Projektmanagement-Software im Test: Asana

Asana* (deutsch: „Wurzel“) ist ein echtes Multitalent: Das Tool vereint Funktionen für Projektmanagement, Aufgabenverwaltung und Kommunikation unter einer Oberfläche. Die Software entstammt einer Idee des Facebook-Mitbegründers Dustin Moskovitz und dem früheren Ingenieur Justin Rosenstein, die 2008 auch das gleichnamige Unternehmen gründeten. Asana sollte ursprünglich lediglich die Produktivität der Facebook-Mitarbeiter steigern. Inzwischen zählt es aber längst zu den beliebtesten Programmen für Projektmanagement weltweit.

Dabei unterscheidet es sich auf den ersten Blick nicht signifikant von anderen Tools dieser Art, verfügt im Gegensatz zu den meisten davon aber nicht über erweiterte Features (z.B. für die Erstellung von Dokumentationen oder eine integrierte Redaktionsplanung), sondern beschränkt sich einzige auf die Zeitplanung von Aufgaben. Auch wiederkehrende Tasks sind mit damit möglich, eine Funktion, die Tools wie Trello oder Meistertask noch gar nicht implementiert haben.

Asana greift verschiedenen Ideen der GTD-Methodik („Getting Things Done“) von David Allen auf, wodurch mehr Perspektive auf die einzelnen Themen und gleich mehr Kontrolle über die zu erledigenden Arbeiten erreicht werden kann.

In diesem Test-Bericht erfahren Sie, ob uns Asana überzeugen konnte und wie es sich im Vergleich zu anderen Projektmanagement-Tools schlägt.

Zusammenarbeit wird bei Asana großgeschrieben, das merken wir bereits bei der Einrichtung unseres Test-Accounts: Idealerweise sollte für die Anmeldung eine Geschäfts-Email verwendet werden. Das hat den Vorteil, dass Teammitglieder, die später eingeladen werden, automatisch dem gleichen Unternehmen zugeordnet werden.

Wir haben uns auf der Webseite des Herstellers für einen kostenlosen Basic-Account registriert, den wir über einen Email-Link bestätigen müssen. Im Anschluss daran sind wir dann auch schon direkt startklar.

Die Benutzeroberfläche von Asana ist sehr übersichtlich gestaltet und in 5 verschiedene Bereiche unterteilt:

1. 1.
   Der Header enthält die Ansichten und Aktionen für das jeweilige Projekt, die aktuell verwendete Ansicht und den Punkt „Meine Aufgaben“.
2. 2.
   Auf der oberen Leiste finden Sie die Suche, die Funktion für „Schnelle Hinzufügen“, die Einstellungen für den Arbeitsbereich oder das Unternehmen sowie Ihre Profil-Einstellungen.
3. 3.
   Über die Seitenleiste haben Sie Zugriff auf „Meine Aufgaben“, Homepage, die Inbox, Teams und Projekte in Ihrem Arbeitsbereich/Unternehmen.
4. 4.
   Das Hauptfenster zeigt eine Auflistung von Tasks, Kalender, Diskussionen, dem Fortschritt oder Dateien an.
5. 5.
   Das rechte Fenster enthält Details zur jeweiligen Aufgabe oder Diskussion.

Im Zentrum von Asana stehen Dashboards und Listen, die sich an der klassischen Kanban-Methode orientieren. Auf dem Board organisieren Sie Ihre Arbeit ähnlich wie mit Post-Its, die Sie abhängig vom Fortschritt von links nach rechts verschieben.

Um ein neues Board für Ihr Projekt zu erstellen, klicken Sie in der Seitenleiste auf das Pluszeichen (alternativ können Sie auch den Button "+Neu" in der oberen Leiste verwenden) und anschließend auf „Projekt hinzufügen“.

Wählen Sie nun aus der Liste eine Projektvorlage aus. Da wir ein Board (und keine Liste) einrichten möchten, entscheiden wir uns für die gleichnamige Ansicht. Klicken Sie auf den Button „Vorlage verwenden“, um die Auswahl zu übernehmen.

Im nächsten Fenster haben Sie nun noch die Möglichkeit, Details (z.B. den Projektnamen oder die Zugriffsrechte) anzupassen. Über „Projekt erstellen“ starten Sie im Anschluss die Board-Einrichtung mit den gewählten Einstellungen.

Die ausgewählte Projektvorlage enthält bereits einige vordefinierte Spalten, Sie können Ihr Board aber jederzeit über den Button „Spalten hinzufügen“ um weitere ergänzen.

Haben Sie Ihr Board erstellt, können Sie nun damit beginnen, es mit Aufgaben, Ideen oder Zielen zu füllen. Das geht ganz einfach über den Plus-Button unterhalb des Spaltennamens. Jede Aufgabe erhält einen Namen und ein Fälligkeitsdatum und wird einer bestimmten Person zur Bearbeitung zugewiesen. So weiß immer jeder genau, was er wann erledigen muss. Sie können außerdem jeder Aufgabe eine detaillierte Beschreibung mitgeben und bei Bedarf einen Anhang hinzufügen.

Die eingetragenen Tasks zeigt Asana dann an zwei unterschiedlichen Stellen an:

• Über den Menüeintrag „Meine Aufgaben“ gelangen Sie zu einer Liste, die alle Aufgaben eines bestimmten Users enthält.
• Die Projektansicht zeigt hingegen alle Aufgaben eines Projektes an, unabhängig davon, wer dafür zuständig ist.

Beide Listen können über drei verschiedenen Filter eingegrenzt („Erledigte Aufgaben“, „Nicht erledigte Aufgaben“ oder „Alle Aufgaben“) oder nach bestimmten Kriterien sortiert werden (z.B. dem Fälligkeitsdatum, dem Bearbeitungsstatus oder dem verantwortlichen Mitarbeiter). Zudem verfügt Asana über eine Funktion, mit der Sie benutzerdefinierte Felder und Eigenschaften anlegen können (nur in den kostenpflichtigen Versionen). Auf diese Weise können Sie die Aufgabenlisten auch mit Hilfe von eigenen Kriterien sortieren. Das macht die Software sehr flexibel, wodurch Sie sich für die Verwaltung verschiedener Arten von Aufgaben eignet. Überdies besteht auch noch die Möglichkeit, die Tasks hierarchisch in Unteraufgaben zu gruppieren.

Die Aufgaben selbst lassen sich ganz einfach per Drag & Drop verschieben. So können Sie ganz unkompliziert Ihre Arbeit neu organisieren oder die Tasks durch die verschiedenen Projektphasen bewegen. Ordnet ein Projektmitglied die Aufgaben neu an, erhalten die Follower automatisch ein Update. Auf diese Weise ist garantiert, dass auch alle Projekt-Mitglieder immer auf dem neuesten Stand sind.

Über die Kalender-Ansicht sehen Sie Meilensteine und Fristen auf einen Blick und können so den Fortschritt Ihres Projektes noch besser verfolgen. Den Starttag passen Sie individuell über Ihre Profileinstellungen an. Daneben bietet Asana auch eine integrierte Timeline-Funktion, die allerdings nur in den kostenpflichtigen Versionen enthalten ist. In der von uns getesteten Basic-Version fehlt das Feature hingegen komplett und fließt daher auch nicht mit in die Bewertung ein.

In Hinblick auf Kommunikation und Zusammenarbeit lässt sich der Einfluss von Facebook bei Asana nicht leugnen. Der Fokus liegt hier ganz klar auf dem Austausch der Projekt-Mitglieder untereinander und basiert im Wesentlichen auf drei Elementen:

• Über die Inbox werden Sie über alle wichtigen Vorgänge informiert (z.B., wenn sich an einer Aufgabe, der Sie folgen, etwas ändert, Sie in einer Diskussion namentlich erwähnt werden oder Ihnen ein neuer Task zugewiesen wird).
• Die Verwandtschaft zu Facebook wird spätestens in Hinblick auf die Diskussionen sehr deutlich: Nutzer können Kommentare zu den Aufgaben hinterlassen, Änderungen vorschlagen oder diese bei Fertigstellung mit „Gefällt mir“ markieren. Das vereinfacht die Kommunikation untereinander und spart gleichzeitig auch eine Menge Zeit.
• Dank der Teams kommt Asana völlig ohne kompliziertes Rollen- und Berechtigungsmanagement aus. Jedes Team stellt dabei eine Gruppe innerhalb des Unternehmens dar, in der Projekte angelegt werden können. Auf diese Weise lässt sich festlegen, wer ein Projekt sehen darf oder ändern kann. Die Teams selbst können dabei entweder für das ganze Unternehmen sichtbar sein oder verborgen bleiben.

Sie können Aufgaben und Diskussionen jederzeit folgen oder eben nicht mehr folgen, wenn Sie keine Inbox-Benachrichtigungen mehr erhalten möchten. Sobald Sie sich an einer Diskussion beteiligen oder sich ausklinken, wird automatisch das gesamte Team benachrichtigt. Wird in einer Diskussion eine Aufgabe erwähnt, wird zugleich auch eine Aufgabenvorschau angezeigt, über die Sie direkt darauf reagieren können.

Das Konzept hat den entscheidenden Vorteil, dass Sie immer genau festlegen können, welchen Aufgaben Sie im Auge behalten möchten und damit nur über die für Sie wichtigen Vorgängen informiert werden.

Note 1,3

Im Vergleich zu anderen Projektmanagement-Tools ist der Funktionsumfang von Asana zwar (gewollt) eher rudimentär, clever eingesetzt steht Ihnen mit den vorhandenen Features aber dennoch ein mächtiges Tool für die Zusammenarbeit im Team zur Verfügung. Wie bereits erwähnt, unterstützt das Programm die Kanban-Methode und stellt auch entsprechende Boards bereit. Besonders praktisch sind in diesem Zusammenhang die zahlreichen Projektvorlagen, über die Ihnen bereits eine große Auswahl verschiedener vordefinierter Boards bereitsteht. Haben Sie ein Projekt einmal erstellt, können Sie es (auch nach Abschluss) problemlos wiederverwenden. Die Projektstruktur ist nämlich so aufgebaut, dass Sie sich beliebig oft kopieren lässt. Auf diese Weise haben Sie bei ähnlichen Projekten gleich ein Referenz-Projekt zur Hand und minimieren das Risiko von Fehlern bei der Erstellung.

Überdies machen verschiedene Integrationen die Arbeit mit Asana noch ein ganzes Stück komfortabler:

• Über die Dateiauswahl hängen Sie direkt aus Dropbox, Google Drive und Box an Ihre Aufgaben an
• Mit Asana für Gmail und Asana für Outlook verwenden Sie Asana direkt in Ihrem Posteingang und wandeln Emails in ausführbare Aufgaben um. Diese können Sie anschließend in der Software bearbeiten und nachverfolgen.
• Die Email-Integration von Asana ermöglicht Email-to-Task und wandelt Nachrichten, die Sie an das Tool senden direkt in ausführbare Aktionen um.
• Verlinken Sie Asana mit „Github Commits“ und bleiben Sie immer über die aktuellsten Code-Änderungen auf dem Laufenden.
• Sehen sie sich neue Aufgaben an, geben Sie Feedback oder teilen Sie Designs mit anderen Nutzern ohne dafür die Adobe Creative Cloud verlassen zu müssen.
• Integrieren Sie den Timer von Harvest in den Aufgabenbereich von Asana, um die Bearbeitungszeit zu ermitteln, ohne das Tool verlassen zu müssen.

Auf der Developer-Seite von Asana finden Sie zudem zahlreiche Informationen über die Entwicklung eigener APIs.

Note 1,3

Wie ein Großteil der anderen PM-Programme ist auch Asana eine Cloud-Anwendung, die auf dem Server des Anbieters läuft und auf die Sie per Web-Browser zugreifen. Das bedeutet, auf die eigentliche Performance haben Sie keinen Eingriff, lediglich die Ladezeiten können Sie unter Umständen über die Leistungsfähigkeit Ihres Rechners beeinflussen.

Genau das wollten wir in unserem Test herausfinden und haben dafür zwei verschiedene Notebooks (jeweils mit Windows 10 Pro (64 Bit)) für den Zugriff auf Asana verwendet:

• Rechner 1: Lenovo Ideapad mit einem Intel Pentium 4415U (2,3 Ghz) und 8 GB RAM. Verbaut ist eine Standard-Intel-Grafikkarte (HD Graphics 610).
• Rechner 2: Lenovo Legion Y720 mit einem Core i7-7700HQ Quad-Core (2,8 Ghz) und 16 GB RAM. Unter der Haube hat das Notebook außerdem eine Nvidia GeForce GTX1050 Ti mit 2 GB dediziertem Speicher.

Für den Zugriff auf Asana haben abwechselnd den aktuellsten Google Chrome, den Opera-Browser und den Mozilla Firefox benutzt.

Das Ergebnis war sehr zufriedenstellend: Weder die Leistungsfähigkeit des Notebooks noch die Art des verwendeten Browsers hatten signifikanten Einfluss auf die Performance des Tools. Lediglich bei Opera dauerte das Laden und Aufbauen des Testboards einen Tick länger als bei den anderen Herstellern. Da solche minimalen Divergenzen auch durch Schwankungen in der Internetverbindung hervorgerufen werden können, sehen wir in Bezug auf die Bewertung darüber hinweg.

Note 1,3

Das Thema Sicherheit ist bei Asana ein zweischneidiges Schwert. Einerseits verischert der Hersteller zwar, einen optimalen Schutz durch eine strenge interne Sicherheitspolitik und entsprechende Prozeduren zu gewährleisten. Andererseits verrät ein Blick in die AGB, dass dieser zum Großteil nur die Geschäftsinteressen des Herstellers betrifft. Aber der Reihe nach:

Für Revisionen verwendet Asana das Kontroll-System unter Git. Das bedeutet, dass Code-Änderungen erst einmal verschiedene automatisierte Tests durchlaufen müssen, bevor Sie in die manuelle Prüfung gelangen. Dort werden Sie ein weiteres Mal auf einem sogenannten Staging-Server geprüft bevor auf die produktiven Kundenserver gelangen. Besonders gravierende Änderungen werden nochmal einer zusätzlichen Prüfung unterzogen. Auf diese Weise können die Entwickler kritische Updates gezielter auswählen und dadurch bei Bedarf (z.B. im Falle eines Angriffes) schneller auf die Produktionsmaschinen bringen.

Die Verwaltung der Asana-Nutzerdaten erfolgt über Amazon Web Services (RDS & S3). Die zugehörige Datenbank wird synchron repliziert, wodurch im Falle eines Ausfalls ein schneller Restore gewährleistet werden kann. Zudem werden in regelmäßigen Abständen DB-Abbilder erstellt und in ein externes Datenzentrum (SSAE 16 mittels RDS von Amazon-US) übertragen. So können diese auch dann wiederhergestellt werden, wenn Amazon regional ausfallen sollte.

Die Webverbindungen der Dienste erfolgen über TLS 1.1 oder höher und unterstützen AES-GCM und Forward Secrecy. Zudem prämiert der Hersteller die Übermittlung von Fehlern und Bedrohungen der Software und zugehöriger Programme über das Asana-Bounty-Programm.

Nach alle der Lobhudelei kommen wir nun aber zum großen Haken in Sachen Sicherheit bei Asana. Auch hier ist wieder eindeutig die Verwandtschaft zu Facebook erkennbar, denn die mehr als 100 Seiten umfassenden AGB und Datenschutzerklärungen offenbaren bei genauerem Lesen unter anderem Folgendes:

• Sämtliche Inhalte, die Sie erstellen, und alle Daten, die Sie hochladen, werden von Asana gespeichert und dürfen ausdrücklich zu internen Analysezwecken verwendet werden.
• Die Daten liegen allesamt auf Amazon-Server in den USA und unterliegen dem „EU-US Privacy Shield“ – aber den können Sie in diesem Zusammenhang praktisch in der Pfeife rauchen.
• Asana verknüpft Ihre Nutzerdaten mit Informationen aus externen (dritten) Quellen.
• Der Betreiber entzieht sich jeder Verantwortung und übernimmt keinerlei Haftung für Schäden, die aus der Nutzung der Software entstehen könnten.

Ob und inwieweit Sie sich an diesem (für Silicon-Valley-Unternehmen typischen) Geschäftsgebaren stören oder ob Sie es hinsichtlich der vielen Vorteile einfach tolerieren, bleibt Ihnen selbst überlassen. Von unserer Seite gibt es wegen Vortäuschung falscher Tatsachen in dieser Kategorie aber Punktabzug.

Note 3,0

Über die Asana-Apps für Android und iOS können sie auch von unterwegs an Ihren Aufgaben arbeiten und mit den Team-Kollegen in Verbindung bleiben. Die Apps sind für den mobilen Gebrauch optimiert und bieten denselben Funktionsumfang wie die Desktop-Version. Sie können darüber beispielsweise Projekte anlegen, Aufgaben planen, Termine festlegen und koordinieren oder Bilder und Dokumente (z.B. aus Google Drive oder Dropbox) hinzufügen. Als Gruppenleiter delegieren Sie verschiedene Tasks an Ihre Team-Mitglieder, die von der App darüber in Kenntnis gesetzt werden. Wird eine Aufgabe vollendet, erhalten Sie ebenfalls eine entsprechende Push-Benachrichtigung.

Dank der farbigen Icons findet man sich auf der Benutzeroberfläche auch ohne Einarbeitungszeit recht schnell zurecht. Gut gefallen hat uns auch, dass die App generell sehr intuitiv und übersichtlich aufgebaut ist. Allerdings verlangt auch die webbasierte App für die Nutzung eine dauerhafte Internetverbindung. Dadurch sind zwar automatisch alle Teammitglieder immer auf dem aktuellsten Stand, offline arbeiten ist mit Asana aber leider auch von unterwegs nicht möglich.

Note 1,7

Asana bietet einen umfangreichen Support an, der auch auf Deutsch verfügbar ist. Neben zahlreichen Tutorials finden Sie auf der Webseite unter anderem auch Unterstützung zu bestimmten Funktionen, Checklisten und das Entwickler-Handbuch. In der Asana-Community (aktuell nur auf Englisch) tauschen Sie sich mit anderen Nutzern aus und stellen oder beantworten Fragen zur Software.

Auch im Programm selbst finden sich zahlreiche Hilfe-Funktionen, so tauchen beispielsweise beim Erstaufruf bestimmter Programmbereiche kurze Erklärvideos auf. Über den Fragezeichen-Button (oben rechts) haben Sie außerdem stets Zugriff auf ein Menü mit entsprechenden Hilfestellungen (z.B. eine Erklärung der Programmfunktionen oder der verfügbaren Tastenkürzel). Zudem finden Sie hier auch den Link zum Kontakt-Formular.

Alternativ können Sie auch über die Support-Webseite auch eine schriftliche Anfrage stellen oder über den Chat direkt mit einem Mitarbeiter kommunizieren. Letzteres ist aber den Nutzern der kostenpflichtigen Versionen vorbehalten. Einen telefonischen Support bietet Asana hingegen nicht an.

Wir haben wie bei den vorangegangenen Tests auch, per Email-Formular um Hilfe zu einem Problem gebeten, bis dato aber leider noch keine Antwort dazu erhalten. Daher empfehlen wir, bei dringenden Problemen lieber auf das englischsprachige Forum auszuweichen. Neue Threads werden dort in der Regel innerhalb weniger Stunden beantwortet.

Note 2,3

Als Kunde haben Sie bei Asana die Wahl zwischen vier unterschiedlichen Tarifen:

• Die kostenlose Basis-Version ist vor allem für kleine Teams gedacht, die sich gerade erst mit dem Thema Projektmanagement vertraut machen. Sie beinhaltet Lizenzen für bis zu 15 Nutzern und bietet neben den Standard-Funktionen auch eine Kalender-Ansicht.
• Der Premium-Tarif kostet 9,25 Euro pro Monat und Nutzer. Dafür erhalten Sie aber neben Zusatzfunktionen wie benutzerdefinierten Feldern und Meilensteinen auch Zugriff auf die Premium-Inhalte der Asana-Academy. Zudem gibt es in dieser Version kein Nutzerlimit.
• Der Business-Tarif enthält sämtliche Premiumleistungen und erlaubt darüber hinaus die Erstellung von Formularen und das Sperren benutzerdefinierter Felder. Mit 18,75 Euro pro Monat und Nutzer müssen Sie dafür allerdings schon etwas tiefer in die Tasche greifen.
• Für den Enterprise-Tarif gibt Asana gleich gar keine Preise mehr an. Hier erhalten Interessente nur auf Anfrage ein persönliches Angebot. In diesem Tarif sind die erweiterte Administrationsfunktionen freigeschaltet, zudem können Sie ein individuelles Branding einfügen. Support-Anfragen werden priorisiert behandelt und garantiert innerhalb eines Tages beantwortet.

Bei Interessen können Sie den Premium- und den Business-Tarif 30 Tage lang gratis testen. Versäumen Sie aber nicht, das Test-Abo rechtzeitig zu kündigen, da es sonst automatisch in ein kostenpflichtiges übergeht!

Bereits die kostenlose Version von Asana stellt mit Ihren Aufgabenliste und Kollaborations-Tools eine gute Lösung für das Projektmanagement in kleineren Gruppen dar und macht das Projekt-Management nicht komplizierter, als unbedingt nötig. Die Kommentier- und Diskussionsfunktionen, die stark an Facebook angelehnt sind, ermöglichen einen regen Austausch und erleichtern die Zusammenarbeit innerhalb des Teams enorm. Auch auf dem Smartphone lässt sich die Software Dank Mobile App in vollem Umfang nutzen.

Für komplexe Projekte mit speziellen Anforderungen ist Asana aufgrund seines schlanken Funktionsumfanges allerdings eher nicht geeignet und auch die interne Kommunikation lässt sich damit nicht vollständig ersetzen. Ein großes Manko ist außerdem der Umgang mit dem Datenschutz: Wenn Sie dahingehend Bedenken haben und für sich und Ihre Kunden auf Nummer sicher gehen wollen, sollten Sie sich besser nach einer geeigneten Alternative umsehen.

Die Kunden sind mehrheitlich mit Asana sehr zufrieden. Hier können Sie die einzelnen Bewertungen noch einmal im Detail nachlesen.

Wenn der Funktionsumfang von Asana für Ihre Zwecke nicht ausreicht oder Sie Ihnen das Bezahl-Modell einfach nicht zusagt, dann können Sie auch auf eine der Alternativen in der folgenden Auswahl zurückgreifen: