Beste Notion Alternative 2024: Unsere TOP 5 Alternativen

Notion ist einzigartig: Die Plattform vereint Notizen, Wikis, Datenbanken, Aufgabeverwaltung und Projektmanagement in einem All-in-One-Produktivitätstool, mit dem Sie Ihre Projekte und Ideen organisieren können. Dass Notion (fast) alles kann, macht die Plattform aber nicht zur idealen Lösung für jedes Team.

Wir stellen einige Alternativen vor, die einen Blick wert sind, falls Sie sich gegen Notion entscheiden – und verraten, was sie besser oder schlechter machen.

Wir sind Notion-Fans: Die Plattform hat es in unsere Top 5 der besten Projektmanagement-Tools geschafft, weil sie Dokumenten-, Wiki- und Task-Management-Features in einer einzigartigen Hybrid-Plattform kombiniert, die deutlich vielseitiger als andere Lösungen ist. Mit Notion können Sie viel mehr managen als nur Projekte – manche Nutzer verwalten mit Notion ihr ganzes Leben.

Das heißt aber nicht, dass Notion die Antwort auf alle Fragen und die perfekte Lösung für alle Anforderungen ist. Die Plattform hat auch einige Nachteile:

Wenn Sie ein Produktivitäts-Tool suchen, das Sie nicht nur beim Projektmanagement, sondern bei der kompletten Organisierung Ihrer Ideen, Aufgaben und Notizen unterstützt, ist Notion eine erstklassige Wahl.

Vielleicht tanzt Ihnen Notion aber auch auf zu vielen Hochzeiten gleichzeitig oder bringt nicht den richtigen Fokus für Ihre Anforderungen mit. Dann muss eine Alternative her – doch welche?

Welche Notion-Alternative für Sie überhaupt infrage kommt, hängt ganz davon ab, welche Aspekte von Notion Sie gut finden und auf welche Funktionen Sie verzichten können.

Weil Notion Projektmanagement- und Wissensdatenbank in einem ist, stellen wir in unserer Top 5 Alternativen aus beiden Bereichen vor.

ClickUp* hat mit Notion an der Oberfläche nur wenig gemeinsam, verfolgt aber eine ähnliche All-in-One-Philosophie: Auch ClickUp möchte möglichst viele Funktionen aus unterschiedlichen Bereichen in einer einzigen, integrierten Plattform vereinen.

Der große Unterschied: Im Gegensatz zu Notion, einer Wissensdatenbank mit untergeordneten Projektmanagement-Funktionen, verhält es sich bei ClickUp aber genau umgekehrt. Hier liegt Projekt- und Aufgabenmanagement im Fokus, während Funktionen für Notizen und Dokumentation das Angebot ergänzen.

Was klassische Projektmanagement-Features angeht, ist ClickUp exzellent ausgestattet. Die Plattform unterstützt fast alle wichtigen Ansichten und Aufgabenfunktionen – und macht dabei beinahe jede Einstellung und Oberfläche vielseitig konfigurierbar. Natürlich können Sie die Bordmittel mit zahlreichen Integrationen, Automatisierungen und Templates erweitern.

Trotz der vielen Möglichkeiten bleibt ClickUp übersichtlich, was der logischen Strukturierung und Datenhierarchie zu verdanken ist. Projekte werden bei ClickUp in verschiedenen Spaces und Ordner organisiert, für die SIe individuelle Regeln und Zugriffsrechte festlegen können. Dies erlaubt eine präzise Steuerung Ihrer Projekte auf verschiedenen organisatorischen Ebenen.

Wenn Sie ein dediziertes Projektmanagement-Tool suchen, auf Notiz- und Dokumenten-Features aber nicht ganz verzichten möchten, ist ClickUp möglicherweise eine interessante Alternative zu Notion. Zu den Vorteilen zählen:

Notions mächtiger Seiten-Editor ist Star der Show – ClickUps Dokumenten-Funktionen sind hingegen eher ein Nebenschauplatz. Sie sind einfacher gehalten und bieten nicht die gleiche Tiefe oder Flexibilität in der Gestaltung und Strukturierung von Inhalten.

Notion ist generell anpassungsfähiger: Sie können nahezu jeden Inhaltstyp auf einer Seite kombinieren und intuitiv organisieren, während Sie sich bei ClickUp trotz der vergleichsweise umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten auf festen Bahnen bewegen. Das macht Notion besonders wertvoll für die Erstellung von Wissensdatenbanken und umfangreichen Dokumentationen.

Weil sich ClickUp als „One app to replace them all“ bezeichnet, muss es sich auch Vergleiche mit allen anderen Programmen gefallen lassen. Dabei zeigen sich auch einige Schwächen der Plattform:

Ihr Interesse an Notion gilt in erster Linie den Wissensmanagement-Funktionen, die Plattform ist Ihnen aber etwas zu komplex? Dann ist Slite einen Blick wert. Das kollaborative Dokumentationstool kommt deutlich kompakter als Notion daher, verzichtet auf umfangreiche Projektmanagement-Funktionen und ist dadurch schneller gemeistert.

Slite punktet mit einer einfachen und klar strukturierten Benutzeroberfläche, in der sich auch neue Benutzer schnell zurechtfinden sollten. Die Möglichkeit, Inhalte in Kanälen zu organisieren und Informationen thematisch zu gruppieren, sorgt für Ordnung innerhalb der Plattform und gibt Teammitgliedern einen zentralen, übersichtlichen Einblick in alle für sie relevanten Bereiche.

Sie können Ihre Slite-Seiten entweder mit dem benutzerfreundlichen Dokumenten-Editor der Plattform selbst zusammenbasteln, oder auf die solide Auswahl an Templates für unterschiedliche Zwecke (z. B. OKRs, Produktplanung, Mitarbeiterhandbuch) zurückgreifen. Natürlich bietet Slite auch zahlreiche Integrationen, mit denen Sie die Plattform mit anderen Lösungen verbinden können.

Slite lässt sich einen Seitenhieb auf Notion nicht nehmen: Der Konkurrent sei eine „generische All-in-One-Lösung, die Teams verlangsamt“, heißt es auf der Slite-Website.

Slite sieht sich im Vergleich zu Notion also weniger als Alleskönner. Die Plattform verzichtet bewusst auf erweiterte Features, beispielsweise im Projektmanagement-Bereich, um eine fokussiertere Benutzererfahrung zu liefern.

Notion kann fast alles, was Slite kann, aber eben noch ein wenig mehr. Bei Notion können Sie nahezu jede Art von Inhalt erstellen und organisieren, von simplen Notizen über komplexe Datenbanken bis zu Projektmanagement-Ansichten – und das zu einem ähnlichen Preis.

Wenn Sie also doch eine Alleskönner-App suchen, mit der Sie die komplette Verwaltung Ihrer Daten, Informationen und Aufgaben in einem zentralen Dashboard organisieren können, bleibt Notion die erste Wahl.

Wer austeilen kann, muss auch einstecken können. Hier sind weitere Nachteile von Slite:

Mit monday.com* kehren wir zurück zu den klassischen Projektmanagement-Tools. Die Plattform unterstützt Teams unterschiedlicher Branchen und Größen bei der Planung, Steuerung und Durchführung von Projekten, sowie bei der Verwaltung von Projekt- und anderer Daten.

In unserem Vergleich der besten Projektmanagement-Plattformen konnte sich monday.com sogar die Pole-Position sichern, weil es eine überzeugende Kombination aus Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit bietet.

monday.com ist vielleicht nicht so vielseitig wie Notion, weil es einen stärkeren Fokus auf die Darstellung von Projekten und Aufgaben legt, doch auf seinem Spezialgebiet ist monday.com exzellent aufgestellt. Sie können Ihre Boards mit allen wichtigen Ansichten visualisieren, Datensätze und Aufgaben umfassend personalisieren und Abläufe durch Meilensteine, Unteraufgaben und Abhängigkeiten im Detail steuern.

Die Einrichtung der Boards und Ansichten geht im bunten monday.com Interface leicht von der Hand, die Projektstrukturen und -hierarchien sind logisch geregelt und auch Einsteiger sollten sich rasch orientieren und alle Grundfunktionen nutzen können.

monday.com ist eine Notion-Alternative für Nutzer, die sich eine etwas strukturiertere Projektmanagement-Erfahrung wünschen und dafür auf umfangreiche Notiz- und Dokumentationsfunktionen verzichten können.

monday.com ist kein Ersatz für Notion, wenn Sie eine Plattform für Notizen, Dokumentation und Wissensmanagement suchen. Als All-in-One-Arbeitsraum für die flexible Organisation von Informationen hat Notion deutlich mehr zu bieten; monday.com ist stärker auf traditionelle Projektmanagement-Funktionen beschränkt.

Dass monday.com unser Testsieger ist, macht die Plattform noch lange nicht perfekt oder für ideal für alle Bedürfnisse. Zu den Nachteilen zählen:

Genau wie Slite versucht Slab nicht, zu viele Hüte auf einmal zu tragen. Die Wissensmanagement-Plattform ist darauf ausgelegt, Teams dabei zu helfen, ihr kollektives Wissen effektiv zu organisieren und zu teilen.

Slab bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, in der Teammitglieder unkompliziert Dokumente und Informationen erstellen und verwalten können. Der Slab-Editor liefert grundlegende Formatierungs-Optionen, mit denen Sie visuell ansprechende Wiki-Seiten erstellen können. Die lassen sich natürlich auch mit externen Nutzern teilen.

Eine zentrale Suchfunktion, die sowohl Slab-eigene Inhalte als auch die bei Slab integrierten Lösungen (z. B. Slack oder Google Workspace) einbezieht, hilft Teammitgliedern dabei, schnell die richtigen Resultate zu finden.

Das alles macht Slab zu einer intuitiven, leichtgewichtigen „Single Source of Truth“ für Unternehmensdokumente.

Auch Slab geht auf seiner Website in die Offensive und kritisiert Notion – unter anderem – für seinen All-in-One-Ansatz. Genau wie Slite hat Slab durch seine Wiki-Spezialisierung ein paar Vorteile:

Wie bei Slite gilt: Notions All-in-One-Ansatz ist vielleicht nicht für jeden ideal, doch wer lieber eine umfassende Plattform für Projektmanagement, Notizen und Wissensmanagement in einem einzigen Werkzeug sucht, ist bei Notion besser aufgehoben als bei Slab.

Notions Lernkurve ist zwar steiler, doch mit etwas Einarbeitung ist auch der Notion-Editor schnell gemeistert. Der bietet fast alle Funktionen, die Sie auch bei Slab finden, aber eben noch einige mehr.

Natürlich hat auch Slab noch einige weitere Schwächen:

Asana* hat mit monday.com und ClickUp deutlich mehr gemeinsam als mit Notion: Die von Ex-Facebook-Mitarbeitern entwickelte Produktivitäts-Plattform ist überwiegend auf Projektmanagement fokussiert. Ihr Ziel: Teammitgliedern die „Arbeit rund um die Arbeit“ abzunehmen, indem sie Verwaltungstätigkeiten und Arbeitsprozesse so nahtlos und unkompliziert wie möglich macht.

Asana überzeugt mit einem modernen und schnellen Interface, das die Projektverwaltung für alle Beteiligten dynamisch und einfach gestaltet. Standardprozesse wie das Abhaken von To-dos und die Zerlegung komplexer Prozesse in Unteraufgaben gehen hier flüssig von der Hand.

Asana bietet aber mehr als eine polierte Oberfläche: Unter der Fassade finden Sie fast alle Werkzeuge, die für effektives Task- und Projektmanagement wichtig sind. Besonders gut gefällt uns die Automatisierungs-Bedienfläche, wo Sie Regeln und Workflows visuell intuitiv auf einer Art Werkbank zusammenbasteln können.

Für Asana gilt dasselbe wie für monday.com: Die Plattform ist nur dann eine Alternative zu Notion, wenn Sie primär nach einem Tool für Projektmanagement und Aufgabenverwaltung suchen. In diesem Bereich macht Asana nämlich einiges besser als Notion:

Asanas Fokus auf Prozesse und Workflows macht die Plattform weniger vielseitig als Notion und andere Anbieter. Sie können Ihre Informationen nur in den vorgegebenen Strukturen speichern und anordnen, umfangreiche Notiz- und Wiki-Funktionen gibt es nicht.

Asana ist also ein reines Projektmanagement-Tool, das am besten für die Visualisierung von Arbeitsabläufen und die konkrete Organisation von Aufgaben geeignet, in anderen Bereichen aber wenig flexibel ist.

Auch im Vergleich mit anderen Projektmanagement-Tools hat Asana einige Nachteile, z. B.:

Natürlich gibt es noch viele weitere Projektmanagement-Tools, die als Alternative zu Notion infrage kommen. Hier finden Sie das komplette Ranking der elf von uns getesteten Plattformen:

Einen Ersatz für Notion zu finden, ist schwer – schließlich vereint das All-in-One-Tool viele unterschiedliche Werkzeuge in einem. Diese Alleskönner-Attitüde kann aber auch ein Nachteil sein, weil dedizierte Lösungen oft besser auf bestimmte Anwendungsfälle zugeschnitten sind.

Wenn Sie eine Projektmanagement-Lösung suchen, die stärker auf die Steuerung und Verwaltung von Projekten, Aufgaben und Workflows ausgelegt ist, sind beispielsweise ClickUp, monday.com und Asana einen Blick wert.

Sie legen größeren Wert auf die Wissensmanagement-Funktionen und nutzen fürs Projektmanagement sowieso eine andere Plattform? Dann sind Wiki-Tools wie Slite und Slab eine gute Notion-Alternative, weil sie durch ihren fokussierten Funktionsumfang weniger komplex sind.

Ausführliche Testberichte zu diesen und weiteren Anbietern lesen Sie in unserem Vergleich der besten Projektmanagement-Tools.