Arbeitszeugnisse sind eine Kunst für sich: Sie enthalten spezielle Formulierungen und verraten zwischen den Zeilen die Wahrheit. Gleichzeitig sollten Zeugnisse keine Geheimsprache enthalten – sie müssen klar und verständlich formuliert sein.
Wir zeigen Ihnen, was erlaubt ist und welche Angaben in ein gutes Arbeitszeugnis gehören. Mit unseren kostenlosen Vorlagen können Sie sowohl einfache als auch qualifizierte Arbeitszeugnisse erstellen.
Arbeitszeugnis-Vorlage kostenlos herunterladen
Unsere kostenlosen Vorlagen enthalten alle Pflichtangaben, die Arbeitszeugnisse benötigen. Wir stellen Ihnen drei Muster bereit: zwei für qualifizierte Arbeitszeugnisse und eines für einfache Arbeitszeugnisse.
Während qualifizierte Arbeitszeugnisse eine Leistungsbeurteilung enthalten, fällt diese bei einfachen Arbeitszeugnissen weg. Je nach Anwendungsfall können Sie die passende Vorlage direkt online in Google Docs bearbeiten oder als Word- bzw. OpenOffice-Datei herunterladen und offline ausfüllen.
Einfaches Arbeitszeugnis
Es kann vorkommen, dass Mitarbeitende nicht bewertet werden möchten oder Vorgesetzte keine Bewertung abgeben können. Das ist beispielsweise dann relevant, wenn Mitarbeitende das Unternehmen während der Probezeit verlassen oder fristlos gekündigt werden. Dann erstellen Sie ein einfaches Arbeitszeugnis, das lediglich sachliche Kriterien zum Arbeitsverhältnis enthält.
Einfaches Arbeitszeugnis Vorlage als PDF 
Einfaches Arbeitszeugnis Vorlage für Word 
Einfaches Arbeitszeugnis Vorlage als Google Doc 
Einfaches Arbeitszeugnis Vorlage als OpenDocument Qualifiziertes Arbeitszeugnis
Mitarbeitende haben unabhängig vom Kündigungsgrund einen Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis.
Mit dieser Vorlage erstellen Sie ein qualifiziertes Arbeitszeugnis für Mitarbeitende, die von sich aus gekündigt haben. Zusätzlich zur Leistungsbeurteilung können Sie damit ausdrücken, dass ein Mitarbeitender Ihr Unternehmen freiwillig verlässt.
Geht die Kündigung von Ihrem Unternehmen aus, geben Sie üblicherweise keinen Kündigungsgrund auf dem Zeugnis an. Für diesen Fall dient das folgende Muster:
Anleitung: So nutzen Sie die Arbeitszeugnis-Vorlagen
Mit unseren Vorlagen verfassen Sie in wenigen Schritten ein Arbeitszeugnis für Mitarbeitende. So gehen Sie dabei vor:
- 1.
Schritt: Besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitenden, ob diese ein einfaches oder ein qualifiziertes Arbeitszeugnis haben möchten. Fragen Sie aktiv nach, ob Sie das Geburtsdatum und den Kündigungsgrund aufnehmen sollen.
- 2.
Schritt: Laden Sie die passende Vorlage als Word-Datei herunter, oder als Google Doc bzw. OpenDocument zum Online-Ausfüllen.
- 3.
Schritt: Unsere Muster enthalten verschiedene Textbausteine. Jeder Satz gibt vier verschiedene Auswahlmöglichkeiten vor, die den Noten 1 („sehr gut“) bis 4 („ausreichend“) in absteigender Reihenfolge entsprechen. Hier ein Beispiel:
„Auch bei hoher Belastung erzielte er/sie sehr gute Arbeitsergebnisse. (= 1) / gute Arbeitsergebnisse. (= 2) / im Wesentlichen gute Arbeitsergebnisse. (= 3) / Er/Sie ist starkem Arbeitsanfall im Wesentlichen gewachsen. (= 4)“
Wählen Sie die jeweilige Note anhand eines Satzes aus und löschen Sie nicht benötigte Textbausteine. Ersetzen Sie alle Platzhalter-Daten mit Ihren eigenen Informationen.
- 4.
Schritt: Speichern Sie das Dokument. Am besten eignet sich dafür ein unveränderliches PDF.
- 5.
Schritt: Sie dürfen Arbeitszeugnisse elektronisch unterschreiben und per E-Mail übermitteln, sofern betreffende Mitarbeitende einwilligen. Trifft dies nicht zu, sollten Sie das fertige Arbeitszeugnis ausdrucken, handschriftlich unterschreiben und per Post versenden.
Hinweis: Die elektronische Unterschrift muss eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) sein. Diese entspricht einer handschriftlichen Unterschrift und hohen Sicherheitsstandards.
Falls Sie nach einem passenden Programm für qualifizierte elektronische Unterschriften suchen, kann unser Testbericht weiterhelfen. Dafür haben wir fünf Tools verglichen.
Pflichtangaben: Diese Informationen gehören in Arbeitszeugnisse
Laut Gewerbeordnung haben Arbeitnehmende einen rechtlichen Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis (§109 GewO).
Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein und mindestens Angaben zur Dauer und Art der Tätigkeit enthalten. Folgende Pflichtangaben gehören in jedes Arbeitszeugnis:
Hinweis: Lange Zeit war es üblich, das Geburtsdatum von Mitarbeitenden in Zeugnissen anzugeben. Auch heutzutage ist das noch gängig, um Personen eindeutig zuordnen zu können.
Allerdings müssen Sie Ihre Mitarbeitenden aktiv fragen, ob sie das Geburtsdatum im Arbeitszeugnis aufnehmen sollen. Falls Mitarbeitende dies aus Datenschutz- oder Diskriminierungsgründen ablehnen, müssen Sie auf diese Angabe verzichten.
Angaben für qualifizierte Arbeitszeugnisse
Auf Wunsch des Mitarbeitenden müssen Sie ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ausstellen. Zusätzlich zu den Pflichtangaben bewerten Sie hierbei auch die Leistung und das Verhalten während der Zeit in Ihrem Unternehmen.
Alle Angaben müssen der Wahrheit entsprechen und wohlwollend formuliert sein. Ihren Mitarbeitenden sollen durch das Zeugnis keine Nachteile bei Bewerbungen auf zukünftige Stellen entstehen.
Damit ein qualifiziertes Zeugnis vollständig ist, sollten Sie folgende Aspekte ausformulieren:
Leistungsbeurteilung
Bewerten Sie die Leistung des Mitarbeitenden, darunter das Fachwissen und die Kompetenzen, das Engagement sowie die Qualität und Quantität der Arbeitsergebnisse.Sie können das Zeugnis durch kurze Beispiele ausschmücken, wie mit besonderen Arbeitserfolgen oder absolvierten Weiterbildungen.
Verhaltensbeurteilung
Beurteilen Sie das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleg:innen und Kund:innen.
Die Bewertung erfolgt bestenfalls vom direkten Vorgesetzten des Mitarbeitenden. Alternativ eignet sich eine andere Person, die eng mit dem Mitarbeitenden zusammengearbeitet hat. Die Leistungsbeurteilung folgt einer Notenverteilung von 1 („sehr gut“) bis 4 („ausreichend“). Sie geben allerdings keine konkreten Noten an, sondern verwenden spezifische Formulierungen, die anstelle der Noten stehen.
Hinweis: Theoretisch können Sie Noten bis 6 („ungenügend“) vergeben. Da die Beurteilung wohlwollend sein soll, kommen in der Praxis schlechtere Noten als „ausreichend“ jedoch kaum vor. Deswegen haben wir sie in unseren Vorlagen weggelassen.
Hinzu kommt, dass Sie eine „ausreichende“ oder schlechtere Beurteilung im Zweifel mit konkreten Vorfällen belegen müssen.
Fordern Mitarbeitende kein qualifiziertes Zeugnis an, reicht bei schwacher Leistung ein einfaches Zeugnis aus. Besteht die Person jedoch auf ein qualifiziertes Zeugnis, sind Sie zur Ausstellung verpflichtet – sogar bei mangelhafter oder ungenügender Leistung.
Optionale Angaben in Arbeitszeugnissen
Folgende Angaben sind zwar in fast allen Arbeitszeugnissen zu finden, jedoch haben Mitarbeitende keinen rechtlichen Anspruch darauf:
Unternehmensbeschreibung
Beschreiben Sie Ihr Unternehmen in ein bis zwei Absätzen als Fließtext. Nennen Sie den Namen des Betriebs, den Hauptsitz und ggf. weitere Standorte, die Größe des Unternehmens, die Branche sowie die angebotenen Produkte oder Dienstleistungen.Austrittsgrund
Die meisten Zeugnisse enden mit der Beschreibung, wie und ab wann ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt. Jedoch sollten Sie unbedingt mit Ihren Mitarbeitenden besprechen, ob ein Kündigungsgrund genannt werden darf. Besonders bei einer Kündigung vonseiten des Betriebs wird ein Kündigungsgrund aus Angst vor negativen Konsequenzen oft weggelassen.Generell nennen Sie im Zeugnis keinen konkreten Sachverhalt, sondern maximal eine „Kündigung auf eigenen Wunsch“ oder eine „betriebsbedingte Kündigung“.
Höfliche Grußformel
Danken Sie für die Zusammenarbeit und wünschen Sie alles Gute.
Unzulässige Angaben
Arbeitszeugnisse sollen das Gesamtbild von Mitarbeitenden während einer beruflichen Tätigkeit widerspiegeln. Einige Informationen dürfen Sie nicht aufnehmen, weil sie gegen Datenschutzrichtlinien, das Diskriminierungsverbot oder den wohlwollenden Grundton von Zeugnissen verstoßen. Darunter fallen:
Vertragsbrüche oder Abmahnungen
Fehlzeiten – Die Dauer einer Unterbrechung dürfen Sie nur bei einem außergewöhnlich hohen Anteil nennen.
Angaben zur psychischen oder physischen Gesundheit (z. B. Schwangerschaften, psychische Störungen, Burnout, chronische Krankheiten)
Die Angehörigkeit zu einer Gewerkschaft oder einem Betriebsrat
Gehaltsangaben
Die Formulierung der „fristlosen Kündigung“ und spezifische Kündigungsgründe
Verschlüsselte Formulierungen und Möglichkeiten zur Rückfrage
