Projektmanagement

Stakeholderanalyse: Warum sie wichtig ist und wie man sie durchführt

Autor
Michaela Weiß
Letzte Aktualisierung

Projekte sind Menschensache. Ob IT oder Infrastruktur: Jedes Projekt steht im Wechselspiel mit verschiedenen Gruppen, die entweder direkten oder indirekten Einfluss darauf nehmen. Diese Gruppen nennt man auch „Stakeholder“.

Wer die Interessen der Stakeholder kennt, kann den Projekterfolg beschleunigen und Kritikern den Wind aus den Segeln nehmen. Eine Stakeholderanalyse macht genau das möglich. Wie sie funktioniert und was Sie bei der Durchführung beachten sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.

Stakeholderanalyse: Definition & Begriffsklärung

Im Wortlaut definiert die ​DIN 69901-5:2009 eine Stakeholderanalyse als „Analyse der Projektbeteiligten hinsichtlich deren Einfluss auf das Projekt und deren Einstellungen (positiv oder negativ)“.

Einfacher ausgedrückt: Unter einer Stakeholderanalyse versteht man die systematische Einordnung der Interessenträger und den Versuch, deren Einfluss auf bestimmte Entscheidungen zu antizipieren. Alles beginnt, wie der Name schon sagt, beim Stakeholder.

Was ist ein Stakeholder?

Stakeholder sind Interessenträger, die in irgendeiner Weise Einfluss auf ein Projekt nehmen. Das können natürliche oder juristische Personen, aber auch ganze Personengruppen sein. Prinzipiell unterscheidet man zwischen internen und externen Stakeholdern:

Interne Stakeholder

Zu den internen Stakeholdern gehören Personen, die sich innerhalb der Firma oder des Unternehmens befinden. Dazu zählen etwa folgende Gruppen:

  • Mitarbeitende, die im Projekt mitarbeiten oder davon betroffen sind
  • Betriebsrat
  • Personalrat
  • Projektleitung
  • Geschäftsführung bzw. Management
  • bestimmte Abteilungen, wie die Rechtsabteilung oder der Datenschutzbeauftragte in der IT

Externe Stakeholder

Von externen Stakeholdern spricht man bei Menschen bzw. Anspruchsgruppen, die nicht zum Unternehmens oder der Organisation gehören. Dazu zählen alle Menschen, Gruppen oder Institutionen, die von dem Projekt direkt oder indirekt betroffen sind. Folgende Gruppen etwa:

  • Kunden
  • Lieferanten
  • Investoren
  • Aktionäre
  • Gewerkschaften
  • Organisationen und Verbände
  • Nichtregierungsorganisationen
  • Kommunen
  • Anwohner

Man unterscheidet zwischen internen und externen Stakeholdern, die direkten oder indirekten Einfluss aufs Projekt nehmen.

Ziele und Inhalt der Stakeholderanalyse

Eine Stakeholderanalyse hilft Ihnen dabei, alle Stakeholder eines Projekts zu identifizieren und deren Anforderungen, Bedürfnisse und Wünsche zu etablieren. Indem Sie geltende Meinungen transparent machen und möglicherweise beeinflussen, können Sie Unterstützer für ein Projekt gewinnen, aber auch Gegner und Widerstände identifizieren. 

Stakeholderanalysen sind für den langfristig Bestand eines Unternehmens wesentlich. Würde man auf Dauer seine Stakeholder vernachlässigen, können ganze Projekte scheitern, was den Unternehmenserfolg gefährdet. Wer hingegen die Ergebnisse einer Stakeholderanalyse effektiv nutzt, kann das Image eines Projekts nachhaltig verbessern. Allein die Beschäftigung mit den Stakeholdern im Rahmen einer Analyse kann dazu führen, dass sich Stakeholder gesehen und ernst genommen fühlen.

Eine Stakeholderanalyse ist dabei immer nur eine Momentaufnahme. Einstellungen und Positionen der verschiedenen Gruppen können sich im Laufe des Projekts ändern. Daher ist es sinnvoll, eine Stakeholderanalyse im Lauf der Zeit erneut durchzuführen.

Für wen ist eine Stakeholderanalyse sinnvoll? 

Stakeholderanalysen sind für viele Projektarten geeignet. Besonders sinnvoll sind Sie beispielsweise bei umfangreichen Bauvorhaben oder großen Infrastrukturprojekten. Schließlich haben solche Projekte nachhaltige und dauerhafte Auswirkungen auf die Natur, die Umwelt und die Anwohner.

Versäumt man es, eine Stakeholderanalyse durchzuführen und auf deren Basis Kommunikationsmaßnahmen zu planen, kann das den Projektfortschritt negativ beeinflussen. Im schlimmsten Fall können ganze Projekte scheitern.

Große Firmen und Konzerne haben es sich zur Pflicht gemacht, in ihrem Nachhaltigkeitsbericht eine Stakeholderanalyse durchzuführen. Solche Analysen gruppieren die einzelnen Stakeholder und gehen auf die Auswirkungen in Bezug auf die Gruppen ein.

Wann wird eine Stakeholderanalyse durchgeführt?

Bei vielen Projekten wird eine Stakeholderanalyse oft nur am Anfang des Projekts während der Projektplanung durchgeführt. Besser ist es, die Stakeholderanalyse während des gesamten Projekts immer wieder auf ihre Aktualität zu überprüfen und anzupassen. Schließlich können sich Meinungen und Einstellungen im Laufe des Projektes ändern. Zudem können fehlerhafte Einschätzungen, die am Anfang getroffen wurden, korrigiert werden.

Die Durchführung einer Stakeholderanalyse

Eine Stakeholderanalyse ist ein mehrstufiger Prozess. Der folgende Ablauf ist gängig:.

  1. Identifikation der Stakeholder
  2. Sammeln von Informationen über die Stakeholder 
  3. Bewertung der Stakeholder und der erhaltenen Informationen
  4. Visualisierung der Ergebnisse

Identifikation der Stakeholder

Um die relevanten Stakeholder identifizieren zu können, müssen Sie Ablauf des Projekts und dessen wichtigsten Meilensteine kennen. Nur so können Sie die Berührungspunkte mit den Stakeholdern herausfinden. Diese Berührungspunkte unterscheiden sich je nach Phase des Projekts. 

Generell unterscheidet man zwischen Einzelpersonen und Gruppen. Einzelpersonen, beispielsweise der Datenschutzbeauftragte in einem IT-Projekt, sollten namentlich benannt werden.

Bei Gruppen wird es schwieriger, den richtigen Ansprechpartner bzw. den Meinungsführer zu identifizieren. Bei einer Organisation oder einem Verband kann das noch relativ einfach sein, weil dort in der Regel hierarchische Strukturen herrschen. Doch bei informellen Gruppen, beispielsweise Anwohnern, ist die Herausforderung größer.

Neben den Kernstakeholdern ist es wichtig, auch das weitere Umfeld zu beachten. Um den Überblick zu behalten, sollten Sie alle Stakeholder aufschreiben. Haben Sie besonders viele Stakeholder identifiziert, können Sie sie nach der Klassifizierung in Gruppen einteilen.

Sammeln von Informationen über die Stakeholder

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um Informationen für die Analyse der Stakeholder zu generieren. Dazu zählen:

  • Interviews
  • Workshops
  • Analyse von frei zugänglichen Informationen

Es ist ratsam, mit den Interviews bzw. Workshops so früh wie möglich zu beginnen. Die Gespräche sollten dabei nicht als Verhöre wahrgenommen werden. Wichtig ist vor allem, dass sich die Stakeholder ernst genommen fühlen und dass Sie ihnen Wertschätzung entgegenbringen. Die Gespräche sollen ein Rahmen sein, in dem Stakeholder Wünsche und Hoffnungen, aber auch Kritik und Unbehagen äußern können.

Je offener und vertrauensvoller die Gespräche stattfinden, umso besser wirkt sich das auf das Gesamtergebnis aus. Dabei ist jeder Projektleitung selbst überlassen, wie sie die Sammlung von Informationen angeht. Es ist möglich, Stakeholder einzeln zu befragen, große Plenumsversammlungen abzuhalten oder die Stakeholder in Fokusgruppen einzuteilen.

Es ist allerdings davon abzuraten, Gruppen mit sehr unterschiedlichen Interessen zum gleichen Termin einzuladen. Das Potenzial für Konflikte und emotionale Diskussionen ist hier sehr groß. Besser ist es, Gruppen mit ähnlichen Interessen zusammenzufassen und die Informationen auf deren Interessen abzustimmen. Interviews haben gegenüber Workshops den Vorteil, dass auch die Meinungen von eher zurückhaltenden Stakeholdern Gehör finden. Ruhige Menschen gehen sonst in einem großen Plenum eher unter.

Vergessen Sie nicht, die Gespräche aufzuzeichnen oder ausführliche schriftliche Notizen zu machen, um alle wichtigen Informationen festzuhalten.

Neben direkten Gesprächen können Sie natürlich auch andere Informationsquellen heranziehen. Dazu gehören zum Beispiel Aussagen oder offizielle Stellungnahmen zu früheren Projekten. Auch öffentliche Beiträge in sozialen Netzwerken eignen sich für die Recherche.

Bewertung der Stakeholder

Sobald Sie die Stakeholder identifiziert und Informationen gesammelt haben, geht es an die Bewertung. Dies geschieht oft mithilfe einer Matrix. Darin können die Stakeholder beispielsweise mit folgenden Aspekten aufgelistet werden:

  • Name der Person bzw. Abteilung oder Organisation
  • Rolle allgemein bzw. im Projekt
  • Kategorie (Einzelperson, informelle Gruppe, Verband etc.)
  • Größe und Art des Einflusses (organisatorisch, sozial, fachlich, finanziell, Prokura)
  • Intern oder extern
  • Meinung (positiv/ fördernd, neutral, negativ/ ablehnend)
  • Stärken und Schwächen
  • Zugehörigkeit zu besonderen Gruppen (Gewerkschaft, Staatlich, Lobby)

Aus diesen Daten lässt es sich ableiten, wo Konflikte entstehen und wie diese sich auswirken können. Welche Einflussfaktoren Sie konkret einbeziehen sollten, ist abhängig vom jeweiligen Projekt. 

Manche Projekte sehen die Veröffentlichung der Stakeholderanalyse vor. In diesem Fall ist es wichtig, das Wording der Analyse so zu gestalten, dass Personen bzw. Personengruppen nicht öffentlich bloßgestellt werden. Sie sollten eine möglichst neutrale Sprache wahren. Im Zweifelsfalls kann es sich anbieten, zwei Versionen der Stakeholderanalyse durchzuführen – eine interne Version und eine externe Version.

Visualisierung der Stakeholderanalyse mithilfe der Stakeholder-Map 

Um die Ergebnisse ansprechend und verständlich zu präsentieren, bietet es sich an, die Stakeholder und ihre Beziehungen und Einstellungen zu visualisieren. Das erfolgt mithilfe einer Stakeholder-Map, die manchmal auch als Kraftfeld bezeichnet wird.

In die Stakeholder Map können die Stakeholder als Kreise eingezeichnet werden. Die Größe der Kreise signalisiert den Einfluss der Stakeholder, ihre Position auf der Karte stellt den Einfluss dar. Zudem können auf der Stakeholder Map auch die Beziehungen der einzelnen Stakeholder zueinander symbolisiert werden.

Um den Einfluss jedes Stakeholders auf das Projekt darzustellen, können Sie sie in verschiedene Kategorien einteilen:

  • Partizipativ: Unterstützt das Projekt und hat einen hohen Einfluss
  • Diskursiv: Unterstützt das Projekt, hat aber nur einen geringen Einfluss
  • Neutral: Ist dem Projekt gegenüber neutral eingestellt. Wird es weder unterstützen, noch blockieren
  • Restriktiv: Unterstützt das Projekt nicht und hat einen hohen Einfluss
  • Repressiv: Unterstützt das Projekt nicht, hat aber nur einen niedrigen Einfluss.

Mit einer Stakeholder Map können Sie die verschiedenen Interessensgruppen visualisieren.

Partizipative Stakeholder sollten aktiv in das Projekt miteinbezogen werden, weil sie es fördern und wesentlich zum Erfolg beitragen können. Sie sind wichtige Meinungsbildner bei Diskussions- und Entscheidungsrunden und sollten sich aktiv einbringen können.

Diskursive Stakeholder sollten Sie natürlich ebenso ernst nehmen. Durch ihren geringen Einfluss wird diese Gruppe jedoch in der Regel deutlich weniger in das Projektgeschehen miteinbezogen.

Besonders wichtig ist der Umgang mit den restriktiven Stakeholdern. Eine aktive Mitarbeit im Projekt ist für diese Gruppe nicht vorgesehen, da sie den Fortschritt des Projekts wahrscheinlich nicht fördern würden. Dennoch sollten Sie die Gruppe in persönlichen Gesprächen oder mit anderen Maßnahmen des Projektmarketings ansprechen und sie vom Projekt überzeugen. Und natürlich ist es wichtig, sie über den Fortschritt des Projekts zu informieren. 

Für externe Präsentationen sollte die Stakeholder Map anonymisiert werden, um keine Gruppen bloßzustellen.

Die häufigsten Risiken und Fehler bei der Stakeholderanalyse

Eine Stakeholderanalyse ist für den Erfolg vieler Projekte wesentlich. Sie kann aber auch Risiken und Fehler bergen, die das Ergebnis negativ beeinflussen. Der folgende Abschnitt stellt die häufigsten Fehler und Risiken bei der Analyse dar.

Beurteilungsfehler
Es kommt nicht selten vor, dass man die Meinungen oder Haltungen der Stakeholder falsch bewertet. In der Wissenschaft gibt es verschiedene Konzepte, wie sich Beurteilungsfehler begründen lassen. Dazu zählt zum Beispiel der Halo-Effekt. Dabei schließt man aus einer Kompetenz in der Vergangenheit darauf, wie sich die Person in Zukunft verhalten wird. Das kann dazu führen, dass man eine Person überschätzt.

Häufig sind persönliche Sympathie und Antipathie für Fehler verantwortlich. Da eine Stakeholderanalyse immer von Menschen durchgeführt wird, wird sie nie gänzlich objektiv sein. Jedoch sollte man sich eigener Sympathien und Antipathien bewusst sein und diese nicht 1:1 auf das Projekt übertragen. Umso wichtiger ist es, dass eine Stakeholderanalyse nicht von einer einzelnen Person, sondern immer von einem Team durchgeführt wird. Das reduziert das Risiko von Fehleinschätzungen.

Informationslecks
In einer Stakeholderanalyse werden sensible Daten zusammengetragen. Schließlich handelt es sich um persönliche Einstellungen und Meinungen. Daher sind Dokumente im Bereich der Stakeholderanalyse immer vertraulich zu behandeln. Gelangen diese Dokumente nach außen, kann das schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen.

Falsche Priorisierung
Ein weiterer Fehler ist die falsche Priorisierung von Stakeholdern. Das kann zum Beispiel geschehen, wenn Sie Hierarchien falsch einschätzen oder der Einfluss einer Person über- oder unterbewerten. Beispielsweise könnte es passieren, dass Sie den Leiter einer Abteilung als Hauptstakeholder betrachten, obwohl er in Wahrheit kaum beteiligt ist, sondern sein Team den größten Einfluss auf das Projekt hat.

Fehler in der Kommunikation
Zudem kann es passieren, dass die Kommunikation als solche fehlgeleitet ist und es nicht gelingt, die Stakeholder passend anzusprechen. Fühlen sich Stakeholder mit großem Einfluss übergangen und nicht hinreichend informiert, kann das im schlimmsten Fall zur Ablehnung des Projekts oder mangelhafter Zustimmung führen.

Es allen recht machen wollen
Es ist wichtig, die Meinungen der Stakeholder zu akzeptieren und auf sie einzugehen. Es wäre jedoch falsch, es allen Stakeholdern recht machen zu wollen. Das ist erstens gar nicht möglich und würde wahrscheinlich auch das Erreichen des Projektziels gefährden.

Die Stakeholderanalyse nicht in die Risikoanalyse einfließen lassen
Die Erkenntnisse einer Stakeholderanalyse wiederum sollten in die Risikoanalyse einfließen. Das gilt vor allem für Stakeholder mit einem großen Einfluss und/ oder einer negativen Einstellung dem Projekt gegenüber. In diesem Fall ist die Stakeholderanalyse der Auftakt für weitere Maßnahmen, um diese Stakeholder im besten Falle positiv für das Projekt zu beeinflussen.

Fazit

Eine Stakeholderanalyse leistet einen wichtigen Beitrag zum Erfolg von Projekten. Sie beginnt mit der Identifikation der internen und externen Stakeholder, die direkt oder indirekt am Projekt beteiligt sind, und deren Bewertung.

Eine erfolgreiche Stakeholderanalyse kann Ihnen dabei helfen, die Projektkommunikation zielgerichtet im Hinblick auf die Stakeholder auszurichten. Vermeiden sollten Sie, dass dabei vertrauliche Informationen aus der Analyse nach draußen dringen.

Autor: Michaela Weiß
Michaela Weiß hält einen MBA in General Management und war über zehn Jahre beruflich in den Bereichen E-Commerce, Online Marketing und Unternehmensberatung unterwegs. Seit 2015 ist sie als freiberufliche Autorin tätig und schreibt über Themen rund um Marketing, IT und Projektmanagement.