Projektmanagement

Kanban-Board: Was ist es und wie unterstützt es den Projektalltag?

Autor
Anastasia Wranek
Letzte Aktualisierung

Projekte und das eigene Leben haben mehrere Dinge gemeinsam: Um im Alltag einen kühlen Kopf zu bewahren, sollten wir stets im Blick behalten, was um uns herum passiert. Genauso wichtig ist es, zu wissen, was noch vor uns liegt – Ziele treiben uns schließlich an.

Wäre es nicht hilfreich, alle unsere To-dos einfach organisieren und strukturieren zu können? Sei es, um eigene Ziele zu erreichen oder aber komplexe Projektübersichten zu vereinfachen? Genau das ermöglicht ein Kanban-Board! Wie Projektmanager, Teams, aber auch Einzelpersonen davon profitieren, erfahren Sie in diesem Artikel.

Kanban-Board: Definition

Beim Kanban-Board handelt es sich um ein zentrales Element der agilen Methode Kanban, mit dem sich Arbeits- und Produktionsprozesse verbessern lassen. Auf dem Board werden Aufgaben visualisiert, die Anwender in drei Spalten einordnen können:

  • Offen
  • In Arbeit
  • Erledigt

Alle aktuellen Aufgaben eines Teams oder Projekts sind übersichtlich auf dem Kanban-Board dargestellt und durchlaufen jeweils die einzelnen Spalten. Damit ist Kanban nicht nur einfach in der Anwendung, es sorgt auch für ein hohes Maß an Transparenz, und Prozesse lassen sich damit kontinuierlich verbessern.

Elemente eines Kanban-Boards

Das Kanban-Board zeichnet sich durch mehrere Elemente aus, die stets konstant sind. Innerhalb dieses Frameworks können Sie das Board jedoch Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen. Im Folgenden schauen wir uns die einzelnen Elemente genauer an:

Elemente des Kanban-Boards

  1. Spalten: Die Spalten eines Boards zeigen die Kategorien, in welche sich die Aufgaben aufteilen lassen. Die drei Standardspalten „Offen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ können Sie jedoch nach Projekt und persönlichen Anforderungen erweitern oder verändern. So führen einige Projektleitungen ein Backlog mit Aufgaben, die noch nicht in die Kategorie „offen“ gehören, da diese bisher unzureichend formuliert sind. Teams, die an Software und in der Entwicklung arbeiten, fügen häufig noch Spalten wie „im Test“ und „Bereit zur Abnahme“ ein. Welche Spalten Sie konkret benötigen, hängt ganz von Ihrem Workflow ab, denn die Spalten visualisieren Ihren Arbeitsprozess.
  2. Aufgabenkarten: Auf dem Board stellen die Aufgabenkarten die Hauptelemente dar. Diese beschreiben, was das Team erledigen muss und wie die Zielstellung aussieht. In einem digitalen Tool können Sie auch weitere Informationen, die wichtig sind, anhängen. Wichtig ist, dass die Aufgabe verständlich formuliert ist und möglichst keine Rückfragen notwendig sind.
  3. Signale und Tags: Damit das Board übersichtlich bleibt und wichtige Informationen und Zusammenhänge auf einen Blick deutlich werden, sollten Teams die Aufgabenkarten markieren. So lassen sich die Notes oder Kacheln in unterschiedlichen Farben erstellen, wenn diese einem Themenkomplex angehören. Sie können diese aber auch mit Tags oder Statussymbolen versehen.
  4. Pull-Prinzip: Dieses Prinzip stellt einen der Gründe dar, warum sich Prozesse durch die Verwendung eines Kanban-Boards optimieren lassen. „Pull“ bedeutet, dass Mitarbeiter sich die Aufgaben eigenständig in die nächste Spalte ziehen, sobald sie Kapazitäten haben. Damit ist sichergestellt, dass jeder in optimaler Geschwindigkeit arbeiten kann, ohne auf einen Aufgabenverteiler zu warten oder zu viel in der Warteschlange zu haben. Erst wenn sich Mitarbeitende eine Aufgabe aus den offenen Aufträgen ziehen, sind ihnen diese zugewiesen.
  5. WIP-Limit: WIP steht für Work-in-Progress. Das Limit bezieht sich darauf, dass lediglich eine Höchstzahl an Aufgaben im aktuellen Status oder der aktuellen Spalte liegen dürfen. Als Beispiel: Es dürfen nur XY Aufgaben in Bearbeitung und nur XY Aufgaben im Teststadium liegen. Damit kann man einer Überlastung des Teams vorbeugen. Auch unproduktives Multitasking hat damit ein Ende.

Darüber hinaus gibt es ein weiteres Element, das zwar nicht auf dem Board zu sehen ist, aber dennoch einen wichtigen Bestandteil darstellt, wenn Sie mit Kanban arbeiten wollen. Es handelt sich um Feedbackschleifen.

Wenn Sie stetige Prozessverbesserungen vornehmen möchten, sollten Sie sich mit dem Team gemeinsam Zeit nehmen für ein Review, eine Retrospektive oder einen Feedback-Termin. Diese Mittel dienen dazu, zu analysieren, wie die bisherigen Prozesse und die Zusammenarbeit liefen. Was hat das Team bisher erreicht und was muss es tun, um auf das nächste Level zu kommen?

Nur so kommt das Kanban-Board aus der Theorie in die Praxis.

Kanban-Board in der Praxis

In der Praxis hat das Kanban-Board viele Einsatzbereiche. Für kleine und mittelgroße Projekte ist es nützlich, da mit einem Mal ersichtlich ist, wo das Projekt steht und wie es um die Teamauslastung bestellt ist. Wird der Kreis der Beteiligten und die Aufgabenmenge jedoch zu groß, kann das Board schnell unübersichtlich werden.

Projektmanager können mithilfe des Kanban-Boards einige Meetings einsparen, weil Mitarbeitende ihre Aufgaben selbst aktualisieren und das Board somit stets den Projektfortschritt widerspiegelt. Fragen nach dem aktuellen Status erübrigen sich damit häufig. Das Board kann durch die unterschiedlichen Markierungen auch den aktuellen Projektschwerpunkt und zusammenhängende Aufgaben sichtbar machen. Und auch für die Projektkommunikation kann es eine Erleichterung darstellen, da alles transparent dargelegt ist.

Das Kanban-Board ist aber nicht nur für Teams, sondern auch für Einzelpersonen nützlich. Sie können ihre Aufgaben damit klar und deutlich strukturieren.

Kanban-Boards sind heute häufig digital

Besonders in den letzten zwei Jahren ist ein veränderter Umgang mit dem Kanban-Board zu beobachten. Während das klassische Board früher auf physischen Whiteboards mit Sticky Notes geführt wurde, haben die meisten Boards mittlerweile ein digitales Format. So ist es beispielsweise auch für Mitarbeiter greifbar, die aus dem Homeoffice heraus arbeiten.

Heute gibt es zahlreiche Tools und Vorlagen, mit deren Hilfe Sie schnell und einfach ein Kanban-Board erstellen können.

Kanban-Board erstellen in 4 Schritten

Um zu verdeutlichen, wie einfach die Erstellung eines Kanban-Boards mit den richtigen Werkzeugen ist, haben wir das Tool Trello als Beispiel herangezogen. In anderen Tools funktioniert die Erstellung ähnlich:

Schritt 1: Erstellen Sie ein Board

In so gut wie jedem Tool haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Boards und Darstellungen zu erstellen. Dabei können Sie entweder bei null beginnen und selbst ein Board aufbauen, oder mit einer Vorlage starten.

Eine Vorlage ist für den Anfang sicherlich nützlich, weil Sie sich damit ein Überblick über die Möglichkeiten verschaffen können. Später haben Vorlagen aber den Nachteil, dass Sie einzelne Elemente entfernen oder abändern müssen, um das Board Ihren Bedürfnissen anzupassen. Unsere Empfehlung lautet daher: Bauen Sie Ihr Board Stück für Stück selbst auf.

Bei Trello klicken Sie dafür einfach auf Neues Board erstellen.

Neues Board erstellen

Schritt 2: Legen Sie Spalten fest

Die einzelnen Spalten (oder Listen, wie Trello sie nennt) lassen sich mit einem Klick erstellen und frei benennen. Jede Spalte entspricht einem Schritt in Ihrem Arbeitsprozess, legen Sie diese also entsprechend fest.

Workflow visualisieren

Schritt 3: Erstellen Sie Aufgabenkarten

Wenn Sie ein neues Projekt planen, liegen die Aufgabenkarten mit großer Wahrscheinlichkeit im Backlog oder der Spalte „Offen“. Sie können aber auch jederzeit im Laufe eines Projektes damit beginnen, ein Kanban-Board zu nutzen. Prüfen Sie dann, welche Aufgabe sich aktuell in welcher Workflow-Phase befindet, und legen Sie diese entsprechend ab.

Die Aufgabenkarten lassen sich in diesem Zug Teammitgliedern zuweisen und mit Symbolen, weiteren Informationen, Fristen oder Farben versehen. So wird das Board noch übersichtlicher.

Aufgabenkarten erstellen

Schritt 4: Konfigurieren Sie Ihr Board nach Ihren Ansprüchen

Digitale Projektmanagement-Programme bieten viele Tools, mit denen Sie Ihr Kanban-Board konfigurieren können. Machen Sie sich mit diesen vertraut, um den maximalen Nutzen aus der Anwendung Ihrer Wahl zu ziehen.

Mit Trello können Sie beispielsweise bestimmten Aufgaben oder Workflowphasen folgen, Benachrichtigungen einstellen und eigene Regeln kreieren. Damit können Sie für bestimmte Spalten WIP-Limits oder andere Aktionen in Gang setzen. Solche automatisierten Vorgänge können in der Praxis eine enorme Zeitersparnis darstellen.

Board individualisieren

Ihr Kanban-Board ist nun einsatzbereit für den Projektalltag. Damit bei der Einführung nichts mehr schiefgeht, möchten wir Ihnen aber noch einige Tipps für das Arbeiten mit einem Kanban-Board an die Hand geben.

Tipps für das Arbeiten mit dem Kanban-Board

Bedenken Sie immer: Das Kanban-Board ist kein Steuerungsinstrument der Projektleitung, sondern eine Methode, mit der das gesamte Team arbeitet. Beachten Sie beim Einsatz des Boards also folgende Punkte:

  • Fördern Sie Führungsverhalten: Bei Kanban geht es nicht darum, Teams von außen zu beeinflussen. Jedes Team optimiert seine Prozesse selbst, und das durch enge Zusammenarbeit. Dies funktioniert am besten, wenn jeder sich seiner Verantwortung bewusst ist und Prozesse aktiv vorantreibt.
  • Verbessern Sie Prozesse: Schaffen Sie Möglichkeiten wie Meetings oder Feedbackschleifen, die sicherstellen, dass es zu einer stetigen Verbesserung kommen kann.
  • Setzen Sie WIP-Limits: Damit reduzieren Sie Multitasking und die Mitarbeiter können sich besser auf die Fertigstellung einzelner Arbeitsschritte konzentrieren. Multitasking hat seine Vorteile – es macht Teams jedoch definitiv nicht effizienter. Mit WIP-Limits schützen Sie Ihr Team auch vor einer möglichen Überlastung.
  • Setzen Sie Prozessregeln fest: Nur wenn alle wissen, wie sie mit dem Board arbeiten können, ist ein effektives Vorgehen möglich. Stellen Sie sicher, dass alle das gleiche Verständnis aufbauen.

Wenn Sie diese Punkte verinnerlicht haben, sind Sie bereit für den Einsatz des Kanban-Boards. Nun müssen Sie nur noch das richtige Tool für Ihre Bedürfnisse auswählen.

Tools

Es gibt kein richtiges oder falsches Tool – Ihre Entscheidung sollte ganz von Ihren Anforderungen abhängen. Legen Sie viel Wert auf Optik, Bedienung oder den Funktionsumfang? Im EXPERTE.de Test von Projektmanagement-Software finden Sie ausführliche Rezensionen einiger Tools, mit denen Sie Kanban-Boards erstellen können – beispielsweise Trello oder Asana.

Zu weiteren beliebten Programmen gehören:

Viele dieser Tools sind in kostenlosen Versionen verfügbar. In den Premium-Tarifen erhalten Sie aber häufig einen größeren Funktionsumfang.

Vor- und Nachteile des Kanban-Boards

Ein Kanban-Board hat viele Vorteile, birgt aber auch einige Tücken.

Vorteile

Visualisierung des Arbeitsablaufes

verbesserte Zusammenarbeit, Kommunikation und Wohlbefinden

das Team arbeitet effizienter und produktiver

kontinuierliche Prozessverbesserung ist möglich

hohe Transparenz auch beim ortsunabhängigen Arbeiten (mit digitalen Tools)

Teams arbeiten flexibel und können sich schnell auf Neuerungen und Änderungen einstellen

hoher Informationsgehalt – Meetings lassen sich reduzieren

zur Stakeholderkommunikation geeignet

Arbeitslast des Teams lässt sich besser verteilen

lässt sich individuell auf Bedürfnisse einstellen

Nachteile

nicht für große Projekte geeignet, da die Methode dann ihre Übersichtlichkeit verliert

bei fehlenden Richtlinien können Aufgabenkarten überladen sein

räumliche Bindung bei physischen Boards

Spalten richten sich nach einem Status, nicht nach einem konkreten Zeitplan

Board zeigt keine Abhängigkeiten

Fazit

Kanban-Boards sind ein zentraler Bestandteil des agilen Projektmanagements mit Kanban. Sie visualisieren Arbeitsprozesse und sorgen dafür, dass Teams stets einen Überblick über den Status aller Aufgeben eines Projekts behalten. Wie praxistauglich ein Kanban-Board ist, hängt jedoch von der Projektgröße und -komplexität ab.

Für kleine und mittelgroße Projekte lohnt sich die Methode allemal, weil das Team damit viel Zeit einsparen, effizienter arbeiten und Prozesse optimieren kann. Großprojekte sollten sich jedoch nach anderen Methoden umsehen, denn das Kanban-Board kann hier schnell unübersichtlich werden.

Egal, ob Sie sich für ein physisches oder digitales Board entscheiden, beachten Sie unsere Tipps, um das Meiste aus dieser Methode auch für Ihr Team herauszuholen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Kanban?
Bei Kanban handelt es sich um eine agile Methode, welche eine Prozessoptimierung zum Ziel hat. Aufgabenkarten bewegen sich auf einem sogenannten Kanban-Board durch die Spalten offen, in Arbeit zu erledigt. Die Spalten lassen sich auf den Workflow anpassen.

Was ist ein Kanban-Board?
Das Kanban-Board ist ein zentrales Element der agilen Methode Kanban, mit dem sich Arbeits- und Produktionsprozesse verbessern lassen. Auf dem Board werden Aufgaben visualisiert, die Anwender in drei Spalten einordnen können: „Offen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“.

Ist das Kanban-Board das gleiche wie ein Scrum-Board?
Im Grunde wird in Scrum ein Kanban-Board eingesetzt, dieses unterliegt jedoch anderen Rahmenbedingungen und Vorschriften. Es lässt sich damit nicht vollständig gleichsetzen.

Für wen lohnt sich der Einsatz des Kanban-Boards?
Kleine bis mittelgroße Teams profitieren von der Arbeit mit Kanban-Boards, aber auch Einzelpersonen können ihre Aufgaben damit erfolgreich strukturieren. Für größere Projekte sind Kanban-Boards hingegen weniger geeignet.

Autor: Anastasia Wranek
Anastasia Wranek hat Wirtschaftspsychologie studiert und mehrere Jahre als Projekt und Prozessmanagerin gearbeitet. Ihre Spezialgebiete liegen in der Organisations- und Personalentwicklung sowie im IT-Projektmanagement. Als freiberufliche Autorin schreibt sie hauptsächlich über die Themen Projektmanagement, Agilität und New Work.