Projektmanagement

IT-Projektmanagement: Abgrenzung und Methoden

Anastasia Wranek
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IT-Projekte sind unübersichtlich und komplex? Dieses Vorurteil trifft nicht immer zu – kann jedoch durchaus ins Schwarze treffen, wenn es die Projektleitung versäumt, die Besonderheiten eines IT-Projektes zu beachten und entsprechenden Vorkehrungen zu treffen. Denn: IT-Projekte bringen andere Anforderungen als klassische Projekte mit sich.

In diesem Artikel grenzen wir das IT-Projektmanagement vom klassischen Projektmanagement ab und zeigen auf, mit welchen Methoden sich die Projekte steuern lassen.

Was ist IT-Projektmanagement?

Beim IT-Projektmanagement handelt es sich um die Steuerung von IT-Projekten. Diese unterscheiden sich in vielerlei Hinsicht von fachlichen Projekten; die Aufgabenstellungen an den technischen Projektleiter sind zudem weitreichender.

Projekte im IT-Umfeld

Die Abkürzung IT steht für „Informationstechnologien“, viele Unternehmen verstehen unter IT jedoch alles, was einen technischen Berührungspunkt hat. Insofern lassen sich viele Projekte identifizieren, die zu den IT-Projekten zählen. Einige davon sind:

  • Projekte zur Entwicklung, Modernisierung und Erweiterung der IT-Infrastruktur
  • Projekte zur Vernetzung diverser IT-Komponenten
  • Entwicklung, Anpassung und Umbau von Websites und Webkomponenten
  • Softwareentwicklung und -implementation
  • Datenbankaufbau und -management
  • Projekte für das Outsourcing an externe Dienstleister
  • Cloud-Migration im Unternehmen

Abgrenzung zum allgemeinen Projektmanagement

IT-Projekte können in der Praxis schnell komplex werden. IT-Projektleiter benötigen daher Fachkenntnisse und Softskills, die über das allgemeine Projektmanagement hinausgehen. Das liegt nicht zuletzt daran, dass in solchen Projekten viele Stakeholdergruppen aufeinandertreffen.

Neben Projekten, die vollständig im Bereich der IT liegen, gibt es schließlich viele Projekte, die fachlicher Natur sind, jedoch eine Schnittstelle zur IT besitzen. IT-Projektmanager haben dann die Aufgabe, zwischen den Fachbereichen und den Entwicklern zu vermitteln. Damit nehmen das Anforderungsmanagement, die Bedarfsermittlung und besonders die Koordination eine zentrale Rolle ein.

Über die klassischen Kenntnisse des Projektmanagements hinaus erfordert das Steuern von IT-Projekten technisches Know-how und kommunikative Fähigkeiten, aber auch Konfliktlösungspotenzial, um die Schnittstellenfunktion des IT-Projektmanagements in einem Unternehmen zu erfüllen.

Darüber hinaus hat das IT-Projektmanagement häufig einen großen Einfluss auf das Mindset des gesamten Unternehmens. Das bezieht sich in erster Linie auf verschiedene Methoden der Projektsteuerung oder die Entwicklung der Agilität. Denn gerade im Bereich der IT-Projekte und der Softwareentwicklung gibt es hier ständig Fortschritte und Innovationen. Meistens lernen Fachbereiche und klassische Projekte aus den Erfahrungen, die das IT-Projektmanagement sammelt, und erhalten Unterstützung für die eigene Umsetzung.

Die Softwareentwicklung stellt das größte Segment innerhalb der IT-Projekte dar. Gerade hier sind spezielle Methoden notwendig, weil verschiedene Anforderungen aufeinandertreffen. Denn während die Einführung einer neuen Software ein festes Zieldatum hat, ist eine App beispielsweise nie „endgültig fertiggestellt“.

Je nach Projektart greifen IT-Projektleiter daher auf verschiedene Methoden zurück.

Methoden im IT-Projektmanagement

Im IT-Projektmanagement wird zwischen verschiedenen Methoden zur Projektsteuerung unterschieden. Über 50 anerkannte Modelle sind derzeit im Einsatz; diese lassen sich unter anderem in sequenzielle, evolutionäre und agile Kategorien einteilen. Wir zeigen Ihnen die bekanntesten Modelle und erklären, welche Vor- und Nachteile jedes davon mitbringt.

1.

Sequenzielle Modelle

Zu den bekanntesten sequenziellen Modellen gehören das Wasserfall- und das V-Modell.

Wasserfallmodell

Das Wasserfallmodell gehört zum klassischen Projektmanagement und stellt ein lineares Verfahren dar. Das Projekt ist hier in feste, aufeinanderfolgende Phasen unterteilt. Erst wenn eine Phase vollständig abgeschlossen und dokumentiert wurde, beginnt die darauffolgende Phase:

  • Phase 1: Analyse/Anforderungen
  • Phase 2: Konzept/Entwurf
  • Phase 3: Implementierung
  • Phase 4: Test
  • Phase 5: Inbetriebnahme

Vor- und Nachteile:

strukturierter Prozessablauf

leicht verständlich, keine Schulungen notwendig

geringer Managementaufwand

nicht alle Anforderungen können direkt in der ersten Phase erkannt werden

Auftraggeber und Stakeholder werden nur in die erste Projektphase mit einbezogen

wenn sich eine Phase verzögert, hat dies Auswirkungen auf das gesamte Projekt

Tests finden erst nach der Implementierungsphase statt

Produkt liegt erst zu Projektende vor

Das Modell eignet sich für Projekte, deren Anforderungen fest definiert sind und konstant bleiben.

V-Modell

Eine weitere lineare Methode stellt das V-Modell dar. Wie beim Wasserfallmodell durchläuft das Projekt aufeinanderfolgende Phasen. Der große Unterschied liegt darin, dass nach jeder Phase ein Test erfolgt. Dadurch sinken die Projektrisiken, die Kosten des Projektes steigen hingegen signifikant an.

Auf der linken Seite des „V“ werden Anforderungen analysiert und durch Entwürfe konkretisiert, bis es zur Implementierung kommt. Auf der rechten Seite geht es um die Validierung und das Testen der Software.

Darstellung: V-Modell

Vor- und Nachteile:

Tests finden bereits in frühen Phasen statt

fehlende Anforderungen lassen sich schneller erkennen

leicht verständlich

es gibt mehrere Varianten des V-Modells

hoher Dokumentationsaufwand

hohe Kosten aufgrund vieler Tests

zeitintensiv

fehlende Flexibilität

Dieses Modell eignet sich für Software und Projekte, die absolut fehlerfrei ablaufen müssen, beispielsweise einen medizinischen Einsatz.

2.

Evolutionäre Modelle

Die evolutionären Modelle können auch an einem bereits betriebenen System ansetzen. Zu diesen Methoden gehören beispielsweise das Spiralmodell und der Rational Unified Process (RUP). Beide Methoden beziehen sich konkret auf die Softwareentwicklung.

Spiralmodell

In diesem Modell durchlaufen Produkte und Entwicklungen mehrere Iterationen. Eine Iteration dauert in etwa sechs Monate, in dieser Zeit werden vier Phasen durchlaufen: Planung, Risikoanalyse, Entwicklung und Bewertung. Bei diesem Modell liegt der Fokus auf der sorgfältigen Risikoanalyse, bei welcher Experten eingebunden sind.

Die Projektlänge hängt von der Anzahl der Iterationen ab, welche beliebig variieren können. Die Spirale kann also immer weiter wachsen, Dauer und Kosten steigen damit an.

Das Spiralmodell eignet sich besonders für die Softwareentwicklung.

Vor- und Nachteile:

Flexibilität des Modells

gründliche Analyse der Risiken

neue und veränderte Anforderungen lassen sich in der nächsten Iteration berücksichtigen

hoher Managementaufwand

Expertise für Risikobewertung erforderlich

ungeeignet für kleinere Projekte

Kosten können sehr hoch sein

Das Modell eignet sich für den Einsatz in großen und komplexen Projekten, bei denen die Anforderungen sehr hoch oder nicht vollständig bekannt sind.

Rational Unified Process (RUP)

RUP vereint iteratives und lineares Vorgehen in einem Modell. Während des Projektes werden feste Phasen durchlaufen. Dabei können alle Phasen (außer die Konzeption) mehrfach durchlaufen werden. Die eigentlichen Aktivitäten des Projektes laufen dabei jedoch alle parallel und unterscheiden sich lediglich in ihrer Intensität innerhalb der Phasen.

Das Ziel von RUP liegt in der Weiterentwicklung eines Produktes. Nach jeder zeitlich begrenzten Iteration liegt dann eine verbesserte Version des Produktes vor.

RUP ist eine nützliche Methode, wenn ein Produkt weiterentwickelt werden soll.

Vor- und Nachteile:

Risiken lassen sich frühzeitig erkennen

inkrementelle Auslieferung

Berücksichtigung neuer Anforderungen

schwerfällig durch verschiedene Rollen und Anforderungen

komplexes Modell, das Schulungen erfordert

geringere Messbarkeit

Das Modell eignet sich für risikoreiche Projekte und schnell geforderte Auslieferungen.

3.

Agile Modelle

Das agile Projektmanagement ermöglicht Unternehmen, flexibel und schnell auf neue Anforderungen zu reagieren. Anstelle von verschiedenen Phasen bieten die Methoden Rahmen, also Frameworks an, in welchen sich die Projekte bewegen. Beliebte Methoden stellen Scrum und Kanban dar.

Scrum

Scrum ist ein agiles Framework, das seinen Ursprung in der Softwareentwicklung hat. Die Grundidee: Ein Produkt ist niemals fertig. Das Team arbeitet in festen Sprints, die nicht länger als vier Wochen andauern.

Das Framework sieht klare Rollen und Events, also Termine vor, welche das Team einhalten muss. Vor jedem Sprint gibt es ein Sprint Planning, bei dem das Team den Aufwand von Storys schätzt und Ziele festlegt. Am Ende eines Sprints erfolgt die Review, bei der auch Stakeholder die Ergebnisse verfolgen können. In einer Retrospektive kommt das Team anschließend zusammen, um den Sprint und die Zusammenarbeit zu beurteilen und eine Verbesserung anzustreben. Tägliche Dailys ermöglichen es, den Projektfortschritt im Auge zu behalten.

Für die Entwicklung eines Produktes werden also mehrere Zyklen durchlaufen, am Ende des Zyklus liegt jeweils ein fertiges und getestetes Inkrement vor.

Vor- und Nachteile:

inkrementelle Auslieferung

hohe Transparenz und Flexibilität

Tests finden innerhalb eines Sprints statt

Gesamtüberblick über vollständige Projektlänge fehlt

hoher Kommunikationsaufwand

neue Anforderungen fließen erst in den darauffolgenden Sprint ein

Scrum eignet sich für komplexe Projektstrukturen, die ständigen Veränderungen und Neuerungen unterliegen.

Kanban

Bei Kanban handelt es sich um eine agile Methode, die besonders für ihre visuelle Struktur bekannt ist. Alle Aufgaben werden auf einem Kanban-Board dargestellt, welches klassischerweise in drei Kategorien unterteilt ist:

  • To Do
  • In Arbeit
  • Erledigt

Im IT-Projektmanagement passt die Projektleitung das Board auf die Projektart an, so kann es etwa folgende Kategorien besitzen:

  • Backlog
  • Analyse
  • Entwicklung (In Arbeit/Fertig)
  • Test (In Arbeit/Fertig)
  • Bereit für Release

Per Pull-Prinzip nehmen sich Teammitglieder neue Aufgaben, müssen jedoch das Work in Progress Limit (WIP) einhalten. Dieses sorgt dafür, dass ein Team nicht überlastet, sondern produktiv an den Aufgaben arbeiten kann.

Vor- und Nachteile:

Visualisierung und Transparenz der Aufgaben und des Workflows

Aufnahme neuer Anforderungen ist jederzeit möglich

hohe Planungsflexibilität

einfache Methode ohne Schulungsbedarf

nicht für langfristige und große Projekte geeignet

keine Zeitplanung und Fristen

Die Methode lässt sich einfach in jedes Team integrieren und ist für viele Projekte anwendbar, die eher kleiner sind.

Fazit

IT-Projekte nehmen oft komplexere Ausmaße als klassische Projekte an, weil sie viele Berührungspunkte zu diversen Fachbereichen und Stakeholdern besitzen. Damit gehen spezielle Anforderungen an die IT-Projektleitung und die verwendeten Methoden einher.

Wer denkt, IT-Projekte sind immer agil, liegt falsch. Im IT-Projektmanagement kommen noch immer diverse klassische Methoden wie das Wasserfallmodell zum Einsatz. Einen besonders großen Schwerpunkt stellt die Softwareentwicklung dar. Deshalb finden sich im IT-Projektmanagement speziell zugeschnittene Modelle, die auf die Durchführung von solchen Projekten ausgelegt sind.

Die größte Flexibilität hinsichtlich Planung und Anforderungen bieten jedoch meist die neueren, agilen Modelle wie Scrum und Kanban.

Autor: Anastasia Wranek
Anastasia Wranek hat Wirtschaftspsychologie studiert und mehrere Jahre als Projekt und Prozessmanagerin gearbeitet. Ihre Spezialgebiete liegen in der Organisations- und Personalentwicklung sowie im IT-Projektmanagement. Als freiberufliche Autorin schreibt sie hauptsächlich über die Themen Projektmanagement, Agilität und New Work.