Projektmanagement

Projekt- und Projektmanagementphasen – ein Überblick

Autor
Anastasia Wranek
Letzte Aktualisierung

Wenn ein Projekt in die „heiße Phase“ geht, wird es spannend: Die Zeit der Vorbereitung ist vorbei, die Deadline naht. Dass überhaupt eine „heiße“ Phase existiert, bedeutet aber auch, dass ein Projekt noch andere Phasen haben muss, und jene sich voneinander unterscheiden. Doch sollte man wirklich jedes Projekt in Phasen unterteilen – und welche Vorgehensweisen gibt es dabei?

In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit den verschiedenen Projektphasen und verraten, ob und wie Sie ein Phasenmodell auf Ihr Projekt anwenden sollten.

Sind Projektphasen das gleiche wie Projektmanagementphasen?

Bevor wir uns mit den Projektphasen auseinandersetzen können, müssen wir zwei Begriffe klären, die in der Praxis oft als Synonyme verwendet werden, sich aber doch voneinander unterscheiden. Es handelt sich um die Begriffe Projektphasen und Projektmanagementphasen.

Was sind Projektphasen?

Gerade in einem großen Projekt weiß man oft nicht, wo man starten soll. Um ein Projekt greifbar zu machen und dieses zu strukturieren, unterteilen es Projektmanager in mehrere kleinere Segmente, sogenannte Phasen.

Eine Phase zeichnet sich oft durch mehrere Faktoren aus:

Es ist ein vorher bestimmter zeitlicher Rahmen, der in sich geschlossen ist.

Häufig leitet ein Meilenstein eine neue Phase ein, ein weiterer Meilenstein schließt diese.

Für jede Phase sind bestimmte Ergebnisse geplant.

Die Phasen bilden einen zeitlichen Ablauf.

Phasen können aufeinander aufbauen oder parallel laufen.

Eine Phase birgt also ein bestimmtes Ziel, welches das Projekt in einer bestimmten Zeit erreichen soll. Es ist ein Fahrplan für die Projektsteuerung, und jede Phase bringt neue Aufgaben mit sich, die dabei unterstützen, das Projekt zum Erfolg zu führen.

Was sind Projektmanagementphasen?

Die Phasen des Projektmanagements sind nach der DIN 69901 Norm definiert. Dabei sind diese nicht als zeitlich definierte Abschnitte zu betrachten, sondern als ein davon entkoppelter Prozess, der sich wiederholen kann. Sie stellen also den Projektlebenszyklus dar, welcher alle Management-, Führungs- und Organisationsaufgaben und alle anderen Tätigkeiten beinhaltet, die zum Projektabschluss führen sollen.

Auf den Punkt gebracht: die Abgrenzung beider Begriffe

Projektphasen, die sich je nach Projekt unterscheiden können, stellen also jeweils einen individuellen Ablauf dar. Der Fokus liegt auf den Projektinhalten.

Die Projektmanagementphasen hingegen stellen einen idealtypischen Prozess dar, der aufgabenbasiert ist. Hier liegt das Management im Fokus.

Definitionen können abweichen

In einigen Vorgehensmodellen liegen Projekt- und Projektmanagementphasen tatsächlich übereinander, sodass es zutreffend ist, beide Begriffe zu verwenden. Da dies aber nicht immer der Fall ist, sollten Sie sich mit den Unterschieden vertraut machen.

Die 5 Projektmanagementphasen

Es gibt zwei Modelle oder Projektlebenszyklen, die am häufigsten in der Praxis zu finden sind. Die Projektmanagementphase nach DIN 69901 und nach PMI®. Beide definieren fünf Prozessphasen, welche sich jedoch ein wenig unterscheiden.

Projektmanagementphasen im Vergleich

Projektmanagementphasen nach DIN 69901

Die DIN 69901 definiert die folgenden 5 Phasen:

  • Initialisierung
  • Definition
  • Planung
  • Steuerung
  • Abschluss

Projektmanagementphasen nach PMI®

Die Abkürzung PMI steht für Project Management Institute. Dabei handelt es sich um einen weltweit vertretenen Projektmanagementverband, der die bekannte Project Management Professional (PMP)-Zertifizierung verteilt. Das PMI nimmt also einen entsprechend wichtigen Platz im Projektmanagement ein und ist weltweit für seine Expertise anerkannt.

2020 definierte es folgende Projektmanagementphasen:

  • Initialisierung
  • Planung
  • Durchführung
  • Überwachung und Steuerung
  • Abschluss

Im weiteren Verlauf der Phasenbeschreibungen beziehen wir uns auf dieses Modell.

Erläuterung der Projektmanagementphasen

Jede Phase bringt andere Aufgaben und Zielstellungen mit sich, welche dabei unterstützen, die Zielsetzungen eines Projektes voranzutreiben. Welche das sind, betrachten wir im nächsten Schritt.

Phase 1: Initialisierung

Die Phase der Initialisierung legt den Grundstein für das gesamte Projekt. Deswegen sollte man sich ausreichend Zeit dafür nehmen und sorgfältig vorgehen. Nicht nur das künftige Projektteam und die Projektleitung tragen in diesem Part Verantwortung, auch die Auftraggeber sind hinzuzuziehen.

Wenn das Team aller Beteiligten steht, wird oft ein Kick-Off Meeting durchgeführt, das zugleich den offiziellen Projektstart symbolisiert. Das Ziel dieser Projektphase liegt darin, die Durchführung und den Start des Projektes festzulegen. Wenn nötig, reicht die Projektleitung einen Projektantrag ein.

Wichtige Aufgaben in dieser Phase sind:

  • Klärung des Grundes für das Projekt
  • Projektziel und Nutzen definieren
  • Realisierbarkeit des Projektes bewerten
  • Erforderliche Analysen wie SWOT oder Risikoanalyse durchführen
  • Festlegen wichtiger Meilensteine, Deadlines und der Projektlaufzeit
  • Erstellen einer Projektbeschreibung
  • Aufstellen eines Business Case
  • Klärung des Budgets

Phase 2: Planung

In der Planungsphase geht es darum, die bisherigen Angaben und Informationen aus der Initialisierungsphase zu konkretisieren. Am Ende dieser Phase liegt ein Projektstrukturplan vor, und alle Beteiligten wissen, wie die konkreten nächsten Schritte aussehen.

Die Planungsphase beugt aber auch der doppelten Bearbeitung von Aufgaben vor und regelt eine klare Projektkommunikation, damit keine Missverständnisse entstehen. Einige Projekte konkretisieren auch die Zielstellungen über die SMART-Formel.

In dieser Phase stehen folgende Aufgaben auf der To-do-Liste:

  • Erstellung eines Ablaufplanes mit festen Terminen
  • Definieren von terminierten Arbeitspaketen mit festgelegten Verantwortlichkeiten
  • Schätzung des Aufwandes und der Kosten
  • Einschätzung über benötigte Ressourcen
  • Aufstellen eines Kommunikationsplanes und –Prozesses
  • Definieren von Qualitätskriterien
  • Festlegen von Steuerungsmechanismen

Phase 3: Durchführung

Nun, da ein Plan aufgestellt ist und der Ablauf feststeht, geht es an die Umsetzung des Plans. Oder anders gesagt: von der Theorie in die Praxis. In dieser Phase ist es wichtig, die Motivation aller Beteiligten hochzuhalten und den Projektfortschritt zu visualisieren. Die Projektleitung steht vor der Herausforderung, alles im Blick zu behalten, und das Projektteam steckt mitten in der Umsetzung der Arbeitstakte.

Folgende Aufgaben fallen in dieser Phase an:

  • Durchführung regelmäßiger Projektmeetings
  • Abstimmungen und Kommunikationsschleifen
  • Transparente Visualisierung des Projektfortschrittes
  • Erstellung von Statusberichten
  • Bei Bedarf: Anpassung des Projektzeitplanes

Phase 4: Überwachung und Steuerung

In dieser Phase geht es um den Soll-Ist Abgleich. Die Projektleitung bewertet die Fortschritte und gleicht diese mit den angestrebten Zielen ab. Je nachdem, wie der Vergleich ausfällt, kann die Projektleitung hier nachsteuern. Dabei liegt der Fokus sowohl auf den Details als auch auf dem Gesamtprojekt, der Blick bezieht sich auf die Projektinhalte, aber auch auf den Prozess.

Das Ziel dieser Phase liegt im Erreichen der gesetzten Ziele. Diese Phase kann auch parallel zur dritten Phase erfolgen. Es ist sogar empfehlenswert, bereits während der Durchführungsphase einen Soll-Ist-Abgleich durchzuführen, damit eine rechtzeitige Steuerung erfolgen kann. Es gibt nichts Schlimmeres, als erst die Durchführung vollständig abzuschließen, um in der Phase 4 festzustellen, dass die Umsetzung nicht den Zielstellungen entspricht.

Zu den Aufgaben in dieser Phase gehören:

  • Prüfen der Einhaltung des gesetzten Budgets
  • Ressourcenauslastung und Verfügung abgleichen
  • Einhaltung von Terminen und Meilensteinen überprüfen
  • Aktualität des Projektplans sicherstellen
  • Maßnahmen für Steuerung gezielt einsetzen
  • KPIs definieren, analysieren und tracken

Phase 5: Abschluss

Bei der letzten Phase des Projektmanagements geht es um den Projektabschluss. Schließlich ist ein Projekt nach Abarbeitung aller Arbeitspakete nicht einfach beendet. In dieser Phase haben alle Beteiligten die Möglichkeit, das Erreichte zu bewerten und gemeinsam auf das Projekt zurückzublicken. Es dient aber auch der Reflektion und der Übergabe, denn viele Projekte gehen anschließend in die Linie über.

Ziel des Projektabschlusses ist es, aus der Projektarbeit zu lernen und das Projekt an die Auftraggeber zu übergeben.

Konkret, fallen folgende Aufgaben an:

  • Erstellen eines Projektabschlussberichtes
  • Abschlussmeeting mit Rückblick und Retrospektive
  • Learnings zusammenstellen und analysieren
  • Übergabe des Projektes an den Auftraggeber
  • Projektende bekannt geben und Projektteam auflösen
  • Projekt dokumentieren und archivieren

Durch diese 5 Projektmanagementphasen begleitet die Projektleitung diverse Modelle. Dafür können verschiedene Projektphasenmodelle zum Einsatz kommen.

Diese Projektphasenmodelle gibt es

Projektphasenmodelle erfüllen mehr als nur einen Zweck: Sie dienen der Visualisierung des Projektstandes, können als Grundlage für die Visualisierung von Kennzahlen herangezogen werden oder das Fundament eines Projektstrukturplans bilden. Sie wirken außerdem als Rahmen, in welchem sich ein Projekt bewegen kann.

Wie bereits erwähnt, kann die Anzahl der Projektphasen dabei variieren.

Einfaches Phasenmodell

Das einfache Phasenmodell verläuft linear und die Phasen laufen nacheinander ab. Zwischen den einzelnen Phasen können sich zusätzlich Meilensteine befinden.

Paralleles Phasenmodell

Dieses Modell liegt etwas näher an der Realität, denn in diesem Modell können die Phasen nicht nur nacheinander, sondern auch parallel verlaufen. Im Projektalltag ist es nicht immer möglich, eine Phase vollständig abzuschließen, bevor die nächste beginnen kann. Für die Projektsteuerung ist dies sogar hinderlich. Eine rechtzeitige Kontrolle ermöglicht es, während der Ausführung schneller zu reagieren und damit ggf. eine kleine Katastrophe zu verhindern.

Gerade bei größeren und komplexeren Projekten lässt sich durch paralleles Arbeiten einiges an Zeit einsparen. Dieses Vorgehen birgt aber auch die Gefahr, dass die Teams mit Phasen starten, obwohl noch nicht alle dafür notwendigen Voraussetzungen vorliegen.

Iteratives Phasenmodell

Bei iterativen Phasenmodellen können Phasen durch Schleifen mehrfach durchlaufen werden. Das bringt den Vorteil mit sich, dass Verbesserungsprozesse etabliert werden können, die das Gesamtergebnis positiv beeinflussen. Allerdings kann es viel Zeit kosten, diese Prozesse zu etablieren. Die Gefahr: Ein Team kann in einer Optimierungsschleife hängen bleiben, ohne dass es Fortschritte gibt.

Gemischtes Phasenmodell

Ein gemischtes Phasenmodell stellt die Symbiose des parallelen und des iterativen Phasenmodells dar. Die Phasen können parallel laufen, zusätzlich existieren Schleifen, durch die sich Phasen wiederholen lassen.

Darstellung gemischtes Phasenmodell

V-Modell

Das V-Modell nimmt einen besonderen Platz unter den Phasenmodellen ein, denn es wurde speziell für Softwareprojekte entwickelt. Die Phasen sind so aufgebaut, dass die Projektteams in einer Phase nicht nur die vorgesehenen Ergebnisse, sondern auch die benötigten Tests zur Prüfung dieser Ergebnisse erstellen.

Die Phasen lassen sich grob in drei Abschnitte gliedern: Entwurf, Implementierung und Validierung (Test).

Darstellung V-Modell

Die Konzepte in der Praxis

Soweit zur Theorie der Phasenmodelle. Wie sieht es in der Praxis aus?

Einsatzgebiete

Die in diesem Artikel beschriebenen Phasenmodelle und Vorgehen beziehen sich auf das klassische Projektmanagement. Das agile Projektmanagement mit Methoden wie Scrum und Kanban erfordert mehr Flexibilität und greift auf eigene Methodiken zurück, auch wenn sich die Grundstruktur durchaus ähneln kann. Die Projektgröße spielt für den Einsatz des Phasenmodells hingegen nur eine untergeordnete Rolle.

Vorlagen und Tools

Die Projektleitung muss inzwischen nicht mehr bei null starten, denn für die Projektphasen gibt es zahlreiche Vorlagen, die man für das Projekt heranziehen kann. Neben klassischen Vorlagen in Excel gibt es viele dedizierte Projektmanagement-Tools.

So gibt es unter anderem das Tool Blue Ant, das Sie sowohl für die Aufgabenorganisation als auch für die Ressourcenplanung, Aktivitäten, Kosten und Schnittstellen verwenden können. Überdies erstellt dieses Tool auch Statusberichte und unterstützt die vollständige Dokumentation eines Projekts.

Weitere beliebte Anwendungen sind:

Vor- und Nachteile der Phasenplanung

Der Einsatz der Phasenmodelle bringt viele Vor-, aber auch ein paar Nachteile mit sich.

Vorteile

große Projekte lassen sich in kleineren Segmenten besser greifen

Phasenmodelle reduzieren die Komplexität

ein Phasenübergang bietet die Möglichkeit eines Soll-Ist-Abgleiches

Meilensteine bieten Orientierungspunkte

Visualisierung des Projektstatus möglich

Grundlage für detaillierteren Planungen

Nachteile

einige Phasen können erst starten, sobald die vorherige abgeschlossen ist

zeigt eine Grobplanung, Detailplanung ist nicht auf den ersten Blick ersichtlich

iterative Phasenmodelle lassen sich schwierig visuell aufbereiten und befüllen

relativ statisch – Änderungen und neue Anforderungen lassen sich nicht/ nur schwierig umsetzen

Fazit

Es gibt verschiedene Methoden, um Projekte in Phasen einzuteilen. Projektmanagementphasen stellen den idealtypischen Projektlebenszyklus dar, während Projektphasen konkrete Projekte durch festgelegte, zeitliche Abläufe vereinfachen. Ein Projekt, das in Projektphasen eingeteilt ist, wird besser greifbar, weil es einen groben Fahrplan gibt, an dem sich die Projektleitung und Mitarbeitende orientieren können.

Je nach Projekt lassen sich unterschiedliche Phasenmodelle einsetzen, die Projekte jeder Größe zum Erfolg führen. Diese Phasenmodelle erleichtern in erster Linie das Projektmanagement klassischer Projekte, indem sie klare Aufgaben für jede Phase mit auf den Weg geben. Agile Projekte können den Vorgehensmodellen hingegen wenig abgewinnen, weil jene zu unflexibel sind.

Autor: Anastasia Wranek
Anastasia Wranek hat Wirtschaftspsychologie studiert und mehrere Jahre als Projekt und Prozessmanagerin gearbeitet. Ihre Spezialgebiete liegen in der Organisations- und Personalentwicklung sowie im IT-Projektmanagement. Als freiberufliche Autorin schreibt sie hauptsächlich über die Themen Projektmanagement, Agilität und New Work.