Wrike Test 2024: Was kann das Projektmanagement-Tool?

Teamwork im 21. Jahrhundert ist digital, vernetzt und mobil. Wie produktiv wir in dieser digitalen Arbeitswelt sind, hängt immer mehr davon ab, welche Software-Tools wir benutzen. Projektmanagement-Plattformen wie Wrike sind dabei für viele Teams unverzichtbar geworden.

Wir haben uns Wrike genauer angeschaut und verraten, wie sich das Projektmanagement-Tool im Vergleich zu anderen Lösungen schlägt.

Wrike* ist eine Projektmanagement-Software des gleichnamigen Unternehmens aus dem kalifornischen San José. Die 2007 erstmals veröffentlichte Plattform ist heute bei mehr als 20.000 Unternehmen weltweit im Einsatz – sowohl bei großen, multinationalen Konzernen wie Siemens und Sony als auch bei kleinen Firmen und Agenturen.

„Alles ist möglich“, verspricht Wrike dabei auf seiner Website: Teams unterschiedlicher Größen, Branchen und Hintergründe können Wrike nutzen, um produktiver zusammenzuarbeiten und ihre Projekte effizienter abzuschließen.

Ähnliche Versprechen machen natürlich alle Projektmanagement-Tools. Was bei Wrike dran ist, verrät unser Test.

Zunächst benötigen Sie einen Wrike-Account, der in wenigen Minuten eingerichtet ist. Neue Kunden können ohne Angabe von Bankdaten eine 14-tägige Testversion nutzen, um die Premium-Features der Plattform kennenzulernen.

Bei der Registrierung müssen Sie ein paar Angaben zu Ihrer Person und Ihrem Unternehmen machen, schon hier können Sie Ihr Team und ein erstes Projekt mitsamt Aufgaben und Ansichten anlegen. Außerdem erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre Teammitglieder via E-Mail einzuladen.

Nach der Registrierung landen Sie direkt in der Projektansicht des soeben angelegten Projekts. Rechts begrüßt Sie ein kurzes Tutorial, das die wichtigsten Funktionen und grundlegende Konzepte von Wrike vorstellt.

Das Interface bedarf aber keiner langen Erklärungen, denn Wrike ist ziemlich einfach aufgebaut. In der Projektansicht ist die Oberfläche primär in vier Bereiche eingeteilt:

Auch die Organisationshierarchie bei Wrike ist schnell erklärt. Am wichtigsten sind drei Elemente, mit denen Sie (absteigend) Ihre Arbeit organisieren: Spaces, Projekte und Aufgaben.

Am meisten Zeit werden Sie bei Wrike vermutlich in Ihren Projekten verbinden. Um ein neues Projekt anzulegen, klicken Sie in der Seitenleiste im entsprechenden Space einfach auf „+ Projekt“ und geben einen Namen ein. Dann können Sie das Projekt mit Aufgaben füllen.

Im Projektbereich können Sie über die obere Leiste nun unterschiedliche Ansichten nutzen, um das Projekt aus unterschiedlichen Perspektiven zu beleuchten. Die verfügbaren Ansichten sind:

Wrike deckt damit einige der wichtigsten Ansichten ab, ist aber bei der Darstellung von Projekten nicht ganz so vielseitig wie andere Plattformen. ClickUp hat beispielsweise auch eine dedizierte Ansicht für Meilensteine und Workloads sowie eine Kartenansicht mit geografischer Dimension.

Trotzdem: Für die meisten Nutzer sollten die verfügbaren Ansichten ausreichen. Hier sehen Sie, was andere Projektmanagement-Tools im Vergleich zu Wrike bieten:

Wrike hat auch eine Smartphone-App (die leider keine Screenshots erlaubt). Jene geht in Ordnung: Sie haben Zugriff auf Ihre Inbox, Spaces und Projekte und können die wichtigsten Aufgabenfunktionen nutzen.

Darstellung und Navigation sind aber nicht immer ganz logisch. In der Board-Ansicht sind die Aufgaben beispielsweise nicht wie im Browser nach Projektphasen gruppiert. Andere Ansichten, beispielsweise die Kalender-Ansicht, die auch am Smartphone praktisch wäre, werden gar nicht unterstützt. Außerdem kam es bei uns immer wieder mal zu Synchronisierungsproblemen.

Wir würden die App also bisher eher im Notfall oder für kurze Zwischen-Checks verwenden, denn die Bedienung im Browser ist deutlich bequemer.

Eine komplizierte Bedienung kann Wrike niemand vorwerfen: Die Benutzeroberfläche ist schlank und modern, die Projektorganisation erklärt sich beinahe von selbst und die Navigation zwischen den Funktionen und Bereichen gestaltet sich flott und unkompliziert.

Schade ist, dass sich diese Benutzerfreundlichkeit nicht 1:1 auf die Smartphone-App überträgt – und bei den Ansichten könnte Wrike noch etwas mehr Flexibilität bieten.

Jeden konkreten Arbeitsschritt, den Sie als Teil eines Projekts ausführen müssen, sollten Sie im Wrike-Dashboard als Aufgabe (oder Unteraufgabe) anlegen. Jede Aufgabe lässt sich dann weiter konfigurieren und in Teilelemente unterteilen.

Sie können Aufgaben entweder direkt in einer der Ansichten im Projektbereich hinzufügen oder, wo immer Sie sich im Interface gerade befinden, indem Sie aufs Plus-Symbol oben rechts und anschließend auf „Aufgabe“ klicken.

Auch bearbeiten lässt sich die soeben erstelle Aufgabe nun auf unterschiedliche Weise. In der Tabellenansicht können Sie die Attribute durch die Angaben in den Tabellenfeldern anpassen. Welche Felder angezeigt werden, legen Sie mit einem Klick aufs Plus-Symbol oben rechts in der Tabelle fest.

Sie können aber auch auf eine Aufgabe klicken und deren Detailbeschreibung öffnen. Hier sehen Sie alle Felder der ausgewählten Aufgabe auf einen Blick – vom Projektstatus, dem Projektverantwortlichen und den Start- und Enddaten über die Projektbeschreibung bis zum Budget, Anhängen und möglichen Teilaufgaben oder Abhängigkeiten (mehr dazu später).

Eine Kommentarspalte, in der Sie sich mit Ihren Teammitgliedern über die Aufgabe austauschen können, finden Sie in dieser Detailansicht ebenfalls.

Sie möchten Ihrem Projekt eine Eigenschaft hinzufügen, die von den vordefinierten Feldern nicht abgedeckt wird? Kein Problem: Natürlich lassen sich auch benutzerdefinierte Felder hinzufügen. Jene finden Sie in der Felderauswahl der Tabellenansicht.

Hier geben Sie Ihrem benutzerdefinierten Feld zunächst einen Namen, wählen einen Feldtyp und beschreiben dann, je nach Feldtyp, die Funktionsweise und Inhalte des Feldes. Wenn Sie den Feldtyp „Mehrfachauswahl“ nutzen, können Sie beispielsweise die Antwortoptionen festlegen und jeder Option eine eigene Farbe zuweisen.

Wrike unterstützt die wichtigsten Feldtypen, einschließlich Formeln, mit denen Sie automatische Berechnungen basierend auf den Daten in Ihren Tabellen anstellen können. Die Auswahl ist aber nicht ganz so groß wie beispielsweise bei Airtable oder monday:

Bei größeren Projekten, die aus vielen Aufgaben bestehen, mehrere Beteiligte involvieren und/ oder bestimmte Arbeitsabläufe erfordern, kann es sinnvoll sein, Aufgaben weiter zu unterteilen oder zu anderen Aufgaben und bestimmten Projektmeilensteinen in Bezug zu setzen. Auch das ist mit Wrike möglich.

Unteraufgaben heißten bei Wrike Teilelemente. Sie können sie in der Aufgaben-Detailseite anlegen. In dieser Ansicht werden sie als Todo-Checkbox angezeigt, wo Sie die Teilschritte Punkt für Punkt abhaken können.

Doch auch Unteraufgaben sind wie reguläre Aufgaben organisiert, die Sie mit allen verfügbaren Feldern bearbeiten und kontextualisieren können. Sie lassen sich auch ihrerseits wieder in Unter- und Unterunteraufgaben unterteilen.

In der Tabellenansicht können Sie Aufgaben übrigens auch per Drag-and-drop verschieben und zu Unteraufgaben machen, indem Sie sie auf eine andere Aufgabe ziehen.

In der Aufgaben-Detailansicht lassen sich auch Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben eines Projekts definieren. Es gibt vier Arten von Abhängigkeiten:

Die Aufgaben mit Abhängigkeiten zur ausgewählten Aufgabe werden dann in der Detailansicht entweder als Vorgänger oder als Nachfolger angezeigt.

Eine noch bessere Übersicht über alle Abhängigkeiten Ihres Projekts erhalten Sie in der Gantt-Ansicht, wo jene durch Pfeile visualisiert werden. Hier können Sie die Abhängigkeiten auch erstellen, indem Sie mit dem Mauszeiger eine Linie von einer Aufgabe zum Anfang oder Ende der anderen Aufgabe ziehen.

Meilensteine sind eine weitere Möglichkeit, den Projektfortschritt besser zu überblicken. Dabei handelt es sich um wichtige Ereignisse eines Projekts – beispielsweise die Veröffentlichung eines Artikels oder den ersten Release eines neuen Features. Jede Aufgabe lässt sich über das Dreipunktemenü oben rechts in einen Meilenstein umwandeln und umgekehrt.

Wrike gibt Ihnen also reichlich Optionen, um die Arbeitsabläufe und Projektfortschritte im Detail zu planen. Was fehlt, sind übergeordnete Ziele, wie es sie beispielsweise bei ClickUp oder Asana gibt: Es wäre etwa schön, Ziele für bestimmte Spaces (also etwa eine Anzahl an Artikeln pro Quartal) festlegen und tracken zu können.

Hier finden Sie die Aufgabenfunktionen von Wrike im Vergleich:

Wrike bietet auf Aufgabenebene solide Anpassungsmöglichkeiten, die für die meisten Projekte ausreichen sollten.

Es könnte noch etwas mehr benutzerdefinierte Felder geben, denn vor allem im Vergleich zu Tabellen-basierten Tools wie Airtable oder Smartsheet sind die Möglichkeiten hier etwas begrenzt. Auch übergeordnete Team- und Projektziele fehlen uns, doch davon abgesehen hat Wrike an das Wichtigste gedacht.

Wrikes Hauptzielgruppe sind Teams, die Projekte und deren Aufgaben untereinander aufteilen und ihre Arbeitsschritte aufeinander abstimmen müssen.

Wenn Sie Teammitglieder hinzufügen möchten, haben Sie mehrere Möglichkeiten: Sie können auf den „Einladen“-Button unten rechts im Dashboard klicken, auf den „Teilen“-Button oben rechts in der Projektansicht oder die Benutzerverwaltung unter Einstellungen > Nutzer aufrufen.

Hier können Sie nun Ihre Mitwirkenden per E-Mail einladen. Dabei haben Sie die Wahl zwischen mehreren Nutzertypen:

Leider gibt es bei den Benutzer- und Teamberechtigungen recht viele Bezahlschranken und die Funktionen sind etwas zerstückelt. Erst ab dem Business-Tarif können Sie beispielsweise verschiedene Nutzergruppen anlegen, um Daten schnell mit bestimmten Nutzern zu teilen; benutzerdefinierte Zugangsrollen gibt es erst ab dem Enterprise-Tarif.

Im günstigeren Team-Tarif sind die Möglichkeiten also recht eingeschränkt und Sie können keine detaillierten Zugriffsrechte managen oder Mitwirkende zu Teams zusammenfassen

Was die digitale Zusammenarbeit angeht, bietet Wrike nur grundlegende Funktionen. Sie können Aufgaben einander zuweisen und sich in Kommentaren, in denen Sie Teammitglieder taggen können, über Aufgaben austauschen.

Getaggte Benutzer erhalten eine Benachrichtigung (als E-Mail und in die Inbox) und werden als Aufgaben-Follower eingetragen.

Für die direkte Kommunikation und Echtzeit-Zusammenarbeit ist Wrike hingegen nicht gedacht: Es gibt weder Chats noch Privatnachrichten, geschweige denn erweiterte Kollaborationstools wie gemeinsam editierbare Dokumente oder Whiteboards.

Immerhin: In den höheren Tarifen gibt es einige Extras, beispielsweise eine Funktion für das Proofing und Freigabe von Dateien. Trotzdem: Wenn Sie ein Tool suchen, das nicht nur für die Projektorganisation bestimmt ist, sondern gleichzeitig auch als Kommunikations-Plattform dient, ist Wrike keine Option – dann sind unter anderem Basecamp oder ClickUp einen Blick wert.

Hier finden Sie die Kollaborations-Features der elf von uns getesteten Projektmanagement-Programme im Vergleich:

Wrike bietet Teams eine gemeinsame Organisationsfläche für ihre Projekte – nicht mehr und nicht weniger. Sie können einander Aufgaben zuweisen und jene kommentieren, für die alltägliche Teamkommunikation müssen Sie aber eine andere Lösung verwenden.

Je nachdem, für welchen Tarif Sie sich entschieden haben, hat Wrike noch viele weitere Funktionen eingebaut, die wir bisher nicht oder nur beiläufig erwähnt haben. Folgende zum Beispiel:

Nutzer aller kostenpflichtiger Tarife können Anfrageformulare erstellen. Mit diesen Formularen können Sie Daten sammeln – sowohl intern von Ihren Teammitgliedern als auch extern von Kunden und anderen Nutzern.

Anfragen bestehen aus zwei Teilen: Mit dem Formular-Editor, den Sie in den Spaces-Einstellungen finden, können Sie Anfrageformulare erstellen und verwalten. Diese Formulare lassen sich mit benutzerdefinierten Feldern anpassen.

Die erstellten Formulare können Sie dann manuell per Link mit internen und externen Nutzern teilen. Ihre Teammitglieder finden die Formulare auch in der Projektansicht und können sie dort als Arbeitsanfragen ausfüllen. Die abgesendeten Anfragen werden dann im jeweiligen Projekt als Aufgaben mit den im Formular ausgefüllten Informationen abgespeichert.

Die Funktion ist also besonders praktisch, um den Prozess für Neuanfragen – beispielsweise für neue Projekte, Angebote oder Änderungen – zu standardisieren. Aber auch externe Formulare sind kein Problem.

Mit der Analytik-Ansicht unterstützt Wrike schon ab dem Team-Tarif grundlegende Statistiken. Sie können ausgewählte Aspekte Ihres Projekts und Projektfortschritts mit interaktiven Charts, die auf Echtzeit-Daten beruhen, visualisieren.

Beispielsweise gibt es Spalten-, Donut- oder Balkendiagramme, die Sie nach unterschiedlichen Feldern filtern können.

Noch mehr Reporting-Funktionen gibt es für Business-Kunden: Sie können auch benutzerdefinierte Echtzeit-Reports erstellen und in Dashboards zusammenfassen, beispielsweise um Daten für unterschiedliche Zielgruppen in Präsentationen aufzubereiten.

Mit den Automatisierungen von Wrike können Sie manuelle Arbeit reduzieren, indem Sie feste Regeln für wiederkehrende Prozesse definieren, die sich dann komplett automatisch abspielen.

Wrike hat bereits eine ganze Reihe solcher Automatisierungsregeln für Sie vorbereitet. Sie können aber auch benutzerdefinierte Regeln selbst zusammenbauen. Jede Automatisierung besteht aus zwei oder drei Teilen:

Ebenso können Sie einstellen, ob Automatisierungen im gesamten Space oder nur in bestimmten Speicherorten angewendet werden sollen, und ob sie sich auf ganze Projekte oder nur auf Aufgaben beziehen.

Insgesamt sind die Automatisierungen bei Wrike gut gelungen: Es gibt eine solide Auswahl vordefinierter Regeln, doch auch die Erstellung benutzerdefinierter Automatisierungen ist leicht verständlich und trotzdem vielseitig.

Dann gibt es natürlich noch reichlich Möglichkeiten, Wrike in Ihre Systemlandschaft zu integrieren. Die Auswahl an Integrationen ist groß und umfasst neben klassischen App-Einbindungen auch vordefinierte Konnektoren zu vielen weiteren Applikationen sowie eine API.

Damit haben wir natürlich noch immer nicht alles abgedeckt. Vor allem in den höheren Tarifen unterstützt Wrike noch einige weitere Funktionen – von Zeiterfassung und Ressourcenmanagement ab dem Business-Plan bis hin zur Budgetplanung im Pinnacle-Tarif für große Unternehmen. Ein paar KI-Features sind ebenfalls integriert, bisher allerdings nur ein Nebenschauplatz.

Hier finden Sie die erweiterten Features von Wrike im Vergleich zu den anderen von uns getesteten Projektmanagement-Plattformen:

Wrike bietet auch abseits der Standard-Projektfeatures viele Möglichkeiten und einen insgesamt runden Funktionsumfang. Schade ist, dass einige nützliche Funktionen, wie die Zeiterfassung oder die Budget-Überwachung, die auch für kleinere Teams nützlich wären, hinter Bezahlschranken liegen.

Wrike hat ein umfangreiches Hilfezentrum mit zahlreichen Video-Tutorials, Anleitungen und Webinaren.

Für Wrike-Einsteiger ist vor allem die Wissensdatenbank interessant: Hier warten – unterteilt in Kategorien wie „Erste Schritte“ und „Zusammenarbeiten und kommunizieren“ – unzählige Hilfeartikel, die alle Funktionen von Wrike ausführlich erklären. Zur Veranschaulichung verwenden sie Screenshots, Tipp-Boxen und Hyperlinks.

Insgesamt sind die Support-Inhalte quantitativ und qualitativ solide. Nur manchmal waren die Erklärungen – trotz Hinweisen, auf welche Tarife sie sich beziehen – etwas verwirrend, weil die besprochenen Funktionen auch in unserem Tarif nicht oder nicht mehr unterstützt wurden.

Die meisten Webinare sind auf Englisch, doch erfreulicherweise gibt es auch ein paar Kurse in deutscher Sprache. Einen Blog und ein Community-Forum bietet Wrike ebenfalls.

Direkten Kontakt zum Wrike-Support gibt es per Support-Ticket. Hier wurde unsere Anfrage per E-Mail innerhalb weniger Stunden freundlich und ausführlich beantwortet. Zudem meldete sich einen Tag nach unserer Registrierung ein hilfreicher Mitarbeiter von Wrike bei uns, der uns die eine oder andere Frage direkt beantwortete.

Insgesamt waren unsere Erfahrungen mit dem Wrike-Support somit ziemlich positiv. Toll wären natürlich weitere Kommunikationswege, beispielsweise ein Live-Chat.

Wrike hat fünf Tarife: Free, Team, Business, Enterprise und Pinnacle.

Eine Übersicht der Tarife von Wrike finden Sie hier:

Und wie schlägt sich Wrike preislich im Vergleich zu anderen Projektmanagement-Tools? Das kommt darauf an, welche Funktionen Sie benötigen. Falls Sie mit den Limits des Gratis-Tarifs leben können, müssen Sie möglicherweise gar nichts bezahlen. Aber auch der Team-Tarif ist noch relativ erschwinglich.

Das folgende Ranking zeigt einen Preisvergleich der Programme aus unserem Test, basierend auf dem Preis für zehn Nutzer im günstigsten Tarif mit unbegrenzter Projektanzahl:

Wrike ist eine kompetente Projektmanagement-Plattform, die kleinen und größeren Teams eine zentralisierte Einsicht und Verwaltungszentrale für gemeinsame Projekte, Aufgaben und Meilensteine gibt. Sie ist schnell eingerichtet, intuitiv in der Navigation und sollte auch für Einsteiger einfach zu bedienen sein. Durch unterschiedliche Ansichten, ob Tabelle oder Gantt-Chart, lassen sich Projekte vielseitig visualisieren.

Ganz so vielseitig wie andere Programme ist Wrike aber nicht: Die Tabellenansicht ist im Vergleich zu Tools wie Smartsheet oder Airtable eingeschränkt und lässt viele Feldtypen vermissen; die Kollaborationsfunktionen sind aufs Mindeste beschränkt. Außerdem befinden sich praktische Funktionen oft hinter Bezahlschranken.

Trotzdem ist Wrike eine flexible Plattform, die sich an die Anforderungen unterschiedlicher Teamgrößen und Projektprozesse anpassen lässt.

Wie schätzen Wrikes Kunden die Lösung ein? Wir haben uns auf den Review-Portalen umgehört und einige Punkte, die uns wiederholt aufgefallen sind, hier für Sie zusammengefasst:

Sie suchen eine günstige und vielseitige Plattform, die auch für Solo-Nutzer voll einsatzfähig ist? Dann könnte ClickUp einen Blick wert sein, denn hier gibt es im Premium-Tarif keine Mindestzahl an Lizenzen.

Sie suchen eine Lösung, die zugleich auch als Kommunikationsplattform dient? Dann sind Teamwork oder Basecamp vielleicht eine gute Wahl.

Mehr Alternativen zu Wrike finden Sie hier: