Abschlagsrechnung Vorlage: Kostenloses Muster inkl. Schlussrechnung

Sie arbeiten an einem größeren Projekt, das Sie Ihrem Kunden schrittweise in Rechnung stellen möchten? Dann ist eine Abschlagsrechnung sinnvoll: Damit können Sie bereits erbrachte Leistungen abrechnen, bevor das gesamte Projekt abgeschlossen ist.

Mit unserer Vorlage erstellen Sie blitzschnell Abschlagsrechnungen mit allen Pflichtangaben.

Es gibt zwei Arten von Abschlagsrechnungen: pauschal und kumulativ. Wir bieten Vorlagen für beide Optionen in den Formaten Word, Google Docs, OpenOffice und PDF. Sie bieten:

Bei einer pauschalen Abschlagsrechnung stellen Sie Ihrem Kunden einzelne, vertraglich vereinbarte Teilbeträge in Rechnung. Jede Rechnung steht für sich: Auf Abschlagsrechnung Nr. 2 wird also nicht aufgelistet, wie viele Abschläge bereits gezahlt wurden oder wie hoch der Gesamtauftrag ist.

Diese Variante ist etwa dann geeignet, wenn Sie monatlich einen fixen Betrag abrechnen oder nach klar definierten Meilensteinen bezahlt werden (z. B. 20 % bei Auftragserteilung, 30 % nach Fertigstellung eines Teilabschnitts usw.).

Eine kumulative Abschlagsrechnung zählt alle bisher abgerechneten Leistungen auf. Sie enthält also nicht nur den aktuellen Abschlagsbetrag, sondern auch die bereits gestellten Teilrechnungen und Zahlungen. Damit können Kunden auf jeder Rechnung nachvollziehen, wie hoch der bisherige Gesamtbetrag ist und welcher Restbetrag noch offen bleibt.

Diese Form ist bei Projekten mit kontinuierlichem Leistungsfortschritt beliebt, etwa im Bauwesen oder bei Agenturprojekten mit flexibler Zeiterfassung.

Unsere Vorlage hat zwei Seiten: eine für die erste Abschlagsrechnung, eine für die zweite Abschlagsrechnung inklusive des Abzugs der bereits in Rechnung gestellten Leistungen:

Ob pauschal oder kumulativ: Am Ende des Projekts müssen Sie in jedem Fall eine Schlussrechnung stellen. Sie enthält den vollständigen Leistungsumfang, zieht alle bereits gestellten Abschlagsrechnungen ab und weist den noch offenen Restbetrag aus (oder bestätigt, dass der Auftrag vollständig bezahlt wurde).

Unsere Vorlage für Abschlagsrechnungen richtet sich an Freiberufler, Selbstständige und kleine Unternehmen, die ihre Leistungen projektbezogen abrechnen. Sie ist primär für Nutzer gedacht, die nur gelegentlich Rechnungen schreiben und kein dediziertes Rechnungsprogramm nutzen möchten.

Vorlagen sind eine praktische Einstiegslösung – aber kein Ersatz für ein professionelles Rechnungs-Tool. Sie bringen gewisse Einschränkungen mit sich:

Wenn Sie regelmäßig Rechnungen schreiben, ganz egal, ob es sich um Abschlagsrechnungen oder „normale“ Rechnungen handelt, sind Vorlagen keine dauerhafte Lösung. Sie müssen jede (Teil-)Rechnung manuell erstellen und nachrechnen, was fehleranfällig und zeitaufwendig ist – ganz zu schweigen von den oben genannten Archivierungs- und E-Rechnungs-Vorgaben.

Viel einfacher geht’s mit einer professionellen Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware. Damit können Sie mit wenigen Klicks rechtssichere Rechnungen und Abschlagsrechnungen erstellen.

Rechnungsprogramme bieten zeitsparende Automatisierungen: Sie können Kunden und Rechnungsposten anlegen, die Sie später nur noch auswählen müssen. Pflichtangaben werden standardmäßig berücksichtigt, Beträge automatisch berechnet. Auch E-Rechnungen gehören mittlerweile bei den meisten Rechnungs-Tools zur Standardausstattung.

Wir haben einige der beliebtesten Rechnungsprogramme getestet. Hier sind unsere Favoriten:

Rechtlich gesehen handelt es sich bei Abschlagsrechnungen um stinknormale Rechnungen. Sie müssen also alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten. Konkret sind das:

Zusätzlich sollten Sie auf der Schlussrechnung unbedingt alle bereits gestellten Abschlagsrechnungen mitsamt Beträgen und Zahlungsdatum aufführen, damit der noch offene Restbetrag korrekt ersichtlich ist.