Zoom und der Datenschutz: Das gibt es zu beachten

Teammeetings im Wohnzimmer, Vorlesungen am Schreibtisch, Kundentermine zu jeder Zeit am heimischen PC: Videokonferenzsoftware macht’s möglich. Jene hat seit 2020, insbesondere aufgrund der COVID-19 Pandemie, einen wahren Boom erlebt. Eine der führenden Lösungen ist Zoom, dessen tägliche Nutzerzahlen bereits zu Beginn der Pandemie von 10 Millionen auf 200 Millionen hochstiegen.

So beliebt Zoom aber auch ist, so kritisch sehen manche Datenschützer den Dienst. Denn gerade während geschäftlichen Video-Konferenzen werden Firmeninterna und persönliche Informationen ausgetauscht – Daten, die geschützt werden müssen und die man nicht in fremden Händen wissen will.

Zwar hat Zoom bei seinen Standards nachgebessert, nachdem viele Unternehmen wegen Datenschutz- und Sicherheitslücken ihren Mitarbeitenden die Nutzung untersagt hatten, doch bis heute sind noch nicht alle Mängel behoben. Wir haben uns den Anbieter und seine Datenschutzpraktiken einmal genauer angesehen.

Anfangs verspielte das Unternehmen massiv Vertrauen, da es Datenschutzbedenken ignorierte und prompt massiven Hacker-Angriffen ausgesetzt war. Fehlende Verschlüsselung, ein Feature zur Überwachung der Meetingteilnehmer sowie mangelnde Transparenz in der hauseigenen Datenschutzerklärung waren nur einige der Kritikpunkte. Mittlerweile hat Zoom einen Großteil dieser Probleme gelöst.

Einen hundertprozentigen Schutz der eigenen Daten darf man allerdings nicht erwarten, denn die Anwendung ist webbasiert und Daten, die in die Cloud geladen werden, sind grundsätzlich gefährdet. Datenschützer monieren darüber hinaus, dass bei der Zoom-Nutzung personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden – und dort sei kein ausreichender Schutz für diese Daten garantiert.

Allen Nachbesserungen zum Trotz sammelt Zoom dennoch Daten, die das Unternehmen für allerlei eigene Interessen nutzt, zum Beispiel für Produktforschung, Kundenkommunikation und Marketingmaßnahmen. Zu den gespeicherten Informationen zählen der Name des Administrators samt Konto-ID, Abrechnungsdaten und das Profil. Ebenso sind Teilnehmerinformationen wie Name, Bild, E-Mail-Adresse, die jeweiligen Kontakte und, sofern genutzt, die Kalenderdaten für Zoom interessant.

Daneben speichert der Dienst unter anderem Informationen über die Einstellungen, die mit einem Zoom Kontos verknüpft sind. Dazu gehören Audio- und Videopräferenzen, Aufzeichnungsort der Datei, Bildschirmfreigabe und der Konfigurationsstatus. Zoom interessiert sich auch für die Geräte seiner Nutzer, die Version derer Betriebssysteme, Festplatten-ID, PC-Name, MAC-Adresse, IP-Adresse, Akkustand und WLAN-Status.

Wer Zoom nutzt und nichts über sich preisgeben will, sollte den Videodienst ausschließlich über eine sichere VPN-Verbindung verwenden, um seine IP-Adresse und auch das Online-Meeting selbst zu verstecken. Ganz besonders wichtig ist das, wenn man an Zoom-Meetings über ein öffentliches WLAN teilnimmt. Außerdem sollte man darauf achten, immer eine aktuelle und leistungsstarke Sicherheitssoftware auf seinen Geräten installiert zu haben.

Führen Sie Konferenzen am besten im privaten Modus durch. Sprich: Ihr Zoom Meeting wird nicht öffentlich gemacht, sondern mit einem individuellen Passwort und Link versehen. Gäste sollten, wenn überhaupt, nur per Erlaubnis-Klick zugelassen werden. Dafür sammelt man alle Teilnehmer im sogenannten Warteraum, den man bereits bei der Planung eines Meetings aktivieren kann.

Will man Zoom innerhalb des Unternehmens DSGVO-konform nutzen, lassen sich die Sicherheitsstandards mit einigen Einstellungen erhöhen. Optimal ist es, den Videodienst in Zusammenarbeit mit der hauseigenen IT-Abteilung oder dem Datenschutzbeauftragten einzurichten. Wenn dies keine Option ist, sollte man folgenden Checkliste beachten:

Obwohl sich Zoom bester Beliebtheit erfreut, ist der Videodienst keinesfalls alternativlos. Zu seinen stärksten Konkurrenten in Sachen Nutzerzahlen und Bekanntheit zählt der US-Anbieter Skype, der zum Microsoft-Konzern gehört. Er ist bereits seit 2003 am Markt und bietet mit seiner downloadbaren Software kostenfreie Konferenz- und Chatmöglichkeiten inklusive dem Austausch von Dateien.

Skype überzeugt durch gute Funktionen und eine hervorragende Gesprächsqualität. Allerdings kann man mit Skype nur Konferenzen mit bis zu 50 Teilnehmern organisieren und auch die Nichtvereinbarkeit mit der DSGVO – Inhalte wurden bereits staatlichen Behörden zur Verfügung gestellt – ist beim amerikanischen Anbieter eine große Schwachstelle.

Wer bezüglich der Datenschutzbestimmungen auf Nummer sicher gehen will und eine Lösung für Businessmeetings sucht, sollte einen Blick auf Wire werfen. Der Schweizer Anbieter speichert keinerlei Gesprächsdaten und bietet hohe Sicherheitsstandards und gute Gesprächsqualität. Teilnehmen können in einer Videokonferenz auch hier bis zu 50 User.

Zoom kostenfrei zu nutzen, ist verlockend, aber nicht empfehlenswert. Denn obgleich Videokonferenzen beim US-Anbieter einfach einzurichten sind und bereits in der Gratisversion viel möglich ist, klaffen bei den kostenlosen Konferenzen große Datenschutzlücken ob der fehlenden Einstellungsmöglichkeiten.

Deshalb sollte man sich, wenn man auf Zoom als Clouddienst setzen will, unbedingt für einen kostenpflichtigen Zugang entscheiden. Nur so ist es möglich, den Serverstandort innerhalb der EU zu wählen und die End-to-End-Verschlüsselung zu aktivieren. Außerdem muss man darauf achten, die eigenen Datenschutzerklärungen zu aktualisieren und alle Einwilligungen einzuholen.