Rechnung schreiben: Wie erstellt man eine korrekte Rechnung?

Ka-ching! Rechnung schreiben sollte eigentlich Spaß machen – schließlich ist sie der letzte Schritt auf dem Weg zur Bezahlung Ihrer Arbeit. Wer korrekt abrechnet, bekommt schneller sein Geld und vermeidet Ärger mit dem Finanzamt.

Wir erklären, wie eine rechtskonforme Rechnung aussehen muss, welche Angaben keinesfalls fehlen dürfen und wie Sie sie einfach erstellen, versenden und richtig aufbewahren.

Wer ein Produkt verkauft oder eine Leistung an Kunden erbracht hat, stellt dafür eine Rechnung – klar. Damit diese Rechnung auch rechtlich gültig ist, muss sie aber einige Anforderungen erfüllen. Welche das sind – und wie genau das Dokument aussehen muss – ist zunächst davon abhängig, um welche Art Rechnung es sich handelt.

In Deutschland gibt es feste, gesetzliche Vorgaben dafür, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss. Sie sind in § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) aufgelistet.

Hier sind die vom UStG vorgeschriebenen Pflichtangaben und ihre Position auf einer Musterrechnung:

Neben den Pflichtangaben gibt es weitere Infos, die zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben sind, in der Praxis aber trotzdem hilfreich sein können. Sie sorgen für weniger Rückfragen, schnellere Zahlungen und machen Ihre Rechnungen insgesamt professioneller:

Rechnungen unterliegen in Deutschland nicht nur inhaltlichen Vorgaben. Auch bei der Erstellung, Aufbewahrung und beim Versand gibt es ein paar Regeln, die Sie kennen und verstehen sollten, wenn Sie Probleme mit dem Finanzamt vermeiden möchten.

Eine korrekt ausgestellte Rechnung ist nur die halbe Miete. Das Finanzamt verlangt nämlich, dass Rechnungen nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar archiviert werden.

Dafür gibt es ein Regelwerk namens GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Die GoBD legen fest, wie Sie steuerlich relevante Daten und Dateien, zu denen auch Rechnungen zählen, aufbewahren müssen.

Einfach gesagt: Es ist nicht ausreichend, Rechnungen als PDF abzuspeichern und irgendwo auf der Festplatte abzulegen. Denn rein technisch könnten Sie die Datei später bearbeiten – und genau das ist laut GoBD nicht erlaubt (oder müsste lückenlos nachvollziehbar sein).

Eine GoBD-konforme Speicherung erfordert daher ein geeignetes Archivierungssystem, etwa eine Dokumentenmanagement-Software oder ein revisionssicheres Cloud-System. In der Praxis ist es für die meisten Selbstständigen und kleinen Unternehmen am einfachsten, ein professionelles Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm zu nutzen (mehr dazu gleich). Diese Tools sind in der Regel so konzipiert, dass sie die GoBD-Anforderungen automatisch erfüllen.

Egal ob als PDF, Papierbeleg oder strukturierte E-Rechnung: Sie müssen jede Rechnung archivieren und acht Jahre lang aufbewahren. Diese verkürzte Aufbewahrungsfrist (früher waren es zehn Jahre) gilt seit 2025. Grundlage ist eine Änderung im Zuge des Wachstumschancengesetzes.

Wichtig: Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom 3. Mai 2025 müssen Sie also bis zum 31. Dezember 2033 aufbewahren.

Auch hier gilt: Es reicht nicht, Belege einfach irgendwo digital oder in Papierform zu sammeln. Die Unterlagen müssen vollständig, lesbar und bei Bedarf schnell auffindbar sein. Wieder ist es naheliegend, einfach eine Rechnungssoftware zu verwenden: Hier werden Rechnungen automatisch gespeichert und archiviert.

Wenn Sie mit anderen Unternehmen in Deutschland Geschäfte machen, also B2B-Rechnungen ausstellen, müssen Sie seit 2025 E-Rechnungen ausstellen können. Dabei handelt es sich um elektronische Rechnungen, die strukturierte Rechnungsdaten enthalten.

Das bedeutet, dass Sie Ihre Rechnungen nicht mehr einfach als PDF per E-Mail verschicken dürfen. Stattdessen müssen sie in einem maschinenlesbaren Format erstellt und übermittelt werden. In Deutschland sind dafür vor allem die Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD relevant.

Alles, was Sie zur E-Rechnungs-Pflicht, den Übergangsregeln und den elektronischen Rechnungsformaten wissen müssen, finden Sie hier:

Es gibt verschiedene Wege, eine Rechnung zu erstellen. Sie können sie komplett selbst schreiben, eine Vorlage nutzen oder ein Rechnungsprogramm verwenden.

Option 3 ist am effizientesten und bequemsten – und die einzige wirklich rechtssichere Lösung, wenn Sie regelmäßig Rechnungen schreiben oder die GoBD-Vorgaben zuverlässig einhalten wollen. Trotzdem möchten wir Ihnen auch die anderen Optionen nicht vorenthalten:

Wenn Sie nur wenige Rechnungen im Jahr schreiben, ist es grundsätzlich völlig legitim, sie mit Programmen wie Word, Google Docs oder Excel einfach selbst zu erstellen.

Diese Option ist schnell und kostenlos, birgt aber auch Risiken: Eine Pflichtangabe ist schnell einmal übersehen, und eine GoBD-konforme Archivierung ist aufwendig und erfordert zusätzliche, meist kostenpflichtige Software oder viel manuelle Disziplin. Zudem sieht eine selbst geschriebene Rechnung häufig nicht sonderlich professionell aus.

Wirklich alltagstauglich ist die manuelle Erstellung und Verwaltung von Rechnungen heute also nicht mehr.

Schneller geht es, wenn Sie eine Rechnungsvorlage nutzen. Sie enthält bereits alle Pflichtfelder; Sie müssen sie nur noch ausfüllen und individuell anpassen. Das spart Zeit und reduziert das Risiko, dass Sie wichtige Angaben vergessen.

Unsere Rechnungsvorlage ist in drei Formaten verfügbar: Word (.docx), Google Docs (online editierbar) und Open Office (.odt):

Deshalb eignen sich Rechnungsvorlagen vor allem für Selbstständige und Privatleute, die nur gelegentlich Rechnungen schreiben. Wer regelmäßig abrechnet oder wachsen möchte, sollte früher oder später auf ein Rechnungsprogramm umsteigen.

Wenn Sie häufiger Rechnungen schreiben, kommen Sie um ein dediziertes Rechnungs- oder Buchhaltungs-Tool kaum herum. Diese Programme sind zwar (meistens) kostenpflichtig, aber für den professionellen Alltag beinahe unverzichtbar geworden.

Die Rechnungserstellung ist bei modernen Programmen meist ziemlich intuitiv, sieht aber natürlich von Tool zu Tool etwas anders aus. So funktioniert es beispielsweise bei sevdesk:

Schritt 1: Öffnen Sie die Rechnungsmaske, indem Sie im sevdesk-Dashboard auf „Rechnungen“ klicken.

Schritt 2: Füllen Sie nun die Rechnungsmaske aus. Alle Pflichtangaben sind mit einem Sternchen versehen – Sie können also nichts Wichtiges vergessen.

Oben können Sie auswählen, ob es sich um eine E-Rechnung oder eine normale Rechnung handeln soll.

Schritt 3: Wenn Sie alle Angaben gemacht haben, klicken Sie oben rechts auf „Überprüfen und senden“. Falls noch Angaben fehlen, weist Sie das Programm nun darauf hin.

Schritt 4: Nun können Sie die Rechnung herunterladen, ausdrucken oder direkt über das Programm (via E-Mail oder per Post) versenden. Die Rechnung wird zudem automatisch im System archiviert.

Wir haben neun beliebte Rechnungsprogramme ausgiebig getestet und miteinander verglichen. Unser Ranking der Programme, mit Links zu den ausführlichen Testberichten, finden Sie hier:

Die meisten Rechnungsprogramme sind kostenpflichtig. Es gibt aber auch ein paar Ausnahmen. Eine Auswahl der besten kostenlosen Rechnungstools haben wir hier für Sie zusammengestellt:

Rechnungen gehören zum Geschäftsalltag wie Papier zum Drucker. Umso wichtiger ist es, die gesetzlichen Vorgaben zu kennen – von den Pflichtangaben, die auf jede Rechnung müssen, bis zur GoBD-konformen Archivierung.

Wenn Sie regelmäßig Rechnungen schreiben, sollten Sie in ein gutes Rechnungsprogramm investieren: Es erleichtert nicht nur das Erstellen, Verwalten und Versenden von Rechnungen, sondern sorgt auch für rechtssichere Abläufe.

Als Zwischen- und Notlösung können Sie auch eine hochwertige Rechnungsvorlage nutzen. Dann müssen Sie allerdings selbst darauf achten, dass alle Pflichtangaben korrekt und vorhanden sind und die Archivierung den GoBD-Vorgaben entspricht.