Projektmanagement-Software im Test: Basecamp

Basecamp* ist ein kollaboratives PM-System zur Projekt- und Aufgabenverwaltung, das zu den weltweit führenden PM-Tools gehört und vom gleichnamigen Unternehmen mit Sitz in Chicago (Illinois) vertrieben wird. Das Unternehmen Basecamp geht auf die ehemalige 37signals zurück, deren Gründer Jason Fried, Carlos Segura und Ernest Kim im Jahr 2004 beschlossen, den Fokus vom Design auf die Entwicklung von Webseiten zu verlagern.

Daraus entstanden ist eine kommunikationsorientierte Anwendung, die das Projektmanagement auf das Wesentliche (Collaboration, File-Sharing, Meilensteine und To-Do-Listen) reduziert und sich in vielerlei Hinsicht von den gewohnten PM-Tools unterscheidet. So verwendet Basecamp für die Benutzeroberfläche beispielsweise einen gekachelten Ansatz anstelle der sonst üblichen Top-Down-Menüs mit Listen oder Tabellenansichten.  Mit Hilfe der Software sollen alle Arbeiten an einer Stelle zentralisiert und organisiert werden und dabei für alle Beteiligten transparent bleiben.

Daneben bietet Basecamp auch einige interessante Funktionen, die so in anderen Tools bisher nicht zu finden sind. Grund genug für uns, die Software einem ausgiebigen Test zu unterziehen. Hier erfahren Sie, ob Basecamp auch im Praxistest überzeugen kann und wie es sich im Vergleich zu den kommerziellen Programmen schlägt.

Wie in den vorangegangenen Tests entscheiden wir uns auch diese Mal wieder für einen kostenlosen Test-Account. Auf der Hersteller-Webseite können wir uns für einen 30tägigen-Trial registrieren, dafür müssen wir lediglich unsere Email-Adresse eingeben und über „Start a free 30 day trial“ bestätigen. Anschließend möchte Basecamp noch ein Informationen zu uns, unserem Unternehmen und den derzeitigen Projekten. Im nächsten Schritt müssen wir noch ein Passwort festlegen und bei Bedarf gleich ein paar Mitstreiter einladen. Nach einem Klick auf „All Done“ können wir dann aber auch schon loslegen.

Nach dem Login landen wir direkt auf der minimalistischen Benutzeroberfläche, die sich auf die wichtigsten Kernfunktionen beschränkt:

1. 1.
   Der Home-Bildschirm ist so etwas wie die Zentrale in Basecamp. Hier finden Sie alle Vorgänge Ihres Kontos, aufgeteilt in die Schwerpunkte „Head Quarter (HQ)“,“Teams“ und „Projekte“.
2. 2.
   Hinter Pings versteckt sich der interne Messaging Dienst, über den Sie Kurznachrichten mit anderen Nutzern austauschen können. Dabei sind Sie nicht an bestimmte Teams oder Projekte gebunden.
3. 3.
   Die integrierte Nachrichtenfunktion Hey! sammelt alle Ihre Benachrichtigungen und informiert Sie unter anderem, wenn Sie eine neue Nachricht erhalten haben oder irgendwelche Deadlines überschritten worden sind.
4. 4.
   Der Reiter Activity enthält einen projektübergreifenden Überblick über sämtliche Aktivitäten, die in Form einer Top-Down-Zeitlinie angezeigt werden. Zudem haben Sie von hier aus auch Zugriff auf alle Berichtsoptionen Ihres Kontos.
5. 5.
   Unter MyStuff finden Sie Links zu Ihren Aufgaben, Entwürfen, Lesezeichen und den zuletzt ausgeführten Aktivitäten.
6. 6.
   Wenn Sie in Ihrem Basecamp-Konto nach irgendetwas suche, führt der einfachste Weg über Find. Neben einer klassischen Schlagwortsuche haben Sie hier auch die Möglichkeit, die Ergebnisse nach bestimmten Kriterien einzugrenzen.  

Basecamp setzt vor allem auf ein intuitives Verständnis und ein möglichst einfaches Handling seiner Software. Das Dashboard ist grafisch sehr ansprechend aufgemacht und dennoch eher reduziert, dadurch finden sich auch Anfänger recht schnell zurecht und man behält leichter den Überblick.

Teamwork wird bei Basecamp großgeschrieben, denn Sie fördern den Austausch und die Koordination innerhalb des Projektes. Um eine neues Team anzulegen, müssen Sie lediglich auf die Schaltfläche „+New“ im Bereich „Teams“ klicken.

Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster, in dem Sie einen Namen für das neue Team festlegen können. Mit einem Klick auf „Save“ wird das Team angelegt und erscheint im Anschluss als Kachel im gleichnamigen Abschnitt.

Ähnlich einfach funktioniert auch das Anlegen eines neues Projektes. Sie können beliebig viele Projekte für sämtliche wichtigen Vorgänge erstellen, z.B. für einen Produkt-Release oder die neue Marketingkampagne.

Um ein neues Projekt anzulegen, klicken Sie auf den Button „+New“ im Bereich „Projekte“ und wählen dort „New Project“ aus. Geben Sie anschließend den gewünschten Namen für das neue Projekt ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe wieder mit „Save“.

Innerhalb des Projektes können Sie nun beispielsweise Arbeiten zuweisen, Termine festlegen, mit anderen Nutzern chatten oder Ankündigungen veröffentlichen. Wenn Sie auf das Projekt klicken, gelangen Sie zur Ansicht mit den sechs Standard-Werkzeugen:

• Der Echtzeitchat Campfire dient zum Austausch der Projekt-Teilnehmer untereinander.
• Über das Message Board machen Sie Ankündigungen, stellen Ideen vor oder stellen Fragen an die Projektteilnehmer.
• To-dos listet Ihre anstehenden Aufgaben auf. Bei Bedarf können Sie hier auch eigenen To-Do-Listen erstellen.
• Mit dem Schedule behalten Sie die aktuellen Aufgaben und bevorstehenden Ereignisse im Blick.
• Mit den Automatic Check-ins halten Sie Ihr Team auf dem Laufenden und helfen den Nutzern, sich besser kennenzulernen. Die Updates werden täglich, wöchentlich oder monatlich gesendet und können von allen Projektteilnehmern eingesehen werden.
• Über Docs & Files fügen Sie Anhänge zu Ihren Projekten hinzu.

Nachdem unser Projekt fertig erstellt ist, können wir nun damit beginnen, Teilnehmer einzuladen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „Add/remove People“ oben auf der Projektseite (direkt neben den Avataren der Mitglieder).

Im nächsten Fenster werden Ihnen alle Personen angezeigt, die sich bereits im Projekt befinden. Über den Button „+Add people“ können Sie nun weitere Teilnehmer hinzufügen – entweder als Teil Ihres Teams oder als Kunde.

Ergänzen Sie nach dem Hinzufügen die Informationen des neuen Nutzers (Name und Email-Adresse). Die eingeladenen Personen werden direkt zum Projekt hinzugefügt und können im Anschluss sofort Aufgaben zuweisen, kommentieren oder Nachrichten posten. Außerdem wird eine automatische „Beitritts“-Email an die oder den Betreffende versendet, über die (sofern nicht geschehen) das Konto eingerichtet werden kann.

Auch Kunden können Sie mit nur einem Mausklick zu Ihrem Projekt einladen. Sie finden Sie entsprechende Option („Add Client to this project“) unter „+Add people“ auf der Mitgliederseite des Projekts.

Geben Sie im Pop-Up den Namen des Kunden und die Kontaktdaten ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit „Save“.

Beachten Sie, dass Sie in einem Projekt nur einen Kunden (kein Kunden-Team!) hinzufügen können. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.

Wir haben Basecamp mit Google Chrome, Mozilla Firefox und Microsoft Edge getestet und konnten bei keinem der Browser irgendwelche Funktionseinschränkungen feststellen. Hinsichtlich des Bedienkomfort gibt es aus unserer Sicht absolut nichts zu mäkeln.

Note 1,0

Im Mittelpunkt der Arbeit mit Basecamp stehen eine möglichst einfache Bedienung und die Zusammenarbeit im Team, daher verzichtet die Software bewusst auf Standardfunktionen, die von anderen Wettbewerbern unterstützt werden, wie beispielsweise eine Zeiterfassung oder Gantt-Diagramme.

Zwar gibt es dafür eine Integrationsmöglichkeit, die sich auf Drittanbieter-AddOns stützt (z.B. Ganttify), allerdings sind die meisten davon kostenpflichtig. Das bedeutet, Sie fügen auf eigene Kosten etwas hinzu, das bei anderen Programme bereits enthalten ist.

Dafür bietet das Tool auf der anderen Seite aber eine Reihe interessanter Features, die es so bei der Konkurrenz (noch) nicht gibt.

Eine der interessantesten davon sind sicherlich die sogenannten „Automatic Check-Ins“, eine Art Fragebogen, der in regelmäßigen Abständen an die Teammitglieder versendet wird. Darin sind neben Fragen zum allgemeinen Befinden („Are you blocked on anything“) oder dem Tagesablauf („What did you eat today“) auch übergreifende Updates zum Projekt („What will you be working on this week“) enthalten. Den Inhalt das Fragekataloges können Sie selbst festlegen, versendet wir entweder täglich, wöchentlich oder monatlich.

Die anderen Nutzer können Ihre Antworten kommentieren oder eine Diskussion darüber anregen. Auf diese Weise halten Sie sich nicht nur gegenseitig auf dem Laufenden, sondern erhöhen auch gleichzeitig das Verständnis und die Wertschätzung füreinander. Trotzdem bleiben derartige Funktionen immer ein zweischneidiges Schwert: Was bei der Zusammenarbeit mit einem professionellen, eingespielten Team gut funktioniert kann in den falschen (Führungs)-Händen zu unnötigem Druck und Überwachungsgefühlen führen.

Ein weiteres praktisches Features sind die sogenannten „Hill Charts“. Dabei handelt es sich um eine besondere Form von Diagrammen (in Form eines Hügels), mit denen die To-Do-Listen eines Projektes verfolgt und in grafischer Form dargestellt werden können. Die Arbeiten werden dabei in zwei Phasen eingeteilt:

• Der uphill steht für die Planungsphase und die frühen Arbeiten, bei denen das Team einen Ansatz für den Abschluss und Erfolg des Projektes finden muss.
• Beim downhill geht es dann um die Steuerung und Umsetzung der zuvor geplanten Strategie.

Überdies bietet Basecamp auch eine ganze Reihe vorgefertigter Reports an. Diese finden Sie in Ihrem Dashboard unter dem Reiter „Activity“. Neben den zuletzt ausgeführten Aktivitäten können Sie sich hier auch die folgenden Berichte erstellen:

1. 1.
   die einer bestimmten Person zugewiesenen Aufgaben („Someone‘s assignments“)
2. 2.
   die überfälligen Aufgaben („Overdue to-dos“)
3. 3.
   die Aktivitäten einer bestimmten Person („Someone’s activity“)
4. 4.
   die hinzugekommenen und abgeschlossenen Aufgaben („To-dos added & completed“)
5. 5.
   die anstehenden Termine („Upcoming Dates“)

Die Auswertungen können Sie im Anschluss entweder als PDF speichern oder direkt aus Basecamp heraus drucken.

Note 2,0

Auch für diesen Beitrag haben wir das Setting analog zu den vorangegangen Tests aufgebaut und zwei verschiedenen Notebooks (jeweils mit Windows 10 Pro (64 Bit)) für den Zugriff auf Basecamp verwendet:

• Rechner 1: Lenovo Ideapad mit einem Intel Pentium 4415U (2,3 Ghz) und 8 GB RAM. Verbaut ist eine Standard-Intel-Grafikkarte (HD Graphics 610).
• Rechner 2: Lenovo Legion Y720 mit einem Core i7-7700HQ Quad-Core (2,8 Ghz) und 16 GB RAM. Unter der Haube hat das Notebook außerdem eine Nvidia GeForce GTX1050 Ti mit 2 GB dediziertem Speicher.

Außerdem nutzen wir auf jedem Gerät drei verschiedene (aktuelle) Browser (Google Chrome, Opera-Browser und den Mozilla Firefox), um eine größtmögliche Bandbreite abzudecken.

Das Ergebnis war wie erwartet: Beim Aufbau des Dashboards und den Standardfunktionen (Anlegen und Löschen von Benutzern, Chat, Zuweisen von Aufgaben etc.) konnten wir keinerlei Performance-Unterschiede in Abhängigkeit von der Leistungsfähigkeit des Notebooks oder der Art des verwendeten Browsers feststellen.

Interessant wurde es allerdings, nachdem wir das Tool mit einem Test-Dataset (á 500 Datensätze) gefüllt und die verschiedenen Reporting-Funktionen damit ausprobiert haben: Hier war das Lenovo Legion Y720 (vermutlich auf Grund der besseren GPU) um einige Längen im Vorteil und die Auswertungen gingen wesentlich schneller vonstatten als mit dem schwächeren Ideapad. Nichtsdestotrotz konnte uns Basecamp aber dennoch mit seiner Gesamtperformance überzeugen, daher reicht es bei der Performance dennoch für ein „Gut“.

Note 1,7

Basecamp ist eine sogenannte „cloudbasierte SaaS-Lösung“ („Software as a Service“). Das bedeutet, dass das Programm und die zugehörige Infrastruktur in der Regel im Rahmen einer Dienstleistung von einem entsprechenden IT-Dienstleister gestellt werden. In diesem Fall kümmert sich allerdings Basecamp selbst um das Hosting. Dazu nutzt das Unternehmen Dell-Server der Serien C5220,  C6100 und C6200 mit leistungsstarken Intel-Prozessoren verwendet, die Speicherung der Nutzer-Daten erfolgt auf DELL PowerEdge R-Serie R710, die allesamt mit schnellen SSDs bestückt sind. Nach Angaben des Herstellers werden sämtliche Daten sofort auf mehrere Festplatten geschrieben und an geografisch separaten Lokationen gesichert. Zudem erfolgt mehrmals täglich eine Sicherung, die mit GPG verschlüsselt wird.

Die primären Rechenzentren befinden sich alle in den Vereinigten Staaten (in Chicago und Ashburn, Virginia). Überdies nutzt Basecamp aber auch Amazon Web Services (AWS) und Google Cloud Storage.

Für die Datenübertragung in öffentlichen Netzwerken verwendet Basecamp SSL-Zertifikate von GeoTrust Inc, RapidSSL CA. Die eigentliche Verbindung wird mittels AES_128_CBC (mit SHA2 für Nachrichtenauthentifizierung und ECDHE_RSA als Schlüsselaustauschmechanismus) verschlüsselt. Die Verschlüsselung umfasst auch sämtliche Daten, die Sie zu Basecamp hochladen. Das Speichersystem arbeitet mit AES256 / SHA-256. Ausgenommen davon sind Projekt Daten, Nachrichten, Textdokumente und Aufgaben – diese werden in der Datenbank abgelegt und unterliegen somit den gleichen Sicherheitsstandards wie die internen Systeme. Alle Passwörter werden mit einem Cost Factor von 10 gehasht und gesalted.

Note 1,3

Sämtliche Funktionen von Basecamp stehen Ihnen auch unterwegs auf Ihrem Smartphone oder Tablet zur Verfügung. Dazu müssen Sie sich entweder die URL in Ihren mobilen Webbrowser eingeben (Sie erhalten dann eine für mobile Geräte optimierte Ansicht) oder sich die kostenlose Apps für Android und iOS aus dem Google Play Store oder dem Apple Store herunterladen.

Wir haben beide Varianten auf einem Samsung Galaxy S9 ausprobiert und konnten im Vergleich zur Desktopversion keinerlei Funktionseinschränkungen feststellen. Das Hochladen von Anhängen klappte ebenfalls problemlos. Besonders angetan waren wir aber von den Reporting-Funktionen, die auch auf dem Handy in vollem Umfang zu Verfügung stehen. Über das Mobilfunknetz hatten wir zwar hinsichtlich der Performance etwas zu kämpfen, beim anschließenden Test über WLAN auf Basis einer Glasfaserleitung war aber erwartungsgemäß kein Unterschied mehr zu spüren.

Note 1,3

Der Support wird bei Basecamp ähnlich gehandhabt, wie bei anderen Herstellern auch. Die bunte Aufmachung der Seite und eine integrierte Wartezeit-Anzeige sollen zwar persönlicher wirken, dennoch erfolgt die Anfrage auch hier über ein Standard-Email-Formular. Beantwortet werden Ihre Fragen Montag bis Freitag in der üblichen Supportzeit von 08.00 – 17.30 Uhr (Central Time).

Telefonischen Support oder die Möglichkeit, per Chat Kontakt aufzunehmen, gibt es leider nicht. Wir haben für unseren Test-Account eine Anfrage über das Kontaktformular gestellt und bekamen bereits am nächsten Tag eine Antwort, mit der wir das Problem vollständig lösen konnten. Besser geht’s nicht, daher gibt es trotz fehlendem persönlichen Kontakt in dieser Kategorie volle Punktzahl.

Note 1,0

In Sachen Preisgestaltung unterscheidet sich Basecamp maßgeblich von den bisher getesteten Mitstreitern. Im Gegensatz zu den Pay-Per-User oder Business- und Enterprise-Modellen von Asana oder Trello zahlen Sie hier nur einen monatlichen All-Inclusive-Tarif in Höhe von 99 USD (umgerechnet etwa 88 Euro).

Darin enthalten sind alle Basecamp-Features, 500 GB Speicher und eine unbegrenzte Nutzer- und Projektanzahl. Bei Bedarf können Sie zudem jederzeit weiteren Storage hinzukaufen.

Einfach, übersichtlich und für den gebotenen Funktionsumfang ein echter Schnapper!

Basecamp ist eine benutzerfreundliche All-in-One-Lösung, die längst zu den Klassikern unter den Projektmanagement-Tools zählt. Die Software beschränkt sich auf die wichtigsten Funktionen und lässt sich relativ einfach und intuitiv bedienen, wodurch eine lange Einarbeitungszeit entfällt und auch Einsteiger recht schnell damit zurechtkommen. Mit den „großen Brüdern“ wie Asana oder Jira kann es aufgrund der fehlenden Features wie individuelle Reports oder den bereits erwähnten Gantt-Diagrammen allerdings nicht mithalten. Diese lassen sich bei Bedarf allerdings in Form von Drittanbieter-Tools integrieren.

Das All-Inclusive-Preismodell ist hingegen eine wirklich herausragende Idee. Auch den schnellen und kompetenten Support möchten wir an dieser Stelle noch einmal löblich erwähnen, auch wenn dieser weder telefonisch noch per Chat kontaktiert werden kann. Ein Wermutstropfen ist allerdings, dass das Programm bisher nicht auf Deutsch verfügbar ist. Allerdings dürften die meisten Projektmitarbeiter heutzutage der englischen Sprache mächtig sein, daher sollte das kein allzu großes Problem darstellen.

Auch die Kundenbewertungen zu Basecamp fallen größtenteils positiv aus. Viel Lob gab es auch hier für den hilfreichen Support.

Basecamp ist ein webbasiertes Projektmanagement-Tool, das zwar mit einem unschlagbaren Preis-Modell punktet. Dafür müssen Sie allerdings auf einige Standard-Funktionen verzichten, die in anderen Tools bereits integriert sind (oder diese nachträglich installieren). Wenn Sie mit diesen Einschränkungen nicht leben möchten oder können, finden Sie in der nachfolgenden Auswahl einige gute Alternativen: