Rapidmail: E-Mail Marketing Software im Test

Wenn Sie zuverlässig Newsletter in die Postfächer potenzieller Kunden bekommen möchten, sollten Sie ein professionelles E-Mail-Marketing-Tool verwenden. Besonders für den Massenversand von E-Mails ist es wichtig, dass Sie einen zuverlässigen Dienst mit hoher Reputation nutzen, denn sonst gehen Ihre Marketing-Bemühungen schnell in den Spam-Ordnern der Empfänger verloren.

Ein guter Dienst sollte DSGVO-konform sein, viele individuelle Anpassungsmöglichkeiten bereitstellen und am besten einen deutschsprachigen Support bieten. So können Sie E-Mail-Kampagnen Ihren Stempel aufdrucken und gleichzeitig sicher sein, dass Sie rechtlich abgesichert sind. Ein Anbieter, der genau das verspricht, ist rapidmail.

rapidmail* ist ein deutscher SaaS-Dienst (Software as a Service), der von der rapidsoft GmbH betrieben wird und nach eigenen Angaben über 80.000 Kunden hat. Der Hauptsitz ist in Freiburg und sämtliche Daten werden über deutsche Server abgewickelt. rapidmail selbst gibt an, vollständig DSGVO-konform zu sein und lockt potenzielle Kunden mit interessanten Features wie SMS-Formularen, ausführlichen Statistiken und einer intuitiven Bedienung inklusive automatischer Farbschemaübernahme von der eigenen Website.

Auch viele der übrigen Features wie der kostenlose Telefonsupport in deutscher Sprache, kostenloser Erstversand an bis zu 2.000 Empfänger, Double-Opt-In sowie Integrationsmöglichkeiten in CMS und Shop-Systeme klingen vielversprechend. Wie sich rapidmail im Vergleich zu anderen E-Mail-Marketing-Lösungen schlägt und wo seine Stärken und Schwächen liegen, haben wir uns im Test genau angeschaut.

Die Anmeldung bei rapidmail ist unkompliziert und schnell. Nach der Registrierung muss das Konto zunächst durch rapidmail freigeschaltet werden, was in unserem Fall jedoch nur etwa eine Minute dauerte. Möglicherweise müssen Sie sich allerdings außerhalb der Geschäftszeiten etwas gedulden, bis Sie sich zum ersten Mal einloggen können. Zahlungsdaten müssen - obwohl es kein Gratispaket gibt - vorerst noch nicht hinterlegt werden, denn der Versand des ersten Mailings an bis zu 2.000 Empfänger ist kostenlos. Dadurch können Sie den Dienst in Ruhe testen und einen ersten Mailversand durchführen, bevor Sie sich endgültig entscheiden.

Nach der Erstanmeldung landen Sie im übersichtlichen Dashboard, das intuitiv aufgebaut und gut strukturiert ist. Alle wichtigen Bereiche wie das Erstellen einer Kampagne, das Anlegen bzw. Importieren von Kontaktlisten sowie das Erstellen von Formularen sind mit nur einem Klick erreichbar.

Über die Bestätigung der eigenen Anmelde-E-Mail-Adresse haben Sie bereits die erse Absenderadresse automatisch verifiziert, die entsprechend auch im Konto hinterlegt ist. Eine Authentifizierung Ihrer eigenen Domain per SPF und DKIM (DomainKeys Identified Mail) ist bei rapidmail nicht verpflichtend, aber natürlich möglich. Die entsprechenden Werte lassen sich für jede Absenderadresse nach der Bestätigung per E-Mail-Link anzeigen. Auch ein verständliches Tutorial, das erklärt, wo genau Sie die DNS-Records einbinden müssen, ist vorhanden. Wenn Sie auf SPF und DKIM-Authentifizierung verzichten, müssen Sie mit einer geringeren Zustellwahrscheinlichkeit rechnen.

Insgesamt sind die Ersteinrichtung und die Authentifizierung Ihrer eigenen Domain sehr komfortabel gelöst. Dank guter Tutorials haben auch Einsteiger die Möglichkeit, alles komplett selbst einzurichten. Das gesamte Bedienkonzept der Seite überzeugt, denn alle wichtigen Bereiche sind mit einem oder wenigen Klicks erreichbar.

Wenn Sie Kunden aus Ihrem bestehenden Shop-System oder Kontaktdaten aus WordPress importieren und einer Empfängerliste hinzufügen möchten, bietet rapidmail eine gut strukturierte Anleitung für das entsprechende Export-Plugin. Wenn Sie jedoch beispielsweise mit Joomla arbeiten oder einen Webshop mit xt:Commerce betreiben, müssen Sie den Export und Import von Kontakten manuell vornehmen.

Über den Reiter in der rechten oberen Ecke haben Sie Zugriff auf alle Kontoeinstellungen. Hier können Sie nicht nur Einstellungen zur Zugriffsbeschränkung, zu Domains und Absenderadressen vornehmen, sondern haben auch Zugriff auf kompatible externe Systeme, um Plugins einzubinden.

Auch eigene API-Schnittstellen können Sie hier einrichten. rapidmail setzt auf eine eigene API, die aber verständlich erklärt und für Nutzer mit Programmierkenntnissen einfach einzubinden ist. Leider steht die Dokumentation zur API nur in englischer Sprache zur Verfügung.

Erwähnenswert ist an dieser Stelle auch, dass Sie über die Kontoeinstellungen die Möglichkeit haben, einen individuellen Datenschutzvertrag zur Auftragsverarbeitung (gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO) mit rapidmail abzuschließen. Auch das Double-Opt-In-Verfahren und DSGVO-konformes Löschen von Kontaktdaten werden unterstützt. Diese Features unterstreichen den hohen Stellenwert, den DSGVO-Konformität bei rapidmail hat.

Darüber hinaus können Sie in den Kontoeinstellungen im Menüpunkt Zusatzmodule optionale Funktionen aktivieren, die standardmäßig deaktiviert sind. Dazu zählen erweiterte Empfängerstatistiken (personenbezogen) und individuelle Tracking-Parameter. Gegen eine Gebühr können Sie rapidmail zudem mit Darstellungstests für Mailings in verschiedenen E-Mail-Programmen beauftragen.

Unterm Strich ist die Ersteinrichtung unkompliziert und innerhalb weniger Minuten erledigt. Erweiterte Funktionen, Anbindungsmöglichkeiten und Einstellungen sind mit wenigen Klicks erreichbar. Die Optimierung der Zustellbarkeit per DKIM und SPF wird ebenso verständlich erklärt wie die übrigen Funktionen. Dank kurzer Tutorials, wenn Sie einen Bereich zum ersten Mal aufrufen, finden Sie sich auch als Einsteiger schnell zurecht. Wer den Dienst zunächst testen möchte, profitiert zudem davon, dass der Versand des ersten Mailings an bis zu 2.000 Empfänger komplett kostenlos ist.

Einzige Kritikpunkte sind die nur in englischer Sprache vorhandene API-Dokumentation und die etwas eingeschränkten Integrationsmöglichkeiten per Plugin. Hier hätten wir uns etwas mehr Vielfalt gewünscht, um es auch Nutzern von Systemen wie Joomla oder xt:Commerce so einfach wie möglich zu machen. Davon abgesehen ist das Bedienkonzept aber sehr gelungen.

Note: 1,7

Sie können Kundendaten auf verschiedene Weisen hinzufügen. Ein übersichtliches Tutorial erklärt Ihnen beim ersten Aufrufen der Empfängerliste-Seite genau, welche Möglichkeiten Sie haben:

Beim manuellen Anlegen von Kontakten können Sie eigene Felder hinzufügen und Kontakte über das Feld Stichworte mit Tags gruppieren. Diese Tags können später dazu verwendet werden, Kampagnen nur an bestimmte Empfänger zu verschicken, funktionieren also wie Segmente. Auch das Anlegen mehrerer Kontaktlisten ist kein Problem.

Über den Menüpunkt Anmeldeformulare können Sie Formulare für Ihre eigene Webseite erstellern. Jedem Formular wird eine Kontaktliste zugewiesen, der die Kontaktdaten dann automatisch hinzugefügt werden. Eine Besonderheit bei rapidmail ist, dass Sie das Farbschema Ihrer Webseite automatisch in das Formular übernehmen können. Das hat im Test auch hervorragend funktioniert und spart bei der Formularerstellung eine Menge Arbeit.

Der Formular-Editor selbst ist übersichtlich und bietet umfangreiche Gestaltungsmöglichkeiten. Sie können zusätzliche Felder hinzufügen und das Design beliebig anpassen. Anschließend haben Sie die Möglichkeit, den Quellcode auf Ihrer Seite einzufügen. Wie genau das funktioniert, wird Ihnen mit einer Animation sehr ausführlich und gut verständlich erklärt. Natürlich zeigt sich auch hier der Fokus auf DSGVO-Konformität mit der Einbindung einer Double-Opt-In-Funktion.

Direkt im Formular-Editor können Sie ebenfalls Landing-Pages bearbeiten, um beispielsweise die Seite zur Ab- oder Anmeldungsbestätigung individuell zu gestalten. Auch eine automatisierte E-Mail-Antwort, um Neuabonnenten zum Newsletter zu begrüßen, wird gleich über den Editor erstellt. Dies ersetzt verschiedene Automatisierungsprozesse, die bei den meisten anderen Anbietern separat per Workflow erstellt werden müssten.

Neben der Integration auf der eigenen Seite können Sie das Anmeldeformular auch per URL, QR-Code oder Pop-up-Fenster für Buttons teilen, ohne den Code auf einer Webseite einfügen zu müssen. Dadurch können Sie das Formular auch sehr gut für das Sammeln von Adressen aus anderen Quellen - beispielsweise Social-Media-Plattformen - zweckentfremden.

Ein besonderes Feature von rapidmail ist auch das Sammeln von Kontakten per SMS-Dialog. Damit können sich Kunden und Interessenten automatisch per SMS zu einer Kontaktliste hinzufügen lassen.Den entsprechenden Trigger-Code können Sie dabei selbst festlegen. Dies ist beispielsweise für Print-Kampagnen, Flyer oder Plakate durchaus interessant. Praktischerweise lässt sich im Rahmen der Einrichtung gleich der zur SMS-Anmeldung passende Flyer als PDF-Datei erstellen. Auch hierfür steht ein Editor zur Verfügung; Sie können aber auch eigene Designs hochladen.

Es gibt bei rapidmail viele verschiedene Möglichkeiten, E-Mails zu sammeln und Formulare und Landing-Pages zu individualisieren. Die automatische Übernahme des Farbschemas von der eigenen Internetseite und das Sammeln per SMS-Dialog sind Besonderheiten, die man woanders nur selten findet. Dadurch hebt sich Rapidmail von der Masse ab und kann in diesem Bereich auf ganzer Linie überzeugen.

Note: 1,0

Das Erstellen von Kampagnen ist bei rapidmail simpel. Im Wesentlichen können Sie zwischen zwei verschiedenen Arten von Mailings wählen:

A/B-Tests bei rapidmail beschränken sich leider auf die Betreffzeile. Zwei unterschiedlich gestaltete Kampagnen mit unterschiedlichen Inhalten können Sie nicht vergleichen. Über Follow-Up-Mailings haben Sie die Möglichkeit, bestimmte E-Mails an Empfänger zu schicken, die ein ausgewähltes Mailing nicht geöffnet haben. RSS-Feeds lassen sich aber bei rapidmail leider nicht in Kampagnen integrieren.

Es gibt zwar auch einen Menüpunkt für Transaktionsmails, der allerdings nicht dazu dient, eigene transaktionale E-Mails (beispielsweise für Bestellbestätigungen) zu erstellen, sondern sie nur über die rapidmail SMTP-Server zu versenden. Nach dem Versand der E-Mails aus Ihrem eigenen System können Sie sie über rapidmail auswerten, um eine gute Übersicht über die Öffnungsraten und weitere Statistiken zu erhalten.

Beim Erstellen der Kampagne müssen Sie einfach Empfänger- und Absender-E-Mail auswählen und werden dann über drei einfache Schritte bis zur fertigen Kampagne geleitet. In der Betreffzeile lassen sich Variablen einfügen und Sie können aus drei verschiedenen Methoden wählen, um das Mailing zu erstellen:

Die Auswahl an Vorlagen ist vielseitig, zuletzt genutzte Vorlagen werden gespeichert und auch eigene Layout-Vorschläge lassen sich komfortabel speichern. Alles ist sehr übersichtlich und selbsterklärend gestaltet, sodass sich auch Einsteiger zurechtfinden sollten.

Wenn Sie sich für eine Art entschieden haben, werden Sie zum E-Mail-Editor weitergeleitet, in dem Sie ein Mailing erstellen bzw. vorhandene Layouts bequem anpassen können. Im Editor werden alle wichtigen Funktionen übersichtlich präsentiert und dank Drag-and-Drop-Funktionalität ist die Bedienung intuitiv. Auch Neulinge können mit wenigen Klicks professionelle Newsletter erstellen und an die eigenen Anforderungen anpassen.

Auf einen Workflow-Editor, um komplexere automatisierte E-Mail-Kampagnen zu erstellen, müssen Sie bei rapidmail leider verzichten. Durch die gute Einbindung von automatisierten Mails in die Formularerstellung und die Möglichkeit, einfache automatische E-Mails zu versenden, werden Sie in den meisten Anwendungsfällen aber auch so zurechtkommen.

Der Versand der Mail kann im letzten Schritt terminiert werden. Sie erhalten dabei eine Übersicht über die wichtigsten Daten wie die Dateigröße von Grafiken sowie einem SpamAssassin-Score, der der Optimierung der Zustellbarkeit dient.

Insgesamt ist das Erstellen und Versenden von E-Mails bei rapidmail unkompliziert und gut strukturiert. Sie werden Schritt für Schritt durch die Erstellung Ihrer Kampagne geleitet und auch die Auswahl an Designvorlagen kann überzeugen. Der Editor lässt sich intuitiv bedienen und auch Follow-Up-Emails, einfache A/B-Tests nach Betreffzeile sowie automatische E-Mails können versendet werden.

Leider können Sie weder RSS-Feeds integrieren, noch Workflows erstellen oder umfangreiche A/B-Tests durchführen. In Verbindung mit der fehlenden Möglichkeit, Kampagnen zu kategorisieren und transaktionale E-Mails zu erstellen, sorgte dies insgesamt für einen Abzug in der Gesamtwertung. Dies schränkt die Komplexität der Kampagnen etwas ein und macht die Verwaltung umfangreicher Kampagnen unübersichtlicher und komplizierter als bei manch anderem Anbieter.

Note: 2,3

Der Bereich für das Tracking Ihrer Kampagnen und Ihre Statistiken ist rapidmail hervorragend gelungen. Auf der Übersichtsseite Ihrer Kampagne erhalten Sie auf den ersten Blick Informationen zu den wichtigsten Statistiken wie Versandrate, Öffnungsrate, Klickrate und Abmeldungen. Hard- und Soft-Bounces werden erst in der Detailansicht sichtbar, wobei Kontakte, an die eine E-Mail nicht zugestellt werden konnte, automatisch aus der Kontaktliste entfernt bzw. auf "gebounct" gesetzt werden. Dadurch wird ein erneuter Zustellversuch - auch in späteren Mailings - unterbunden.

In der Detailansicht zu jedem Mailing können Sie umfangreiche Statistiken zu Informationen wie der Empfängeraktivität, Klicks nach Uhrzeit und Herkunft oder den Endgeräten einsehen. Alles ist sehr übersichtlich gestaltet und auch der Vergleich im Rahmen von A/B-Tests nach Betreffzeile wird gut visualisiert.

rapidmail kann mit einer exzellenten Gesamtübersicht und umfangreichen Details und Tracking-Möglichkeiten überzeugen. Die Daten werden gut aufbereitet, was Ihnen die Optimierung Ihrer Kampagnen erheblich erleichtert. Es fehlt im Prinzip an nichts und wenn Sie über die Einstellungen die erweiterte Empfängerstatistik sowie bei Bedarf weitere Tracking-Parameter Ihrer Webanalyse-Tools einbinden, erhalten Sie professionelle und umfangreiche Analysemöglichkeiten der gesamten Aktivitäten rund um Ihre Kampagnen.

Damit ist rapidmail im Bereich Tracking und Statistiken hervorragend aufgestellt und muss sich hinter keinem anderen Anbieter verstecken. Bemängeln können wir eigentlich nur, dass die Übersichtsseite ohne Kategorisierungsmöglichkeiten der Kampagnen im Laufe der Zeit unübersichtlich werden könnte.

Note: 1,0

rapidmail macht beim Kundensupport alles richtig, was viele Anbieter weniger gut gebacken bekommen. Über die obere Menüleiste wird jederzeit die kostenlose Service-Hotline eingeblendet, über die Sie während der Geschäftszeiten ohne lange Wartezeit einen Experten erreichen können. Mit einem Klick auf Neue Support-Anfrage können Sie ein Ticket erstellen, das in unserem Test in beiden Fällen in unter einer Stunde (morgens und nachmittags deutscher Zeit) beantwortet wurde.

Wenn Sie lieber selbst nach einer Lösung für ein Problem suchen möchten, steht Ihnen darüber hinaus ein umfangreicher Hilfebreich zur Verfügung. Hier können Sie über Kategorien oder eine Volltextsuche nach relevanten Themen suchen. Gute und genaue Erklärungen zu den häufigsten Fragestellungen und detaillierte Tutorials (teilweise mit Videounterstützung) lassen auch in diesem Bereich keine Wünsche offen.

In unserem Test war der Support nicht nur schnell und per kostenloser Service-Hotline erreichbar, sondern auch kompetent und freundlich. Damit bleibt nur zu sagen, dass sich viele andere Anbieter in diesem Bereich eine Schreibe von rapidmail abschneiden können.

Note: 1,0

rapidmail bietet kein kostenloses Paket. Dafür werden Sie als zahlender Kunde auch mit besonders umfangreichen Statistiken, einem hervorragenden Support und vielen Features belohnt, die ohne Aufpreis im Paket enthalten sind. Was die Pakete angeht, können Sie zwischen Flatrates für eine bestimmte Anzahl an Empfängern sowie Volumenpaketen wählen, die nach der Anzahl an monatlichen E-Mails abgerechnet werden.

rapidmail gehört mit seiner Preisstrategie sicherlich nicht zu den günstigsten Anbietern am Markt, bietet aber angesichts des gelungenen Gesamtpakets, der einsteigerfreundlichen Gestaltung und der vielen Sonder-Features ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis. Zudem haben Sie die Möglichkeit, den Dienst ohne Angabe von Zahlungsdaten zu testen, denn das erste Mailing an bis zu 2.000 Empfänger ist kostenfrei.

Die folgende Tabelle zeigt die Preise von rapidmail nach Anzahl der Kontakte im Vergleich zu anderen Anbietern.

Das einzige Feature, das sich kostenpflichtig hinzubuchen lässt, ist der Darstellungstest einzelner Mailings für verschiedene E-Mail-Programme. Ansonsten sind selbst optionale Funktionen wie die Analyse Ihrer Transaktionsmails, erweiterte Empfängerstatistiken oder das Einbinden eigener Tracking-Parameter kostenfrei in jedem Paket enthalten.

rapidmail ist ein hervorragender E-Mail-Marketing-Dienst, der zwar in den Bereichen Kategorisierung, Automatisierung und Transaktions-E-Mails die eine oder andere Schwäche offenbart, unterm Strich aber fast auf ganzer Linie überzeugen kann. Der Bedienkomfort ist hoch, der Support ist erstklassig und die Analysemöglichkeiten sind besonders umfangreich.

In Verbindung mit zusätzlichen Extras wie der Farbschema-Übernahme für Formulare, der kostenlosen Telefon-Hotline oder der Möglichkeit, E-Mails per SMS-Dialog zu sammeln, präsentiert sich rapidmail als kompetenter und leistungsstarker Partner für Ihre E-Mail-Kampagnen. Der Dienst ist skalierbar und eignet sich sowohl für Einsteiger mit geringem Aufkommen als auch für Vielsender.

Was rapidmail-Kunden über den Anbieter denken, lässt sich am besten aus Bewertungen herauslesen. Wir haben Rezensionen unterschiedlicher Bewertungsplattformen für Sie zusammengefasst, damit Sie sich ein möglichst neutrales Bild von den Kundenmeinungen zu rapidmail machen können.

Wenn Sie nach einem Anbieter mit einem kostenlosen Basispaket suchen, könnte MailerLite für Sie interessant sein. Hier finden Sie neben umfangreichen Features auch einen kompletten Homepage-Baukasten für eigene Landing-Pages, einen sehr guten Support und sehr einsteigerfreundliche Editoren. Im Bereich der Statistiken müssen Sie aber Abstriche in Kauf nehmen.

Eine gute Alternative unter den Anbietern ohne Gratispaket und mit deutschem Support ist auch CleverReach. Hier finden Sie noch umfangreichere Plugins für verschiedene Content-Management- und Shop-Systeme und profitieren ebenfalls von einem sehr hohen Bedienkomfort in Verbindung mit einsteigerfreundlichen Editoren für professionelle Newsletter-Kampagnen.