Projektmanagement-Software im Test: Trello

Trello* ist ein webbasiertes Projektmanagement-Tool, ursprünglich vom Team der New Yorker Unternehmen „Fog Creek Software“ (heute „Glitch“) entwickelt wurde. Es orientiert sich in seinem Aufbau an der Produktionsplanungsmethode Kanban, bei der der Arbeitsfluss zum Zwecke der Engpass-Vermeidung visualisiert wird. Seit Anfang 2017 ist die Software im Besitz von Atlassian und wird inzwischen weltweit von mehr als 25 Millionen Anwendern genutzt.

Das Freemium-Tool ist vergleichsweise einfach aufgebaut: Es setzt sich aus lediglich vier Komponenten zusammen und kann dadurch auch ohne Vorkenntnisse recht schnell verstanden und beherrscht werden. Trotzdem ist Trello weit mehr als ein einfaches To-Do-Listen-Programm. Die plattformübergreifende Suite bietet zahlreiche Funktionen, mit denen sowohl private als auch berufliche Teams effizienter und produktiver organisiert werden können.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie sich Trello im Praxistest schlägt und ob es dem Vergleich mit der namhaften Konkurrenz standhalten kann.

Trello unterscheidet sich in seiner Funktionsweise etwas von anderen Tools dieser Art. Das Dashboard setzt sich aus lediglich vier Schlüsselkomponenten zusammen, mit denen Ihnen aber eine Vielzahl Konfigurationsmöglichkeiten zur Verfügung stehen.

Um Trello für die Organisation Ihrer Projekte zu verwenden, müssen Sie keine zusätzliche Software installieren, sondern sich lediglich unter www.trello.com* registrieren. Klicken Sie dazu auf der Webseite des Anbieters auf den Button „Jetzt registrieren – es ist kostenlos“ und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten, um Ihr Konto zu erstellen.

Der Vorgang verläuft sehr einfach und unkompliziert und dauert nicht einmal drei Minuten: Geben Sie Ihren Namen und Ihre Email-Adresse in die dafür vorgesehenen Felder ein und legen Sie ein sicheres Passwort fest. Klicken Sie anschließend auf den Button „Neues Konto erstellen“, um Ihre Eingaben zu bestätigen. Damit ist Trello auch schon direkt einsatzbereit.

Das Trello-Board ist eine Art Aktenordner zu einer bestimmten Thematik, denn es steht für ein Projekt oder einen Ort, an dem Sie Ihre Informationen im Auge behalten und sich einen Überblick über bereits geschaffte oder noch zu erledigende Arbeiten machen können. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie einen Software-Launch realisieren oder lediglich Ihre Urlaubs-Planung konkretisieren möchten. Über das Trello-Board organisieren Sie ganz bequem Ihre Projekte und Aufgaben, tauschen Informationen aus oder arbeiten im Team zusammen.

Zum Erstellen eines Trello-Boards sind nur wenige Schritte notwendig:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte „Boards“ auf „Neues Board erstellen“ (Alternativ können Sie auch das Plus-Zeichen in der Kopfzeile auswählen und anschließend auf „Neues Bord erstellen“ klicken).

2. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für Ihr neues Board ein und wählen Sie einen Hintergrund aus. Bestätigen Sie Ihre Eingabe anschließend mit „OK“.

3. Das Board wird nun angelegt. Bei Bedarf können Sie zu auch einem späteren Zeitpunkt problemlos weitere Boards hinzufügen.

Workflows oder Prozesse stellen Sie auf Ihrem Trello-Board mit Hilfe von Listen dar. Eine Liste entspricht dabei immer einen bestimmten Sachverhalt Ihres Gesamt-Projektes, wie beispielsweise „Ressourcen“ oder „Technik“ oder bezeichnet einzelnen Schritte wie „Ongoing“ oder „Abgeschlossen“. Sie kann eine Art Sammlung von Ideen sein, verschiedenen Phasen eines Arbeitsablaufes darstellen oder einfach Informationen beinhalten, an die Sie sich erinnern möchten.

Durch das Hinzufügen mehrerer Listen zu Ihrem Board können Sie auch ganze Workflows entwickeln. Generell gilt allerdings: Legen Sie so wenigen Elemente wie möglich an, denn eine zu hohe Anzahl geht langfristig zu Lasten der Übersicht.

Um eine Liste zum Trello-Board hinzuzufügen klicken Sie links oben auf die Schaltfläche „Liste hinzufügen …“ oder doppelklicken Sie alternativ an einer beliebigen freien Stelle auf dem Board. Sie können Ihre Listen auch nachträglich verschieben, indem Sie sie einfach von links nach rechts ziehen. Möchten Sie den Namen einer Liste ändern, klicken Sie darauf und geben anschließend die neue Bezeichnung ein.

Karten repräsentieren in Trello die Aufgaben und Ideen (zum Beispiel „Plugin installieren“), die ganz einfach per Drag & Drop innerhalb der Listen verschoben werden können und so lange darin bestehen bleiben, bis sie erledigt sind. Um eine neue Karte hinzuzufügen, klicken Sie in der jeweiligen Liste auf „Eine Karte hinzufügen“. Es gibt keine Beschränkung hinsichtlich der Kartenanzahl pro Board.

Jede Karte besitzt ein Vorder- und eine Rückseite, wobei das Handling sich nicht signifikant von anderen Projektmanagement-Tools unterscheidet. Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben der Kartenbezeichnung und legen Sie über das Quick-Menü beispielsweise das Design Ihrer Labels fest oder fügen Sie neue Mitglieder hinzu. Auch das Fälligkeitsdatum der Aufgabe können Sie hier ganz bequem anpassen oder diese nach Abschluss ins Archiv verschieben.

Durch Anklicken der jeweiligen Karte gelangen Sie zur Rückseite, auf der Sie neben den bereits genannten Anpassungen auch zusätzliche Informationen wie eine detaillierte Beschreibung oder Kommentare hinzufügen können. Im Bereich „Zu Karte hinzufügen“ ergänzen Sie Ihre Aufgaben mit Anhängen, Checklisten oder Labels. Mit einem Klick auf „Beobachten“ markieren Sie bestimmte Karten, die Sie genauer im Auge behalten möchten.

Auf der rechten Seite des Trello-Boards befindet sich das Menü. Sollte es standardmäßig nicht angezeigt werden, können Sie es über den Button „… Menü einblenden“ einblenden. Hier finden Sie Informationen zum jeweiligen Board, verwalten Ihre Mitglieder, filtern Ihre Karten nach bestimmten Kriterien oder installieren Power-Ups. Im Aktivitäten-Feed haben Sie überdies die Möglichkeit, alle Aktionen, die auf Ihrem Board stattgefunden haben, zu tracken.

Klicken Sie auf „Mehr“ um die erweiterten Einstellungen zu öffnen. Hier finden Sie neben den Berechtigungseinstellungen auch die E-Mail-Einstellungen Ihres Boards.

Note 1,0

Trello kann in seinem Funktionsumfang zwar nicht mit den „ganz Großen“ der Branche mithalten, für ein (in der Basis-Version) kostenloses Programm bietet es aber erstaunlich viele Funktionen und Möglichkeiten zur Individualisierung. Das Board entspricht in seinem Aufbau einem klassischen Kanban-Board, bei dem die Aufgaben entsprechend ihres Fortschrittes per Drag & Drop von links nach rechts wandern. Trello ist ein sehr benutzerfreundliches, visuelles Projektmanagement-Tool, das Sie mit Labels, Tags und Kategorien bei der Organisation unterstützt und sich dabei völlig unkompliziert an Ihre persönlichen Bedürfnisse und Vorlieben anpassen lässt.

Mit Hilfe der Email-Integration können Sie auch Karten und Kommentare erstellen, indem Sie Nachrichten an Trello schreiben oder weiterleiten. Jedes Trello-Board besitzt eine eindeutige Adresse, die Sie über die E-Mail-Einstellungen auslesen können. Beachten Sie dabei aber, dass die Kommentar-Funktion für das jeweilige Bord aktiviert sein muss, damit Sie Email-To-Board in vollem Umfang nutzen können.

Eine Besonderheit in Trello sind die sogenannten Power-Ups. Dabei handelt es sich um Zusatzfeatures in Form von Diensten und Apps (z.B. Slack, Bitbucket oder Salesforce), mit denen Ihre Trello-Instanz noch leistungsfähiger wird. Zudem können Sie damit auch Ihre Karten individualisieren, Automatisierungen hinzufügen oder Ihre Boards mit praktischen Funktionalitäten wie Benutzerdefinierten Feldern oder einem Kalender ergänzen. Pro Board können Sie ein kostenloses Power-Up aktivieren, in der Gold Version sind es drei. Für die Mitglieder von Business-Class- oder Enterprise-Teams gibt es in dieser Hinsicht keine Beschränkung.

Mit Power-Ups können Sie beispielsweise folgende Funktionalitäten realisieren:

1. Geräteübergreifende Synchronisation: Egal ob PC, Tablet oder Smartphone, Trello synchronisiert die Informationen Ihres Boards auf allen Ihren Geräten. Dabei stehen verschiedene Arten von Synchronisation zur Verfügung:

• Die Einweg-Synchronisation pflegt die eine Parent-Child-Beziehung zwischen den Karten. Das bedeutet, die Daten einer Karte werden auf eine beigefügte Karte verschoben, jedoch nicht umgekehrt. (Zum Einrichten der Einweg-Synchronisation benötigen Sie z.B. Zapier oder Butler für Trello als Power-Up)
• Mit der Zwei-Wege-Synchronisation können zwei Karten auf dem exakt gleichen Stand gehalten werden, das Verschieben der Informationen erfolgt also vice versa. (Zum Einrichten der Zwei-Wege-Synchronisation benötigen Sie z.B. Placker oder CardSync als Power-Up)

2. Google-Drive: Mit dem Google Drive Power-Up bringen Sie Ihre Cloud-Inhalte auf Trello-Karten. Sie können das Drive direkt von Trello aus durchsuchen und die gewünschten Inhalte mit einem Klick anhängen. Die integrierte Vorschau zeigt neben Voransichten Ihrer Dateien auch Echtzeitinformationen dazu an. Besonders praktisch: Mit nur einem Mausklick können Sie Ihr Trello-Board in eine Google-Slides-Präsentation umwandeln.

Note 1,3

Für unseren Test haben Trello auf zwei verschiedenen Rechnern ausgeführt. Bei Testcomputer eins handelt es sich um ein Lenovo Ideapad mit einem Intel Pentium 4415U (2,3 Ghz) und 8 GB RAM. Beim zweiten Rechner haben wir schwere Geschütze aufgefahren: Unser Lenovo Legion Y720 ist mit einem Core i7-7700HQ Quad-Core (2,8 Ghz) und 16 GB RAM bestückt. Auf beiden Maschinen läuft ein Windows 10 Pro (64 Bit).

Das Ergebnis fiel äußerst positiv aus: Wir konnten keinen wirklichen Performance-Unterschied erkennen, unsere Testboards wurden auf beiden Computern gleichermaßen zügig geladen und auch beim Anlegen von Listen und Karten bzw. dem Ändern von Einstellungen gab es keine signifikanten Divergenzen.

Von Seiten des Herstellers gibt es allerdings den Hinweis, dass bei mehr als 1000 offenen Karten mit Leistungseinbußen zu rechnen ist, da die Software diese bei jedem Öffnen nachladen muss. Gibt es auf den Karten besonders viele Anhänge oder Checklisten, liegt die Empfehlung sogar bei weniger als 500 Karten.

Wir konnten diese Angabe in unserem Test allerdings nicht verifizieren (unsere Testboards waren mit weniger als 100 Karten bestückt), daher fließt Sie auch nicht in die Bewertung mit ein.

Note 1,3

Zugegeben: Es ist schon ein befremdliches Gefühl, sensible Daten voll und ganz in die Hände eines externen Cloud-Service zu geben. Bei Trello liegt der Fokus aber derart auf dem Thema Sicherheit, dass Sie sämtliche Zweifel getrost beiseite packen können.

Trello verwendet eine AWS Netzwerk-Zugriffskontrollliste (ACL) um den ein- und ausgehenden Datenverkehr zu steuern und den Zugriff entsprechend der jeweiligen Rollen einzuschränken. Den DDoS-Schutz steuert Akamai bei, zudem werden sämtliche Security Rules aktiv durch Warnmechanismen überwacht, die bei unerlaubten Änderungen an der Konfiguration sofort Alarm schlagen. Strenge Firewall-Regeln verbieten überdies den Zugriff auf die für die Nutzung von Trello erforderlichen Ports (unter anderem 443 und 80), wodurch selbst das Unternehmensnetzwerk des Herstellers nur über einen eingeschränkten Zugriff auf die Produktionsumgebung verfügt.

Sämtliche Daten, die zwischen den Computern und Mobilgeräten der Kunden und den Trello-Servern gesendet werden, sind mit einer 128-Bit-AES-Verschlüsselung (Advanced Encryption Standard) und dem Industriestandard TLS gesichert, dasselbe gilt auch für die Backups. Verbindungen zu Trello sind ohne TLS-Option nicht möglich und werden allesamt gesichert über HTTPS hergestellt.

Die Dateianhänge zu den Karten werden in der Amazon S3-Cloud gespeichert und bereits serverseitig mit einer 256-Bit-AES-Verschlüsselung gesichert. Die Verwaltung der nötigen Verschlüsselungsschlüssel übernimmt ebenfalls Amazon verwaltet. Diese werden regelmäßig im Rahmen interner Prüfungsprozesse überwacht und verifiziert.

Trello gibt außerdem an, dass die gespeicherten Benutzerdaten gemäß der Verpflichtungen in den Nutzungsbedingungen der Atlassian Cloud geschützt sind und der Zugriff darauf ausschließlich durch autorisiertes Personal und basierend auf dem Prinzip der geringsten Berechtigung erfolgt.

Note 1,3

Trello gibt es auch als mobile Version für Android und iOS, mit der Sie auch von unterwegs schnell und unkompliziert auf Ihre Boards zugreifen können. Sie können die App direkt aus dem Google Play Store oder dem Apple Store auf Ihrem Gerät installieren, der Vorgang dauert weniger als eine Minute.

Im Anschluss können Sie sich direkt in Ihre Trello-Instanz einloggen und sämtliche Funktionen der Desktop-App auch auf Ihrem Smartphone nutzen. Wir haben unseren Test auf einem Samsung Galaxy S9 durchgeführt und waren begeistert, wie problemlos sich Boards auch von unterwegs erstellen und anpassen ließen. Auch das Hochladen von Anhängen ging ohne Probleme vonstatten und selbst beim Hinzufügen von Power-Ups gab es absolut nichts zu beanstanden. Für unseren Test haben wir das Calendar-Power-Up installiert, mit dem sich eine Kalenderansicht samt Fälligkeitsterminen generieren lässt. Auch hier gab es im Vergleich zur Desktopversion keinerlei Funktionseinschränkungen, einzig das viele Scrollen auf dem Smartphone-Display ist mit der Zeit etwas mühselig. Das ist allerdings Kritik auf hohem Niveau.

Note 1,0

Der Trello-Support besteht aus einem Team von Support-Spezialisten, das während der üblichen Geschäftszeiten (Montag bis Freitag von 09.00 Uhr bis 17.00 Uhr) für Fragen zur Verfügung steht. Kunden mit einem Basis-Account können ausschließlich per Online-Formular in Kontakt treten.

Für Trello Business und Enterprise gibt es einen priorisierten E-Mail-Support, bei dem Ihnen eine Antwort innerhalb eines Werktages garantiert wird.

Wir haben für unseren Basis-Account eine Anfrage über das Kontaktformular gestellt und erhielten nach drei Tagen eine Antwort, mit der wir unser Problem leider nur teilweise lösen konnten. Aus diesem Grund und wegen der verhältnismäßig langen Bearbeitungsdauer gibt es in dieser Kategorie Punktabzug.

Note 3,0

Bereits die kostenlose Version von Trello glänzt mit hohen Sicherheitsstandards und einem überraschend hohen Funktionsumfang, aber auch in der Business- und Enterprise-Version bekommen Sie für Ihr Geld wirklich was geboten.

• Trello Gold erweitert die Basis-Funktionen für individuelle Nutzer um weitere Features und AddOns. Sie können benutzerdefinierte Hintergründe erstellen und Ihren Karten mit den Emojis und Sticker-Packs zur mehr Aufmerksamkeit verhelfen. Außerdem bietet Trello Gold mit einer maximalen Upload-Größe von 250 MB (10 MB in der Basisversion) auch deutlich mehr Spielraum bei den Anhängen.
• Trello Business richtet sich mit seinen speziellen Privatsphären-Einstellungen und Verwaltungs-Tools vor allem an Unternehmen. Es erlaubt überdies mehr Kontrolle über die Boards und die darin enthaltenen Daten. Trello Business enthält alle Funktionen von Trello Gold, kann aber im Gegensatz dazu nicht nur für einzelnen Benutzer, sondern auch gleich für das komplette Team aktualisiert werden. Die Gebühr wird monatlich pro Team-Mitglied berechnet.
• Trello Enterprise bietet sämtliche Funktionen von Trello Business und bietet zusätzliche erweiterte Sicherheitsfunktionen und Compliance, wie beispielsweise SSO (Single-Sign-On) oder eingeschränkte Anhänge. Die Lizenzierung erfolgt pro Nutzer und ist unabhängig davon, in wie vielen Teams er Mitglied ist.

Trello bietet Ihren Teams eine gemeinsame Perspektive auf das jeweilige Projekt, und stellt die Aufgaben und deren Fortschritt auf einen Blick in einer sehr übersichtlichen Form dar. Mit seinem intuitiven Handling und der reduzierten Benutzeroberfläche fällt selbst Einsteigern das Zurechtfinden sehr leicht. Auch die vielen Filtermöglichkeiten und der Aktivitäten-Feed, mit dem Sie stets den Überblick über sämtliche Aktionen auf Ihrem Trello-Board behalten, haben uns sehr gut gefallen.

Im Vergleich zu etablierten Projektmanagement-Giganten wie Atlassian Jira hinkt Trello zwar im Funktionsumfang etwas hinterher, für ein kostenloses Tool lässt sich damit aber schon eine ganze Menge anstellen. Das Konzept ist eher auf den Privatsektor und kleine bis mittlere Unternehmen gemünzt, allerdings können Sie mit einem Upgrade auf die Business- oder Enterprise-Version durchaus auch größere Projekte erfolgreich damit managen. Die Preise für die Bezahl-Versionen sind unserer Ansicht nach aber in jedem Fall gerechtfertigt.

Besonders begeistert waren wir allerdings von der Mobile-App für Android und iOS, die sämtliche Funktionen der Desktopversion auch auf dem Smartphone oder Tablet bereitstellt. Damit können Sie Ihre Aufgaben auch bequem von unterwegs aus verfolgen. Und sollten Sie unerwartet in ein Funkloch gelangen, synchronisiert Trello sofort nach Wiederaufnahme der Verbindung automatisch alle Ihre Daten.

Auch die Kunden konnte Trello voll und ganz für sich einnehmen. Hier können Sie die einzelnen Bewertungen noch einmal im Detail nachlesen.

Wenn der Funktionsumfang von Trello für Ihre Anforderungen nicht ausreichen sollte oder Sie aus einem anderen Grund nicht von dem Tool überzeugt sind, können Sie auf eine Alternative in der folgenden Auswahl zurückgreifen: