Roadmap erstellen: Das müssen Sie wissen
Kennen Sie ein Unternehmen ohne Ziele? Wir auch nicht. In der rasanten Geschäftswelt gleicht der Weg dorthin jedoch oft einer Reise in unbekanntes Terrain. Eine klare Roadmap kann die Navigation erleichtern und Unternehmen dabei helfen, den Kurs in Richtung Ziel zu halten. Doch wie muss eine solche Roadmap aufgebaut sein?
Wir verraten, was eine Roadmap auszeichnet und wie Sie in wenigen Schritten selbst eine erstellen können. Außerdem klären wir, ob der Einsatz einer Roadmap im agilen Umfeld überhaupt sinnvoll ist und geben Ihnen einige Tipps für die Praxis mit auf den Weg.
Was ist eine Roadmap?
Der Begriff Roadmap kommt aus dem Englischen und bedeutet „Straßenkarte“. Wer den Anglizismus im Deutschen nutzt, meint damit aber in der Regel keine physische Karte. Im Projektmanagement greift folgende Definition:
Eine Roadmap ist ein visuelles Tool, das Ziele, Meilensteine und Ergebnisse auf vereinfachte Weise darstellt
Wie bei einer echten Karte leitet eine Roadmap die Schritte eines Unternehmens oder Projekts, indem sie den Weg von der aktuellen Situation zum angestrebten Ziel aufzeigt. Sie bietet also eine strategische Übersicht und dient als Navigationshilfe.
Visualisierung und Hauptkomponenten
Anders als bei den meisten Projektmanagement-Methoden gibt es keinen Standard für die Visualisierung einer Roadmap. Ein Unternehmen kann sie daher je nach Flughöhe und Informationstiefe anpassen. In der Praxis haben sich jedoch zwei Vorgehensweisen besonders bewährt. So verbinden viele eine Roadmap mit folgendem Aufbau:
Abbildung 1: Viele bauen eine Roadmap in der Praxis ähnlich wie ein Gantt-Diagramm auf
Hier sind die Hauptkomponenten dieses Aufbaus:
- 1.
Swimlane: Die Swimlane ist eine visuelle Darstellung in Diagrammen, die dazu dient, Aufgaben, Prozesse oder Verantwortlichkeiten innerhalb spezifischer Bereiche oder Kategorien zu organisieren und abzugrenzen. Bei der Roadmap kann sie, muss aber nicht enthalten sein. Sie bietet die Option, Informationen aufzuzeigen und zu organisieren. Sie können etwa nach Projekten, Abteilungen, nach Ressourcen oder Phasen unterteilen und so nachfolgende Inhalte übersichtlich zuordnen.
- 2.
Zeitstrahl: So gut wie jede Roadmap enthält einen Zeitstrahl, an welchem der Ablauf ablesbar ist
- 3.
Aufgaben: Zeigen Sie auf, welche Aufgaben in welcher Zeit fällig sind. Wenn Sie dieser einem Bereich in der Swimlane zuordnen, können Sie erkennen, zu welchem Projekt oder welcher Abteilung sie gehören.
- 4.
Meilensteine/ Ziele: Bestimmen Sie Meilensteine und/ oder Ziele, die Sie erreichen wollen.
Sie können aber auch andere Visualisierungen für Ihre Roadmap wählen. Das agile Framework SAFe verwendet etwa folgende Darstellung:
Die Roadmap zur Implementierung von SAFe erinnert mehr an eine Straßenkarte.
Sie zeichnet sich durch eine hohe Flughöhe aus. Dennoch ist ablesbar, wo die Organisation gerade steht, welche Aufgaben noch auf sie zukommen und welches Ziel am Ende der Reise steht.
Verschiedene Einsatzzwecke für Roadmaps
Die Darstellung der Roadmap kann also stark variieren. Welche Variante ist für Ihr Unternehmen besser geeignet? Dies können nur die Verantwortlichen beantworten. Eine Rolle spielt dabei auch der Einsatzzweck.
Projekt-Roadmaps
Eine Projekt-Roadmap visualisiert den Weg eines bestimmten Projekts. Dies kann von der Idee, über Entwicklung und Umsetzung bis hin zur Ablieferung des Ergebnisses reichen. Sie können die Roadmap aber auch dafür nutzen, sich einen groben Überblick über mehrere Projekte zu verschaffen. Bedenken Sie jedoch, dass die Detailtiefe wesentlich geringer ist als die eines Projektplans.Strategie-Roadmaps
Strategische Roadmaps sind besonders dann geeignet, wenn Sie weiteres Potenzial aus der Strategie herausholen möchten. Die Ausrichtung liegt daher auf langfristigen Unternehmenszielen und Strategien.Produkt-Roadmaps
Dies ist wohl eine der bekanntesten Einsatzmöglichkeiten. Eine Produkt-Roadmap dient im Grunde als eine Art Anleitung, die die Entwicklung und Umsetzung eines Produkts unterstützen soll. Sie können darin Meilensteine, Funktionen und weitere Details zu dem Produkt festhalten. Der Fokus liegt auf der Produktentwicklung oder -verbesserung und die Visualisierung kann Informationen zu Produktmerkmalen, Releases und Veröffentlichung enthalten.Technologie-Roadmaps
Eine Technologie-Roadmap hilft bei der Planung und Entscheidungsfindung im Bereich strategischer Technologie. Sie enthält Informationen über zukünftige technologische Entwicklungen, Investitionen und die geplante Einführung von Technologie und Software. Sie können sie heranziehen, um Innovationen im Unternehmen zu treiben und sich damit einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.
Nutzen: Warum sollten Unternehmen eine Roadmap erstellen?
Benötigt jedes Unternehmen oder jedes Projekt eine Roadmap? Nicht zwingendermaßen – sie hat jedoch viele Vorteile. Sie hilft Ihnen dabei, stets den Überblick zu behalten, und verbessert Ihre Kommunikation, egal ob mit Vorgesetzten, Stakeholdern oder Mitarbeitenden. Eine Roadmap sorgt dafür, dass die Vorgehensweise zur Zielerreichung für alle nachvollziehbar ist.
Manchmal verlieren sich Projektbeteiligte so sehr in Details, dass sie sprichwörtlich „den Wald vor lauter Bäumen“ nicht mehr sehen. Die Visualisierung bietet wie eine Landkarte eine Übersicht, die den Weg klar aufzeigt. Sie kann Ihnen dabei helfen, einen Schritt zurückzutreten und das große Ganze zu betrachten. So können sich Teams wieder auf das Ziel ausrichten und ihre Tätigkeiten priorisieren.
Vor- und Nachteile von Roadmaps
Lohnt es sich, die Zeit in die Erstellung einer Roadmap zu investieren? Beurteilen Sie es selbst. Wir haben einige entscheidende Vorteile und Nachteile zusammengestellt:
Vorteile
Klare Richtung
Die Visualisierung hilft Unternehmen dabei, den Überblick über das Gesamtvorhaben und Ziele zu behalten und den Weg nicht aus dem Blick zu verlieren.Transparenz
Die Methode schafft Transparenz über Projekte, Ziele und deren Umsetzung. Außerdem lässt sich leicht ablesen, wo das Team aktuell steht.Flexibilität
Unternehmen können die Roadmap ganz nach ihren Ansprüchen gestalten und anpassen.Übersichtlichkeit
Alle Informationen werden in einem übersichtlichen und visuell ansprechenden Format zusammengefasst. Dabei betrachten Sie das Vorhaben aus einer höheren Perspektive und verlieren sich nicht in Details.Kommunikation
Sie können die Kommunikation innerhalb sowie außerhalb des Projekts verbessern und fördern.Entscheidungsfindung
Verantwortliche können in der Regel schneller Entscheidungen treffen und Prioritäten setzen.Zusammenarbeit
Einzelne Teams können sich besser aufeinander ausrichten, da gemeinsame Ziele bekannt sind.
Nachteile
Zeitaufwand
In der Regel kostet es anfangs einige Zeit, die Roadmap zu erstellen. Je nach Komplexität des Vorhabens und verwendeten Tools ist der Aufwand unterschiedlich hoch.Abstraktionsgrad
Durch die geringe Detailtiefe bekommen Sie keinen Einblick in die Abhängigkeiten und entsprechende Details. Wenn eine Aufgabe besonders komplex und dies ist auf der höheren Ebene nicht zu erkennen ist, kann es sein, dass ein Plan nicht aufgeht.Detailgrad
Es ist nicht immer leicht, zu bestimmen, welcher Detailgrad weder zu oberflächlich ist, noch zu tief geht.Unvorhersehbarkeit
Eine langfristig aufgesetzte Roadmap, wie sie insbesondere bei strategischer Planung vorliegt, kann nicht voraussagen, ob in Zukunft Hindernisse oder neue Anforderungen aufkommen, die eine andere Planung erfordern würden.Starre Pläne
Roadmaps sind relativ starr, wodurch Sie schwerer auf neue Anforderungen und Änderungen reagieren können. Sie können sich aber ein gewisses Maß an Flexibilität erarbeiten.
Wie können Sie eine Roadmap erstellen?
Sie sind von den Vorteilen überzeugt und haben sich entschieden, eine Roadmap zu erstellen? Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir Ihnen einen Leitfaden mit vier einfachen Schritten zusammengestellt. In der Praxis hat es sich bewährt, diese Ausarbeitungen als Team anzugehen. Es ist aber auch möglich, dass eine einzige Person sich der Aufgabe annimmt.
Bewertung und Analyse der Situation
Bevor Sie starten, sollten Sie die aktuelle Situation im Unternehmen und dessen Ziele untersuchen. Stellen Sie dazu Fragen wie:
Wo steht Ihr Unternehmen aktuell?
Was sind Ihre langfristigen Ziele?
Welche Herausforderungen stehen Ihnen noch bevor?
Wer sind Ihre Stakeholder und welche Anforderungen oder Erwartungen haben sie?
Wie ist die Marktsituation?
Nehmen Sie sich Zeit für diese Analyse, denn ihre Ergebnisse bieten die Grundlage für künftige Entscheidungen. Für die Analyse können Sie Tools wie die Stakeholder-Analyse oder die SWOT-Analyse heranziehen.
Abbildung 3: Die SWOT-Analyse ist ein nützliches Werkzeug und kann auf vielfältige Art eingesetzt werden
Legen Sie außerdem fest, was Sie benötigen, um die Ziele zu erreichen. Betrachten Sie dabei immer drei Aspekte:
- 1.
Personelle Ressourcen
- 2.
Finanzielle Ressourcen
- 3.
Technologische Ressourcen
Einfach gesagt: Benötigen Sie für die Umsetzung bestimmte Personen oder Abteilungen? Hardware? Software? Finanzielle Mittel? Verteilen Sie die Ressourcen sinnvoll auf die verschiedenen Phasen oder Swimlanes.
Achtung: Dieser Schritt bezieht sich insbesondere auf Projekte und Vorhaben, die Sie neu auf die Beine stellen. Wenn Sie hingegen eine Roadmap für ein laufendes Projekt erstellen wollen, liegen diese Daten vermutlich bereits in Form eines Business-Planes vor. Sie können diese für die weiteren Schritte heranziehen.
Zielsetzung und Priorisierung
Als Nächstes geht es an die Konkretisierung von Zielen. Welches Ergebnis soll am Ende des Projekts oder des Vorhabens vorliegen? Oder auf Produkte bezogen: Wie soll das fertige Produkt aussehen?
Zu diesem Schritt gehören folgende Maßnahmen:
Festlegung der Hauptziele und Meilensteinen
Festlegung eines Zeitrahmens und eines Ablaufes
Priorisierung von Aufgaben
Visualisierung der Roadmap (inkl. Tools)
Nun kommen wir zur eigentlichen Visualisierung. Sie können aus unterschiedlichen Darstellungsarten wählen, die Sie an die Anforderung Ihres Unternehmens bzw. des konkreten Projekts anpassen können. Da es keinen Standard gibt, können Sie eine Form wählen, die Ihre Informationen am besten zum Ausdruck bringt. Zwei davon haben wir Ihnen in Abbildung 1 und 2 bereits vorgestellt und möchten kurz etwas näher auf diese eingehen.
Visualisierung als Gantt-Chart
Eine Visualisierung in Form eines Gantt-Charts (ähnlich Abbildung 1) hat den Vorteil, dass Sie die Zeitdimension einbinden und die Swimlane an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
Vorsicht: Auch, wenn die Roadmap wie ein Gantt-Chart aussieht, so handelt es sich doch um unterschiedliche Tools mit unterschiedlichen strategischen Ausrichtungen. Eine Roadmap zeigt immer Informationen auf der High-Level Ebene an. Das Gantt-Diagramm konzentriert sich auf Details. Es gibt aber noch weitere Unterschiede. Mehr dazu, erfahren Sie in unserem Artikel.
Visualisierung als Zeitstrahl
Eine Visualisierung als Zeitstrahl (ähnlich Abbildung 2) ermöglicht einen schnellen und übersichtlichen Einblick in das Vorhaben, da Sie keine weiteren Dimensionen berücksichtigen müssen. Dadurch können Sie insbesondere die Abfolge von Aufgaben in den Fokus stellen.
Tools für die Visualisierung
Es gibt zahlreiche Tools und Vorlagen, die Ihnen in diesem Prozessschritt helfen können:
Abbildung 4: Airfocus ist ein tolles Tool für Produkt-Roadmaps.
Miro: Mit Miro können Sie nicht nur eine Roadmap erstellen, sondern auch Ideen sammeln und Workshops durchführen. Denn Sie profitieren von der Möglichkeit, in Echtzeit zusammenzuarbeiten und Remote-Teams bei der Erstellung zu unterstützen. Das Tool bietet auch zahlreiche andere Vorlagen.
Abbildung 5: Miro bietet zahlreiche Vorlagen und Kollaborationsmöglichkeiten
Wrike: Wrike bietet etliche Planungstools und Funktionen. Neben dem Erstellen von Roadmaps können Sie mit dem Tool auch entsprechende Task-Listen verwalten und den Fortschritt verfolgen.
Abbildung 6: Mit Wrike können Sie auch Aufgaben und Zeitpläne managen
ClickUp: Nutzen Sie dieses Tool, um Pläne, Roadmaps und andere Workflows leicht zu visualisieren. ClickUp eignet sich zudem zum Verwalten unterschiedlicher Projekte.
Abbildung 7: ClickUp vereint viele Tools in einem und zeichnet sich durch seine intuitive Bedienung aus
Alternativ können Sie auch mit Excel- oder Powerpoint-Vorlagen arbeiten, die Sie unter anderem bei Anbietern wie Office Timeline erhalten.
Implementierung, Überwachung und Erfolgsmessung
Wenn Sie die Roadmap erstellt haben, ist es an der Zeit, sie zu implementieren. Dazu gehört unter anderem die Kommunikation an Teammitglieder und Stakeholder. Verfolgen Sie die Umsetzung kontinuierlich, kommunizieren Sie Fortschritte und legen Sie KPIs zum Messen der Zielerreichung fest.
Eine Roadmap ist nur dann erfolgreich, wenn Sie sie kontinuierlich anpassen und in Kommunikationsprozesse einbinden. Regelmäßige Meetings helfen Ihnen daher, den aktuellen Stand leichter zu erfassen. Nutzen Sie Ihre Erfahrungen auch, um Verbesserungspotenziale auszumachen und diese in künftige Visualisierungen einfließen zu lassen.
Roadmap erstellen für agile Projekte?
Bei den meisten Roadmaps handelt es sich um vergleichsweise starre Pläne, weswegen agile Teams diese Methode eher nicht in Betracht ziehen. Feste Fristen und Meilensteine sowie eine langfristig ausgelegte Planung lassen sich auf den ersten Blick wohl kaum mit Agilität in Verbindung setzen.
Aber auch agile Projekte können von einer Landkarte aus der Vogelperspektive profitieren, um die in der Zukunft liegenden Ziele nicht aus dem Fokus zu verlieren. Es gibt sogar spezielle Roadmap-Arten, die für agile Projekte infrage kommen. In diesen findet sich oft kein Zeitstrahl oder nur eine sehr grobe Zeitplanung:
Roadmap-Art | Beschreibung |
|---|---|
Now-Next-Later Roadmap | Dies ist eine dynamische und flexible Form der Projektplanung, die besonders in agilen Projekten Einsatz findet. Sie teilt Aufgaben und Ziele in drei Kategorien ein: „Now“ (Jetzt) beinhaltet die aktuellen, unmittelbaren Aufgaben und Features, die in Bearbeitung sind. „Next“ (als nächstes) umfasst die Ziele und Aufgaben, die das Team in der nächsten Phase des Projekts priorisieren soll. „Later“ (später) bezieht sich auf langfristige Ziele, die das Team in der Zukunft, aber nicht sofort, angehen muss. Die Detailebene lässt mit jeder Spalte nach und wird abstrakter. Eine weitere zeitliche Einteilung ist nicht vorgesehen. Die Teams können sich aufs Wesentliche konzentrieren, während sie gleichzeitig einen Überblick über die langfristige Ausrichtung behalten. Die Roadmap lässt sich außerdem jederzeit anpassen. |
Goal-Oriented-Roadmap | Diese Roadmap stellt das Gesamtziel des Projekts in den Vordergrund und bildet den Weg dorthin ab. Im Zeitstrahl legen die Teams die Priorität auf das Unterbringen der Ziele – ein besonders kundenorientiertes Vorgehen. Alle abgebildeten Features unterstützen das aktuell angestrebte Ziel und sind diesem zugeordnet (themenunabhängig). Ziele, die weiter in der Zukunft liegen, haben noch keine zugeordneten Features. Wenn ein Ziel aufgrund neuer Anforderungen verschwindet, tun dies auch die ihm zugeordneten Features. Die Goal-Oriented-Roadmap ist somit auch für ein besonders dynamisches Umfeld geeignet. |
Theme-Based-Roadmap | Die Theme-Based-Roadmap organisiert Aufgaben in Themenbereiche und visualisiert die zeitliche Reihenfolge der vorgegebenen Themen. Sie ist lösungsorientiert, da alle zugeordneten Features zur Fertigstellung des Themas beitragen. Ein Beispiel aus einem Softwareentwicklungsprojekt: Die verschiedenen Themen, die auf dem Zeitstrahl verteilt liegen, könnten „Benutzeroberfläche“, „Datenbankverwaltung“, und „Sicherheit“ sein. Jedes dieser Themen hat eine Reihe von zugeordneten Aufgaben, die zur Fertigstellung des jeweiligen Themas beitragen. Die Roadmap würde dann in einer zeitlichen Abfolge darstellen, wann und in welcher Reihenfolge das Team die Themenbereiche erarbeiten soll. |
Abgrenzung zu anderen Methoden
Wir haben es bereits erwähnt, möchten es aber der Wichtigkeit halber noch einmal betonen: Der Hauptunterschied zwischen Roadmaps und anderen Planungsmethoden wie dem Gantt-Diagramm oder Projektplänen besteht im Detailgrad.
Während ein Gantt-Diagramm sehr detaillierte Aufgabenlisten und zeitliche Abhängigkeiten darstellt, beinhaltet eine Roadmap nur grundlegende Informationen und ist in der Regel als strategisches Planungs-Tool gedacht. Daher ist es leichter verständlich und als Kommunikationstool für Stakeholder gut geeignet. Ähnlich sieht es bei Projektplänen aus. Diese enthalten Informationen, die weit über die der Roadmap hinausgehen.
Tipps für die Praxis
Sie möchten erfahren, wie Sie in der Praxis erfolgreich mit der Roadmap-Methode arbeiten können? Wir haben Ihnen einige Tipps für die Erstellung einer Roadmap und die Arbeit damit in der Praxis zusammengestellt:
Setzen Sie klare Meilensteine sowie KPIs, um den Fortschritt zu messen.
Überlegen Sie sich, welche Tools und Methoden Sie im Unternehmen nutzen möchten.
Legen Sie eine feste Struktur für Ihre Roadmaps fest, damit Beteiligte und Stakeholder diese einfach lesen können.
Sichern Sie sich das Commitment von Management und Mitarbeitern, bevor Sie die Methode implementieren.
Vereinbaren Sie regelmäßige Meetings, um über den Planungsstand zu sprechen.
Kommunizieren Sie die Roadmap regelmäßig und beziehen Sie Stakeholder mit ein.
Sorgen Sie für Transparenz.
Halten Sie die Visualisierung möglichst einfach, denn unnötige Komplexität ist bekanntlich der Feind der Umsetzung.
Fazit
Eine Roadmap ist ein leistungsfähiges Werkzeug, das bei der Planung und Kommunikation von Projekten von unschätzbarem Wert sein kann. Schließlich erhalten Teams dadurch einen Überblick über die wichtigsten Ziele und Meilensteine. Stakeholder hingegen gewinnen eine klare Vorstellung von der strategischen Ausrichtung des Vorhabens, des Projekts oder des Produkts.
Anstatt den Wald vor lauter Bäume nicht mehr zu sehen – oder in unserem Fall das Ziel vor lauter Aufgaben aus dem Blick zu verlieren – können Sie mithilfe einer Roadmap eine High Level Perspektive einnehmen. Sie befähigt Teams dazu, sich aufs Wesentliche zu konzentrieren und gleichzeitig die langfristige Ausrichtung im Auge zu behalten.
Mithilfe einer Roadmap und einigen hilfreichen Tools können Sie in wenigen Schritten sicherstellen, dass Sie Ihre Ziele tatsächlich erreichen, auch in agilen Projekten.
Häufig gestellte Fragen
Eine Roadmap ist eine Visualisierungsmethode, die Sie als Planungs- und Kommunikationswerkzeug von Projekten, Strategien, Entwicklungen oder Produkten verwenden können.
Eine klassische Roadmap enthält:
einen Zeitstrahl
Meilensteine
Aufgaben
eine Swimlane (optional)
Roadmaps werden häufig in Projekten eingesetzt. Es gibt aber auch Produkt-Roadmaps, Strategie-Roadmaps oder Technologie-Roadmaps, die Sie auf die gleiche Art und Weise visualisieren können.
Um eine Roadmap zu erstellen, sollten Sie zunächst eine Analyse durchführen und wichtige Informationen erheben. Anschließen können Sie Ziele setzen, Aufgaben und Meilensteine bestimmen, eine Visualisierungsart auswählen und die Roadmap implementieren.
Ja, in der Praxis arbeiten einige Unternehmen mit agilen Roadmaps, beispielsweise mit der Now-Next-Later Roadmap, der Goal-Oriented-Roadmap oder der Theme-Based-Roadmap. Alle zeichnen sich durch ihre Flexibilität aus und kommen ohne oder nur mit einem groben Zeitplan aus.
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