Arbeitsvertrag Vorlage: Kostenloses Muster für einen unbefristeten Arbeitsvertrag

Ob Mitarbeiter Nr. 1, 5 oder 500: Jede Beschäftigung beginnt mit einem wasserdichten Arbeitsvertrag. Er legt die Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit fest – von A wie Arbeitszeit bis Z wie Zuschläge.

Wir stellen eine Vorlage für einen unbefristeten Arbeitsvertrag bereit und erklären, welche Angaben in keinem Vertrag fehlen sollten.

Unsere Muster-Vorlage enthält alle wichtigen Punkte, die für einen unbefristeten Arbeitsvertrag wichtig sind. Sie können sie direkt in Google Docs editieren oder als Word-, Open Office- oder PDF-Datei herunterladen und offline bearbeiten:

Es gibt kein spezielles Gesetz, das den Inhalt von Arbeitsverträgen im Detail regelt. Es besteht nicht mal eine ausdrückliche Pflicht zur schriftlichen Form: Einen unbefristeten Arbeitsvertrag können Sie also theoretisch auch mündlich schließen.

Weil ein mündlicher Vertrag aber kaum nachweisbar ist – und es inzwischen gesetzliche Mindestanforderungen an die Dokumentation eines Arbeitsverhältnisses gibt – führt am schriftlichen Arbeitsvertrag natürlich trotzdem kein Weg vorbei.

Zudem erfüllt ein schriftlicher Arbeitsvertrag die gesetzliche Nachweispflicht. Seit der Reform des Nachweisgesetzes (NachwG) sind Arbeitgeber nämlich verpflichtet, ihren Beschäftigten spätestens am ersten Arbeitstag bestimmte Vertragsbedingungen schriftlich auszuhändigen.

Sehen wir uns die Angaben, die in jedem Arbeitsvertrag stehen sollten, nun einmal genauer an. Wir erklären die einzelnen Punkte Schritt für Schritt anhand unserer Muster-Vorlage:

Am Anfang jedes Arbeitsvertrags müssen die vollständigen Namen und Adressen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer stehen. Hier legen Sie außerdem fest, wie beide Parteien im weiteren Verlauf bezeichnet werden – in der Regel also als „Arbeitgeber“ und „Arbeitnehmer“.

Der Arbeitsvertrag sollte den genauen Starttermin des Arbeitsverhältnisses festhalten. Bei unbefristeten Verträgen genügt zusätzlich der Hinweis, dass das Arbeitsverhältnis „auf unbestimmte Zeit“ geschlossen wird.

Diese Angabe ist wichtig, weil sie rechtlich relevant für viele weitere Punkte ist, etwa die Berechnung von Kündigungsfristen, Urlaubsansprüchen oder auch die Anmeldung bei der Sozialversicherung.

Hier sollte die Funktion des Arbeitnehmers stehen, etwa in Form der Berufsbezeichnung (z. B. „Kaufmännischer Sachbearbeiter“). Den konkreten Aufgabenbereich können Sie als Anlage (z. B. Stellenbeschreibung) beifügen.

Einen Arbeitsort müssen Sie ebenfalls angeben. Sie können aber auch darauf hinweisen, dass sich der Einsatzort regelmäßig ändert oder Angestellte ihren Arbeitsort selbst aussuchen können (z. B. Home-Office oder Remote Work).

Eine Probezeit ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber in der Praxis üblich. Sie dient für beide Seiten als eine Art Testphase, in der sie das Arbeitsverhältnis besser einschätzen können.

Falls es nicht passt, lässt sich die Zusammenarbeit unkompliziert wieder beenden: In der Probezeit kann das Arbeitsverhältnis mit einer verkürzten Frist von zwei Wochen gekündigt werden – und zwar ohne Angabe von Gründen.

Im Arbeitsvertrag sollten Sie eine regelmäßige Wochenarbeitszeit festlegen, beispielsweise „40 Stunden pro Woche, verteilt auf Montag bis Freitag“.

Die genaue Verteilung (z. B. feste Arbeitszeiten, Gleitzeit oder Schichtdienst) muss aber nicht zwingend im Vertrag stehen. Das können Sie später auch intern festlegen oder nachträglich anpassen – solange Sie dabei die gesetzlichen Vorgaben einhalten, etwa die täglichen Höchstarbeitszeiten oder Pausenregelungen.

In unserer Vorlage ist zudem eine Kurzarbeitsklausel enthalten. Kurzarbeit kann relevant sein, wenn der Betrieb z. B. aufgrund einer wirtschaftlichen Krise oder eines Auftragsrückgangs vorübergehend nicht voll ausgelastet ist. Wenn die Möglichkeit zur Kurzarbeit im Vertrag ausdrücklich vorgesehen ist, haben Sie die arbeitsrechtliche Grundlage, die Maßnahme im Ernstfall schnell umzusetzen.

Kommen wir zu einem der wichtigsten Punkte im Arbeitsvertrag: der monatlichen Bruttovergütung. Hier sollte klar und eindeutig geregelt sein, welchen Betrag der Arbeitnehmer regelmäßig erhält und wann die Auszahlung erfolgt.

Üblicherweise wird das Gehalt für die gesamte Vertragslaufzeit einheitlich festgelegt, auch während der Probezeit. Falls Sie ein gestaffeltes Gehalt vereinbaren möchten (z. B. etwas weniger Geld in der Probezeit), müssen Sie die Bedingungen dafür klar und nachvollziehbar formulieren.

Zusätzlich sollten Sie auch Sonderzahlungen ansprechen – etwa Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder Boni. Wenn diese Zahlungen freiwillig erfolgen, muss das im Vertrag auch so stehen. Andernfalls kann aus einer einmaligen Zahlung möglicherweise eine Verpflichtung für die Zukunft ausgelegt werden.

Im Arbeitsvertrag sollte klar geregelt sein, wie viele Urlaubstage pro Jahr vorgesehen sind. In unserer Vorlage sind es 30 Tage. Das ist ein gängiger Wert, der bereits den gesetzlich vorgeschriebenen Mindesturlaub umfasst. Dieser beträgt laut Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) mindestens 20 Tage bei einer 5-Tage-Woche. Weniger dürfen Sie nicht vereinbaren.

Ob Krankheit, Unfall oder andere Gründe: Stellen Sie im Vertrag klar, dass Mitarbeitende verpflichtet sind, Sie bei einer Arbeitsverhinderung schnellstmöglich zu informieren.

In unserer Vorlage ist geregelt, dass spätestens ab dem 4. Kalendertag eine ärztliche Bescheinigung vorgelegt werden muss. Sie können aber auch festlegen, dass das Attest bereits ab dem 1. Tag erforderlich ist – das erlaubt § 5 des Entgeltfortzahlungsgesetzes.

Wenn Mitarbeitende neben dem Hauptjob noch einer weiteren Beschäftigung nachgehen möchten, sollte auch das im Vertrag klar geregelt sein. In unserer Vorlage ist vorgesehen, dass Nebentätigkeiten angezeigt und genehmigt werden müssen.

Das gibt Ihnen die Möglichkeit, zu prüfen, ob der Nebenjob mit der Arbeit in Ihrem Unternehmen vereinbar ist. Eine Zustimmung dürfen Sie aber nur aus triftigen Gründen verweigern – zum Beispiel, wenn die Nebentätigkeit...

So bleibt genug Raum für Nebenjobs, aber unter fairen Bedingungen für beide Seiten.

Zahlen, Abläufe, Kundendaten: Wer Teil Ihres Unternehmens wird, bekommt Einblick in Dinge, die Sie vor der Außenwelt vielleicht lieber geheim halten. Es ist in Ihrem Interesse, dass Ihre Mitarbeitenden diese Informationen für sich behalten.

Auch ohne ausdrückliche Klausel sind Mitarbeitende gesetzlich verpflichtet, Betriebsgeheimnisse vertraulich zu behandeln. Trotzdem ist es sinnvoll, das Thema im Arbeitsvertrag noch einmal klar anzusprechen.

Eine vertragliche Verschwiegenheitsklausel schafft Transparenz, stärkt das Bewusstsein für Vertraulichkeit und sichert Sie im Ernstfall nochmal zusätzlich ab.

Denken Sie schon zum Beginn der Zusammenarbeit an deren mögliches Ende. Im Arbeitsvertrag sollten Sie klar regeln, wie und unter welchen Bedingungen das Arbeitsverhältnis beendet werden kann.

Unsere Vorlage verweist auf die gesetzlichen Kündigungsfristen gemäß § 622 BGB. Diese richten sich nach der Dauer der Betriebszugehörigkeit – für beide Seiten gelten in der Regel mindestens vier Wochen zum 15. oder zum Monatsende. Je länger das Arbeitsverhältnis besteht, desto länger wird auch die Kündigungsfrist für den Arbeitgeber.

Außerdem ist vertraglich festgehalten, dass...

Wenn das Arbeitsverhältnis endet, sollten auch alle überlassenen Arbeitsmittel wieder in Ihren Besitz zurückgehen. Dazu zählen Laptops, Schlüssel, Diensthandys, Zugangsdaten oder Unterlagen.

In unserer Vorlage ist geregelt, dass Mitarbeitende grundsätzlich Anspruch auf berufliche Fortbildung haben, sofern es die betrieblichen Möglichkeiten zulassen. Was genau gefördert wird und in welchem Umfang, entscheiden Sie als Arbeitgeber nach eigenem Ermessen.

Manchmal kommt es vor, dass Mitarbeitende Monate nach dem Ende der Zusammenarbeit noch Ansprüche stellen – etwa auf nicht bezahlte Überstunden. Um solche Situationen zu vermeiden, können Sie im Arbeitsvertrag sogenannte Ausschlussfristen festlegen.

In unserer Vorlage gilt:

Auch diese Klausel ist aber kein Freifahrtschein, mit dem Sie sich vor allen möglichen Ansprüchen schützen können. Manche Ansprüche dürfen gesetzlich nicht ausgeschlossen werden. Dazu gehören der gesetzliche Mindestlohn, Schadensersatzforderungen bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz sowie Ansprüche wegen Personen- oder Körperschäden.

Im letzten Abschnitt geht es vor allem darum, wie mit Änderungen oder Ergänzungen des Vertrags umzugehen ist. In unserer Vorlage ist geregelt, dass solche Änderungen nur wirksam sind, wenn sie schriftlich festgehalten werden.

Außerdem enthält der Vertrag eine sogenannte salvatorische Klausel: Sollte eine einzelne Regelung rechtlich unwirksam sein, bleibt der Rest des Vertrags trotzdem gültig. Beide Seiten verpflichten sich in diesem Fall, gemeinsam eine neue Regelung zu finden, die wirtschaftlich möglichst nah an die ursprüngliche herankommt.

Gültig wird der Vertrag erst, wenn ihn beide Parteien unterschrieben haben. Am Ende des Dokuments sollten daher Ort, Datum und jeweils ein Unterschriftfeld für Arbeitgeber und Arbeitnehmer stehen.

Achten Sie darauf, dass beide Seiten den Vertrag identisch vorliegen haben und jede Partei ein unterschriebenes Exemplar erhält.