Rechnungsvorlage kostenlos: Muster für Word & Google Docs
Rechnungen schreiben nervt: Jeden Monat müssen Sie dieselben Daten eintippen, Beträge berechnen und das Layout anpassen. Unsere kostenlose Rechnungsvorlage nimmt Ihnen etwas Arbeit ab.
Ob in Word, Google Docs oder als PDF – mit unserer Vorlage erstellen Sie im Handumdrehen professionelle und vollständige Rechnungen für Ihre Kunden.
Einfache Rechnungsvorlage (mit Umsatzsteuer)
Unsere Vorlage ist eine schlanke, sofort einsetzbare Rechnungsvorlage im Word-, Google-Docs- oder OpenOffice-Format. Sie enthält alle Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG und eignet sich ideal für klassische Geschäftsvorfälle mit oder ohne Umsatzsteuer.
Rechnungsvorlage als PDF 
Rechnungsvorlage für Word 
Rechnungsvorlage als Google Doc 
Rechnungsvorlage als OpenDocument Das enthält unsere Vorlage:
Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
Professionelles Layout im DIN 5008-Format für Geschäftsbriefe
Platz für Ihr eigenes Logo
Rechnung mit Ausweisung der Umsatzsteuer (z. B. 19 %)
Eintragungsfelder für Rechnungsnummer, Datum, Leistung, Beträge
Verfügbar in den Formaten Word (.docx), Google Docs (online editierbar) und Open Office (.odt)
Für wen ist die Rechnungsvorlage geeignet?
Die Vorlage ist vor allem für Selbstständige gedacht, die nur ab und zu Rechnungen schreiben – und zwar an Privatkunden (also im B2C-Bereich). Dazu zählen:
Freelancer und Solo-Selbstständige, die nur wenige Rechnungen im Monat versenden müssen
Kleinunternehmer, die nicht zur E-Rechnung verpflichtet sind
Nebenberuflich Gewerbetreibende, die ihre Einnahmen einfach dokumentieren wollen
Handwerker oder Dienstleister, die direkt an Endkunden abrechnen
Gründer, die sich erst einmal einen Überblick verschaffen möchten, was auf eine Rechnung gehört
Was kann unsere Rechnungsvorlage nicht?
Alle Rechnungsvorlagen für Textverarbeitungsprogramme wie Microsoft Word oder Google Docs haben gewisse Einschränkungen – unsere ist da keine Ausnahme. Sie ist kein Ersatz für eine rechtssichere Rechnungssoftware und erfüllt – je nach Einsatzzweck – nicht alle gesetzlichen Anforderungen, die Sie bei der Rechnungsstellung beachten müssen.
Nicht GoBD-konform
Rechnungen müssen in Deutschland die sogenannten GoBD erfüllen – das sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.
Eine mit unserer Vorlage erstellte Rechnung erfüllt diese Anforderungen nicht automatisch: Sie müssen sich etwa selbst um die revisionssichere Archivierung kümmern, was in der Regel zusätzliche Software erfordert.Keine E-Rechnung (Pflicht für B2B-Rechnungen)
Wenn Sie Rechnungen an Unternehmen stellen, sind Sie seit 2025 zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet. Das heißt: Sie müssen strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD verwenden. Word- oder PDF-Dokumente erfüllen diese Anforderungen nicht: Um E-Rechnungen zu erstellen, benötigen Sie spezielle Software oder E-Rechnungs-Generatoren.Keine Automatisierung
In Google Docs und Microsoft Word-Dateien müssen Sie alle Beträge, Steuersätze und Nummern manuell anpassen, was fehleranfällig ist.
Eine Rechnungsvorlage ist also eine praktische Lösung für einzelne Rechnungen, aber kein Ersatz für eine professionelle Rechnungs- und Buchhaltungssoftware.
Wenn Sie häufiger Rechnungen schreiben, für Unternehmenskunden arbeiten und rechtlich auf der sicheren Seite sein möchten, sollten Sie ein Rechnungs-Tool nutzen. Wir haben einige der beliebtesten Programme getestet, um Ihnen bei der Auswahl zu helfen:
Rechnungsvorlage anpassen: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Unsere Vorlage ist so aufgebaut, dass Sie sie mit wenigen Klicks an Ihre Anforderungen anpassen können. So geht's:
Rechnungsvorlage im richtigen Format herunterladen
Wählen Sie zunächst das passende Format für die Rechnungsvorlage.
Word- und OpenOffice-Dateien werden direkt heruntergeladen, sodass Sie sie offline bearbeiten können.
Der Google Docs-Link führt Sie zu einer Online-Vorlage. Klicken Sie oben rechts auf „VORLAGE VERWENDEN“, um eine Kopie der Vorlage in Ihrem persönlichen Google Drive zu erstellen.
Rechnungsvorlage ausfüllen
Nun können Sie die Rechnungsvorlage Schritt für Schritt ausfüllen. Sie ist in sechs Bereiche unterteilt:
Füllen Sie die Rechnungsvorlage Schritt für Schritt aus.
Schritt 1: Logo hinfügen
In der Kopfzeile können Sie, falls vorhanden, Ihr Firmenlogo platzieren. Das ist zwar nicht verpflichtend, sorgt aber für einen professionellen Eindruck. Wenn Sie kein Logo verwenden möchten, löschen Sie einfach den Text.
Schritt 2: Absender- und Empfänger-Daten
In diesem Abschnitt tragen Sie alle Adress- und Rechnungsdaten ein, also:
Ihren Firmennamen und Ihre Anschrift (Absender)
den Namen und die Adresse des Kunden (Empfänger)
Schritt 3: Rechnungsdaten
Rechts neben den Adressdaten folgen die formellen Rechnungsangaben:
Rechnungsnummer – eindeutig und fortlaufend, z. B. 2025-001
Rechnungsdatum – also das Datum, an dem Sie die Rechnung ausstellen
Leistungszeitraum – falls die Leistung nicht am Rechnungsdatum erbracht wurde
Kundennummer oder Ansprechpartner (optional)
Sie dürfen eine Rechnungsnummer nicht doppelt vergeben. Sie sollte sich logisch fortsetzen und nachvollziehbar aufgebaut sein (z. B. Jahr + laufende Nummer).
Schritt 4: Einleitung und Rechnungsbezeichnung
Hier tragen Sie zunächst die Rechnungsnummer oder Betreffzeile ein (z. B. „Rechnung Nr. 1234“) und formulieren eine kurze Einleitung. Sie können unseren Platzhalter-Text anpassen und diesen Teil formeller oder persönlicher gestalten, je nach Branche und Kunde.
Schritt 5: Leistungen und Beträge
In diesem Abschnitt listen Sie alle Leistungen oder Produkte auf, die Sie Ihrem Kunden in Rechnung stellen. Jede Position besteht aus vier Spalten:
Beschreibung der Leistung oder des Artikels
Menge (z. B. 2 Stunden, 5 Stück)
Einzelpreis (z. B. 50 € pro Stunde oder 20 € pro Stück)
Gesamtpreis (Menge × Einzelpreis)
Darunter folgen die Summen:
Zwischensumme – alle Positionen ohne Umsatzsteuer
Umsatzsteuer – 19 % oder 7 %, je nach Leistung
Gesamtbetrag – also der Betrag, den Ihr Kunde überweisen muss
Wenn Sie von der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) Gebrauch machen, also von der Umsatzsteuer befreit sind, entfernen Sie die Umsatzsteuerzeile. Dann müssen Sie aber unbedingt vor der Grußformel (Schritt 6) einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung platzieren. Dafür genügt ein Text wie:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Schritt 6: Grußformel
Vergessen Sie nicht, Ihren Namen unter der Grußformel anzupassen.
Schritt 7: Zahlungs- und Unternehmensdaten
In der Fußzeile tragen Sie Ihre Bankverbindung ein – also IBAN, BIC und den Namen Ihrer Bank. Außerdem können Sie hier Ihre Kontaktdaten ergänzen (z. B. Ihre E-Mail-Adresse oder die URL Ihrer Website).
Rechnung speichern und versenden
Wenn alle Felder korrekt ausgefüllt sind, sollten Sie die Rechnung als PDF speichern. Dadurch lässt sich die Datei nicht mehr versehentlich verändern – das erhöht die Sicherheit und sorgt für ein sauberes, einheitliches Layout beim Versand.
Nun können Sie die Rechnung entweder per E-Mail als Anhang versenden oder sie ausdrucken und klassisch per Post verschicken.
Rechnung schreiben: Das müssen Sie beachten
Rechnungen sind ein wichtiges Thema für alle Selbstständigen. Sie sollten also mit allen Pflichten, Fristen und Formalien der Rechnungsstellung vertraut sein. Alles, was Sie zum Schreiben einer korrekten Rechnung wissen müssen, erfahren Sie hier:
