Projektmanagement-Software im Test: monday.com

monday.com* (vormals: dapulse) ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Software aus Israel, mit der Sie den Projekt-Workflow verfolgen und Teams bei der fristgerechten Erledigung Ihrer Aufgaben unterstützen können. Im Vergleich zu vielen anderen einschlägigen Programmen ist das Tool recht einfach gehalten und stellt dem Nutzer keine komplexen Funktionen (z.B. Vorgänger- / Nachfolger-Beziehungen) zur Verfügung. Stattdessen hebt es sich durch ein ansprechendes Design und eine leicht verständliche, sehr intuitive Bedienbarkeit von der teils vielschichtigen Konkurrenz ab.

Der Fokus des Programms liegt auf einem Maximum an Benutzerfreundlichkeit. So können Sie im monday.com beispielsweise das Dashboard mit Hilfe von Widgets individuell anpassen und haben dabei die Wahl zwischen einer Kanban-, Kalender- oder Timeline-Ansicht. Spezielle Vorkenntnisse sind für die Nutzung nicht nötig. Zudem verfügt die Software über einige überzeugenden Kollaborationsfunktionen, mit denen sich die gesamte Kommunikationen zentralisieren lässt. So ersparen Sie sich langwieriges Suchen im Mail-Postfach und können Sie sich leichter auf das Wesentliche konzentrieren.

Laut Aussage der Macher soll monday.com trotzt seiner Simplizität über einen ähnlichen Funktionsumfang wie Wrike verfügen. Davon wollten wir uns natürlich selbst ein Bild machen und haben die Software daher einem ausgiebigen Test unterzogen.

Auf der Internetseite von monday.com erfahren wir, dass es nur 5 Schritte bedarf, um das Tool einsatzbereit für das erste Projekt zu bekommen. Leider bietet der Hersteller im Gegensatz zu vielen Konkurrenzprodukten keinen kostenlosen Basis-Account an, immerhin besteht aber die Möglichkeit, das Produkt 30 Tage in vollem Umfang gratis zu testen.

Für die Anmeldung ist lediglich eine Mail-Adresse (bevorzugt eine geschäftliche) erforderlich. Nach einem Klick auf den pinkfarbenen Button „Jetzt anmelden“ landen wir auf der Seite zur Kontovervollständigung. Hier müssen wir unseren eigenen und den Namen unseres Teams eingeben und ein Passwort festlegen. Anschließend setzen wir das Häkchen bei den AGB und der Datenschutzerklärung und bestätigen unseren Eingaben mit einem Klick auf „Fortfahren“. Nun möchte monday.com noch wissen, wofür wir die Software einzusetzen gedenken. Ein letzter Klick auf „Fortfahren“ und schon haben wir die Einrichtung geschafft.

Wir werden nun noch gefragt, ob wir direkt Teammitglieder einladen möchten. Möchten wir jetzt nicht, daher überspringen wir diesen Schritt über den Link „Das mach ich später“.

In monday.com wird das Projektmanagement über Boards abgehandelt. Dabei entspricht die Projektübersicht einem übergeordneten High-Level-Board, während die Darstellung der wöchentlichen Team-Aufgaben über Low-Levels-Boards erfolgt.

Grundsätzlich stehen Ihnen drei Arten von Boards zur Verfügung, die sich ausschließlich über die Zugriffsebene unterscheiden:

• Die Haupt-Boards sind für alle Teammitglieder in Ihrem Konto sichtbar.
• Teilbare Boards verwenden Sie immer dann, wenn Sie Inhalte mit Personen außerhalb Ihres Teams oder Unternehmens (z.B. Kunden oder Freelancern) teilen möchten.
• Private Boards können immer nur von der Person eingesehen werden, von der sie erstellt worden sind. Sie sind den Nutzern der Pro- und Enterprise-Version vorbehalten.

Eine neues Board erstellen Sie über das Plus-Zeichen neben dem Eintrag „Boards“ in der Menü-Leiste auf der linken Seite.

Anschließend können Sie entweder „bei Null anfangen“ (mit einem leeren Board beginnen) oder Sie wählen aus einer der zahlreichen Vorlagen die passenden für Ihr Vorhaben aus. Für unseren Test entscheiden wir uns für den „Projektplan High Level“, den wir einfach über den Button „Anwenden“ für unser Projekt übernehmen können.

Das Projekt-Board setzt sich aus Gruppen zusammen. Dabei handelt es sich um einen farbig markierten Bereich auf Ihrem Board, in dem die Aufgaben enthalten sind. Gruppen können beispielsweise bestimmte Projektabschnitte oder einen Zeitraum (eine Woche, einen Monat) repräsentieren.

Um eine neue Gruppe zu Ihrem Projekt hinzuzufügen, klicken Sie auf den Pfeil neben dem blauen Button „Neue/s/r Element“ und wählen Sie den Eintrag „Neue Gruppe mit Elemente“ aus.

Auf dem Board erscheint nun eine neue Registerkarte, in der Sie nur noch den Namen für Ihre neue Gruppe eingeben und mit Enter bestätigen müssen.

Durch die Gruppenstruktur lassen sich die Elemente sehr übersichtlich organisieren und beispielsweise nach Kategorie, Zeit oder Thema einteilen. Zur Unterscheidung der einzelnen Gruppen stehen Ihnen zudem insgesamt neun verschiedenen Farben zur Verfügung.

Nachdem wir nun unser Board erstellt und eine neue Gruppe angelegt haben, können wir dieser neue Aufgaben hinzufügen. In monday.com werden diese als „Elemente“ bezeichnet.

Um ein neues Element in Ihrer Gruppe anzulegen, setzen Sie den Cursor in das Feld „+ Hinzufügen“ und geben die gewünschte Bezeichnung ein. Bestätigen Sie Ihre Eingaben abschließend mit Enter.

Im nächsten Schritt fügen wir unseren Aufgaben Spalten hinzu. Eine Spalte steht jeweils für einen Prozess-Aufbau oder dient als Anlaufstelle für sämtliche Aspekte, die zur Erfüllung einer Aufgabe notwendig sind. Dazu stehen Ihnen verschiedene Spalten-Typen zur Verfügung, wie beispielsweise die

• Datums-Spalte, mit der Sie Fälligkeitsdaten für Ihre Aufgaben festlegen können.
• Team-Spalte, über die Sie Elemente einem Team zuweisen.
• Personenspalte, mit der Sie einem bestimmten Team-Mitglied oder sogar mehreren Benutzern zuordnen können
• Timeline, eine monday-eigene Version des Gantt-Diagramms, mit der Sie Mitarbeiter und Workload auf visuelle Art und Weise im Blick behalten.

Eine vollständige Liste der möglichen Spalten-Typen finden Sie hier.

Eine neue Spalte fügen Sie über den kleinen Pfeil neben einem bestehenden Spaltenamen ein. Wählen Sie in den Optionen „Spalte rechts hinzufügen“ aus und legen Sie den gewünschten Typ fest.

Das Projekt-Board ist nun erstellt, die Aufgaben sind gelistet und die entsprechenden Spalten erstellt. Damit sind wir auch schon bereit, um mit der Teamarbeit zu beginnen.

Über die Spalten „Verantwortlicher“ oder „Team“ weisen Sie den Aufgaben einen oder mehrere Bearbeiter zu. Die zugewiesenen Personen bzw. Teammitglieder erhalten eine Benachrichtigung, in der sie darüber informiert werden, dass es etwas Neues zu tun gibt.

Für die Kommunikation innerhalb der Aufgaben stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können beispielsweise Updates verfassen und mit Smileys oder animierten GIFs versehen. Auf Wunsch lassen sich diese auch bequem per Email versenden.

Überdies können Sie auch andere Teammitglieder via @ innerhalb der Kommentare erwähnen. Auch hier werden die betreffenden Personen anschließend mittels Benachrichtigung informiert.

Über den Reiter „Infokästen“ können Sie Notizen oder Anhänge zu Ihren Aufgaben hinzufügen oder F&A-Einträge dazu erstellen.

Durch das Abonnieren eines Boards behalten Sie die Projekte, die Sie interessieren im Blick, und erhalten automatisch Updates zu allen darin gelisteten Aufgaben in Ihrem persönlichen Posteingang. Sie finden die entsprechende Option im Menü (…): Fügen Sie einfach Ihren Nutzernamen bei den „Board-Abonnenten“ hinzu.

Den Fortschritt der Aufgaben markieren Sie über die Spalte „Vorgang“. Der Prozessvorgang passt sich automatisch an Ihre Einstellungen an.

Das Konzept mit den Farben in monday.com geht unserer Meinung nach wirklich gut auf. So behält man die wichtigsten Informationen immer im Blick und das Gesamtbild bleibt trotzdem übersichtlich und organisiert. Auch das Erstellen und Bearbeiten von Projekten und Aufgaben ist praktisch selbsterklärend und stellt somit auch für Einsteiger keine allzu große Herausforderung dar. Uns hat das Arbeiten auf der neuartigen Benutzeroberfläche wirklich Spaß gemacht.

Note 1,0

monday.com ist ein Tool, das speziell für die Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter konzipiert wurde. Das zeigt sich auch in den vielen Kommunikations- und Kollaborationswerkzeugen.

Mit Hilfe der Dashboards können Sie in monday.com alle wichtigen Informationen zentral an einem Ort anzeigen. Dazu stehen Ihnen 15 verschiedene Widgets zur Wahl, mit den Sie beispielsweise das Budget nachprüfen, eine To-Do-Liste einfügen oder die Arbeitszeiten der Teamkollegen über alle Boards hinweg verfolgen können. Die Widgets lassen sich bequem per Drag & Drop anordnen und in ihrer Größe verändern.

Mit Hilfe von Integrationen können Sie die Funktionalität von monday.com erweitern oder Ihre präferierten Programme direkt aus dem Tool heraus verwenden. Aktuelle stehen Ihnen 18 verschiedenen Plattformen (wie beispielsweise Google Mail, Dropbox oder Zapier) zur Verfügung, laut Hersteller sollen mittelfristig noch 7 weitere hinzukommen. Zudem lässt sich das Programm auch mit Outlook und iCalendar synchronisieren.

In monday.com gibt es kein klassisches automatisiertes Reporting, wie wir es aus anderen Tools kennen. Die Software ist so aufgebaut, dass Sie das Gesamtbild auf einen Blick sehen und die einzelnen Bereiche Ihrer Projekte und Prozesse analysieren können. Sie können die Berichtserstattung sowohl per Nutzer als auch für das komplette Team ausführen. Im Anschluss lassen sich die Daten ganz bequem nach Excel exportieren.

Wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig durchführen, verschaffen Sie sich mit Hilfe des High-Level-Reportings einen besseren Überblick. Dazu gibt es in monday.com zwei verschiedenen Arten von Boards:

• Low-Level-Boards verwenden Sie für einen detaillierte Nachverfolgung der Aufgaben und ihres Erledigungs-Fortschrittes
• Im High-Level-Management-Board legen Sie allgemeine Informationen zum Projekt fest, die Sie so an einer zentralen Stelle nach verfolgen können.

Die einzelnen Board-Typen verbinden Sie über Textspalten und können auf diese Weise alle Elemente in einer Ansicht anzeigen, auch wenn sich diese auf unterschiedlichen Boards befinden.

Wirft man einen Blick auf die Feature-Liste von monday.com, findet man zwar zahlreiche praktische Funktionalitäten, mit denen sich kleine und mittelgroße Teams und Projekte managen lassen. Für größere Vorhaben fehlen dem Tool aber komplexere Eigenschaften wie ein Zeittracking oder Alarme. Damit schneidet das Programm im Vergleich zur Konkurrenz in dieser Kategorie leider etwas schlechter ab.

Note 2,7

monday.com ist wie die meisten anderen Programme in unserem Test eine Cloud-App, auf die Sie über Ihren Web-Browser zugreifen. Die Operationen selbst laufen auf einem entfernten Server des Anbieters ab, das bedeutet, dass Sie Performance nicht signifikant beeinflussen können. Allerdings können Rechengeschwindigkeit und die Art des Browser durchaus dazu beitragen, das Arbeiten etwas angenehmer zu gestalten.

Auch in diesem Test nutzen wir wieder unser bereits bekanntes Setting, bestehend aus zwei verschiedenen Notebooks, auf denen jeweils ein Windows 10 Pro (64 Bit) ausgeführt wird.

• Rechner 1: Lenovo Ideapad mit einem Intel Pentium 4415U (2,3 Ghz) und 8 GB RAM. Verbaut ist eine Standard-Intel-Grafikkarte (HD Graphics 610).
• Rechner 2: Lenovo Legion Y720 mit einem Core i7-7700HQ Quad-Core (2,8 Ghz) und 16 GB RAM. Unter der Haube hat das Notebook außerdem eine Nvidia GeForce GTX1050 Ti mit 2 GB dediziertem Speicher.

Für den Zugriff auf unsere monday-Instanz verwenden wir abwechselnd den aktuellsten Google Chrome, den Opera-Browser und den Mozilla Firefox. Um den Test möglichst realitätsnah zu gestalten, beladen wir das System zudem nacheinander einmal mit 500, 1000 und 5000 Versuchs-Datensätzen.

Das (wenig überraschende) Ergebnis führen wir unter anderem auf die jahrelange Erfahrung des Entwicklerteams zurück, denn wir konnten in keiner der Konstellationen irgendwelche Performance-Unterschiede erkennen. Der Aufbau der Dashboards und Projektpläne erfolgte unabhängig von der Hardware und Datenmenge gleichermaßen schnell und auch beim Anlegen, Ändern und Löschen von Inhalten gab es keine erkennbaren Unterschiede.

Wir sind allerdings bei unseren Recherchen auf einige Rezensionen von Nutzern gestoßen, in denen von Performance-Problemen ab 10 000 und mehr Datensätzen berichtet wird. Wir hatten leider keine Möglichkeit, diese Aussagen zu überprüfen, möchten sie der Fairness halber aber erwähnt haben.

Einzig auf unseren Test bezogen gab es in Sachen Performance aber absolut keinen Grund für Beanstandungen.

Note 1,0

Bei Cloud-Anwendungen bleibt ja irgendwie trotz aller Sicherheitsmaßnahmen immer ein ungutes Gefühl, da man die Kontrolle an einen externen Dienstleister abgibt. Im Falle von monday.com können wir die Bedenken aber zerstreuen, denn für das Unternehmen haben Sicherheit und Datenschutz oberstes Gebot.

Sämtliche Daten auf den Servern werden stündlich gebackuped und verschlüsselt gespeichert, kritische Daten (einschließlich aller Kundendaten) sogar alle 5 Minuten. Zudem werden alle aktuellen Sicherheits-Updates berücksichtig und die Dienste fortlaufend aktualisiert. Auf diese Weise garantiert das Unternehmen, das immer die neuesten verfügbaren Technologien eingesetzt werden.

Die monday-Server befinden sich im AWS-Rechenzentrum von Amazon und unterliegen den dortigen Sicherheitsmaßnahmen. Der Datenverkehr von und zu monday.com (inklusive Login und Anhängen) wird mit 256 Bit TLS 1.2 verschlüsselt und entspricht damit dem Zertifizierungsstandard FIPS 140-2, die Zustellung erfolgt benutzergesteuert. Auch die benötigten Verschlüsselungsschlüssel werden von Amazon verwaltet und regelmäßig im Rahmen interner Prüfungsprozesse überwacht und verifiziert.

Überdies führt der Hersteller in regelmäßigen Abständen Penetrations-Tests und Audits sowie automatische Sicherheitsüberprüfungen durch.

monday.com gibt zudem an, dass der Zugriff auf die internen Systeme ausschließlich durch autorisiertes Personal und basierend auf dem Prinzip der geringsten Berechtigung erfolgt und die darauf gespeicherten Daten von niemandem eingesehen werden können, für dessen Augen Sie nicht bestimmt sind.

Alles in allem bietet monday.com seinen Kunden ein reichhaltige Potpourri an Sicherheitsfunktionen, das obere Limit ist damit aber noch längst nicht ausgereizt und Konkurrenten wie Wrike oder Zoho Projects packen da noch einmal eine ordentliche Schippe drauf. In Anbetracht dessen, dass die Software aber eher im „mittelständischen“ Sektor anzusiedeln ist, reichen die genannten Maßnahmen grundsätzlich aus, daher gibt es von uns ein „Gut“.

Note 2,0

monday.com gibt es auch als mobile Version für Android und iOS, die Sie sich ganz einfach aus dem Google Play Store oder dem Apple Store herunterladen können. Die Apps sind für Ansicht auf einem Smartphone oder Tablet optimiert, so werden beispielsweise die Gruppen auf dem Board nicht untereinander, sondern in Tabs nebeneinander dargestellt. Auch sind einige Inhalte (z.B. bestimmte Spalten) in der Standardansicht nicht gelistet.

Um eine ausgeblendete Spalte anzuzeigen, müssen Sie diese händisch im Spalten-Center einblenden. Den Nutzern von iOS steht generell nur eine beschränkte Anzahl von Spalten zur Verfügung (Status, Text, Personen, Zeitachse, Datum, Tags, Zahlen, letzte Aktualisierung, Team, automatische Nummer, Fortschrittsverfolgung,  Langtext, Kontrollkästchen, Link, Datei,  Woche, Farbauswahl, Land, Zeiterfassung, Weltzeituhr, Objekt-ID, Telefon, Standort, Abstimmung, Bewertung, Erstellungsprotokoll). Und auch auf die Kartenansicht müssen Besitzer eines Apple-Gerätes verzichten, diese steht aber seit einiger Zeit immerhin den Nutzern von Android zur Verfügung.

Wir haben die Android-App auf einem Samsung Galaxy S9 installiert und konnten uns ohne Probleme in unsere Instanz einloggen. Die Anzeige unseres Projektplanes wirkt auf dem kleinen Display allerdings erst einmal gewöhnungsbedürftig. Die erste Spalte bleibt fixiert, während man durch Wischen nach links durch die weiteren Einträge scrollt. Ansonsten können Sie aber auch in der App alle grundlegenden Funktionen aus der Browser-Version nutzen. Wir konnten problemlos neue Einträge und Spalten anlegen und auch das Kommentieren und Hochladen von Anhängen hat ohne Einschränkungen funktioniert.

An und für sich ist die App wirklich gut gemacht, für uns persönlich ist das viele Scrollen gerade auf umfangreichen Projektplänen aber auf Dauer einfach zu mühselig. Aus diesem Grund, und weil die iOS-Nutzer in vielen Bereichen noch benachteiligt sind, gibt es in dieser Kategorie etwas Punktabzug.

Note 2,0

Da monday.com weitestgehend sehr einfach und damit selbsterklärend im Handling ist, sollten Sie sich eigentlich nur in den seltensten Fällen an Support wenden müssen. Für den Fall, dass Sie dennoch einmal mit einem unlösbaren Problem konfrontiert werden, stehen Ihnen aber zahlreiche Hilfe-Möglichkeiten zur Verfügung.

Über den Fragezeichen-Button (rechts unten in der Menü-Leiste) gelangen Sie direkt zum Help-Center.

Von dort haben Sie Zugriff auf verschieden Webinare und Tutorials oder die Wissensdatenbank. Zum Durchsuchen geben Sie einfach den gewünschte Begriff oder Ihre Frage in das Feld in der Mitte ein. Sollte keine der Antworten Ihnen weiterhelfen, können Sie den Support auch direkt per Anfrage-Formular kontaktieren, eine Antwort innerhalb von 30 Minuten wird garantiert.

Das wollen wir natürlich überprüfen und haben den Support schriftlich (auf Deutsch) kontaktiert. Und tatsächlich: Die Antwort (mit einer Rückfrage) kam postwendend und sogar innerhalb des angegebenen Zeitraumes. Schneller war bisher noch keiner.

Sehr erfreulich ist auch, dass monday.com in Bezug auf den Support keine Unterschiede zwischen den einzelnen Versionen macht. Unabhängig vom gewählten Abonnement können Sie so in jedem Fall die Self-Service-Wissensdatenbank nutzen und erhalten Unterstützung durch den 24/7-E-Mail und Telefonsupport. Lediglich für individuelle Schulungen und einen eigenen Customer Service Manager ist ein Upgrade auf die Enterprise Version erforderlich.

Note 1,0

Die Abrechnung bei Monday.com erfolgt auf Basis eines monatlichen Abonnements, dessen Preis sich nach dem Funktionsumfang und der Anzahl der Nutzer richtet. Wie bei den meisten Preis-Konstrukten dieser Art, sinken die Gebühren mit zunehmender Vertragsdauer, so können Sie durch den Abschluss eines Jahres- oder Zweijahresvertrages eine Menge Geld sparen. Der günstigste Tarif ist aktuell ein Basic-Vertrag für ein Jahr mit 2 Nutzern, der allerdings 17 Euro im Monat auch nicht gerade ein Schnapper ist. Für Verträge ab 200 Nutzern gibt es online gar keine Preisangaben mehr, Interessenten müssen diese direkt beim Unternehmen einholen.

Leider gibt es bei monday.com keine Möglichkeit, Funktionen flexibel zu den Paketen hinzu zu buchen, Sie können lediglich aus den folgenden vier Standardpaketen auswählen:

• Basic beinhaltet nur die grundegenden Funktionen von monday.com. Darüber hinaus stehen Ihnen 5 GB Speicherplatz für Ihre Dokumente zur Verfügung und Sie können die mobilen Apps für Android und iOS nutzen.
• Im Standard-Tarif stehen Ihnen 50 GB Speicherplatz bereit, zudem haben Sie unbegrenzten Zugriff auf das Aktivitätenprotokoll und die API-Schnittstelle. Mit den teilbaren Boards (begrenzter Umfang) und der boardübergreifenden Suche im Gepäck stellt diese Paket den besten Kompromiss aus Preis und Leistung dar.
• Pro bietet sämtliche Funktionen des Standard-Tarifs bei unbegrenztem Speicherplatz und beinhaltet unter anderem auch erweiterte Nutzungsstatistiken und die Zeiterfassungs-Funktionen.

Kunden, die sich für das Enterprise-Paket entscheiden, bekommen neben sämtlichen Funktionen der Pro-Version auch einen eigenen Account-Manager an die Seite gestellt, der sich speziell um ihre Anliegen kümmert. Zudem können die Mitglieder Ihrer Teams individuelle Schulungen in Anspruch nehmen und Support-Anfragen werden mit höchster Priorität und einer maximalen Wartezeit von 10 Minuten beantwortet.

monday.com hebt sich durch sein einfaches und intuitives Handling in erfreulicher Weise von den zahlreichen hochkomplexen Projektmanagement-Programmen auf dem Markt ab. Dadurch wird auch Menschen mit weniger Erfahrung der Einstieg in die Welt des Projektmanagements erleichtert und langwierige Einarbeitungszeiten entfallen.

Mit seinem recht überschaubaren Funktionsumfanges richtet sich das Tool dabei vor allem an kleine und mittelgroße Unternehmen. Es eignet sich für Teams jeglicher Art und lässt sich auch in einzelnen Unternehmensbereichen prima verwenden. Für den Einsatz in der Planung von Großprojekten fehlen dem Programm aber leider einige zentrale Funktionen, wie beispielweise ein Zeittracking oder detaillierte Aufgabenfilter.

Ein Wermutstropfen ist auch der vergleichsweise hohe Preis: Benötigte Funktionen können nicht einzeln hinzugebucht werden, sondern erfordern ein Upgrade auf den nächsthöheren Tarif, was bei langfristiger Nutzung ganz schön ins Geld gehen kann. Dafür bietet monday.com aber den mit Abstand besten Support, den wir bisher in unserem Testfeld hatten.

Auch die Kunden konnte das einfache und farbenfrohe Konzept von monday.com voll und ganz überzeugen. Die einzelnen Bewertungen finden Sie hier noch einmal im Detail.

Wenn Ihnen das Abo-Modell von monday.com zu unübersichtlich oder Sie nicht so viel Geld in eine Projektmanagement-Software investieren möchten, wird möglicherweise eine dieser kostenlosen Alternativen Ihren Ansprüchen gerecht: