Kostenlose Projektmanagement Software 2024: Die 10 besten Tools im Test

Projektmanagement ist wichtig, Cashflow aber auch. Zum Glück gibt es viele kostenlose Projektmanagement-Tools, die Sie auch ohne monatliche Gebühr bei der Planung und Verwaltung Ihrer Aufgaben und Projekte unterstützen.

Wir haben einige der besten Gratis-Optionen für Sie zusammengestellt und verraten, worauf Sie bei kostenlosen Projektmanagement-Plattformen verzichten müssen.

Gratis-Software ist stets mit Einschränkungen verbunden. Das gilt auch für Projektmanagement-Software – schließlich verdienen die Anbieter an zahlenden Kunden mehr. Sie halten deshalb manche Funktionen bewusst zurück, um Nutzern die Premium-Lizenzen schmackhaft zu machen.

Die gute Nachricht ist, dass die Gratis-Tarife von Projektmanagement-Tools in der Regel weit mehr als einfache „Testversionen“ sind: Trotz gewisser Limits geben sie häufig auch als eigenständiges Stück Software eine gute Figur ab.

Mit gewissen Einschränkungen müssen Sie natürlich trotzdem leben. Dazu können zählen:

Gratis-Tarife sind also immer ein Kompromiss – doch selten ist dieser Kompromiss so attraktiv wie im Projektmanagement-Bereich. Vor allem für Einzelpersonen (z. B. Freelancer) oder kleine Organisationen mit einfachen Projekten könnten die kostenlosen Optionen fürs Erste absolut ausreichen; upgraden lässt sich später schließlich immer noch. Die Frage ist nur: Welche Plattform soll es sein?

Jeder Anbieter behandelt seinen Gratis-Tarif etwas anders. Wir haben die zehn besten Projektmanagement-Tools mit Gratis-Option für Sie zusammengestellt und gehen auf die Vorzüge und Einschränkungen der kostenlosen Versionen ein.

ClickUp* bietet so viel Flexibilität wie kaum eine zweite Projektmanagement-Plattform: Hier lässt sich fast jede Funktion, Einstellung und Ansicht bis ins Detail konfigurieren und an die Projektbedürfnisse und Anforderungen bestimmter Teams anpassen.

Damit sicherte sich ClickUp den zweiten Platz in unserem Ranking der besten Projektmanagement-Tools. Zu beanstanden hatten wir vor allem, dass die Plattform vergleichsweise komplex ist, gerade für Anfänger, und das Interface öfter mal ins Ruckeln kommt. Dafür wusste auch die Gratis-Version von ClickUp zu überzeugen.

ClickUps Gratis-Tarif ist laut Anbieter für die „persönliche Verwendung“ am besten geeignet. Der Funktionsumfang und die akzeptablen Einschränkungen machen ihn aber auch für Teams und kleine Organisationen interessant.

Die Gratis-Version von ClickUp ist also eine gute Wahl, wenn Sie (allein oder mit mehreren Teammitgliedern) Projekte mit vielen Aufgaben managen und aus unterschiedlichen Perspektiven visualisieren möchten.

Natürlich hat auch der Gratis-Tarif von ClickUp gewisse Einschränkungen. Dazu zählen:

Wenn Sie viele Daten hochladen oder Ihre Projekte in mehreren Spaces organisieren möchten, könnten Sie also schnell an die Grenzen des mit ClickUp Free Machbaren stoßen.

ClickUp ist Ihnen etwas zu komplex? Dann liefert Asana* eine gute Gratis-Alternative: Das prozessbasierte Asana-Interface ist deutlich hübscher und flotter als das von ClickUp und kann richtigen Schwung in die teamweite Projektverwaltung bringen.

Dafür ist Asana weniger vielseitig als ClickUp: Die Anpassungsmöglichkeiten, etwa in Form benutzerdefinierter Felder, sind vergleichsweise eingeschränkt, die Kollaborationstools abseits der Standardwerkzeuge nicht sonderlich ausgeprägt.

Der Asana-Gratis-Tarif bietet alle Grundlagen, die Einzelpersonen oder kleine Teams benötigen, um ihre Aufgaben zentral zu verwalten. Zu den Vorteilen zählen:

Die kostenlose Version von Asana ist somit für Einzelpersonen wie Freelancer und für kleinere Organisationen mit bis zu zehn Mitgliedern interessant, die eine anfängerfreundliche Zentrale fürs digitale Aufgabenmanagement suchen.

Asana schränkt in seiner Gratis-Version vor allem die Personalisierungsmöglichkeiten ein:

Die Gratis-Version von Asana stellt also alle Grundlagen bereit, macht es aber mit den Bordmitteln schwierig, aus den vorgegebenen Templates und Strukturen auszubrechen und die Projekte an individuelle Bedürfnisse anzupassen.

Notion* verfolgt einen anderen Ansatz als klassische Projektmanagement-Tools wie ClickUp oder Asana. Es handelt sich um eine Wiki-ähnliche Wissensdatenbank, in die Projekt- und Aufgabenmanagement-Features integriert sind. Notion lässt sich also auch für die Planung und Steuerung von Projekten nutzen, hat aber noch viele weitere Facetten, die die Plattform besonders vielseitig machen.

Weil Notion weniger prozessbasiert als andere Tools in diesem Bereich ist, erfordert die Einrichtung etwas mehr Eigeninitiative. Zudem fehlen ein paar Features, die man von Plattformen in diesem Bereich gewohnt ist, wie die Zeiterfassung oder umfangreiches Reporting.

Trotzdem ist Notion ein mächtiges Projektmanagement-Tool, das sich umfassend an die eigenen Team- und Projektgewohnheiten anpassen lässt und gleichzeitig als eine Art Firmen-Wiki dient.

Notion liefert im Gratis-Tarif eine vollwertige Benutzererfahrung: Sie haben Zugriff auf alle Grundfunktionen und können eine umfassende Wissensdatenbank für kleine Teams anlegen und Ihre Projekte darin organisieren.

Notion ist somit auch in der Gratis-Fassung eine gute Wahl, wenn Sie eine Wiki-Seite für sich und/oder Ihr kleines Team aufbauen und Informationen – ob projektbezogen oder nicht – systematisch organisieren und speichern möchten.

Vor allem für Teams ist die Premium-Fassung von Notion noch einmal deutlich mächtiger. Mit folgenden Limits müssen Gratis-Nutzer beispielsweise leben:

Teams werden also durch die Blöcke- und Upload-Limits in der Gratis-Fassung von Notion etwas eingeschränkt, können aber auch im verfügbaren Rahmen viel erreichen.

Auch Airtable* ist nicht – oder besser gesagt nicht nur – eine klassische Projektmanagement-Plattform. Der Hybrid aus Datenbank-, Tabellen- und Projektmanagement-Lösung bietet beinahe unendliche Möglichkeiten, Projekt- und andere Daten zu ordnen, zu filtern und zu visualisieren.

Wenn Sie eine prozessorientierte Plattform suchen, die mit wenigen Klicks eingerichtet und an standardmäßige Projektabläufe angepasst ist, ist Airtable nicht die beste Wahl. Wenn Sie hingegen eine zentrale Plattform als „Single Source of Truth“ für datenorientierte Projekte erstellen möchten, liefert Airtable eine unglaublich vielseitige Spielwiese, die auch Gratis-Nutzern viel zu bieten hat.

Bai Airtable sind auch in der Gratis-Fassung alle grundsätzlichen Funktionen nutzbar. Unter anderem profitieren Sie von:

Airtable ist in der Gratis-Version so gut aufgestellt, dass die Einschränkungen insbesondere für kleinere und einfache Projekte nicht allzu stark ins Gewicht fallen dürften.

Für zahlende Kunden ist Airtable natürlich noch einmal deutlich besser ausgestattet. Folgende Einschränkungen müssen Gratis-Nutzer hinnehmen:

Wenn Sie auf Erweiterungen, Automatisierungen und zeitliche Ansichten verzichten können, ist Airtable also auch in der Gratis-Fassung ein mächtiges Tool. Falls Sie jene aber eines Tags hinter sich lassen möchten, müssen Sie mit hohen Kosten rechnen.

monday.com* ist der Testsieger in unserem Ranking der besten Projektmanagement-Tools: Die Plattform punktet mit einer starken Kombination aus Benutzerfreundlichkeit, Anpassbarkeit und Funktionsumfang, verpackt in einem intuitiven Dashboard, in dem sich auch Anfänger schnell zurechtfinden sollten.

monday.com ist weniger prozessorientiert als Asana, aber nicht so Daten-fokussiert wie Airtable. Es ist einfach ein guter Allrounder, der alle wichtigen Projektmanagement-Werkzeuge in robuster Ausführung zur Verfügung stellt.

Die Gratis-Version von monday.com ist weniger für Organisationen, sondern vor allem für Einzelpersonen und Mini-Teams geeignet, die ihre Aufgaben und Daten zentral sammeln und digital speichern möchten.

monday.com ermöglicht mit seinem Gratis-Tarif also grundlegendes Aufgabenmanagement für ein bis drei Personen, schränkt das Angebot aber stärker ein als andere Tools.

Leider sind die Limits bei monday.com etwas ausgeprägter als bei den anderen Programmen unserer Top 5:

Die Gratis-Version von monday.com steht also weniger für sich allein als die Äquivalente anderer Projektmanagement-Tools und ist nur für kleine, einfache Projekte geeignet.

Unsere Top 5 ist aber nur eine kleine Auswahl: Es gibt noch viele andere Projektmanagement-Tools, die kostenlos nutzbar sind. Von den elf von uns getesteten Plattformen bieten zehn eine Gratis-Version. Wir möchten Ihnen natürlich auch die anderen fünf nicht vorenthalten:

Wrike* ist am ehesten mit Asana und monday.com zu vergleichen: Die Projektmanagement-Zentrale punktet mit einer auch für Anfänger intuitiven Bedienung, vielen Aufgabenfunktionen und einfach einzurichtenden Automatisierungen.

Im Gratis-Tarif von Wrike sind die wichtigsten Projekt- und Aufgabenmanagement-Features vorhanden, allerdings sind nur 200 aktive Aufgaben möglich und die meisten erweiterten Funktionen (z. B. Formulare, Automatisierungen, benutzerdefinierte Felder) fehlen.

Teamwork.com* ist eine Projektmanagement-Plattform, die auf die Bedürfnisse von Teams ausgerichtet ist, die an Kundenprojekten arbeiten – also beispielsweise Agenturen.

Der Gratis-Tarif von Teamwork.com unterstützt bis zu fünf Projekte für bis zu fünf Personen. Die richtig interessanten Features für die Kundenarbeit – etwa die Möglichkeit, Kunden einzuladen – sind aber zahlenden Kunden vorbehalten, und auch die Budget-Funktionen, für die die Plattform bekannt ist, sind stark beschnitten.

Trello* nimmt sich weniger vor als die bisher genannten Plattformen: Es handelt sich in erste Linie um eine Kanban-Plattform für kleinere Teams mit bewusst reduziertem Funktionsumfang.

Im Gratis-Tarif von Trello können Sie bis zu zehn Boards pro Workspace und unbegrenzt viele Karten pro Board erstellen. Allerdings ist der Speicherplatz auf 10 MB pro Datei begrenzt und erweiterte Ansichten neben der klassischen Kanban-Ansicht fehlen.

Smartsheet* hat mehr Ähnlichkeiten mit Airtable als mit den anderen Projektmanagement-Plattformen aus unserem Vergleich. Das Tabellen-basierte Tool ist am besten für datenintensive Projekte geeignet und erfordert ein gewisses Spreadsheet-Knowhow.

Der Gratis-Tarif von Smartsheet ist für einen Nutzer und bis zu zwei Bearbeiter geeignet, erlaubt aber nur zwei Sheets und beschränkt den Anlagenspeicher auf 500 MB.

MeisterTask* ist ähnlich wie Trello auf Kanban-Darstellungen beschränkt, nimmt diesen Fokus aber noch ernster, denn andere Visualisierungen werden kaum abgedeckt. Der Gratis-Tarif unterstützt bis zu drei Projekte, individuell anpassbare Boards und eine unbegrenzte Anzahl an Projektmitgliedern.

Software-Unterstützung im Projektmanagement muss nicht teuer sein. Viele Plattformen stellen sogar komplett kostenlose Tarife zur Verfügung – und die haben trotz eingeschränkter Funktionen so einiges zu bieten.

Besonders funktionsstark sind die Gratis-Versionen von ClickUp, Asana, Notion und Airtable. Auch wenn Sie auf die eine oder andere Ansicht oder Einstellung verzichten und so manche Limits hinnehmen müssen, handelt es sich selbst bei den Gratis-Tools um vollwertige Programme, mit denen Sie Ihre Projekte und Aufgaben umfassend planen und organisieren können.

Falls sich die Tools als nützlich erweisen und Sie doch lieber für den vollen Funktionsumfang zahlen, können Sie später immer noch upgraden. Mit unserem Tarifvergleich finden Sie das beste Angebot für Ihre Bedürfnisse.