Projekt​management

Multiprojektmanagement: Definition, Strategien und Erfolgsfaktoren

Autor
Anastasia Wranek
Letzte Aktualisierung
22. Aug. 2023

Schon mal mit Fußbällen, Jonglierkeulen und Wassermelonen auf einmal jongliert? So etwa fühlt sich Multiprojektmanagement an, bei dem man diverse Projekte mit all ihren Herausforderungen und Eigenheiten gleichzeitig im Auge behalten muss. Um dabei kein Projekt fallen zu lassen, ist die richtige Strategie erforderlich.

Wir verraten, was Multiprojektmanagement so besonders macht, welche Herausforderungen damit verbunden sind und wie Multiprojektmanagement in der Praxis aussieht.

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Was ist Multiprojektmanagement?

Wenn zu viele Projekte gleichzeitig Anspruch auf begrenzte Ressourcen erheben, kann dies schnell im Chaos und zu Blockaden in der Projektarbeit kommen. Die Folge? Fehlende Übersicht und unerreichte Zielsetzungen. Ein Gesamtüberblick muss her – und genau den bietet Multiprojektmanagement.

Multiprojektmanagement bezeichnet die koordinierte Planung, Steuerung und Überwachung mehrerer parallel laufender Projekte innerhalb einer Abteilung, einer Organisation oder eines Unternehmens.

Abgrenzung des Begriffes

Der Begriff „Multiprojektmanagement“ wird in der Praxis oft mit anderen Begriffen in einen Topf geworfen – vor allem mit den Begriffen „Portfoliomanagement“ und „Programmmanagement“. Dies ist jedoch nicht immer richtig.

Multiprojektmanagement vs. Programmmanagement

Programmmanagement bezieht sich auf alle Projekte in einem Unternehmen, welche alle ein gemeinsames Gesamtziel – nämlich die Unternehmensvision in Form eines bestimmten Programms – erfüllen.

Beim Multiprojektmanagement müssen die einzelnen Projekte kein gemeinsames Ziel verfolgen oder zu einem Unternehmensprogramm gehören. Sie können unabhängig voneinander verlaufen.

Dazu ein kleines Beispiel:

Projektmanagament-Methode

Beispiel

Programmmanagement

  • Das Unternehmen verfolgt das Ziel, ein neues Produkt auf den Markt zu bringen.

  • Die Umsetzung erfordert mehrere Projekte, wie z. B. die Erstellung eines Designs, die Durchführung von Tests und die Herstellung des Produkts.

  • Ein anderes Team entwickelt eine langfristige Marketingstrategie.

  • Alle diese Projekte gehören zu einem großen Programm, das die Unternehmensvision verfolgt.

Multiprojektmanagement

  • Im Unternehmen werden mehrere unabhängige Projekte gestartet.

  • Während das eine die Erstellung eines CMS Systems anstrebt, beschäftigt sich das zweite mit der Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit.

  • Das dritte Projekt ist mit der Programmierung einer Schnittstelle zwischen HR- und Finanzbuchhaltung beschäftigt.

  • Die Projekte verfolgen kein gemeinsames Ziel.

Multiprojektmanagement vs. Portfoliomanagement

Eine Abgrenzung zum Portfoliomanagement ist schwerer zu treffen. Die DIN 69909-1:2013-03 Norm beschreibt Multiprojektmanagement sogar als Oberbegriff für Portfolio- und Programmmanagement.

Vergleicht man die Aufgaben von Portfolio- und Multiprojektmanagement, findet man die gleichen Beschreibungen und Aufgaben. Der Begriff lässt sich also, anders als das Programmmanagement, durchaus synonymisch verwenden.

Eine feine Unterscheidung gibt es in der Praxis dennoch: Während sich das Portfoliomanagement auf Unternehmensebene bewegt, kann Multiprojektmanagement sowohl auf Unternehmensebene als auch für Abteilungen oder Unternehmensbereiche greifen.

Aufgaben des Multiprojektmanagements

Multiprojektmanagement steuert und verwaltet also mehrere Projekte, die nicht miteinander verbunden sind.

Der Aufbau eines solchen Systems erfordert besondere Fähigkeiten und Strategien sowie fundierte Kenntnisse in der Projektmanagementmethode. Den Multiprojektleiter oder das Projektmanagement-Office (PMO) erwarten dabei unter anderem folgende Aufgaben:

  • Projektübergreifende Projektplanung

  • Ressourcenmanagement

  • Termin- und Meilensteinplanung

  • Projektübergreifende Sicherstellung der Kommunikation und Transparenz

  • Risikomanagement

  • Change-Management

Das Multiprojektmanagement muss sicherstellen, dass die Ressourcen optimal genutzt und verteilt werden und alle Projekte reibungslos ablaufen. Nicht selten müssen Projektleiter verschiedene Abteilungen koordinieren, Prioritäten setzen und Kompromisse eingehen. Bei komplexeren Strukturen ist darüber hinaus auch eine systematische Steuerung aller Projekte erforderlich, um mögliche Risiken und Konflikte frühzeitig zu identifizieren.

Die Ausrichtung des Multiprojektmanagements

Beim Multiprojektmanagement lassen sich zwei grundlegende Ausrichtungen unterscheiden: das operative und das strategische Multiprojektmanagement. Es herrscht ein ständiges Spannungsfeld, dem sich Projektleiter bewusst sein sollten.

Operatives Multiprojektmanagement

Das operative Multiprojektmanagement konzentriert sich auf die aktive Koordination der einzelnen Projekte. Dabei dreht sich alles um die effiziente Zuweisung von Ressourcen, die Sicherstellung der Kommunikation zwischen den Teams und die Überwachung des Fortschritts jedes Projekts.

Der Fokus liegt auf der Lösung von aktuellen Aufgaben und Problemen, die in den Projekten auftreten.

Strategisches Multiprojektmanagement

Das strategische Multiprojektmanagement hingegen hat einen langfristigeren Fokus. Es geht darum, Entscheidungen zu treffen und Maßnahmen zu planen, die dazu beitragen, die übergeordneten Unternehmensziele zu erreichen (unabhängig von einem bestehenden Programm).

Projektmanager müssen dafür sorgen, dass die richtigen Projekte ausgewählt, die Prioritäten definiert und die Projektportfolio-Strategien kontinuierlich an sich ändernde Geschäftsbedingungen angepasst werden.

Vorteile und Herausforderungen im Multiprojektmanagement

Das Multiprojektmanagement bietet in der Praxis zahlreiche Vorteile, stellt Beteiligte und Unternehmen aber auch vor gewisse Herausforderungen. Beide Aspekte wollen wir als Nächstes genauer betrachten.

Vorteile

  • Weniger Risiko
    Sie reduzieren das Risiko eines Projektmisserfolgs durch eine ganzheitliche Betrachtung der gebündelten Projekte. Zudem können Sie Fehler reduzieren.

  • Bessere Ressourcenplanung
    Sie können die Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen besser nutzen und verteilen.

  • Abhängigkeiten reduzieren
    Durch Multiprojektmanagement lassen sich Abhängigkeiten zwischen Projekten offenlegen und reduzieren.

  • Effizienter arbeiten
    Indem Sie Projekte zentral steuern, können Sie sie schneller und effizienter abwickeln.

  • Projektleiter-Unterstützung
    Die Projektplanung und -durchführung kann durch einen erfahrenen Projektleiter oder das Project Management Office unterstützt werden.

  • Bessere Transparenz und Kommunikation
    Multiprojektmanagement erhöht die Transparenz und Kommunikation zwischen den Teams und einzelnen Projekten.

  • Strategische Planung
    Multiprojektmanagement unterstützt die strategische Planung eines Unternehmens.

Herausforderungen

  • Vielschichtige Verwaltung
    Komplexe Strukturen einer großen Anzahl an Projekten sind schwer zu verwalten und erfordern eine hohe Organisationsfähigkeit.

  • Komplexe Abhängigkeiten
    Sie müssen Projektabhängigkeiten stets im Blick behalten. Dies können die Priorisierung von Projekten beeinflussen.

  • Zeitlicher Aufwand
    Koordination und Kommunikation zwischen mehreren Teams und Abteilungen erhöht den Zeitaufwand.

  • Konflikte um Ressourcen
    Ressourcen sind begrenzt und Sie müssen diese umsichtig verteilen, es kann jedoch zu Konflikten kommen.

  • Change-Management ist wichtig
    Veränderungen in Projekten können ungewollte Auswirkungen auf die übrigen Projekte haben, es muss also ein Change-Management-Prozess implementiert werden. Zudem muss Wissensmanagement sichergestellt werden, um den Erfahrungsaustausch zwischen den Teams zu fördern.

  • Konflikte zwischen Teams
    Natürlich können in der Zusammenarbeit auch Konflikte zwischen den Teams entstehen.

Multiprojektmanagement in der Praxis

Das Project Management Institute (PMI) legte im Jahr 2021 offen, dass in Europa ganze 40 % der vorgenommenen Projekte scheitern. Lediglich 50 % werden in der vorgesehenen Zeit fertiggestellt, wobei nur 57 % davon im Budgetplan bleiben.

Diese Zahlen geben zu denken. Wo liegen die Ursachen? Darauf gibt es nicht die eine, allgemeingültige Antwort. Die Faktoren, welche Projekte zum Scheitern bringen, sind vielfältiger Natur.

Um allen Herausforderungen zu begegnen und Risiken zu minimieren, sollten Sie daher auf bewährte Strategien setzen. Sie schaffen dadurch optimale Rahmenbedingungen und Voraussetzungen, um alle Projekte in den sicheren Hafen zu bringen.

Strategien und Tipps für erfolgreiches Multiprojektmanagement

Wir haben einige Tipps und Strategien zusammengestellt und erklären kurz, worauf es dabei jeweils ankommt.

Priorisierung und Auswahl von Projekten

Es empfiehlt sich, Projekte nach festgelegten Kriterien zu priorisieren und auszuwählen. Dazu gehört die Bewertung des Nutzens, der Ressourcenanforderungen sowie möglicher Risiken.

Besonders wichtig ist außerdem die Anzahl gleichzeitig laufender Projekte, wie folgendes Beispiel zeigt:

Ein indischer Arzneimittelhersteller legte im Jahr 2013 30 % der laufenden Projekte auf Eis. Das Ergebnis? Bereits innerhalb von 12 Wochen konnte das Unternehmen im Vergleich zum vorherigen Zeitraum 83 % mehr Projekte erfolgreich beenden. Es gilt also, die optimale Anzahl laufender Projekte ausfindig zu machen.

Ressourcenmanagement

Eine effektive Ressourcenverwaltung ist besonders wichtig. Sie entscheidet darüber, ob Ihre Teams Projekte reibungslos durchziehen können, und kann Ihnen dabei helfen, Konfliktsituationen bereits im Voraus aufzudecken.

Dabei geht es vor allem um die effiziente Verteilung der Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen unter Berücksichtigung von Anzahl und Umfang der Projekte.

Es ist sinnvoll, ein Tool zur Ressourcenplanung und -steuerung zu verwenden, um Arbeitskräfte und Material besser verteilen und koordinieren zu können. Die Ressourcenvergabe sollte zudem klaren und festen Vorgaben folgen, um auch für Außenstehende nachvollziehbar zu sein. Stellen Sie außerdem Transparenz her, um Ressourcenkonflikte zu minimieren.

Kommunikation und Zusammenarbeit

Für ein erfolgreiches Multiprojektmanagement ist es unerlässlich, das Projektgeschehen kontinuierlich zu überwachen, zu evaluieren und ein stabiles Reporting aufzusetzen. Ein Schlüsselfaktor? Eine enge und regelmäßige Kommunikation, sowohl innerhalb der Projekte als auch mit den Auftraggebern.

Hierfür eignen sich insbesondere regelmäßige Reviews, Projektmeetings, Statusberichte und die Retrospektive, welche die Zusammenarbeit in den Fokus stellt. Zudem müssen die Abläufe sowie Verantwortlichkeiten bei jedem Projekt immer transparent sein.

Der Faktor „Motivation“ ist dabei besonders wichtig. Jene wirkt sich schließlich nicht nur auf das Wohlbefinden, sondern auch auf die Produktivität aus von Mitarbeitenden.

Die Retrospektive kann dabei helfen, die Zusammenarbeit stetig zu verbessern und damit auch die Effizienz des Teams zu verbessern.

Projektstart

Das Ziel steht, also können alle direkt loslegen? Eben nicht: Planen Sie ausreichend Zeit für die Projektvorbereitung und das Kick-off ein. Wenn der Start nämlich nicht sauber gelingt und wirklich alle Beteiligten an Bord sind, verlieren Sie viel Zeit und Ressourcen, um dies im Nachhinein wieder zu korrigieren.

Hier gilt: Wer Zeit einsparen möchte, wird am Ende mehr Zeit investieren müssen.

Risikomanagement

In jedem Projekt können unerwartete Risiken auftreten. Um hier nicht den Überblick zu verlieren, sollten Sie ein strukturiertes Vorgehen bei der Bewertung und Erfassung von Risiken entwickeln.

Mit einer einmaligen Analyse ist es jedoch nicht getan. Stattdessen müssen Sie ein System entwickeln, um die Risikobewertung regelmäßig anzupassen, zu erweitern oder neu zu bewerten. Behalten Sie Abhängigkeiten stets im Blick, denn diese können sich schnell als Risikofaktor entpuppen.

Meilensteine und Deadlines

Kein Projekt kommt wohl ohne gewisse Deadlines aus. Meilensteine helfen dabei, diese einzuhalten. Um sie jedoch realistisch zu setzen und den Projektfortschritt sichtbar zu machen, sollten Sie im Vorfeld alle Komponenten genau bewerten und den Zielen anpassen.

Bedenken Sie dabei das Parkinsonsche Gesetz: Es besagt, dass jede Aufgabe so lange dauert, wie die Zeit, die man ihr zugestanden hat.

Anders gesagt: Setzen Sie zu großzügig Fristen, in der Hoffnung, dass ein Team dadurch nicht unter Druck gerät? Dann können Sie damit rechnen, dass die Aufgabe auch erst zur Deadline erledigt ist. Finden Sie ein Mittelmaß, ohne jedoch zu viel Druck auszuüben.

Projektportfoliomanagement-Methoden

Sie müssen das Rad nicht neu erfinden – schließlich gibt es viele gängige Methoden zur Steuerung von Projekten, auf die Sie sich berufen können. Methoden wie die Meilensteintrendanalyse, das Gantt-Diagramm oder auch die SWOT-Analyse helfen Ihnen, Projekte auf Spur zu bringen und erfolgreich abzuschließen.

Verschiedene Methoden wie die Meilensteintrendanalyse helfen Projektleitern, den Überblick im Projekt zu behalten.

Agiles vs. traditionelles Projektmanagement

Sie können agile Methoden in die Projektarbeit integrieren, um Ihre Flexibilität zu steigern. Ein Kanban Board kann etwa dabei helfen, Aufgaben effizienter zu bearbeiten und die Prioritäten zeitnah anzupassen.

Es ist nicht unüblich, dass im Multiprojektmanagement agile und klassische Projekte parallel laufen. Wenn einige Teams mit Scrum arbeiten, kann dies daher eine Bereicherung für alle darstellen.

Projektmanagement-Tools

Um Deadlines einzuhalten und Projektfortschritte transparent zu tracken, ist es sinnvoll, auf professionelle Tools und Software zurückzugreifen. Diese unterstützen Sie beispielsweise beim Ressourcenmanagement oder bei der Überwachung von Meilensteinen. Im Idealfall können Sie darin auch detaillierte Berichte und Analysen erstellen, um immer den Durchblick zu behalten.

Beliebt sind beispielsweise folgende Tools:

  • Jira

  • Asana

  • monday.com

  • Trello

  • Notion

Ein Tool wie von Jira oder einem der anderen genannten Anbieter erleichtert das Multiprojektmanagement auf vielen Ebenen.

Projekt Management Office (PMO)

Besonders in großen Organisationen ergibt es Sinn, ein PMO zu implementieren. Diese kann als zentrale Abteilung für Projektmanagement fungieren und alle Teams unterstützen. Damit lasten die Aufgaben nicht auf einer Person und verschiedene Aufgaben können Teammitglieder schneller vorantreiben.

Transparenz

Bei allen Punkten gilt: Stellen Sie Transparenz her! Nur wenn alle wissen und einsehen können, woran andere Teams gerade arbeiten, wer was macht und welche Ressourcen für das Projekt zur Verfügung stehen, kann ein Multiprojektmanagement erfolgreich sein.

Erfolgsfaktoren in der Praxis

Fassen wir die wichtigsten Erfolgsfaktoren, die über den Erfolg des Multiprojektmanagements entscheiden können, noch einmal zusammen. Betrachten Sie die folgenden Stichpunkte als Checkliste, mit der Sie prüfen können, ob Sie bereits alle Punkte erfüllen oder noch Steuerungsbedarf haben.

Für erfolgreiches Multiprojektmanagement müssen Sie:

  • klare Zielsetzungen und Meilensteine für jedes Projekt definieren

  • transparente Kommunikation und Informationsfluss sicherstellen

  • Abhängigkeiten sichtbar machen

  • eine strategische und taktische Ressourcenplanung vornehmen

  • Flexibilität und Anpassungsfähigkeit bewahren

  • Teamzusammenarbeit und -motivation fördern

  • die Projektziele und -prioritäten regelmäßig überprüfen und anpassen

Fazit

Sie wollen sich eine Übersicht über sämtliche laufenden Projekte im Unternehmen verschaffen? Mit Multiprojektmanagement können Sie mehrere parallel laufende Projekte koordiniert planen, steuern und überwachen. Weil dabei viele unterschiedliche Interessen, Bedürfnisse, Deadlines und Ressourcen aufeinandertreffen, handelt es sich um ein komplexes Unterfangen.

Mit den passenden Tools und Methoden, sowie der Implementierung eines Projekt Management Office, können Sie erfolgreich mit Projekten jonglieren – ohne dass sie Ihnen aus der Hand gleiten.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Multiprojektmanagement?

Multiprojektmanagement ist eine Methode, mit der Sie mehrere Projekte auf Unternehmens- oder Bereichsebene gleichzeitig steuern und verfolgen können.

Was ist der Unterschied zwischen Multiprojektmanagement, Projektportfoliomanagement und Programmmanagement?

Beim Multiprojektmanagement geht es um die Steuerung mehrerer Projekte, die voneinander unabhängig sind und unterschiedliche Ziele verfolgen. In der Praxis wird es oft als Synonym für Projektportfoliomanagement verwendet. Programmmanagement hingegen bezieht sich auf Programme, die allesamt auf ein gemeinsames übergeordnetes Ziel, etwa das Unternehmensprogramm, hinarbeiten.

Wann macht ein Multiprojektmanagement Sinn?

Multiprojektmanagement eignet sich vorrangig für Unternehmen und Abteilungen, die mehrere Projekte gleichzeitig betreiben und leiten – insbesondere, wenn begrenzte Ressourcen unter diesen aufzuteilen sind.

Was sind die größten Herausforderungen von Multiprojektmanagement?

Die größte Herausforderung besteht darin, Abhängigkeiten und Risiken im Auge zu behalten, Prioritäten anzupassen, Transparenz herzustellen und begrenzte Ressourcen zu verteilen.

Welche Multiprojektmanagement-Methoden helfen bei der Umsetzung?

Beliebte Multiprojektmanagement-Methoden sind Meilensteintrendanalysen, Gantt-Diagramme, SWOT-Analysen und agile Methoden wie das Kanban-Board.

Welche Tools können beim Multiprojektmanagement unterstützen?

Beliebte Multiprojektmanagement-Tools sind beispielsweise Jira, Asana und monday.com. Diese können Sie beim Ressourcenmanagement und der Überwachung von Deadlines, sowie bei der Erstellung von Berichten und Analysen unterstützen.

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Anastasia Wranek hat Wirtschaftspsychologie studiert und mehrere Jahre als Projekt und Prozessmanagerin gearbeitet. Ihre Spezialgebiete liegen in der Organisations- und Personalentwicklung sowie im IT-Projektmanagement. Als freiberufliche Autorin schreibt sie hauptsächlich über die Themen Projektmanagement, Agilität und New Work.
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