E-Mail-Marketing-Automation: Was ist das und wie richtet man es ein?
E-Mail-Marketing funktioniert am besten, wenn es effizient läuft und sich trotzdem persönlich anfühlt. Genau hier setzt Automation an: Statt jede Nachricht manuell zu versenden, richten Sie einmal einen Workflow ein – und der Versand läuft im Hintergrund automatisch weiter, etwa nach einer Anmeldung oder einem Kauf. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
Dieser Ratgeber führt Sie in die Grundlagen der E-Mail-Marketing-Automation ein. Wir vergleichen die leistungsfähigsten Anbieter und begleiten Sie Schritt für Schritt bei der Einrichtung Ihrer ersten Kampagne mit dem Tool Brevo.
E-Mail-Marketing-Automation ist der automatische Versand von E-Mails, ausgelöst durch einen Trigger (z. B. eine Anmeldung, einen Kauf oder einen Klick).
Typische Einsatzbereiche sind Willkommens-E-Mails, Erinnerungen bei Warenkorbabbrüchen und Maßnahmen zur Reaktivierung von Bestandskund:innen.
Ein großer Vorteil liegt in der Zeitersparnis: Einmal eingerichtet, läuft die Automation vollständig selbstständig im Hintergrund.
Gleichzeitig ermöglicht E-Mail-Automation eine gezielte Ansprache, sodass Ihre Empfänger:innen genau die Nachrichten erhalten, die zu ihrem aktuellen Stand in der Customer-Journey passen.
Tools wie GetResponse, Mailchimp oder Brevo (ehem. Sendinblue) eignen sich gut für Selbstständige und Unternehmen, die schnell mit der E-Mail-Automation starten möchten.
Was ist E-Mail-Marketing-Automation?
E-Mail-Marketing-Automation bezeichnet den softwaregestützten Versand von E-Mails, sobald bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Diese Bedingungen werden als Auslöser oder Trigger bezeichnet. Ziel ist es, relevante Nachrichten zum idealen Zeitpunkt an die richtige Zielgruppe zu senden.
Der Hauptunterschied zum klassischen Newsletter ist die Steuerung. Ein normaler Newsletter wird meist zu einem festen Zeitpunkt an alle verschickt – etwa jeden Donnerstag um 10 Uhr. Die Automation reagiert hingegen auf das Verhalten Ihrer Leser:innen. Das System erkennt, was ein Nutzer tut oder kauft, und antwortet sofort darauf.
Das hat mehrere Vorteile:
Höhere Wirksamkeit
Dieser Ansatz ist hochwirksam. Automatisierte E-Mails erzielen oft doppelt so viele Klicks wie Standard-Mailings.Spürbare Zeitersparnis
E-Mail-Marketing-Automation spart Selbstständigen und Unternehmen Zeit und Mühe, da E-Mails nur einmal aufgesetzt werden müssen.Relevante Inhalte statt Massen-Mails
Ihre Kund:innen erhalten keine unpassenden Rundmails, sondern genau die Informationen, die sie gerade brauchen.
So funktioniert E-Mail-Marketing-Automation
E-Mail-Marketing-Automatisierung funktioniert nach einem einfachen Prinzip: Das System reagiert auf einen bestimmten Auslöser (Trigger) und arbeitet dann eine vordefinierte Reihenfolge (Workflow) ab, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist. Man kann sich dies wie ein computergestütztes Flussdiagramm vorstellen, das für jeden einzelnen Kunden individuell abläuft.
Alles beginnt mit einem Trigger
Ein Trigger ist nichts anderes als ein digitaler „Wenn-Dann“-Befehl. Wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist, dann wird eine E-Mail versendet.
Generell unterscheidet man zwischen drei verschiedenen Trigger-Arten:
1) Aktionsbasierte Trigger | 2) Zeitbasierte Trigger | 3) Verhaltensbasierte Trigger |
|---|---|---|
Nutzer:innen führen eine Handlung aus. Beispiele sind der Klick auf einen Link, ein Produktkauf oder das Ausfüllen eines Formulars. | Das System reagiert auf Daten. Dies kann ein Geburtstag, ein Jubiläum oder das nahende Ende eines Abonnement-Zeitraums sein. | Hier reagiert das System auf Inaktivität. Wenn Nutzer:innen beispielsweise seit 30 Tagen keine E-Mail mehr geöffnet haben, greift dieser Mechanismus. |
Für den Anfang reicht ein einzelner Trigger, um Ihre E-Mail-Automation ins Rollen zu bringen. In Kombination lassen sich mit verschiedenen Triggern jedoch auch sehr komplexe Workflows bauen, die sich wie ein persönliches Gespräch anfühlen.
Typischer Ablauf von automatisierten E-Mails
Automatisierte E-Mails folgen einem klaren, wiederkehrenden Ablauf, der sich aus drei Bausteinen zusammensetzt:
- 1.
Der Trigger (Auslöser)
Das Startsignal für den gesamten Workflow. - 2.
Der Workflow (Ablauf)
Die festgelegte Reihenfolge der Aktionen. Hier bestimmen Sie auch die Zeitabstände (z. B. „Sende Nachricht B exakt 48 Stunden nach Nachricht A“). - 3.
Die Bedingung (Filter)
Damit können Sie komplexe Verzweigungen in Ihren Workflows schaffen. Sie können etwa festlegen, dass ein Rabatt-Gutschein nur dann versendet wird, wenn der Kontakt zwar geklickt, aber noch nicht gekauft hat.
Beispiele: 3 Automatisierungs-Szenarien aus der Praxis
Es gibt zahlreiche Einsatzbereiche für E-Mail-Automation. Werfen wir einen Blick auf drei typische Anwendungsfälle aus der Praxis:
Beispiel: Die Willkommens-Serie
Johannes interessiert sich für gesunde Ernährung und klickt auf Ihrer Webseite auf einen Link, um ein kostenloses E-Book zum Thema „Gesund kochen“ anzufordern. Mit dieser Aktion (Trigger) stößt er das System an, ihm eine erste Willkommens-E-Mail zu senden. Ziel dieser E-Mail ist es, Vertrauen aufzubauen und Johannes als Interessenten zu begrüßen.
Damit Johannes weiter mit Ihrem Unternehmen interagiert, können Sie in einer erweiterten E-Mail-Serie über mehrere Tage hinweg die Kundenbindung erhöhen:
Mail Nr. | Zeitpunkt | |
|---|---|---|
1 | Sofort | Bestätigung und Auslieferung des Versprechens (Downloadlink für das E-Book). |
2 | Nach 2 Tagen | Ein hilfreicher Praxistipp, etwa ein Rezept. Dies bietet Mehrwert ohne Verkaufsabsicht. |
3 | Nach 4 Tagen | Ein konkretes Angebot oder eine Einladung zum Cooking-Workshop vor Ort. |
Beispiel: Der Warenkorbabbrecher
Jana sucht online Zubehör für ihren Hund und landet in Ihrem Online-Shop, in dem sie in der Vergangenheit schon einmal etwas gekauft hat. Sie legt ein Halsband in den Warenkorb, wird aber von einer Freundin abgelenkt, ehe sie den Kauf abschließen kann. Solche Abbruchraten sind im Online-Handel hoch – eine automatisierte Erinnerung kann hier Umsätze sichern.
Das System registriert, dass ein Artikel im Warenkorb liegt, der Kaufprozess aber nicht beendet wurde.
Auslöser: Ein Produkt liegt seit einer definierten Zeit im Warenkorb.
Aktion: Automatischer Versand einer Erinnerungs-E-Mail.
Nach etwa 24 Stunden erhält Jana eine Nachricht („Haben Sie etwas vergessen?“). Oft lässt sich dies mit einem Gutscheincode kombinieren, um den Kaufanreiz zu erhöhen.
Beispiel: „Wir vermissen dich“: Inaktive Kund:innen reaktivieren
Kund:innen, die schon lange nichts mehr gekauft oder keine E-Mails mehr geöffnet haben, lassen sich manchmal mit einer personalisierten E-Mail zurückgewinnen.
Trigger: Die letzte Interaktion (Kauf oder Öffnung) liegt mehr als 90 Tage zurück.
Aktion: Eine Mail mit dem Betreff „Wir vermissen Sie“ und einer exklusiven Neuigkeit oder einem Incentive, um das Interesse neu zu wecken.
Dies dient auch der Listenhygiene. Reagieren Kund:innen nicht auf die Reaktivierung, sollten sie aus der Liste entfernt werden. Das schützt Ihre Zustellrate bei den aktiven Empfängern.
Anleitung: So richten Sie Ihre erste Automatisierung ein
Mit modernen Tools können Sie E-Mail-Automatisierungen in wenigen Klicks erstellen. Wir zeigen Ihnen exemplarisch anhand von Brevo (ehemals Sendinblue), wie Sie Ihre erste automatisierte E-Mail-Kampagne einrichten.
Brevo ist aufgrund seiner visuellen Benutzeroberfläche gut für Einsteiger geeignet. Die Schritte lassen sich aber problemlos auf die meisten anderen Anbieter übertragen.
Schritt: Neue Automatisierung erstellen
Loggen Sie sich in Ihren Brevo-Account ein und klicken Sie im linken Hauptmenü auf den Reiter „Automatisierungen“. Klicken Sie dann den Button „Automatisierung erstellen“.
Die Benutzeroberfläche von Brevo ist intuitiv und übersichtlich gestaltet.
Schritt: Automatisierungstyp auswählen
Brevo bietet verschiedene Vorlagen für die häufigsten Automatisierungstypen an. Neben den Vorlagen können Sie auch eine neue Automatisierung von Grund auf selbst erstellen.
Für diese Einleitung wählen wir den Typ „Willkommensnachricht“ aus:
Aus den Automatisierungs-Vorlagen wählen wir die Willkommensnachricht.
Schritt: Sprache auswählen und die Automatisierung erstellen
Sie sehen Ihre erste Automatisierungs-Kampagne in einer grafischen Übersicht dargestellt. Zunächst wählen Sie die gewünschte Sprache im Dropdown-Menü links aus und klicken anschließend auf „Automatisierung erstellen“.
Klicken Sie noch einmal auf „Automatisierung erstellen“. Die genauen Einstellungen folgen danach.
Schritt: Den Auslöser (Trigger) festlegen
Nun legen Sie fest, wann Ihre E-Mail versendet werden soll. Für diese Kampagne wählen wir die Option „Ein Kontakt wird einer Liste hinzugefügt“ als Auslöser.
Das bedeutet: Die Automatisierung startet immer dann, wenn sich eine Person für Ihren Newsletter anmeldet, ein kostenloses E-Book anfordert, ihre Daten bei einem Kauf hinterlegt oder manuell von Ihnen in eine entsprechende Empfängerliste eingetragen wird.
Wenn Sie bereits eine Kontaktliste in Ihrem Brevo-Dashboard hochgeladen haben, wählen Sie diese im Dropdown-Menü aus. Alternativ können Sie in diesem Schritt auch eine neue Kontaktliste importieren. Anschließend bestätigen Sie mit „Weiter“.
Der Trigger für unsere Willkommens-E-Mail: „Ein Kontakt wurde zur Liste hinzugefügt.“
Schritt: Eine Verzögerung einbauen (optional)
Es wirkt oft natürlicher, wenn die E-Mail nicht in der Millisekunde der Anmeldung eintrifft, sondern ein paar Minuten später. Über das Dropdown-Menü können Sie den Zeitraum (Monate, Tage, Stunden, Minuten) bis zum nächsten Schritt einstellen.
Für den Test stellen wir hier eine Verzögerung von fünf Minuten ein:
Sie können die gewünschte Verzögerung bis zum E-Mail-Versand genau einstellen.
Schritt: E-Mail-Versand vorbereiten
Im nächsten Schritt können Sie das Layout und den Inhalt Ihrer E-Mail gestalten und eine Vorschau anzeigen lassen.
Hinweis: Den Punkt „Ereignisdaten“ lassen wir in unserem Beispiel weg. Über diese Funktion können Sie persönliche Daten in die E-Mail einbeziehen, die der Empfänger Ihnen zuvor im Rahmen einer bestimmten Aktion (z. B. einer Bestellung oder Anmeldung) übermittelt hat.
Da wir in unserem Willkommens-Szenario lediglich die allgemeinen Stammdaten (wie den Namen) nutzen, reicht die Standardeinstellung aus.
Klicken Sie anschließend auf „Bestätigen“, um das Design zu finalisieren.
Konfiguration der E-Mail: Hier legen Sie Layout, Betreff, Absender und die zu nutzenden Ereignisdaten fest.
Schritt: Automatisierung aktivieren
Nach dem Klick auf „Weiter“ sehen Sie Ihre Automatisierungs-Kampagne noch einmal im Überblick. Hier können Sie einzelne Elemente noch bearbeiten und einen Testlauf durchführen. Wenn alles passt, aktivieren Sie die Kampagne über den Button „Automatisierung aktivieren“:
Mit einem Klick auf „Automatisierung aktivieren“ schließen Sie die Einrichtung der Kampagne ab.
Herzlichen Glückwunsch: Sie haben Ihre erste Automatisierungs-Kampagne erstellt!
Schritt: Mögliche Folge-E-Mails hinzufügen
Und wie geht es weiter? Damit das Interesse Ihrer neuen Kontakte nach der ersten Begrüßung nicht schnell wieder abflacht, sollten Sie Ihren Ablauf um weitere E-Mails ergänzen. Hier sind einige bewährte Ansätze aus der Praxis:
Bitten Sie um Feedback
Wenn Sie ein digitales Infoprodukt versendet haben, fragen Sie nach einigen Tagen gezielt nach der Meinung Ihrer Leser:innen. Ergänzen Sie Ihre Nachricht idealerweise um einen hilfreichen Ratgeber ohne direkte Verkaufsabsicht. Wer sich beispielsweise für das Thema „Gesunde Ernährung“ interessiert, freut sich eher über drei einfache Rezepte für den Alltag als über ein sofortiges Angebot.Vertrauen festigen
Nutzen Sie diese Phase, um sich als Expert:in zu positionieren und wertvolles Wissen zu teilen, das genau zu den Interessen Ihrer Zielgruppe passt. Warten Sie aber noch mit einem konkreten Angebot.Den nächsten Schritt einleiten
Erst wenn Ihre Leserinnen und Leser Ihre hilfreichen Inhalte kennengelernt und Vertrauen gefasst haben, schlagen Sie die Brücke zu Ihrem Angebot. Das kann ein spezielles Kennenlern-Angebot, ein Gutschein für den ersten Einkauf oder die Einladung zu einem persönlichen Beratungsgespräch sein.
Um diese Erweiterungen umzusetzen, fügen Sie in Ihrem Automatisierungs-Workflow einfach weitere Trigger und Aktionen hinzu. So wächst eine einfache Willkommensnachricht zu einer stabilen und persönlichen Kundenbeziehung heran, die komplett im Hintergrund für Sie arbeitet.
Welche Tools zur E-Mail-Automatisierung sind am besten?
Die Auswahl an E-Mail-Marketing-Tools für Selbstständige und KMU ist groß. Welches Tool zu Ihnen passt, hängt von Ihren Vorkenntnissen, Ihrem Budget und der gewünschten Komplexität ab.
Wir haben einige der beliebtesten Anbieter getestet. Hier ist unser komplettes Ranking, mit Links zu unseren ausführlichen Testberichten:
Fazit: Automatisierte Personalisierung
E-Mail-Marketing-Automation ersetzt manuellen Aufwand durch intelligente Abläufe: Einmal definiert, versendet das Tool Ihre Nachrichten automatisch und passgenau zum Verhalten Ihrer Kontakte.
Für den Einstieg reicht ein einfacher Aufbau: Wählen Sie ein Tool wie Brevo, GetResponse oder Mailchimp, erstellen Sie eine erste Willkommensstrecke und entwickeln Sie diese auf Basis Ihrer Ergebnisse weiter.
Für Selbstständige und KMU ist dieser Weg ideal, um Kundenbeziehungen systematisch aufzubauen und Interessent:innen ohne ständige manuelle Eingriffe zum Kauf zu führen. Denken Sie aber immer daran: Die Technik ist nur das Werkzeug – entscheidend für den Erfolg bleiben eine klare Strategie und Inhalte mit echtem Mehrwert.
