E-Rechnung erstellen: So schreiben Sie rechtskonforme E-Rechnungen (+ kostenlose Option)
E-Rechnungen sind ab 2025 im gesamten B2B-Rechnungsverkehr verpflichtend. Wenn Sie noch nicht wissen, wie man eine E-Rechnung erstellt, sollten Sie das also schleunigst ändern. Glücklicherweise ist es gar nicht kompliziert – und unter Umständen sogar kostenlos.
Wir verraten, wie die Erstellung von E-Rechnungen funktioniert und was Sie dafür benötigen.
Was sind E-Rechnungen überhaupt?
E-Rechnungen sind elektronische Rechnungen, die in einem standardisierten Format bereitgestellt werden. Gemeint sind somit nicht einfach Rechnungen in digitaler Form (wie PDF-Rechnungen), sondern strukturierte Datenformate, die automatisiert verarbeitet werden können und bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen.
In Deutschland sind dafür vor allem zwei Formate gängig:
XRechnung ist ein rein maschinenlesbares XML-Format, das speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung entwickelt wurde. Es ist verpflichtend für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das strukturierte XML-Daten mit einem klassischen PDF-Dokument kombiniert. ZUGFeRD-Rechnungen können also maschinell verarbeitet, aber auch wie normale PDF-Rechnungen gelesen werden.
E-Rechnungen sind in Deutschland ab 2025 für den gesamten B2B-Rechnungsverkehr verpflichtend. Es gibt jedoch einige Ausnahmen und Übergangsregelungen. Alles, was Sie zur E-Rechnungs-Pflicht wissen müssen, lesen Sie hier:
E-Rechnung erstellen: So geht’s
Weil E-Rechnungen in einem strukturierten, elektronischen Format vorliegen müssen, können Sie sie nicht einfach in einem Textverarbeitungsprogramm wie Word schreiben und als PDF exportieren.
Zudem unterliegen E-Rechnungen strengen Vorgaben – nicht nur zur Form, sondern auch zum Inhalt.
In Deutschland regeln das Umsatzsteuergesetz (UStG) § 14 und die E-Rechnungsverordnung (ERechV), welche Pflichtangaben eine elektronische Rechnung enthalten muss. Am wichtigsten sind:
Name und Anschrift von Rechnungssteller und Empfänger
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
Ausstellungsdatum der Rechnung
Fortlaufende Rechnungsnummer zur Identifizierung der Rechnung
Menge und Art der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
Bruttobetrag, Nettobetrag und Umsatzsteuerbetrag sowie der Steuersatz
Lieferdatum oder Leistungszeitpunkt
Leitweg-Identifikationsnummer (bei XRechnungen)
Bankverbindungsdaten und Zahlungsbedingungen
De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.
Theoretisch können Sie E-Rechnungen auch manuell erstellen oder eine XML-Vorlage nutzen, die alle diese Pflichtangaben enthält. In der Praxis ist das jedoch ziemlich umständlich und fehleranfällig.
Deutlich einfacher ist es, E-Rechnungen mit Hilfsprogrammen zu erstellen. Dafür kommen zwei Optionen infrage:
- 1.
Online-Tools: Wenn Sie nur gelegentlich einzelne E-Rechnungen schreiben müssen, können Sie auf simple E-Rechnungs-Generatoren zurückgreifen. Sie sind kostenlos und einfach zu bedienen, allerdings fehlen erweiterte Funktionen – wie die Möglichkeit, Kunden zu speichern.
- 2.
Rechnungsprogramme: Wenn Sie häufiger E-Rechnungen erstellen und E-Rechnungen von Ihren Kunden und Lieferanten verarbeiten müssen, sind professionelle Rechnungsprogramme die beste Option. Sie automatisieren nicht nur den gesamten Rechnungsverkehr, sondern erleichtern auch zahlreiche Verwaltungs- und Buchhaltungsprozesse.
Wir stellen beide Optionen genauer vor:
Option 1: Online-Tools
E-Rechnungs-Generatoren sind in der Regel selbsterklärend. Sie müssen einfach nur die relevanten Rechnungsdaten in ein Formular eintragen, die Tools erledigen den Rest. So funktioniert es beispielsweise bei PDF 24:
Schritt 1: Öffnen Sie den E-Rechnungs-Generator von PDF 24. Sie finden ihn in der Tool-Liste unter Rechnung erstellen > E-Rechnung erstellen.
Öffnen Sie den E-Rechnungsgenerator von PDF 24.
Schritt 2: Füllen Sie nun das Rechnungsformular aus. Zu den Pflichtangaben zählen die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, Steuerinformationen des Rechnungserstellers, Name und Anschrift des Rechnungsempfängers, Zahlungsdetails und mindestens eine Position mit Preis. Sie werden aber darauf hingewiesen, wenn noch Pflichtangaben fehlen.
Füllen Sie die Online-Rechnungsmaske aus.
Schritt 3: Ganz unten können Sie sich noch für ein Format entscheiden. Zur Auswahl stehen XRechnung und ZUGFeRD.
Wählen Sie ein Rechnungsformat aus.
Schritt 4: Wenn Sie alle Angaben gemacht haben, klicken Sie unten rechts auf den Button „Rechnung erstellen“. Die Rechnung wird dann automatisch im ausgewählten Format heruntergeladen.
Laden Sie die E-Rechnung herunter.
Die E-Rechnung können Sie nun per E-Mail an Ihre Kunden versenden.
Option 2: Rechnungssoftware
Online-Tools sind eine gute Behelfslösung für einzelne E-Rechnungen. Wenn Sie regelmäßig Rechnungen schreiben und empfangen müssen, sollten Sie aber besser ein umfassendes Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm nutzen. Damit können Sie nicht nur Rechnungen erstellen und versenden, sondern Ihre gesamte Finanzverwaltung effizient organisieren.
Statt Kunden- und Unternehmensdaten wie bei Online-Generatoren immer wieder neu einzugeben, müssen Sie sie im Rechnungsprogramm nur einmal hinterlegen - dann können Sie sie in der Rechnungsmaske immer wieder auswählen. Zudem können Sie Zahlungen nachverfolgen und zuordnen, automatische Zahlungserinnerungen verschicken, Finanzberichte erstellen und Ihre gesamte Buchhaltung zentralisieren.
In der Praxis funktioniert jedes Rechnungs-Tool ein wenig anders. So sieht die Erstellung von E-Rechnungen beispielsweise bei sevdesk aus:
Schritt 1: Navigieren Sie im sevdesk-Dashboard zum Bereich „Rechnungen“ und öffnen Sie die Rechnungsmaske.
Öffnen Sie die Rechnungsmaske.
Schritt 2: Ganz oben finden Sie einen Schalter namens „E-Rechnung“. Aktivieren Sie ihn.
Aktivieren Sie die E-Rechnungs-Funktion.
Schritt 3: Nun füllen Sie einfach die Rechnungsmaske aus. Wenn Sie alle Angaben gemacht haben, klicken Sie oben rechts auf den Button „Versenden/ Drucken/ Herunterladen“.
Hinweis: Um eine rechtskonforme E-Rechnung zu erstellen, müssen Sie unter Einstellungen > Unternehmen die Adress-, Steuer- und Bankdaten Ihres Unternehmens hinterlegt haben.
Speichern Sie die E-Rechnung.
Schritt 4: Nun können Sie die Rechnung herunterladen und manuell versenden oder direkt aus sevdesk heraus per E-Mail an Ihre Kunden schicken.
Schicken Sie die E-Rechnung an Ihre Kunden.
E-Rechnungs-Programme im Vergleich
sevdesk ist natürlich nur ein Rechnungs-Tool von vielen. Wir haben neun der beliebtesten Rechnungsprogramme getestet, von denen mittlerweile alle E-Rechnungen unterstützen. Das komplette Ranking der Anbieter mit Links zu ausführlichen Testberichten finden Sie hier:
Fazit
Wenn Sie noch nicht auf E-Rechnungen umgestiegen sind, sollten Sie in die Gänge kommen: Ab 2025 werden elektronische Rechnungsformate nämlich im gesamten B2B-Rechnungsverkehr Pflicht. Das bringt auch viele Vorteile: Indem sie Rechnungsprozesse digitalisieren und standardisieren, können Ihnen E-Rechnungen auf lange Sicht viel Zeit einsparen und Fehlerquellen reduzieren.
Zudem ist die Erstellung von E-Rechnungen unkompliziert. Einzelne Rechnungen können Sie völlig kostenlos mit Online-Tools wie PDF 24 generieren. Wenn Sie regelmäßig E-Rechnungen erstellen und verarbeiten müssen, sollten Sie jedoch in ein gutes Rechnungsprogramm investieren: Die richtige Software erleichtert nicht nur die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen, sondern die gesamte Buchhaltung und Finanzverwaltung.
Sie suchen noch nach dem richtigen Rechnungs-Tool für Ihre Anforderungen? In unserem Vergleich der besten Rechnungs-Tools finden Sie ausführliche Testberichte zu neun beliebten Programmen.
Häufig gestellte Fragen
Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem speziellen, strukturierten Format erstellt wird. Im Gegensatz zu einer einfachen PDF-Rechnung enthält sie maschinenlesbare Daten, die von Buchhaltungsprogrammen und anderen Systemen automatisch verarbeitet werden können. Die in Deutschland gängigsten E-Rechnungs-Formate sind XRechnung und ZUGFeRD.
Sie können eine E-Rechnung entweder manuell mit einer XML-Vorlage erstellen, was sehr aufwendig und fehleranfällig ist, oder auf dedizierte Rechnungsprogramme zurückgreifen. Online-Tools wie PDF24 sind eine gute Zwischenlösung für gelegentliche Rechnungen, doch wer regelmäßig E-Rechnungen erstellen muss, sollte ein kostenpflichtiges Rechnungsprogramm wie Lexware Office oder sevdesk nutzen.
Ja, mit kostenlosen Online-Tools wie PDF24 oder Freemium-Rechnungsplattformen können Sie auch kostenlos E-Rechnungen erstellen. Allerdings müssen Sie Beschränkungen hinnehmen: Oft ist die Zahl der Rechnungen, die Sie pro Monat schreiben können, begrenzt, oder es fehlen erweiterte Funktionen wie eine Kundenverwaltung.
Nein, eine PDF-Rechnung zählt nicht als E-Rechnung. E-Rechnungen müssen in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen, das maschinenlesbar ist. Ein einfaches PDF erfüllt diese Anforderungen nicht, da es keine automatisierte Verarbeitung ermöglicht.
