Sie im Briefkopf Ihren vollständigen Namen und Ihre Geschäftsanschrift angeben. Ein Handelsregistereintrag ist meist nicht nötig – ebenso wenig der Zusatz „e.K.“, sofern Sie nicht als Kaufmann oder Kauffrau im Handelsregister eingetragen sind.
Die Angabe einer Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist nur notwendig, wenn sie für die jeweilige Mitteilung relevant ist (z. B. bei Rechnungen).
Vor- und Nachname des Inhabers
Geschäftsanschrift
ggf. USt-IdNr. oder Steuernummer
Hier geht’s zur Geschäftsbrief-Vorlage für Einzelunternehmen:
Geschäftsbrief für GbR
Bei einer GbR müssen alle Gesellschafter mit Vor- und Nachnamen im Geschäftsbrief genannt werden. Auch die vollständige Geschäftsanschrift gehört in den Briefkopf. Zwar ist kein Handelsregistereintrag vorgesehen, aber der Zusatz „GbR“ muss enthalten sein, um die Rechtsform eindeutig zu kennzeichnen.
Vor- und Nachnamen aller Gesellschafter:innen
vollständige Geschäftsanschrift
Rechtsformzusatz „GbR“
ggf. USt-IdNr. oder Steuernummer
Hier geht’s zur Geschäftsbrief-Vorlage für GbRs:
Geschäftsbrief für GmbH + UG
Kapitalgesellschaften wie die GmbH oder UG müssen strengere Anforderungen erfüllen. Auf jedem Geschäftsbrief müssen der vollständige Firmenname mit Rechtsformzusatz, der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht und die Handelsregisternummer stehen. Außerdem müssen alle Geschäftsführer namentlich genannt werden. Wenn ein Aufsichtsrat besteht, müssen Sie auch diesen aufführen.
vollständiger Firmenname inkl. „GmbH“ oder „UG (haftungsbeschränkt)“
Sitz der Gesellschaft
Registergericht und Handelsregisternummer
Vor- und Nachnamen der Geschäftsführer
ggf. Mitglieder des Aufsichtsrats
vollständige Geschäftsanschrift
USt-IdNr.
Hier geht’s zur Geschäftsbrief-Vorlage für GmbHs:
Was ist ein Geschäftsbrief?
Ein Geschäftsbrief ist eine schriftliche Mitteilung, die Sie im geschäftlichen Kontext versenden – egal ob an Kunden, Geschäftspartner, Behörden oder Lieferanten. Es gibt Geschäftsbriefe für viele unterschiedliche Zwecke: etwa um Angebote zu verschicken, Rechnungen zu schreiben, Verträge zu kündigen oder einfach nur Informationen mitzuteilen (mehr zu den Geschäftsbrief-Typen gleich).
Im Gegensatz zu privaten Briefen gelten für Geschäftsbriefe bestimmte Form- und Inhaltsvorgaben. Dazu kommen gewisse Pflichtangaben, die unter anderem von der Rechtsform des Unternehmens abhängig sind.
Wie muss ein Geschäftsbrief aufgebaut sein?
Geschäftsbriefe folgen einem klaren Aufbau, der sich in der Praxis meist an der DIN-5008-Norm orientiert. Diese Norm für „Schreib- und Gestaltungsregeln“ enthält zahlreiche Vorgaben zur formalen Gestaltung von Dokumenten, von der Position der Absenderadresse bis zum Zeilenabstand.
Wichtig: DIN 5008 ist eine Norm zur Orientierung, keine Pflichtvorgabe. Es ist also gesetzlich nicht vorgeschrieben, dass Sie Ihre Geschäftsbriefe in diesem Format verfassen müssen. Sinnvoll ist es aber allemal, weil diese Norm im Geschäftsalltag weitverbreitet ist und Empfänger daran gewöhnt sind. Außerdem hilft sie Ihnen dabei, keine Pflichtangaben zu vergessen.
Die DIN 5008 ist eine umfangreiche Norm mit zahlreichen Regeln und Gestaltungsvorgaben.
Als Lektüre ist die kostenpflichtige Originalfassung höchstens für Büro- und Verwaltungsprofis interessant. Wir haben die wichtigsten Punkte, die für Geschäftsbriefe wirklich relevant sind – und die wir selbstverständlich auch in unseren Vorlagen berücksichtigt haben – kurz für Sie zusammengefasst:
Seitenränder:
Damit der Brief in einen Fensterumschlag passt und ordentlich aussieht, sollten Sie diese Seitenränder einhalten:Links: 2,5 cm
Rechts: mind. 1,5 cm
Oben: 4,5 cm
Unten: mind. 2 cm
Schriftbild:
Ein gut lesbarer Geschäftsbrief braucht ein klares Schriftbild:Schriftgröße: 10–12 pt
Zeilenabstand: 1,0 oder 1,5
Empfohlene Schriftarten: serifenlose Fonts (z. B. Arial, Calibri, Helvetica)
Absender:
Der Absender steht entweder im Briefkopf (oben rechts oder links) oder direkt über dem Adressfeld.Angaben: Name oder Firmenname, Anschrift, ggf. Telefonnummer, E-Mail, Website
Empfängeranschrift:
Die Empfängeradresse muss so platziert werden, dass sie im Sichtfenster des Umschlags erscheint.Angaben: Name, ggf. Firma, Straße, Postleitzahl und Ort
Datum:
Das Datum steht im oberen Bereich des Briefs, meist rechtsbündig über dem Betreff.Format: z. B. 08.06.2025 oder 8. Juni 2025
Betreff:
Der Betreff fasst das Anliegen knapp zusammen – ohne das Wort „Betreff“ und ohne Punkt am Ende. Er kann fett oder farblich hervorgehoben werden.Anrede und Text:
Nach der Anrede folgt eine Leerzeile. Der Text ist in Absätze gegliedert, jeweils durch eine Leerzeile getrennt.Grußformel und Unterschrift:
Am Ende des Briefs steht eine gängige Grußformel, darunter die Unterschrift (schriftlich oder digital).Beispiel: „Mit freundlichen Grüßen“
Darunter: Vor- und Nachname, ggf. Funktion im Unternehmen
Anlagenvermerk:
Wenn Sie Unterlagen beilegen, vermerken Sie diese nach der Unterschrift.Beispiel: „Anlage: Rechnung“ oder „Anlagen: Angebot, AGB“
Welche Arten von Geschäftsbriefen gibt es?
Geschäftsbriefe kommen in vielen Situationen zum Einsatz. Hier sind die wichtigsten:
Angebotsschreiben
Im Angebotsschreiben informieren Sie potenzielle Kunden über Ihre Produkte oder Dienstleistungen.Auftragsbestätigung
Ein Kunde hat bei Ihnen bestellt? Mit einer Auftragsbestätigung halten Sie schriftlich fest, was genau vereinbart wurde, um Missverständnisse zu vermeiden.Rechnung
Rechnungen gehören zum Alltag im Geschäftsleben. In einer Rechnung listen Sie auf, was Sie geliefert oder geleistet haben, zu welchem Preis und bis wann Sie die Zahlung erwarten.Unsere Rechnungsvorlage kann Ihnen dabei helfen, rechtskonforme Rechnungen zu schreiben.
Mahnung
Ein Kunde ist im Zahlungsverzug? Mit einem Mahnungsschreiben können Sie ihn freundlich, aber bestimmt an die offene Rechnung erinnern und eine letzte Zahlungsfrist setzen.Reklamation oder Beschwerde
Wenn etwas schiefläuft – sei es bei einer Lieferung oder einer Dienstleistung – wird es Zeit für einen klar formulierten Beschwerdebrief.Kündigungsschreiben
Mit einem Kündigungsschreiben beenden Sie ein Vertragsverhältnis, etwa eine Geschäftsbeziehung, eine Dienstleistung oder ein Mietverhältnis.Informationsschreiben
Sie möchten Kunden oder Geschäftspartner über neue Öffnungszeiten, geänderte Preise oder andere Dinge informieren? Dann können Sie einen Geschäftsbrief als Informationsschreiben nutzen.Begleitschreiben
Begleitschreiben sind kurze Mitteilungen, die anderen Dokumenten beigelegt werden. Sie erklären zum Beispiel, was beigefügt ist oder was als Nächstes zu tun ist.
