Angebot schreiben: So erstellen Sie korrekte Angebote (+ Vorlage)
Vor dem Auftrag kommt das Angebot: Hier legen Sie die Kosten, Leistungen und Bedingungen für Ihre Arbeit fest – und nur wenn die überzeugen, sichern Sie sich am Ende auch den Zuschlag. Doch wie erstellt man überhaupt ein Angebot?
Wir erklären, wie Sie ein überzeugendes Angebot schreiben, welche Angaben unbedingt rein müssen und welche Tools und Hilfsmittel es dafür gibt.
Was ist ein Angebot?
Ein Angebot ist ein Dokument, in dem Sie die geplanten Kosten Ihrer Leistungen oder Produkte festhalten. Es sieht auf den ersten Blick ähnlich aus wie eine Rechnung und enthält Angaben zum Preis, dem Leistungsumfang, dem zeitlichen Rahmen und den Zahl- und Lieferbedingungen.
Wenn der Kunde das Angebot akzeptiert, wird es verbindlich – und bildet die Grundlage für den späteren Vertrag und Ihre Rechnungen.
Angebot und Kostenvoranschlag verfolgen grundsätzlich denselben Zweck: Sie geben Ihrem Kunden einen Überblick über Leistungen und voraussichtliche Kosten eines Auftrags oder Projekts. Der entscheidende Unterschied liegt in der Verbindlichkeit.
Ein Angebot ist verbindlich. Die angegebenen Leistungen und Preise sind – zumindest für einen bestimmten Zeitraum – festgelegt und können, sobald der Kunde das Angebot annimmt, nur mit dessen Zustimmung geändert werden. Die gesetzliche Grundlage dafür finden Sie im BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) in den §§ 145 ff.
Ein Kostenvoranschlag ist unverbindlich. Er stellt lediglich eine Schätzung der zu erwartenden Kosten dar. Der tatsächliche Preis kann am Ende auch etwas höher oder niedriger ausfallen. Wichtig ist nur, dass die Änderungen im Rahmen bleiben und Sie sie offen und nachvollziehbar kommunizieren. Die gesetzliche Basis liefert § 649 BGB.
Welche Angaben muss ein Angebot enthalten?
Während es für Rechnungen gesetzlich klar definierte Pflichtangaben gibt, ist das bei Angeboten nicht so streng geregelt. Trotzdem sollten Sie darauf achten, dass bestimmte Informationen enthalten sind. Andernfalls wirkt das Angebot unprofessionell oder führt später zu Missverständnissen.
Bei Kapitalgesellschaften kommen zusätzliche Anforderungen hinzu: Weil Angebote als Geschäftsbriefe gelten, müssen laut § 125 HGB bestimmte Pflichtangaben wie Rechtsform, Sitz, Registergericht und Geschäftsführung aufgeführt werden.
Hier sind die wichtigsten Angaben, die auf keinem Angebot fehlen sollten:
- 1.
Name und Anschrift des Angebotserstellers – also Ihr Firmenname bzw. Ihr vollständiger Name mit Kontaktdaten
- 2.
Name und Anschrift des Kunden – die Firma oder Person, für die das Angebot bestimmt ist
- 3.
Einzigartige Angebotsnummer – zur besseren Nachverfolgbarkeit und internen Zuordnung
- 4.
Datum des Angebots
- 5.
Gültigkeitsdauer des Angebots
- 6.
Beschreibung der angebotenen Leistungen oder Produkte
- 7.
Preise – Einzelpreise und Gesamtbetrag, je nach Status mit oder ohne Umsatzsteuer
Hinweis: Wenn Sie als Kleinunternehmer nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweisen, fügen Sie einen entsprechenden Hinweis ein, z. B. „Keine Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG“.
- 8.
Zahlungsbedingungen – also z. B. die Zahlungsart und das Zahlungsziel
- 9.
Unternehmens- und Zahlungsdaten – dazu zählen Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., die Bankverbindung sowie, bei Kapitalgesellschaften, gesetzlich vorgeschriebene Angaben wie Firmensitz, Handelsregisternummer und Geschäftsführung
Für bessere Angebote: Was sollte noch rein?
Manchmal sind es Kleinigkeiten, die am Ende den Unterschied machen. Auch wenn für Ihren (potenziellen) Kunden am Ende vermutlich vor allem die angebotenen Leistungen und der Preis zählen, können Sie durch das eine oder andere Detail positiv auffallen:
Persönliche Grußformel
Zeigen Sie Ihrem Kunden gleich zu Beginn mit einer persönlichen Grußformel, dass Sie das Angebot nicht einfach automatisch generiert, sondern individuell erstellt haben.Rabatte
Jeder freut sich über einen kleinen Preisnachlass – ob als Mengenrabatt, Frühbuchervorteil oder einfach als nettes Extra.Mehrere Optionen
Vielleicht wissen Kunden noch gar nicht genau, welche Leistungen oder Produkte sie bestellen möchten. Sie können auf Ihrem Angebot mehrere Optionen abdecken, um ihnen eine Auswahl zu geben.Firmenlogo
Ein Firmenlogo im Header macht optisch was her und sorgt für Wiedererkennungswert.Ansprechperson
Wenn man Rückfragen hat, ist es schön, sofort zu wissen, an wen man sie stellen kann. Nennen Sie auf dem Angebot eine Ansprechperson (mit Kontaktdaten), an die sich Kunden wenden können.
Wie schreibt man ein Angebot?
Grundsätzlich haben Sie drei Möglichkeiten: Sie können das Angebot selbst formulieren, eine Vorlage nutzen oder ein Rechnungsprogramm verwenden.
Angebot selbst schreiben
Wenn Sie nur gelegentlich mal ein Angebot erstellen müssen, spricht nichts dagegen, es einfach selbst zu verfassen. Sie können es in einem Textprogramm wie Word oder Google Docs schreiben und anschließend als PDF speichern, um es professionell per E-Mail zu versenden. Achten Sie aber darauf, dass wirklich alle oben genannten Angaben enthalten sind.
So gehen Sie vor:
Schritt 1: Öffnen Sie ein leeres Dokument in einem Textprogramm. Im Beispiel verwenden wir Google Docs.
Öffnen Sie ein neues Dokument.
Schritt 2: Richten Sie das Layout Ihres Angebots ein. Am besten orientieren Sie sich am Geschäftsbrief-Standard nach DIN 5008.
Links oben – dort, wo bei einem Briefumschlag das Fenster für die Empfängeradresse sitzt – platzieren Sie Name und Anschrift des Kunden. Rechts daneben folgt Ihr Absenderblock mit Firmenname, Adresse, Kontaktdaten, Angebotsnummer und -datum.
Sie können eine (unsichtbare) Tabelle nutzen, um beide Bereiche übersichtlich nebeneinander anzuordnen und sauber auszurichten.
Fügen Sie die Absender- und Empfängerdaten hinzu.
Schritt 3: Als Nächstes folgen die Betreffzeile und ein kurzer Einleitungstext, in dem Sie sich für die Anfrage bedanken und den Zweck des Schreibens nennen.
Darunter listen Sie die angebotenen Produkte oder Leistungen auf, jeweils mit Positionsnummer, Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis. Auch dafür nutzen Sie am besten die Tabellenfunktion, damit alles übersichtlich dargestellt und betragsgenau ausgerichtet ist.
Der wichtigste Teil: Listen Sie Ihre Produkte bzw. Dienstleistungen auf.
Schritt 4: Unter die Tabelle mit den Positionen und Kosten können Sie noch Angaben zu den Zahlungsbedingungen machen. Zum Schluss folgt eine freundliche Grußformel und Ihre Unterschrift (digital oder per Hand).
Sie können Ihre Kunden schon im Angebot über die Zahlungsbedingungen informieren.
Schritt 5: In der Fußzeile platzieren Sie Ihre Unternehmensangaben, z. B. Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., Ihre Bankverbindung und noch einmal Ihre Kontaktdaten.
Bei Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, AG) müssen hier außerdem die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben nach § 125 HGB stehen: Rechtsform, Firmensitz, Registergericht, Handelsregisternummer und die Namen der Geschäftsführung.
In der Fußzeile können Sie auch Ihre Bank- und Kontaktdaten platzieren.
Schritt 6: Wenn Sie alle Angaben und Preise vollständig eingetragen haben, lesen Sie das Angebot am besten noch einmal sorgfältig durch. Achten Sie dabei auf Tippfehler, falsche Beträge oder fehlende Angaben.
Speichern Sie das Dokument anschließend als PDF. So stellen Sie sicher, dass keine Angaben mehr versehentlich verändert werden und das Layout beim Versand so bleibt, wie Sie es formatiert haben.
Speichern Sie das Angebot als unveränderbare PDF.
Nun können Sie das Angebot verschicken – entweder klassisch ausgedruckt per Post oder bequem als PDF-Anhang per E-Mail.
Angebot per Vorlage erstellen
Sie haben keine Lust, sich selbst um die Formatierung zu kümmern? Mit einer Angebotsvorlage geht’s deutlich schneller: Hier steht das Grundgerüst der Vorlage bereits – inklusive Geschäftsbrief-Layout und allen wichtigen Angaben. Sie müssen nur noch die Platzhalter löschen und Ihre eigenen Daten eintragen.
Unsere Angebotsvorlagen bieten:
ein professionelles Layout nach DIN 5008
Felder für alle wichtigen Angaben – inklusive Angebotsnummer, Datum, Leistungen, Einzel- und Gesamtpreise
alle Pflichtangaben nach § 125 HGB (für Kapitalgesellschaften)
So nutzen Sie die Angebotsvorlage:
Schritt 1: Laden Sie die Vorlage im passenden Format herunter. Es gibt zwei Varianten – eine mit Umsatzsteuer:
Angebot Vorlage als PDF 
Angebot Vorlage für Word 
Angebot Vorlage als Google Doc 
Angebot Vorlage als OpenDocument Und eine ohne Umsatzsteuer, z. B. für Kleinunternehmer:
Schritt 2: Ersetzen Sie die Platzhalter-Inhalte mit Ihren eigenen Daten.
Schritt 3: Speichern Sie das Dokument (am besten als unveränderliches PDF).
Schritt 4: Verschicken Sie das Angebot an Ihre Kunden, entweder ausgedruckt per Post oder via E-Mail.
Angebot mit einem Rechnungsprogramm erstellen
Der Nachteil einer Vorlage ist, dass Sie jedes Angebot von Hand anpassen, speichern und verwalten müssen. Zudem ist das Angebot ja nur der erste Schritt: Wenn Ihr Kunde es später akzeptiert, müssen Sie daraus manuell eine Rechnung erstellen.
Deutlich einfacher geht es mit einem Rechnungsprogramm: Damit können Sie professionelle Angebote mit allen wichtigen Angaben und automatisch berechneten Beträgen erstellen. Wenn der Kunde zusagt, wandeln Sie das Angebot dann mit wenigen Klicks automatisch in eine Rechnung um.
Jedes Rechnungsprogramm funktioniert ein bisschen anders – auch beim Erstellen von Angeboten. So läuft es zum Beispiel bei unserem Testsieger Lexware Office:
Schritt 1: Klicken Sie auf das Pfeil-Symbol im grünen „NEUE RECHNUNG“-Button oben rechts, um ein Dropdown-Menü zu öffnen. Hier wählen Sie „Neues Angebot“.
Die meisten Rechnungs-Tools unterstützen die Erstellung von Angeboten mit wenigen Klicks.
Schritt 2: Füllen Sie die Angebotsmaske aus: Kundenangaben, Kopfbereich, Artikel, Preise und Fußbereich. Manche Angaben, z. B. eine fortlaufende Angebotsnummer, werden vom Programm automatisch generiert. Auch Steuersummen werden automatisch berechnet.
Füllen Sie die Angebotsmaske aus.
Schritt 3: Wenn Sie alle Angaben eingefügt haben, klicken Sie unten rechts auf „Weiter zur Vorschau“.
Bevor Sie das Angebot abschließen, wird eine Vorschau angezeigt.
Schritt 4: Sie sehen eine Vorschau Ihres Angebots. Hier können Sie ein Layout auswählen und den Entwurf abspeichern. Wenn alles passt, klicken Sie auf den grünen Button unten rechts, um das Angebot abzuschließen. Sie können es direkt über das Programm versenden oder abspeichern und ausdrucken oder manuell verschicken.
Sie können das Angebot direkt über das Rechnungs-Tool versenden.
Schritt 5: Im Anschluss finden Sie das Angebot in der Belegverwaltung. Wenn der Kunde es annimmt, können Sie es hier „als angenommen markieren“:
Das Angebot wurde akzeptiert? Dann können Sie es im Programm „als angenommen markieren“.
Schritt 6: Praktisch: Wenn ein Angebot als angenommen markiert wurde, können Sie es ganz einfach in eine Rechnung (oder eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder eine Abschlagsrechnung) umwandeln:
Sie können Ihr Angebot mit wenigen Klicks in eine Rechnung umwandeln.
Die besten Rechnungsprogramme: Unser Ranking
Sie sind noch auf der Suche nach einem guten Rechnungsprogramm, mit dem Sie automatisiert Angebote erstellen und in Rechnungen umwandeln können? Wir haben neun beliebte Rechnungs-Tools ausgiebig getestet. Unser komplettes Ranking, mit Links zu den ausführlichen Testberichten, finden Sie hier:
Fazit
Ein gut geschriebenes Angebot kann Schwächen im Produkt nicht ausbügeln. Ein schlechtes Angebot kann Kunden aber schon abschrecken, bevor sie sich überhaupt mit Ihrem Angebot beschäftigen. Deshalb sollte jedes Ihrer Angebote professionell, vollständig und verständlich sein.
Achten Sie auf ein sauberes Layout, klare Formulierungen und alle wichtigen Angaben. Sie können eine Angebotsvorlage nutzen, die Sie nur noch mit Ihren Daten befüllen müssen. Noch einfacher geht’s mit einem guten Rechnungsprogramm: Damit erstellen Sie nicht nur im Handumdrehen professionelle Angebote, sondern können jene auch mit wenigen Klicks in Rechnungen umwandeln.
Wir haben neun beliebte Rechnungsprogramme getestet, um Ihnen bei der Auswahl zu helfen.
