Gantt-Diagramm: Was ist es und was kann es?

In Projekten den Überblick behalten – in der Praxis oft leichter gesagt als getan. Viele Teammitglieder arbeiten an den unterschiedlichsten Arbeitspaketen, die zudem noch voneinander abhängig sind. Da käme ein Hilfsmittel, welches Transparenz in den Prozess bringt, gerade recht. Und hier kommt das Gantt-Diagramm ins Spiel.

Was sich hinter diesem Diagramm verbirgt und wie es dabei helfen kann, Prozesse und Projekte strukturiert anzugehen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Das Gantt-Diagramm wird auch als Gantt-Chart bezeichnet und stellt eine beliebte Methode aus dem Projektmanagement dar. Es visualisiert den Prozess und die Aufgaben eines Projektes in Form von horizontalen Balken auf einer Zeitachse.

Ein polnischer Ingenieur namens Carol Adamiecki entwarf das erste Gantt-Diagramm im Jahr 1980. Etwa 15 Jahre später entwickelte der amerikanische Ingenieur und Managementberater Henry Gantt eine weitere Version. Er ist der Namensgeber des Diagramms, denn ihm ist es zu verdanken, dass es bekannt geworden ist. Heute gehört es zu den bekanntesten Methoden im Projektmanagement und wird in einer Vielzahl von Projekten angewendet.

Damit das Gantt-Diagramm für das Projektteam eine echte Stütze bei der Projektarbeit darstellt, müssen einige wichtige Elemente mit hinein. Dazu gehören:

Das Gantt-Diagramm eignet sich für viele verschiedene Projektarten. Ob es sich dabei um die Einführung eines Produktes, die Umsetzung einer Marketingstrategie oder die Planung einer Veranstaltung handelt, spielt keine Rolle: Solange Sie eine Projektübersicht mit den oben beschriebenen Elementen benötigen, kann ein Gantt-Chart eine große Hilfe sein.

Sie können das Gantt-Diagramm entweder mit Excel oder speziellen Projektmanagement-Tools erstellen. Während die manuelle Visualisierung in Excel für kleinere Projekte und einmalige Situationen gut funktioniert, eignet sie sich weniger für die regelmäßige Anwendung bei größeren Projekten.

Eine Software hat hingegen bereits hinterlegte Optionen und Felder, was die Erstellung des Diagramms vereinfacht. Änderungen lassen sich leicht durchführen – auch von Teammitgliedern, denen Sie ganz einfach Zugriff aufs Gantt-Chart und Bearbeitungsrechte geben können.

Wir zeigen Ihnen, wie einfach Sie mit entsprechender Software ein Gantt-Diagramm erstellen können.

Für unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung verwenden wir die beliebte Projektmanagement-Software Monday.com*. Sie können das erläuterte Prinzip aber auf jedes beliebige Tool übertragen, wobei die Funktionen von Software zu Software etwas abweichen können.

In unserem Beispiel planen wir einen Roll-out für das Konzept eines Kundenportals.

Bevor Sie ein Projekt übersichtlich in einem Gantt-Diagramm darstellen können, müssen Sie das System mit entsprechenden Daten versorgen. Dazu hinterlegen Sie im Grunde genommen einen Projektstrukturplan, in welchem alle Aufgaben, Unteraufgaben und Meilensteine vollständig aufgelistet sind.

Je nach Tool lassen sich dabei auch Zuständigkeiten und Prioritäten ergänzen. Die Aufgaben können Sie zudem in Unterkategorien einordnen, wie in unserem Beispiel in eine Planungs-, Einführungs- und Durchführungsphase.

Im nächsten Schritt geht es um die zeitliche Konkretisierung. Wie viel Zeit ist für das Projekt eingeplant, wann soll eine Aufgabe starten und wann erledigt sein? Die Meilensteine müssen konkrete Termine erhalten.

Erst mit den Zeitangaben lässt sich das Projekt im Gantt-Diagramm visualisieren, welches dann folgendermaßen aussehen könnte:

Die Aktivitäten und Aufgaben sind als Balken dargestellt, Meilensteine als eine Raute. Der blaue Strich über dem Diagramm zeigt immer das aktuelle Datum und damit den aktuellen Stand des Projektes. In unserem Beispiel befinden wir uns gerade in der Phase der Planung bei der Aktivität Konzepterstellung.

Im dritten und letzten Schritt müssen Sie die Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten bestimmen. Können Aufgaben parallel laufen oder muss eine Aktivität abgeschlossen sein, damit die nächste beginnen kann?

In drei einfachen Schritten können Sie mit einem Tool wie Monday.com ganz einfach eine Visualisierung durch das Gantt-Diagramm erreichen. Falls es dann im Laufe des Projektes zu Änderungen kommt, ist das kein Problem, denn das Diagramm lässt sich über das System leicht anpassen.

Das Diagramm kommt in erster Linie im klassischen Projektmanagement zum Einsatz. In kleinen bis mittelgroßen Projekten lässt es sich hervorragend anwenden, ohne dass es unübersichtlich wird. Das Gantt-Chart lässt sich wie oben beschrieben natürlich zu jedem Projekt erstellen, es gibt aber Branchen, die besonders davon profitieren.

Das ist zum einen die Produktionswirtschaft. Hier ist eine übersichtliche Darstellung von Produktionsplänen und Maschinenbelegungen notwendig. Eine weitere Branche stellt die Bauindustrie dar, denn hier gibt es viele organisatorische Aufgaben zu bewältigen, die stark miteinander verwoben und voneinander abhängig sind. Über die Visualisierung lässt sich schnell erkennen, welche unabhängigen Aufgaben parallel laufen können und wie man den Zeitplan optimieren kann.

Kurz gesagt: Das Gantt-Diagramm kann Ihnen helfen, wenn es sich um ein terminiertes Projekt mit detaillierten Aufgaben und Abhängigkeiten handelt.

Aber wie sieht es mit agilen Projekten aus? Auf den ersten Blick widersprechen sich das lineare Gantt-Chart und ein flexibles und agiles Projektmanagement wie etwa Scrum. Doch auch Scrum Teams setzen Gantt-Charts ein. Für die Stakeholder-Kommunikation kann es beispielsweise besonders hilfreich sein. Viele Systeme können aus den Scrum-Artefakten automatisch ein Gantt-Diagramm erzeugen. Aufgrund der Flexibilität der Scrum-Methode sind die Elemente und Deadlines hier jedoch nicht in Stein gemeißelt, sondern können sich stets verändern.

Die visuelle Darstellung der Aufgaben eines Projektes stellt schon einen Vorteil für sich dar, weil es jenes greifbarer macht. Daneben gibt es aber weitere Faktoren, die sich positiv oder negativ auf den Projekterfolg auswirken können.

Neben dem Gantt-Chart gibt es noch viele weitere Diagramme und andere Möglichkeiten, die bei der Visualisierung eines Projekts helfen. Einige davon sind:

Das Gantt-Diagramm ist eine praktische Methode aus dem Projektmanagement, um Projekte und Prozesse zu visualisieren. Auf dem Gantt-Chart lässt sich leicht erkennen, welche Aufgaben anstehen, wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen und ob Abhängigkeiten zu anderen Aktivitäten bestehen.

Die Projektleitung kann diese nicht nur für die Projektsteuerung, sondern auch für die Stakeholderkommunikation heranziehen, damit alle Beteiligten immer auf dem aktuellsten Stand sind.