Projekt​management

Retrospektive: Erklärung, Methoden und Tipps für die Praxis

Autor
Anastasia Wranek
Letzte Aktualisierung
29. Juni 2023

Strukturen und Termine geben einem Projekt einen Rahmen und können dazu beitragen, den Projekterfolg sicherzustellen. In agilen Projekten ist die Retrospektive dabei eine große Hilfe. Sie kann bewirken, dass ein Team besser zusammenarbeitet und sich stetig verbessert.

Doch was genau ist eine Retrospektive und wie können Sie diese effektiv durchführen? Wir verraten Ihnen in diesem Artikel alles, was Sie darüber wissen müssen. Denn nur mit gewissen Regeln, Vorbereitungen und Strukturen können Sie das bestmögliche Ergebnis aus diesem Meeting herausholen und die Zusammenarbeit aufs nächste Level heben – auch in klassischen Projekten.

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Grundlagen der Retrospektive

Bei der Retrospektive, die Anwender in der Praxis meist einfach als „Retro“ bezeichnen, handelt es sich um ein wiederkehrendes Event im Rahmen des Scrum-Frameworks für agiles Projektmanagement. Es lässt sich folgendermaßen definieren:

Definition

Die Retro ist ein Meeting, das dem Team ermöglicht, den vergangenen Sprint zu reflektieren und zu evaluieren.

Ursprung der Retrospektive

Obwohl die Methodik ihren Ursprung im Scrum hat, findet sie mittlerweile auch außerhalb des agilen Frameworks Anwendung. Dabei werden nicht nur Erfolge, sondern auch Misserfolge sowie Probleme besprochen, um Verbesserungen für die Zukunft zu identifizieren.

Das reflektierende Vorgehen ist allerdings alles andere als neu, denn die Idee geht bereits auf den griechischen Philosophen Sokrates zurück. In seinen Dialogen reflektierte er schon vor rund 2.500 Jahren mit seinen Schülern über ihre Denkweise und ihr Handeln.

Unsere moderne Arbeitswelt hat dieses Prinzip wiederentdeckt – und Scrum hat es entsprechend geschärft und mit einem Rahmen versehen, damit die Methodik durch Regeln und Phasen anwendbar wird.

Ziele der Retro

Das eigentliche Ziel liegt darin, Probleme aufzudecken, aus Fehlern zu lernen und Lösungen zu finden. Je nach Team und Projektphase können die Zielsetzungen aber auch wie folgt aussehen:

  • Verbesserung der Kommunikation

  • Prozessoptimierung

  • Förderung des Teamgeistes und der Zusammenarbeit

  • Frühzeitiges Erkennen von Hindernissen

  • Steigerung der Effizienz und Produktivität

  • Gemeinsam lernen und wachsen

  • Stärken der Selbstreflexion und der Eigenverantwortung

  • Fördern von Kreativität und Innovationen

Prinzipien und Regeln

Damit die Retro ihre Wirkung entfalten kann, müssen Sie einen vertrauensvollen Rahmen schaffen, in dem jeder frei sprechen kann. Dazu gehören einige grundlegende Regeln, die jeder kennen und befolgen sollte:

  • Die Vegas-Regel: Was das Team im Meeting bespricht, bleibt ausnahmslos im Meeting! Die Teammitglieder müssen darauf vertrauen können, dass nichts vom Gesagten nach außen dringt. So bleibt Vertrauliches innerhalb des Teams und die Hemmschwelle für eine offene Kommunikation sinkt.

  • Die goldene Regel: Ein respektvoller und nicht wertender Umgang miteinander ist die Grundlage für eine erfolgreiche Durchführung. Fingerzeigen oder Beschuldigen sind fehl am Platz, stattdessen sind konstruktives Feedback und Lösungen gefragt.

Wie ist der Ablauf einer Retro?

Die Retrospektive braucht einen Rahmen, um eine effektive Zusammenarbeit zu ermöglichen. Esther Derby und Diane Larsen sind zwei renommierte Autorinnen und Expertinnen im Bereich der agilen Softwareentwicklung. Gemeinsam haben sie das Buch „Agile Retrospectives: Making Good Teams Great“ geschrieben. Dieses Buch gilt mittlerweile als Standardwerk für die Durchführung von Retrospektiven.

Sie haben durch Ihre Erfahrung fünf Phasen identifiziert, die jedes Team in der Retro durchlaufen sollte:

Phase

Beschreibung

Phase 1: Setting the Stage (Rahmenbedingungen schaffen und Ankommen)

In dieser Phase geht es darum, eine positive Atmosphäre zu schaffen und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder ihre Gedanken und Ideen offen äußern können.

Phase 2: Gathering Data (Informationen sammeln)

Das Team sammelt Daten und Informationen über den vergangenen Sprint oder über den letzten Projektabschnitt. So kann es Probleme und Herausforderungen identifizieren.

Phase 3: Generating Insights (Erkenntnisse gewinnen)

Es gilt, die gesammelten Daten zu analysieren, Muster zu suchen, Zusammenhänge auszumachen und tatsächliche Ursachen für Probleme zu ermitteln.

Phase 4: Deciding What to Do (Entscheidung treffen)

In dieser Phase wählt das Team die wichtigsten Probleme und Herausforderungen aus und entscheidet, welche Maßnahmen es ergreift, um diese zu lösen oder zu verbessern.

Damit Ziele nicht ins Leere laufen, hilft es, diese smart zu formulieren. In unserem Artikel „SMART-Formel: Ziele richtig formulieren“ erfahren Sie, wie dies gelingt.

Phase 5: Closing (Abschluss)

Im letzten Schritt schließt das Team die Retrospektive ab und reflektiert über den Prozess selbst. Dadurch lassen sich Verbesserungsmöglichkeiten für zukünftige Retrospektiven identifizieren.

Wer nimmt an einer Retro teil?

Da es bei einer Retro durchaus etwas persönlicher werden kann und die Zusammenarbeit im Vordergrund steht, sollte nur das Scrum-Team teilnehmen – also die Entwickler, der Scrum-Master und der Product Owner. Außenstehende Personen oder Besucher sind hingegen nicht willkommen und können die vertrauensvolle Atmosphäre und Offenheit hemmen. 

Von anderen Abteilungen kommt dabei in der Praxis oft die Frage, ob sie einmal der Retro beiwohnen können, um zu lernen und die Methodik in ihr eigenes Team zu übertragen. Dies ist prinzipiell möglich, doch Teams sollten es nur in Erwägung ziehen, wenn gerade keine kritische Phase besteht.

Dauer und Häufigkeit des Termins

In Scrum ist die Häufigkeit der Retro an den Iterationszyklus gebunden. Schließlich findet die Retro immer zum Ende eines Sprints statt. Teams, die nicht in Sprints arbeiten, müssen einen optimalen wiederkehrenden Intervall finden, der ihnen gerecht wird. Alle vier bis sechs Wochen sind jedoch empfehlenswert, damit sie Veränderungen vorantreiben können.

Die Dauer hängt hingegen von der Teamgröße ab, schließlich sollte jeder zu Wort kommen können. 60–90 Minuten sind daher ein gutes Zeitfenster und sollten nicht unterschritten werden.

Warum ist die Retrospektive in der Praxis wichtig?

Wir alle haben sicherlich schon mal von Projekten gehört, die einfach ins Leere laufen oder ihre Ziele verfehlen. Oft liegt die Ursache in fehlender Steuerung, schlechter Kommunikation, unausgereiften Prozessen oder aber der Tatsache, dass Fehler unentdeckt blieben.

Die Retrospektive ermöglicht, in regelmäßigen Abständen die Arbeitsweise des Teams genau unter die Lupe zu nehmen. Was war gut und was verbesserungswürdig? Durch konstruktive Kritik kann das Team gemeinsam weiter wachsen und sich stetig steigern. Ein Blick in die Vergangenheit hilft, den richtigen Weg für die Zukunft zu finden oder sicherzustellen, dass man weiterhin auf der Zielgeraden unterwegs ist.

Vor- und Nachteile der Retrospektive

Wie alle Prozesse und Meetings hat auch die Retrospektive ihre Vor- und Nachteile.

  • bietet eine Gelegenheit für das Team, das Erreichte und die verbesserungswürdigen Bereiche zu bewerten

  • ermöglicht eine offene Kommunikation und Feedback

  • unterstützt die Identifizierung von Problemen, die den Erfolg des Teams beeinträchtigen

  • fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung

  • hilft bei der Identifizierung von Lücken bei den vom Team benötigten Ressourcen oder Fähigkeiten

  • stärkt die Beziehungen zwischen den Teammitgliedern und verbessert den Teamgeist

  • fördert Engagement, Selbstorganisation und Eigenverantwortung

  • ermöglicht die Optimierung von Prozessen

  • bietet Raum für Konfliktlösungen und der Verbesserung des Arbeitsklimas

  • kann die Team-Performance steigern

  • bindet während der Durchführung Zeit und Ressourcen

  • unzureichend definierte Ziele und fehlender Fokus können zu Gesprächen führen, die wertvolle Zeit verschwenden

  • Teammitglieder möchten Probleme möglicherweise nicht offen besprechen, was dazu führt, dass sie ungelöst bleiben

  • ohne eine starke Moderation kann sich der Termin verselbstständigen

  • Retrospektiven sind nur effektiv, wenn Teams sie regelmäßig durchführen

  • einige Teams konzentrieren sich verstärkt auf Probleme und feiern zu wenig die Erfolge

Vorbereitung einer effektiven Retrospektive

Möchten Sie, dass Ihr nächstes Scrum-Treffen ein voller Erfolg wird? Dann gibt es einige einfache Schritte, die Sie ergreifen können. Wenn Sie sich gut vorbereiten, können Sie von den Vorteilen einer effektiven Retro profitieren und die Nachteile weitestgehend vermeiden.

Setzen Sie einen Rahmen

Zunächst müssen Sie klare Ziele definieren, um sicherzustellen, dass Sie das Maximum aus der Retro herausholen. Schließlich erfordert jedes Ziel die Wahl einer bestimmten Methodik, die Ihren Bedürfnissen entspricht und das Herzstück des Termins ist.

Jede Methodik bringt zudem unterschiedliche Anforderungen mit sich. Benötigen Sie zusätzliche Utensilien? Es mag zwar trivial klingen, aber Terminvorbereitungen haben einen größeren Einfluss auf den Erfolg eines Meetings, als viele denken. Stellen Sie daher sicher, dass alles Notwendige verfügbar ist.

Die Rolle des Moderators

Unterschätzen Sie nie die Rolle des Moderators! Seine Verantwortung besteht darin, ein sicheres und offenes Umfeld zu schaffen, in dem jeder seine Meinung frei äußern kann. Moderatoren sind aber auch dafür verantwortlich, die Diskussion auf Kurs zu halten und sicherzustellen, dass alle Teilnehmer aktiv involviert sind.

Was einen guten Moderator ausmacht? Hier ein paar Tipps:

  • Wirksame Kommunikation: Ein Moderator sollte in der Lage sein, den Zweck und die Ziele sowie die erwarteten Ergebnisse klar zu erläutern.

  • Aktives Zuhören: Dazu gehört auch, Fragen zu stellen und die Teilnehmer zu ermutigen, ihre Gedanken zu äußern.

  • Flexibilität: Ein guter Moderator sollte den Ansatz bei Bedarf anpassen, je nachdem, was gerade diskutiert wird.

  • Methodenkompetenz: Es ist wichtig, dass der Moderator über fundierte Kenntnisse zu verschiedenen Methoden verfügt und diese zur Entscheidungsfindung und Lenkung des Termins einsetzt.

  • Objektivität: Ein guter Moderator sollte neutral in der Einschätzung der Teilnehmer und ihrer Beiträge sein. Er ist eine wie die neutrale Schweiz und bezieht keine Position.

  • Konfliktlösungsfähigkeit: Wenn Unstimmigkeiten oder gar Konflikte aufkommen, ist es wichtig, dass der Moderator mit ihnen umgehen und vermitteln kann.

Arbeitet Ihr Team nach Scrum? Dann fällt die Rolle des Moderators – und die Vorbereitung der Retrospektive – meist auf den Scrum Master. Außerhalb agiler Projekte können Sie hingegen einen Moderator bestimmen, der die oben genannten Fähigkeiten mit sich bringt und den Termin erfolgreich steuern kann.

Schaffung einer offenen Gesprächsatmosphäre

Jedes Teammitglied sollte sich dabei wohlfühlen, seine Gedanken und Meinungen frei äußern zu können, ohne dass andere darüber urteilen. Deshalb gilt es, bei jedem Termin die Vegas-Regel und die goldene Regel zu kommunizieren. So leiten Sie den Termin direkt mit Leitlinien ein, die den Verlauf bestimmen.

Damit die Teilnehmer tatsächlich im Termin ankommen, eignen sich kreative Check-In-Übungen oder Eisbrecher. Der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt und die Fragen oder Übungen sollten in jedem Termin variieren.

Hier sind ein paar Vorschläge:

  • Worauf sind Sie heute stolz?

  • Erzählen Sie uns drei positive Dinge über sich selbst.

  • Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie eine kreative Lösung für ein Hindernis finden mussten.

  • Welchen Rat würden Sie Ihrem 18-jährigen Ich geben?

  • Welches Buch lesen Sie gerade?

5 Methoden und Techniken für die Retrospektive

Das Herzstück einer Retro ist, wie bereits erwähnt, die Methode bzw. die Technik. Sie können für jeden Termin passend zur Zielsetzung eine Methode auswählen und diese von Mal zu Mal variieren, damit stets Kreativität und Abwechslung gegeben sind. Wir haben fünf beliebte Methoden für Sie zusammengestellt, die in jeweils unterschiedlichen Situationen zum Einsatz kommen.

Bei allen Methoden gilt: Meist existiert eine Visualisierung in physischer oder digitaler Form und die Teammitglieder erhalten Zeit, um Kärtchen vorzubereiten, die sie in bestimmten Spalten oder gewissen Themen zuordnen. Dabei muss jeder eine Antwort abliefern, die anschließend präsentiert wird.

Starfish-Retrospektive

Diese Methode ist ein Klassiker unter den Retros und kommt primär dann zum Einsatz, wenn das Team gemeinsame Entscheidungen treffen muss. Ihren Namen hat die Starfish-Retrospektive ihren fünf Aspekten zu verdanken, die visualisiert an einen Seestern erinnern können.

Die Starfish-Methode ist ein Klassiker unter den Retrospektiven

Die drei kleinen Schweinchen

Diese Retro ist eine kreative und spielerische Möglichkeit, um ein Teammeeting zu gestalten. Kennen Sie das bekannte Märchen mit den drei Schweinchen und dem Wolf? Dieses wenden Sie im übertragenen Sinne an, um methodische und technische Prozesse zu untersuchen.

Dabei sollten sich Teams folgende Fragen stellen:

  • Was sind unsere zerbrechlichen Strohhäuser?

  • Was sind unsere Holzhäuser (stabil, aber nicht ganz fehlerfrei)?

  • Was stellt unsere unerschütterlichen Steinhäuser dar?

  • Welche Wölfe kamen im Sprint vor, die unsere Strohhäuser zum Einsturz und die Holzhäuser zum Wackeln brachten?

Segelboot Retro

Die Retrospektive „Segelboot“ ist eine Methode, die Teams dabei hilft, ihre letzte Projektphase zu reflektieren und gemeinsam zu identifizieren, was gut lief und was sie verbessern müssen. Sie ist also perfekt, um neue Erkenntnisse zu gewinnen. Die visuelle Metapher stellt das Projektteam als ein Schiff dar, das auf einer Reise zum gemeinsamen Ziel ist.

Die Segelboot-Retro ist kreativ und lässt sich an die eigenen Bedürfnisse anpassen

Das Team identifiziert Aspekte, die Rückenwind geben, sowie mögliche Hindernisse, und legen ein Ziel fest. Die Visualisierung lässt sich aber auch anpassen oder erweitern. Sie können etwa eine Sonne dazu nehmen, die Erfolge symbolisiert oder einen Lichtblick im Projekt darstellt. Oder Sie ergänzen eine Schatztruhe, um die wahren Schätze des Teams oder des Projektes zu identifizieren.

Mad, Sad, Glad

Diese Methode gehört zu den einfachen Retros, die das Team und die Emotionen der Teammitglieder in den Fokus nimmt. Teammitglieder drücken aus, was sie verärgert hat, was sie traurig gestimmt hat und worüber sie sich gefreut haben. Zeichnen Sie einfach drei Spalten auf und schon ist die Visualisierung fertig.

Diese Methode bietet eine großartige Gelegenheit, ein besseres Verständnis für den Standpunkt der anderen Teammitglieder und deren Gefühle zu gewinnen. Jeder aus dem Team hat die Chance, seine Perspektive einzubringen und konstruktives Feedback zu geben. So können sie sich beim nächsten Sprint verbessern und weiterentwickeln, aber auch als Team wachsen.

4L-Methode

Ein weiterer Klassiker? Die 4L-Methode. Die Ls stehen für:

  • Loved: Was hat das Team geliebt, was hat besonders gefallen?

  • Learned: Was hat das Team gelernt?

  • Lacked: Was hat im Sprint/ Projekt gefehlt?

  • Longed for: Was hat sich das Team herbeigesehnt, was hätte es sich gewünscht?

Diese Methode eignet sich besonders gut, um sich konstruktiv mit dem Sprint oder einem Projektabschnitt auseinanderzusetzen. Auch hier reicht wieder eine einfache Darstellung in Tabellenform völlig aus.

Abgewandelt findet sich auch eine abweichende Konstellation der 4L. Anstelle von „Lacked” findet sich oftmals der Begriff „Loathed”. Damit wird die Fragestellung abgedeckt, was dem Team das Leben schwer gemacht hat.

Tipps für die Praxis

Eine Retrospektive kann für jedes Team eine wertvolle Erfahrung sein, um gemeinsam zu reflektieren und zu wachsen. Um das Beste aus dieser Praxis zu machen, haben wir einige nützliche Tipps für Sie zusammengestellt.

Dokumentation und Messung der Fortschritte

Eine vielversprechende Möglichkeit, die Fortschritte zu messen, ist die Dokumentation der Ergebnisse und das Festhalten von Zielen für die nächste Iteration.

Eine einfache Methode ist beispielsweise, die Ergebnisse auf einem Whiteboard oder Flipchart festzuhalten. Aber auch in digitalen Tools können diese, etwa in Jira, hinterlegt werden. Auf diese Weise können alle Teammitglieder den Fortschritt verfolgen und Ziele geraten nicht aus dem Fokus.

Kontinuierliche Anpassung und Weiterentwicklung der Retrospektive

Die Retrospektive kann ein kraftvoller Werkzeugkasten sein, vorausgesetzt, Sie wenden sie richtig an. Für die Praxis bedeutet dies: Es ist nie zu spät, um zu experimentieren und zu improvisieren. Indem Sie kontinuierlich neue Strategien und Techniken testen, können Sie Ihren Teams ein dynamisches und erfrischendes Retrospektive-Erlebnis bieten.

Tools, die in der Praxis unterstützen können

Sie brauchen das Rad nicht immer wieder neu zu erfinden. Mittlerweile gibt es verschiedene Tools, die Sie bei der Vorbereitung und der Durchführung der Retrospektive unterstützen können. Hier sind einige Beispiele:

  • Miro: Hier finden Sie Templates und können Visualisierungen erstellen, um die Retro durchzuführen.

  • Retromat: Sie suchen Ideen für den Check-in, verschiedene Methoden oder den Abschluss einer Retro? In diesem Tool finden Sie verschiedene Vorlagen und Vorschläge.

  • Retrium: Dies ist ein Retrospektiv-Tool mit Funktionen, die den Prozess von der Vorbereitung bis zum Feedback erleichtern.

  • Easyretro: Hierbei handelt es sich um ein Online-Tool für Retrospektiven, mit dem Sie schnell Retrospektiven erstellen und verwalten können.

Es gibt noch zahlreiche weitere Tools auf dem Markt, die Ihr Team unterstützen können. Die Modelle unterscheiden sich und können kostenlos oder kostenpflichtig sein und unterschiedliche Features bereitstellen. Probieren Sie am besten einige aus und entscheiden Sie als Team, welches zu Ihnen passt.

Umgang mit Herausforderungen und Hindernissen

Gelegentlich kann es typische Barrieren geben, die das Retro-Meeting behindern. Einige der gängigsten Probleme sind etwa Zeitmangel, zu wenig Teilnehmerinteraktion und mangelnde Konstruktivität.

Moderatoren sollten sich daher darauf konzentrieren, die Gesprächsatmosphäre positiv zu gestalten. Weiterhin sollten sie Feedback fördern und sicherstellen, dass es konstruktiv und nicht verurteilend ist. Letztlich gilt es, flexibel zu bleiben, Timeboxing anzuwenden und die Teamdynamik nicht aus dem Auge zu verlieren.

Checkliste (Leitfaden)

Abschließend haben wir Ihnen einen kurzen Leitfaden in Form einer Checkliste zusammengestellt. Anhand dieser können Sie prüfen, ob Ihre Retro alle wichtigen Aspekte erfüllt und wo noch Handlungsbedarf besteht.

  • klar definierte Ziele für die Retrospektive festlegen und kommunizieren

  • geeignete Methode auswählen

  • benötigte Materialien und Ressourcen vorbereiten

  • sicherstellen, dass alle Teammitglieder teilnehmen

  • eine positive und offene Einstellung fördern

  • die Regeln für eine respektvolle Kommunikation festlegen und besprechen

  • Erfahrungen, Beobachtungen und Ideen der Teammitglieder sammeln

  • die gesammelten Daten und Informationen gemeinsam analysieren

  • wichtige Erkenntnisse und Trends identifizieren

  • konkrete Verbesserungsmaßnahmen ableiten

  • Maßnahmen priorisieren und festlegen, wer für deren Umsetzung verantwortlich ist

  • realistische Aktionspläne entwickeln, die den Zielen und Ressourcen des Teams entsprechen

  • Ergebnisse und vereinbarten Maßnahmen dokumentieren

  • den Fortschritt der umgesetzten Maßnahmen in den folgenden Retrospektiven überprüfen

  • Feedback und die Erfahrungen aus der Retrospektive nutzen, um zukünftige Retrospektiven zu verbessern

Fazit

Retrospektiven sind ein unschätzbares Instrument für Teams, die ihre Performance verbessern möchten. Obwohl sie ihren Ursprung in Scrum haben, werden sie heute von zahlreichen Projektteams auch außerhalb der agilen Projektlandschaft angewendet.

Indem Sie klare Ziele festlegen, geeignete Methoden auswählen und eine positive Atmosphäre schaffen, können Sie wichtige Erkenntnisse und Trends ermitteln. Durchlaufen Sie dafür die fünf von uns vorgestellten Phasen und probieren Sie aus, welche Methoden und Tools Ihr Team am besten unterstützen. Aber vergessen Sie nicht: Alles braucht seine Zeit und Retros funktionieren nur, wenn Sie sie regelmäßig anwenden.

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Anastasia Wranek hat Wirtschaftspsychologie studiert und mehrere Jahre als Projekt und Prozessmanagerin gearbeitet. Ihre Spezialgebiete liegen in der Organisations- und Personalentwicklung sowie im IT-Projektmanagement. Als freiberufliche Autorin schreibt sie hauptsächlich über die Themen Projektmanagement, Agilität und New Work.
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