Rechnungsstellung Frist: Welche Fristen gelten für Rechnungen?

Je schneller Sie Ihre Rechnung stellen, desto schneller bekommen Sie auch Ihr Geld. Vermutlich werden Sie also ohnehin nicht zu lange damit warten. Eine zeitnahe Rechnungsstellung ist aber nicht nur sinnvoll, sondern auch gesetzlich vorgeschrieben: Für Rechnungen gibt es nämlich Fristen, die Sie einhalten müssen.

Wir erklären, welche Fristen bei der Rechnungsstellung gelten – und was passiert, wenn Sie sie verpassen.

Bei Rechnungen müssen Sie drei Arten von Fristen beachten:

Wir sehen uns alle drei Kategorien genauer an – und verraten, was passiert, wenn Sie diese Fristen versäumen.

Als Unternehmer sind Sie grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, zeitnah Rechnungen auszustellen, sobald Sie eine Leistung erbracht haben. Das regelt das Umsatzsteuergesetz – genauer gesagt § 14 Abs. 2 UStG.

Konkret beträgt die Frist für die Rechnungsstellung sechs Monate. Spätestens ein halbes Jahr nach Leistungserbringung muss die Rechnung also beim Kunden vorliegen.

Warum das überhaupt gesetzlich geregelt ist? Zum einen will der Staat sicherstellen, dass die fällige Umsatzsteuer zeitnah gemeldet und abgeführt wird. Zum anderen soll die Regelung helfen, Schwarzarbeit und illegale Geschäfte einzudämmen. Wenn Sie korrekt und zeitnah abrechnen, machen Sie Ihre Leistung sichtbar – und schaffen damit auch steuerliche Transparenz.

Rechnungen enthalten in der Regel ein Zahlungsziel, das festlegt, bis wann der Kunde zahlen soll (z. B. „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“). Wenn kein konkretes Zahlungsziel angegeben ist, greift die gesetzliche Zahlungsfrist: Eine Rechnung ist zwar rechtlich sofort fällig, jedoch haben Rechnungsempfänger gesetzlich 30 Tage Zeit, ihre Schuld zu begleichen.

Wenn das Zahlungsziel bzw. die gesetzliche Frist verstrichen ist, befindet sich der Kunde automatisch im Zahlungsverzug. Ab jetzt könnten Sie Mahnungen versenden und Verzugszinsen verlangen.

Unabhängig von Zahlungszielen oder Mahnstufen gilt für Rechnungen eine gesetzliche Verjährungsfrist. Die sogenannte regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre – und beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Leistung erbracht (und damit die Forderung fällig) wurde.

Mit Mahnungen allein können Sie die Verjährung übrigens nicht stoppen. Wenn der Kunde also einfach nicht reagiert und Sie nichts weiter unternehmen, läuft die Frist weiter. Erst wenn Sie z. B. ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten oder Klage erheben, wird die Verjährung „gehemmt“ – also gestoppt.

In der Praxis kommt es natürlich selten so weit. Solange Sie nach getaner Arbeit zeitnah Ihre Rechnungen schreiben und Ihre Buchhaltung im Blick behalten – was ohnehin jeder Selbstständige tun sollte –, dürften diese Fristen für Sie kein Thema sein.

Sobald Sie eine Rechnung erstellt haben, wird sie zu einem Buchungsbeleg. Und Ihre Buchungsbelege – zu denen auch Quittungen, Zahlungsnachweise oder Kontoauszüge zählen – müssen Sie laut Abgabenordnung acht Jahre lang aufbewahren, damit das Finanzamt sie im Fall einer Prüfung jederzeit einsehen kann.

Die Frist beginnt immer am Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung vom 3. Mai 2025 müssen Sie also bis zum 31. Dezember 2033 aufheben.

Mehr zu den Aufbewahrungsfristen für steuerrelevante Unterlagen lesen Sie hier:

Wenn Sie Ihre Rechnungen und Buchhaltung einigermaßen gewissenhaft erledigen, dürften die meisten Fristen für Sie kaum relevant sein. Wichtig ist, dass Sie:

Ein gutes Rechnungsprogramm kann alle diese Aufgaben deutlich erleichtern – und viele sogar komplett übernehmen.

Sie sind nicht verpflichtet, Ihre Rechnungen mit einem Rechnungsprogramm zu erstellen. Grundsätzlich können Sie Rechnungen also auch mit Word, Excel oder Google Docs selbst schreiben oder eine gute Rechnungsvorlage verwenden.

In der Praxis geht es heute aber kaum noch ohne eine professionelle Lösung zur Rechnungserstellung – vor allem, wenn Sie regelmäßig Rechnungen schreiben oder mit Geschäftskunden arbeiten. Rechnungsprogramme haben nämlich zahlreiche Vorteile:

Wir haben neun beliebte Rechnungs-Tools ausgiebig getestet und in Kategorien wie Funktionsumfang, Kosten, Benutzerfreundlichkeit und Support miteinander verglichen. Hier ist das Ranking der unserer Meinung nach besten Programme – mit Links zu unseren ausführlichen Testberichten:

Sie möchten erstmal kein Rechnungs-Tool nutzen, weil Sie nur selten Rechnungen schreiben oder gerade erst starten? Für Einzelfälle, Rechnungen an Privatkunden oder den gelegentlichen Gebrauch kann auch eine gute Rechnungsvorlage ausreichen. Wichtig ist, dass sie alle Pflichtangaben und klare Zahlungsziele enthält.

Hier finden Sie unsere Rechnungsvorlagen, die Sie direkt online ausfüllen oder herunterladen können:

Es gibt ein paar Fristen, die Sie bei Rechnungen kennen sollten: Eine Rechnung muss spätestens sechs Monate nach der Leistung verschickt werden. Offene Beträge verjähren nach drei Jahren. Und ausgestellte Rechnungen müssen – wie andere Belege auch – acht Jahre lang aufbewahrt werden. Diese Regeln sind gesetzlich vorgeschrieben und können Folgen haben, wenn man sie nicht einhält.

Tatsache ist jedoch: Die meisten dieser Fristen spielen im Alltag nur dann eine Rolle, wenn Sie Ihre Buchhaltung vernachlässigen. Solange Sie Ihre Rechnungen zeitnah stellen, Zahlungen im Blick behalten und Belege ordentlich archivieren, dürften Sie den Fristen gar nicht erst nahekommen.

Besonders einfach geht all das mit einem guten Rechnungsprogramm. Unser Vergleich der besten Rechnungs-Tools kann Ihnen bei der Auswahl helfen.