Kanban-Board: Was ist es und wie unterstützt es den Projektalltag?

Projekte und das eigene Leben haben mehrere Dinge gemeinsam: Um im Alltag einen kühlen Kopf zu bewahren, sollten wir stets im Blick behalten, was um uns herum passiert. Genauso wichtig ist es, zu wissen, was noch vor uns liegt – Ziele treiben uns schließlich an.

Wäre es nicht hilfreich, alle unsere To-dos einfach organisieren und strukturieren zu können? Sei es, um eigene Ziele zu erreichen oder aber komplexe Projektübersichten zu vereinfachen? Genau das ermöglicht ein Kanban-Board! Wie Projektmanager, Teams, aber auch Einzelpersonen davon profitieren, erfahren Sie in diesem Artikel.

Beim Kanban-Board handelt es sich um ein zentrales Element der agilen Methode Kanban, mit dem sich Arbeits- und Produktionsprozesse verbessern lassen. Auf dem Board werden Aufgaben visualisiert, die Anwender in drei Spalten einordnen können:

Alle aktuellen Aufgaben eines Teams oder Projekts sind übersichtlich auf dem Kanban-Board dargestellt und durchlaufen jeweils die einzelnen Spalten. Damit ist Kanban nicht nur einfach in der Anwendung, es sorgt auch für ein hohes Maß an Transparenz, und Prozesse lassen sich damit kontinuierlich verbessern.

Das Kanban-Board zeichnet sich durch mehrere Elemente aus, die stets konstant sind. Innerhalb dieses Frameworks können Sie das Board jedoch Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen. Im Folgenden schauen wir uns die einzelnen Elemente genauer an:

Darüber hinaus gibt es ein weiteres Element, das zwar nicht auf dem Board zu sehen ist, aber dennoch einen wichtigen Bestandteil darstellt, wenn Sie mit Kanban arbeiten wollen. Es handelt sich um Feedbackschleifen.

Wenn Sie stetige Prozessverbesserungen vornehmen möchten, sollten Sie sich mit dem Team gemeinsam Zeit nehmen für ein Review, eine Retrospektive oder einen Feedback-Termin. Diese Mittel dienen dazu, zu analysieren, wie die bisherigen Prozesse und die Zusammenarbeit liefen. Was hat das Team bisher erreicht und was muss es tun, um auf das nächste Level zu kommen?

Nur so kommt das Kanban-Board aus der Theorie in die Praxis.

In der Praxis hat das Kanban-Board viele Einsatzbereiche. Für kleine und mittelgroße Projekte ist es nützlich, da mit einem Mal ersichtlich ist, wo das Projekt steht und wie es um die Teamauslastung bestellt ist. Wird der Kreis der Beteiligten und die Aufgabenmenge jedoch zu groß, kann das Board schnell unübersichtlich werden.

Projektmanager können mithilfe des Kanban-Boards einige Meetings einsparen, weil Mitarbeitende ihre Aufgaben selbst aktualisieren und das Board somit stets den Projektfortschritt widerspiegelt. Fragen nach dem aktuellen Status erübrigen sich damit häufig. Das Board kann durch die unterschiedlichen Markierungen auch den aktuellen Projektschwerpunkt und zusammenhängende Aufgaben sichtbar machen. Und auch für die Projektkommunikation kann es eine Erleichterung darstellen, da alles transparent dargelegt ist.

Das Kanban-Board ist aber nicht nur für Teams, sondern auch für Einzelpersonen nützlich. Sie können ihre Aufgaben damit klar und deutlich strukturieren.

Besonders in den letzten zwei Jahren ist ein veränderter Umgang mit dem Kanban-Board zu beobachten. Während das klassische Board früher auf physischen Whiteboards mit Sticky Notes geführt wurde, haben die meisten Boards mittlerweile ein digitales Format. So ist es beispielsweise auch für Mitarbeiter greifbar, die aus dem Homeoffice heraus arbeiten.

Heute gibt es zahlreiche Tools und Vorlagen, mit deren Hilfe Sie schnell und einfach ein Kanban-Board erstellen können.

Um zu verdeutlichen, wie einfach die Erstellung eines Kanban-Boards mit den richtigen Werkzeugen ist, haben wir das Tool Trello als Beispiel herangezogen. In anderen Tools funktioniert die Erstellung ähnlich:

In so gut wie jedem Tool haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Boards und Darstellungen zu erstellen. Dabei können Sie entweder bei null beginnen und selbst ein Board aufbauen, oder mit einer Vorlage starten.

Eine Vorlage ist für den Anfang sicherlich nützlich, weil Sie sich damit ein Überblick über die Möglichkeiten verschaffen können. Später haben Vorlagen aber den Nachteil, dass Sie einzelne Elemente entfernen oder abändern müssen, um das Board Ihren Bedürfnissen anzupassen. Unsere Empfehlung lautet daher: Bauen Sie Ihr Board Stück für Stück selbst auf.

Bei Trello klicken Sie dafür einfach auf Neues Board erstellen.

Die einzelnen Spalten (oder Listen, wie Trello sie nennt) lassen sich mit einem Klick erstellen und frei benennen. Jede Spalte entspricht einem Schritt in Ihrem Arbeitsprozess, legen Sie diese also entsprechend fest.

Wenn Sie ein neues Projekt planen, liegen die Aufgabenkarten mit großer Wahrscheinlichkeit im Backlog oder der Spalte „Offen“. Sie können aber auch jederzeit im Laufe eines Projektes damit beginnen, ein Kanban-Board zu nutzen. Prüfen Sie dann, welche Aufgabe sich aktuell in welcher Workflow-Phase befindet, und legen Sie diese entsprechend ab.

Die Aufgabenkarten lassen sich in diesem Zug Teammitgliedern zuweisen und mit Symbolen, weiteren Informationen, Fristen oder Farben versehen. So wird das Board noch übersichtlicher.

Digitale Projektmanagement-Programme bieten viele Tools, mit denen Sie Ihr Kanban-Board konfigurieren können. Machen Sie sich mit diesen vertraut, um den maximalen Nutzen aus der Anwendung Ihrer Wahl zu ziehen.

Mit Trello können Sie beispielsweise bestimmten Aufgaben oder Workflowphasen folgen, Benachrichtigungen einstellen und eigene Regeln kreieren. Damit können Sie für bestimmte Spalten WIP-Limits oder andere Aktionen in Gang setzen. Solche automatisierten Vorgänge können in der Praxis eine enorme Zeitersparnis darstellen.

Ihr Kanban-Board ist nun einsatzbereit für den Projektalltag. Damit bei der Einführung nichts mehr schiefgeht, möchten wir Ihnen aber noch einige Tipps für das Arbeiten mit einem Kanban-Board an die Hand geben.

Bedenken Sie immer: Das Kanban-Board ist kein Steuerungsinstrument der Projektleitung, sondern eine Methode, mit der das gesamte Team arbeitet. Beachten Sie beim Einsatz des Boards also folgende Punkte:

Wenn Sie diese Punkte verinnerlicht haben, sind Sie bereit für den Einsatz des Kanban-Boards. Nun müssen Sie nur noch das richtige Tool für Ihre Bedürfnisse auswählen.

Es gibt kein richtiges oder falsches Tool – Ihre Entscheidung sollte ganz von Ihren Anforderungen abhängen. Legen Sie viel Wert auf Optik, Bedienung oder den Funktionsumfang? Im EXPERTE.de Test von Projektmanagement-Software finden Sie ausführliche Rezensionen einiger Tools, mit denen Sie Kanban-Boards erstellen können – beispielsweise Trello oder Asana.

Zu weiteren beliebten Programmen gehören:

Viele dieser Tools sind in kostenlosen Versionen verfügbar. In den Premium-Tarifen erhalten Sie aber häufig einen größeren Funktionsumfang.

Ein Kanban-Board hat viele Vorteile, birgt aber auch einige Tücken.

Kanban-Boards sind ein zentraler Bestandteil des agilen Projektmanagements mit Kanban. Sie visualisieren Arbeitsprozesse und sorgen dafür, dass Teams stets einen Überblick über den Status aller Aufgaben eines Projekts behalten. Wie praxistauglich ein Kanban-Board ist, hängt jedoch von der Projektgröße und -komplexität ab.

Für kleine und mittelgroße Projekte lohnt sich die Methode allemal, weil das Team damit viel Zeit einsparen, effizienter arbeiten und Prozesse optimieren kann. Großprojekte sollten sich jedoch nach anderen Methoden umsehen, denn das Kanban-Board kann hier schnell unübersichtlich werden.

Egal, ob Sie sich für ein physisches oder digitales Board entscheiden, beachten Sie unsere Tipps, um das Meiste aus dieser Methode auch für Ihr Team herauszuholen.