Proforma Rechnung Vorlage: Kostenlosen Muster (PDF, Word, Google Doc)
Manchmal braucht es eine Rechnung, die keine ist. Die sogenannte „Proforma-Rechnung“ sieht zwar aus wie eine gewöhnliche Rechnung, dient aber nicht der Zahlungsaufforderung, sondern als Beleg – etwa für den Zoll. Doch welche Angaben müssen enthalten sein, und wie unterscheiden sich Proforma-Rechnungen von regulären Rechnungen?
Mit unserer Rechnungsvorlage können Sie blitzschnell Proforma-Rechnungen mit allen Pflichtangaben erstellen.
Proforma-Rechnung Vorlage als PDF 
Proforma-Rechnung Vorlage für Word 
Proforma-Rechnung Vorlage als Google Doc 
Proforma-Rechnung Vorlage als OpenDocument 
Was ist eine Proforma-Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung ist ein Dokument, das wie eine Rechnung aussieht, aber deren Hauptfunktion nicht erfüllt: Sie ist nämlich nicht dazu da, Zahlungen von Kunden einzufordern – sondern dient vielmehr als Nachweis oder Vorabinformation, ähnlich wie ein Beleg.
Proforma-Rechnungen werden also lediglich „der Form halber“ erstellt, um Informationen zur Ware oder Leistung bereitzustellen. Das ist typischerweise bei Zollabwicklungen, Versanddokumenten, Vorabinformationen an Kunden oder internen Buchungs- bzw. Abgrenzungszwecken gängig.
Wann schreibt man eine Proforma-Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung kommt immer dann ins Spiel, wenn Waren (oder gelegentlich auch Leistungen) dokumentiert werden müssen, ohne dass Sie dem Kunden dafür eine echte Rechnung mit Zahlungsaufforderung schicken. Das ist vor allem bei internationalen Lieferungen ins Nicht-EU-Ausland wichtig, weil der Zoll auch dann eine Angabe zum Warenwert verlangt, wenn die Ware kostenlos verschickt wird.
Typische Situationen, in denen Sie eine Proforma-Rechnung schreiben müssen, sind beispielsweise:
Kostenfreie Mustersendungen
Wenn Sie Gratis-Produktproben ins Ausland schicken, muss der Zoll einen Warenwert sehen, auch wenn Sie nichts berechnen.Garantie- oder Kulanzlieferungen
Auch bei kostenlosen Ersatzteilen oder Nachlieferungen verlangt der Zoll einen nachvollziehbaren Wert.Vorübergehende Ausfuhr (z. B. Messen, Reparaturen, Leihstellungen)
Sie bringen Geräte oder Waren nur vorübergehend ins Ausland – etwa für eine Messe oder zur Reparatur? Die Proforma-Rechnung dient als Nachweis für Inhalt, Stückzahl, Zweck und geschätzten Wert der Sendung.Export vor finaler Rechnung
Manchmal versenden Sie die Ware bereits, bevor Sie die eigentliche Handelsrechnung erstellen können. Dann dient die Proforma-Rechnung als vorläufiges Begleitdokument mit allen relevanten Angaben für Zoll und Transport.Angebote oder Auftragsbestätigungen mit Preisangabe
Im internationalen Handel fordern Kunden manchmal eine formale Dokumentation mit Preis und Lieferdetails, um einen Import zu beantragen oder eine Zahlung auszulösen. Auch dafür kann die Proforma-Rechnung herhalten.Spenden- oder Geschenksendungen
Auch unentgeltliche Lieferungen ins Ausland – etwa zu sozialen Zwecken oder als Werbegeschenk – erfordern eine Dokumentation mit geschätztem Warenwert für den Zoll.Zahlungen per Vorkasse
Wenn eine Bestellung per Vorkasse bezahlt wird, kann eine Proforma-Rechnung als Bestätigung und Zahlungsgrundlage dienen.Vorläufige Buchungsunterlage
Wenn Sie eine Lieferung oder Leistung schon dokumentieren möchten, die richtige Rechnung aber erst später stellen, hilft eine Proforma-Rechnung, den Vorgang bereits vorläufig buchhalterisch zu erfassen.Transportversicherung oder Versandunterlagen
Für den Versand oder eine Transportversicherung brauchen Speditionen und Versicherer oft ein Dokument mit Wertangabe, auch wenn es sich nicht um einen Verkauf handelt. Auch hier kann die Proforma-Rechnung helfen.
Kurz gesagt: Immer dann, wenn Behörden, Speditionen oder interne Prozesse einen belegten Warenwert sehen wollen – Sie aber (noch) keine Zahlung anfordern möchten – könnte eine Proforma-Rechnung das passende Dokument sein.
Welche Angaben müssen auf eine Proforma-Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung ist keine steuerlich wirksame Rechnung im Sinne von § 14 UStG. Es gelten somit nicht dieselben Pflichtangaben wie für reguläre Rechnungen.
Trotzdem muss die Proforma-Rechnung bestimmte Angaben unbedingt enthalten – teils, weil sie für den Zoll zwingend erforderlich sind, teils, weil Speditionen oder Empfänger diese Informationen benötigen, um die Lieferung korrekt einzuordnen.
Folgende Angaben sollten auf jeder Proforma-Rechnung zu finden sein:
- 1.
Deutliche Kennzeichnung („Proforma-Rechnung“)
Damit das Dokument nicht versehentlich als reguläre Rechnung behandelt wird, sollten Sie die Proforma-Rechnung bereits im Betreff oder der Überschrift eindeutig als solche kennzeichnen. - 2.
Daten des Absenders
Ihr Name, Ihre Anschrift und wichtige Kontaktdaten (z. B. Name des Ansprechpartners, Telefonnummer, E-Mail). - 3.
Daten des Empfängers
Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers. - 4.
Ausstellungsdatum
Das Datum, an dem die Proforma-Rechnung erstellt wurde. - 5.
Proforma-Rechnungsnummer
Eine fortlaufende, eindeutige Nummer zur internen Nachverfolgung (z. B. PF-2025-001). - 6.
Beschreibung der Ware
Wie bei einer normalen Rechnung auch: Listen Sie die Ware, die Sie verkaufen, als Rechnungsposten auf. - 7.
Warenwert je Position und Gesamtwert
Geben Sie die Menge, die (Gesamt-)Kosten und die passende Währung an. - 8.
Grund der Sendung
Erklären Sie, warum die Lieferung erfolgt (z. B. Muster, Garantieaustausch, temporäre Verwendung, Geschenk, Rücksendung,...) - 9.
Ursprungsland der Ware
Das Herkunftsland ist relevant für die zollrechtliche Behandlung.
Je nach Art der Sendung können noch weitere Angaben sinnvoll oder notwendig sein – etwa die Zolltarifnummer (HS-Code), Brutto- und Nettogewicht oder Ihre Bankverbindung (z. B. für die Bezahlung per Vorkasse).
Was nicht auf eine Proforma-Rechnung gehört sind Zahlungsfristen oder ein Hinweis auf Vorsteuerabzug. Schließlich handelt es sich ausdrücklich nicht um eine Zahlungsaufforderung bzw. eine steuerlich relevante Rechnung.
Proforma-Rechnung Vorlage
Mit unserer Rechnungsvorlage können Sie blitzschnell eine Proforma-Rechnung für Ihre Kunden schreiben. Wählen Sie einfach das passende Format und ersetzen Sie die Platzhalter-Daten mit Ihren Informationen.
Alternative: Professionelles Rechnungsprogramm
Ob richtige Rechnungen oder Proforma-Rechnungen: Wenn Sie regelmäßig Rechnungen schreiben, ist die Arbeit mit Vorlagen auf Dauer etwas unpraktisch. Sie müssen alle Daten manuell ausfüllen und Ihre Rechnungen selbst verschicken. Auch die GoBD-gerechte Archivierung ist ohne zusätzliche Software schwierig.
Ein gutes Rechnungsprogramm macht die Erstellung, den Versand und die Verwaltung Ihrer Rechnungen deutlich einfacher: Sie können Ihre Kunden und Produkte hinterlegen, wichtige Angaben automatisch einfügen und die Rechnung direkt aus dem Programm heraus versenden.
Wir haben die beliebtesten Rechnungsprogramme ausgiebig getestet. Unser Ranking, mit Links zu ausführlichen Testberichten, finden Sie hier:
