Beste Kanban-Software 2024: 11 Tools im Test

Wenn man viel zu erledigen hat, sind die Arbeitstage kurz. Je mehr Zeit wir mit der „Arbeit um die Arbeit“ verschwenden, also mit der Planung und Koordination, desto weniger Zeit bleibt für die eigentlichen Aufgaben übrig. Hier kommt die Kanban-Methode ins Spiel.

Kanban-Boards können Teams dabei helfen, ihre Arbeitsprozesse zu visualisieren und zu optimieren. Unterstützung dabei liefern spezielle Kanban-Tools, die die Verwaltung von Aufgaben in Kanban-Boards besonders einfach machen. Wir stellen einige der besten kurz vor.

Kanban ist eine visuelle Methode zur Planung und Koordinierung von Arbeit und Aufgaben. Sie wurde ursprünglich in den 1940er-Jahren von Toyota entwickelt, um die Fertigungseffizienz zu verbessern, ist heute aber branchenübergreifend beliebt – besonders im agilen Projektmanagement bei IT- und Softwareunternehmen.

Ziel der Kanban-Methode ist, Ordnung in Arbeitsabläufe zu bringen, um Prozesse reibungsloser und effizienter zu gestalten. Dabei geht es darum, einen stetigen Arbeitsfluss zu schaffen, ohne dass es zu Verzögerungen kommt – etwa weil Mitarbeitende im Unklaren über ihre aktuellen Verantwortlichkeiten sind.

Kanban hilft Teams, ihre Arbeit in kleinere Teile zu zerlegen und diese Teile für alle Teammitglieder sichtbar zu machen, damit alle genau wissen, was wann zu tun ist.

Das zentrale Visualisierungselement der Kanban-Methode sind die bereits erwähnten Kanban-Boards. Sie visualisieren den Aufgabenstatus mit Spalten, die verschiedene Phasen des Arbeitsprozesses beschreiben. Diese Phasen können individuell ausgewählt werden; besonders üblich ist der folgende Ablauf:

Die konkreten Aufgaben werden dann als Karten auf diese Spalten aufgeteilt. Bei Karten in der To-do-Spalte handelt es sich also um anstehende Aufgaben, die bisher nicht begonnen wurden. Wenn Sie mit der Arbeit an der Aufgabe beginnen, können Sie die Karte in die nächste Spalte („In Arbeit“) ziehen.

Sobald eine Aufgabe abgeschlossen ist, wird die entsprechende Karte in die Spalte „Erledigt“ verschoben. Dieser einfache, aber wirkungsvolle Prozess bietet einen klaren und aktuellen Überblick über alle laufenden, anstehenden und abgeschlossenen Arbeiten.

Kanban-Tools sind spezielle Projektmanagement-Plattformen, die Teams dabei helfen, die Kanban-Methode in die Praxis umzusetzen. Sie können damit schnell Kanban-Boards für verschiedene Projekte und Teams erstellen und Ihre Aufgaben darauf organisieren.

Natürlich gibt es von Plattform zu Plattform große Unterschiede, was die Umsetzung der Kanban-Features, das Bedienkonzept und den allgemeinen Funktionsumfang angeht. Manche Kanban-Tools sind zu 100 % auf die Kanban-Methode fokussiert, bei anderen sind Kanban-Boards nur eine von vielen Möglichkeiten, Projekte und Aufgaben darzustellen.

Folgende Funktionen sollten Kanban-Tools auf alle Fälle abdecken:

Wir haben elf Projektmanagement-Plattformen genauer unter die Lupe genommen und dabei auch ihre Kanban-Funktionen getestet. Unsere Favoriten stellen wir im Folgenden kurz vor:

Trello* ist eine einfache, auf Kanban-Darstellungen spezialisierte Produktivitäts-Plattform aus dem Hause Atlassian.

In unserem Ranking der besten Projektmanagement-Tools landete Trello zwar nur im Mittelfeld, was aber vor allem am vergleichsweise beschränkten Funktionsumfang liegt. Wenn Sie vorwiegend ein Kanban-Tool suchen, ist dieser enge Kanban-Fokus vielleicht eher Feature als Bug.

Trello ist deutlich unkomplizierter als die meisten anderen Projektmanagement-Tools aus unserem Test. Der bewusst beschränkte Funktionsumfang sorgt für ein sauberes und aufgeräumtes Interface, in dem sich auch Anfänger schnell zurechtfinden sollten.

Der Kanban-Fokus bedeutet dabei nicht, dass Trello alles auf eine Karte setzt: Die Plattform unterstützt auch andere Ansichten, inklusive Kalender, Zeitleiste und Tabelle, und stellt eine Reihe von Power-Ups zur Verfügung, mit denen Sie den Funktionsumfang erweitern können.

Kanban-Boards sind die Standard-Organisationsform bei Trello. Trellos Kanban-Ansicht ist intuitiv, die Bearbeitungsmöglichkeiten sind für grundlegende Zwecke ausreichend und neue Listen und Karten sind blitzschnell erstellt.

Trello eignet sich damit hervorragend für Teams und Einzelpersonen, die eine einfache aber effektive Kanban-Lösung zur Organisation ihrer Projekte und Aufgaben suchen.

Trello ist weniger vielseitig als andere Projektmanagement-Tools: Auf einige erweiterte Ansichten, darunter Gantt-Charts oder eine Galerie, müssen Sie verzichten, die Auswahl an benutzerdefinierten Feldtypen ist eingeschränkt und die Aufgabenverwaltung ist durch den Mangel an Unteraufgaben und Abhängigkeiten etwas begrenzt. Kollaborations-Features gibt es fast gar keine.

Wenn Sie Ihre Aufgaben im Detail steuern möchten und Wert auf einen großen Funktionsumfang und umfassende Konfigurierungsmöglichkeiten legen, ist Trello vermutlich nicht die richtige Plattform für Sie.

monday.com* ist eine benutzerfreundliche Projektmanagement- und Teamkollaborationsplattform, die es Unternehmen und Teams ermöglicht, ihre Arbeit effizient zu organisieren, zu planen und zu verfolgen.

monday.com ist ein leistungsstarker Generalist, der alle wichtigen Projektmanagement-Features in einer benutzerfreundlichen Oberfläche vereint, die selbst für Anfänger leicht zu erfassen ist. Durch diese überzeugende Mischung konnte sich monday.com den ersten Platz in unserem Vergleich der besten Projektmanagement-Tools sichern.

monday.com kann für eine breite Palette von Anwendungsfällen konfiguriert werden, von einfachen Aufgabenlisten bis zu komplexen Projekten mit mehreren Abhängigkeiten. Nutzer können aus einer Vielzahl von Vorlagen wählen oder eigene Workflows erstellen, um die Plattform an ihre Bedürfnisse und Prozesse anzupassen.

Kanban zählt zu den Standardansichten bei monday.com und ist in allen Plänen – auch im Gratis-Tarif – verfügbar. Die Kanban-Ansicht ist nahtlos in die übergeordneten monday-Boards eingebunden und mit wenigen Klicks erstellt. Zudem bietet monday.com viele Filter- und Einstellungsmöglichkeiten für die Darstellung der Kanban-Spalten und Karten.

Kanban ist bei monday.com nur eine von vielen Ansichten, deshalb ist die Kanban-Darstellung nicht ganz so sauber und fokussiert wie bei Trello. Die Erstellung und Anpassung von Karten geht weniger flott von der Hand.

Zudem ist monday.com weniger prozessorientiert als andere Projektmanagement-Plattformen: Wenn Sie ein Tool suchen, das Aufgaben und Aufgabenabfolgen besonders gut visualisiert, sind Sie bei Konkurrenten wie Asana vielleicht besser aufgehoben.

ClickUp* ist das Anti-Trello: Statt sich auf ausgewählte Funktionen zu konzentrieren, möchte die selbst ernannte „One app to replace them all“ alle nur erdenklichen Projektmanagement-Features unter ein Dach bringen, um andere Software komplett obsolet zu machen. Das könnte schiefgehen – tut es bei ClickUp aber glücklicherweise nicht.

ClickUp ist in der Tat enorm wandlungsfähig: Weil fast jede Schaltfläche, Funktion und Einstellung konfigurierbar ist, können Sie ClickUp an unterschiedliche Projektorganisationen und nahezu jeden Arbeitsstil anpassen.

Bereits die Bordmittel sind umfangreich und leistungsstark, und natürlich gibt es auch zahlreiche Integrationen, mit denen Sie weitere Features hinzufügen und ClickUp nahtlos in bestehende Tools und Arbeitsabläufe einbinden können.

Dass bei all den Funktionen die Übersicht nicht verloren geht, liegt an der klaren, hierarchischen Organisationsstruktur der Plattform: Die Einteilung in Spaces, Listen und Aufgaben macht es leicht, Ordnung ins Projekte-Chaos zu bringen und schnell die richtigen Aufgaben zu finden.

Kanban-Boards zählen zu den Standardansichten bei ClickUp. Sie sind auch im großzügigen Gratis-Tarif der Plattform verfügbar, was ClickUp zu einer guten Wahl macht, wenn Sie für Ihre Kanban-Lösung vorerst nichts bezahlen möchten.

Zudem sind auch Kanban-Boards bei ClickUp gewohnt vielseitig: Sie können die Darstellung mit zahlreichen Filtern anpassen und nach verschiedenen Aspekten sortieren. Mit wenigen Klicks können Sie etwa dieselben Aufgaben in mehreren Kanban-Boards mit unterschiedlichen Spalten-Gruppierungen visualisieren.

ClickUp ist deutlich komplexer als viele seiner direkten Konkurrenten: Wenn Sie die umfangreichen Einstellungen und Funktionen gar nicht nutzen, sondern einfach nur ein simples Kanban-Tool für simple Projekte suchen, ist ClickUp vielleicht zu viel des Guten.

Zudem ist die ClickUp-Oberfläche nicht so flott, wie wir das gerne hätten, und kommt gelegentlich ins Stottern.

Asana* ist eine Projektmanagement-Lösung aus den USA, die von ehemaligen Facebook-Mitarbeitern entwickelt wurde. Asanas Vision: Eine Arbeitswelt, in der kaum noch Zeit mit überflüssiger Organisation und Nebentätigkeiten verschwendet wird, weil jedes Teammitglied stets genau weiß, was zu tun ist, und direkt loslegen kann.

Asanas Benutzeroberfläche ist erstklassig: Als dynamischer Dreh- und Angelpunkt für die tägliche Arbeit ermöglicht sie jedem Teammitglied, einen umfassenden Überblick über die eigenen Aufgaben sowie die Prozesse, in denen diese Aufgaben stattfinden, zu gewinnen. Dabei ist das Interface so flott und intuitiv, dass die Abarbeitung von Aufgaben beinahe Spaß macht.

Zudem bietet Asana eine reichhaltige Auswahl an Funktionen, Ansichten und Bearbeitungsmöglichkeiten für Aufgaben, sowie eine besonders mächtige Automatisierungs-Engine und eine umfangreiche Palette an Integrationen.

Asanas Vorzüge im Bereich Usability übertragen sich auch auf die Kanban-Boards der Plattform: Das flotte, leichtgewichtige Interface macht Standardprozesse – die Erstellung neuer Aufgaben und Spalten, das Hin- und Herschieben der Karten, das Anlegen von Filtern – zu einer schnellen und unkomplizierten Angelegenheit.

Was die Personalisierung angeht, ist Asana nicht so stark aufgestellt wie ClickUp und andere Plattformen: Prozesse sind etwas stärker vorgegeben, Schaltflächen weniger konfigurierbar und die Auswahl an benutzerdefinierten Feldtypen ist beschränkt.

Bei den bisher vorgestellten Programmen unserer Top 5 handelt es sich um ziemlich „typische“ Projektmanagement-Plattformen. Notion* ist anders: Das Organisations-Tool ist im Grunde eine Wiki-ähnliche Software für die Erstellung von Wissensdatenbanken.

Diese Wissensdatenbanken können als Verwaltungszentrale für Projekte und Aufgaben dienen, aber auch viele andere Zwecke verfolgen. Das macht Notion zu einem besonders mächtigen Produktivitäts-Tool, das der Organisations-Fantasie kaum Grenzen setzt.

Ob Notizen, Dokumentation, Aufgabenmanagement, Kalender oder Datenbanken: Notion vereint viele Funktionen unterschiedlicher Tools in einer einzigen, vielseitig anpassbaren Plattform.

Dabei verkommt Notion aber nicht zum Hans Dampf in allen Gassen, weil die meisten Funktionen – darunter auch die mächtigen Projektmanagement-Tools – durchdacht eingebunden und für sich stehend leistungsstark sind.

Von anderen Plattformen hebt sich Notion natürlich durch die umfangreichen Wiki-Funktionen ab: Sie können umfangreiche und frei personalisierbare Wissensdatenbanken für Ihre Teams oder Ihr ganzes Unternehmen erstellen und jene gemeinsam mit Ihren Teammitgliedern in Echtzeit bearbeiten.

Bei Notion sind alle Inhalte in Seiten organisiert, die Sie mit Inhaltsblöcken frei anpassen können. Sie können Kanban-Boards also flexibel überall dort hinzufügen, wo Sie sie wirklich benötigen. Zudem bietet Notion ein vordefiniertes Kanban-Template, das Sie nur noch anpassen und mit den für Sie wichtigen Inhalten füllen müssen.

Notion ist nicht nur kein reines Kanban-Tool, sondern nicht einmal ein reines Projektmanagement-Tool. Wenn Sie einfach nur eine webbasierte Anwendung zur Erstellung von Kanban-Boards suchen, schießen Sie mit Notion möglicherweise mit Kanonen auf Spatzen. Die Plattform ist nur interessant, wenn Sie ihre Vielseitigkeit und Anpassungsfähigkeit auch wirklich ausnutzen.

Neben den Programmen aus unserer Top 5 gibt es noch viele weitere Projektmanagement-Tools, die für Task-Management im Kanban-Stil geeignet sind. Hier sind einige der besten Alternativen:

Teamwork.com* richtet sich primär an Teams, die Kundenprojekte betreuen, was sich unter anderem in den eingebauten Budget- und Rechnungsfunktionen und starken Kollaborationstools zeigt. Eine Kanban-Ansicht ist natürlich ebenfalls dabei.

Wrike ist wie monday.com und Asana ein benutzerfreundlicher Allrounder, der Teams unterschiedlicher Größen dabei hilft, produktiver zusammenzuarbeiten. Mit Wrikes Board-Ansicht können Sie Ihre Projekte in Kanban-Manier in Phasen einteilen und Aufgaben per Drag-and-drop verschieben.

Kanban ist das Spezialgebiet von MeisterTask*: Die Plattform beschränkt sich beinahe ausschließlich auf Kanban-Darstellungen. Wenn Sie auf andere Ansichten und erweiterte Funktionen verzichten können, ist MeisterTask somit einen Blick wert.

Airtable* wird mancherorts als „Excel auf Steroiden“ bezeichnet. Der Hybrid aus Spreadsheet-, Datenbank- und Projektmanagement-Lösung eignet sich hervorragend als zentrale Datenplattform für komplexe Projekte. Aufgaben und Tabelleneinträge lassen sich beinahe grenzenlos personalisieren und darstellen – natürlich auch in Kanban-Form.

Apropos Excel: Auch Smartsheet* muss sich Vergleiche mit Microsofts Spreadsheet-Klassiker gefallen lassen, weil es sich in erster Linie um eine Tabellen-Plattform handelt. Sie können Ihre Tabellen aber auf unterschiedliche Weise visualisieren, inklusive Kanban-Ansicht.

Basecamp* nimmt Projektmanager etwas enger an die Leine: Statt ihnen bei der Verwaltung und Visualisierung von Projekten die freie Wahl zu lassen, setzt die Plattform auf eine vergleichsweise eng vorgegebene Projekt- und Aufgabenstruktur. Das macht die Bedienung besonders unkompliziert, schränkt aber die Flexibilität ein. Kanban-Boards werden zwar unterstützt, sind aber bisher nicht optimal eingebunden.

Kanban ist aus gutem Grund eine der beliebtesten Methoden für effizientes Arbeits- und Projektmanagement. Kanbans Stärke liegt in der visuellen Darstellung von Arbeitsprozessen, die es Teams ermöglicht, den Überblick über anstehende, laufende und abgeschlossene Aufgaben zu behalten. Dedizierte Kanban-Tools machen dies heute besonders einfach.

Glücklicherweise hat so ziemlich jede moderne Projektmanagement-Plattform entsprechende Kanban-Features eingebaut. Manche davon, Trello zum Beispiel, sind primär auf Kanban ausgerichtet, bei anderen Tools, wie etwa monday.com oder ClickUp, ist Kanban nur eine von vielen Darstellungsformen.

In unserem Vergleich der besten Projektmanagement-Plattformen können Sie elf der beliebtesten Lösungen miteinander vergleichen, um das beste Kanban-Tool für Ihre Bedürfnisse zu finden.