Multiprojektmanagement: Definition, Strategien und Erfolgsfaktoren

Schon mal mit Fußbällen, Jonglierkeulen und Wassermelonen auf einmal jongliert? So etwa fühlt sich Multiprojektmanagement an, bei dem man diverse Projekte mit all ihren Herausforderungen und Eigenheiten gleichzeitig im Auge behalten muss. Um dabei kein Projekt fallen zu lassen, ist die richtige Strategie erforderlich.

Wir verraten, was Multiprojektmanagement so besonders macht, welche Herausforderungen damit verbunden sind und wie Multiprojektmanagement in der Praxis aussieht.

Wenn zu viele Projekte gleichzeitig Anspruch auf begrenzte Ressourcen erheben, kann dies schnell im Chaos und zu Blockaden in der Projektarbeit kommen. Die Folge? Fehlende Übersicht und unerreichte Zielsetzungen. Ein Gesamtüberblick muss her – und genau den bietet Multiprojektmanagement.

Multiprojektmanagement bezeichnet die koordinierte Planung, Steuerung und Überwachung mehrerer parallel laufender Projekte innerhalb einer Abteilung, einer Organisation oder eines Unternehmens.

Der Begriff „Multiprojektmanagement“ wird in der Praxis oft mit anderen Begriffen in einen Topf geworfen – vor allem mit den Begriffen „Portfoliomanagement“ und „Programmmanagement“. Dies ist jedoch nicht immer richtig.

Programmmanagement bezieht sich auf alle Projekte in einem Unternehmen, welche alle ein gemeinsames Gesamtziel – nämlich die Unternehmensvision in Form eines bestimmten Programms – erfüllen.

Beim Multiprojektmanagement müssen die einzelnen Projekte kein gemeinsames Ziel verfolgen oder zu einem Unternehmensprogramm gehören. Sie können unabhängig voneinander verlaufen.

Dazu ein kleines Beispiel:

Eine Abgrenzung zum Portfoliomanagement ist schwerer zu treffen. Die DIN 69909-1:2013-03 Norm beschreibt Multiprojektmanagement sogar als Oberbegriff für Portfolio- und Programmmanagement.

Vergleicht man die Aufgaben von Portfolio- und Multiprojektmanagement, findet man die gleichen Beschreibungen und Aufgaben. Der Begriff lässt sich also, anders als das Programmmanagement, durchaus synonymisch verwenden.

Eine feine Unterscheidung gibt es in der Praxis dennoch: Während sich das Portfoliomanagement auf Unternehmensebene bewegt, kann Multiprojektmanagement sowohl auf Unternehmensebene als auch für Abteilungen oder Unternehmensbereiche greifen.

Multiprojektmanagement steuert und verwaltet also mehrere Projekte, die nicht miteinander verbunden sind.

Der Aufbau eines solchen Systems erfordert besondere Fähigkeiten und Strategien sowie fundierte Kenntnisse in der Projektmanagementmethode. Den Multiprojektleiter oder das Projektmanagement-Office (PMO) erwarten dabei unter anderem folgende Aufgaben:

Das Multiprojektmanagement muss sicherstellen, dass die Ressourcen optimal genutzt und verteilt werden und alle Projekte reibungslos ablaufen. Nicht selten müssen Projektleiter verschiedene Abteilungen koordinieren, Prioritäten setzen und Kompromisse eingehen. Bei komplexeren Strukturen ist darüber hinaus auch eine systematische Steuerung aller Projekte erforderlich, um mögliche Risiken und Konflikte frühzeitig zu identifizieren.

Beim Multiprojektmanagement lassen sich zwei grundlegende Ausrichtungen unterscheiden: das operative und das strategische Multiprojektmanagement. Es herrscht ein ständiges Spannungsfeld, dem sich Projektleiter bewusst sein sollten.

Das operative Multiprojektmanagement konzentriert sich auf die aktive Koordination der einzelnen Projekte. Dabei dreht sich alles um die effiziente Zuweisung von Ressourcen, die Sicherstellung der Kommunikation zwischen den Teams und die Überwachung des Fortschritts jedes Projekts.

Der Fokus liegt auf der Lösung von aktuellen Aufgaben und Problemen, die in den Projekten auftreten.

Das strategische Multiprojektmanagement hingegen hat einen langfristigeren Fokus. Es geht darum, Entscheidungen zu treffen und Maßnahmen zu planen, die dazu beitragen, die übergeordneten Unternehmensziele zu erreichen (unabhängig von einem bestehenden Programm).

Projektmanager müssen dafür sorgen, dass die richtigen Projekte ausgewählt, die Prioritäten definiert und die Projektportfolio-Strategien kontinuierlich an sich ändernde Geschäftsbedingungen angepasst werden.

Das Multiprojektmanagement bietet in der Praxis zahlreiche Vorteile, stellt Beteiligte und Unternehmen aber auch vor gewisse Herausforderungen. Beide Aspekte wollen wir als Nächstes genauer betrachten.

Das Project Management Institute (PMI) legte im Jahr 2021 offen, dass in Europa ganze 40 % der vorgenommenen Projekte scheitern. Lediglich 50 % werden in der vorgesehenen Zeit fertiggestellt, wobei nur 57 % davon im Budgetplan bleiben.

Diese Zahlen geben zu denken. Wo liegen die Ursachen? Darauf gibt es nicht die eine, allgemeingültige Antwort. Die Faktoren, welche Projekte zum Scheitern bringen, sind vielfältiger Natur.

Um allen Herausforderungen zu begegnen und Risiken zu minimieren, sollten Sie daher auf bewährte Strategien setzen. Sie schaffen dadurch optimale Rahmenbedingungen und Voraussetzungen, um alle Projekte in den sicheren Hafen zu bringen.

Wir haben einige Tipps und Strategien zusammengestellt und erklären kurz, worauf es dabei jeweils ankommt.

Es empfiehlt sich, Projekte nach festgelegten Kriterien zu priorisieren und auszuwählen. Dazu gehört die Bewertung des Nutzens, der Ressourcenanforderungen sowie möglicher Risiken.

Besonders wichtig ist außerdem die Anzahl gleichzeitig laufender Projekte, wie folgendes Beispiel zeigt:

Eine effektive Ressourcenverwaltung ist besonders wichtig. Sie entscheidet darüber, ob Ihre Teams Projekte reibungslos durchziehen können, und kann Ihnen dabei helfen, Konfliktsituationen bereits im Voraus aufzudecken.

Dabei geht es vor allem um die effiziente Verteilung der Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen unter Berücksichtigung von Anzahl und Umfang der Projekte.

Es ist sinnvoll, ein Tool zur Ressourcenplanung und -steuerung zu verwenden, um Arbeitskräfte und Material besser verteilen und koordinieren zu können. Die Ressourcenvergabe sollte zudem klaren und festen Vorgaben folgen, um auch für Außenstehende nachvollziehbar zu sein. Stellen Sie außerdem Transparenz her, um Ressourcenkonflikte zu minimieren.

Für ein erfolgreiches Multiprojektmanagement ist es unerlässlich, das Projektgeschehen kontinuierlich zu überwachen, zu evaluieren und ein stabiles Reporting aufzusetzen. Ein Schlüsselfaktor? Eine enge und regelmäßige Kommunikation, sowohl innerhalb der Projekte als auch mit den Auftraggebern.

Hierfür eignen sich insbesondere regelmäßige Reviews, Projektmeetings, Statusberichte und die Retrospektive, welche die Zusammenarbeit in den Fokus stellt. Zudem müssen die Abläufe sowie Verantwortlichkeiten bei jedem Projekt immer transparent sein.

Der Faktor „Motivation“ ist dabei besonders wichtig. Jene wirkt sich schließlich nicht nur auf das Wohlbefinden, sondern auch auf die Produktivität aus von Mitarbeitenden.

Das Ziel steht, also können alle direkt loslegen? Eben nicht: Planen Sie ausreichend Zeit für die Projektvorbereitung und das Kick-off ein. Wenn der Start nämlich nicht sauber gelingt und wirklich alle Beteiligten an Bord sind, verlieren Sie viel Zeit und Ressourcen, um dies im Nachhinein wieder zu korrigieren.

Hier gilt: Wer Zeit einsparen möchte, wird am Ende mehr Zeit investieren müssen.

In jedem Projekt können unerwartete Risiken auftreten. Um hier nicht den Überblick zu verlieren, sollten Sie ein strukturiertes Vorgehen bei der Bewertung und Erfassung von Risiken entwickeln.

Mit einer einmaligen Analyse ist es jedoch nicht getan. Stattdessen müssen Sie ein System entwickeln, um die Risikobewertung regelmäßig anzupassen, zu erweitern oder neu zu bewerten. Behalten Sie Abhängigkeiten stets im Blick, denn diese können sich schnell als Risikofaktor entpuppen.

Kein Projekt kommt wohl ohne gewisse Deadlines aus. Meilensteine helfen dabei, diese einzuhalten. Um sie jedoch realistisch zu setzen und den Projektfortschritt sichtbar zu machen, sollten Sie im Vorfeld alle Komponenten genau bewerten und den Zielen anpassen.

Bedenken Sie dabei das Parkinsonsche Gesetz: Es besagt, dass jede Aufgabe so lange dauert, wie die Zeit, die man ihr zugestanden hat.

Anders gesagt: Setzen Sie zu großzügig Fristen, in der Hoffnung, dass ein Team dadurch nicht unter Druck gerät? Dann können Sie damit rechnen, dass die Aufgabe auch erst zur Deadline erledigt ist. Finden Sie ein Mittelmaß, ohne jedoch zu viel Druck auszuüben.

Sie müssen das Rad nicht neu erfinden – schließlich gibt es viele gängige Methoden zur Steuerung von Projekten, auf die Sie sich berufen können. Methoden wie die Meilensteintrendanalyse, das Gantt-Diagramm oder auch die SWOT-Analyse helfen Ihnen, Projekte auf Spur zu bringen und erfolgreich abzuschließen.

Sie können agile Methoden in die Projektarbeit integrieren, um Ihre Flexibilität zu steigern. Ein Kanban Board kann etwa dabei helfen, Aufgaben effizienter zu bearbeiten und die Prioritäten zeitnah anzupassen.

Es ist nicht unüblich, dass im Multiprojektmanagement agile und klassische Projekte parallel laufen. Wenn einige Teams mit Scrum arbeiten, kann dies daher eine Bereicherung für alle darstellen.

Um Deadlines einzuhalten und Projektfortschritte transparent zu tracken, ist es sinnvoll, auf professionelle Tools und Software zurückzugreifen. Diese unterstützen Sie beispielsweise beim Ressourcenmanagement oder bei der Überwachung von Meilensteinen. Im Idealfall können Sie darin auch detaillierte Berichte und Analysen erstellen, um immer den Durchblick zu behalten.

Beliebt sind beispielsweise folgende Tools:

Besonders in großen Organisationen ergibt es Sinn, ein PMO zu implementieren. Diese kann als zentrale Abteilung für Projektmanagement fungieren und alle Teams unterstützen. Damit lasten die Aufgaben nicht auf einer Person und verschiedene Aufgaben können Teammitglieder schneller vorantreiben.

Bei allen Punkten gilt: Stellen Sie Transparenz her! Nur wenn alle wissen und einsehen können, woran andere Teams gerade arbeiten, wer was macht und welche Ressourcen für das Projekt zur Verfügung stehen, kann ein Multiprojektmanagement erfolgreich sein.

Fassen wir die wichtigsten Erfolgsfaktoren, die über den Erfolg des Multiprojektmanagements entscheiden können, noch einmal zusammen. Betrachten Sie die folgenden Stichpunkte als Checkliste, mit der Sie prüfen können, ob Sie bereits alle Punkte erfüllen oder noch Steuerungsbedarf haben.

Für erfolgreiches Multiprojektmanagement müssen Sie:

Sie wollen sich eine Übersicht über sämtliche laufenden Projekte im Unternehmen verschaffen? Mit Multiprojektmanagement können Sie mehrere parallel laufende Projekte koordiniert planen, steuern und überwachen. Weil dabei viele unterschiedliche Interessen, Bedürfnisse, Deadlines und Ressourcen aufeinandertreffen, handelt es sich um ein komplexes Unterfangen.

Mit den passenden Tools und Methoden, sowie der Implementierung eines Projekt Management Office, können Sie erfolgreich mit Projekten jonglieren – ohne dass sie Ihnen aus der Hand gleiten.