Zahlungserinnerung Vorlage: Kostenloses Muster + Anleitung
Es kann schon mal passieren, dass ein Kunde nicht rechtzeitig bezahlt. Wenn Sie dann gleich mit einer „Mahnung“ ins Haus fallen – was an sich Ihr gutes Recht ist –, wirkt das oft unnötig schroff und kann die Kundenbeziehung belasten. Sinnvoller ist es in vielen Fällen, zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung zu schicken.
Mit unserer Vorlage für Zahlungserinnerungen erstellen Sie in wenigen Minuten eine freundliche, aber bestimmte Gedächtnisstütze für Ihre Kunden, mit der Sie ausstehende Beträge professionell einfordern können.
Kostenlose Vorlage für Zahlungserinnerungen
Unsere Vorlage ist so gestaltet, dass Sie sie nur noch mit Ihren eigenen Angaben füllen müssen. Sie können sie als Word- oder Open-Office-Datei herunterladen oder direkt online in Google Docs ausfüllen:
Zahlungserinnerung Vorlage als PDF 
Zahlungserinnerung Vorlage für Word 
Zahlungserinnerung Vorlage als Google Doc 
Zahlungserinnerung Vorlage als OpenDocument Das bietet unsere Vorlage für Zahlungserinnerungen:
Platzhalter für alle wichtigen Angaben: Adressen, Informationen zur Rechnung, offener Betrag etc.
professionelles Layout im DIN 5008-Format für Geschäftsbriefe
höfliche, respektvolle Formulierung zur Zahlungserinnerung
verfügbar in den Formaten Word (.docx), Google Docs (online editierbar) und Open Office (.odt)
Was kommt nach der Zahlungserinnerung?
Die Zahlungserinnerung ist ein Versuch, eine offene Rechnung ohne Eskalation zu klären. Wenn das nicht gelingt, müssen Sie zu drastischeren Mitteln greifen: einer Mahnung.
Genau genommen gibt es zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung gar keinen Unterschied: Eine Mahnung ist immer auch eine Zahlungserinnerung und umgekehrt. Auch rechtlich haben sie die gleiche Wirkung: Beide setzen den Schuldner in Verzug.
Der Unterschied liegt also primär im Tonfall und in der Betreffzeile: Während die Zahlungserinnerung meist höflich und zurückhaltend formuliert ist, fällt die Mahnung deutlich bestimmter aus und enthält in der Regel eine klare Frist sowie den Hinweis auf mögliche rechtliche Schritte.
In der Praxis hat sich ein dreistufiger Mahnprozess etabliert: Wenn die freundliche Erinnerung nichts gebracht hat, schicken Sie die erste „richtige“ Mahnung. Darin setzen Sie ein verbindliches Datum für die Zahlung und weisen auf mögliche Konsequenzen hin. Sie können bereits Mahngebühren berechnen – doch üblicher ist, damit bis zur letzten Mahnstufe zu warten.
Bleibt auch die Mahnung ohne Reaktion, bekommt der Kunde mit der zweiten Mahnung noch eine letzte Chance, die Rechnung zu begleichen. Spätestens jetzt sind Mahngebühren üblich und ein klarer Hinweis auf mögliche rechtliche Schritte angebracht.
In der Praxis ist ein dreistufiger Mahnprozess gängig.
Mehr zur Mahnung – inklusive Vorlagen für alle Mahnstufen – lesen Sie hier:
Alternative: Zahlungserinnerungen mit Rechnungsprogramm
Wenn Sie regelmäßig Rechnungen (und gelegentlich Mahnungen) schreiben, ist die Arbeit mit Vorlagen auf Dauer etwas umständlich. Das manuelle Ausfüllen kostet nicht nur Zeit, sondern ist auch anfällig für Fehler. Ohne eine zentrale Übersicht Ihrer Rechnungen merken Sie zudem vielleicht gar nicht – oder erst spät –, dass eine Zahlung noch aussteht.
Deutlich einfacher geht’s mit einem guten Rechnungsprogramm. Damit können Sie nicht nur schneller und fehlerfrei Rechnungen schreiben und versenden, in der Regel ist auch ein automatisiertes Mahnwesen enthalten. Sie sehen sofort, wenn eine Zahlung überfällig ist und können mit wenigen Klicks eine Zahlungserinnerung verschicken.
Die meisten guten Rechnungsprogramme haben ein Mahnwesen integriert.
Sie suchen noch das passende Rechnungs-Tool? Wir haben neun beliebte Programme ausgiebig getestet. Hier finden Sie unser gesamtes Ranking, mit Links zu ausführlichen Testberichten:
