Projektmanagement

Meilensteintrendanalyse: Einfache Erklärung (+ kostenlose Vorlage)

Anastasia Wranek
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Die Projektleitung großer Projekte hat es nicht einfach. Ein Termin jagt den nächsten und ein Meilenstein folgt auf den anderen. Wie soll man da den Überblick behalten und feststellen, ob alles im vorgesehenen zeitlichem Rahmen abläuft? Hier kommt die Meilensteintrendanalyse ins Spiel.

Die Projektleitung erhält damit ein Instrument, das sie bei der Steuerung und Planung des Projektes unterstützt. Wie genau sie funktioniert und wie Sie selbst eine solche Meilensteintrendanalyse erstellen können, erfahren Sie in diesem Artikel.

Definition

Bei der Meilensteintrendanalyse (MTA) handelt es sich um ein Diagramm, welches Meilensteine im zeitlichen Verlauf des Projektes darstellt. Meilensteine können feste Termine oder Ereignisse sein, an denen bestimmte Ergebnisse vorliegen oder Entscheidungen getroffen werden müssen.

Im Diagramm lässt sich ablesen, ob ein sich ein Meilenstein im Zeitplan bewegt, ob es Verzögerungen gibt oder ob das Team diesen früher erreicht.

Die Meilensteintrendanalyse ist ein übersichtliches Diagramm, auf dem alle wichtigen Meilensteine eines Projekts eingezeichnet sind.

Das Diagramm besteht aus einer horizontalen x-Achse und einer vertikalen y-Achse. Dabei lassen sich folgende Informationen auslesen:

  1. Projektzeitraum: Auf der y-Achse findet sich der Projektzeitraum, auf welchem die Termine der Meilensteine beschrieben sind. Dabei kann es sich um feste Termine oder, wie in unserem Beispiel, um die Angabe der Kalenderwoche handeln. Damit die MTA so detailliert wie möglich ist, empfehlen wir jedoch die Angabe fester Tage.
  2. Bereichszeitraum: Um die Entwicklung der Meilensteine im Blick zu behalten, erstellt die Projektleitung regelmäßige Berichte. Die Anzahl und die Abstände zwischen den Berichten sind variabel und sollten auf die Bedürfnisse eines Projektes angepasst sein. Für diesen Zeitraum gilt dasselbe wie den Projektzeitraum: Anstelle fortlaufender Zahlen für die Berichte kann die Projektleitung den Termin der Berichterstattung eintragen, damit auch im Nachhinein eine Transparenz gewährleistet ist.
  3. Projektstart: An der y-Achse lässt sich neben dem Projektzeitraum auch der Start des Projektes ablesen. Häufig ist der Projektbeginn der erste Meilenstein, der ins Diagramm Einzug findet.
  4. Projektende: Das Projektende lässt sich oben an der y-Achse ablesen und stellt in der Regel den letzten Meilenstein dar.
  5. Meilensteinverlauf: Jeder Meilenstein besitzt ein Zieldatum. Im Diagramm lässt sich anhand des Verlaufes erkennen, ob dieser das Zieldatum einhalten kann, ob es zu Verzögerungen kommt oder ob der Meilenstein voraussichtlich vorzeitig fertiggestellt wird. Wie sich diese interpretieren lassen, behandeln wir später.

Als Nächstes betrachten wir, wofür das Diagramm in der Praxis eingesetzt wird.

Die Meilensteintrendanalyse in der Praxis

Um ein Projekt erfolgreich in den sicheren Hafen zu steuern, stehen der Projektleitung verschiedene Controlling- und Steuerungsmechanismen zur Verfügung – die MTA ist eine davon. Mithilfe dieses Diagramms lässt sich übersichtlich aufzeigen, wie sich Meilensteine entwickeln. Ist das Projekt noch auf Kurs oder ist mit Verzögerungen zu rechnen? Die Projektleitung kann mithilfe der Meilensteinverläufe das Projekt steuern und Maßnahmen ergreifen, falls dies notwendig erscheint.

Durch die regelmäßigen Berichte lassen sich Fragen nach Hindernissen und offenen Aufgaben klären und die Planung der Meilensteine lässt sich entsprechend anpassen.

Anleitung: So erstellen Sie eine Meilensteintrendanalyse

Für das Erstellen einer MTA finden Sie im Internet zahlreiche Tools und Vorlagen. So lässt sich das Diagramm selbst in Excel erstellen oder in eine Vorlage einpflegen. Dafür reichen drei einfache Schritte aus:

Schritt 1: Festlegen der Projektmeilensteine

Legen Sie die Termine für wichtige Ereignisse und Fertigstellungen fest. Diese verteilen sich auf den Projektzeitrahmen und lassen sich einfach in Excel einpflegen. Dazu benötigen Sie lediglich die Angabe, um welchen Meilenstein es sich handelt und wann dieser Meilenstein fällig ist.

Schritt 2: Festlegen der Berichtszeiträume

Im zweiten Schritt legen Sie die Intervalle für die Berichte und damit für die „Bestandsaufnahme“ fest. Ob sich wöchentliche, monatliche oder andere Abstände am besten eignen, hängt von dem Projekt ab. In unserem Beispiel führt die Projektleitung jede Kalenderwoche (KW) einen Bericht durch.

Schritt 3: Berichtsergebnisse eintragen

Wenn Meilensteine und Zeitpunkte der Berichterstattung feststehen, sind lediglich zum festgelegten Zeitpunkt die aktuellen Stände der einzelnen Meilensteine zu erfassen. Dadurch ergibt sich der Meilensteinverlauf.

Wie sind die Eintragungen durchzuführen? In unserem Beispiel nehmen wir an, dass der Meilenstein 4 in der Kalenderwoche 12 fertiggestellt wird. Beim ersten Bericht in der KW 1 sind wir weiterhin dieser Überzeugung. Deswegen tragen wir die KW 12 weiterhin als Ziel ein.

Beim zweiten Bericht in der KW 2 stellen wir jedoch fest, dass die Vorbereitungen für diesen Meilenstein sehr gut vorangehen und wir mit einer früheren Fertigstellung rechnen. Wir schätzen diese nun auf KW 11 und tragen diese entsprechend ein.

In unserem Beispiel in Excel kann das wie folgt aussehen:

So können die Berichtsergebnisse in Excel ausschauen.

Vereinfacht gesagt: Bei jedem Bericht trägt die Projektleitung ein, wann mit der Fertigstellung des Meilensteins zu rechnen ist. Dieses Vorgehen ist bei jedem Meilenstein dasselbe; das Diagramm wächst mit jedem Eintrag und kann im Projektverlauf so aussehen:

So könnte sich die MTA entwickeln.

Nun muss die Projektleitung das Diagramm nur noch richtig interpretieren.

Interpretation des Diagramms

Damit die Projektleitung das Projekt mithilfe der MTA steuern kann, muss diese den Verlauf der Meilensteinkurven im Auge behalten und richtig deuten. Dabei lassen sich 3 Trends unterscheiden:

  • Horizontal verlaufend: Voraussichtlich planmäßige Fertigstellung.
  • Steigend: Der Erreichung des Termins verzögert sich voraussichtlich.
  • Fallend: Die Fertigstellung erfolgt voraussichtlich vorzeitig.

Jeder Projektleiter wünscht sich natürlich eine horizontal verlaufende oder gar eine leicht fallende Linie, in der Praxis finden sich aber alle möglichen Verläufe. Manchmal zeigen aber mehrere oder alle Meilensteine gleichzeitig eine Veränderung, so wie in folgenden Beispielen:

Beispiel 1: Die Kampfkurve

So kann eine MTA aussehen, wenn der Start eines Projekts etwas problematisch verläuft.

Gleich zu Beginn des Projektes müssen viele Meilensteine stark nach oben korrigiert werden? Das Projekt kämpft mit dem Start – daher rührt der treffende Name Kampfkurve. Was kann diese Kurvendarstellung bedeuten?

Es kann ein Hinweis darauf sein, dass dem Projekt nicht die notwendige Priorität zugutekommt. Das Team treibt die einzelnen Meilensteine nicht auf die Weise voran, wie es notwendig wäre. Die Kurven können aber auch auf Unklarheiten, fehlende Akzeptanz oder Widerstand hindeuten.

Die Projektleitung muss den Ursachen auf den Grund gehen und ein klärendes Gespräch mit dem Team suchen. Daraufhin lassen sich Maßnahmen einleiten, die eine Stabilisierung der Kurve bewirken können.

Beispiel 2: Kletternde Linien

Kletternde Linien in der MTA.

Kletternde Linien mögen zuerst harmlos erscheinen, können aber zu einem Projektabbruch führen. Im obigen Beispiel hätte ein Projektabbruch bereits lange vor dem Berichtszeitpunkt KW 13 erfolgen müssen. Keine der Meilensteine sind fertiggestellt und das Team schiebt das Datum stetig auf.

Was ist hier passiert? Auch für diesen Kurvenverlauf gibt es mehrere Gründe. Dem Projekt könnte nicht genug Priorität eingeräumt werden, oder möglicherweise fehlt der Respekt vor oder die Akzeptanz der Projektleitung. Die Teams scheinen die Fertigstellung der Meilensteine nicht ernst zu nehmen oder kämpfen mit großen Herausforderungen, die eine Fertigstellung verhindern.

Fällt solch ein Trend rechtzeitig auf, lässt er sich zügig korrigieren. Je mehr Zeit jedoch verstreicht, desto eher ist ein Abbruch oder eine Neuplanung des Projektes zu empfehlen. Gleichwohl muss eine gründliche Ursachenanalyse erfolgen.

Vor- und Nachteile

Wie jede Methode im Projektmanagement bringt auch die MTA sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich:

Vorteile

dient als Frühwarnsystem für mögliche Verzögerungen

ermöglicht Prognosen über Projektverlauf

einfaches Modell mit leicht verständlichen Aussagen

zur Stakeholder-Kommunikation geeignet

Einsatz sowohl in kleineren als auch in größeren Projekten möglich

Nachteile

berücksichtigt keine Abhängigkeiten der Meilensteine

zeigt keine Teilergebnisse an, sondern lediglich Zieldaten

es handelt sich um subjektive Einschätzungen

Interpretation und Erklärung für die Veränderung der Meilensteine ist notwendig

Kostenlose MTA-Vorlage zum Download

Bereit, selbst eine Meilensteintrendanalyse durchzuführen? Sie können unsere MTA-Excel-Vorlage kostenlos downloaden und mit Ihren Inhalten füllen.

Alternativen

Die MTA ist für eine Vielzahl unterschiedlicher Projekte und Projektarten geeignet. Je nachdem, welche Informationen die Projektleitung für die Projektsteuerung und das Controlling benötigt, gibt es jedoch auch andere Projektmanagementmethoden.

Eine mögliche Alternative stellt unter anderem das Gantt-Diagramm dar, welches auch die Abhängigkeiten von Aufgaben berücksichtigt. Im EXPERTE.de-Ratgeber zum Gantt-Diagramm finden Sie hierzu weitere Informationen und Alternativen.

Fazit

Die Meilensteintrendanalyse stellt eine einfache Methode für die Projektsteuerung dar, mit der die Projektleitung alle Meilensteine und deren voraussichtliche Fertigstellung im Auge behalten kann. Das Diagramm lässt ich durch zahlreiche Vorlagen in nur wenigen Schritten erstellen und ist leicht im Projektalltag zu pflegen.

Sowohl kleine als auch große Projekte profitieren von der MTA als Frühwarnsystem. Dafür muss die Projektleitung die Entwicklung der Meilensteine aber auch genau verfolgen und den Verlauf rechtzeitig interpretieren, um Maßnahmen zur Steuerung ergreifen zu können. Ist dies der Fall, stellt die Methode ein zuverlässiges Steuerungsinstrument dar und vereinfacht es der Projektleitung, Projekte mit Blick auf ihre Meilensteine termingerecht abzuschließen.

Autor: Anastasia Wranek
Anastasia Wranek hat Wirtschaftspsychologie studiert und mehrere Jahre als Projekt und Prozessmanagerin gearbeitet. Ihre Spezialgebiete liegen in der Organisations- und Personalentwicklung sowie im IT-Projektmanagement. Als freiberufliche Autorin schreibt sie hauptsächlich über die Themen Projektmanagement, Agilität und New Work.