Projektmanagement

Projektstrukturplan einfach erklärt: Definition, Aufbau und Beispiele

Michaela Weiß
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Ob eine neue Website gelauncht, eine Veranstaltung geplant oder eine Fabrik gebaut werden soll: Diese Vorhaben sind komplex – und müssen von Anfang bis Ende gut durchorganisiert sein. Sogenannte Projekte haben sich deshalb als vielleicht wichtigste Arbeitsstruktur von Unternehmen bewährt.

Selbst vermeintlich simple Projekte sind selten Selbstläufer: Es ist immer wieder aufs Neue eine Herausforderung, sie in der vorgegebenen Zeit, zu den budgetierten Kosten und in der gewünschten Qualität fertigzustellen. Ein Projektstrukturplan (PSP) hilft dabei, diesen drei Kriterien – die im Projektmanagement auch als Magisches Dreieck bezeichnet werden – gerecht zu werden.

Was es mit dem Projektstrukturplan auf sich hat, welche Vor- und Nachteile er mit sich bringt und wie er aufgebaut ist, verraten wir in diesem Artikel.

Was ist ein Projektstrukturplan?

Ein Projektstrukturplan (PSP), manchmal auch als Arbeitsstrukturplan bezeichnet, ist nichts anderes als die Gliederung eines Projekts in seine einzelnen Elemente. Ziel eines Projektstrukturplans ist es, alle einzelnen Elemente in plan- und kontrollierbare Teilaufgaben und Arbeitspakete zu zerlegen. Damit erhalten Projektleitung und Projektmitglieder einen Überblick über das gesamte Projekt und seine Teilaufgaben.

Die Baumstruktur hat sich für die Darstellung von Projektstrukturplänen etabliert. Möglich ist allerdings auch eine Textstruktur mit Gliederungsebenen und Einrückungen. Dann lässt sich der Plan mit dem Inhaltsverzeichnis eines Buches vergleichen, das einen schnellen Überblick gibt.

Die Baumstruktur ist für die Darstellung von Projektstrukturplänen besonders beliebt.

Die Textstruktur ist auch bei softwarebasierten Projektmanagementtools wie Microsoft Project üblich. Egal, welche Struktur gewählt wird: Wichtig ist, dass sich das Projekt durch eine fachkundige Person auf einen Blick ohne größeren Aufwand nachvollziehen lässt.

Vor- und Nachteile eines Projektstrukturplans

Ein umfassender Projektstrukturplan bringt Struktur in jedes Projekt und kann stets als Checkliste verwendet werden. Besonders nützlich ist er, weil er:

alle Aufgaben, die das Projekt betreffen (inklusive des Projektmanagements) erfasst

die Aufgaben vollständig voneinander abgrenzt

Klarheit über die Verteilung der Aufgaben schafft

einen Überblick über die benötigten Ressourcen liefert

einen groben Überblick über die Kosten liefern kann

aufkommende Fragen klärt

Missverständnisse beseitigt

Einigung über die Ziele des Projekts schafft

Natürlich kostet die Erstellung eines Projektstrukturplans Zeit und personelle Ressourcen, doch wirkliche Nachteile hat er darüber hinaus nicht.

Aufbau eines Projektstrukturplans

Für die nötige Übersicht sollte ein Projektstrukturplan auf eine einzige Seite passen – ein zu hoher Detailgrad ist ohnehin nicht zielführend. Zudem ist es wichtig, sich für seine Erstellung ausreichend Zeit zu nehmen. Zwar ist es sinnvoll, die grobe Struktur des Projektstrukturplans frühzeitig fertigzustellen, doch die Klärung von Feinheiten und Abhängigkeiten sollten Sie mit der notwendigen Aufmerksamkeit angehen.

Des Weiteren sollte ein Projektstrukturplan aus höchstens zehn Phasen bestehen. Sind mehr als zehn Phasen nötig, sollten Sie darüber nachdenken, das Projekt in mehrere Projekte aufzuteilen.

Je nach Art der Strukturierung gibt es verschiedene Formen von Projektstrukturplänen:

Der objektorientierte Strukturplan

Bei der objektorientierten Darstellung steht das Ergebnis des Projekts im Vordergrund. Wenn es sich zum Beispiel um ein Projekt im Anlagenbau handelt, können die einzelnen Komponenten der Anlage die Gliederung des Planes vorgeben. Geht es um die Entwicklung von Software, können verschiedene Komponenten der Software die Struktur des Planes vorgeben.

Beim objektorientierten Projektstrukturplan wird das Projekt in einzelne Bestandteile aufgegliedert.

Handelt es sich beim Projekt um den Bau eines Hauses, sind zum Beispiel die einzelnen Geschosse die Teilpakete. Durch die Orientierung am fertigen Projekt können alle Teilaufgaben schnell und übersichtlich zugeordnet werden.

Der funktionsorientierte Strukturplan

Diese Art der Strukturierung fokussiert sich vor allem auf die Funktionen und deren Aufgaben. Es geht bei der funktionsorientierten Darstellung weniger um die Zeit oder das Ergebnis, sondern darum, was die einzelnen Funktionen zum Projekt beitragen. Bleiben wir beim Hausbau-Beispiel vom vorherigen Abschnitt, sind in der Struktur also eher die ausführenden Handwerker zu finden:

Beim funktionsorientierten Projektstrukturplan stehen die Organisationsfunktionen im Mittelpunkt.

Der phasenorientierte Strukturplan

Der phasenorientierten Projektstrukturplan hat den zeitlichen Ablauf des Projekts im Fokus. Diese Methode zeigt eine chronologische Gliederung des Projekts in die verschiedenen Phasen, die aufeinander aufbauen. Im Plan werden die einzelnen Teilaufgaben der jeweiligen Phase zugeordnet. Dabei werden zeitliche Abhängigkeiten zwischen einzelnen Teilaufgaben schnell sichtbar.

Da viele Projekte hochkomplex und zeitliche Verkettungen an der Tagesordnung sind, ist es wichtig, diese Abhängigkeit im Plan sichtbar zu machen. So lassen sich vor- und nachgelagerte Tätigkeiten identifizieren und in die Zeitplanung miteinbeziehen. Im Falle des Hausbaus würde der Bau des Kellers die erste Phase bilden, gefolgt vom Bau der Geschosse und des Dachs. Den einzelnen Teilprojekten sind in der Struktur jeweils verschiedene Arbeitspakete zugeordnet.

Erstellung eines Projektstrukturplans

Einen professionellen Projektstrukturplan sollte man stets im Team erarbeiten. Dabei ergänzen sich die Kompetenzen der Projektleitung und die des fachlichen Teams:

Die Projektleitung managt das Projekt und behält Zeit, Kosten und Umfang im Blick. Das ausführende Team bringt die fachliche Perspektive ein und gibt Input zu den einzelnen Arbeitspaketen und deren Ausführung. Ein Projektstrukturplan kann prinzipiell auf drei verschiedenen Wegen erstellt werden:

Top-down: Der deduktive Ansatz

Der Top-Down-Ansatz führt von oben nach unten oder vom Ganzen zur Detailebene. Man nennt diesen Weg auch den deduktiven Ansatz. Dabei wird das ganze Projekt in einzelne Arbeitspakete zerlegt. Diese Vorgehensweise ist gängig, wenn bereits ähnliche Projekte in der Vergangenheit durchgeführt wurden oder wenn die einzelnen Projektschritte klar sind.

Beim Top-Down-Ansatz können folgende Einzelschritte möglich sein:

  1. Benennung des Projekts
  2. Zerlegung des Projekts in Teilprojekte
  3. Auflistung aller Einzelaufgaben innerhalb der Teilprojekte
  4. Weitere Zerlegung der Aufgaben, bis alle Arbeitspakete vorliegen
  5. Zuordnung der Verantwortlichkeiten
  6. Definition des Zeithorizonts der einzelnen Arbeitspakete
  7. Erstellung des Gesamtplans

Bottom-Up: der induktive Ansatz

Der Bottom-Up-Ansatz wird auch als induktiver Ansatz bezeichnet und geht den umgekehrten Weg. Hier geht es von der Detailebene zum Ganzen; die einzelnen Aufgaben bilden anschließend das komplette Projekt. Folgende Einzelschritte sind hier gängig:

  1. Sammeln aller Einzelaufgaben für das Projekt, zum Beispiel durch Brainstorming der einzelnen Abteilungen
  2. Herstellen von Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben
  3. Erstellen einer Projektstruktur (z. B. Baumstruktur)
  4. Kontrolle aller Aufgaben hinsichtlich Vollständigkeit
  5. Definition von Verantwortlichkeiten
  6. Definition eines Zeithorizonts
  7. Finalisierung des Gesamtplans

Das Bottom-Up-Verfahren ist für alle Projekte geeignet, die einen einzigartigen Charakter haben oder einen hohen Innovationsgrad aufweisen. Bei derartigen Projekten sind die Einzelaufgaben oft nicht von Anfang an klar. Vor allem können sie nicht allein von der Managementebene benannt werden.

Da hier in der Projektplanung bereits das Wissen von Experten gefragt ist, ist es wichtig, diese in die Erstellung der Aufgaben miteinzubeziehen. Auch wenn es bei innovativen Projekten schwieriger sein kann, alle Aufgaben von Anfang an zu benennen, sollte der Projektstrukturplan eine möglichst vollständige Abbildung darstellen. Das ist wichtig, um Ressourcen und zeitliche Abläufe zu planen.

Die Mischform: induktiv und deduktiv in Kombination

Manche Projekte erfordern auch eine Kombination aus dem deduktiven und dem induktiven Ansatz. Glücklicherweise lassen sich die Stärken der beiden Verfahren in Kombination nutzen. Man bezeichnet dieses Verfahren auch als Gegenstrom- oder Jojo-Verfahren: Dabei springen Sie zwischen den beiden Ansätzen hin und her und planen das Projekt beispielsweise zunächst grob deduktiv, und überprüfen Ihre Analyse anschließend induktiv, von den Details zurück zum übergeordneten Ganzen.

Die Vollständigkeit der Aufgaben und ihre Einmaligkeit stehen auch bei der Mischform immer im Vordergrund.

Beispiel für einen Projektstrukturplan

Der Relaunch einer Unternehmens-Webseite ist eine gute Gelegenheit für einen Projektstrukturplan. Schließlich handelt es sich um ein Vorhaben, das in seiner Form einmalig ist.

Das Projekt „Website-Relaunch“ lässt sich zum Beispiel in fünf phasenorientierte Teilpakete zerlegen, die jeweils aus vielen weiteren Aufgaben bestehen:

Die übergeordneten Teilpakete lassen sich in viele weitere Arbeitspakete unterteilen.

Bei diesem Beispiel handelt es sich um einen phasenorientierten Projektstrukturplan, da die einzelnen Phasen aufeinander aufbauen. Jeder Phase können weitere Teilaufgaben zugeordnet werden, die von den einzelnen Funktionen ausgeführt werden müssen.

In dieser Übersicht wird zwar klar, dass es verschiedene Teilaufgaben gibt. Es ist aber nicht ersichtlich, wie umfangreich die Aufgaben sind. Die Entwicklung der Webseite benötigt in der Regel sehr viel mehr Ressourcen als der Go-live. Dennoch ist es wichtig, dass alle Teilpakete für sich stehen und klar voneinander abgrenzbar sind. So ist die Zuordnung zu den einzelnen Funktionen einfach möglich.

Würde man den Projektstrukturplan funktionsorientiert aufbauen, könnte er folgendermaßen aussehen:

Jedes Projekt lässt sich je nach Strukturierung verschieden darstellen.

Fazit

Mit einem Projektstrukturplan lassen sich umfangreiche Projekte in kleine, abgrenzbare Arbeitspakete unterteilen. Das ist wichtig, um die einzelnen Arbeiten den Projektmitgliedern und Teams zuzuordnen, und Projekte im abgesteckten zeitlichen, finanziellen und qualitativen Rahmen fertigzustellen. Innerhalb des Projekts ist der Plan das zentrale Instrument zur Planung und zur Kommunikation.

Der Projektstrukturplan kann – je nach Art des Projekts – phasenorientiert, funktionsorientiert oder objektorientiert aufgesetzt werden. Zudem gibt es verschiedene Methoden, ihn zu erstellen: Top-down, Bottom-up oder als Mischform. Welche Form und Erstellungsmethode am besten ist, ist von Projekt zu Projekt unterschiedlich.

Autor: Michaela Weiß
Michaela Weiß hält einen MBA in General Management und war über zehn Jahre beruflich in den Bereichen E-Commerce, Online Marketing und Unternehmensberatung unterwegs. Seit 2015 ist sie als freiberufliche Autorin tätig und schreibt über Themen rund um Marketing, IT und Projektmanagement.