Projektmanagement

Prozessmodellierung: Wie kann man Geschäftsprozesse darstellen?

Autor
Anastasia Wranek
Letzte Aktualisierung

Wer wettbewerbsfähig bleiben möchte, braucht gute Prozesse. Immer mehr Unternehmen haben dies erkannt, und nutzen eine Reihe von Tools und Maßnahmen, um ihre Prozesse zu optimieren. Die Prozessmodellierung ist eines davon.

Prozessmodellierung kann dabei helfen, Prozesse im Unternehmen klarer zu definieren und Geschäftsabläufe besser zu verstehen. Doch wie funktioniert das ganze, was sind die Vor- und Nachteile dieses Ansatzes – und welche Methoden und Software gibt es? Das und mehr klären wir in diesem Artikel.

Definition

In der Prozessmodellierung geht es um die Darstellung von Geschäftsprozessen und Workflows. Für Geschäftsprozesse gibt es dabei unterschiedliche Definitionen – eine davon lautet folgendermaßen:

„Ein Geschäftsprozess ist eine Menge von aufeinanderfolgenden Aktivitäten, die einen bestimmten Mehrwert für den Kunden schaffen.“

Diese Definition legt den Fokus auf den Kundennutzen, doch Unternehmen nutzen die Prozessmodellierung auch für die Darstellung von internen Prozessen. Sie ist also vielseitig einsetzbar und kann Unternehmen dabei helfen, einen besseren Einblick in alle möglichen Abläufe zu erhalten.

Darstellung im Prozessmodell

Die Geschäftsprozesse werden visuell in einem sogenannten Prozessmodell dargestellt. Es enthält in der Regel eine Reihe von Symbolen, die verschiedene Arten von Aktivitäten in einem Geschäftsprozess abbilden. Diese Symbole können Aktivitäten wie das Lesen einer E-Mail, das Bearbeiten eines Dokuments oder das Durchführen einer Suche beschreiben.

Eine vereinfachte Prozessdarstellung als Flow-Diagramm in Miro.

Prozessmodelle können auch Verzweigungen und Wiederholungen enthalten, die es ermöglichen, den Prozess an unterschiedliche Situationen anzupassen. Es ist ein wichtiges Werkzeug für die Gestaltung und Optimierung von Geschäftsprozessen.

Der Ablauf eines Geschäftsprozesses – ein Beispiel

Ein Geschäftsprozess ist in der Regel eine Reihe von Aktivitäten, die ein Unternehmen durchführt, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Diese Aktivitäten können intern oder extern liegen und physisch oder digital stattfinden.

Der Ablauf eines typischen Geschäftsprozesses könnte folgendermaßen aussehen:

  1. Die erste Aktivität im Prozess ist in der Regel die Identifikation eines Bedarfs oder einer Chance. Dies kann durch Kundenfeedback, Marktforschung oder andere Mittel erfolgen. 
  2. Es wird ein Konzept entwickelt, um diesen Bedarf zu stillen oder diese Chance zu nutzen. Dies kann durch Brainstorming, Prototyping oder andere Mittel erfolgen. 
  3. Sobald das Konzept fertiggestellt ist, lässt es sich testen und validieren. Dies kann durch Kundentests, Beta-Tests oder andere Mittel erfolgen. 
  4. Anschließend stehen die Prozessimplementierung und der Roll-Out an. Dies kann durch Schulungen, Kommunikation und andere Mittel erfolgen. 
  5. Der Prozess wird anschließend überwacht und kontinuierlich verbessert, beispielsweise durch Messungen, Benchmarking und andere Mittel.

Die einzelnen Prozessschritte hängen stets vom Unternehmen ab und sind damit immer vollständig individuell. Doch wie wird aus dieser Abfolge nun ein abgebildeter Prozess? Dazu kommen wir als Nächstes.

Methoden der Prozessmodellierung

Es gibt verschiedene Methoden, die man bei der Prozessmodellierung anwenden kann. Wir konzentrieren uns auf die drei beliebtesten:

BPMN (Business Process Model and Notation)

BPMN (Business Process Model and Notation, oder auf Deutsch: Geschäftsprozessmodell und -notation) ist eine standardisierte grafische Darstellungsmethode für Geschäftsprozesse. Sie wurde ursprünglich von der Object Management Group (OMG) entwickelt und ist inzwischen ein ISO-Standard. Es ist eine sehr flexible Methode, die sowohl für einfache als auch für komplexe Prozesse geeignet ist. Sie können damit Prozesse modellieren, die bereits existieren, oder neue Prozesse entwickeln.

Der erste Schritt bei der Erstellung eines BPMN-Prozessmodells ist die Identifizierung der Aktivitäten, die sich in dem Prozess befinden. Diese Aktivitäten lassen sich in einem Aktivitätsdiagramm darstellen. Hierbei handelt es sich um ein Flussdiagramm, welches die Reihenfolge zeigt, in der die Aktivitäten vorliegen. Auch Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten lassen sich aufzeigen.

Ein BPMN-Aktivitätsdiagramm kann auch Gateways und Events enthalten. Gateways sind Entscheidungspunkte, an denen der Prozess abhängig von bestimmten Kriterien entweder weitergeführt oder abgebrochen wird. Events sind außerdem Ereignisse, die während des Prozesses auftreten können, etwa ein Fehler oder eine Zeitüberschreitung.

Nachdem das Aktivitätsdiagramm erstellt ist, können Sie weitere Details hinzufügen, um den Prozess genauer zu beschreiben. Diese Details können Informationen über die Daten enthalten, die in dem Prozess verarbeitet werden, oder über die Rollen und Verantwortlichkeiten der Beteiligten.

BPMN ist eine leistungsstarke Methode zur Modellierung von Geschäftsprozessen. Sie ermöglicht es Ihnen, Ihren Prozess genau zu beschreiben und so zu optimieren, dass er effizient und effektiv abläuft. Durch die Verwendung von Symbolen und Notationen ist BPMN leicht verständlich und intuitiv bedienbar. Daher hat sich dieses Modell in den letzten Jahren zu einer der am häufigsten verwendeten Methoden der Prozessmodellierung entwickelt.

UML (Unified Modeling Language)

UML (Unified Modeling Language, oder auf Deutsch: Vereinheitlichte Modellierungssprache) ist eine der am häufigsten verwendeten Methoden zur Prozessmodellierung und -darstellung. Es ist eine standardisierte, grafische Modellierungssprache, die viele Organisationen und Unternehmen weltweit für Diagramme verwenden. UML bietet einen Rahmen für die Modellierung von Systemen und lässt sich für eine Vielzahl von Zwecken einsetzen, beispielsweise für die Analyse, das Design, die Implementation, die Dokumentation oder den Test von Systemen.

UML basiert auf dem Konzept der objektorientierten Programmierung (OOP). Es umfasst eine Reihe von Symbolen, die es ermöglichen, ein System auf verschiedene Weise zu beschreiben. Je nachdem, welche Prozessaspekte untersucht werden sollen, kommen dabei verschiedene Diagramm-Typen zum Einsatz – beispielsweise sequenzielle Diagramme, Flussdiagramme oder Zustandsdiagramme.

  • Sequentielle UML-Diagramme zeigen, wie ein Prozess Schritt für Schritt abläuft. Sie sind sehr nützlich, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Schritte in einem Prozess vorhanden sind, und dass Mitarbeiter diese in der richtigen Reihenfolge ausführen.
  • Flussdiagramme zeigen die verschiedenen Zustände, die ein Objekt durchlaufen kann, sowie die Aktionen, die zum Wechsel von einem Zustand in den nächsten erforderlich sind. Diese Diagramme können dabei unterstützen, Fehler in einem Prozess zu finden oder herauszufinden, warum ein Prozess nicht so funktioniert, wie er sollte.
  • Zustandsdiagramme zeigen die verschiedenen Zustände, in denen sich ein Objekt befinden kann, und die Bedingungen, die nötig sind, damit ein bestimmter Zustand erreicht wird. Diese Diagramme können sehr nützlich sein, um komplexe Prozesse besser zu verstehen und Fehler darin zu finden.

EPK (Ereignisgesteuerte Prozessketten)

Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPKs) sind eine weitverbreitete Methode der Prozessmodellierung. Sie basieren auf Ereignissen, die in einem bestimmten Ablauf passieren. Diese Ereignisse können sehr hilfreich dabei sein, komplexe Prozesse zu verstehen und zu visualisieren.

Ereignisgesteuerte Prozessketten bestehen aus einer Reihe von Aktivitäten, die durch Ereignisse miteinander verbunden sind. Jedes Ereignis löst eine Aktivität aus, die als Reaktion auf das Ereignis ausgeführt wird. Die Reihenfolge der Aktivitäten in einer EPK ist daher abhängig von den Ereignissen, die sie auslösen.

Ereignisse lassen sich manuell oder automatisch auslösen. Beispiele für manuell ausgelöste Ereignisse sind das Klicken auf einen Button oder das Absenden eines Formulars. Beispiele für automatisch ausgelöste Ereignisse sind das Erreichen eines bestimmten Datums oder das Empfangen einer bestimmten Nachricht.

In einer EPK sind die Aktivitäten als Symbole dargestellt, die mit Pfeilen verbunden sind. Die Pfeile zeigen an, welche Aktivität als Reaktion auf welches Ereignis ausgeführt wird. Die Reihenfolge der Aktivitäten in einer EPK sind daher leicht zu erkennen.

EPKs werden häufig in Projektmanagement- und Business-Prozess-Management-Anwendungen eingesetzt. Sie sind aber auch in anderen Bereichen nützlich, zum Beispiel in der Softwareentwicklung, bei der Planung von Produktionsabläufen oder bei der Durchführung von Geschäftsprozessen. Im Gegensatz zu anderen Modellierungsansätzen, wie BPMN, sind EPKs jedoch nicht so gut für die Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen geeignet.

Prozessmodellierung in der Praxis

Prozessmodellierungen sind sehr nützlich, um komplexe Geschäftsprozesse zu verstehen und zu visualisieren. Sie lassen sich auch dafür einsetzen, die Effizienz von Prozessen zu verbessern und neue Prozesse zu entwickeln. Damit der Start in der Praxis gelingt, haben wir für Sie einige Tipps vorbereitet.

Tipps vor dem Start

Bevor Sie mit der Prozessmodellierung beginnen, sollten Sie einige Vorkehrungen treffen. Diese Tipps werden Ihnen dabei helfen, den Prozess reibungslos und effektiv zu gestalten:

Definieren Sie das Ziel Ihrer Modellierung 
Bevor Sie mit der Prozessmodellierung beginnen, sollten Sie sich zunächst über die Ziele und Erwartungen im Klaren sein. Welche Verbesserungen möchten Sie durch die Prozessmodellierung erreichen? Soll die Modellierung dazu dienen, bestehende Prozesse zu optimieren oder neue Prozesse zu entwickeln? Welche Bereiche des Unternehmens sollen vom Modellierungsprojekt betroffen sein? Klären Sie diese Fragen im Vorfeld, um Missverständnisse zu vermeiden und das Modellierungsprojekt erfolgreich durchführen zu können. 

Wählen Sie eine geeignete Methode 
Es gibt viele verschiedene Methoden zur Prozessmodellierung. Die richtige Methode hängt von Ihrem Ziel ab. Wenn Sie etwa einen bestehenden Prozess optimieren möchten, kann eine Analyse mit Flussdiagrammen oder BPMN sehr hilfreich sein. Informieren Sie sich über die verschiedenen Methoden und entscheiden Sie, welche am besten zu Ihrem Ziel passt.

Das richtige Team zusammenstellen 
Für ein erfolgreiches Modellierungsprojekt ist es wichtig, dass das richtige Team an Bord ist und effektiv zusammenarbeitet. Das Team sollte aus Experten auf dem Gebiet der Prozessmodellierung sowie aus Mitarbeitenden des Unternehmens bestehen, die mit den zu modellierenden Prozessen vertraut sind. Auf diese Weise lassen sich Fehler in der Modellierung vermeiden und die Ergebnisse des Projekts optimal nutzen. 

Sammeln Sie alle notwendigen Informationen 
Bevor Sie mit der Modellierung beginnen, sollten Sie alle relevanten Informationen sammeln. Dazu gehören Daten über den aktuellen Prozess sowie Feedback von Mitarbeitenden und Kunden. Je mehr Informationen Sie haben, desto besser können Sie den Prozess verstehen und ihn effektiv modellieren. 

Setzen Sie sich realistische Ziele 
Die Modellierung kann sehr hilfreich sein, aber sie ist keine Wunderwaffe. Setzen Sie realistische Erwartungen an die Ergebnisse, damit am Ende keine Enttäuschung eintritt.

Kommunikation ist entscheidend 
Eine gute Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg des Modellierungsprojekts. Informieren Sie alle Beteiligten regelmäßig über den Stand des Projekts und stellen Sie sicher, dass diese alle Fragen und Anmerkungen zeitnah bearbeiten. Auf diese Weise können Sie Missverständnisse vermeiden.

Kontinuität ist erforderlich
Wenn Sie einmal mit der Modellierung Ihres Prozesses begonnen haben, sollten Sie diesen auch kontinuierlich weiterentwickeln und verbessern. Dies bedeutet nicht, dass Sie jedes Mal perfekte Modelle erstellen müssen. Vielmehr sollten Sie Ihre Modelle regelmäßig überprüfen und gegebenenfalls anpassen. Nur so können Sie sicherstellen, dass Ihr Prozess immer auf dem neuesten Stand ist.

Welche Software unterstützt bei der Prozessmodellierung?

Wenn Sie eine Prozessmodellierung durchführen möchten, benötigen Sie eine spezielle Software. Diese Software unterstützt Sie bei der Erstellung, Bearbeitung und Analyse Ihrer Prozesse. Die wichtigsten Funktionen einer solchen Software sind: 

  • Erstellung von Prozessdiagrammen 
  • Analyse von Prozessen 
  • Verwaltung von Prozessdaten 
  • Export und Import von Prozessdiagrammen 

Es gibt verschiedene Tools und Softwarepakete für die Prozessmodellierung. Die meisten dieser Pakete sind kommerziell, Unternehmen müssen sie kostenpflichtig erwerben. Es gibt jedoch auch einige freie Tools, die Sie kostenlos verwenden können.

Einige bekannte Tools für Prozessmodellierungen sind:

Welches Tool für Sie die beste ist, hängt maßgeblich von Ihren individuellen Bedürfnissen und Präferenzen ab.

Vor- und Nachteil der Prozessmodellierung

Die Prozessmodellierung ist ein sehr nützliches und vielseitiges Instrument, um die Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu optimieren. Wie alle Methoden bringt auch die Prozessmodellierung Vor- und Nachteile mit sich, derer man sich bewusst sein sollte:

Vorteile

Die Prozessmodellierung ermöglicht es, komplexe Sachverhalte anschaulich darzustellen und zu vermitteln.

Sie hilft, die Abläufe in einem Unternehmen zu verstehen und zu analysieren.

Sie lässt sich heranziehen, um Szenarien zu entwickeln und die Auswirkungen von Veränderungen vorherzusagen.

Prozessmodellierung unterstützt die Kommunikation zwischen den Beteiligten eines Projekts, da alle an einem einheitlichen Modell arbeiten.

Durch die Modellierung können Sie Fehler in den Prozessen erkennen und sie damit leichter beheben.

Die Modellierung unterstützt die Planung und Durchführung von Projekten, da sie ein klares Bild des zu erreichenden Ziels liefert.

Prozessmodellierung kann helfen, neue Prozesse zu entwickeln und zu optimieren.

Nachteile

Die Prozessmodellierung kann sehr zeitaufwendig sein, vor allem bei komplexen Systemen.

Viel Vorbereitung und Planung sind notwendig.

Es kann schwierig sein, Änderungen vorzunehmen, wenn das System bereits eingerichtet ist. Wenn Sie etwa eine bestimmte Funktion hinzufügen möchten, müssen Sie möglicherweise das gesamte Modell neu erstellen.

Nicht alle Prozesse lassen sich leicht modellieren.

Prozessmodellierungen sind fehleranfällig, wenn Beteiligte nicht alle Aspekte betrachten.

Komplexe Prozesse können schwer zu verstehen sein.

Fazit

Prozessmodelle sind ein hilfreiches Werkzeug, wenn es darum geht, Geschäftsprozesse visuell anschaulich darzustellen. Sie ermöglichen es Unternehmen, komplexe Prozesse zu visualisieren und zu verstehen, damit sie jene effektiv gestalten und optimieren können. Allerdings sollte man bei der Auswahl eines Modells immer bedenken, welches Modell für welchen Zweck am besten geeignet ist.

Es gibt zahlreiche kostenlose und kostenpflichtige Tools, die bei der Prozessmodellierung unterstützten. Über den Erfolg entscheidet dabei neben der Wahl der Software und des Modells auch die richtige Vorbereitung: Wenn Sie die richtigen Fragen stellen und sich ausreichend Zeit für die Visualisierung der Geschäftsprozesse nehmen, können Sie von den Vorteilen der Methode profitieren.

Autor: Anastasia Wranek
Anastasia Wranek hat Wirtschaftspsychologie studiert und mehrere Jahre als Projekt und Prozessmanagerin gearbeitet. Ihre Spezialgebiete liegen in der Organisations- und Personalentwicklung sowie im IT-Projektmanagement. Als freiberufliche Autorin schreibt sie hauptsächlich über die Themen Projektmanagement, Agilität und New Work.