Buchhaltung lernen: Was Sie als Gründer wirklich wissen müssen

Viele Gründer lassen die Buchhaltung anfangs schleifen – bis die Angst, etwas Wichtiges übersehen oder eine Frist verpasst zu haben, zum ständigen Begleiter wird. Wer sich früh mit der Buchhaltung beschäftigt, vermeidet diesen Stress und teure Fehler. So kompliziert ist das Ganze auch gar nicht.

Wir erklären, was Sie als Gründer über das Thema Buchhaltung wissen müssen, welche Aufgaben Sie überhaupt selbst übernehmen können (bzw. sollten) und welche Tools und Hilfsmittel Ihnen die Arbeit erleichtern.

Die Buchhaltung ist die geordnete Erfassung aller finanziellen Vorgänge in einem Unternehmen oder bei einer selbstständigen Tätigkeit. Sie hält fest, wie viel Geld Sie eingenommen und ausgegeben haben und wie sich Ihr Vermögen entwickelt.

Eine saubere Buchhaltung ist nicht nur fürs Finanzamt wichtig, sondern auch für Sie selbst. Sie sorgt nämlich dafür, dass Sie den Überblick über Ihre geschäftlichen Finanzen behalten und stets wissen, wo Sie stehen. Gleichzeitig liefert sie alle wichtigen Zahlen und Informationen, die Sie für den Jahresabschluss und Ihre Steuererklärungen benötigen.

Sehen Sie die Buchhaltung also nicht nur als Pflicht, die Ihnen vom Finanzamt aufgebürdet wird, sondern als hilfreiches Werkzeug, um Ihr Business im Griff zu behalten.

Egal, ob Sie freiberuflich arbeiten, ein Kleingewerbe betreiben oder ein größeres Unternehmen führen: Wenn Sie selbstständig Geld verdienen, sind Sie auch dazu verpflichtet, Ihre Einnahmen und Ausgaben zu dokumentieren. In welchem Umfang das geschehen muss – und mit welcher Strenge es überwacht wird – hängt aber davon ab, wie Ihr Unternehmen organisiert ist und wie viel Geld Sie damit einnehmen.

Darum geht es, wenn gefragt wird, ob ein Unternehmen „zur Buchführung verpflichtet“ ist: nicht, ob Sie Ihre Finanzen überhaupt festhalten müssen (das ist immer der Fall), sondern wie ausführlich und formal Sie das tun müssen.

Hier gibt es nur zwei Optionen: Entweder Sie sind buchführungspflichtig und müssen eine doppelte Buchführung samt Bilanz und GuV machen – oder eben nicht.

Ob Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, hängt von mehreren Faktoren ab:

Sie sind sich nicht sicher, ob Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet sind? Dieser Entscheidungsbaum hilft Ihnen weiter:

Selbstständig sein bedeutet nicht, immer alles selbst zu machen. Manchmal ist es klüger (und wirtschaftlicher), bestimmte Aufgaben abzugeben. Das gilt auch für die Buchhaltung: Es gibt schließlich Profis, die sowas schneller, sicherer und routinierter erledigen als man selbst.

Ab wann es sich lohnt, die Buchhaltung abzugeben, hängt davon ab, wie komplex Ihr Geschäft ist. Grundsätzlich gilt: Je mehr Belege, Buchungen oder Geschäftsvorfälle anfallen, desto sinnvoller ist es, die Buchhaltung ganz oder teilweise abzugeben.

Egal, ob Sie Ihre Buchhaltung selbst machen oder sie an jemanden übergeben: Ein gewisses Grundverständnis für buchhalterische Abläufe und Prinzipien sollten Sie auf alle Fälle mitbringen, um nicht den Anschluss zu verlieren.

Hier sind die wichtigsten Grundlagen, die Sie kennen sollten:

In der Buchhaltung gilt: Was nicht belegt ist, hat möglicherweise nie stattgefunden. Daraus folgt eine der wichtigsten Grundlagen der Buchhaltung: Sie müssen jede Buchung – also jeden geschäftlichen Zahlungsein- oder -ausgang – mit einem Beleg nachweisen.

Es gibt unterschiedliche Arten von Belegen: Dazu gehören etwa Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kassenbons, Quittungen, Kontoauszüge oder digitale Zahlungsnachweise. Wenn einmal kein Beleg vorliegt (etwa bei Trinkgeldern, kleinen Barzahlungen oder verlorenen Quittungen), können Sie zur Not einen Eigenbeleg erstellen.

Heutzutage werden Belege in der Regel in digitaler Form aufbewahrt. Mit Buchhaltungsprogrammen (mehr dazu später) können Sie Belege mit wenigen Klicks hochladen oder mit dem Smartphone abfotografieren und sie im Anschluss direkt im Programm mit einer Transaktion verknüpfen.

Die Belegpflicht ist nicht nur eine gute Praxis, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben – unter anderem durch das Handelsgesetzbuch (HGB) und die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).

Die GoBD regeln beispielsweise, dass Belege vollständig, richtig, zeitnah und unveränderbar erfasst und mindestens acht Jahre lang aufbewahrt werden müssen (mehr zu den Aufbewahrungsfristen später).

Wenn Sie freiberuflich arbeiten, ist die Grenze zwischen beruflichen und privaten Ausgaben oft fließend – vor allem, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten oder private Geräte auch geschäftlich nutzen. Bei Unternehmen mit klarer Struktur ist die Trennung meist schon etwas einfacher, doch auch hier verschwimmt gerade in der Anfangsphase oft die Linie.

Grundsätzlich gilt: Nur geschäftliche Ausgaben und Einnahmen gehören in die Buchhaltung. Private Einkäufe, Zahlungen oder Einnahmen dürfen dort nicht auftauchen, auch wenn Sie sie über das gleiche Konto oder mit derselben Karte abgewickelt haben.

Ein dediziertes Geschäftskonto ist die einfachste Lösung, um geschäftliche und private Finanzen voneinander zu trennen. In manchen Rechtsformen, insbesondere Kapitalgesellschaften wie der GmbH oder der UG, ist es ohnehin Pflicht. Hier benötigen Sie schon bei der Gründung ein separates Geschäftskonto, auf das Sie das Stammkapital einzahlen.

Für andere Rechtsformen, etwa für Freiberufler oder Personengesellschaften wie die GbR oder OHG, ist ein eigenes Geschäftskonto hingegen freiwillig. Sie dürfen also theoretisch auch Ihr Privatkonto fürs Geschäft nutzen – solange Sie geschäftliche Transaktionen sauber dokumentieren und klar abgrenzen. Empfehlenswert ist ein Geschäftskonto aber auch hier.

Sie sind noch auf der Suche nach einem guten Geschäftskonto für Ihre Firma oder Selbstständigkeit? Wir haben einige der beliebtesten Anbieter ausgiebig getestet. Unser Ranking, mit Links zu unseren ausführlichen Testberichten, finden Sie hier:

Wenn es gut läuft, können Sie hoffentlich bald die ersten Rechnungen schreiben. Damit beginnt ein zentraler Teil Ihrer Buchhaltung: Rechnungen zählen nämlich zu den wichtigsten Dokumenten in Ihrer Buchführung. Sie halten fest, welche Einnahmen Sie erzielt haben und welche Steuern Sie abführen müssen.

Grundsätzlich ist jede Rechnung ein offizielles Dokument, das bestimmte Pflichtangaben enthalten muss. Dazu zählen die Absender- und Empfängerdaten, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID und die konkreten Rechnungsbeträge (mit oder ohne Umsatzsteuer).

Auch fürs Mahnwesen und Ihre Liquiditätsplanung sind Rechnungen zentral. Sie zeigen, welche Beträge noch offen sind, und helfen Ihnen, den Überblick über Ihre Forderungen zu behalten.

Sobald eine Rechnung versendet wurde, wird sie zu einem Buchhaltungsbeleg. Sie müssen sie also – wie alle anderen Belege auch – vollständig erfassen und sicher archivieren.

Auch beim Thema Rechnungen ist es sinnvoll, auf digitale Unterstützung zu setzen. Es gibt zwar gute Rechnungsvorlagen, die Ihnen kurzfristig aus der Klemme helfen können, doch diese Vorlagen müssen Sie manuell pflegen und archivieren. Das kostet Zeit und ist fehleranfällig.

Deutlich bequemer geht’s mit einem Rechnungsprogramm. Damit erstellen Sie Ihre Rechnungen nicht nur schneller, sondern auch rechtssicher: Sie können Kunden anlegen und verwalten, Rechnungsnummern automatisiert vergeben und Rechnungen direkt aus dem Programm heraus versenden. Auch E-Rechnungen, die im B2B-Bereich mittlerweile verpflichtend sind, sind damit möglich.

Es gibt kostenlose Rechnungsprogramme wie GnuCash oder rechnung free von Collmex, die etwas altbacken daherkommen, aber ihren Zweck erfüllen, oder modernere SaaS-Programme wie sevdesk oder Lexware Office, die einfacher zu bedienen sind, aber eine monatliche Gebühr verlangen.

Die meisten Rechnungsprogramme bieten auch Buchhaltungsfunktionen. Sie müssen also nicht zwischen mehreren Tools hin- und herwechseln, sondern können Einnahmen, Ausgaben und Belege direkt an einem Ort verwalten.

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Auch wenn Sie vermutlich nur ein einziges Geschäftskonto haben, werden Ihnen in der Buchhaltung schnell noch weitere Konten begegnen. Damit sind keine zusätzlichen Bankkonten gemeint, sondern Buchungskonten, auf die Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben verbuchen. Sie helfen dabei, Ihre Geschäftsvorfälle sauber zu strukturieren und korrekt einzuordnen.

Damit das Ganze einheitlich funktioniert, nutzt man einen sogenannten Kontenrahmen. Er funktioniert wie ein Inhaltsverzeichnis für Ihre Buchhaltung: Alle Buchungskonten sind dort mit fester Nummer und klarer Bezeichnung aufgeführt. Die Konten sind außerdem in sogenannte Kontenklassen unterteilt – etwa für Anlagevermögen, Umlaufvermögen (z. B. Bank und Bargeldkasse), Umsatz, Aufwand oder Eigenkapital.

Die am häufigsten genutzten Kontenrahmen sind SKR 03 und SKR 04. Die beiden Standards wurden von der DATEV – der Genossenschaft für Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer – entwickelt. Beide enthalten dieselben Inhalte, unterscheiden sich aber im Aufbau:

Keine Sorge: Sie müssen sich in der Praxis nicht selbst mit all den Nummern und Konten im Detail auseinandersetzen. Wenn Sie mit einem Buchhaltungsprogramm arbeiten, sind die gängigen Konten meist schon hinterlegt. Wichtig ist nur, dass Sie Ihre Geschäftsvorfälle korrekt zuordnen – also etwa Miete auf das Konto für Raumkosten buchen und Wareneinkäufe auf das Konto für Materialaufwand.

Gängige Kontenrahmen sind in den meisten Programmen bereits hinterlegt. Bei unserem Testsieger Lexware Office können Sie etwa in den Einstellungen auswählen, ob SKR 03 oder SKR 04 verwendet werden soll:

Wenn Sie mit einem einfachen Buchhaltungsprogramm arbeiten und Ihre Buchungen nicht komplett selbst erfassen, müssen Sie sich mit Kontennummern und Kontenklassen also gar nicht allzu intensiv beschäftigen. Sie sollten aber verstehen, was ein Buchungskonto ist, und grob wissen, welche Ausgaben wohin gehören, damit Sie nichts an der falschen Stelle eintragen.

Im letzten Kapitel ging es um Buchungskonten – also darum, wie Sie Einnahmen und Ausgaben richtig zuordnen. Dafür spielt auch eine Rolle, wie überhaupt bezahlt wurde.

Denn nicht jede Zahlung läuft über dasselbe Konto. Manche Kunden zahlen per Überweisung, andere in bar, wieder andere per PayPal oder Kartenzahlung über Anbieter wie SumUp. Für Ihre Buchhaltung heißt das: Auch die Zahlungsart muss richtig erfasst werden.

Wenn Sie bar kassieren, brauchen Sie ein Kassenkonto in Ihrer Buchführung. Dort werden alle Bareinnahmen und -ausgaben gesammelt. Idealerweise führen Sie dafür ein digitales oder klassisches Kassenbuch, das lückenlos dokumentiert, wie viel Bargeld vorhanden ist. Auch dafür bieten die meisten Buchhaltungs-Tools integrierte Plugins und Funktionen an. Es gibt aber auch Kassenbuch-Vorlagen, mit denen Sie Ihre Barbewegungen manuell erfassen können.

Zahlungen per Überweisung laufen über Ihr Geschäftskonto. Diese verbuchen Sie auf das Konto „Bank“ (im SKR 03 meist Nummer 1200). Wenn Sie dagegen Zahlungen über PayPal erhalten, landet das Geld zuerst bei einem Zahlungsdienst – und wird dort auch gebucht (z. B. 1210 für das PayPal-Konto). Wenn Sie das Geld dann auf Ihr Geschäftskonto überweisen, wird es intern weitergebucht.

Viele Buchhaltungsprogramme bieten eine direkte Anbindung an Ihre Bankkonten oder PayPal. Damit können Sie Zahlungseingänge automatisch abgleichen und richtig zuordnen.

Wenn Sie keine Umsatzsteuer berechnen, zum Beispiel weil Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen, können Sie dieses Kapitel überspringen.

Sie sind umsatzsteuerpflichtig? Dann müssen Sie regelmäßig eine Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) ans Finanzamt übermitteln. Darin geben Sie an, wie viel Umsatzsteuer Sie eingenommen haben und wie viel Sie abführen müssen.

Gleichzeitig machen Sie in der UStVA auch geltend, wie viel Vorsteuer Sie selbst gezahlt haben – also die Umsatzsteuer auf Ihre eigenen geschäftlichen Ausgaben. Die Differenz zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer ergibt dann den Betrag, den Sie ans Finanzamt überweisen müssen (oder den Sie vom Finanzamt zurückbekommen).

Das hängt davon ab, wie viel Umsatzsteuer Sie im Vorjahr abgeführt haben:

Im ersten Jahr Ihrer Selbstständigkeit verlangt das Finanzamt in der Regel immer monatliche Voranmeldungen, unabhängig vom tatsächlichen Umsatz. Danach wird anhand der Werte neu eingestuft.

Für Ihre Buchhaltung ist entscheidend, wann genau die Umsatzsteuer als eingenommen gilt. Es gibt nämlich zwei verschiedene Verfahren:

Welche Versteuerungsart Sie nutzen möchten, legen Sie direkt zu Beginn Ihrer Selbstständigkeit im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung fest. Die Ist-Versteuerung können Sie nur auswählen, wenn Sie freiberuflich arbeiten, nicht bilanzieren müssen oder weniger als 800.000 € Umsatz machen.

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung können Sie elektronisch über das ELSTER-Portal der Finanzverwaltung übermitteln. Dort finden Sie die UStVA unter Formulare & Leistungen > Alle Formulare > Umsatzsteuer.

Noch einfacher geht es mit einer Buchhaltungssoftware: Weil Sie dort alle Einnahmen, Ausgaben und Belege ohnehin erfassen, kann die UStVA basierend auf diesen Daten automatisch ausgefüllt und per ELSTER-Schnittstelle direkt ans Finanzamt übermittelt werden.

Am Ende jedes Geschäftsjahres müssen Sie Ihren Gewinn ermitteln. Dafür gibt es grundsätzlich zwei Methoden: die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und die Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Welche Methode Sie verwenden dürfen (bzw. müssen), hängt von Ihrer Rechtsform, der Unternehmensgröße und Ihrer Buchführungspflicht ab.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ist die einfachere Methode. Sie erfassen darin nur tatsächlich geflossene Einnahmen und Ausgaben – also alles, was auf dem Konto eingeht und was abgeht. Am Ende ergibt sich aus der Differenz Ihr Jahresgewinn (oder -verlust).

Für die EÜR gibt es ein offizielles Formular vom Finanzamt, das Sie mit einer Buchhaltungssoftware meist direkt erstellen und übermitteln können. Mehr dazu lesen Sie hier:

Wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, muss am Jahresende eine Bilanz plus Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) aufstellen. Das ist deutlich komplexer als die EÜR: Neben den Einnahmen und Ausgaben müssen Sie hier auch Ihre Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Lagerbestände und Forderungen erfassen.

Im Gegensatz zur einfachen EÜR, bei der nur tatsächliche Zahlungen erfasst werden, werden bei der doppelten Buchführung sämtliche Geschäftsvorfälle laufend auf sogenannte Bestands- und Erfolgskonten gebucht. Das betrifft z. B. auch noch nicht bezahlte Rechnungen, Abschreibungen, Rückstellungen oder Warenbestände.

Die laufende Buchhaltung ist also deutlich detaillierter, liefert aber auch ein umfassendes Bild der wirtschaftlichen Lage Ihres Unternehmens.

Zum Jahresende wird dann auf Basis dieser laufenden Buchungen der Jahresabschluss erstellt. Er besteht aus einer Bilanz, die Vermögen und Schulden gegenüberstellt, und einer GuV, die Erträge und Aufwendungen auflistet und daraus den Gewinn ermittelt.

Mehr zur Gewinn- und Verlustrechnung lesen Sie hier:

Nicht immer fragt das Finanzamt sofort nach. Manchmal steht es erst Jahre später vor der Tür, um alte Ausgaben oder Einnahmen zu überprüfen. Wenn Sie den Nachweis zwischenzeitlich verloren oder entsorgt haben, können Sie Ihre Angaben nicht mehr belegen.

Deshalb gelten für Selbstständige und Unternehmen klare Aufbewahrungspflichten: Wichtige Unterlagen müssen Sie bis zu zehn Jahre lang aufheben – und zwar vollständig und unveränderbar.

Die Abgabenordnung (AO) regelt genau, welche Dokumente wie lange archiviert werden müssen:

Die Frist beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden (oder die letzte Änderung erfolgt) ist. Wenn Sie etwa eine Rechnung im Mai 2023 erhalten haben, beginnt die Frist also am 31.12.2023 und endet am 31.12.2031, weil Rechnungen acht Jahre aufbewahrt werden müssen.

Alle steuerlich relevanten Unterlagen müssen so archiviert werden, dass sie auch Jahre später noch vollständig, unverändert, lesbar und jederzeit verfügbar sind. Einige wenige Unterlagen müssen zudem im Original vorliegen, z. B. die Eröffnungsbilanz, Jahresabschlüsse oder bestimmte zollrechtliche Dokumente.

Grundsätzlich dürfen Sie Belege auch digital speichern – das Archiv muss aber GoBD-konform sein. Dafür reicht es nicht, einfach eine PDF-Datei irgendwo abzulegen. Die Dokumente müssen so gespeichert werden, dass sie maschinell auswertbar sind und sich im Nachhinein nicht mehr verändern lassen. Auch das ist mit einem guten Buchhaltungsprogramm kein Problem.

Wenn Buchhaltung ein Kinderspiel wäre, wären Steuerberater arbeitslos. Es gibt schließlich einen Grund, warum Profis auf diesem Gebiet jahrelang BWL oder Rechnungswesen studieren, um sich im Detail mit Gesetzen, Vorschriften und Buchungssystematiken auszukennen – und sich ihre Expertise am Ende zurecht gut bezahlen lassen.

Die gute Nachricht ist, dass Sie kein Profi sein müssen, um viele Aspekte Ihrer Buchhaltung selbst zu übernehmen. Es gibt nämlich zahlreiche Programme und Vorlagen, die Sie bei den wichtigsten Aufgaben zuverlässig unterstützen.

Im Internet finden Sie zahlreiche Vorlagen, die Ihnen die Buchhaltung erleichtern können. Dazu gehören Rechnungsvorlagen, Angebotsvorlagen oder Muster für Mahnschreiben. Auch für interne Zwecke (z. B. Kassenbuch, Fahrtenbuch oder EÜR) gibt es fertige Vorlagen, die Sie nur noch mit Ihren Inhalten befüllen müssen.

Hier finden Sie eine Auswahl unserer Buchhaltungsvorlagen, die Sie kostenlos herunterladen und an Ihre eigenen Abläufe anpassen können:

Was Software für Selbstständige angeht, gibt es zwei Kategorien: „Nice-to-haves“, die den Arbeitsalltag angenehmer machen – und „Must-haves“, ohne die es auf Dauer schlicht nicht geht. Buchhaltungsprogramme gehören aus unserer Sicht ganz klar zur zweiten Gruppe.

Ein gutes Buchhaltungs-Tool hilft Ihnen dabei, Rechnungen zu schreiben, Belege zu erfassen und die Buchhaltung fürs Finanzamt vorzubereiten. Durch Automatisierungen sparen Sie Zeit und vermeiden unnötige Fehler. Gesetzliche Anforderungen – z. B. die Pflichtangaben auf Rechnungen oder die revisionssichere Archivierung von Belegen – werden dabei automatisch berücksichtigt.

Hier sind die wichtigsten Vorteile von Buchhaltungsprogrammen:

Sie suchen noch ein passendes Buchhaltungsprogramm? Wir haben einige der beliebtesten Programme ausgiebig getestet und miteinander verglichen. Hier finden Sie unser Ranking der besten Buchhaltungs-Tools, mit Links zu den ausführlichen Testberichten:

Die Buchhaltung ist kein Thema, mit dem sich die meisten Gründer gern beschäftigen. Es ist aber ein Thema, mit dem Sie sich früher oder später auseinandersetzen müssen – und um böse Überraschungen zu vermeiden, sollten Sie lieber früher als später damit anfangen.

Die Grundlagen sind auch gar nicht so kompliziert: Jede Buchung braucht einen Beleg. Private und geschäftliche Ausgaben sollten sauber getrennt sein. Einnahmen und Ausgaben müssen Sie regelmäßig erfassen und nachvollziehbar dokumentieren. Wenn Sie früh damit anfangen, feste Abläufe einzuführen und diese Regeln gewissenhaft einzuhalten, läuft der Großteil der Buchhaltung fast nebenbei.

Investieren Sie dabei, wo nötig, in Software und professionelle Unterstützung: Ein gutes Buchhaltungsprogramm, mit dem Sie Ihre Rechnungen schreiben, Belege erfassen und Einnahmen und Ausgaben im Blick behalten, ist für Selbstständige heute beinahe unverzichtbar. Komplexere Aufgaben wie den Jahresabschluss oder die Steuererklärung sollten Sie zudem besser Ihrem Steuerberater überlassen.