Projektmanagement

Gantt-Diagramm: Was ist es und was kann es?

Anastasia Wranek
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In Projekten den Überblick behalten – in der Praxis oft leichter gesagt als getan. Viele Teammitglieder arbeiten an den unterschiedlichsten Arbeitspaketen, die zudem noch voneinander abhängig sind. Da käme ein Hilfsmittel, welches Transparenz in den Prozess bringt, gerade recht. Und hier kommt das Gantt-Diagramm ins Spiel.

Was sich hinter diesem Diagramm verbirgt und wie es dabei helfen kann, Prozesse und Projekte strukturiert anzugehen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Gantt-Diagramm einfach erklärt

Das Gantt-Diagramm wird auch als Gantt-Chart bezeichnet und stellt eine beliebte Methode aus dem Projektmanagement dar. Es visualisiert den Prozess und die Aufgaben eines Projektes in Form von horizontalen Balken auf einer Zeitachse.

Ein einfaches Gantt-Diagramm in der Projektmanagement-Software Asana.

Ein polnischer Ingenieur namens Carol Adamiecki entwarf das erste Gantt-Diagramm im Jahr 1980. Etwa 15 Jahre später entwickelte der amerikanische Ingenieur und Managementberater Henry Gantt eine weitere Version. Er ist der Namensgeber des Diagramms, denn ihm ist es zu verdanken, dass es bekannt geworden ist. Heute gehört es zu den bekanntesten Methoden im Projektmanagement und wird in einer Vielzahl von Projekten angewendet.

Elemente des Gantt-Diagramms

Damit das Gantt-Diagramm für das Projektteam eine echte Stütze bei der Projektarbeit darstellt, müssen einige wichtige Elemente mit hinein. Dazu gehören:

Zeitachse: Die Zeitachse veranschaulicht den zeitlichen Rahmen der einzelnen Aktivitäten, sowie des Projektes an sich.

Aufgaben und Aktivitäten: Alle Aufgaben und die dazugehörigen Unteraufgaben sind aufgelistet. Sie sind als Balken dargestellt, welche auf der Zeitachse liegen.

Meilensteine: Neben Aktivitäten, die eine gewisse Zeit erfordern, finden sich auch konkrete Meilensteine und Termine, wie etwa ein Release, in der Visualisierung.

Zeitangaben: Bei Meilensteinen gibt die Projektleitung einen festen Termin an, Aufgaben hingegen müssen ein Start- und Ziel-Datum besitzen.

Abhängigkeiten: Das Gantt-Diagramm zeigt die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Arbeitspaketen auf.

Fortschritt: Im Chart lässt sich ablesen, wo das Projekt aktuell steht und ob es sich im zeitlich gesetzten Rahmen befindet.

Anwendung in der Praxis

Das Gantt-Diagramm eignet sich für viele verschiedene Projektarten. Ob es sich dabei um die Einführung eines Produktes, die Umsetzung einer Marketingstrategie oder die Planung einer Veranstaltung handelt, spielt keine Rolle: Solange Sie eine Projektübersicht mit den oben beschriebenen Elementen benötigen, kann ein Gantt-Chart eine große Hilfe sein.

Wie erstellen Sie ein Gantt-Diagramm?

Sie können das Gantt-Diagramm entweder mit Excel oder speziellen Projektmanagement-Tools erstellen. Während die manuelle Visualisierung in Excel für kleinere Projekte und einmalige Situationen gut funktioniert, eignet sie sich weniger für die regelmäßige Anwendung bei größeren Projekten.

Eine Software hat hingegen bereits hinterlegte Optionen und Felder, was die Erstellung des Diagramms vereinfacht. Änderungen lassen sich leicht durchführen – auch von Teammitgliedern, denen Sie ganz einfach Zugriff aufs Gantt-Chart und Bearbeitungsrechte geben können.

Wir zeigen Ihnen, wie einfach Sie mit entsprechender Software ein Gantt-Diagramm erstellen können.

Anleitung: Gantt-Diagramm in 3 Schritten

Für unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung verwenden wir die beliebte Projektmanagement-Software Monday.com. Sie können das erläuterte Prinzip aber auf jedes beliebige Tool übertragen, wobei die Funktionen von Software zu Software etwas abweichen können.

In unserem Beispiel planen wir einen Roll-out für das Konzept eines Kundenportals.

Schritt 1: Datenbasis

Bevor Sie ein Projekt übersichtlich in einem Gantt-Diagramm darstellen können, müssen Sie das System mit entsprechenden Daten versorgen. Dazu hinterlegen Sie im Grunde genommen einen Projektstrukturplan, in welchem alle Aufgaben, Unteraufgaben und Meilensteine vollständig aufgelistet sind.

Je nach Tool lassen sich dabei auch Zuständigkeiten und Prioritäten ergänzen. Die Aufgaben können Sie zudem in Unterkategorien einordnen, wie in unserem Beispiel in eine Planungs-, Einführungs- und Durchführungsphase.

Aktivitäten und Meilensteine bei Monday.com

Schritt 2: Zeitangaben

Im nächsten Schritt geht es um die zeitliche Konkretisierung. Wie viel Zeit ist für das Projekt eingeplant, wann soll eine Aufgabe starten und wann erledigt sein? Die Meilensteine müssen konkrete Termine erhalten.

Erst mit den Zeitangaben lässt sich das Projekt im Gantt-Diagramm visualisieren, welches dann folgendermaßen aussehen könnte:

Darstellung der Aktivitäten im Gantt-Diagramm

Die Aktivitäten und Aufgaben sind als Balken dargestellt, Meilensteine als eine Raute. Der blaue Strich über dem Diagramm zeigt immer das aktuelle Datum und damit den aktuellen Stand des Projektes. In unserem Beispiel befinden wir uns gerade in der Phase der Planung bei der Aktivität Konzepterstellung.

Schritt 3: Abhängigkeiten bestimmen

Im dritten und letzten Schritt müssen Sie die Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten bestimmen. Können Aufgaben parallel laufen oder muss eine Aktivität abgeschlossen sein, damit die nächste beginnen kann?

Gantt-Diagramm mit Abhängigkeiten

In drei einfachen Schritten können Sie mit einem Tool wie Monday.com ganz einfach eine Visualisierung durch das Gantt-Diagramm erreichen. Falls es dann im Laufe des Projektes zu Änderungen kommt, ist das kein Problem, denn das Diagramm lässt sich über das System leicht anpassen.

Welche Projekte profitieren von einem Gantt-Diagramm?

Das Diagramm kommt in erster Linie im klassischen Projektmanagement zum Einsatz. In kleinen bis mittelgroßen Projekten lässt es sich hervorragend anwenden, ohne dass es unübersichtlich wird. Das Gantt-Chart lässt sich wie oben beschrieben natürlich zu jedem Projekt erstellen, es gibt aber Branchen, die besonders davon profitieren.

Das ist zum einen die Produktionswirtschaft. Hier ist eine übersichtliche Darstellung von Produktionsplänen und Maschinenbelegungen notwendig. Eine weitere Branche stellt die Bauindustrie dar, denn hier gibt es viele organisatorische Aufgaben zu bewältigen, die stark miteinander verwoben und voneinander abhängig sind. Über die Visualisierung lässt sich schnell erkennen, welche unabhängigen Aufgaben parallel laufen können und wie man den Zeitplan optimieren kann.

Kurz gesagt: Das Gantt-Diagramm kann Ihnen helfen, wenn es sich um ein terminiertes Projekt mit detaillierten Aufgaben und Abhängigkeiten handelt.

Aber wie sieht es mit agilen Projekten aus? Auf den ersten Blick widersprechen sich das lineare Gantt-Chart und ein flexibles und agiles Projektmanagement wie etwa Scrum. Doch auch Scrum Teams setzen Gantt-Charts ein. Für die Stakeholder-Kommunikation kann es beispielsweise besonders hilfreich sein. Viele Systeme können aus den Scrum-Artefakten automatisch ein Gantt-Diagramm erzeugen. Aufgrund der Flexibilität der Scrum-Methode sind die Elemente und Deadlines hier jedoch nicht in Stein gemeißelt, sondern können sich stets verändern.

Vor- und Nachteile des Gantt-Diagramms

Die visuelle Darstellung der Aufgaben eines Projektes stellt schon einen Vorteil für sich dar, weil es jenes greifbarer macht. Daneben gibt es aber weitere Faktoren, die sich positiv oder negativ auf den Projekterfolg auswirken können.

Vorteile

Übersicht aller Aktivitäten auf die gesamte Projektlaufzeit

Visualisierung von Abhängigkeiten

besseres Ressourcenmanagement

aktueller Projektstatus ist schnell erfassbar

Diagramm kann zur Stakeholderkommunikation dienen

Anpassungen jederzeit möglich

Nachteile

Einrichtungszeit steigt mit der Projektgröße an

Hinzufügen von Details wie Aufgabenbeschreibungen führen zu einer Unübersichtlichkeit

Diagramm kann bei großen Projekten sehr komplex sein

lineare Projektplanung lässt weniger Flexibilität zu

Alternativen zum Gantt-Diagramm

Neben dem Gantt-Chart gibt es noch viele weitere Diagramme und andere Möglichkeiten, die bei der Visualisierung eines Projekts helfen. Einige davon sind:

  • Timeline: Sie können auf einem Zeitstrahl einfach Ereignisse und Meilensteine eintragen, ohne die zusätzlichen Details des Gantt-Diagrammes zu integrieren. Das ist besonders schnell gemacht, könnte aber aufgrund fehlender Informationen Fragen aufwerfen. Für kleinere Projekte eignet sich eine simple Timeline jedoch gut.
  • Kanban-Board: Auf einem Kanban-Board können Sie alle Aufgaben und deren aktuellen Stand verfolgen. Von „To do“, über „In Arbeit“ und „Fertig“ durchlaufen die Aufgaben die verschiedenen Kategorien bzw. Spalten.
  • Netzwerkdiagramm: In einem Netzwerkdiagramm lassen sich neben Abhängigkeiten und Aufgaben auch die zugeordneten Ressourcen erkennen.
  • Checkliste: Für übersichtliche, kleine Projekte lässt sich die alte, gute Checkliste heranziehen. Auf einen Blick ist zu erkennen, was bereits erledigt und was noch offen ist.

Fazit

Das Gantt-Diagramm ist eine praktische Methode aus dem Projektmanagement, um Projekte und Prozesse zu visualisieren. Auf dem Gantt-Chart lässt sich leicht erkennen, welche Aufgaben anstehen, wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen und ob Abhängigkeiten zu anderen Aktivitäten bestehen.

Die Projektleitung kann diese nicht nur für die Projektsteuerung, sondern auch für die Stakeholderkommunikation heranziehen, damit alle Beteiligten immer auf dem aktuellsten Stand sind.

Autor: Anastasia Wranek
Anastasia Wranek hat Wirtschaftspsychologie studiert und mehrere Jahre als Projekt und Prozessmanagerin gearbeitet. Ihre Spezialgebiete liegen in der Organisations- und Personalentwicklung sowie im IT-Projektmanagement. Als freiberufliche Autorin schreibt sie hauptsächlich über die Themen Projektmanagement, Agilität und New Work.