Projektmanagement-Software im Test: MeisterTask

MeisterTask* ist ein äußerst umfangreiches Aufgabenmanagement-Tool, mit dem sich Projekte einfacher und übersichtlicher planen lassen. Das Programm wird von der deutsch-österreichischen Softwareschmiede Meister Labs entwickelt, die 2006 von Michael Hollauf und Till Vollmer in München gegründet wurde.  Das ehemalige Start-Up zählt mit seinen Planungs- und Visualisierungs-Lösungen längst zu den führenden Herstellern von PM-Software und operiert inzwischen auch von Wien und Seattle aus.

2015 gestartet, ist MeisterTask nach der Mind-Mapping-Software MindMeister das zweite Produkt, mit dem sich MeisterLabs erfolgreich auf dem Markt etablieren konnte. Das Programm arbeitet nach dem Kanban-Prinzip und greift dafür auch verschiedene Methoden von GTD („Getting Things Done“) auf. Das bedeutet, dass der gesamte Prozessverlauf auf einer Tafel abgebildet wird und die Darstellung der Arbeitselemente mit Hilfe von Aufgaben-Karten erfolgt.

In seinem Grundaufbau erinnert MeisterTask stark an das bekannte System Trello, allerdings ist das Dashboard deutlich aufgeräumter und auch die Optik wirkt viel zeitgemäßer. Zudem sind darin bereits zahlreiche Funktionen implementiert, die es bei der Konkurrenz entweder gar nicht gibt oder die erst durch Erweiterungen ergänzt werden müssen.

In unserem Test haben wir die Software einmal genauer unter die Lupe genommen und zeigen anhand verschiedener Bewertungskriterien, wie sich es sich im Praxistest schlägt.

Bereits bei der Einrichtung unseres Freemium-Accounts präsentiert sich Meistertask als sehr einsteigerfreundlich. Sie können sich entweder über einen bereits bestehenden Google- oder Facebook-Account einloggen oder sich alternativ mit Ihrem Namen und Ihrer Email-Adresse registrieren.

Nachdem Sie den Datenschutzrichtlinien und Nutzungsbedingungen zugestimmte haben, müssen Sie nur noch angegeben, wie Sie MeisterTask verwenden möchten. Vom privaten Einsatz zu Hause über ein Startup bis hin zum großen Unternehmen sind praktisch alle Szenarien denkbar. Laut Hersteller werden diese Angaben lediglich dazu verwendet, um Sie bei der optimalen Benutzung des Programmes zu unterstützen.

Der gesamte Einrichtungsvorgang nimmt weniger als drei Minuten in Anspruch, danach kann es auch schon direkt losgehen.

Das Dashboard ist der Ausgangspunkt für Ihre Projekt-Arbeit in MeisterTask, denn es liefert Ihnen einen individuellen Überblick über alle Ihre Projekte und Aufgaben. Den Hintergrund konfigurieren Sie über den Button „Anpassen“ passend zu Ihrem Unternehmen oder Ihrer aktuellen Stimmung. Auf Wunsch überrascht die Software Sie aber auch jeden Tag mit einem neuen Zufalls-Bild. Die Dashboard-Ansicht ist für jeden Benutzer einzigartig.

Auf der linken Seite finden Sie die Projektliste, in der alle Ihre aktiven Projekte angezeigt werden. Diese können Sie mit der Maus ganz nach Ihren Bedürfnissen anordnen oder zur einfacheren Organisation in verschiedene Projektgruppen unterteilen.

Um archivierte Projekte oder Teamprojekte anzuzeigen, klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts neben dem Eintrag „Projekte“ und wählen im Anschluss die gewünschte Ansicht aus.

Neue Projekte legen Sie über die Schaltfläche mit dem Plus an. Sie können entweder ein komplett neues Projekt erstellen oder ein bereits vorhandenes aus Trello, Asana oder Wunderlist importieren möchten.

Das Drop-Down-Menü „Meine Aufgaben“ (oben in der Mitte) gibt Ihnen Aufschluss über Ihre offenen Tätigkeiten. Hier können Sie sich Ihre Tasks nach Fälligkeit, Name oder Projektzugehörigkeit anzeigen oder eine persönliche Checkliste mit Punkten einblenden, die keinem speziellen Vorhaben zugeordnet sind.

Im Bereich „Benachrichtigungen“ werden Sie auf dem Laufenden gehalten. Hier finden Sie aktuelle Informationen zu den Aktivitäten Ihres Teams und werden benachrichtigt, wenn jemand Sie in einem Kommentar erwähnt oder Änderungen an einer von Ihnen verfolgten Aufgabe vornimmt.

Um ein neues Projekt anzulegen, klicken Sie auf das Pluszeichen neben dem Drop-Down „Projekte“ aus und wählen den Eintrag „Neues Projekt“ aus. Legen Sie einen Namen und eine Beschreibung für Ihr neues Projekt fest und geben Sie an, mit wem Sie es teilen möchten. Im nächsten Fenster landen Sie direkt auf der Projektplan-Ansicht.  Fügen Sie hier beispielsweise weitere Spalten zu den drei vordefinierten („Offen“, „In Arbeit“, „Erledigt“) hinzu oder nehmen Sie initial bereits Einträge darin vor. Zum Ändern des Spaltennamens klicken Sie einfach darauf. Die Farbe und das zugehörige Symbol stellen Sie über den Pfeil neben dem Spalten-Namen ein.

Nun geht es an die Aufgaben: Klicken Sie auf das Pluszeichen unter dem Spaltenkopf und geben Sie einen Namen ein. Alternativ können Sie die neue Aufgabe auch über die Taste „N“ anlegen.  

Die Anzeige erfolgt in Form von Kacheln, die Sie ganz bequem per Drag & Drop innerhalb der Spalten anordnen oder neu positionieren können. Fällig und überfällige Aufgaben wechseln Ihre Farbe zu Orange, inaktive oder veraltete Tasks werden grau. Genau wie beim Dashboard können Sie natürlich auch den Hintergrund Ihrer Projekte frei wählen. Suchen Sie sich Ihren Favoriten aus den verschiedenen Farben und Bildern aus oder laden Sie Ihre eigenen Ideen hoch.

Klicken Sie auf eine Aufgabe, um das Dialog-Fenster für die Details zu öffnen. Dieser enthält neben einer detaillierten Beschreibung auch Informationen zur Zeiterfassung und einen Aktivitäts-Feed, über den Sie alle Änderungen an Ihrer Aufgabe verfolgen können. Daneben haben Sie hier auch die Möglichkeit, Anhänge in Form von MindMaps, Modellen oder Referenzdateien oder Beobachter hinzuzufügen, die automatisch informiert werden, wenn es Änderungen oder neue Kommentare zur Aufgabe gibt. Besonders umfangreiche Aufgaben teilen Sie mit Hilfe von Checklisten in überschaubare Einzel-Aktivitäten auf. Indem Sie sie mit Tags versehen, können Sie sie einfacher gruppieren und bei einer Suche oder Filterung später schneller finden.

Klicken Sie auf das Sternchen-Symbol rechts oben, landet die betreffende Aufgabe im sogenannten „FOCUS“. Sie wird dann separat auf Ihrem Dashboard angezeigt, so behalten Sie sie immer im Blick.

Für die Nutzer von MeisterTask Business gibt es auch die Option, eigene (benutzerdefinierte) Felder zu erstellen. Mit unserem kostenlosen Basis-Account ist das allerdings nicht möglich und fließt daher auch nicht in die Bewertung mit ein.

Das Symbol rechts oben in der Teilnehmer-Leiste öffnet den Activity-Stream. Hier finden Sie alle Änderungen und Aktionen, die durch Sie oder ein Team-Mitglied an dem Projekt vorgenommen worden sind. Die Darstellung erfolgt in chronologischer Reihenfolge. Beim Klick auf eine Aktion wird automatisch die zugehörige Aufgabe geöffnet.

Über das Menü mit den drei Strichen können Sie Ihre Aufgaben nach Status, Tags, Fälligkeitsdatum oder Beobachtern filtern. Über die Avatar-Bilder auf der rechten Seite filtern Sie nach Beauftragtem bzw. Bearbeiter.

Alles in allem ist die Benutzeroberfläche von MeisterTask eine runde Sache und besonders der klare und strukturierte Aufbau hat uns richtig gut gefallen. Wir haben das Tool wie gehabt in Google Chrome, Mozilla Firefox und Microsoft Edge getestet und konnten bei keinem der Browser irgendwelche Funktionseinschränkungen feststellen. Hinsichtlich Benutzerfreundlichkeit und Bedienkomfort gibt es unserer Ansicht nach absolut gar nichts zu mäkeln.

Note 1,0

Die Freemium-Version von MeisterTask kommt erwartungsgemäß natürlich nicht an den Funktionsumfang der Branchenführer heran. Allerdings bietet es standardmäßig bereits einige Features, die bei anderen Projektmanagement-Tools entweder ganz fehlen oder erst umständlich durch entsprechende AddOns hinzugefügt werden müssen.

Dazu zählen beispielsweise die „Section Actions“, eine Reihe von Automatisierungsfunktionen, mit denen Sie bestimmte Schritte Ihres Workflows automatisieren und dadurch effizienter und konsistenter arbeiten können.

Wenn Sie eine Karte von einer Spalte in eine andere schieben, löst der Vorgang weitere Aktionen aus, die ganz ohne Ihr Zutun ablaufen. Sie können auch mehrere Automatisierungen pro Spalte definieren und festlegen, ob diese ausschließlich neue oder auch bereits bestehende Aufgaben betreffen soll. So können Sie damit beispielsweise

• Aufgaben an ein anderes Teammitglied zuweisen
• Den Status einer Aufgabe ändern
• Automatisierte Emails an einen oder mehrere Empfänger senden
• Fälligkeitsdaten setzen oder entfernen
• Tags zur jeweiligen Aufgabe hinzufügen

Um eine Automatisierung für Ihr Projekt anzulegen, klicken Sie auf den blauen i-Button neben dem Projektnamen und wählen den Punkt „Projekteinstellungen“ aus. Im Reiter „Automationen“ klicken Sie auf den Link „Automation hinzufügen“.

Für uns ist allerdings an dieser Stelle Schluss: Ohne Upgrade auf eine kostenpflichtige Version können wir leider keine Automatisierungen hinzufügen. Das ist sehr schade, da wir dieses wirklich geniale Feature dadurch auch nicht in unsere Bewertung mit einfließen lassen können.

MeisterTask lässt sich problemlos in viele andere Tools integrieren. Darunter befinden neben der Eigenproduktion MindMeister auch große Namen GitHub, Atlassian Confluence oder Zendesk. Über IFTTT (If This Then That) und Zapier können Sie MeisterTask mit zahlreichen weiteren Apps und Plattformen verbinden und mit wenigen Klicks neue Automatisierungen erstellen. Eine vollständige Liste der aktuellen Integrationen finden Sie unter www.meistertask.com/integrations.

Im Bereich „Statistik & Berichte“ erhalten Sie Einblicke in die Produktivität und können sich ein Bild von den durch Ihr Team erfassten Zeiten machen. Hier finden Sie zudem auch eine einfache Kalenderansicht. Leider ist auch diese Funktion wieder den Pro- und Business-Benutzern vorbehalten und für unsere Bewertung daher nicht relevant.

Note 2,3

Mit der Einführung der MeisterTask-Version 2.0 haben die Entwickler nicht nur dem Dashboard ein Facelift verpasst, sondern auch ordentlich unter der Haube geschraubt. Zeitgleich wurden mit „React & Redux“ zwei neue Technologien eingeführt, die sowohl die Performance als auch die Verlässlichkeit verbessern sollen.

Das möchten wir natürlich selbst testen, daher haben wir der Software in unserem Test-Szenario einmal ordentlich auf den Zahn gefühlt. Für den Zugriff auf MeisterTask verwenden wir zwei verschiedene Notebooks (jeweils mit Windows 10 Pro (64 Bit)):

• Rechner 1: Lenovo Ideapad mit einem Intel Pentium 4415U (2,3 Ghz) und 8 GB RAM. Verbaut ist eine Standard-Intel-Grafikkarte (HD Graphics 610).
• Rechner 2: Lenovo Legion Y720 mit einem Core i7-7700HQ Quad-Core (2,8 Ghz) und 16 GB RAM. Unter der Haube hat das Notebook außerdem eine Nvidia GeForce GTX1050 Ti mit 2 GB dediziertem Speicher.

Damit das System sich möglichst realitätsnah verhält, beladen wir es abwechselnd einmal mit 500, 1000 und 5000 Versuchs-Datensätzen und führen den Test mit Google Chrome, Opera und Mozilla Firefox  durch. Vom Ergebnis waren wir, gelinde gesagt, wirklich beeindruckt: MeisterTask arbeitet in allen Konstellationen gleich performant. Der Aufbau des Dashboards erfolgt in Sekundenschnelle (unabhängig von der geladenen Datenmenge) und auch die Filterfunktionen liefern Ratzfatz ein Resultat. Fairerweise müssen wir allerdings anmerken, dass viele Projektmanagement-Tools erst ab 10 000 Datensätzen und mehr Performance-Probleme entwickeln.

Wie oben bereits erwähnt, hatten wir leider keine Möglichkeit, die Statistik- und Berichtsfunktionen zu testen, daher können wir diesbezüglich keine Aussage zur Performance treffen.

Note 1,0

Laut eigener Aussage steht die Sicherheit und Geheimhaltung Ihrer Daten bei MeisterTask an erster Stelle. Die Server befinden sich ausnahmslos in Frankfurt (Deutschland) und werden rund um die Uhr an 365 Tagen überwacht. Durch eine ausfallsichere Anbindung und eine redundante Internetverbindung garantiert der Hersteller eine Service-Verfügbarkeit von 99,9% - das gilt allerdings mal wieder nur für die kostenpflichtigen Accounts.

Für die Datenübertragung zwischen MeisterTask und Endkunden wird eine 256-Bit-SSL (Secure Socket Layer) -Verschlüsslung verwendet, die Systeme werden zudem durch Firewalls und spezielle Zugriffskontrollen (auf Netzwerkebene) geschützt.

Sämtliche Daten werden täglich, wöchentlich und alle zwei Wochen an mehreren Standorten gesichert. Außerdem führt MeisterTask mindestens einmal im Quartal einen ausführlichen Backup-Test durch, um sicherzugehen, dass diese im Fehlerfall auch problemlos wiederhergestellt werden können. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Privacy Policy.

Auch in Sachen Anwendungs- und Benutzersicherheit machen die Bayern keine Kompromisse: Die Anmeldung erfolgt über eine zweistufige Authentifizierung. Das bedeutet, dass Sie neben Ihrem eigentlichen Passwort auch einen Sicherheitscode aus einer Smartphone-App eingeben müssen. Auf diese Weise bleibt Ihr Konto auch dann geschützt, wenn Ihr Passwort aus irgendeinem Grund in falsche Hände geraten sollte. Überdies bietet MeisterTask auch verschiedenen Optionen für die Rechteverwaltung an. Das Programm überprüft dabei selbständig die vorhandenen Rechte und zeigt dem Nutzer ausschließlich Inhalte an, die er auch anhand dieser auch einsehen darf. Sie können selbst festlegen, ob Sie anderen Nutzer erlauben möchten, Ihre Inhalte aktiv zu verändern oder ob Sie lediglich zur Betrachtung freigegeben werden sollen.

Note 1,3

Wie bei fast allen aktuellen Projektmanagement-Tools gibt es auch für MeisterTask eine kostenfreie App, mit der Sie auch von unterwegs auf Ihre Projekt zugreifen können. Diese ist für iOS, Android, macOS und Windows verfügbar und kann direkt aus dem jeweiligen Storen heruntergeladen werden.

Wir haben für unseren Test die Android-Version auf einem Samsung Galaxy S9 installiert. Über das Mobilfunknetz (4G) hat der Vorgang nicht einmal 10 Sekunden gedauert. Nach dem Start können Sie sich direkt in Ihre MeisterTask-Instanz einloggen. Bevor das Dashboard geöffnet wird, werden wir ein weiteres Mal über die Vorteile eines Pro-Accounts aufgeklärt. Das Fenster lässt sich aber einfach wegklicken.

Die Apps sind für den mobilen Gebrauch optimiert und bieten aber fast denselben Funktionsumfang wie die Desktop-Version. Auch die Steuerung erfolgt analog über die Symbol-Leiste am unteren Rand. In unserem Test konnten wir ohne Einschränkungen Projekte und Aufgaben erstellen, Checklisten anlegen und mit Elementen bestücken, Beschreibungen bearbeiten und Kommentare hinzufügen.

Durch die insgesamt sehr einfach gehaltenen Optik und die vielen Icons und Symbole finden sich auch Einsteiger recht schnell zurecht, eine spezielle Einarbeitungszeit braucht man dafür unseres Erachtens nicht.

Ein großer Pluspunkt: Mit den mobilen Apps können Sie MeisterTask auch offline nutzen. Die Anwendung lädt alle Projekte und Aufgaben von Ihrem Online-Konto auf Ihr Smartphone oder Tablet, von wo aus Sie sie auch ohne Internetverbindung verwalten können. Die Änderungen werden so lange lokal gespeichert, bis das Gerät wieder online ist. Sobald wieder eine Verbindung zum Internet besteht, wird die App automatisch mit dem Online-Konto synchronisiert. Gleichzeitig werden auch die Teammitglieder über die getätigten Änderungen informiert und Sie selbst können wieder Benachrichtigungen erhalten.

Note 1,3

Sollten Sie einmal Probleme mit der Software haben, lässt MeisterTask Sie nicht im Stich. Das Unternehmen bietet einen umfangreichen Support an, den Sie zu den üblichen Geschäftszeiten entweder per Email-Formular oder über die sozialen Medien kontaktieren können. Zudem finden Sie in der FAQ und auf den Hilfe-Seiten zahlreiche Artikel und Tutorials zu unterschiedlichen Themen. Telefonische Hilfe und zusätzlichen Support am Wochenende gibt es wieder nur – Sie ahnen es sicherlich schon – für die Kunden der kostenpflichtigen Versionen.

Dabei kommt den Ihnen auch der Umstand, dass es sich bei MeisterTask um ein deutsch-österreichisches Unternehmen handelt, zu Gute: Der Support ist deutschsprachig und erfolgt ohne die lästige Zeitverschiebung, die man bei vielen anderen Anbietern ansonsten immer mit einkalkulieren muss.

Wir haben dem Support Vormittags über das Kontaktformular eine Anfrage geschickt und erhielten bereits am frühen Nachmittag eine Antwort, mit der wir unser Problem vollständig lösen konnten. Für einen Freemium-Account ist das mehr, als wir erwartet haben, daher gibt es trotz fehlendem Telefon-Support von uns hier eine glatte Eins.

Note 1,0

MeisterTask ist zwar ein tolles Tool mit einer Vielzahl von praktischen Funktionen – dummerweise lässt sich aber kaum eine davon in der Freemium-Version nutzen. Im Gegensatz zu anderen Programmen können Sie zwar beliebig viele Projekte und Team-Mitglieder anlegen, dafür fangen aber bereits bei den Integrationen die ersten Einschränkungen an: Mehr als iCalendar, Harvest und Zapier ist hier leider nicht drin.

Möchten Sie Apps wie Zendesk, Google oder GitHub nutzen, bleibt Ihnen nur das Upgrade auf einen Pro-Account. Dafür stehen Ihnen dann aber auch sämtliche Statistik- und Berichtsfunktionen zur Verfügung und Sie können alle Ihre Lizenzen über ein zentrales Administratorenkonto verwalten und abrechnen.

Für ein anspruchsvolles Berechtigungs- und Freigabekonzept müssen Sie noch einmal etwas tiefer in die Tasche greifen. Mit der Business-Version können Sie Ihre Teams zusätzlich in Gruppen unterteilen und die Projekt-Abwicklung durch ein ausgeklügeltes Rollen- und Berechtigungsmanagement noch effizienter und übersichtlicher gestalten. Überdies können Sie den Zugriff auf bestimmte Funktionen einschränken oder Projekte auch mit Personen außerhalb Ihrer Organisation teilen.

Den Enterprise-Tarif gibt es nur auf Anfrage. MeisterTask erstellt Ihnen hier ein Angebot, das genau auf Ihre persönlichen Bedürfnisse zugeschnitten ist. Außerdem kümmert sich ein persönlicher um Ihre Anliegen und steht Ihnen beispielweise bei Lizenzfragen mit Rat und Tat zur Seite.  

MeisterTask ist genau wie Trello ein klassisches, digitales Kanban-Board, das sich für alltägliche Aufgaben genauso gut eignet wie für anspruchsvolle Projekte. Aufgaben und Fortschritt werden in einer sehr übersichtlichen Form dargestellt, die Bedienung fällt aufgrund der Einfachheit und des intuitiven Aufbaus auch ohne vorherige Einarbeitungszeit sehr leicht. Komplettiert wird das ganze von einem frischen, minimalistischen Design, das Sie bei Bedarf mit eigenen Bildern oder Einstellungen ergänzen können.

Besonders praktisch sind die Automatisierungsfunktionen, mit denen Sie in MeisterTask Aktionen, wie beispielsweise Status-Emails oder das Time Tracking über Harvest, auslösen können. Leider gibt es viele der fortgeschrittenen Funktionen erst mit den kostenpflichtigen Versionen oder sie sind, wie im Falle von Projekt-Templates oder Gantt-Charts, gar nicht implementiert. Dafür bringt das Tool eine Vielzahl von Schnittstellen mit, über die es sich an Drittsysteme wie das Mind-Mapping-Tool MindMeister oder GitHub andocken lässt.

Nicht unerwähnt bleiben soll an dieser Stelle auch der Support, der aus der Masse der bisher von uns getesteten PM-Software wirklich herausragt. Schneller geht’s kaum, was vor allem auch der Tatsache geschuldet ist, dass es durch den Standort Deutschland keine Zeitverschiebung gibt.

Auch die Kunden konnte das Gesamtkonzept von MeisterTask überzeugen. Nachfolgend finden Sie die einzelnen Bewertungen noch einmal im Detail.

Wenn Ihnen der Funktionsumfang der MeisterTask-Freemium-Varianten nicht ausreicht, die Bezahl-Versionen des Tools Ihnen aber einfach zu teuer sind, können Sie auch auf eine der Alternativen in der folgenden Auswahl zurückgreifen.