Reisekostenabrechnung erstellen: Alles, was Sie wissen müssen

Reisen macht Spaß – umso mehr, wenn man nicht selbst für alles bezahlen muss. Wenn Sie dienstlich unterwegs sind, können Sie Ihre Ausgaben in der Regel steuerlich geltend machen oder von Ihrem Arbeitgeber erstattet bekommen. Damit das reibungslos funktioniert, müssen Sie eine Reisekostenabrechnung erstellen.

Wir erklären, wie das mit der Reisekostenabrechnung funktioniert, welche Kosten überhaupt anerkannt werden und wie Sie diese richtig abrechnen.

Eine Reisekostenabrechnung ist ein Dokument, das alle beruflich bedingten Ausgaben erfasst, die während einer Dienstreise entstehen. Dazu gehören etwa Fahrtkosten, Übernachtungen, Verpflegungspauschalen und Reisenebenkosten (mehr dazu gleich).

Warum das nötig ist? Weil Sie ohne Nachweis keine Kosten erstattet oder steuerlich anerkannt bekommen – weder von Ihrem Arbeitgeber noch vom Finanzamt. Die Reisekostenabrechnung erfüllt nämlich zwei zentrale Zwecke:

„Müssen“ müssen Sie gar nichts – es gibt nämlich keine gesetzliche Pflicht zur Erstellung einer Reisekostenabrechnung. Ohne Abrechnung können Sie aber weder Kosten erstattet bekommen noch steuerliche Vorteile nutzen.

Die Reisekostenabrechnung erfüllt dabei unterschiedliche Zwecke, je nachdem, in welcher Situation Sie sind:

Als Reisekosten gelten alle beruflich veranlassten Ausgaben, die während einer Dienstreise entstehen. Wichtig ist, dass diese Kosten notwendig sind und direkt mit Ihrer beruflichen Tätigkeit zusammenhängen.

Das Finanzamt unterscheidet dabei verschiedene Kostenarten, die Sie in der Reisekostenabrechnung getrennt erfassen sollten:

Alle Ausgaben für die An- und Abreise sowie für Fahrten am Reiseziel fallen unter die Kategorie „Fahrtkosten“. Dazu zählen:

Hier geht es um alle notwendigen Ausgaben für Unterkunft während einer Dienstreise – also für Hotel, Pension, Ferienwohnung oder andere Unterkünfte, wenn eine Rückkehr am selben Tag nicht zumutbar ist.

Der Verpflegungsmehraufwand soll zusätzliche Kosten für Ihre Verpflegung während einer Dienstreise abdecken.

Der Gedanke dahinter: Wenn Sie außerhalb Ihres Wohnorts oder Ihrer ersten Tätigkeitsstätte unterwegs sind, können Sie sich oft nicht wie gewohnt zu Hause oder in der Kantine versorgen. Dafür dürfen Sie gesetzlich festgelegte Pauschbeträge ansetzen.

Die tatsächlichen Kosten für Essen und Getränke sind egal. Stattdessen greift eine Pauschale, deren Höhe von der Dauer der Abwesenheit und dem Reiseziel abhängt.

Für Auslandsreisen gelten eigene, meist höhere Pauschalen, die jährlich vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht werden.

Unter Reisenebenkosten versteht man alle zusätzlichen, notwendigen Ausgaben, die während einer Dienstreise entstehen und die nicht unter Fahrt-, Übernachtungs- oder Verpflegungskosten fallen.

Hier gilt das Prinzip: keine Buchung ohne Beleg. Achten Sie also darauf, Quittungen mitzunehmen.

Im Umkehrschluss gibt es auch Ausgaben, die nicht als Reisekosten anerkannt werden – etwa weil sie privaten Charakter haben oder nicht beruflich notwendig sind. Dazu zählen zum Beispiel:

Alles, was nicht zwingend beruflich veranlasst ist, fällt also nicht unter die Reisekosten, selbst wenn es während der Dienstreise anfällt.

Damit Ihre Reisekostenabrechnung korrekt ist und vom Arbeitgeber oder Finanzamt anerkannt wird, müssen Sie bestimmte Fristen einhalten, wichtige Pflichtangaben machen und die nötigen Belege sammeln.

Arbeitgeber können in der Regel eigene Fristen für die Einreichung von Reisekostenabrechnungen festlegen. Wenn Sie Ihre Kosten erstattet bekommen möchten, müssen Sie diese internen Vorgaben als Angestellter unbedingt einhalten – reichen Sie die Abrechnung also so früh wie möglich ein, damit Sie Ihr Geld schnell zurückbekommen.

Unabhängig von den internen Vorgaben gilt jedoch eine gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren. Wenn Sie also Ihre Reisekosten zu spät einreichen, können Sie die Erstattung spätestens nach drei Jahren nicht mehr beanspruchen.

Damit Arbeitgeber oder Finanzamt die Reisekosten anerkennen, müssen in der Reisekostenabrechnung bestimmte Angaben enthalten sein. Am wichtigsten sind:

In der Buchhaltung gilt der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“. Das trifft auch auf die Reisekostenabrechnung zu: Sie müssen für jede Ausgabe Nachweise erbringen, dass sie tatsächlich angefallen ist – sonst werden die Ausgaben weder vom Arbeitgeber noch vom Finanzamt anerkannt.

Je nachdem, welche Kosten Sie abrechnen möchten, brauchen Sie unterschiedliche Belege:

Für den Verpflegungsmehraufwand sind keine Belege notwendig, weil hier die gesetzlichen Pauschalen gelten. Anders sieht es aus, wenn Sie jemanden bewirten – etwa, weil Sie unterwegs Kunden oder Geschäftspartner einladen. In diesem Fall benötigen Sie einen ordnungsgemäßen Bewirtungsbeleg mit Angaben zu Datum, Ort, Anlass und Teilnehmern.

Sammeln Sie alle Belege am besten direkt während der Reise. Am einfachsten geht das digital: Fotografieren oder scannen Sie Quittungen sofort, damit nichts verloren geht und die Abrechnung schneller erledigt ist.

Sobald Sie alle Pflichtangaben zusammengetragen und die notwendigen Belege gesammelt haben, geht es an die eigentliche Erstellung der Reisekostenabrechnung. Dafür haben Sie drei Möglichkeiten: Sie können sie selbst erstellen, eine Vorlage verwenden oder eine Software nutzen.

Für viele Buchhaltungsunterlagen gibt es strenge Vorgaben, die genau festlegen, wie sie aussehen müssen. Die Reisekostenabrechnung ist hier eine Ausnahme: Solange alle notwendigen Angaben enthalten und die Belege vorhanden sind, spielt die Form eigentlich keine Rolle.

Im Prinzip können Sie die Abrechnung sogar handschriftlich auf Papier erstellen. Wichtig ist nur, dass daraus klar hervorgeht:

Wenn Sie nur selten reisen und wenige Positionen abrechnen müssen, können Sie die Reisekostenabrechnung also auch relativ einfach selbst erstellen. Allerdings müssen Sie alle Beträge manuell eintragen und addieren. Zudem entsteht schnell eine Zettelwirtschaft, weil Sie die Belege separat sammeln und zuordnen müssen.

Wenn Sie häufiger unterwegs sind, wird die manuelle Erstellung der Reisekostenabrechnung schnell aufwendig und fehleranfällig. Einfacher geht’s mit einer Reisekostenabrechnungsvorlage.

In unserer Vorlage sind alle wichtigen Felder bereits vorbereitet. Sie müssen nur noch Ihre Daten eintragen, Belege hinzufügen und das Dokument unterschreiben:

Eine gute Vorlage macht die Abrechnung deutlich übersichtlicher, schneller und weniger fehleranfällig. Um Vieles müssen Sie sich trotzdem selbst kümmern: Sie müssen Ihre Belege separat sammeln und zuordnen, und auch das Ausfüllen bleibt weitgehend Handarbeit.

Noch bequemer wird es mit Software-Tools zur Reisekostenabrechnung.

Wenn Sie regelmäßig reisen oder die Reisekosten Ihrer Mitarbeitenden abrechnen müssen, kann es sich lohnen, auf eine digitale Lösung umzusteigen. Es gibt spezialisierte Software-Tools, die Ihnen den Großteil der Arbeit abnehmen. Sie kosten in der Regel eine monatliche Gebühr, haben dafür aber viele zeitsparende Vorteile:

Die Auswahl an Programmen ist groß: Es gibt spezialisierte Reisekosten-Tools wie Circula oder Rydoo, die sich auf die digitale Belegverwaltung und die automatisierte Berechnung von Pauschalen konzentrieren.

Manche Buchhaltungsprogramme, z. B. Lexware Office, haben ebenfalls Tools zur Reisekostenabrechnung im Angebot – die kosten aber meist extra, sind also nicht im Abo inklusive.

In größeren Unternehmen kommen oft integrierte Komplettlösungen wie SAP Concur oder HRworks zum Einsatz. Sie haben noch einmal deutlich mehr Funktionen und können nahtlos in bestehende Buchhaltungs- und HR-Systeme eingebunden werden. Diese Tools sind also hauptsächlich für Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden und komplexen Abrechnungsprozessen relevant.

Viele Kosten, für die Sie bei einer geschäftlichen Reise zunächst selbst aufkommen müssen, können Sie steuerlich geltend machen oder sich vom Arbeitgeber erstatten lassen. Dafür brauchen Sie eine Reisekostenabrechnung, in der Sie alle relevanten Ausgaben transparent nachweisen.

Allzu strenge formale Vorgaben gibt es dabei nicht: Solange alle Pflichtangaben enthalten sind und die Belege vorliegen, sollten Sie keine Probleme bekommen. Sie können dafür eine einfache Vorlage nutzen oder die Reisekostenabrechnung manuell erstellen. Noch einfacher geht's mit Software-Tools, die Belege digital erfassen, Pauschalen automatisch berechnen und den gesamten Prozess deutlich vereinfachen.