Beste Workflow-Management-Software 2024: 11 Tools im Test
Wer, was und wann? Wer die Antworten auf diese Fragen kennt, kann sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: die Arbeit selbst. Diese Übersicht zu behalten, ist aber gar nicht so einfach – vor allem bei komplexen Projekten und größeren Teams. Hier kommt Workflow-Management ins Spiel.
Gutes Workflow-Management sorgt für standardisierte Arbeitsabläufe, von denen das gesamte Team profitiert. Bei der Umsetzung helfen Workflow-Management-Tools. Doch welche sind am besten? Wir haben unsere Favoriten für Sie zusammengestellt.
Was genau ist Workflow-Management?
Ein Workflow (auf Deutsch: Arbeitsablauf) ist eine Abfolge von Aufgaben oder Prozessen, die erledigt werden müssen, damit ein bestimmtes Ziel erreicht wird. Die Verwaltung dieser Arbeitsabläufe wird als Workflow-Management bezeichnet.
Workflows sind überall. Jedes Projekt und jeder Prozess lässt sich auf Workflows herunterbrechen, die wiederum aus konkreten Arbeitsschritten bestehen. Der Workflow für die Erstellung eines Blogbeitrags könnte beispielsweise folgendermaßen aussehen:
- 1.
Themenfindung: Das Team schlägt in einem Meeting Themen für die nächsten Blogposts vor.
- 2.
Zuweisung des Schreibers: Ein ausgewähltes Thema wird einem Teammitglied zugewiesen.
- 3.
Erstellung des Entwurfs: Das zugewiesene Teammitglied recherchiert und schreibt einen Entwurf des Blogposts.
- 4.
Überprüfung und Korrektur: Der Entwurf wird an ein anderes Teammitglied zur Überprüfung weitergeleitet.
- 5.
Finalisierung: Der ursprüngliche Verfasser führt die vorgeschlagenen Änderungen durch.
- 6.
Freigabe zur Veröffentlichung: Der fertige Blogpost wird der Teamleitung zur endgültigen Überprüfung und Freigabe vorgelegt.
- 7.
Veröffentlichung: Nach der Freigabe wird der Blogpost auf der Website veröffentlicht.
Workflow-Management ist wichtig, um Struktur und Ordnung in diese Standardprozesse zu bringen. Indem Sie klar definieren, welche Schritte in welcher Reihenfolge von wem zu erledigen sind, können Sie sicherstellen, dass alle notwendigen Aufgaben effizient und ohne unnötige Verzögerungen ausgeführt werden.
Damit steigern Sie nicht nur die Produktivität aller Beteiligten, sondern nehmen ihnen auch Unsicherheit und Arbeit ab. Wer verschwendet schon gerne Zeit mit Fragen und Unsicherheiten darüber, was zu tun ist? Klare Zuständigkeiten und Erwartungen reduzieren Stress und erhöhen die Arbeitszufriedenheit.
Was muss Workflow-Management-Software können?
Workflow-Management-Software erleichtert die praktische Umsetzung der Workflow-Verwaltung im Arbeitsalltag. Es handelt sich um dedizierte Programme, die speziell dafür entwickelt wurden, die Planung, Ausführung und Überwachung von Arbeitsabläufen zu automatisieren und zu optimieren.
Sie bieten Projektmanagern und Teammitgliedern eine zentrale Plattform, auf der sie Arbeitsprozesse entwerfen, anpassen, ausführen und überwachen können. Zu ihren wichtigsten Features gehören:
Aufgabenverwaltung und -zuweisung
Grundlegend ist die Möglichkeit, Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen und Fristen und Prioritäten festzulegen. So können Sie sicherstellen, dass Projekte termingerecht abgeschlossen werden.Automatisierung von Abläufen
Indem Sie wiederkehrende Aufgaben und Prozesse automatisieren, können Sie manuellen Aufwand reduzieren und die Effizienz steigern.Visualisierung von Workflows
Die visuelle Darstellung von Workflows in unterschiedlichen Ansichten, z. B. Kanban-Boards, Zeitleisten oder, Gantt-Charts, macht Abläufe und Fortschritte sichtbar und hebt unterschiedliche Aspekte von Projekten und Aufgaben hervor.Benachrichtigungen und Erinnerungen
Beteiligte erhalten automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen, die sie über fällige Aufgaben, Updates oder Änderungen in Workflows informieren.Unteraufgaben und Abhängigkeiten
Workflows bestehen aus konkreten Aufgaben. Diese Aufgaben bestehen wiederum oft aus mehreren untergeordneten Arbeitsschritten. Häufig müssen die Aufgaben auch in einer bestimmten Reihenfolge durchgeführt werden oder sind voneinander abhängig. All das sollte sich in Workflow-Management-Tools darstellen lassen.
Neben diesen Grundfunktionen gibt es natürlich noch viele weitere Features, die je nach Programm variieren. Doch welches Programm ist am besten?
Die 11 besten Workflow-Management-Tools
Wir haben in unserem Vergleich der besten Projektmanagement-Programme elf Anbieter ausgiebig getestet. Folgende Anbieter sind für die Steuerung von Workflows besonders gut geeignet:
monday.com: Workflows aus der Vogelperspektive
In unserem Projektmanagement-Vergleich holte sich monday.com die Goldmedaille, weil es die insgesamt beste Kombination aus Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Funktionsumfang lieferte. Die Projektmanagement-Plattform verspricht, Unternehmen aller Branchen und Größen dabei zu helfen, ihre Projekte, Aufgaben und Arbeitsabläufe effizient zu organisieren.
Was gefällt uns an monday.com?
monday.com überzeugt mit einem benutzerfreundlichen Interface, das Teammitglieder aller Erfahrungsstufen abholt. Es dient als zentrale Basis für die eigenständige Verwaltung von Aufgaben und bietet allen Projektbeteiligten eine sinnvoll strukturierte, datenbasierte Übersicht der Arbeitsabläufe und Unternehmensprozesse.
Der Funktionsumfang ist absolut solide und deckt alle wichtigen Projekt- und Workflow-Management-Tools ab: In den personalisierbaren monday.com-Boards können Sie Ihre Arbeitsabläufe mit einer großen Auswahl an Ansichten, benutzerdefinierten Feldtypen und erweiterten Task-Management-Features steuern.
monday.com ist der EXPERTE.de-Testsieger.
Was macht monday.com zu einem guten Workflow-Management-Tool?
monday.com bringt alle grundlegenden Werkzeuge mit, die für erfolgreiches Workflow-Management wichtig sind. Die größte Stärke der Plattform liegt in der Bereitstellung einer High-Level-Übersicht über Projekte und Prozesse.
Anpassbare Workflows mit vielen Ansichten
Sie können Ihre Workflows flexibel gestalten und mit allen wichtigen Ansichten (wie Kanban, Gantt, Tabelle, Kalender oder Timeline) visualisieren. Auch die Aufgaben sind durch die große Auswahl an benutzerdefinierten Feldtypen vielseitig konfigurierbar.Intuitive Bedienung
monday.com punktet mit einem modernen, intuitiven Interface und einer logischen Projektstruktur. Dadurch finden sich auch neue Teammitglieder schnell zurecht.Mit mehr als 200 Apps erweiterbar
Eine große Auswahl an Apps und Integrationen sorgt dafür, dass Sie monday.com nahtlos in bestehende Systemlandschaften und Arbeitsumgebungen einfügen können.Umfangreiche Automatisierungen
monday.com bietet eine leistungsstarke Automatisierungs-Plattform. Sie können Automatisierungen entweder von Grund auf selbst erstellen oder Vorlagen nutzen.
Was sind mögliche Nachteile von monday.com?
Natürlich ist auch unser Testsieger nicht perfekt. Besonders im Bereich Task-Management auf niedrigerer Ebene sind andere Plattformen noch besser aufgestellt.
Weniger Prozess-Fokus auf Aufgabenebene
monday.com ist stärker daten- und weniger prozessbasiert als andere Tools. Die Darstellung von Aufgaben im Workflow-Kontext ist – vor allem aus Sicht regulärer Nutzer – weniger intuitiv als bei Programmen wie Asana.Fehlende Kommunikationsmöglichkeiten
Sie suchen ein Workflow-Management-Tool, das gleichzeitig als Kommunikationsplattform dient? Dann sind Sie bei anderen Anbietern besser aufgehoben, denn die Kollaborationsfeatures von monday.com sind eingeschränkt.Wichtige Funktionen hinter Preisschranken
Viele wichtige Funktionen und Ansichten schalten Sie erst in höheren Tarifen frei, was die Kosten in die Höhe treibt.
ClickUp: Flexible Workflow-Gestaltung mit vielen Konfigurierungsmöglichkeiten
ClickUp* ist eine All-in-One-Produktivitäts-Plattform, die auf Flexibilität und Anpassungsfähigkeit setzt. Die selbst ernannte „One app to replace them all“ möchte Funktionen, für die Organisationen bisher unterschiedliche Tools nutzen mussten, aus einer Hand liefern, um die Fragmentierung der Arbeitsprozesse und Software-Kosten zu reduzieren.
Was gefällt uns an ClickUp?
ClickUp ist enorm wandlungsfähig. Weil sich fast jede Funktion, jede Schaltfläche und jede Einstellung vielseitig personalisieren und an individuelle Projektabläufe anpassen lässt, können Sie Ihre Workflows ganz nach Ihren Bedürfnissen einrichten, visualisieren, überwachen und auswerten.
Die Oberfläche ist durch die vielen Einstellungsmöglichkeiten zwar vergleichsweise komplex, bleibt durch die logische Hierarchie und Projektstrukturierung durch Team Spaces und Projektordner aber trotzdem übersichtlich.
Zudem ist ClickUp so viel mehr als nur ein Workflow-Management-Tool: Es bündelt Projektmanagement-, Dokumenten- und Kollaborationsfunktionen in einer erschwinglichen Produktivitätsplattform, die (fast) alles abdeckt.
ClickUp ist komplex, aber wandlungsfähig.
Was macht ClickUp zu einem guten Workflow-Management-Tool?
ClickUps Anpassungsfähigkeit, sowohl auf Aufgaben- als auch auf Projektebene, macht das Tool zu einer mächtigen Workflow-Management-Plattform:
Vielfältige Visualisierungswerkzeuge
ClickUp unterstützt eine breite Palette an Visualisierungstools und Darstellungsmöglichkeiten. Neben 15 anpassbaren Standardansichten gibt es auch Extra-Tools wie die Workload-Ansicht, die wichtige Einblicke in den Projektfortschritt und relevante Metriken liefert.Detaillierte Aufgabenverwaltung
Sie können Aufgaben auf vielfältige Weise erstellen und managen, inklusive Subtasks und Abhängigkeiten. Diese Flexibilität ermöglicht eine detaillierte Projektplanung und befähigt Teams, ihre Arbeitsabläufe präzise zu strukturieren.Zahlreiche Workflow-Templates
Sie müssen Workflows nicht von Grund auf selbst erstellen, sondern können auf eine große Auswahl an Templates – darunter Vorlagen für agile Workflows, Flow Charts oder Mindmaps – zugreifen.Integrierte Kollaborationsfeatures
ClickUp erleichtert die digitale Teamzusammenarbeit mit dedizierten Kollaborationstools. Sie können etwa in Whiteboards gemeinsam an Workflows oder Roadmaps arbeiten.
Was sind mögliche Nachteile von ClickUp?
ClickUps All-in-One-Ansatz hat im Vergleich zu den etwas fokussierteren Angeboten anderer Plattformen natürlich auch einige Nachteile:
Komplex und überfordernd
ClickUp hat so viele Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten, dass vor allem neue Nutzer überfordert sein könnten. Auch die Ersteinrichtung ist etwas komplizierter als bei anderen Tools.Nicht alle Features sind ausgereift
ClickUp versucht so viele Dinge gleichzeitig zu machen, dass manche Funktionen eher wie Füllmaterial wirken und mit den Angeboten dedizierter Plattformen nicht mithalten können.Interface könnte flotter sein
Die ClickUp-Oberfläche ist etwas schwerfällig – was von regelmäßigen Rucklern und Hängern noch verstärkt wird.
Asana: Benutzerfreundliche Workflow- und Task-Management-Plattform
Asana* ist auf der Mission, die „Arbeit rund um die Arbeit“ zu reduzieren. Die von ehemaligen Facebook-Mitarbeitern entwickelte Plattform soll Teams dabei helfen, stets den Überblick über alle anstehenden Aufgaben, Ziele und Meilensteine zu behalten.
Was gefällt uns an Asana?
Asana punktet mit einem flotten, intuitiven Interface. Es verleiht der Verwaltung von Projekten und Aufgaben eine gewisse Dynamik, die den Arbeitsalltag von Projektmanagern und allen sonstigen Mitwirkenden bereichert. Damit erleichtert Asana nicht nur die übergeordnete Planung von Projekten und ihren Workflows, sondern auch die tägliche Aufgabenverwaltung aller Teammitglieder, die Asana als Organisationszentrale nutzen.
Zudem bietet Asana einen mehr als soliden Funktionsumfang, der die wichtigsten Ansichten und Aufgabenfunktionen umfasst, und eine besonders benutzerfreundliche Automatisierungs-Plattform. Die große Auswahl an Integrationen und Apps rundet das Angebot ab.
Asanas Interface zählt zu den besten auf dem Markt.
Was macht Asana zu einem guten Workflow-Management-Tool?
Asana glänzt besonders bei der Detailsteuerung von Aufgaben innerhalb übergreifender Arbeitsabläufe, was die Plattform zu einem mächtigen Workflow-Management-Tool macht.
Fokus auf Prozesse
Asana ist ein prozessorientiertes Tool, das Aufgaben und deren Abläufe wirklich in den Fokus rückt. Es ist eine gute Wahl, wenn Sie eine Plattform suchen, mit der Sie Arbeitsabläufe von Anfang bis Ende organisieren und übersichtlich darstellen können.Intuitive Einrichtung von Automatisierungen
Asana bietet ein besonders benutzerfreundliches Bedienfeld für Automatisierungen, das Regeln und wiederkehrende Workflows visuell darstellt.Flotte, anfängerfreundliche Benutzeroberfläche
Das Interface von Asana zählt zu den besten auf dem Markt: Es ist flott, dynamisch und auch für Anfänger intuitiv.Tolle Gratis-Version
Asana stellt einen großzügigen Gratis-Tarif für bis zu zehn Personen zur Verfügung, der keinerlei Aufgaben- oder Projektlimits hat.
Was sind mögliche Nachteile von Asana?
Durch den starken Task- und Prozess-Fokus ist Asana besser für das tägliche Aufgabenmanagement als für die „Big Picture“-Projektplanung geeignet. Zu den weiteren Nachteilen zählen:
Mangel an benutzerdefinierten Feldern
Sie können Ihre Aufgaben nicht ganz so vielseitig personalisieren wie bei ClickUp oder monday.com, weil die Auswahl an benutzerdefinierten Feldtypen recht klein ist.Begrenzte Kollaborationsfunktionen
Genau wie monday.com ist Asana vor allem für die asynchrone Zusammenarbeit geeignet. Echtzeit-Kommunikation, beispielsweise in Chats oder erweiterten Kollaborationstools, ist nicht möglich.
Teamwork.com: Workflow-Management für Kundenprojekte
Teamwork* ist eine Projektmanagement-Plattform für Organisationen, die an Kundenprojekten arbeiten – also besonders gut für Agenturen und kreative Teams geeignet. Neben klassischen Projekt- und Workload-Management-Features unterstützt Teamwork.com viele weitere Funktionen, die die Kundenarbeit erleichtern.
Was gefällt uns an Teamwork.com?
Teamwork.com deckt alle regulären Projektmanagement-Funktionen in kompetenter Weise ab: Sie können Ihre Projekte mit unterschiedlichen Ansichten visualisieren, Aufgaben vielseitig planen und Datensätze mit benutzerdefinierten Feldern personalisieren.
Dazu kommen umfangreiche Kollaborationstools, die die digitale Zusammenarbeit erleichtern. Neben der Kommunikation via PNs und Gruppenchats können Sie auch gemeinsam in Echtzeit an Dokumenten arbeiten. Zudem helfen integrierte Budget- und Rechnugsfunktionen bei der effizienten Steuerung von Kundenprojekten,
Teamwork.com ist besonders für die Verwaltung von Kundenprojekten geeignet.
Was macht Teamwork.com zu einem guten Workflow-Management-Tool?
Der Fokus auf Kundenarbeit macht Teamwork.com besonders für teambasierte Workflows und solche, die auch Kunden einbinden, interessant.
Praktische Funktionen für Kundenprojekte
Teamwork.com punktet mit integrierten Budget-, Zeiterfassungs-, Rechnungs- und anderen Funktionen, die wiederkehrende Workflows bei Kundenprojekten erleichtern.Zusammenarbeit mit Kunden
Teamwork.com unterstützt die Zusammenarbeit mit Kunden. Sie können unbegrenzt viele externe Mitwirkende zu Ihren Projekten einladen und mit ihnen zusammenarbeiten.Viele Projektansichten
Tabellen, Listen, Kanban, Gantt und mehr: Teamwork.com unterstützt alle wichtigen Ansichten zur Darstellung Ihrer Projekte.Solide Automatisierungen
Sie können mit Triggern, Bedingungen und Aktionen automatisch ablaufende Workflows einrichten. Natürlich gibt es auch eine Auswahl vorgefertigter Automatisierungen, die Sie nur noch anpassen müssen.
Was sind mögliche Nachteile von Teamwork.com?
Natürlich hat auch Teamwork.com im Vergleich zu anderen Lösungen einige Schwächen und Nachteile:
Wenige benutzerdefinierte Feldtypen
Sie können Aufgaben innerhalb von Projekten zwar vielseitig anpassen, doch die Auswahl an benutzerdefinierten Feldern ist vergleichsweise beschränkt.Echtzeit-Teamwork kostet extra
Erweiterte Kollaborationsfeatures wie Chats oder Dokumenten-Management erfordern kostenpflichtige Upgrades.Schwache deutsche Lokalisierung
Das Teamwork.com-Interface wurde bislang nicht 100 % eingedeutscht und viele Übersetzungen sind fehlerhaft oder unstimmig.
Trello: Bestes Kanban-Workflow-Tool für Anfänger
Sie suchen besonders unkomplizierte Lösung? Dann könnte Trello* einen Blick wert sein: Das simple Kanban-Tool ist zwar nicht so flexibel und anpassungsfähig wie die restlichen Projektmanagement-Tools aus unserer Top 5, aber deutlich einfacher zu bedienen.
Was gefällt uns an Trello?
Trello möchte gar nicht erst – wie beispielsweise ClickUp – alle nur erdenklichen Produktiviäts-Features aus einer Hand anbieten. Stattdessen verzichtet die Plattform auf Schnickschnack und besinnt sich auf ihre Stärke: die Projektdarstellung in der Kanban-Ansicht.
Wenn Sie eine benutzerfreundliche Kanban-Lösung für den Projektalltag suchen, mit der Sie Aufgaben als Teil geradliniger, wiederkehrender Abläufe visualisieren und verwalten können, hat Trello (fast) alles, was Sie benötigen.
Trello konzentriert sich auf die Kanban-Methode.
Was macht Trello zu einem guten Workflow-Management-Tool?
Die Trello-Plattform ist nicht so mächtig wie andere Lösungen, nutzt diese Einschränkungen aber zu ihrem Vorteil:
Kinderleichte Bedienung
Durch den eingeschränkten Funktionsumfang ist Trello deutlich unkomplizierter und leichter zu bedienen als andere Projektmanagement-Tools. Auch Anfänger haben sich schnell eingearbeitet.Kanban-Boards im Fokus
Trello macht es besonders einfach, benutzerdefinierte Kanban-Boards für Projekte zu erstellen. Sie können unterschiedliche Listen einrichten, die unterschiedliche Etappen Ihrer Arbeitsabläufe repräsentieren.Viele Templates
Trello stellt eine große Auswahl an Templates für bestimmte Workflows (z. B. Kundenarbeit, Change Management, Redaktion....) zur Verfügung.
Was sind mögliche Nachteile von Trello?
Der vergleichsweise beschränkte Funktionsumfang von Trello hat natürlich auch einige Nachteile:
Fehlende Standard-Features
So einige Funktionen, die bei anderen Plattformen zur Standardausstattung gehören (z. B. Zeiterfassung oder Reporting) fehlen bei Trello komplett oder müssen extern eingebunden werden.Nicht für komplexe Projekte
Auch Trellos Task-Management-Funktionen sind eingeschränkt. Weil Aufgabenabhängigkeiten und klassische Unteraufgaben fehlen, können Sie keine komplexen Projektworkflows darstellen.Keine Echtzeit-Kommunikation
Trello ist nur für die asynchrone Zusammenarbeit geeignet. Echtzeit-Kollaborationstools (z. B. Chats, Whiteboards) fehlen komplett.
Weitere Anbieter
Unsere Top 5 ist natürlich nur eine kleine Auswahl. Unser komplettes Ranking der besten Projektmanagement-Tools mit Workflow-Funktionen finden Sie hier:
Fazit
Workflows sollten – das steckt schon in ihrem Namen – wie ein Fluss fließen, stetig und ohne Unterbrechungen. Das geht am einfachsten, wenn sie nahtlos und automatisiert ablaufen und Sie sich lediglich auf das Ergebnis oder die nächstfolgenden Schritte konzentrieren müssen. Genau dafür sorgen gute Projekt- und Workflow-Management-Tools.
Welches dieser Tools am besten ist, hängt ganz von Ihren Anforderungen ab. Unser Vergleich der besten Projektmanagement-Tools kann Ihnen dabei helfen, die beste Worfklow-Management-Plattform für Ihre Bedürfnisse und Ihr Budget zu finden.
Häufig gestellte Fragen
Workflow-Management bezeichnet den Prozess der Planung, Ausführung und Überwachung von Arbeitsabläufen. Es umfasst die Definition von Arbeitsabläufen, die Zuweisung von Aufgaben, die Festlegung von Fristen und die Überwachung des Fortschritts, um sicherzustellen, dass die Arbeit effizient und effektiv ausgeführt wird.
Workflow-Management ist wichtig, weil es hilft, Arbeitsprozesse zu optimieren, die Produktivität zu steigern und die Zusammenarbeit innerhalb von Teams zu verbessern. Es unterstützt Teams bei der Einhaltung von Fristen, der Verbesserung der Arbeitsqualität und der Identifizierung von Problemen und Ineffizienzen. So können sie die vorhandenen Ressourcen effizienter einsetzen und ihre Ziele schneller erreichen.
Welche Workflow-Management-Software am besten ist, hängt von Ihren Anforderungen ab. Der EXPERTE.de-Testsieger monday.com ist ein benutzerfreundlicher Allrounder, der eine gute High-Level-Übersicht über Projekte und Prozesse ermöglicht; ClickUp punktet mit besonders umfangreichen Konfigurationsmöglichkeiten; Asana ist hervorragend für die Detailsteuerung von Aufgaben und die Visualisierung konkreter Prozesse geeignet. Jede Plattform hat Stärken und Schwächen.
